PODR
CZNIK UŻYTKOWNIKA PROGRAMU
Program jest składnikiem pakietu Finanse Optivum
Producent:
VULCAN sp. z o.o.
ul. Kazimierska 15
51-657 Wrocław
tel. [phone]
e-mail: [e-mail]
www.vulcan.edu.pl
Autor programu:
Tomasz Pawluk
Autorzy podręcznika:
Agnieszka Balcerak-Wawrzaszek, Tomasz Pawluk
współpraca: Mariola Jadczuk-Śliwińska
Projekt okładki:
Aleksandra Maj
Podręcznik opisuje wersję programu o numerze 2.52.
VULCAN zastrzega sobie prawo do ciągłego ulepszania programu
i wprowadzania do niego zmian.
Podręcznik jest chroniony prawem autorskim.
� Copyright by VULCAN 2004
Wszelkie prawa zastrzeżone
Spis treści
Wprowadzenie ............................................................................................ 6
Kto jest adresatem programu? ................................................................. 6
Jak poznać program? Podręcznik, baza wiedzy, szkolenia ..................... 9
Rozpoczęcie pracy ................................................................................... 10
Zasady pracy z programem.................................................................... 10
Instalacja programu ................................................................................ 10
Instalowanie programu na dysku twardym.................................................................. 10
Instalacja w trybie współużytkowania ......................................................................... 11
Pierwsze uruchomienie programu .............................................................................. 11
Identyfikacja użytkownika ........................................................................................... 12
Od czego zacząć? .................................................................................. 13
Słowniki..................................................................................................... 14
Lista ........................................................................................................ 15
Placówki.................................................................................................. 15
Jak wprowadzić dane placówek?................................................................................ 15
Typy placówek ........................................................................................ 17
Kasy ........................................................................................................ 17
Operacje kasowe .................................................................................... 18
Kontrahenci............................................................................................. 19
Klasyfikacja budżetowa .......................................................................... 21
Działy, rozdziały, paragrafy ...................................................................24
Wzorce numeracji ...................................................................................24
Plan kont .................................................................................................26
Wzorzec kont...........................................................................................27
Fundusze.................................................................................................28
Informacje dodatkowe .............................................................................29
Dokumenty i raporty kasowe...................................................................30
Wystawianie dokumentów kasowych......................................................30
Zamykanie raportu kasowego.................................................................32
Przeglądanie, eksportowanie raportów kasowych..................................33
Kasowanie raportów................................................................................34
Zestawienia................................................................................................35
Transakcje...............................................................................................35
Suma .......................................................................................................36
Wznowienie zaliczki kasowej ..................................................................36
Wpłaty .....................................................................................................38
Wypłaty....................................................................................................39
Dokumenty ..............................................................................................40
Administrowanie programem..................................................................41
Użytkownicy ............................................................................................42
Wprowadzanie danych użytkownika............................................................................42
Udostępnianie funkcji ..................................................................................................43
Przypisanie placówki ...................................................................................................44
Ustalenie hasła ............................................................................................................46
Wybór kolorów.............................................................................................................47
Importowanie uprawnień użytkowników ......................................................................48
Logowanie ...............................................................................................50
Ustawienia drukarki.................................................................................51
Porządkowanie danych ...........................................................................51
Kopia zapasowa......................................................................................52
Zalecane sposoby archiwizowania danych .................................................................52
Jak utworzyć zapasową kopię danych? ......................................................................52
4
Jak odtworzyć dane? .................................................................................................. 54
Wybór bazy danych ................................................................................ 55
Co ułatwia pracę?..................................................................................... 57
Okna programu....................................................................................... 57
Działania ................................................................................................. 58
Nawigacja ............................................................................................... 59
Edycja ..................................................................................................... 60
Pasek narzędzi ....................................................................................... 60
Przełączanie się między programami..................................................... 61
Kalkulator................................................................................................ 62
Zakończenie pracy i inne operacje......................................................... 63
Zakończenie pracy.................................................................................. 63
Modernizacja i aktualizacja programu .................................................... 63
Informacje techniczne.............................................................................. 65
Wymagania techniczne........................................................................... 65
Opis pliku VULCAN.INI........................................................................... 65
Katalog z danymi ........................................................................................................ 66
Opis pliku KASA.INI................................................................................ 66
Indeks ........................................................................................................ 68
Indeks ..................................................................................................... 68
5
Wprowadzenie
Program Kasa Optivum znacząco usprawnia obsługę kasową. Za jego
pomocą można:
" wystawiać dokumenty kasowe,
" prowadzić na bieżąco raporty kasowe i weryfikować je ze stanem
gotówki w kasie,
" eksportować dokumenty do Rozrachunków Optivum i Księgowości
Optivum.
Ponadto program na bieżąco prowadzi kontrolę kompletności i popraw-
ności wypełnianych dokumentów, automatycznie określa przynależność
dokumentu do raportu kasowego, a po zamknięciu raportu otwiera nowy
raport kasowy dla bieżącego okresu.
Kto jest adresatem programu?
Program jest przeznaczony do komputerowej obsługi operacji kaso-
wych. Szczególnie można go polecić takim jednostkom, jak:
" zespoły administracyjne szkół i przedszkoli,
" szkoły i zespoły szkół,
" przedszkola,
" bursy, internaty, świetlice.
Kasa Optivum wchodzi w skład większego  zintegrowanego systemu
finansowo-księgowego, którego główną aplikacją jest program Księgo-
wość Optivum. Oprócz niego na system składają się następujące pro-
gramy (w nawiasach podajemy najważniejszy zakres funkcjonalności
poszczególnych aplikacji):
Kto jest adresatem programu?
" Faktury Optivum (dokumenty sprzedaży),
" Rozrachunki Optivum (salda należności i zobowiązań, przelewy,
wyciągi bankowe),
" Rejestr VAT Optivum (prowadzenie rejestrów, deklaracje VAT),
" Zamówienia publiczne Optivum (dokumenty zakupu, zestawienia
wg ustawy o zamówieniach publicznych),
" Czesne Optivum (rozliczanie opłat wnoszonych przez uczniów lub
ich opiekunów),
" Stołówka Optivum (jadłospisy, raporty żywieniowe, koszty posił-
ków),
" Magazyn Optivum (gospodarka magazynowa, inwentaryzacja, wy-
pożyczenia),
" Inwentarz Optivum (księgi inwentarzowe, środki trwałe, amortyzacja),
" KZP Optivum (obsługa pracowniczej kasy zapomogowo-
pożyczkowej),
" Opłaty Optivum (rozliczanie opłat za przedszkole, prowadzenie
magazynu żywnościowego, jadłospis)
" Budżet Optivum (opracowywanie planów budżetowych i kontrola
wydatków jednostek podległych gminnemu wydziałowi oświaty,
sporządzanie zbiorczego sprawozdania Rb).
Przepływ danych pomiędzy aplikacjami przedstawiony został na poniż-
szym schemacie.
7
Wprowadzenie
8
Jak poznać program? Podręcznik, baza wiedzy, szkolenia
Jak poznać program? Podręcznik, baza wiedzy,
szkolenia
Podręcznik wyjaśnia zasady pracy z programem. Jego zadaniem jest
pomóc użytkownikowi w poznaniu funkcji oferowanych przez program,
jednak za celowość ich zastosowania zawsze odpowiada sam użytkow-
nik. Osoby pracujące z programem muszą posiadać odpowiednią wiedzę
merytoryczną, w tym znajomość przepisów prawnych określających re-
guły funkcjonowania kas.
Uwaga Wszystkie dane przykładowe podawane w podręczniku (widoczne
na rysunkach i zapisane w przykładach) są fikcyjne i powstały wy-
łącznie dla potrzeb szkoleniowych; nie dotyczą żadnych rzeczywi-
stych placówek ani podmiotów gospodarczych.
Program jest systematycznie uaktualniany  powstają jego nowe wersje.
Zawsze dołączany jest do nich plik zawierający opis wprowadzonych
zmian. Dostęp do tych informacji umożliwia funkcja Pomoc/ Historia
zmian w programie.
Zachęcamy również do systematycznego odwiedzania naszej witryny in-
ternetowej  www.vulcan.edu.pl . Dostępna jest tam baza wiedzy, gdzie
publikowane są informacje przydatne dla użytkowników naszych progra-
mów, w tym odpowiedzi na pytania najczęściej kierowane do serwisu.
Osoby, które stwierdzą, że chciałyby wziąć udział w szkoleniu dla po-
czątkujących użytkowników programu lub w warsztatach doskonalą-
cych nabyte umiejętności, prosimy o kontakt. W naszym serwisie inter-
netowym prezentowane są szczegółowe informacje o wszystkich
organizowanych przez nas kursach.
9
Rozpoczęcie pracy
Zasady pracy z programem
Kasa Optivum wykorzystuje typowe mechanizmy systemu Windows.
Korzystanie z nich nie powinno stanowić problemu dla użytkowników,
którzy wcześniej zetknęli się z jakimkolwiek programem pracującym
pod kontrolą tego systemu.
Instalacja programu
Operacja zainstalowania na komputerze Kasa Optivum jest bardzo pro-
sta, przebiega szybko i sprawnie. Nie ma potrzeby, by program instalo-
wany był przez informatyka  każdy użytkownik systemu Windows po-
winien bez trudu poradzić sobie z tą czynnością. Wystarczy postępować
zgodnie ze wskazówkami wyświetlanymi na ekranie. W razie potrzeby
można korzystać z dodatkowej instrukcji dołączonej do płyty instalacyj-
nej programu.
Uwaga W wersjach Windows obsługujących kontrolę dostępu, np. NT, 2000,
XP osoba instalująca program musi posiadać uprawnienia admini-
stratora Windows. Ograniczenie to nie dotyczy Windows 95/98.
Instalowanie programu na dysku twardym
Aby zainstalować program, należy włożyć płytę instalacyjną do napędu
CD. Automatycznie otworzy się okno przeglądarki zawartości płyty Fi-
nanse Optivum. Z menu trzeba wybrać opcję Instalacja, a następnie nazwę
10
Instalacja programu
instalowanego programu. Kolejne operacje należy wykonywać zgodnie
z wyświetlanymi na ekranie poleceniami.
Uwaga W trakcie instalacji użytkownik jest proszony o włożenie do napędu
(A:\) dyskietki licencyjnej, dlatego należy mieć ją przygotowaną 
można od razu włożyć ją do napędu.
Zob. również podrozdział Pierwsze uruchomienie programu.
Instalacja w trybie współużytkowania
Tryb współużytkowania umożliwia jednoczesną pracę dowolnej liczby ope-
ratorów obsługujących te same dane z różnych komputerów w sieci. Aby
umożliwić taką pracę, należy przeprowadzić instalację w trzech etapach.
" W pierwszym kroku należy zainstalować program na dowolnie
wybranej końcówce sieci.
" Następnie należy go uruchomić. W trakcie pierwszego uruchomie-
nia operator określa katalog, w którym mają znalez
ć się dane 
powinien się on znajdować na dysku sieciowym i wraz z katalo-
giem nadrzędnym być w pełni dostępny (do zapisu, tworzenia i ka-
sowania nowych katalogów) dla wszystkich póz
niejszych operato-
rów programu. Zarządzaniem dostępem do katalogów na dysku
sieciowym zwykle zajmują się administratorzy sieci.
" Na koniec instaluje się program na pozostałych komputerach w
sieci. Ponieważ instalacja na tych komputerach przebiega bez zało-
żenia lokalnych zbiorów danych, pierwsze uruchomienie programu
na każdym komputerze związane jest z koniecznością wskazania
miejsca, w którym zostały one zainstalowane. Jest nim katalog na
dysku sieciowym ustalony w poprzednim kroku.
Zob. również podrozdział Pierwsze uruchomienie programu.
Pierwsze uruchomienie programu
Program uruchamia się w sposób standardowy. Wystarczy dwukrotnie
kliknąć ikonę programu na pulpicie lub wywołać opcję z menu Start \
Programy \ Vulcan \ Kasa Optivum.
Uwaga Ustalenia poczynione podczas pierwszego uruchomienia programu
mają wpływ na pracę wszystkich użytkowników bazy danych. Dlate-
go niezwykle istotne jest, by wprowadzała je osoba o odpowiednich
kompetencjach, świadoma konsekwencji podjętych decyzji.
11
Rozpoczęcie pracy
Jeżeli na używanym komputerze nigdy nie był zainstalowany i używany
żaden inny program wchodzący w skład pakietów Finanse Optivum lub
Intendentura Optivum, trzeba wskazać katalog, w którym zostanie zało-
żona globalna baza danych (zob. Administrowanie programem. Wybór
bazy danych). Domyślny katalog to:
C:\Windows\All Users\Dokumenty\VULCAN\Dane
Jeżeli program będzie użytkowany tylko na jednym komputerze, bez
wykorzystania sieci komputerowej (lokalnie), nie jest zalecana zmiana
tego katalogu. W sytuacji przeciwnej  przed wykonaniem zmiany nale-
ży zapoznać się z podrozdziałem Instalacja w trybie współużytkowania.
Kiedy wyświetlone zostanie okno Logowanie użytkownika, należy podać
hasło uprawniające do korzystania z programu.
