Korespondencja seryjna programu Word kolejne kroki procesu Dotyczy: Microsoft Office Word 2003 Dotyczy programów: Microsoft Office Word 2003 Microsoft Word 2002 Niniejszy tekst stanowi wprowadzenie do serii artykułów, które opisujÄ… podstawowe kroki w procesie tworzenia korespondencji seryjnej, na przykÅ‚ad używanie listów seryjnych. Jest to dobra okazja, aby uzyskać ogólny obraz procesu. Seria obejmuje: Krok 1. Wybieranie typu dokumentu i dokumentu głównego Krok 2. AÄ…czenie z plikiem danych i wybieranie rekordów Krok 3. Dodawanie pól do dokumentu głównego Krok 4. WyÅ›wietlanie podglÄ…du scalonych dokumentów i przeprowadzanie scalania Po wyÅ›wietleniu dużego obrazu można dowiedzieć siÄ™ wiÄ™cej na temat używania korespondencji seryjnej do tworzenia etykiet, kopert, faksów, wiadomoÅ›ci e-mail i katalogów, klikajÄ…c Å‚Ä…cze w sekcji Zobacz też. MożliwoÅ›ci korespondencji seryjnej Korespondencja seryjna sÅ‚uży do tworzenia zestawu dokumentów, które sÄ… zasadniczo takie same, ale każdy z nich zawiera pewne unikatowe elementy. Na przykÅ‚ad w liÅ›cie zapowiadajÄ…cym wprowadzenie nowego produktu logo firmy i tekst na temat produktu bÄ™dÄ… jednakowe w każdym egzemplarzu listu, natomiast adres i wiersz powitania bÄ™dÄ… siÄ™ zmieniać. Przy użyciu korespondencji seryjnej można utworzyć: Zestaw etykiet lub kopert Adres zwrotny jest taki sam na wszystkich etykietach i kopertach, ale adres docelowy jest na każdej z nich unikatowy. Zestaw listów seryjnych, wiadomoÅ›ci e-mail lub faksów Zasadnicza zawartość jest taka sama we wszystkich listach, wiadomoÅ›ciach i faksach, ale każdy z nich zawiera informacje specyficzne dla danego odbiorcy, na przykÅ‚ad nazwisko, adres lub inne dane osobowe. Zestaw numerowanych kuponów Kupony sÄ… identyczne, ale każdy z nich ma unikatowy numer. Oddzielne tworzenie każdego listu, wiadomoÅ›ci e-mail, etykiety, koperty lub kuponu zajęłoby wiele godzin. W takich sytuacjach przydaje siÄ™ korespondencja seryjna. UżywajÄ…c korespondencji seryjnej, wystarczy utworzyć jeden dokument zwierajÄ…cy informacje jednakowe dla wszystkich kopii. NastÄ™pnie należy dodać kilka symboli zastÄ™pczych dla informacji, które bÄ™dÄ… inne w każdym egzemplarzu. ResztÄ… zajmie siÄ™ program Word. Rozpoczynanie procesu tworzenia korespondencji seryjnej Aby rozpocząć proces korespondencji seryjnej: 1. Uruchom program Word. DomyÅ›lnie zostanie otwarty pusty dokument. Pozostaw go otwarty. JeÅ›li go zamkniesz, nie bÄ™dzie można wykonać kolejnego kroku. 2. W menu NarzÄ™dzia wskaż polecenie Listy i dokumenty wysyÅ‚kowe, a nastÄ™pnie kliknij polecenie Korespondencja seryjna. UWAGA W programie Word 2002 wskaż w menu NarzÄ™dzia polecenie Listy i dokumenty wysyÅ‚kowe, a nastÄ™pnie kliknij polecenie Kreator korespondencji seryjnej. Zostanie otwarte okienko zadaÅ„ Korespondencja seryjna. Poruszanie siÄ™ w procesie tworzenia korespondencji seryjnej umożliwiajÄ… hiperÅ‚Ä…cza w okienku zadaÅ„. Porada KorespondencjÄ™ seryjnÄ… można tworzyć przy użyciu przycisków na pasku zadaÅ„ Korespondencja seryjna (w menu Widok wybierz podmenu Paski zadaÅ„, a nastÄ™pnie wybierz polecenie Korespondencja seryjna). Używanie okienka zadaÅ„ jest jednak Å‚atwiejsze dla użytkowników, którzy nie sÄ… jeszcze dobrze zaznajomieni z procesem. Krok 1 scalania