Jak przygotować się do negocjowania podwyżki? 2 Czy należy mi się podwyżka? Niemal każdy w pewnym momencie swojej kariery zawodowej doświadczył uczucia, że zasługuje na wynagrodzenie wyższe od tego, które otrzymuje. Przekonanie takie powinno być sygnałem i punktem wyjścia do zastanowienia się nad tą kwestią i zada- niem sobie pytania czy rzeczywiście należy mi się podwyżka? . Od odpowiedzi zależeć będą dalsze nasze działania, jakie należałoby podjąć aby taką podwyżkę uzyskać. Ta z pozoru prosta kwestia wcale nie jest tak oczywista - chęć otrzymywania wyższego wynagrodzenia niekoniecznie musi iść w parze z przekonaniem, że się na nie zasługuje. Co więcej, nawet jeśli jesteśmy przeświadczeni o tym, że podwyżka nam się należy, to wcale jeszcze nie znaczy, że zdanie to będą po- dzielać nasi przełożeni czy współpracownicy. Z tych względów przy poszukiwaniu odpowiedzi na pytanie czy należy mi się podwyżka? nie możemy opierać się jedynie na subiektywnym przekonaniu, lecz na starannie przeprowadzonej analizie naszej pracy. Dzięki zastanowieniu się nad tym, jak wygląda nasza praca, uzyskamy odpowiedz nie tylko na pytanie czy moje wynagrodzenie powinno być wyższe? , ale przede wszystkim dlaczego powinno być wyższe? . Sedlak & Sedlak 2010 Jak przygotować się do negocjowania podwyżki? 3 Dlaczego zasługuję na podwyżkę? Aby znalezć odpowiednie uzasadnienie w oczach własnych oraz przełożonych, musimy jasno określić powody, dla których powinniśmy otrzymać podwyżkę. W odpowiedzi na pytanie dlaczego zasługujemy na podwyżkę? pomocne będzie przeprowadzenie analizy wykonywanej przez nas pracy. Zmiany, na które warto zwrócić uwagę szukając argu- mentów do rozmowy o podwyżce to: " wydłużenie czasu pracy, " zwiększenie ilości obowiązków związanych z wyko- nywaną pracą, " długi staż pracy, " zwiększenie zakresu odpowiedzialności na danym stanowisku, " szczególne osiągnięcia, ponadprzeciętne wyniki pracy, " wzrost jakości i efektywności wykonywanej pracy, " osiągnięcie wyższego poziomu specjalizacji, " uzyskanie awansu. Sedlak & Sedlak 2010 Jak przygotować się do negocjowania podwyżki? 4 Jakich argumentów należy unikać? " przeważająca część moich kolegów otrzymała podwyż- kę . Sam ten fakt nie jest jeszcze dostatecznym argumentem, że i nam się ona należy. W opinii naszego szefa inni mogą być lepszymi pracownikami. " mam trudną sytuację finansową, zwiększyły mi się wydatki . Nie jest to argument dla przełożonego. Podwyżka ma mieć bezpośredni związek z wykonywaną pracą, a nie z naszą sytuacją życiową. Powodem dla starania się o podwyżkę powinien być fakt, że pracujemy więcej, realizujemy bardziej odpowiedzialne zadania lub też nasze obowiązki wykonujemy lepiej, szyb- ciej czy bardziej efektywnie. Warto się zastanowić, które aspekty są bardziej cenione w naszej firmie i odpowied- nio wyeksponować je w trakcie rozmowy o podwyżce. Być może nasz przełożony bardziej ceni sobie wykonywanie jednego zadania na wysokim poziomie niż średniej jakości pracę nad wieloma projektami. Istotną pomocą w poszukiwania uzasadnienia podwyżki może się okazać analiza opisu stanowiska, które zajmujemy. Warto również sprawdzić, które elementy naszej pracy są charakte- rystyczne dla innych stanowisk, szczególnie wyższych i lepiej płatnych od naszego. Gdy posiadamy ugruntowane i popar- te analizą przekonanie o tym, że zasługujemy na podwyżkę, powinniśmy się przygotować do rozmowy na temat możliwości jej otrzymania. Sedlak & Sedlak 2010 Jak przygotować się do negocjowania podwyżki? 5 Jak przygotować się do rozmowy o podwyżce? Jak w przypadku każdych negocjacji, jednym z najważniejszych momentów jest samo przygotowanie się do rozmów. Od naszego przygotowania zależy nasz sukces lub porażka w nego- cjowaniu podwyżki. Warto zatem poświęcić temu etapowi odpowiednią ilość czasu. O tym czy nasze wynagrodzenie ulegnie zmianie decyduje nie tylko efektywność naszej pracy. Sam fakt, że naszą pracę wyko- nujemy bardzo dobrze nie znajduje jeszcze bezpośredniego przełożenia na uzyskanie przez nas podwyżki. Na jej otrzyma- nie oraz wysokość ma wpływ wiele innych elementów, które powinny znalezć się w obszarze naszego zainteresowania. Sedlak & Sedlak 2010 Jak przygotować się do negocjowania podwyżki? 6 Ja - moja praca i pozycja w firmie Przygotowanie do rozmów o podwyżce powinniśmy rozpocząć od zastanowienia się nad przebiegiem naszej dotychczasowej pracy w firmie oraz aktualną pozycją jaką w niej zajmujemy. Na początku warto przyjąć, że jesteśmy osobą, która najlepiej jest w stanie opisać wszystkie swoje sukcesy i osiągnięcia, określić poziom zaangażowania w wykonywaną pracę, czy właściwie ocenić swój wkład w rozwój firmy. Podstawą naszych przygo- towań powinna być identyfikacja i rejestracja tych czynników. Najlepszym sposobem jest regularne dokumentowanie naszych osiągnięć zawodowych. Tego typu działania powinniśmy pod- jąć na długo przed tym zanim zaczniemy myśleć o podwyżce i bynajmniej nie zaprzestawać ich po jej uzyskaniu. Sedlak & Sedlak 2010 Jak przygotować się do negocjowania podwyżki? 7 Inni - relacje w firmie Przygotowując się do rozmowy na temat podwyżki powinniśmy się również zastanowić nad tym jak wygląda sytuacja innych pracowników i ich relacje z przełożonymi. Warto spróbować odpowiedzieć sobie na następujące pytania: " kto, za co i w jakich okolicznościach otrzymał ostatnio podwyżkę, " jakiego rodzaju korzyści (niekoniecznie finansowe) otrzymują nasi koledzy z racji wykonywanej przez siebie pracy czy zajmowanego stanowiska. Kluczową osobą, którą powinniśmy uwzględnić w tych analizach, jest nasz przełożony bądz osoba, która będzie decydować o przyznaniu nam podwyżki. Zanim pójdziemy na rozmowę z naszym szefem w sprawie wynagrodzenia, musimy się zastanowić się nad kilkoma ważnymi kwestiami, takimi jak: " jakiego rodzaju wartości związane z pracą są cenione przez naszego przełożonego, " jakiego rodzaju zachowania najczęściej wynagradza on u swoich pracowników (nagrody te mogą mieć charakter ustnej lub pisemnej pochwały, premii itp.). Znając preferencje szefa możemy w taki sposób przedstawić swoje osiągnięcia, aby uwypuklić te cechy naszej pracy, które on ceni najwyżej. Sedlak & Sedlak 2010 Jak przygotować się do negocjowania podwyżki? 8 Firma - charakterystyka miejsca pracy Pracując już jakiś czas w firmie zdążyliśmy zapewne zorientować się w jakiej jest ona sytuacji. Pomoże nam to prawidłowo określić nasze szanse na podwyżkę oraz dostosować nasze oczekiwania płacowe do realiów. Budując sobie obraz firmy, powinniśmy się zastanowić nad wymienionymi poniżej zagadnieniami: " jaka jest ogólna sytuacja finansowa firmy? Czy firma przynosi zyski czy straty i jakie są prognozy dotyczące jej dalszego funkcjonowania. Czy przewidywany jest wzrost czy raczej zmniejszenie zysków? " jaka jest przyjęta polityka płacowa, jak wyglądają plany dotyczące wynagradzania pracowników? " jaka jest minimalna, przeciętna i maksymalna wysokość podwyżek przyznawanych w firmie na różnych stanowiskach? " jak często i w jakich okresach są przyznawane podwyżki? " jakie są zazwyczaj powody przyznawania podwyżek, z jakiego rodzaju wydarzeniami są związane? " jak są oceniane wyniki pracy i czy są powiązane z przyznawanymi podwyżkami czy nagrodami? " co trzeba zrobić aby móc być uznanym za osobę kwalifikującą się do przyznania podwyżki? Sedlak & Sedlak 2010 Jak przygotować się do negocjowania podwyżki? 9 Może się okazać, że firma nie ma zbyt dużych możliwości zapewnienia podwyżek lub nie są one zbyt wysokie. Należy wtedy zwrócić baczniejszą uwagę na innego rodzaju korzyści, jakie może nam zaoferować pracodawca. Powinniśmy rozważyć następujące kwestie: " jakie są możliwości awansu/kariery w firmie? " czy firma daje możliwości podnoszenia posiadanych kwalifikacji poprzez kursy szkolenia? " jakie są szanse na otrzymanie innego rodzaju gratyfikacji, świadczeń pozapłacowych? Nawet jeśli firma nie posiada pieniędzy na podwyżki dla pracowników to łatwiejsze może się okazać wynegocjowanie dodatkowych, niefinansowych korzyści. Sedlak & Sedlak 2010 Jak przygotować się do negocjowania podwyżki? 10 Otoczenie - sytuacja na rynku Funkcjonowanie firmy nie jest zawieszone w próżni, dlatego w przygotowaniach do negocjacji warto zwrócić uwagę na ogólną sytuację ekonomiczno - gospodarczą, od której prze- cież uzależniona jest również sytuacja naszej firmy. Zapoznanie się z szerszym kontekstem funkcjonowania firmy da nam argu- menty do dyskusji w przypadku, gdy pracodawca odmówi nam podwyżki ze względu na niekorzystną koniunkturę , czy złą sytuację na rynku . Warto zastanowić się nad następującymi kwestiami: " sytuacja gospodarczo-ekonomiczna danego regionu czy obszaru. Czy dany region ma dobre wyniki gospodarcze czy inwestuje w dziedziny związane z naszą specjalizacją itp. Może to być istotna zmienna wpływająca na wysokość zarobków w różnych miejscach kraju. " ogólna sytuacja branży, w której działa nasza firma. Szczególnie warto zorientować się jak wyglądają zarobki w danej branży, jaka jest dynamika jej rozwoju, czy rynek na usługi/produkty firmy jest stabilny. Jakie są perspektywy rozwoju danej branży itp. Sedlak & Sedlak 2010 Jak przygotować się do negocjowania podwyżki? 11 Powiadom przełożonego o chęci rozmowy Im lepiej jesteśmy przygotowani do rozmowy, tym trudniej będzie szefowi zbyć nas ogólnymi stwierdzeniami dotyczący- mi złej kondycji finansowej firmy czy też branży, w której dzia- ła. Na poparcie swoich argumentów warto posiadać twarde dane , którymi będziemy mogli się wesprzeć w trakcie negocjo- wania podwyżki. Nasze przygotowanie pomoże szefowi uzmy- słowić sobie, że nasza propozycja jest wynikiem przemyślanej analizy zarówno pracy własnej jak i całego otoczenia firmowego i sytuacji na rynku. Przygotowując się do rozmowy należy jednak unikać sytuacji, w której przełożony mógłby poczuć się zaskoczony i przytło- czony naszymi argumentami. Może to bowiem wzbudzić w nim uczucie, że uzbrojeni w całą masę mozolnie gromadzonych argumentów próbujemy wywrzeć na niego presję, wykorzy- stując przy tym element zaskoczenia. Dobrym sposobem zapo- biegania powstawaniu tego typu sytuacji będzie zakomuniko- wanie szefowi chęci odbycia z nim rozmowy na temat naszej ewentualnej podwyżki. Warto również pokrótce przedstawić mu obszary na jakich chcielibyśmy się skupić w trakcie plano- wanej rozmowy. Trzeba zwrócić szczególną uwagę na to, by przełożony nie poczuł się zmuszany do podjęcia decyzji, czy też w jakikolwiek inny sposób zagrożony, gdyż może to wzbudzić w nim opór przed spełnieniem naszych propozycji płacowych. Sedlak & Sedlak 2010 Jak przygotować się do negocjowania podwyżki? 12 Przed rozmową powinniśmy przeanalizować posiadane mate- riały i wybrać te, które są najistotniejsze i mogą przekonać osobę, z którą będziemy rozmawiać. Zgromadzone informacje mogą się również przydać w sytuacji oceny okresowej, korzy- stając z nich będziemy mogli w przekonujący sposób wykazać swoją wartość dla firmy. Często pozytywny wynik oceny okresowej związany ze zmianą wynagrodzenia. Samą sytuację rozmowy warto wcze- śniej przećwiczyć z drugą osobą. W tym celu można przygotować sobie zestaw trudnych czy problematycz- nych pytań, które mogą się pojawić w trakcie prawdziwej rozmowy. Czę- sto takie ćwiczenia, poprzez zaangażo- wanie osoby z zewnątrz , mogą nam podsunąć nowe argumenty, które będziemy mogli wykorzystać w trak- cie negocjowania wynagrodzenia. Sedlak & Sedlak 2010 Jak przygotować się do negocjowania podwyżki? 13 Kiedy najlepiej ubiegać się o podwyżkę? Najprościej można powiedzieć, że ubieganie się o podwyżkę jest zasadne wtedy gdy posiadamy głębokie przekonanie o tym, że na nią zasługujemy. Przekonanie to nie może być arbitralną oceną własnej wartości, lecz musi być poparte wynikami pracy na danym stanowisku. Dobrym momentem do podjęcia decyzji o ewentualnej podwyżce jest czas po dokonaniu oceny okresowej, jeżeli tego typu praktyka jest stosowana w firmie. W przypadku korzystnego wyniku oceny, zyskujemy dodatkowy argument. W każdym przypadku warto śledzić sytuację w firmie, w oczekiwaniu na sprzyjające okoliczności, którymi może być np. nowy, duży kontrakt dla firmy, dodatkowy zastrzyk pieniędzy itp. W wielu firmach podwyżki przydzielane są w określonym okresie, zazwyczaj raz w roku. Nie zmienia to jednak faktu, że nawet w takim przypadku warto wyczuć odpowiedni moment na rozmowę o podwyżce. Może on być uzależniony nie tylko od wyników finansowych firmy, ale również od samopoczucia przełożonego. Warto zatem wziąć pod uwagę również tego typu czynniki. Sedlak & Sedlak 2010 Jak przygotować się do negocjowania podwyżki? 14 Negocjowanie podwyżki Jedną z podstaw dobrego przygotowania do rozmowy o podwyżce jest poznanie i zrozumienie wzajemnych interesów obu negocjujących stron, co powinno znacznie ułatwić sam proces negocjowania wyższego wynagrodzenia. Jak łatwo się domyślić pracownikowi zależy na uzyskaniu podwyżki, natomiast pracodawca będzie raczej zabiegał o redukcję tego typu kosztów. Te z pozoru sprzeczne cele powinny zostać uzgod- nione w drodze negocjacji np. poprzez odwołanie się do wspól- nego dobra czy włączenia ich w szerszy kontekst rozważań nad całościowym funkcjonowaniem firmy i jej pracowników. Pracodawca powinien uświadomić sobie, że dostosowanie pensji do (realistycznych) oczekiwań pracownika będzie skutkować zwiększonym poziomem satysfakcji z pracy. W perspektywie długodystansowej oznacza to mniejszą fluk- tuację oraz większe zaangażowanie a więc korzyść dla firmy. Pracownik z kolei powinien zdawać sobie sprawę, że ze strony firmy podwyżka stanowi gest wskazujący, że jest się cenionym członkiem organizacji. Warto pamiętać, że w sytuacji negocjowania podwyżki nie powinniśmy umiejscawiać się po przeciwnej stronie barykady w stosunku do przełożonego. Należy raczej podkreślać, że osią- gnięcie porozumienia leży we wspólnym i dobrze rozumianym interesie obu stron. Sedlak & Sedlak 2010 Jak przygotować się do negocjowania podwyżki? 15 Humorystycznie można stwierdzić, że aby mieć szansę na otrzymanie podwyżki należy o nią ... poprosić. Choć wydaje się to oczywiste to często pracownicy nie wychodzą z tego typu inicjatywą ufając, że dobre wyniki ich pracy zostaną dostrze- żone, a to zaowocuje nagrodą w postaci podwyżki. Nieste- ty w większości przypadków pracodawca przyjmuje, że jeśli pracownik nie zgłasza dodatkowych potrzeb to znaczy, że jest zadowolony ze swojego wynagrodzenia. Pracownicy mogą rów- nież wzbraniać się przed wychodzeniem z inicjatywą dotyczącą zwiększenia ich płacy zakładając, że firmy i tak na to nie stać, że okres przyznawania podwyżek się skończył itp. Obawy te powinno rozwiać dobre przygotowanie do rozmowy, o którym pisaliśmy wcześniej. Nawet jeżeli nie jesteśmy pewni czy mamy szanse na podwyżkę, to właściwie jedyną rzeczą jaką ryzykujemy jest odmowa jej przyznania i pozostanie przy posiadanej pensji. Jak będzie wyglądała rzeczywistość przekonać się jednak możemy dopiero pytając o to naszego przełożonego. Podwyżki inicjowane przez pracodawców zdarzają się dość rzadko, dlatego jeśli uważamy, że zasługujemy na zwiększenie naszej pensji, sami powinniśmy o to zabiegać. Sedlak & Sedlak 2010 Jak przygotować się do negocjowania podwyżki? 16 Kolejną ważną sprawą jest forma w jakiej zostanie przedstawiona nasza prośba. Jednym słowem musimy dać do zrozumienia przełożonemu, że zasługujemy na podwyżkę. To przekonanie powinniśmy poprzeć odpowiednimi argumentami. Należy uni- kać stwierdzeń typu chcę podwyżki czy potrzebuję podwyż- ki . Pierwsze z nich sugeruje postawę roszczeniową, natomiast drugie nie nawiązuje w żaden sposób do efektów pracy, które powinny być głównym powodem ubiegania się o nią. Ważne jest abyśmy trakcie rozmowy zachowywali się rzeczowo, w sposób opanowany i nie zbaczali z podstawowego tematu spotkania, którym jest wynegocjowanie podwyżki. Starajmy się trzymać przygotowanej argumentacji, wykazując równocześnie wolę zrozumienia stanowiska drugiej strony. Sedlak & Sedlak 2010 Jak przygotować się do negocjowania podwyżki? 17 Wynik rozmowy i jej zakończenie Pomimo solidnego przygotowania do rozmowy, zgromadzenia wszystkich informacji i przygotowania odpowiedniej argumen- tacji może się zdarzyć, że szef mimo wszystko odmówi nam przyznania podwyżki. Powody tego mogą być dwa. Po pierwsze przełożony może uznać, że wyniki naszej pracy nie kwalifikują nas do otrzy- mania dodatkowych pieniędzy. Wszystkie przedstawione w niniejszym poradniku rady mają na celu zminimalizowanie możliwości wystąpienie takiej sytuacji. Zgromadzenie i przed- stawienie szefowi materiałów świadczących o naszej dobrej pracy przenosi dyskusję na poziom rzeczowych argumentów. W konfrontacji z obiektywnymi faktami (najlepiej znajdujący- mi swoje przełożenie na wskazniki ekonomiczne) szef również będzie musiał (a przynajmniej powinien) uzasadniać odmowę używając konkretnych i rzeczowych argumentów. Możliwa jest też sytuacja, w której okaże się, że pomimo starannego przygotowania przeoczyliśmy fakty mogące mieć istotne znaczenia przy podejmowaniu decyzji przez szefa. W takim przypadku powinniśmy wspólnie z naszym przeło- żonym ustalić obszary, które wymagają poprawy oraz zapla- nować w jaki sposób i w jakim okresie czasu powinniśmy osiągnąć satysfakcjonujący poziom wykonania naszej pracy. Warto przy tym zapytać czy po spełnieniu wszystkich oczeki- wań możemy liczyć ze strony pracodawcy na podwyższenie naszego wynagrodzenia. Sedlak & Sedlak 2010 Jak przygotować się do negocjowania podwyżki? 18 W kolejnym przypadku szef co prawda może w pełni zgodzić się z nami w sprawie zasadności przyznania nam podwyżki, jednak odmówić jej ze względu na czynniki zewnętrzne takie jak np. brak funduszy czy niesprzyjający okres w firmie. Zgoda przełożonego co do faktu, że zasługujemy na podwyżkę stawia nas w dogodnej sytuacji do podjęcia dalszych negocjacji, których wynikiem może być albo ustalenie terminu i warunków przyznania podwyżki albo ustalenia pozafinansowych form gratyfikacji za wykonywaną pracę. Przełożony może tłumaczyć niemożność przyznania nam podwyżki względami finansowymi firmy, brakiem funduszy czy jakimikolwiek innymi powodami związanymi bezpośrednio z funkcjonowaniem firmy, a nie związanymi z samą jakością naszej pracy. Często można usłyszeć zasługuje pan/pani na pod- wyżkę ale w obecnej sytuacji finansowej firmy nie jest to moż- liwe . Mając informacje na temat kondycji firmy sami możemy ocenić na ile taka wypowiedz odpowiada rzeczywistości. Kolejny raz zatem ujawnia się rola dobrego przygotowania do rozmowy. W przypadku gdy aktualna kondycja firmy nie jest najlepsza warto nalegać na ustalenie konkretnych wskazników, których osiągnięcie powinno skutkować przyznaniem nam podwyżki (kwestię czy zasługuje się na nią mamy już bowiem za sobą). Jeżeli szef tłumaczy, że dochody firmy nie są wystar- czająco wysokie, należy zapytać jakie dochody zagwarantują nam uzyskanie podwyżki. Sedlak & Sedlak 2010 Jak przygotować się do negocjowania podwyżki? 19 W każdym z omawianych przypadków nie powinniśmy się zadowolić ustną obietnicą czy zapewnieniem złożonym przez przełożonego. Nawet jeżeli jego zapewnienia są szczere to pamięć bywa zawodna i może się zdarzyć, że po pewnym czasie szef nie pamięta szczegółów, na które oboje przystaliście nego- cjując podwyżkę. Warto więc poprosić o sporządzenie notatki z rozmowy i dołączenie jej do naszych akt. Bez względu na wynik rozmowy powinno się ją prowadzić i zakończyć w przyjaznej atmosferze. Nawet gdy rezultat nego- cjacji okaże się dla nas niekorzystny, nie możemy za sobą palić mostów . Warto pamiętać, że nasze relacje z przełożonym są długofalowe i dlatego powinniśmy dbać o ich dobrą jakość. Nasze zachowanie nie może świadczyć o tym, że czujemy się zawiedzeni i nieusatysfakcjonowani. Na zakończenie rozmo- wy najlepiej jest uścisnąć dłoń przełożonemu, uśmiechnąć się i podziękować za poświęcony nam czas. Sedlak & Sedlak 2010 Jak przygotować się do negocjowania podwyżki? 20 Podsumowanie Negocjowanie podwyżki nie jest sytuacją łatwą ani dla pracownika ani dla przełożonego, dlatego tak ważne jest jak najlepsze przygotowanie się do tej trudnej rozmowy. Tylko wtedy mamy szansę osiągnąć zamierzone cele, nie rezygnując z merytorycznego i rzeczowego poziomu dyskusji i zachowu- jąc dobre relacje z osobą która decyduje o naszej finansowej przyszłości. Jeszcze przed samą rozmową powinniśmy dokładnie rozważyć na osiągnięciu jakich korzyści (pieniądze, awans, dodatki poza- płacowe) najbardziej nam zależy i w jakiej perspektywie czaso- wej powinno się to odbyć. Z uwagi na sporą ilość czasu jaką zapewne będziemy musieli poświęcić na przygotowanie do negocjacji, warto się również zastanowić nad wizją naszego miejsca w firmie. Do rozmowy o podwyżce powinniśmy bowiem podchodzić nie tylko z głębokim przekonaniem o słuszności jej uzyskania, ale również z przemyślanym stosunkiem do pracy i firmy. autor: Aukasz Mlost Sedlak & Sedlak 2010