KANCELARIA OMEGA Załącznik Nr 1 do procedury P08.01, wyd. 30.03.04 1/1
str./stron
KANCELARIA
Plan auditów na rok 200 5
1 / 2
OMEGA
Lp. Auditowana
MiesiÄ…ce roku
Symbol
jednostka lub
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
proces
1.
WÅ‚ascicielka
W
Kancelarii
Pełnomocnik Wł.
2.
Q
Ds. SZJ
3. Dyrektor
D
Kancelarii
4. Asystent WÅ‚.
WA
Kancelarii
5. Kierownik Działu
DK
Księgowości
6. Sam. Księgowa
KR
ds. KR
7. Sam. Księgowa
KP
ds. KP
8. Księgowa ds.
KZ
KR
9. Księgowa ds.
KU
KP
10. Referent ds.
K
Księgwych
11. Kierownik Działu
DF
R. PD od Os. F. i ZUS
12. Specjalista ds.
FD
R. PD od Os. F. i ZUS
13. Samodz. Stan.
FS
R. PD od Os. F. i ZUS
14. Pracownik
Adm
Administracyjny
15 Specjalista ds.
A
Auditu
17. Specjalista ds.
S
Szkoleń
- audit planowany - audit przeprowadzony, działania - audit przeprowadzony i zamknięte działanie korygujące lub
korygujące lub zapobiegawcze w zapobiegawcze, lub audit przeprowadzony i zakończony bez
toku niezgodności
Adnotacje: AC Audit certyfikacyjny ................................ ................................ ................................ .........
................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ..
Sporządził: ................................................. Zatwierdził: .....................................
Pełnomocnik (data, podpis) Właścicielka (data, podpis)
 KANCELARIA OMEGA Załącznik Nr 2 do procedury P08.01, wyd . 30.03.04 2/2
Plan auditu z dnia 15.10.2005
1. Audit na miejscu: Siedziba KANCELARII OMEGA, Koszalin .
2. Kryteria auditu: Zgodność realizowanego systemu zarządzania jakością z wymaga niami
normy PN-EN ISO 9001 : 2001 oraz z ustanowioną i przyjętą do realizacji dokumentacją
systemu.
3. Cel i zakres: Zbadanie zgodności wszystkich procesów realizowanych oraz świadczonych
usług z obowiązkiem spełnienia wymogów zapewnienia deklarowanej jakości i satysfakcji
klientów oraz potrzebą ciągłego doskonalenia systemu i rozwoju firmy.
4. Auditor wiodÄ…cy: Katarzyna K .
5. Auditorzy: Maria P. , Krzysztof S .
6. Język prowadzenia auditu: polski
7. Data wydania listy pytań: przyjęto do stosowania jako obowiązującą listę zagadnień z dnia
15.10. 2005 r. oraz listę pytań TUV
Komórka
Badane działania / procesy
Data Godzina Auditorzy
(rozdz. Księgi Jakości)
organizacyjna
02.11.2005 7.00 Maria P.
1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.
W
Krzysztof S .
02.11.2005 7.30 Katarzyna K .
1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.
Q
Krzysztof S .
02.11.2005 8.00 Maria P.
1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.
D
Krzysztof S.
02.11.2005 8.30 Maria P.
1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.
WA
Krzysztof S.
02.11.2005 9.00 Katarzyna K.
DK 1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.
Krzysztof S .
02.11.2005 9.30 Katarzyna K.
KR 1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.
Krzysztof S.
02.11.2005 10.00 Katarzyna K.
KP 1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.
Krzysztof S.
02.11.2005 10.30 Katarzyna K.
KZ 1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.
Krzysztof S.
02.11.2005 11.00 Katarzyna K.
KU 1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.
Krzysztof S.
02.11.2005 11.30 Katarzyna K.
K 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.
Krzysztof S.
02.11.2005 12.00 Katarzyna K.
DF 1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.
Krzysztof S.
02.11.2005 12.30 Katarzyna K.
FD 1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.
Krzysztof S.
02.11.2005 13.00 Katarzyna K.
FS 1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.
Krzysztof S.
02.11.2005 13.30 Katarzyna K.
Adm 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.
Krzysztof S.
02.11.2005 14.00 Katarzyna K.
A 1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.
Krzysztof S.
02.11.2005 14.30 Katarzyna K.
S 1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.
Krzysztof S.
Załączniki: 1) Macierz aud itu.
