Ewidencja rozrachunków z tytułu wynagrodzeń 1. Co zaliczamy do rozrachunków z tytułu wynagrodzeń? Do rozrachunków z tytułu wynagrodzeń zalicza się rozliczenia z pracownikami i innymi osobami fizycznymi z tytułu nale\nych im wynagrodzeń, określonych umową o pracę, umową o dzieło, umową zlecenia i innymi podobnymi umowami. Rozrachunki te obejmują m.in.: wynagrodzenia brutto, pienię\ne i w naturze, wynagrodzenia i zasiłki chorobowe obcią\ające koszty działalności operacyjnej jednostki, nagrody i premie z zysku do podziału, potrącenia wynagrodzeń - w tym z tytułu zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, składek ZUS i innych potrąceń na mocy przepisów, a tak\e potrąceń dokonywanych za zgodą pracowników. W zakres tych rozrachunków wchodzą tak\e rozliczenia z tytułu wypłaconych przez jednostkę pracownikom zaliczek na poczet wynagrodzeń. 2. Jaki dokument jest podstawą ewidencji wynagrodzeń? Dokumentem stanowiącym podstawę ewidencji wynagrodzeń i rozrachunków z pracownikami z tytułu tych wynagrodzeń w księgach rachunkowych pracodawcy jest lista płac. Przepisy nie określają wzoru takiej listy, jednak aby mogła ona stanowić podstawę zapisu w księgach rachunkowych (jako wewnętrzny dokument księgowy), musi spełniać warunki, określone w art. 21 ustawy o rachunkowości dla dowodu księgowego. Podstawą sporządzenia listy płac są: " dla pracowników umysłowych - miesięczne wynagrodzenie podstawowe, wynikające z umowy o pracę, powiększone o ewentualne dodatki (np. premia, dodatek sta\owy), " dla pracowników fizycznych - zarobki wynikające z uprzednio sporządzonych kart wynagrodzeń lub kart zarobkowych powiększone o ewentualne dodatki (np. premia, dodatek sta\owy). Odpowiednio ustalona suma wynagrodzeń brutto jest następnie pomniejszana o wszelkiego rodzaju potrącenia obowiązkowe i dobrowolne. Do potrąceń obowiązkowych zalicza się składki na ubezpieczenia społeczne, składki na ubezpieczenie zdrowotne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz potrącenia na podstawie tytułów egzekucyjnych i wykonawczych (zasądzone alimenty, grzywny, kary, zaległe podatki itp.), jak równie\ kary pienię\ne przewidziane w art. 108 Kodeksu pracy. Do potrąceń dobrowolnych zalicza się zaś te kwoty, na potrącenie których pracownik wyraził zgodę na piśmie. Są to np.: składki i spłaty zaciągniętych przez pracownika po\yczek z kasy zapomogowo-po\yczkowej, składki na rzecz związków zawodowych, nale\ności z tytułu niedoborów i szkód uznane przez pracownika. Oprócz list płac, które obejmują wynagrodzenia pracowników jednostki za dany okres (miesiąc), jednostka mo\e sporządzać listy wypłat wynagrodzeń, które wynikają z zawartych umów cywilnoprawnych (w tym z tytułu umowy o dzieło). Przy czym wynagrodzenia z tytułu umów cywilnoprawnych mo\na równie\ ujmować w księgach rachunkowych na podstawie otrzymanego rachunku za wykonane i przyjęte prace objęte umową. Na rachunku tym powinno zostać określone wynagrodzenie brutto, potrącenia z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych oraz potrącenia z tytułu ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego (jeśli zawarta umowa podlega tym ubezpieczeniom). 