Zanim nie zostaną przydzielone odpowiednie uprawnienia każdemu z
użytkowników, program jest uruchamiany w trybie pracy przypisanym
administratorowi  ADM. Hasło administratora przy pierwszym uru-
chomieniu brzmi vulcan (pisane małymi literami). Standardowo upraw-
nienia administratora nie pozwalają mu na dostęp do wszystkich funkcji
systemu. Administrator ma możliwość nadawania praw do korzystania z
właściwych opcji programu innym użytkownikom. O nadawaniu
uprawnień użytkownikom traktuje podrozdział Użytkownicy w części
Administrowanie programem.
Zalecane jest korzystanie ze wspólnej bazy danych (program jest przy-
gotowany do pracy na wspólnej bazie danych  globalnej bazie danych
programu Księgowość Optivum i modułów dodatkowych).
Przy wykorzystywaniu wspólnej bazy danych można dla celów szkole-
niowych uruchomić program z lokalną, niezależną bazą danych, a po
nabraniu biegłości w jego obsłudze zmienić bazę danych na wspólną.
Wszystkie te operacje umożliwia funkcja Administracja/ Zmiana bazy da-
nych opisana w rozdziale Administrowanie programem.
Identyfikacja użytkownika
Po uruchomieniu programu jako pierwsze jest wyświetlane okno, w któ-
rym należy wprowadzić hasło użytkownika. Zanim nie zostaną przy-
dzielone odpowiednie uprawnienia każdemu z użytkowników, program
jest uruchamiany w trybie pracy przypisanym administratorowi  ADM.
Hasło administratora przy pierwszym uruchomieniu brzmi vulcan (pisane
małymi literami).
12
Od czego zacząć?
Standardowo uprawnienia administratora nie pozwalają mu na dostęp do
wszystkich funkcji systemu. Administrator ma możliwość nadawania
praw do korzystania z właściwych opcji programu. O nadawaniu
uprawnień użytkownikom traktuje podrozdział Użytkownicy w części
Administrowanie programem.
Od czego zacząć?
Pracę z programem należy rozpocząć od opisania jego użytkowników i na-
dania im uprawnień (jeśli wybrana została globalna baza danych z już ist-
niejącymi użytkownikami, należy nadać odpowiednie uprawnienia istnieją-
cym użytkownikom). Służy do tego funkcja Administracja/ Użytkownicy.
Ważne jest opisanie poszczególnych kas za pomocą funkcji Słowniki/ Ka-
sy. Przydatne jest także określenie wzorców numeracji dokumentów. Do
ich ustalenia służy funkcja Słowniki/ Wzorce numeracji. By ułatwić sobie
póz
niejszą pracę warto uzupełnić również pozostałe słowniki programu,
np. placówek, kontrahentów itp. (w wypadku pracy z globalną bazą da-
nych niektóre z tych słowników mogą być już uzupełnione).
13
Słowniki
Słowniki służą do gromadzenia informacji potrzebnych do pracy z pro-
gramem. Pełnią funkcję pomocniczą  dzięki nim nie trzeba za każdym
razem wprowadzać kompletu danych na temat jakiegoś elementu, a
można po prostu wybrać ten element z udostępnionej listy słownikowej.
To wystarczy, by wszystkie ważne informacje zostały odczytane przez
program ze słownika i w razie potrzeby uwzględnione na wypełnianym
w danej chwili formularzu.
O potrzebie stosowania słowników łatwiej jest przekonać się, gdy pozna
się ich zastosowanie podczas wprowadzania dokumentów kasowych. Z
raportami kasowymi kojarzona jest informacja o kasie.
Z dokumentami kasowymi natomiast mogą być kojarzone dodatkowe
informacje:
" placówka,
" kontrahent.
Z pozycjami dokumentu kasowego kojarzona jest informacja o:
" operacji kasowej,
" koncie przeciwstawnym,
" klasyfikacji budżetowej.
Wszystkie te informacje są gromadzone w odpowiednich słownikach.
Podczas wpisywania raportów/dokumentów/pozycji dokumentów wy-
starczy więc tylko wywołać odpowiedni słownik i wybrać z listy wła-
ściwą pozycję, np. właściwego kontrahenta, którego dotyczy dokument.
To wystarczy, by program połączył wprowadzany zapis z konkretnym
elementem ze słownika.
Wypełnienie słowników nie jest konieczne do rozpoczęcia pracy, wyjąt-
kiem jest słownik typów placówek i placówek. Potrzebne dane można
14
Lista
wprowadzić w dowolnym momencie  formularz słownikowy jest wy-
woływany z poziomu tych okien, gdzie dane informacje są potrzebne.
Okna słowników udostępniają ikony Do przemieszczania się kurso-
.
rem po polach formularzy służy klawisz tabulacji (Tab).
Lista
Niemal wszystkie okna słowników zawierają kartę Lista. Są tam umiesz-
czone wszystkie zapisy wprowadzone do danego słownika. Lista ta bę-
dzie wyświetlana w momencie wywołania słownika z jakiegoś innego
okna. Korzystanie z niej jest bardzo proste. Wystarczy za pomocą my-
szy przeciągnąć odpowiedni zapis wybrany z listy we właściwe pole
wypełnianego formularza. Można też zaznaczyć pozycję na liście i po-
twierdzić jej wybór klawiszem Enter.
Uwaga Do wybrania pozycji ze słownika klasyfikacji budżetowej służy wyjąt-
kowo klawisz spacji. Podobna zasada obowiązuje w wypadku okna
z planem kont.
Poruszanie się po liście, odnajdywanie szukanych zapisów ułatwia pasek
narzędzi i opcje z menu Nawigacja.
Lista może zostać wydrukowana. Umożliwia to ikona
.
Placówki
Jeśli program jest wykorzystywany do obsługi wielu jednostek, wygod-
nie jest od razu opisać je wszystkie w słowniku Placówki. Obowiązuje
zasada, że osoba wprowadzająca placówkę ma automatycznie przyznane
uprawnienia do pracy z jej danymi. Jednak prawa do poprawiania i usu-
wania tych danych muszą zostać przyznane osobno (zob. rozdział Admi-
nistrowanie programem, podrozdział Użytkownicy).
Jak wprowadzić dane placówek?
Okno słownika Placówki może być wywoływane z innych okien progra-
mu, gdzie potrzebny jest ten rodzaj informacji. Standardowo do włącze-
nia słownika służy funkcja Słowniki/ Placówki. Chcąc opisać nową jed-
nostkę, należy po wyświetleniu okna Placówki kliknąć na pasku narzędzi
ikonę .
15
Słowniki
Rysunek 1. Okno słownika Placówkl.
Na karcie Opls widnieją pola na informacje opisujące daną placówkę.
Należy je wypełnić.
Przypisując placówce skrót, trzeba pamiętać, by był on czytelny dla
wszystkich użytkowników programu, tzn. by jednoznacznie wskazywał
na daną jednostkę oświatową.
Określając typ placówki należy posłużyć się kolejnym słownikiem (zob.
rozdział Typy placówek). Wystarczy kliknąć ikonę , a właściwa lista
zostanie wyświetlona na ekranie.
Pole EPB (elektroniczny przekaz bankowy) określa wzorzec elektro-
nicznych przelewów  przelewy z wybraną placówką będą eksportowa-
ne do plików elektronicznej bankowości w standardzie określonym wła-
śnie w polu EPB. Pole to jest związane z programem Rozrachunki
Optivum.
Jeśli w danym momencie użytkownik nie ma czasu na wprowadzenie
wszystkich informacji na temat danej placówki, wystarczy, że wprowa-
dzi konieczne minimum: skrót, nazwę, typ. Pozostałe dane mogą być
uzupełnione póz
niej.
Warto zwrócić uwagę, że na zakładce Llsta dostępna jest ikona , która
umożliwia wybór formatu wydruku. Widnieje tu pozycja Raport testowy,
która pozwala przedstawić właściwości posiadanej drukarki. Dzięki te-
mu raportowi (przedstawia on kilka napisów różnej szerokości pisanych
różnymi czcionkami) można dowiedzieć się, czy sporządzane wydruki
będą poprawne.
16
Typy placówek
Typy placówek
Ze względu na inne potrzeby różnych jednostek oświatowych stosowany
jest podział na typy placówek. Cechą wspólną placówek przynależnych
do jednego typu jest korzystanie przez nie z tych samych podziałek kla-
syfikacji budżetowej i takiego samego planu kont. Określanie typów
placówek oraz przypisanie do nich konkretnych jednostek oświatowych
umożliwia słownik Typy placówek.
Uwaga Zawartość słownika Typy placówek zależy od decyzji, którą użyt-
kownik podjął podczas instalacji programu Księgowość Optivum.
Należy też pamiętać, że jeden typ placówek grupuje takie jednostki,
które mają wspólną klasyfikację budżetową i jednakowy plan kont.
Aby dodać nowy typ, należy po wyświetleniu okna Typy placówek klik-
nąć na pasku narzędzi ikonę i na karcie Opis wprowadzić nazwę two-
rzonego typu, a następnie zapisać wprowadzone dane np. przez użycie
ikony umieszczonej na pasku narzędzi.
Kasy
Za pomocą słownika Kasy można wprowadzić do programu szczegóło-
we informacje na temat prowadzonych kas.
Na opis każdej kasy składają się następujące dane:
" symbol  niepowtarzalne oznaczenie jednoznacznie identyfikujące
daną kasę (może być to skrót nazwy, numer itp.),
" nazwa  pełna nazwa kasy,
" bank  nazwa banku przypisanego do danej kasy,
" konto  dokładny nr konta bankowego,
" placówka  skrót nazwy placówki związanej z opisywaną kasą;
" konto FK  numer konta syntetycznego lub analitycznego przypo-
rządkowanego danej kasie w planie kont w programie Księgowość
Optivum;
" osoba odpowiedzialna  nazwisko i imię kasjera lub innej osoby
upoważnionej do obsługi operacji kasowych.
17
Słowniki
Rysunek 2. Wypełniony formularz zawierający informacje o kasie.
Operacje kasowe
Operacje kasowe charakteryzują się pewną powtarzalnością. Słownik
Operacje kasowe umożliwia dokładne opisanie każdej z nich  w czasie
póz
niejszej pracy wystarczy wtedy jedynie wybierać odpowiednią pozy-
cję z listy słownikowej.
Opisując każdą operację kasową, określa się:
" nazwę  krótki opis operacji,
" konto  numer konta syntetycznego lub analitycznego przyporząd-
kowanego danej operacji w planie kont w programie Księgowość
Optivum,
" klasyfikacja budżetowa  dokładny opis (dział, rozdział, paragraf,
pozycja) klasyfikacji budżetowej związanej z daną operacją.
Rysunek 3. Za pomocą tego okna można opisać operacje kasowe.
18
Kontrahenci
Kontrahenci
Słownik kontrahentów pozwala gromadzić informacje o tych firmach,
osobach, uczniach lub opiekunach, którym wystawiane są dokumenty
sprzedaży.
Wywołanie słownika jest możliwe z różnych okien programu, ale stan-
dardowo do jego uruchomienia służy funkcja Słowniki\ Kontrahenci.
Wprowadzając dane kontrahenta, trzeba najpierw kliknąć ikonę . Au-
tomatycznie uaktywni się zakładka Opis. Następnie, w zależności od te-
go, czy opisywana będzie firma, osoba czy uczeń lub opiekun, należy
włączyć znacznik Firma, Osoba albo Uczeń/Opiekun.
Rysunek 4. Formularz służący do wprowadzenia danych firmy.
Rysunek 5. Formularz służący do wprowadzenia danych osoby.
19
Słowniki
W polu Skrót musi pojawić się zapis, który będzie jednoznacznie identy-
fikował kontrahenta. Nie musi być to skrót nazwiska lub nazwy firmy,
ale taki ciąg znaków, który będzie wygodny w użyciu i zrozumiały dla
wszystkich osób korzystających z programu.
Uwaga Skrót nazwy kontrahenta musi być niepowtarzalny w obrębie całego
słownika. Nie można nadać skrótu firmie, jeśli został już wcześniej
przydzielony osobie.
Skrót może składać się z co najwyżej 10 znaków  liter lub cyfr.
W słowniku kontrahentów umieszczono pola Upoważnienie do wystawia-
nia faktury VAT bez podpisu odbiorcy w okresie od (...) do (...). Są one istotne
w wypadku placówek będących podatnikami VAT. Jeśli placówka taka
zostanie przez kontrahenta pisemnie upoważniona do wystawiania do-
kumentów bez podpisu odbiorcy i fakt ten zostanie w słowniku odnoto-
wany (poprzez określenie okresu upoważnienia), istnieje możliwość ta-
kiego skonfigurowania formatu wydruku faktur (zob. Określanie
formatu wydruku dokumentów sprzedaży), by pojawiał się na nim w
miejscu przewidzianym na podpis nabywcy tekst  Upoważnienie do
wystawienia faktury VAT bez podpisu odbiorcy .
Uwaga Pola opisujące kontrahenta, które muszą zostać wypełnione, to
Skrót, Nazwa/Imię, Nazwisko. Pozostałe pola można uzupełnić w
dowolnym czasie. W ten sposób można bardzo szybko opisać no-
wego kontrahenta wprowadzanego do programu.
Wygodnym rozwiązaniem jest możliwość filtrowania listy kontrahen-
tów. Mogą być na niej prezentowani wszyscy kontrahenci  firmy i oso-
by lub tylko osoby, lub tylko firmy. O sposobie wyświetlania listy decy-
duje się, wybierając odpowiednią pozycję w polu Pokaż  Wszystkich,
Osoby, Firmy, Uczniów/Opiekunów.
20
Klasyfikacja budżetowa
Rysunek 6. Lista kontrahentów wprowadzonych do programu może
prezentować dane firm oraz osób łącznie i oddzielnie.
Aby szybko odnalez
ć na liście żądanego kontrahenta, należy skorzystać
z pola tekstowego umieszczonego na pasku narzędzi i z ikony
(Znajdz
)  w pole tekstowe wprowadza się znaki składające się na skrót
lub nazwę kontrahenta, ikona uruchamia wyszukiwanie.
Uwaga Należy być świadomym skutków, jakie pociąga za sobą zmienienie
danych kontrahenta, gdy zostały już one użyte podczas wystawiania
dokumentów (nawet jednego dokumentu). Dokument wydrukowany
zaraz po wystawieniu i ten sam dokument wydrukowany po zmianie
danych kontrahenta będą się między sobą różniły.
Uwaga Nie można usunąć ze słownika danych kontrahenta, z którym jest
związany dokument wystawiony w programie.
Klasyfikacja budżetowa
Słownik klasyfikacji budżetowej udostępnia zapisy wprowadzone standar-
dowo do programu przez producenta. Są one zgodne z obowiązującym pra-
wem. W razie potrzeby mogą zostać zmienione  dodane, usunięte.
21
Słowniki
Słownik ten jest udostępniany przez różne okna programu, ale istnieje
też osobna funkcja służąca do jego uruchomienia. Jest to funkcja Słowni-
ki/ Klasyfikacja budżetowa.
W obrębie tego słownika wyróżnia się klasyfikację wydatków i docho-
dów. Gromadzone są tu wszystkie działy, rozdziały i paragrafy i pozy-
cje1, które będą wykorzystywane do pracy z danymi różnych placówek.
Rysunek 7. Klasyfikacja budżetowa może być prezentowana z
uwzględnieniem różnych poziomów szczegółowości.
Drzewo klasyfikacji umożliwia rozwijanie i zwijanie
poszczególnych rozdziałów i paragrafów.
Jeśli zajdą zmiany w przepisach, każda jednostka powinna dostosować
zawartość słownika klasyfikacji budżetowej do własnych potrzeb 
wprowadzić lub zmienić odpowiednie zapisy. W przypadku niemożno-
ści usunięcia klasyfikacji budżetowej (ponieważ jest ona użyta w jakimś
dokumencie) można zablokować ją  blokowanie uniemożliwia używa-
nie / wybieranie dla pozycji w dokumentach.
Podczas wprowadzania zmian do słownika klasyfikacji można korzystać
z funkcji umieszczonych w menu Działania (Nowy, Usuń) oraz z przyci-
sków i z paska narzędzi. Najwygodniej jest jednak posługiwać się
menu kontekstowym. Oferuje ono różne funkcje w zależności od tego,
na jakim poziomie drzewa klasyfikacji zostało wywołane. Są to funkcje:
" Zwiń,
" Rozwiń,
1
Pozycje klasyfikacji budżetowej w programie to dodatkowy podział w obrębie paragra-
fów, np. paragraf Wynagrodzenie osobowe pracowników można podzielić na cztery pozy-
cje: Administracja, Obsługa, Nauczyciele, Zbiorczo.
22
Klasyfikacja budżetowa
" Opis (umożliwia zapoznanie się ze szczegółowymi informacjami na
karcie Pozycja; dostępna wyłącznie dla działów, rozdziałów i para-
grafów),
" Zmień (dostępna wyłącznie dla pozycji),
" Dodaj,
" Usuń,
" Zablokuj,
" Odblokuj.
Uwaga Nie można usunąć pozycji klasyfikacji, gdy została ona użyta przy
wprowadzaniu dokumentu.
Dodawanie lub zmienianie zapisów odbywa się na karcie Pozycja.
Rysunek 8. Na karcie Pozycja można wprowadzić nową pozycję kla-
syfikacji lub poprawić wcześniej wprowadzony zapis.
W wypadku pól Dział, Rozdział, Paragraf dostępna jest lista rozwijalna
podpowiadająca zapisy figurujące w odpowiednich słownikach, takich,
jak:
" słownik działów,
" słownik rozdziałów,
" słownik paragrafów wydatków,
" słownik paragrafów dochodów.
23
Słowniki
Gdy w czasie pracy użytkownik dostrzeże potrzebę modyfikacji tych
słowników, np. wprowadzenia do nich nowych zapisów, powinien sko-
rzystać z ikon uruchamiających okna, gdzie możliwe jest wykonanie
potrzebnych operacji  dodanie, poprawienie, zmienienie informacji.
Bardzo wygodną metodą wprowadzenia nowego elementu do słownika kla-
syfikacji budżetowej jest uruchomienie funkcji Dodaj z menu kontekstowe-
go, gdy podświetlony jest element nadrzędny do tego, który chcemy wpro-
wadzić (np. paragraf w wypadku wprowadzanej nowej pozycji). Wtedy na
karcie Pozycja pozostaje wypełnienie mniejszej liczby pól.
Działy, rozdziały, paragrafy
W słownikach działów, rozdziałów i paragrafów budżetowych figurują
już zapisy dołączane standardowo do programu. Są one zgodne z aktu-
alnie obowiązującym podziałem ustalonym przez przepisy prawne. Jeśli
zajdzie potrzeba wprowadzenia zmian, można to oczywiście zrobić 
usunąć niepotrzebne elementy, dodać nowe lub zmienić ich nazwę.
Słowniki te mogą zostać wywołane z poziomu różnych okien programu,
ale standardowo do ich służą odpowiednie funkcje z menu Słowniki:
" Działy,
" Rozdziały,
" Paragrafy wydatków,
" Paragrafy dochodów.
Ogólne zasady pracy z tymi słownikami nie odbiegają od tych opisa-
nych w poprzednich rozdziałach (zob. np. Placówki).
Wzorce numeracji
Słownik pozwala opisać zasady nadawania numerów tworzonym w pro-
gramie dokumentom. Daje to możliwość póz
niejszego automatycznego
numerowania dokumentów kasowych i raportów kasowych.
Wybierając zakładkę Lista, można zapoznać się z wzorcami już istniejącymi
w programie. Można skorzystać z tych wzorców lub zmodyfikować je, do-
stosowując do własnych potrzeb i przyzwyczajeń. Aby opisać nowy wzo-
rzec, należy po wyświetleniu okna kliknąć na pasku narzędzi ikonę .
24
Wzorce numeracji
Rysunek 9. W tym oknie ustala się wzorce numeracji dokumentów.
Na karcie Opis należy:
1. Wprowadzić nazwę wzorca numeracji.
2. Określić kasę.
3. Określić dokument, którego dotyczy wzorzec. Należy wybrać je-
den spośród trzech typów:
" KP,
" KW,
" RK.
4. Z listy rozwijalnej dostępnej w polu Kierunek wybrać właściwą po-
zycję: Przyjmie, Wypłaci.
5. Podać ostatnio wykorzystany numer kolejny dokumentu sygnowa-
nego edytowanym wzorcem.
6. Utworzyć wzorzec numeracji dokumentu.
Tworzenie wzorca numeracji polega na odpowiednim dobraniu elemen-
tów, z których będzie tworzony numer. Są one udostępniane przez pro-
gram w polu Dostępne elementy. Można to zrobić na trzy sposoby:
" kliknąć dwukrotnie na zaznaczonej pozycji,
" zaznaczyć pozycję i wcisnąć klawisz Enter,
" zaznaczyć pozycję i użyć przycisku .
25
Słowniki
W identyczny sposób można zrezygnować z wybranego wcześniej ele-
mentu i z powrotem przesunąć go do pola Dostępne elementy. Różnica
jest tylko jedna, używa się wtedy przycisku .
Jeśli wybrana zostanie pozycja Dowolny tekst, to trzeba jeszcze w miejsce
tego zapisu wprowadzić odpowiednie wyrażenie, np. słowo lub skrót.
Należy go po prostu wpisać, posługując się klawiaturą (gdy pozycja nie
jest aktywna, trzeba ją najpierw kliknąć), a następnie zatwierdzić, wci-
skając klawisz Enter.
Samo wybranie elementów składających się na numer to nie wszystko.
Trzeba jeszcze ustalić ich właściwą kolejność. Jest to bardzo łatwe. Wy-
starczy posłużyć się myszą  uchwycić szary kwadrat umieszczony przy
danej pozycji na liście (pojawi się na nim symbol podwójnej strzałki), a
następnie przesunąć go w górę lub w dół.
Tę samą operację można też wykonać inaczej  zaznaczyć jeden z wy-
branych wcześniej elementów, a potem, przytrzymując klawisz Ctrl, wci-
skać klawisze ze strzałką w górę lub w dół.
Na bieżąco można obserwować, jaki efekt powodują wprowadzane usta-
lenia. W polu Przykład widoczny jest zapis pozwalający zorientować się,
jak będzie wyglądał numer utworzony zgodnie ze zbudowanym wzorcem.
Uwaga Wzorzec użyty w dokumencie może być zmieniany, ale nie może
zostać usunięty.
Plan kont
Obecność w menu Słowniki funkcji Plan kont związana jest z eksportem
raportów kasowych do programu Księgowość Optivum (zob. rozdział
Dokumenty i raporty kasowe).
Szczegółowe zasady tworzenia planu kont zostały omówione w pod-
ręczniku użytkownika programu Księgowość Optivum.
Uwaga Istotna jest kolejność instalowania programów wchodzących w skład
pakietu Finanse Optivum  jako pierwsza powinna być instalowana
Księgowość Optivum.
Przypominamy, że podczas pierwszego uruchomienia programu Księ-
gowość Optivum proponowany jest wzorcowy plan kont, który zawiera
wszystkie konta syntetyczne zgodne z wymogami prawnymi obowiązu-
jącymi jednostki budżetowe różnych typów. Nie jest to konieczne, ale
warto zdecydować się na automatyczne utworzenie takiego standardo-
26
Wzorzec kont
wego planu, a póz
niej dopasować go po prostu do zakładowego planu
kont danej placówki. W ten sposób oszczędza się wiele czasu i pracy.
Opracowując plan kont, należy pamiętać, że od szczegółowości anality-
ki będzie zależało, jak dokładne informacje będzie można póz
niej uzy-
skać z przygotowanych przez program księgowy zestawień.
Rysunek 10. Okno umożliwiające pracę z planem kont.
Wzorzec kont
Do ustalenia postaci numerów kont służy specjalny wzorzec. Wzorzec
numeracji kont powinien zostać ustalony jeszcze przed utworzeniem pla-
nu kont. Póz
niej będzie można dołączyć do niego lub zmienić tylko ten
fragment, który dotyczy poziomów analityk, których jeszcze nie ma w
planie kont. Dlatego przed wprowadzeniem do programu wzorca należy
zastanowić się, jaki zapis numerów kont będzie najodpowiedniejszy.
Na podstawie utworzonego wzorca program będzie automatycznie pil-
nował, by nowo wprowadzane konta zawsze miały numery zgodne z je-
go postacią. W przeciwnym razie nie pozwoli na dołączenie ich do pla-
nu kont.
Do ustalenia sposobu zapisu numerów kont służy specjalna funkcja 
Wzorzec kont umieszczona w menu Słowniki.
Rysunek 11. Okno pozwalające ustalić wzorzec numerów kont.
27
Słowniki
W polu Przykładowe konto pojawia się aktualnie obowiązujący wzorzec.
Jego zmianę ułatwiają umieszczone w oknie ikony:
dodaje do wzorca symbol cyfry (9),
dodaje do wzorca symbol litery lub cyfry (N),
dodaje do wzorca kreskę oddzielającą poziomy analityk ( ),
usuwa ostatni znak wprowadzony do wzorca,
usuwa cały wzorzec (ikona dostępna tylko w sytuacji, kiedy nie
został jeszcze utworzony plan kont).
Na przykład zapis 999-NNNNN oznacza, że numery kont syntetycznych
będą wyrażane trzema cyframi, a numery analityk pięcioma dowolnymi
znakami (cyframi i literami). Z takim wzorcem są zgodne następujące
konta: 101-01POD, 101-02ZFS.
Uwaga Wzorzec numeracji kont może się składać co najwyżej z 20 znaków.
Fundusze
Słownik funduszy jest wspólnym słownikiem programów wchodzących
w skład pakietu Finanse Optivum. Gromadzi informacje o funkcjonują-
cych w jednostce oświatowej funduszach, np. funduszu przeznaczonym
na dożywianie dzieci, funduszu remontowym itd.
Do uruchomienia tego słownika służy funkcja Słowniki/ Fundusze. Ogólne
zasady pracy z tym słownikiem nie odbiegają od tych opisanych w po-
przednich rozdziałach (zob. np. Placówki).
Ze słownika funduszy wygodnie jest korzystać w momencie wprowa-
dzania pozycji dokumentów kasowych  właściwe oznaczenie można po
prostu wybrać z wywołanej listy.
Wprowadzając dane nowego funduszu, należy pamiętać, że:
" konieczne jest oprócz podania pełnej nazwy funduszu przypisanie
mu jednoznacznego i niepowtarzalnego skrótu,
" skrót nazwy funduszu musi być jednowyrazowy, np. F1, PA
ACE
(złe skróty to: FUND._1, F._PA
AC, gdzie znak _ oznacza spację).
Uwaga Nie można usunąć funduszu, jeśli istnieje chociaż jeden powiązany
z nim dokument.
28
Informacje dodatkowe
Informacje dodatkowe
Za pomocą funkcji Słowniki/ Informacje dodatkowe użytkownik może okre-
ślić pewne typowe wartości takie, jak:
" domyślna miejscowość na dokumentach,
" prowizja przy liczeniu kwot do odprowadzenia,
" symbol dokumentu wpłaty,
" symbol dokumentu wypłaty.
Określając domyślną miejscowość na dokumentach można usprawnić
tworzenie dokumentów  podana miejscowość będzie widoczna na wy-
drukach dokumentów.
Prowizja przy liczeniu kwot do odprowadzenia określa procentową war-
tość prowizji wyliczanej w zestawieniu Wpłaty. Pomaga określić kwotę
(procent wpłaty) do odprowadzenia.
Symbole dokumentów wpłaty i wypłaty pozwalają ustalić, jakie ozna-
czenia (inne niż KP i KW) będą drukowane na dokumentach kasowych
wpłaty i wypłaty.
Rysunek 12. Zawartość okna Informacje dodatkowe.
Po wypełnieniu pól omawianego słownika należy pamiętać o kliknięciu
przycisku Zapisz.
29
Dokumenty i raporty kasowe
Wystawianie dokumentów kasowych
Po opisaniu wszystkich potrzebnych elementów słownikowych (zob.
Słowniki), można przystąpić do rejestrowania operacji kasowych, czyli
wystawiania dokumentów kasowych.
Uwaga Przed rozpoczęciem rejestrowania operacji kasowych niezbędne
jest ustalenie wzorców numeracji dokumentów (zob. Słowniki. Wzor-
ce numeracji).
Rysunek 13. Okno służące do wprowadzania dokumentów kasowych.
30
Wystawianie dokumentów kasowych
Każdy dokument kasowy jest związany z konkretnym raportem kaso-
wym. Każdy dokument kasowy może zawierać wiele pozycji.
Kolejność czynności, które wykonuje się podczas wystawiania doku-
mentu, powinna być następująca:
1. Należy uruchomić funkcję Raporty\ Edycja.
2. Następnie w wyświetlonym oknie należy wybrać z listy rozwijalnej
kasę, dla której jest sporządzany dokument. Warto pamiętać, że w
jednym momencie można wprowadzać dokumenty dla kilku kas 
każde nowe okno z formularzem ma na pasku tytułu nazwę kasy,
której dotyczy.
Uwaga W danej chwili dla jednej kasy można sporządzać tylko jeden dokument.
3. Kliknąć przycisk Nowy dokument. Jeżeli jest on wielopozycyjny, to
nową pozycję dokumentu dopisuje się przez użycie przycisku Nowa
pozycja. Przy opisie kolejnych pozycji niedostępne stają się pola
opisujące dokument takie, jak: rodzaj dokumentu, jego numer oraz
data.
4. W polu Dokument należy określić typ wprowadzanego dokumentu
KP - kasa przyjmie, KW - kasa wypłaci, wpłaty, wypłaty. W wy-
padku dokumentów KP i KW automatycznie tworzony jest kolejny
numer dokumentu. Tworzy się on na podstawie parametrów okre-
ślonych dla danej kasy w słowniku Wzorce numeracji. Natomiast w
wypadku wpłat i wypłat dokument można opisać samodzielnie w
polu edycyjnym o nazwie Opis dodatkowy.
5. Posługując się kolejnymi polami i ikonami wywołującymi odpo-
wiednie słowniki określić placówkę, kontrahenta lub osobę.
6. W polu Operacja należy wpisać nazwę operacji (można również
wybrać ze słownika operacji kasowych odpowiednią pozycję). Jeśli
jest ona w całości opisana w słowniku, to w oknie automatycznie
wyświetlone zostaną dane dotyczące:
" konta przeciwstawnego  numeru konta, na które będzie księgowa-
na operacja,
" strony konta przeciwstawnego,
" klasyfikacji budżetowej  odzwierciedlającej powiązania z kontem
przeciwstawnym.
7. W polu Opis wpisuje się dodatkowe informacje precyzujące cha-
rakter rejestrowanej operacji.
31
Dokumenty i raporty kasowe
Uwaga Jeżeli dokument kasowy związany jest z regulacją przez kontrahen-
ta jego zobowiązań i dokument naszej należności z tego tytułu zo-
stał już wcześniej wprowadzony w programie Rozrachunki Optivum,
to pole Opis może zostać wypełnione automatycznie  kliknięcie
ikony programu umieszczonej obok pola Opis powoduje wyświetle-
nie okna z dwoma zakładkami  na jednej z nich jest lista nieuregu-
lowanych rozrachunków danego kontrahenta, a na drugiej szczegóły
poszczególnych rozrachunków  użytkownik może przenieść (wybór
np. poprzez Enter) numer dokumentu rozrachunku do pola Opis na
dokumencie kasowym. W efekcie program zapamiętuje identyfikato-
ry pozycji rozrachunków. Podczas eksportu dokumentów kasowych
do programu Rozrachunki Optivum pozycje te są automatycznie ko-
jarzone.
8. W polu Kwota wpisuje się wpłacaną lub wypłacaną wartość trans-
akcji.
9. Jeżeli jest taka potrzeba, to w polu Klasyfikacja budżetową kasy nale-
ży przyporządkować do dokumentu odpowiednią pozycję paragra-
fu powiązanego z kontem kasy.
10. Wprowadzony dokument można zapisać np. przez kliknięcie na
pasku narzędzi ikony .
Wszystkie wprowadzone dokumenty KP i KW można wydrukować.
Uwaga Ponieważ w tym samym oknie dostępne są również ikony umożli-
wiające wydruk raportu kasowego, należy zwracać uwagę na podpi-
sy na żółtych polach pojawiające się po wskazaniu ikony kursorem
myszy. Ikony obsługujące wydruk RK znajdują się w prawym dolnym
rogu okna.
Zamykanie raportu kasowego
Po wpisaniu do pola edycyjnego Data do końcowej daty raportu kasowe-
go można zamknąć go, klikając umieszczoną obok ikonę . Po za-
mknięciu bieżącego raportu, program automatycznie tworzy pusty raport
z kolejnym numerem dla danej kasy i datą początkową, którą można za-
akceptować lub zmodyfikować przed zatwierdzeniem przyciskiem OK.
Po wyborze formularza Pozycje również można zamknąć raport
i wydrukować dokument RK. Także tutaj została zamieszczona lista
wszystkich dokumentów wybranego RK.
32
Przeglądanie, eksportowanie raportów kasowych
Przeglądanie, eksportowanie raportów kasowych
Funkcja Raport/ Przegląd/Eksport daje możliwość przeglądania już za-
mkniętych raportów oraz eksportowania ich do programu Księgowość
Optivum. Gdy zostanie wybrana kasa, w oknie pokazuje się lista
wszystkich zamkniętych do tej pory raportów kasowych. Raporty można
zidentyfikować po kolejnym numerze, dacie i stanie początkowym oraz
końcowym, a także informacji czy są wyeksportowane czy też nie.
Światło zielone wskazuje na RK wyeksportowany, natomiast żółte 
niewyeksportowany.
Rysunek 14. Przeglądając raporty kasowe, można dotrzeć do najbar-
dziej szczegółowych danych  zapoznać się z zawarto-
ścią konkretnych dokumentów.
Aby wyeksportować raport, należy wskazać go na liście, a następnie
kliknąć ikonę . Ikona umożliwia zapoznanie się z powiązaniami
raportów kasowych w programie Kasa Optivum oraz dokumentów księ-
gowych w programie Księgowość Optivum i dokumentów w programie
Rozrachunki Optivum.
Na zakładce Szczegóły można obejrzeć dokumenty danego raportu, a
także wyeksportować je do programu Rozrachunki Optivum. Na tej za-
kładce znajdują się dwa formularze:
33
Dokumenty i raporty kasowe
" Dokumenty  lista wszystkich dokumentów kasowych wchodzących
w skład zamkniętego raportu;
" Pozycje  dokładny, szczegółowy opis wskazanego dokumentu.
Dostępne są tu także ikony:
powiązanie dokumentów (pozwala przyjrzeć się istniejącym po-
wiązaniom dokumentów kasowych i rozrachunkowych),
eksport wszystkich dokumentów do programu Rozrachunki
Optivum (pozwala wyeksportować wszystkie dokumenty pokazane na
liście i niewyeksportowane jeszcze do programu Rozrachunki Optivum),
eksport pojedynczego dokumentu do programu Rozrachunki
Optivum.
Rysunek 15. Okno umożliwiające podjęcie ostatecznej decyzji o eks-
porcie dokumentów do programu Rozrachunki Optivum.
Kasowanie raportów
Za pomocą funkcji Raport/ Kasowanie raportów można usunąć raporty, do
których nie będzie trzeba już wracać, np. po zamknięciu roku w księgo-
wości. Po wybraniu kas (jednej lub kilku) i określeniu daty, do której
chcemy skasować raporty, a następnie przejść na drugą zakładkę okna.
W tabeli program przedstawi wybrane raporty kasowe przeznaczone do
skasowania. Aby wykonać tę operację, należy kliknąć przycisk Usuń.
Uwaga Przed usunięciem raportu kasowego zaleca się sporządzenie zapa-
sowej kopii danych (zob. Administrowanie programem. Kopia zapa-
sowa).
34
Zestawienia
Korzystając z funkcji umieszczonych w menu Zestawienia, można spo-
rządzać następujące wykazy:
" Transakcje  jest to zestawienie transakcji z wybranym kontrahen-
tem, transakcji związanych z wybraną placówką lub osobą;
" Suma  jest to zestawienie obrazujące stan środków na kontach po-
szczególnych kas;
" Wznowienie zaliczki  jest to zestawienie wypłat z kasy w rozbiciu
na jednostki i paragrafy klasyfikacji budżetowej służące jako pod-
stawa do pobrania zaliczki kasowej z banku;
" Wpłaty  jest to zestawienie wpłat do kasy w rozbiciu na jednostki i
paragrafy klasyfikacji budżetowej,
" Wypłaty  jest to zestawienie wypłat z kasy w rozbiciu na jednostki
i paragrafy klasyfikacji budżetowej,
" Dokumenty  jest to zestawienie dokumentów kasowych (KP, KW, RK).
Transakcje
W programie Kasa Optivum można utworzyć zestawienie transakcji
z wybranym kontrahentem, transakcji związanych z wybraną placówką
lub osobą w zadanym okresie. Aby uzyskać takie zestawienie, należy:
1. Uruchomić funkcję Zestawienia/ Transakcje.
2. Z listy rozwijalnej dostępnej w polu Kasa wybrać odpowiednią kasę.
3. Wskazać kontrahenta, placówkę lub osobę, których transakcje ma-
ją dotyczyć. Najpierw należy zaznaczyć odpowiednie pole (Kontra-
hent, Placówka lub Osoba), a następnie za pomocą ikony uru-
35
Zestawienia
chomić słownik i z przedstawionej listy wybrać właściwą pozycję.
Dane kontrahenta (skrót, NIP oraz nazwa, a w wypadku osoby 
imię i nazwisko) zostaną automatycznie podane w oknie Wykaz
transakcji kontrahenta.
4. Wprowadzić daty wyznaczające okres, którego ma dotyczyć ze-
stawienie.
5. Określić rodzaj operacji kasowych  zaznaczyć pole Wpłaty lub
Wypłaty.
Na zakładce Lista program przedstawi spis danych dotyczących doku-
mentów spełniających podane wcześniej kryteria. Dokument jest opisa-
ny numerem, datą, typem operacji oraz kwotą. Na zakładce Szczegóły
można zapoznać się z dokładniejszymi informacjami (znajdzie się tam
m.in. dodatkowy opis operacji kasowej).
Kliknięcie ikony umożliwi podgląd wydruku, a ikony wydruko-
wanie zestawienia.
Suma
Funkcja Zestawienia/ Suma umożliwia sporządzenie i wydruk zestawienia
obrazującego stan środków będących na koncie poszczególnych kas.
Kliknięcie ikony umożliwi podgląd wydruku, a ikony wydruko-
wanie zestawienia.
Na wydruku program automatycznie zamieszcza nazwę kasy, kwotę obra-
zującą stan kasy oraz podsumowanie środków pieniężnych wszystkich kas.
Wznowienie zaliczki kasowej
Za pomocą funkcji Zestawienia/ Wznowienie zaliczki sporządza się będący
podstawą do pobrania zaliczki z banku raport dotyczący dokonanych wypłat
z kasy w rozbiciu na jednostki i paragrafy klasyfikacji budżetowej.
36
Wznowienie zaliczki kasowej
Rysunek 16. Na obu listach okna zaznacza się po jednym dokumencie.
Aby przygotować taki raport, należy:
1. Uruchomić funkcję Zestawienia/ Wznowienie zaliczki.
2. Wprowadzić daty wyznaczające okres, którego ma dotyczyć ze-
stawienie.
3. Z listy rozwijalnej dostępnej w polu Kasa wybrać odpowiednią kasę.
4. Zapoznać się z przedstawionymi w oknie listami dokumentów ka-
sowych. Pierwsza lista prezentuje dokumenty wpłaty z raportów
obejmujących pierwszą z wprowadzonych dat, druga lista prezen-
tuje wypłaty z kasy z raportów obejmujących drugą datę.
5. Na obu listach należy zaznaczyć po jednym dokumencie, a następ-
nie przejść na drugą zakładkę w oknie, na której znajduje się lista z
wyszukanymi dokumentami wypłat z kasy z rozbiciu na paragrafy
i placówki.