korespondencji seryjnej. Wybieranie typu dokumentu i dokumentu głównego Dotyczy programów: Microsoft Office Word 2003 Microsoft Word 2002 Omówienie procesu scalania korespondencji seryjnej w programie Word Krok 1. Wybieranie typu dokumentu i dokumentu głównego Krok 2. AÄ…czenie z plikiem danych i wybieranie rekordów Krok 3. Dodawanie pól do dokumentu głównego Krok 4. WyÅ›wietlanie podglÄ…du scalonych dokumentów i przeprowadzanie scalania W pierwszym kroku procesu scalania korespondencji seryjnej sÄ… do podjÄ™cia dwie decyzje. Najpierw należy wybrać typ dokumentu, do którego zostanÄ… wstawione scalane informacje. Potem należy wybrać dokument główny, który bÄ™dzie używany w scalaniu. Wybieranie typu dokumentu, do którego zostanÄ… wstawione scalane informacje Zostanie otwarte okienko zadaÅ„ Korespondencja seryjna z pytaniem, jakiego typu dokument korespondencji seryjnej chcesz utworzyć. Po wybraniu typu dokumentu kliknij przycisk Dalej u doÅ‚u okienka zadaÅ„. Uwaga JeÅ›li masz na komputerze skonfigurowanÄ… obsÅ‚ugÄ™ faksów i zainstalowany faks-modem, zobaczysz na liÅ›cie typów dokumentów też pozycjÄ™ Faksy. Wybieranie dokumentu głównego, który bÄ™dzie używany w scalaniu JeÅ›li dokument główny (nazywany w okienku zadaÅ„ dokumentem poczÄ…tkowym) jest już otwarty albo jeÅ›li zaczynasz pracÄ™ od pustego dokumentu, możesz kliknąć przycisk radiowy Użyj bieżącego dokumentu. W przeciwnym razie kliknij przycisk radiowy Rozpocznij od szablonu lub Rozpocznij od istniejÄ…cego dokumentu, a nastÄ™pnie zlokalizuj dokument, którego chcesz użyć. Porada Po klikniÄ™ciu przycisku radiowego Rozpocznij od szablonu i klikniÄ™ciu Å‚Ä…cza Wybierz szablon w okienku zadaÅ„ zostanie otwarte okno dialogowe Wybierz szablon. Z tego okna można otworzyć jeden z wielu szablonów instalowanych z programem Word. Możliwy jest także dostÄ™p do setek szablonów dostÄ™pnych w witrynie Microsoft Office Online w sieci Web. Krok 2 scalania korespondencji seryjnej. AÄ…czenie z plikiem danych i wybieranie rekordów Dotyczy programów: Microsoft Office Word 2003 Microsoft Word 2002 Omówienie procesu scalania korespondencji seryjnej w programie Word Krok 1. Wybieranie typu dokumentu i dokumentu głównego Krok 2. AÄ…czenie z plikiem danych i wybieranie rekordów Krok 3. Dodawanie pól do dokumentu głównego Krok 4. WyÅ›wietlanie podglÄ…du scalonych dokumentów i przeprowadzanie scalania Aby przeprowadzić scalanie unikatowych informacji z dokumentem głównym, należy nawiÄ…zać poÅ‚Ä…czenie z plikiem danych zawierajÄ…cym unikatowe informacje (albo utworzyć taki plik i nawiÄ…zać z nim poÅ‚Ä…czenie). Aby nie korzystać podczas scalania ze wszystkich danych z pliku, można wybrać rekordy, które bÄ™dÄ… używane w scalaniu. AÄ…czenie z plikiem danych W tym kroku procesu scalania korespondencji seryjnej jest tworzone poÅ‚Ä…czenie z plikiem danych zawierajÄ…cym unikatowe informacje, które majÄ… zostać umieszczone w scalanych dokumentach. Lista kontaktów z programu Microsoft Office Outlook®, zwÅ‚aszcza gdy zawiera kompletne i aktualne informacje, stanowi znakomity plik danych, idealnie nadajÄ…cy siÄ™ do tworzenia korespondencji seryjnej w postaci listów do klientów czy wiadomoÅ›ci e-mail. Wystarczy kliknąć przycisk radiowy Wybierz z kontaktów programu Outlook w okienku