Plan sporządził Plan auditu został uzgodniony przez
Katarzyna K ., 15.10. 2005 ......................... Maria P.,15.10. 2005 ............................
imiÄ™ i nazwisko, data i podpis imiÄ™ i nazwisko, data i podpis
KANCELARIA OMEGA Załącznik Nr 3 do procedury P08.01, wyd. 30.03.04 1/1
KANCELARIA Nr auditu 2/2005
Raport z auditu
OMEGA
str. ...1.... / ......2.....
1. Miejsce auditu / jednostki auditowane: Siedziba KANCELARII OMEGA, Koszalin / Wszystkie
jednostki organizacyjne firmy i wszystkie procesy oraz obszary działalności.
2. Cel, zakres i plan auditu : Zbadanie zgodności wszystkich procesów realizowanych oraz
świadczonych usług z obowiązkiem spełnienia wymogów zapewnienia deklarowanej jakości
i satysfakc ji klientów oraz potrzebą ciągłego doskonalenia systemu i rozwoju firmy. Plan aud itu
w załączeniu.
Komórka
Badane działania / procesy
Data Godzina Auditorzy
(rozdz. Księgi Jakości)
organizacyjna
02.11.2005 7.00 1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9. Maria P.
W
Krzysztof S.
02.11.2005 7.30 1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9. Katarzyna K.
Q
Krzysztof S.
02.11.2005 8.00 1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9. Maria P.
D
Krzysztof S.
02.11.2005 8.30 1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9. Maria P.
WA
Krzysztof S.
02.11.2005 9.00 DK 1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9. Katarzyna K.
Krzysztof S.
02.11.2005 9.30 KR 1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9. Katarzyna K.
Krzysztof S.
02.11.2005 10.00 KP 1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9. Katarzyna K.
Krzysztof S.
02.11.2005 10.30 KZ 1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9. Katarzyna K.
Krzysztof S.
02.11.2005 11.00 KU 1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9. Katarzyna K.
Krzysztof S.
02.11.2005 11.30 K 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9. Katarzyna K.
Krzysztof S.
02.11.2005 12.00 DF 1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9. Katarzyna K.
Krzysztof S.
02.11.2005 12.30 FD 1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9. Katarzyna K.
Krzysztof S.
02.11.2005 13.00 FS 1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9. Katarzyna K.
Krzysztof S.
02.11.2005 13.30 Adm 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9. Katarzyna K.
Krzysztof S.
02.11.2005 14.00 A 1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9. Katarzyna K.
Krzysztof S.
02.11.2005 14.30 S 1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9. Katarzyna K.
Krzysztof S.
3. Termin auditu: 02.11.2005
4. Kryteria auditu: Zgodność realizowanego systemu zarządzania jakością z wymaganiami normy
PN-EN ISO 9001 : 2001 oraz z ustanowioną i przyjętą do realizacji dokumentacją systemu, przyjęto
do stosowania jako obowiązującą listę pytań TUV.
5. Auditor wiodÄ…cy: Katarzyna K .
6. Auditorzy:
Auditor: Maria P.,
Auditor: Krzysztof S..
KANCELARIA OMEGA Załącznik Nr 3 do procedury P08.01, wyd. 30.03.04 2/2
7. Sposób prowadzenia auditu (w tym oświadczenie o losowym charakterze badań)
Audit obejmował wszystkie jednostki organizacyjne firmy i wszystkie procesy oraz obszary
działalności i z tego względu wybór poszczególnych zagadnień do auditowania miał charakter
losowy. Ze względu na wyrywk owy charakter badań aud itowych w ramach prób losowych należy
zwrócić uwagę na fakt, że ew. mogły mieć miejsce niezgodności, ew. dalsze niezgodności, które nie
zostały stwierdzone podczas aud itu.
8. Zestawienie niezgodności
Nr protokołu Waga
Lp. Badane działania / procesy Uwagi
niezgodności niezgodności
1. Przyjmowane od klientów N2/2005 lekka Zobowiązano Dyrektor
dokumenty księgowe nie są Kancelarii do rozwiązania
rejestrowane na formularzu F1 problemu
9. Wyniki auditu
Podczas przeprowadzania aud itu wewnętrznego w obszarze aud itowanym panował ład i porządek.
Dokumentacja systemu jest znana zainteresowanym i jest stosowana. Planowanie, realizacja i zapisy
wykonywane są prawidłowo. Sprawdzone w sposób losowy procesy systemu zarządzania wykazały ,
że przyjęcie od klientów dokumentów nie jest rejestrowane na formularzach F1, a jedynie
odnotowywana jest ich zbiorcza ilość. Konieczną jest taka identyfikacja przyjmowanych dokumentów,
aby w przypadkach spornych można było jednoznacznie stwierdzić, jaki e dokumenty klient
dostarczył. Poza tym nie stwierdzono żadnych uchybień ani niezgodności.
10. Wnioski z auditu
Dokumentacja stosowanego systemu i system oraz sposób realizacji systemu spełnia ją wymagania
normy PN-EN ISO 9001:2001 . Dokumentacja jest znana zainteresowanym i jest stosowana.
Planowanie, realizacja i zapisy wykonywane są prawidłowo.
11 . Oświadczenie dotyczące poufności
Audit i badania aud itowe majÄ… charakter poufny. Wszystkie osoby uczestniczÄ…ce oraz towarzyszÄ…ce
w audicie, badaniach aud itowych oraz mające dostęp do dokumentacji aud itowej i związanej
z badaniami aud itowymi zobowiÄ…zane sÄ…, pod groz
bÄ… sankcji regulaminowych i karnych, do
zachowania w tajemnicy wszystkich informacji uzyskanych w zwiÄ…zku z aud item.
Sporządził : Auditor wiodący Z raportem zapoznał się i zaakceptował
Katarzyna K ., 02.11.2005.......................... M aria P., 02.11.2005 .................................
imię i nazwisko, data, podpis Pełnomocnik (imię i nazwisko, data, podpis)
Rozdzielnik rap ortu (imiÄ™ i nazwisko) Potwierdzenie otrzymania ( data i podpis)
1. Halina K . 02.11.2005 ......................................................
2. Marta D. 02.11.2005 ......................................................
3. Maria P. 02.11.2005 ......................................................
4. Katarzyna K . 02.11.2005 .....................................................
KANCELARIA OMEGA Załącznik Nr 3 do procedury P08.01, wyd. 30.03.04 3/3
Audit Nr
Protokół Niezgodności z Aud itu
KANCELARIA
2/ 2005
OMEGA data / miejsc e: 12.11.2005 / Biuro Kanc.  debet
Protokół Nr
N2/05
1. Opis niezgodnoÅ›ci Waga1) L x H oð
Przyjmowanie od klientów dokumentów nie jest rejestrowane na formularzach F1, a jedynie
odnotowywana jest ich zbiorcza ilość
Niezgodność dotyczy: ele ment / proces wg KJ Rozdz. 2/ proc. 4.2, Procedura/instrukcja P02.02
Katarzyna K ., 02.11.2005 .......................... Marta D., 02.11.2005 ....................
Auditor wiodący: (imię i nazwisko, data, podpis) K-k auditowanej komórki: (imię i nazwisko, data, podpis)
2. Planowane i uzgodnione działania korygujące (w tym określenie przyczyn)
Nierejestrowanie na formularzach F1, a jedynie odnotowywana jest ich zbiorczej ilości tłumaczone
jest nadmiarem obowiązków i dość dużą pracochłonnością tej czynnoś ci. Ze względu na wagę
przyjmowa -nych dokumentów i konieczność uniknięcia niejednoznaczności w tym zakresie należy
stworzyć takie warunki organizacyjne pracy, aby przyjęcie dokumentów rejestrowane było również
rodzajowo, a nie tylko ilościowo.
Termin wdro żenia: 10.12.2005 r. Odpowiedzialny za wdrożenie: Marta D.
Marta D., 02.11.2005 .................... Maria P., 02.11.2005 .............................
(imię i nazwisko, data, podpis) Pełnomocnik: ( imię i nazwisko, data, podpis)
3. Ocena wdrożenia działań korygujących
Działania korygujące zrealizowano w pełnym zakresie.
. Katarzyna K ., 10.12.2005 ...............................
Auditor: (imiÄ™ i nazwisko, data, podpis)
DziaÅ‚ania skuteczne oð, nieskuteczne oð - kontynuacja wg prot. DKZ Nr .............................
Maria P ., 02.11.2005 ..........................
Pełnomocnik: (imię i nazwisko, data, podpis)
1)
Należy zaznaczyć X wagę niezgodności: L - nieznaczna, H - znacząca (krytyczna).
Protokół otrzymują i przechowują: Kierownik auditowanej komórki, Pełnomocnik i jeśli właściwe Kierownik Pionu.
KANCELARIA OMEGA Załącznik Nr 3 do procedury P08.01, wyd. 30.03.04 4/4