3. Na jakim koncie prowadzi się ewidencję rozrachunków z tytułu wynagrodzeń? Ewidencja księgowa rozrachunków z tytułu wynagrodzeń prowadzona jest z zastosowaniem konta 23-0 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń , na którym ujmuje się wszelkie wynagrodzenia niezale\nie od: " rodzaju (osobowe, z tytułu umowy zlecenia i o dzieło, honoraria, agencyjno-prowizyjne, nagrody i premie wypłacane z zysku), " formy wypłaty (w gotówce czy w naturze), " zródeł finansowania (obcią\ające koszty działalności operacyjnej, z zysku do podziału). Na stronie Ma konta 23-0 księguje się wszystkie nale\ne pracownikom wynagrodzenia brutto, wynikające np. z list płac, umów zleceń i o dzieło. Natomiast na stronie Wn konta 23-0 ujmuje się obowiązkowe i dobrowolne potrącenia, wypłacone wynagrodzenia i zaliczki. Ewidencja szczegółowa do konta 23-0 powinna zapewnić rozliczenie wynagrodzeń z podziałem na poszczególne ich rodzaje, np. wynagrodzenia z umów o pracę, umów o charakterze cywilnoprawnym (umowy zlecenia i o dzieło), honoraria oraz inne. 4. Do jakiej grupy kosztów zalicza się wypłacone przez jednostkę wynagrodzenia? Wynagrodzenia wraz z obcią\ającymi pracodawcę składkami ZUS zalicza się generalnie do kosztów podstawowej działalności operacyjnej i ewidencjonuje - na podstawie list płac, umów zlecenia, umów o dzieło itp. - na koncie 40 Koszty według rodzajów lub koncie zespołu 5. Oznacza to, i\ są one ujmowane zapisem: - Wn konto 40 Koszty według rodzajów lub konto zespołu 5, - Ma konto 23-0 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń . Nale\y jednak zaznaczyć, \e nie wszystkie wynagrodzenia mogą obcią\ać koszty podstawowej działalności operacyjnej. W przypadku pracowników zatrudnionych bezpośrednio przy budowie środków trwałych, wartość nale\nych im wynagrodzeń - wraz z naliczonymi od nich składkami ZUS - zalicza się do kosztów wytworzenia budowanych obiektów i tym samym wynagrodzenia te z narzutami zwiększają wartość początkową tych środków trwałych. Nie podlegają więc księgowaniu bezpośrednio w koszty działalności operacyjnej, lecz obcią\ają konto 08 Środki trwałe w budowie . Jeśli natomiast pracownicy jednostki świadczą pracę przy usuwaniu skutków zdarzeń losowych, ich wynagrodzenia odnoszone są na konto strat nadzwyczajnych, zapisem: Wn konto 77-1 Straty nadzwyczajne , Ma konto 23-0 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń . Pracownicy jednostki mogą być równie\ wynagradzani z wypracowanego zysku netto w formie nagród i premii za efektywną pracę. Wówczas obliczone wynagrodzenie brutto obcią\a wynik finansowy netto, zapisem: Wn konto 82 Rozliczenie wyniku finansowego , Ma konto 23-0 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń . 5. Co to jest rozdzielnik płac i jakie jednostki go stosują? W jednostkach wytwórczych (produkcyjnych) stosuje się tzw. rozdzielnik płac (wynagrodzeń) słu\ący do podziału wynagrodzeń według komórek organizacyjnych jednostki (miejsc pracy), w których one powstały. Rozdzielnik płac sporządza się na podstawie kart roboczych, zarobkowych lub kart zleceń oraz list płac pracowników umysłowych. Wynagrodzenia, jako koszty działalności operacyjnej, dzielą się na wynagrodzenia dotyczące kosztów: działalności podstawowej, działalności pomocniczej, zarządu. Powy\szego podziału dokonuje się równie\ w stosunku do wynagrodzeń wynikających z zawartych umów cywilnoprawnych. W takiej sytuacji równolegle do zarachowania wynagrodzeń brutto w koszty działalności operacyjnej (Wn konto 40, Ma konto 23-0) następuje przeniesienie kosztów (w korespondencji z kontem 49 Rozliczenie kosztów ) na konta zespołu 5 (według rozdzielnika wynagrodzeń), zapisami: a) wynagrodzenia obcią\ające koszty działalności podstawowej-produkcyjnej - Wn konto 50 Koszty działalności podstawowej-produkcyjnej , b) wynagrodzenia obcią\ające koszty działalności pomocniczej - Wn konto 53 Koszty działalności pomocniczej , c) wynagrodzenia obcią\ające koszty zarządu - Wn konto 55 Koszty zarządu , d) ogółem wynagrodzenia brutto - Ma konto 49 Rozliczenie kosztów . 