zadaÅ„, a nastÄ™pnie wybrać folder Kontakty. JeÅ›li dysponujesz arkuszem kalkulacyjnym programu Microsoft Office Excel lub bazÄ… danych programu Microsoft Office Access z informacjami o klientach, kliknij przycisk radiowy Użyj istniejÄ…cej listy, a nastÄ™pnie kliknij przycisk PrzeglÄ…daj, aby zlokalizować plik. JeÅ›li nie masz jeszcze pliku danych, kliknij przycisk radiowy Wpisz nowÄ… listÄ™, a nastÄ™pnie utwórz listÄ™ za pomocÄ… formularza, który zostanie otwarty. Lista zostanie zapisana jako plik bazy danych wysyÅ‚ki (mdb), z którego bÄ™dzie można w przyszÅ‚oÅ›ci ponownie korzystać. Uwaga W przypadku tworzenia scalanych wiadomoÅ›ci e-mail lub faksów plik danych powinien zawierać kolumnÄ™ odpowiednio z adresem e-mail lub numerem faksu. Kolumna ta bÄ™dzie potrzebna w dalszej części procesu. Wybieranie z pliku danych rekordów, które majÄ… być używane Z nawiÄ…zana poÅ‚Ä…czenia z pewnym plikiem danych nie wynika wcale, że z dokumentem głównym muszÄ… być scalane informacje ze wszystkich rekordów (wierszy) z tego pliku. Po nawiÄ…zaniu poÅ‚Ä…czenia z odpowiednim plikiem danych lub utworzeniu nowego pliku danych jest otwierane okno dialogowe Adresaci korespondencji seryjnej. Umożliwia ono wybranie podzbioru rekordów do procesu scalania korespondencji seryjnej oraz sortowanie i filtrowanie listy. Wykonaj dowolnÄ… z nastÄ™pujÄ…cych czynnoÅ›ci: Aby posortować rekordy w wybranej kolumnie rosnÄ…co lub malejÄ…co, kliknij nagłówek tej kolumny. Aby przefiltrować listÄ™, kliknij strzaÅ‚kÄ™ obok nagłówka kolumny zawierajÄ…cej wartość, wzglÄ™dem której chcesz przefiltrować listÄ™. NastÄ™pnie kliknij wybranÄ… wartość. Ewentualnie, jeÅ›li lista jest dÅ‚uga, kliknij pozycjÄ™ (Zaawansowane), aby otworzyć okno dialogowe, w którym można ustawić żądanÄ… wartość. Kliknij pozycjÄ™ (Puste), aby wyÅ›wietlić tylko rekordy nie zawierajÄ…ce żadnych informacji, albo pozycjÄ™ (Niepuste), aby wyÅ›wietlić tylko rekordy zawierajÄ…ce informacje. Porada Po przefiltrowaniu listy możesz wyÅ›wietlić wszystkie rekordy ponownie, klikajÄ…c strzaÅ‚kÄ™ i wybierajÄ…c pozycjÄ™ (Wszystkie). Wyczyść pole wyboru obok dowolnego rekordu, aby go pominąć. Wybierz lub wyklucz wszystkie rekordy albo znajdz konkretne rekordy za pomocÄ… specjalnych przycisków. Porada JeÅ›li plik danych zostaÅ‚ utworzony w ramach procesu scalania korespondencji seryjnej, w oknie dialogowym jest dostÄ™pny przycisk Edytuj. W rekordach można wprowadzać zmiany, ale spowoduje to zaktualizowanie pliku. Po wybraniu odpowiednich rekordów możesz przejść do nastÄ™pnego kroku. Krok 3 scalania korespondencji seryjnej. Dodawanie pól do dokumentu głównego Dotyczy programów: Microsoft Office Word 2003 Microsoft Word 2002 Omówienie procesu scalania korespondencji seryjnej w programie Word Krok 1. Wybieranie typu dokumentu i dokumentu głównego Krok 2. AÄ…czenie z plikiem danych i wybieranie rekordów Krok 3. Dodawanie pól do dokumentu głównego Krok 4. WyÅ›wietlanie podglÄ…du scalonych dokumentów i przeprowadzanie scalania Po poÅ‚Ä…czeniu dokumentu głównego z plikiem danych możesz dodać pola wskazujÄ…ce, gdzie bÄ™dÄ… siÄ™ znajdowaÅ‚y unikatowe informacje w każdym egzemplarzu dokumentu, który zostanie wygenerowany w wyniku scalania korespondencji seryjnej. Aby program Word mógÅ‚ znalezć w pliku danych kolumny odpowiadajÄ…ce każdemu polu adresu czy pozdrowieÅ„, trzeba dopasować pola. Dodawanie pól JeÅ›li dokument główny jest jeszcze pusty, wpisz informacje, które bÄ™dÄ… wystÄ™powaÅ‚y w każdej kopii dokumentu. NastÄ™pnie dodaj pola, klikajÄ…c hiperÅ‚Ä…cza dostÄ™pne w okienku zadaÅ„. Pola to symbole zastÄ™pcze wstawiane do dokumentu głównego w miejscach, w których majÄ… siÄ™ pojawiać unikatowe informacje. KlikajÄ…c na przykÅ‚ad Å‚Ä…cza Blok adresu i Wiersz pozdrowienia w okienku zadaÅ„, można dodać specjalne pola w górnej części listu z informacjami o nowym produkcie, aby list do każdego adresata zawieraÅ‚ spersonalizowane pozdrowienia i adres. Pola w dokumencie sÄ… ujÄ™te miÄ™dzy znakami cudzysÅ‚owu ostrokÄ…tnego, na przykÅ‚ad «Blok adresów. KlikajÄ…c Å‚Ä…cze WiÄ™cej elementów w okienku zadaÅ„, można dodać pola odpowiadajÄ…ce dowolnym kolumnom z pliku danych. Plik danych może zawierać na przykÅ‚ad kolumnÄ™ o nazwie Uwaga osobista. UmieszczajÄ…c pole Uwaga_osobista w dolnej części listu seryjnego, można jeszcze bardziej spersonalizować każdÄ… jego kopiÄ™. Istnieje nawet możliwość dostosowywania kopert przez dodawanie pocztowego kodu paskowego w przypadku korzystania z programu Word w wersji angielskiej (USA) lub elektronicznej opÅ‚aty pocztowej (konieczne jest posiadanie zainstalowanego programu do obsÅ‚ugi elektronicznej opÅ‚aty pocztowej). Dopasowywanie pól JeÅ›li do dokumentu zostanie wstawione pole bloku adresu lub wiersza pozdrowieÅ„, konieczne jest wybranie preferowanego formatu. Na ilustracji pokazano na przykÅ‚ad okno dialogowe Wiersz pozdrowienia otwierane po klikniÄ™ciu Å‚Ä…cza Wiersz pozdrowienia w okienku zadaÅ„. PreferowanÄ… postać wiersza można okreÅ›lić za pomocÄ… list w obszarze Format wiersza pozdrowienia. JeÅ›li bÄ™dÄ… problemy z dopasowaniem wszystkich elementów pozdrowieÅ„ lub adresów do kolumn z pliku danych, pozdrowienia i adresy nie zostanÄ… poprawnie scalone. Aby uniknąć problemów, kliknij przycisk Dopasuj pola. Zostanie otwarte okno dialogowe Dopasowywanie pól. Z lewej strony znajduje siÄ™ lista z elementami adresu i wiersza pozdrowieÅ„. Z prawej strony widać nagłówki kolumn z pliku danych. Program szuka kolumny odpowiadajÄ…cej każdemu elementowi. Na ilustracji widać, że kolumna Nazwisko z pliku danych zostaÅ‚o automatycznie dopasowane do pola Nazwisko. Jednak nie wszystkie elementy zostaÅ‚y poprawnie skojarzone. W przypadku tego pliku danych nie powiodÅ‚o siÄ™ na przykÅ‚ad dopasowanie kolumn ImiÄ™ i Adres 1. UżywajÄ…c list z prawej strony, można wybrać z pliku danych kolumnÄ™, która odpowiada elementowi z lewej strony. Kolumna Nazwisko na ilustracji jest dopasowana do pola ImiÄ™, a kolumna Adres do pola Adres 1. Nie szkodzi, że pola TytuÅ‚ grzecznoÅ›ciowy, Firma i ImiÄ™ współmałżonka sÄ… niedopasowane, ponieważ w przypadku tworzonych wÅ‚aÅ›nie dokumentów sÄ… niepotrzebne. Po zakoÅ„czeniu dodawania i dopasowywania pól w dokumencie głównym możesz przejść do nastÄ™pnego kroku. Krok 4 scalania korespondencji seryjnej. WyÅ›wietlanie podglÄ…du scalonych dokumentów i przeprowadzanie scalania Dotyczy programów: Microsoft Office Word 2003 Microsoft Word 2002 Omówienie procesu scalania korespondencji seryjnej w programie Word Krok 1. Wybieranie typu dokumentu i dokumentu głównego Krok 2. AÄ…czenie z plikiem danych i wybieranie rekordów Krok 3. Dodawanie pól do dokumentu głównego Krok 4. WyÅ›wietlanie podglÄ…du scalonych dokumentów i przeprowadzanie scalania Po dodaniu pól do dokumentu głównego możesz wyÅ›wietlić podglÄ…d wyników scalania. JeÅ›li akceptujesz podglÄ…d, możesz przeprowadzić scalanie. WyÅ›wietlanie podglÄ…du wyników scalania Przed przeprowadzeniem samego scalania można wyÅ›wietlić podglÄ…d scalonych dokumentów i wprowadzić w nich zmiany. Aby wyÅ›wietlić podglÄ…d, wykonaj jednÄ… z nastÄ™pujÄ…cych czynnoÅ›ci: Przejrzyj scalone dokumenty strona po stronie, używajÄ…c przycisków ze strzaÅ‚kami w prawo i w lewo z okienka zadaÅ„. Przejrzyj konkretny dokument, klikajÄ…c Å‚Ä…cze Znajdz adresata. Gdy uznasz, że nie chcesz użyć oglÄ…danego w danej chwili rekordu, kliknij przycisk Wyklucz tego adresata. JeÅ›li zauważysz rekordy, których nie chcesz uwzglÄ™dnić, kliknij Å‚Ä…cze Edytuj listÄ™ adresatów, aby otworzyć okno dialogowe Adresaci korespondencji seryjnej, w którym można przefiltrować listÄ™. Kliknij Å‚Ä…cze Wstecz na dole okienka zadaÅ„, aby wrócić jeden lub dwa kroki wstecz i wprowadzić inne zmiany. Kiedy zaakceptujesz wyniki scalania, kliknij przycisk Dalej na dole okienka zadaÅ„. Przeprowadzanie scalania CzynnoÅ›ci wykonywane na tym etapie zależą od typu tworzonego dokumentu. JeÅ›li scalasz listy, możesz je wydrukować albo indywidualnie modyfikować. JeÅ›li wybierzesz modyfikowanie listów, zostanÄ… wszystkie zapisane w jednym pliku, po jednym na każdej stronie. Nie zależnie od typu tworzonego dokumentu możesz wydrukować, przesÅ‚ać lub zapisać wszystkie dokumenty albo tylko ich podzbiór. Porada dotyczÄ…ca wiadomoÅ›ci e-mail Scalane za pomocÄ… korespondencji seryjnej wiadomoÅ›ci e-mail sÄ… wysyÅ‚ane natychmiast po przeprowadzeniu scalania. Dlatego po wybraniu wiadomoÅ›ci do wysÅ‚ania pojawia siÄ™ monit o wskazanie kolumny z pliku danych, w której znajdujÄ… siÄ™ adresy e-mail odbiorców. DostÄ™pna jest także możliwość wpisania tematu wiadomoÅ›ci. Należy pamiÄ™tać, że zapisywane scalone dokumenty sÄ… odrÄ™bne od dokumentu głównego. Warto zapisać też sam dokument główny, jeÅ›li jest przewidywane ponowne użycie go w innej sesji scalania korespondencji seryjnej. ZapisujÄ…c dokument główny, zapisujesz nie tylko jego zawartość i pola, ale także jego poÅ‚Ä…czenie z plikiem danych. Przy nastÄ™pnym otwarciu dokumentu głównego pojawi siÄ™ pytanie, czy chcesz ponownie scalić informacje z pliku danych z dokumentem głównym. JeÅ›li klikniesz przycisk Tak, zostanie otwarty dokument ze scalonymi informacjami z pierwszego rekordu. JeÅ›li otworzysz okienko zadaÅ„ (menu NarzÄ™dzia, podmenu Listy i dokumenty wysyÅ‚kowe, polecenie Korespondencja seryjna), znajdziesz siÄ™ w kroku Wybierz adresatów. Możesz klikać hiperÅ‚Ä…cza z okienka zadaÅ„ i zmodyfikować plik danych, aby użyć innego zestawu rekordów, albo poÅ‚Ä…czyć siÄ™ z innym plikiem danych. NastÄ™pnie możesz kliknąć przycisk Dalej na dole okienka zadaÅ„, aby przeprowadzić scalanie. JeÅ›li klikniesz przycisk Nie, poÅ‚Ä…czenie miÄ™dzy dokumentem głównym a plikiem danych zostanie przerwane. Dokument główny stanie siÄ™ wtedy standardowym dokumentem programu Word. Pola zostanÄ… zastÄ…pione unikatowymi informacjami z pierwszego rekordu.