Wyniki zestawienia można wydrukować jako dokument wznowienia za-
liczki (dodatkowo na zestawieniu można zamieścić numer i datę czeku
do zrealizowania).
37
Zestawienia
Rysunek 17. Dokument gotowy do wydrukowania.
Kliknięcie ikony umożliwi podgląd wydruku, a ikony wydruko-
wanie zestawienia.
Wpłaty
Za pomocą funkcji Zestawienia/ Wpłaty sporządza się wykaz przedstawia-
jący wpłaty do kasy w rozbiciu na jednostki i paragrafy klasyfikacji bu-
dżetowej.
38
Wypłaty
Rysunek 18. Okno umożliwiające dokładne określenie kryteriów, na
podstawie których zostanie przygotowane zestawienie.
Aby przygotować taki wykaz, należy:
1. Uruchomić funkcję Zestawienia/ Wpłaty.
2. Na pierwszej zakładce okna wybrać kasy i placówki (kilka elementów
z listy wybiera się, klikając myszą przy wciśniętym klawiszu Ctrl).
3. Wprowadzić daty wyznaczające okres, którego ma dotyczyć ze-
stawienie.
4. Z listy rozwijalnej wybrać typ operacji (jeżeli nie zostanie wybrany
żaden typ operacji, wyszukane zostaną dokumenty niezależnie od
operacji).
5. Przejść na drugą zakładkę okna  znajduje się na niej lista z doku-
mentami wybranymi wg wskazanych kryteriów.
Kliknięcie ikony umożliwi podgląd wydruku, a ikony wydruko-
wanie zestawienia.
Wypłaty
Za pomocą funkcji Zestawienia/ Wypłaty sporządza się raport przedstawia-
jący wypłaty do kasy w rozbiciu na jednostki i paragrafy klasyfikacji
budżetowej.
Aby przygotować taki wykaz, należy:
1. Uruchomić funkcję Zestawienia/ Wypłaty.
39
Zestawienia
2. Na pierwszej zakładce okna wybrać kasy i placówki (kilka elementów
z listy wybiera się, klikając myszą przy wciśniętym klawiszu Ctrl).
3. Wprowadzić daty wyznaczające okres, którego ma dotyczyć ze-
stawienie.
4. Z listy rozwijalnej wybrać typ operacji (jeżeli nie zostanie wybrany
żaden typ operacji, wyszukane zostaną dokumenty niezależnie od
operacji).
5. Przejść na drugą zakładkę okna  znajduje się na niej lista z doku-
mentami wybranymi wg wskazanych kryteriów.
Kliknięcie ikony umożliwi podgląd wydruku, a ikony wydruko-
wanie zestawienia.
Dokumenty
Za pomocą funkcji Zestawienia/ Dokumenty można przygotować zesta-
wienia dokumentów KP, KW lub RK. Należy:
1. Uruchomić funkcję Zestawienia/ Dokumenty.
2. Na pierwszej zakładce okna wybrać kasy (kilka elementów z listy
wybiera się, klikając myszą przy wciśniętym klawiszu Ctrl).
3. Wprowadzić daty wyznaczające okres, którego ma dotyczyć ze-
stawienie.
4. Zaznaczyć jeden z typów dokumentów (KP, KW, RK).
5. Przejść na drugą zakładkę okna  znajduje się na niej lista z doku-
mentami wybranymi wg wskazanych kryteriów.
Kliknięcie ikony umożliwi podgląd wydruku, a ikony wydruko-
wanie zestawienia.
40
Administrowanie programem
Większość funkcji umieszczonych w menu Administracja będzie wyko-
rzystywana przez osobę zarządzającą pracą programu, czyli przez admi-
nistratora programu. Oczywiście, dostęp do poszczególnych opcji
przede wszystkim zależy od ustaleń podjętych za pomocą funkcji Użyt-
kownicy, która pozwala określić uprawnienia każdej osoby uruchamiają-
cej program. Teoretycznie nie ma więc żadnych przeszkód, by z wszyst-
kich zgromadzonych tu mechanizmów korzystali wszyscy użytkownicy
programu. Najczęściej jednak, ze względu na bezpieczeństwo danych,
pewne prawa pozostają zarezerwowane wyłącznie dla osoby o właści-
wych kompetencjach do administrowania programem.
Funkcją, która zawsze jest dostępna dla wszystkich użytkowników, jest
funkcja Zakończ.
Opcje udostępniane przez menu Administracja to:
" Użytkownicy  funkcja odpowiedzialna za określanie uprawnień
wszystkich użytkowników programu. Dokładny opis jej działania
został umieszczony w poniższym podrozdziale.
" Logowanie  funkcja umożliwiająca rozpoczęcie pracy przez inną
osobę (lub tę samą osobę ze zmienionymi prawami dostępu do
funkcji programu) bez konieczności wyłączenia i ponownego włą-
czenia programu.
" Porządkowanie danych  funkcja pozwalająca przeprowadzić automa-
tyczną weryfikację plików z danymi.
" Kopia zapasowa  opcje z podmenu tej funkcji umożliwiają utworze-
nie kopii zapasowej oraz odtworzenie danych na podstawie zapisa-
nej wcześniej kopii.
" Wybór bazy danych  funkcja umożliwiająca przełączanie się między
globalną i lokalną bazą danych.
41
Administrowanie programem
" Ustawienia drukarki  funkcja uruchamiająca okno, w którym można
zmienić parametry sterujące pracą drukarki.
" Zakończ  funkcja zamykająca program.
Użytkownicy
Każda osoba korzystająca z programu musi przy jego uruchomieniu
wprowadzić swój identyfikator i hasło. Na podstawie tych informacji
system rozpoznaje, jakie uprawnienia ma dany użytkownik. Standardo-
wo opisaniem nowego użytkownika zajmuje się osoba z uprawnieniami
administratora programu.
Uwaga Nigdy nie należy usuwać z listy użytkowników osoby o uprawnie-
niach administratora programu (ADM).
Wprowadzenie danych osobowych, określenie uprawnień do korzystania
z programu umożliwia funkcja Administracja/ Użytkownicy. Jej uruchomie-
nie powoduje wyświetlenie okna dialogowego, gdzie będzie można:
" podać dane nowego użytkownika (zob. Wprowadzanie danych użyt-
kownika);
" określić jego dostęp do odpowiednich części lub funkcji programu
(zob. Udostępnianie funkcji);
" nadać mu prawo do obsługi wybranych placówek (zob. Przypisanie
placówki).
Sam użytkownik będzie mógł tu ustalić:
" brzmienie hasła, którym będzie się posługiwał (zob. Ustalenie hasła);
" kolory prezentacji istotnych danych (zob. Wybór kolorów).
Wprowadzanie danych użytkownika
Aby wprowadzić dane nowego użytkownika, należy wykonać następu-
jące czynności:
1. Wybrać z paska narzędzi przycisk lub z menu Działania funkcję
Nowy.
2. Na karcie Wprowadzanie wpisać w polu Identyfikator ciąg maksymal-
nie 15 dowolnych znaków, pamiętając przy tym jedynie, by nie
używać znaków spacji.
42
Użytkownicy
3. W kolejne pole umieszczone na tej samej karcie wprowadzić imię i
nazwisko użytkownika.
Uwaga Pola Identyfikator oraz Imię i nazwisko nie mogą pozostać puste.
Po wprowadzeniu danych użytkownika można od razu podjąć decyzje
dotyczące jego uprawnień do korzystania z poszczególnych funkcji pro-
gramu.
Udostępnianie funkcji
Umieszczone na karcie Wprowadzanie drzewo funkcji programu pozwala
w łatwy sposób określić dostęp danej osoby do różnych mechanizmów
oferowanych przez program.
Rysunek 19. Lista praw użytkownika.
Symbol  + lub  - widniejący przy pewnym zapisie informuje, że dany
element ma budowę złożoną  składa się z elementów podrzędnych.
Kliknięcie na symbolu  + powoduje rozwinięcie listy elementów pod-
rzędnych, a kliknięcie na symbolu  - zwinięcie tej listy. Można także
korzystać z funkcji Rozwiń, Rozwiń wszystko, Zwiń, Zwiń wszystko dostęp-
nych w menu kontekstowym pojawiającym się po naciśnięciu prawego
klawisza myszy.
O tym, czy użytkownik ma dostęp do konkretnej funkcji programu, in-
formuje zielony znak . Brak dostępu do funkcji jest sygnalizowany
czerwonym znakiem . Jeśli w drzewie uprawnień widoczny jest znak
43
Administrowanie programem
, to znaczy, że na poziomie jednej z gałęzi podrzędnych odebrano
użytkownikowi pewne prawo.
Aby nadać użytkownikowi prawo do korzystania z danej funkcji pro-
gramu lub prawo to odebrać, wystarczy:
1. Zaznaczyć właściwą funkcję.
2. Kliknąć dwa razy lewym przyciskiem myszy albo nacisnąć klawisz
Enter lub klawisz spacji. Można także skorzystać z menu kontek-
stowego, pamiętając, że:
" funkcje Odbierz prawo i Nadaj prawo odnoszą się wyłącznie do zazna-
czonego elementu drzewa;
" funkcje Nadaj prawa w dół i Odbierz prawa w dół odnoszą się wyłącz-
nie do jednej grupy (element złożony i elementy podrzędne) i są do-
stępne jedynie z poziomu elementu złożonego  tego, przy którym
figuruje znak  + lub  - .
Pierwszy element drzewa nosi nazwę Aktywny. Przyznanie tu użytkowni-
kowi prawa dostępu oznacza zgodę administratora na użytkowanie pro-
gramu przez daną osobę. Jeżeli to prawo nie zostanie nadane, użytkow-
nik nie będzie mógł pracować z programem.
Warto usprawnić sobie pracę, korzystając z przycisków i . Pierw-
szy powoduje automatyczne odebranie danemu użytkownikowi wszyst-
kich praw, drugi automatycznie prawa te nadaje. Posłużenie się tym me-
chanizmem jest wygodne, jeżeli wiadomo, że dana osoba nie powinna
lub powinna korzystać z większości funkcji programu. Pozostaje póz
niej
jedynie nadanie lub odebranie pojedynczych uprawnień.
Trzeba pamiętać, by po każdorazowej zmianie uprawnień ponownie za-
logować się w programie. Służy do tego funkcja Administracja/ Logowanie.
Informację o tym, kto jest aktualnie zalogowany w programie, udostęp-
nia funkcja Administracja/ Ustawienia programu i Pomoc/ Wizytówka.
Przypisanie placówki
Aby wprowadzać do programu dokumenty i tworzyć zestawienia, należy
mieć prawo do obsługi danych konkretnej placówki. W sytuacji, kiedy
program jest wykorzystywany do obsługi wielu placówek, może okazać
się przydatna możliwość przypisania poszczególnym użytkownikom do-
stępu do danych odpowiednich placówek.
W programie obowiązuje zasada, że osoba wprowadzająca do niego da-
ne nowej placówki automatycznie jest uprawniona do obsługi tej pla-
cówki.
Na karcie Placówki umieszczony jest przycisk . Uruchamia on słownik
wszystkich opisanych wcześniej (zob. rozdział Słowniki) placówek. Na-
44
Użytkownicy
leży wskazać właściwą, np. przez przeciągniecie jej ze słownika na kartę
Placówki lub wybór za pomocą klawisza Enter.
Jeżeli wybór nie dotyczy tylko jednego elementu, warto posłużyć się
przyciskiem , który udostępnia specjalne okno umożliwiające poda-
nie kryteriów wyboru wielu placówek.
Rysunek 20. Okno, w którym wprowadza się kryteria służące do wy-
brania właściwych placówek.
Najpierw trzeba zdecydować, które elementy opisu placówki będą brane
pod uwagę. Jeśli istotny jest typ wyszukiwanej jednostki, trzeba włączyć
znacznik Typ placówki. Jednocześnie można również włączyć inne
znaczniki dostępne w oknie, które dodatkowo pozwolą opisać cechy po-
trzebnych placówek.
Następnie konieczne jest wpisanie w pola obok włączonych znaczników
odpowiednich wzorców. Program wybierze tylko te placówki, których
opisy są zgodne z wprowadzonymi wzorcami.
Przy tworzeniu wzorców trzeba się kierować następującymi zasadami:
" znak gwiazdki (*) zastępuje dowolny ciąg znaków,
" znak zapytania (?) zastępuje dowolny znak,
" znak # może wystąpić tylko na początku wzorca i oznacza, że na-
stępujące po nim znaki mogą figurować w dowolnym miejscu wy-
branego opisu.
45
Administrowanie programem
Przykłady:
Jeśli w polu Nazwa wprowadzony zostanie wzorzec #gim, program wy-
bierze placówki o następujących nazwach: Gimnazjum 3, Gimnazjum
im. Kornela Makuszyńskiego, GIMNAZJUM NR 9, Gimnazjum w Wi-
dliszkach Wielkich.
Jeśli w polu Skrót wpisany zostanie ciąg znaków sp*, to program wybierze
placówki, którym przydzielono następujące skróty: SP1, SP2, SP3 itd.
Dodatkowo w oknie dostępny jest znacznik, który pozwala określić, czy
podczas wybierania zapisów program ma odróżniać wielkie i małe lite-
ry. Gdy znacznik jest włączony, to na podstawie wzorca #Gim program
wybierze Gimnazjum 3, Gimnazjum im. Kornela Makuszyńskiego,
Gimnazjum w Widliszkach Wielkich, a odrzuci GIMNAZJUM NR 9.
Program rozpocznie operację wybierania na podstawie ustalonych kryte-
riów, jeżeli kliknie się przycisk .
Gdy nie ma potrzeby zawężania wybieranej grupy, tzn. gdy program
powinien uwzględniać wszystkie zapisane w słowniku elementy, wy-
starczy kliknąć umieszczony w omawianym oknie przycisk +. Spowo-
duje to automatyczne wybranie wszystkich zapisów z danego słownika.
Jeżeli użytkownikowi przypisano pomyłkowo placówkę, której nie powi-
nien obsługiwać, wystarczy zaznaczyć ją, a następnie użyć przycisku .
Ustalenie hasła
Każdy użytkownik programu powinien sam ustalić i wprowadzić hasło,
które będzie stanowiło zabezpieczenie przed działaniem osób niepowo-
łanych. Obmyślając jego brzmienie, warto pamiętać, że:
" Hasło powinno być trudne do odgadnięcia dla innych osób. Złą me-
todą jest posługiwanie się jako hasłem swoim imieniem lub nazwi-
skiem.
" Nie powinno się ustalać hasła nazbyt skomplikowanego, którego
zapamiętanie może być trudne.
" Funkcję hasła może pełnić ciąg dowolnych znaków  liter, cyfr,
symboli.
" Hasło może być zbudowane z co najwyżej 20 znaków.
Uwaga Hasło użytkownika musi być łatwe do zapamiętania. Ważna też jest
jego postać  użycie wielkich i małych liter w musi być świadome, by
nie utrudniało zapamiętanie hasła.
46
Użytkownicy
Uwaga Administrator programu standardowo ma przypisane hasło vulcan.
Powinno ono zostać zmienione przez użytkownika, który pełni rolę
administratora, na inne.
Aby wprowadzić do pamięci programu swoje hasło, użytkownik powinien:
1. Zalogować się w programie. Nie jest do tego konieczne zamknięcie
i ponowne uruchomienie programu, wystarczy skorzystać z funkcji
Administracja/ Logowanie. W momencie logowania należy pole Hasło
pozostawić puste.
2. Uruchomić funkcję Administracja/ Użytkownicy.
3. W wyświetlonym oknie, na karcie Wprowadzanie należy użyć przy-
cisku .
4. Zignorować wyświetlone polecenie wpisania starego hasła (ważne
w wypadku zmiany hasła) przez wybranie przycisku OK.
5. W kolejne wyświetlone okno wprowadzić ustalone wcześniej znaki
składające się na hasło. Nie należy się dziwić, że każdy wpisany
znak jest wyświetlany jako gwiazdka. Jest to zabezpieczenie chro-
niące hasło przed odczytaniem go przez inne osoby. Program za-
pamiętuje też wielkość liter, trzeba więc uważać, by niechcący nie
popełnić błędu i nie wprowadzić hasła przy przypadkowo włączo-
nym klawiszu Caps Lock.
6. Potwierdzić brzmienie hasła przez powtórne jego wprowadzenie w
nowe okno wyświetlone na ekranie. Po zakończeniu całej operacji
program wyświetli komunikat potwierdzający zmianę hasła użyt-
kownika.
Wybór kolorów
Ponieważ program stara się uszanować różne przyzwyczajenia różnych
użytkowników, istnieje możliwość, by każda osoba pracująca z progra-
mem ustaliła dla siebie kolory używane w programie do oznaczenia
ważnych informacji, np. wierszy z podsumowaniem w zestawieniach.
47
Administrowanie programem
Rysunek 21. Na karcie Kolory każdy użytkownik może wybrać sposób
wyróżniania w programie różnych informacji.
Na karcie Kolory dostępnych jest dziesięć pól odpowiadających kolorom
wybranym do wyróżniania ważnych informacji.
Obok każdego pola jest umieszczony przycisk pozwalający wybrać
za pośrednictwem okna z paletą barw najodpowiedniejszy kolor do wy-
różnienia danej informacji.
Importowanie uprawnień użytkowników
Opisując kolejnych użytkowników programu, wygodnie jest skorzystać
z ustaleń dotyczących nadanych im uprawnień, które podjęto w odnie-
sieniu do innych osób, a następnie w razie potrzeby ustalenia te odpo-
wiednio modyfikować. Kopiowanie uprawnień umożliwia funkcja Import
uprawnień użytkownika uruchamiana ikoną znajdującą się na zakładce
Wprowadzanie w oknie Użytkownicy.
Kopiowanie uprawnień przebiega następująco:
1. Uruchomić funkcję Administracja/ Użytkownicy, a następnie kliknąć
na pasku narzędzi ikonę .
2. Należy wprowadzić identyfikator oraz imię i nazwisko nowego
użytkownika, a następnie zapisać te dane.
3. Kliknąć ikonę . Program wyświetli okno Import uprawnień użyt-
kownika.
48
Użytkownicy
4. Z listy rozwijalnej wybrać osobę, której uprawnienia zostaną sko-
piowane dla nowego użytkownika.
5. Posługując się znacznikami, wskazać, jakie ustalenia będą kopio-
wane dla nowego użytkownika (uprawnienia do korzystania z
funkcji programu, uprawnienia do pracy z placówkami, ustalenia
dotyczące używanych kolorów).
Dlaczego podczas wprowadzania danych nowego użytkownika
przycisk jest nieaktywny i nie można wprowadzić hasła danej osoby?
Mimo że takie rozwiązanie może się wydawać niewygodne, to jednak
służy zachowaniu tajności hasła. Nikt oprócz danej osoby nie powinien
znać jej hasła. Z tego właśnie względu przycisk jest dostępny dopie-
ro wtedy, kiedy użytkownik sam uruchomi program, podając podczas
logowania swój identyfikator, a następnie użyje funkcji Administracja/
Użytkownicy.
Zapomniałem swoje hasło. Co mam zrobić, żeby móc pracować
z programem?
Przede wszystkim proszę zastanowić nad nowym hasłem, które będzie
Panu łatwiej zapamiętać. Następnie może Pan poprosić o pomoc admi-
nistratora programu lub, jeśli to możliwe, zalogować się jako on i uru-
chomić funkcję Administracja/ Użytkownicy. Na pozycji Aktywny musi Pan
odebrać sobie prawo uruchamiania programu, po czym ponownie zechce
Pan wprowadzić swoje dane jako dane nowego użytkownika, pamiętając
przy tym, by przypisać sobie nowy identyfikator (inny niż używany do-
tychczas), a także ustalić swoje uprawnienia. Następnie wystarczy zalo-
gować się w programie pod nowym identyfikatorem i wprowadzić swoje
nowe hasło.
Jeżeli z pewnych powodów jest niezbędne posługiwanie się starym iden-
tyfikatorem i, co za tym idzie, starym hasłem, można skorzystać z od-
płatnej usługi odkodowania zapomnianego ciągu znaków.
49
Administrowanie programem
Logowanie
W rozdziale Pierwsze uruchomienie programu został omówiony sposób
logowania pierwszej osoby uruchamiającej system  administratora.
Podane tam informacje wystarczają, by bez trudu wykonywać tę opera-
cję. Jednak z myślą o wygodzie korzystania z podręcznika w tym miej-
scu zostaną powtórzone i podsumowane wszystkie najważniejsze wia-
domości związane z logowaniem użytkownika w programie.
Rysunek 22. Okno służące do logowania użytkownika.
Logowanie jest, mówiąc najprościej, formą przedstawienia się osoby
rozpoczynającej pracę z programem. Na tej podstawie program identyfi-
kuje użytkownika i udostępnia mu tylko te mechanizmy, do korzystania
z których dana osoba jest uprawniona (zob. rozdział Administrowanie
programem, podrozdział Użytkownicy).
Program rozpoznaje użytkownika na podstawie wprowadzonego identy-
fikatora i hasła.
Wszystkie znaki hasła wpisywane przez użytkownika na ekranie są wy-
świetlane jako gwiazdki  służy to zapewnieniu tajności hasła.
Przy wprowadzaniu danych identyfikacyjnych można pomylić się tylko
dwa razy. Trzecia nieudana próba zalogowania się powoduje automa-
tyczne zamknięcie programu. Aby wykonać kolejną próbę, trzeba po-
nownie uruchomić program.
W razie problemów przy logowaniu warto sprawdzić, czy nie jest niepo-
trzebnie włączony klawisz Caps Lock  jest to częsta przyczyna błędnego
logowania.
50
Ustawienia drukarki
Do zalogowania się innej osoby, np. w sytuacji, kiedy z daną kopią pro-
gramu chce rozpocząć pracę kto inny, nie ma potrzeby zamykania i po-
wtórnego uruchamiania programu. Wystarczy skorzystać z funkcji Ad-
ministracja/ Logowanie.
Ustawienia drukarki
Aby otrzymywać dobrze przygotowane wydruki różnych dokumentów
tworzonych przez program, należy odpowiednio dopasować do swoich
potrzeb ustawienia sterujące pracą drukarki. Informacje na ten temat
można znalez
ć w pomocy do systemu Windows oraz w materiałach do-
starczonych przez producenta drukarki.
Warto skorzystać przy tym z ułatwienia  po uruchomieniu funkcji
Słowniki/Placówki można na zakładce Lista kliknąć ikonę , która umoż-
liwia wybór formatu wydruku. Widnieje tu pozycja Raport testowy, która
pozwala przedstawić właściwości posiadanej drukarki. Dzięki temu ra-
portowi (przedstawia on kilka napisów różnej szerokości pisanych róż-
nymi czcionkami) można dowiedzieć się, czy sporządzane wydruki będą
poprawne.
Porządkowanie danych
Pracując z programem warto co jakiś czas przeprowadzić operację po-
rządkowania danych. Jej efektem jest zmniejszenie rozmiarów plików
oraz zwolnienie nieużywanego miejsca na dysku. Operacja ta jest wy-
konywana automatycznie przez program, wystarczy jedynie uruchomić
funkcję Administracja/ Porządkowanie danych. Zalecane jest wcześniejsze
pozamykanie wszystkich okien.
Częstotliwość korzystania z funkcji zależy od intensywności użytkowa-
nia programu. Jeśli program przetwarza wiele danych, porządkowanie
powinno odbywać się częściej.
Uwaga Przy pracy w trybie współdzielenia danych funkcja nie zostanie uru-
chomiona, jeśli w danym momencie ktoś inny korzysta z bazy da-
nych. Przed jej użyciem należy się upewnić, że żaden użytkownik w
sieci nie pracuje obecnie z programem.
Warte polecenia jest uruchamianie omawianej funkcji każdorazowo po
wystąpieniu jakiejkolwiek sytuacji awaryjnej, np. po nagłym przerwaniu
51
Administrowanie programem
pracy komputera (brak zasilania, przypadkowe naciśnięcie wyłącznika
lub przycisku reset itp.).
Kopia zapasowa
Wszystkie dane gromadzone przez program należy systematycznie ar-
chiwizować  tworzyć ich kopię zapasową. Częstotliwość tej operacji
powinna zależeć od intensywności używania programu. Zawsze jednak
powinno się przestrzegać zasady, by nie archiwizować danych rzadziej
niż raz w miesiącu.
Uwaga Im częściej jest przeprowadzana archiwizacja, tym mniej groz
ne bę-
dą skutki ewentualnych awarii, które mogłyby uszkodzić dane.
Warte zalecenia jest archiwizowanie danych każdego dnia i to w ko-
piach przypisanych do dni tygodnia, np. Poniedziałek, Wtorek, Środa itd.
Warto również krótko opisywać wykonane kopie, np. wyliczając waż-
niejsze z dokonanych zmian lub wprowadzonych dokumentów.
Do przeprowadzenia archiwizacji można wykorzystywać różne nośniki:
dyskietki, wymienialne dyski, napędy ZIP, napędy magnetooptyczne (MO).
Należy pamiętać o właściwym przechowywaniu nośników zawierających
zapasową kopię danych. Nie może być to miejsce, które nie gwarantuje
ochrony przed uszkodzeniami mechanicznymi (wilgoć, kurz, wstrząsy) i
wpływającymi na strukturę nośnika (silne pole magnetyczne).
Zalecane sposoby archiwizowania danych
Jeżeli program obsługuje dużą bazę danych, a zmiany wprowadzane są
często, dobrym rozwiązaniem jest wykonywanie archiwizacji w cyklu
tygodniowym  codziennie na dysk twardy do katalogów o nazwach od-
powiadających dniom tygodnia, a w piątek na dyskietkę lub inny nośnik.
Jeśli nie jest wymagane tak częste archiwizowanie, można przygotowy-
wać kopie w cyklu miesięcznym  raz w tygodniu na dysk twardy, a pod
koniec miesiąca (w ostatnim tygodniu) na nośnik.
Jak utworzyć zapasową kopię danych?
Po zakończeniu pracy z danymi przez wszystkie osoby pracujące w sieci
komputerowej (zalecane jest także zamknięcie wszystkich okien pro-
gramu) należy uruchomić funkcję Administracja\ Kopia zapasowa\ Tworze-
52
Kopia zapasowa
nie. Zostanie wyświetlone okno, w którym będzie można ustalić wszyst-
kie szczegóły związane z przeprowadzeniem archiwizacji danych.
Rysunek 23. Okno, w którym decyduje się o tworzeniu zapasowej
kopii danych.
Przede wszystkim należy określić umiejscowienie zapasowej kopii da-
nych:
" Jeśli będzie to twardy dysk używanego komputera, to należy zazna-
czyć pole Katalog na dysku, a następnie w polu Katalog kopii danych
podać właściwą ścieżkę dostępu (odnalezienie właściwego katalogu
ułatwia przycisk ).
" Jeśli będzie to dyskietka, to wystarczy zaznaczyć pole odpowiada-
jące właściwej stacji dysków  Dyskietka A: lub Dyskietka B:. W wy-
padku nowej, niesformatowanej dyskietki (lub takiej, która była
używana wielokrotnie) można przeprowadzić od razu jej formato-
wanie. Wystarczy zaznaczyć pole formatowanie dyskietki.
Zaznaczenie pola pakowanie kopii uruchamia automatyczny mechanizm
kompresji danych (format ZIP). Spakowane dane zajmują mniej miej-
sca, więc korzystanie z takiej możliwości warto szczególnie polecić w
wypadku przygotowywania kopii na dyskietce. Jest to konieczne, gdy
rozmiar archiwizowanych plików przekracza 1,44 MB.
53
Administrowanie programem
Warto korzystać z przycisku , który umożliwia sprawdzenie, czy w da-
nym katalogu lub na danej dyskietce jest już zapisana jakaś kopia danych.
W tabelce Dotychczas wykonane kopie zapasowe znajdują się wszystkie
ważne informacje o przeprowadzonych do danej chwili archiwizacjach.
Po wprowadzeniu wszystkich ustaleń dotyczących archiwizowania da-
nych można rozpocząć tworzenie kopii zapasowej. Wystarczy użyć
przycisku . O zakończeniu operacji program poinformuje, wyświetla-
jąc na ekranie specjalny komunikat.
Po utworzeniu zapasowej kopii można przeprowadzić operację porząd-
kowania danych (zob. rozdział Administrowanie programem, podroz-
dział Porządkowanie danych).
Uwaga Każda kopia zapasowa odzwierciedla stan danych w chwili jej utwo-
rzenia, a nie zmiany wprowadzone od czasu sporządzenia poprzed-
niej kopii. Warto zatem wykonywać kopię zawsze po wykonaniu wie-
lu ważnych operacji. Najwygodniej jest zapisywać dane w
podkatalogu z datą na dysku komputera, a raz na jakiś czas przeno-
sić archiwum na nośniki zewnętrzne, np. dyskietki.
Jak odtworzyć dane?
W razie potrzeby, np. po wystąpieniu awarii komputera, można skorzystać z
przygotowanej uprzednio kopii zapasowej i odtworzyć utracone dane. Wy-
starczy uruchomić funkcję Administracja\ Kopia zapasowa\ Odtwarzanie.
Ponieważ odtworzenie danych polega na zastąpieniu bieżących plików
danych plikami archiwalnymi i jest operacją nieodwracalną, system pro-
si o potwierdzenie, że użytkownik wykonuje tę czynność z rozmysłem i
jest świadom konsekwencji, które mogą wynikać z błędu popełnionego
np. przy wyborze nieaktualnej kopii zapasowej.
Stare dane (te, które zostają zastąpione plikami archiwalnymi) zostają
umieszczone w katalogu KOPIA na poziomie katalogu nadrzędnego do
katalogu danych.
W wypadku odtwarzania kopii po przeprowadzeniu aktualizacji programu
(zob. rozdział Zakończenie pracy i inne operacje, podrozdział Aktualizacja
programu) może być wykonywana automatyczna konwersja danych, o któ-
rej program informuje, wyświetlając odpowiedni komunikat.
Tabelka Dotychczas wykonane operacje odtwarzania gromadzi wszystkie istot-
ne informacje o korzystaniu w przeszłości z zapasowych kopii danych.
54
Wybór bazy danych
Wybór bazy danych
Ze względu na występującą czasem potrzebę pracy z różnymi bazami
danych program został wyposażony w funkcję Wybór bazy danych. Jest
ona dostępna w menu Administracja. Ponieważ korzystanie z niej jest za-
lecane tylko w wyjątkowych sytuacjach i to przez zaawansowanych
użytkowników programu, prawo do jej uruchomienia musi zostać osob-
no nadane za pomocą funkcji Administracja/ Użytkownicy.
Funkcja Wybór bazy danych umożliwia przełączanie się między dwiema
bazami:
" bazą globalną, czyli wspólną bazą systemu Finanse Optivum (pro-
gramu Księgowość Optivum wraz z modułami dodatkowymi),
" bazą lokalną, czyli bazą związaną tylko z jednym programem.
Rysunek 24. Okno, w którym podejmuje się decyzję o zmianie bazy
danych.
Operację zmiany bazy danych przeprowadza się w następujący sposób:
" Z menu Administracja należy uruchomić funkcję Wybór bazy danych.
Jeśli w menu nie ma takiej funkcji, to oznacza, że użytkownikowi
nie nadano praw do jej uruchamiania (zob. Użytkownicy).
" W wyświetlonym oknie zaznaczyć pole opisujące wybraną bazę da-
nych  globalną lub lokalną. Program podpowiada ścieżki dostępu
do istniejących baz danych. Gdy pierwszy raz uruchamia się to okno
55
Administrowanie programem
(i gdy nie utworzono lokalnej bazy danych), pole ze ścieżką dostępu
do lokalnej bazy danych jest puste.
" Kliknąć przycisk Zapisz i zamknij. Program, wyświetlając specjalny
komunikat, poprosi o potwierdzenie podjętej przez użytkownika de-
cyzji.
" Ponownie uruchomić program. Gdy w oknie Wybór bazy danych wy-
brano lokalną bazę danych, a nie została ona wcześniej utworzona
(pole ze ścieżką dostępu było puste), program zapyta, czy utworzyć
nową bazę. Należy odpowiedzieć twierdząco. Gdyby program zgło-
sił, że znalazł pewien katalog z danymi, nie należy w tej sytuacji
zgadzać się na jego używanie  nieświadome wybranie globalnej
bazy danych jako bazy lokalnej może spowodować bardzo poważne
problemy.
Jeśli w nowo tworzonej bazie lokalnej powinny znalez
ć się zapisy z do-
tychczasowej wspólnej bazy  bazy globalnej, należy kolejno wykonać
następujące czynności:
" Jeszcze przed przełączeniem się na lokalną bazę danych wykonać
kopię zapasową danych (zob. podrozdział Kopia zapasowa. Jak
utworzyć zapasową kopię danych?).
" Z menu Administracja uruchomić funkcję Wybór bazy danych i postę-
pować zgodnie z powyższym opisem.
" Po ponownym uruchomieniu programu odtworzyć dane z zapaso-
wej kopii danych (zob. podrozdział Kopia zapasowa. Jak odtworzyć
dane?).
Uwaga Należy pamiętać, że rozpoczęcie pracy z bazą globalną i lokalną to
decyzja, której nie można cofnąć  bazy danych nie będą już mogły
zostać połączone.
Uwaga Możliwość pracy na globalnej i lokalnej bazie nie może być wykorzy-
stywana bez wyraz
nej potrzeby. Konsekwencje tak zorganizowanej
pracy są bardzo istotne, dlatego decyzję o utworzeniu bazy lokalnej
użytkownik powinien podejmować, będąc świadomym skutków tej
operacji.
56
Co ułatwia pracę?
Ważną cechą programu jest to, że nie narzuca użytkownikowi jednego
stylu pracy. Każdy może wybrać dla siebie najwygodniejszy sposób
wykonania różnych czynności  np. są osoby, które wolą posługiwać się
klawiszami skrótu, inne będą wybierać odpowiednie ikony z paska na-
rzędzi, jeszcze inne będą wywoływać potrzebne funkcje z menu.
Część mechanizmów ułatwiających pracę jest dostępna jako funkcje w
menu programu. Ze względu na to, czemu służą, można podzielić je na
kilka grup. Każda z nich zostanie omówiona szczegółowo w następnych
podrozdziałach.
Okna programu
W czasie pracy można mieć otwartych wiele okien. Program pozwala
przełączać się między nimi w taki sposób, by praca była dla użytkowni-
ka jak najwygodniejsza. Służą do tego specjalne funkcje umieszczone w
menu Okna. Każda osoba może wybrać najbardziej jej odpowiadający
sposób pracy.
Kaskada to funkcja, która powoduje ułożenie kolejnych okien na sobie w
taki sposób, że widoczne są ich paski tytułu i lewe krawędzie.
Poziomo to funkcja, która powoduje takie ułożenie otwartych okien na ekra-
nie, by aktywne zajmowało całą szerokość górnej połowy ekranu. W taki
sposób wygodnie jest np. porównywać dane z różnych formularzy.
Pionowo to funkcja umożliwiająca pracę z oknami ułożonymi w taki spo-
sób, że to aktywne zajmuje lewą połowę ekranu, a inne zostają roz-
mieszczone obok niego. W takim układzie można np. łatwo kontrolować
zgodność różnych zapisów przedstawianych w osobnych oknach.
Wyrównaj ikony to funkcja, która służy do uporządkowania zminimalizo-
wanych okien, które zostały wcześniej umieszczone w różnych miej-
scach ekranu. Jej użycie powoduje natychmiastowe przeniesienie
57
Co ułatwia pracę?
wszystkich zminimalizowanych okien tam, gdzie standardowo powinny
być wyświetlane  nad pasek zadań.
Następne okno to funkcja umożliwiająca szybkie przełączenie się do in-
nego otwartego wcześniej okna. Przy przełączaniu zawsze zachowywa-
na jest kolejność, w jakiej były uruchomione poszczególne okna. Dzia-
łanie tej funkcji jest przypisane do kombinacji klawiszy Ctrl + F1.
Zamknij okno to funkcja, która stanowi jeszcze jedną (obok standardo-
wych  kliknięcia znaku X lub wciśnięcia kombinacji klawiszy Ctrl + F4)
metodę zakończenia pracy z konkretnym oknem. Warto tu też przypo-
mnieć, że w razie wprowadzania do okna jakichkolwiek danych pro-
gram przed jego zamknięciem pyta, czy zapisać wprowadzone zmiany.
Zamknij wszystkie to funkcja, z której można korzystać w momencie, kie-
dy na ekranie jest wyświetlanych wiele niepotrzebnych już okien, np.
przed zakończeniem pracy z programem. Przed zamknięciem okien pro-
gram upewni się, czy użytkownik chce zapisać ewentualne zmiany
wprowadzone do formularzy.
Na końcu menu Okna umieszczane są odwołania do wszystkich otwar-
tych okien. Są one ponumerowane zgodnie z kolejnością ich urucho-
mienia. Wystarczy po prostu kliknąć nazwę danego okna, a natychmiast
zostanie ono przywołane na pierwszy plan. Jest to bardzo przydatny me-
chanizm zwłaszcza w sytuacji, kiedy na ekranie jest wyświetlanych bar-
dzo wiele okien, co utrudnia odnalezienie tego właściwego  potrzebne-
go w danym momencie.
Działania
Funkcje odpowiedzialne za typowe czynności wykonywane przez użyt-
kownika w programie zgromadzono w menu Działania. Do ich urucho-
mienia służą też odpowiednie kombinacje klawiszy oraz ikony na pasku
narzędzi. W ten sposób zagwarantowany został szybki i wygodny dostęp
do najbardziej potrzebnych mechanizmów programu.
Nowy to funkcja umożliwiająca wprowadzenie danych nowego elemen-
tu, np. placówki do słownika placówek itd. Działanie tej funkcji jest tak-
że przypisane do kombinacji klawiszy Ctrl + N oraz do ikony na pa-
sku narzędzi.
Zapisz to funkcja, która gwarantuje zapisanie w pamięci komputera
wprowadzonych (dodanych, zmienionych, poprawionych, uzupełnio-
nych) danych. Działanie tej funkcji jest dodatkowo przypisane do kom-
binacji klawiszy Ctrl + S oraz do ikony na pasku narzędzi.
Przywróć to funkcja, która pozwala wycofać się z wprowadzonych
zmian, ale tylko tych, które nie zostały jeszcze zapisane. Jeżeli np. nie-
58
Nawigacja
potrzebnie zmieniony został skrót przypisany jednej z placówek, to
przed zapisaniem tej zmiany można dzięki funkcji Przywróć szybko
powrócić do stanu pierwotnego  program odtworzy stary skrót. Działa-
nie tej funkcji jest również przypisane do kombinacji klawiszy Ctrl + E
oraz do ikony na pasku narzędzi.
Usuń to funkcja, która pozwala usunąć niepotrzebny już obiekt, np. pla-
cówkę ze słownika. Zawsze po jej użyciu program wyświetla prośbę o
potwierdzenie operacji. W niektórych wypadkach możliwość usunięcia
pewnych obiektów jest uzależniona od różnych okoliczności, np. nie
można usunąć danych placówki, jeżeli wystawiono już dla niej doku-
menty. Program zawsze informuje o takich sytuacjach. Działanie tej
funkcji jest dodatkowo przypisane do kombinacji klawiszy Ctrl + U oraz
do ikony na pasku narzędzi.
Nawigacja
Program, dbając o wygodę użytkowników, ułatwia szybkie przełączanie
się pomiędzy różnymi elementami tej samej klasy, czyli przechodzenie
do różnych zapisów w zbiorach. A
atwiej to wyjaśnić na przykładzie: Je-
śli włączony jest np. słownik placówek, to nie trzeba mozolnie prze-
mieszczać się po liście, aby np. dojść do pierwszego zapisu w tym słow-
niku, ale wystarczy użyć odpowiedniej funkcji odpowiedzialnej za
nawigację. Są to następujące funkcje z menu Nawigacja:
" Pierwszy  powoduje zaprezentowanie pierwszego elementu zbioru;
działanie tej funkcji jest także przypisane do kombinacji klawiszy
Ctrl + Home oraz do ikony na pasku narzędzi.
" Poprzedni  powoduje zaprezentowanie poprzedniego elementu
zbioru; działanie tej funkcji jest również przypisane do kombinacji
klawiszy Ctrl + PgUp oraz do ikony na pasku narzędzi.
" Następny  powoduje zaprezentowanie następnego elementu zbioru;
działanie tej funkcji jest dodatkowo przypisane do kombinacji kla-
wiszy Ctrl + PgDn oraz do ikony na pasku narzędzi.
" Ostatni  powoduje zaprezentowanie ostatniego elementu zbioru;
działanie tej funkcji jest też przypisane do kombinacji klawiszy
Ctrl + End oraz do ikony na pasku narzędzi.
59
Co ułatwia pracę?
Edycja
W menu Edycja zgromadzone zostały typowe funkcje służące do wyko-
nywania różnych operacji w odniesieniu do pojedynczych zapisów w
polach formularzy. Działanie tych funkcji jest równocześnie przypisane
do standardowych kombinacji klawiszy (zob. tabela).
Cofa ostatnią operację, np. jeśli zostanie wykaso-
Cofnij (Ctrl + Z) wana zawartość danego pola, to dzięki tej funkcji
można szybko odtworzyć usunięty zapis.
Usuwa zawartość pola i umieszcza ją w schowku
Wytnij (Ctrl + X)
Windows.
Kopiuje zawartość pola i umieszcza ją w schowku
Kopiuj (Ctrl + C)
Windows.
Wklej (Ctrl + V) Umieszcza w polu zawartość schowka Windows.
Powoduje wyróżnienie całej zawartości danego pola
Zaznacz wszystko i traktowanie jej przez program jako jeden znak. W
(Ctrl + A) takiej sytuacji wystarczy tylko raz nacisnąć np.
klawisz Del, a usunięty zostanie cały zapis.
Pasek narzędzi
Wiele najczęściej używanych funkcji programu można szybko urucho-
mić, korzystając z paska narzędzi. Standardowo jest on umieszczany
pod paskiem menu. Nie ma jednak przeszkód, by użytkownik sam usta-
lił jego najwygodniejsze dla siebie położenie. Najlepiej jest wykonać
kilka prób i na tej podstawie stwierdzić, jakie umiejscowienie paska naj-
bardziej ułatwia pracę.
Pasek można przemieszczać po ekranie za pomocą myszy. Trzeba po
prostu wcisnąć lewy przycisk myszy i przytrzymując go, przeciągnąć
pasek w wybrane miejsce ekranu.
Na pasku widnieją następujące ikony:
pozwala przejść do pierwszego elementu;
pozwala przejść do poprzedniego elementu;
pozwala przejść do następnego elementu;
pozwala przejść do ostatniego elementu;
umożliwia dodanie nowego elementu;
60
Przełączanie się między programami
zapisuje wprowadzone zmiany;
cofa ostatnią operację (odtwarza usunięty zapis);
usuwa wybrany element;
zamyka ostatnio otwarte okno;
wyszukuje zapisy według wzorca z pola tekstowego;
wyszukuje następne zapisy zgodne z wzorcem.
Przełączanie się między programami
Najczęściej użytkownicy programu korzystają jednocześnie z innych
aplikacji wchodzących w skład systemu księgowego firmy VULCAN.
Przypomnijmy, że są to:
" Księgowość Optivum,
" Rozrachunki Optivum,
" Czesne Optivum,
" Stołówka Optivum,
" Magazyn Optivum,
" Zamówienia publiczne Optivum,
" Rejestr VAT Optivum,
" KZP Optivum,
" Inwentarz Optivum,
" Faktury Optivum,
" Opłaty Optivum,
" Budżet Optivum.
Ponieważ system Windows umożliwia pracę w wielu oknach, można
włączyć wszystkie potrzebne w danym momencie programy i po prostu
przełączać się między nimi w razie potrzeby.
Szybkie i wygodne uruchomienie innych aplikacji oraz przełączanie się
między ich oknami gwarantuje funkcja Okna/ Aplikacje. W podmenu tej
funkcji zgłaszane są wszystkie zainstalowane moduły naszego systemu.
Wystarczy wybrać właściwy moduł, a na ekranie pojawi się okno tego
programu.
61
Co ułatwia pracę?
Kalkulator
Uruchomienie kalkulatora może nastąpić w dowolnym momencie pracy
z programem  w każdej chwili, gdy zajdzie taka potrzeba. Trzeba po
prostu uruchomić funkcję Okna/ Kalkulator. Na ekranie pojawi się okno
z graficznym wyobrażeniem klawiatury kalkulatora. Można z niej ko-
rzystać zarówno za pomocą myszy, jak i klawiszy numerycznych.
62
Zakończenie pracy i inne
operacje
Zakończenie pracy
Istnieje tylko jeden sposób na poprawne zakończenie pracy z progra-
mem  należy z menu Administracja wybrać funkcję Zakończ. Każda pró-
ba innego opuszczenia programu, np. przez wyłączenie lub reset kompu-
tera, może grozić poważnym uszkodzeniem danych.
Należy pamiętać, że niezwykle istotne jest okresowe wykonywanie ko-
pii zapasowej danych. Zanim zakończy się pracę z programem, warto
skorzystać z funkcji Administracja/ Kopia zapasowa/ Tworzenie.
Modernizacja i aktualizacja programu
Ponieważ zmieniające się przepisy prawne wymuszają wprowadzanie
zmian do programu, a jego twórcy nieustannie doskonalą wewnętrzne
mechanizmy poszukując najlepszych rozwiązań, co pewien czas powsta-
ją nowe wersje programu.
Pełna historia wprowadzonych zmian jest dostępna po użyciu funkcji
Pomoc/ Historia zmian w programie.
Informacje o aktualnie dostępnych wersjach wszystkich naszych pro-
gramów są podawane w kolejnych numerach Biuletynu Informacyjnego
oraz na naszych stronach WWW (www.vulcan.edu.pl).
Dostosowanie posiadanej wersji do najnowszej może się odbyć na dwa
sposoby (zależy to od wprowadzonych zmian):
63
Zakończenie pracy i inne operacje
" przez przeprowadzenie modernizacji (Upgrade),
" przez przeprowadzenie aktualizacji (Patch).
Modernizacja jest przeprowadzana przy użyciu pakietu instalacyjnego,
który dokonuje zmiany całego programu, zaś aktualizacja wymaga uru-
chomienia specjalnego programu dokonującego zmian tylko wybranych
składników zainstalowanego wcześniej programu.
Czynności, które należy wykonać, aby zmodernizować lub zaktualizo-
wać program, zostały opisane w oddzielnej instrukcji dołączonej do pły-
ty z wersją instalacyjną programu.
64
Wymagania techniczne
Informacje techniczne
Wymagania techniczne
Program został przygotowany do pracy na komputerze klasy IBM PC.
Przed rozpoczęciem instalacji należy się upewnić, czy posiadane przez
użytkownika urządzenie jest wyposażone w wymienione poniżej ele-
menty:
procesor klasy Pentium II 266MHz lub lepszy;
co najmniej 64 MB pamięci RAM;
karta graficzna typu VGA z możliwością pracy w rozdzielczości
800x600;
system operacyjny Microsoft Windows (2000 lub póz
niejsze wersje);
dysk twardy (co najmniej 100 MB wolnego miejsca; im więcej da-
nych będzie obsługiwał program, tym więcej trzeba zarezerwować
miejsca na dysku);
mysz;
monitor kolorowy.
Opis pliku VULCAN.INI
W czasie instalacji zostaje zapisany na dysku komputera plik
VULCAN.INI. (Umiejscowienie tego pliku zależy od systemu operacyjne-
go. Aby dowiedzieć się, gdzie został zapisany, najlepiej zastosować po-
lecenie Znajdz
z menu Start).
Program Kasa Optivum używa następujących sekcji:
65
Informacje techniczne
[SYSTEM2000]  główna sekcja opisująca podstawowe parametry pro-
gramu. Zawiera klucz KatalogDanych = ŚcieżkaDanych. Jest tu zapisana in-
formacja, gdzie znajdują się dane programu (globalna baza danych).
[WzorceSzukania]  sekcja, gdzie są zapamiętywane wzorce szukania.
Zawiera klucze od Wzorzec0 do Wzorzec9 = WzorzecSzukania.
Katalog z danymi
Dane programu są przechowywane w katalogu Dokumenty\Vulcan\Dane.
W zależności od systemu operacyjnego inna jest ścieżka dostępu do tego
katalogu. Szczegółowo przedstawia to rysunek:
Opis pliku KASA.INI
W czasie instalacji zostaje zapisany na dysku komputera plik KASA.INI.
(Umiejscowienie tego pliku zależy od systemu operacyjnego. Aby do-
wiedzieć się, gdzie został zapisany, najlepiej zastosować polecenie
Znajdz
z menu Start).
Program Kasa Optivum używa następujących sekcji:
[KASA2000]  główna sekcja opisująca podstawowe parametry programu.
Zawiera następujące klucze:
Użytkownik = Identyfikator  zapisana jest tu informacja o
identyfikatorze użytkownika, który ostatnio zalogował się w
66
Opis pliku KASA.INI
programie. Jest to standardowy identyfikator wyświetlany w
oknie rozpoznawania użytkownika przy rozpoczynaniu pra-
cy z programem.
Intro = LiczbaSekund  zawiera informację o liczbie sekund,
przez którą jest wyświetlana wizytówka przy uruchamianiu
programu. Cyfra zero oznacza, że okno nie jest wyświetlane.
[KASA2000 Pozycje Okien]  sekcja zawiera ostatnie pozycje okien w po-
staci kluczy: NazwaOkna = PozycjaX, PozycjaY.
[SYSTEM 2000]  sekcja opisująca wykorzystanie lokalnej lub globalnej
bazy danych. Zawiera dwa klucze:
KatalogDanych = ŚcieżkaDanych  podawana jest tu ścieżka do-
stępu do lokalnej bazy danych (np. C:\VULCAN\MOJE
DOKUMENTY\TERESA\DANE PRÓBNE).
WybieranyKatalogDanych = G, L  ten klucz decyduje, która ba-
za danych  globalna (wartość G) czy lokalna (wartość L) 
jest otwierana przy starcie aplikacji.
[KASA2000 Inne]  standardowe parametry startowe programów.
67
Indeks
A F
Administracja, 41 Format wydruków, 16
Administrator, 13 Fundusze, 28
Administrator programu, 12
Administrator sieci, 11
H
Aktualizacja programu, 63
Hasło, 12, 46
B
I
Baza danych, 12
Identyfikacja użytkownika, 12
Bezpieczeństwo danych, 43, 52
Import uprawnień użytkownika, 48
Informacje techniczne, 65
D
Instalacja, 10
Dokument kasowy, 30
Drukarka, 16, 51
K
Drukowanie, 51
Kalkulator, 62
Dysk sieciowy, 11
Karta graficzna, 65
Dyskietka instalacyjna, 11
Kasy, 17
Działania, 58
Katalog z danymi, 66
Działy klasyfikacji budżetowej, 24
Klasyfikacja budżetowa, 21
Kolory, 47
E
Konto, 26
Edycja, 60 Kontrahent, 19
Eksport dokumentów, 33 Kopia zapasowa, 52
68
Indeks
L klasyfikacja budżetowa, 21
kontrahenci, 19
Lista, 15
operacje kasowe, 18
Logowanie, 50
paragrafy dochodów, 24
paragrafy wydatków, 24
N
placówki, 15, 17
plan kont, 26
Nabywca, 19
rozdziały klasyfikacji budżetowej,
Narzędzia, 60
24
Nawigacja, 59
wzorce numeracji, 24
wzorzec kont, 27
O
Suma, 36
Operacje kasowe, 18
System operacyjny, 65
P
T
Paragrafy dochodów, 24
Transakcje, 35
Paragrafy wydatków, 24
Tryb współużytkowania, 11
Pasek narzędzi, 60
Typy placówek, 17
Pierwsze uruchomienie, 11
Placówki, 15, 44
U
Plan kont, 26
Ustawienia drukarki, 51
Porządkowanie danych, 51
Użytkownicy, 42
Praca w sieci komputerowej, 11
przypisanie placówki, 44
Procesor, 65
udostępnianie funkcji, 43
ustalenie hasła, 46
R
wprowadzanie danych, 42
RAM, 65
wybór kolorów, 47
Raport kasowy, 32
Raporty kasowe, 30
W
Rozdziały klasyfikacji budżetowej,
wydruki, 16
24
Wydruki, 51
Wymagania techniczne, 65
S
Wznowienie zaliczki kasowej, 36
Sieć komputerowa, 11
Wzorce numeracji dokumentów, 24
Słowniki, 14
Wzorzec kont, 27
działy klasyfikacji budżetowej, 24
fundusze, 28
Z
informacje dodatkowe, 29
Zakończenie pracy, 63
kasy, 17
Zestawienia, 35
69