6. Kiedy wynagrodzenia odnosi się w koszty bilansowe? Jednostki prowadzące księgi rachunkowe zobowiązane są ujmować wynagrodzenie za pracę w koszty miesiąca, którego dotyczą - bez względu na termin wypłaty. Takie postępowanie wynika z zasady memoriału, określonej w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Oznacza to, \e jeśli jednostka wynagrodzenia za dany miesiąc wypłaca do 10. dnia miesiąca następnego, to przykładowo wynagrodzenia za lipiec 2009 r. - mimo ich wypłaty w sierpniu 2009 r. - nale\y ująć w księgach rachunkowych lipca. Ta sama reguła dotyczy składek ZUS. Ewidencję wynagrodzeń i rozrachunków z tytułu wynagrodzeń, w przypadku wynagrodzeń wynikających z umowy o pracę, przedstawiono na przykładzie liczbowym. Przykład I. Zało\enia: 1. Lista płac pracowników spółki z o.o. za lipiec 2009 r. przedstawia się następująco: 2. Składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracodawcę wyniosły łącznie: 1.172,43 zł, według wyliczenia: Składka Kowalski Jan Zawisza Iga Razem Emerytalna (2.500 zł x 9,76%) = (3.800 zł x 9,76%) = 614,88 zł 244,00 zł 370,88 zł Rentowa (2.500 zł x 4,50%) = (3.800 zł x 4,50%) = 283,50 zł 112,50 zł 171,00 zł Wypadkowa - stawka przykładowa (2.500 zł x 1,80%) = (3.800 zł x 1,80%) = 113,40 zł 1,80% 45,00 zł 68,40 zł FP (2.500 zł x 2,45%) = (3.800 zł x 2,45%) = 154,35 zł 61,25 zł 93,10 zł FGŚP (2.500 zł x 0,10%) = (3.800 zł x 0,10%) = 6,30 zł 2,50 zł 3,80 zł Ogółem 465,25 zł 707,18 zł 1.172,43 zł 3. Jednostka prowadzi ewidencję i rozliczanie kosztów działalności operacyjnej na kontach zespołu 4 i 5. Wynagrodzenie Zawiszy Igi obcią\a koszty zarządu (jest pracownikiem administracyjnym), natomiast wynagrodzenie Jana Kowalskiego obcią\a konto środków trwałych w budowie (pracuje przy budowie hali produkcyjnej). 4. Wypłaty wynagrodzenia dokonano przelewem na rachunki bankowe pracowników. II. Dekretacja: Konto Opis operacji Kwota Wn Ma 1. Wynagrodzenia brutto obcią\ające koszty działalności podstawowej: 23- a) ujęcie kosztów według rodzajów 3.800,00 zł 40 0 b) rozliczenie kosztów na właściwe konto zespołu 5 3.800,00 zł 55 49 23- 2. Wynagrodzenie brutto obcią\ające konto 08 2.500,00 zł 08 0 23- 3. Wynagrodzenie chorobowe (tutaj: obcią\ające konto 08) 345,15 zł 08 0 23- 4. Składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracowników 863,73 zł 22 0 23- 5. Składki na ubezpieczenie zdrowotne 520,33 zł 22 0 23- 6. Zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych 460,00 zł 22 0 7. Składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracodawcę wraz ze składkami na FP i FGŚP, obcią\ające koszty działalności podstawowej: a) ujęcie kosztów według rodzajów 707,18 zł 40 22 b) rozliczenie kosztów na właściwe konto zespołu 5 707,18 zł 55 49 8. Składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracodawcę wraz ze 465,25 zł 08 22 składkami na FP i FGŚP, obcią\ające konto 08 9. Potrącenie z wynagrodzenia Zawiszy Igi kwoty dotyczącej spłaty 23- 23- 200,00 zł zaciągniętej po\yczki z kasy zapomogowo-po\yczkowej 0 4 10. WB - wypłata wynagrodzeń: 23- 13- 2.087,18 zł a) Kowalski Jan 0 0 23- 13- b) Zawisza Iga 2.513,91 zł 0 0 III. Księgowania: