Logistyka  nauka
Marta Daroń1, Monika Górska2
Politechnika Częstochowska, 1 Wydział Zarządzania, Instytut Logistyki i Zarządzania Międzynarodowego
2
Wydział Inżynierii Procesowej, Materiałowej i Fizyki Stosowanej, Katedra Zarządzania Produkcją i Logistyki
Wybrane problemy zarządzania zapasami
w przedsiębiorstwie produkcyjnym
siębiorstwie niezależnie od tego, czy zostały one zakupione
za zewnątrz, dostarczone z innego oddziału przedsiębiorstwa
Wstęp
czy wyprodukowane na miejscu [Lynson 2004]. Natomiast
z punktu widzenia działalności magazynu zapas to dobro
Bieżąca analiza i ocena efektywności gospodarki zapasami
jest jednym z ważniejszych elementów zarządzania przedsię- materialne przyjęte fizycznie i dokumentacyjnie do magazy-
nu, tam zaewidencjonowane i składowane w celu póz
niej-
biorstwem. Utrzymanie zapasów powyżej ilości niezbędnej
do niezakłóconego przebiegu działalności powoduje zamra- szego wydania dla odpowiedniego ich wykorzystania [Niem-
żanie środków, zwiększając tym samym koszty funkcjono- czyk 2007]. W zarządzaniu zapasami rozróżnia się wiele ich
klas w zależności od przyjętego kryterium. Głównymi sto-
wania przedsiębiorstwa. Z kolei zbyt niski poziom zapasów
sowanymi w praktyce kryteriami podziału są [Krzyżaniak,
może powodować przestoje i zakłócenia pracy urządzeń
Cyplik 2007]:
technologicznych. Ważne jest więc utrzymanie wielkości
zapasów magazynowych na optymalnym poziomie. Doko- " przeznaczenie zapasu, gdzie wymienia się zapasy surow-
nywanie analizy wartości posiadanych zapasów i ich wyko- ców, robót w toku, produktów, towarów, materiałów po-
mocniczych i eksploatacyjnych,
rzystania w odniesieniu do przyjętego budżetu prowadzi się
najczęściej przy pomocy klasycznych metod. Jednak w du- " powody i przyczyny tworzenia, gdzie wyróżnia się zapas
rotujący, zabezpieczający, sezonowy, spekulacyjny oraz
żych przedsiębiorstwach, w których realizuje się złożone
strategiczny,
prace o charakterze modernizacyjno-rozwojowym, lepszym
" szybkość obrotu, gdzie występują zapasy szybko rotują-
rozwiązaniem wydaje się być metoda EV [Górska, Daroń
ce, wolno rotujące i zbędne.
i in. 2010]. Przy czym każde przedsiębiorstwo produkcyjne
na podstawie własnych doświadczeń, analizy kosztów, pro- Istotą tworzenia zapasów w wybranej do badań jednostce
jest zapewnienie ciągłości procesu remontowo-moderniza-
gnoz sprzedaży oraz możliwości produkcyjnych przy
cyjnego. Dlatego część z analizowanych zapasów przyjmuje
uwzględnieniu czynników zewnętrznych opracowuje własny
schemat zarządzania zapasami. Jest on dopasowany do in- charakter zabezpieczający, strategiczny (w przypadku pod-
stawowych części zamiennych pozwalających na utrzymanie
dywidualnych potrzeb danego podmiotu oraz jego profilu
ruchu maszyn i urządzeń procesu wytwarzania energii),
działalności, a także przyjętej filozofii zarządzania. Sposób
a w niektórych przypadkach zbędny. Podstawowym czynni-
wykorzystania wybranych metod czy też technik zarządzania
procesami logistycznymi w dużej mierze zależy od we- kiem wpływającym na zapotrzebowanie na materiały czy to-
wnętrznych uwarunkowań każdego przedsiębiorstwa. Jed- wary w Zakładzie Remontowym jest wielkość planowanych
przedsięwzięć modernizacyjno-odtworzeniowych. Głównym
nakże w celu odpowiedniego zarządzania zapasami części
powodem tworzenia zapasów jest brak możliwości zsyn-
zamiennych przedsiębiorstwa wypracowują swoje własne
standardy, oparte na racjonalizacji i zdobytych w tym zakre- chronizowania przepływu strumieni materiałów z terminem
realizacji projektów. Praktyczne budżetowanie zapasów
sie doświadczeniach.
w analizowanym Zakładzie opiera się o analizy wybranych
wskaz
ników zapasów. Wyniki analizy stanu zapasów w la-
Zarządzanie zapasami
tach 2010 do 2012 przedstawiono w tabeli 1.
w wybranym przedsiębiorstwie
W tabeli 1 przedstawiono także dynamikę zmian zapasów
magazynowych badanego Zakładu. Tabela zawiera wszystkie
Wybrany do badań Zakład specjalizuje się w wykonaniu
grupy materiałowe wraz z ich materiałami modernizacyjnymi
kompleksowych usług w zakresie remontów i modernizacji
i gwarancyjnymi. W trzech grupach zapasów, tj. rezerwa
kotłów, maszyn i urządzeń pod względem mechanicznym,
awaryjna, materiały i części z demontażu oraz materiały
elektrycznym i elektronicznym. Prowadzi również realizację
zbędne zanotowano spadki poziomu ich wartości w badanym
kompleksowych zadań w systemie generalnego wykonaw-
okresie. Natomiast na uwagę zasługuje poziom zapasów na
stwa w innych branżach, zapewniając pełną obsługę projek-
potrzeby bieżące, który z roku na roku wzrastał odpowiednio
tową w zakresie realizacji robot i technologii. W związku
o 299% w roku 2011 w stosunku do 2010, o 171% w roku
z charakterem prowadzonej działalności jej nierozłącznym
2012 w stosunku do 2012 oraz o 504% w roku 2012 w sto-
elementem są zapasy. W literaturze przedmiotu zapas jest
sunku do 2010 r.
definiowany jako zgromadzona, większa niż wynikająca
Celem uzupełnienia analizy poziomu wartości poszczegól-
z faktycznej potrzeby w danej chwili, ilość jakiegoś produk-
nych zapasów prześledzono wyniki kwartalne ostatniego
tu, towaru, materiału, która ma wystarczyć na dłuższy czas
roku. Wyniki przedstawiono na rys. 1a i 1b.
[Krawczyk 2001]. Inna definicja podaje, że zapasy to zbiór
wszystkich materiałów i dóbr wykorzystywanych w przed-
26
Logistyka 5/2013
Logistyka  nauka
Tab. 1. Wartość zapasów w latach 2010 2012
Stan na Stan na Stan na Dynamika Dynamika Dynamika
Rodzaj zapasu 31.12.2010 31.12.2011 31.12.2012 [%] [%] [%]
[PLN] [PLN] [PLN] 2011 do 2010 2011 do 2012 2012 do 2010
Rezerwa awaryjna 20 242 278 19 152 653 16 685 846 95 87 78
Materiały na potrzeby bieżące 41 642 761 124 646 388 213 523 193 299 171 504
Materiały i części z demontażu 327 960 362 076 324 264 97 90 74
Materiały zbędne dla przedsiębiorstwa 2 375 714 1 929 059 477 505 81 25 20
y
ródło: opracowanie własne na podstawie danych z podmiotu badawczego.
czy o przemyślanej polityce gospodarowania tymi zapasami.
Pomimo tego spadku (na poziomie 75%) wartość tych mate-
25000000
riałów jest znaczna (477 505 PLN), co m.in. generuje koszty
20000000
zamrożenia kapitału. Tak wysoki stan zapasów materiało-
15000000
wych jest następstwem błędów w przepływie informacji
o faktycznym wykorzystaniu zamówionych materiałów pod-
10000000
Rezerwa awaryjna
czas realizacji różnych projektów naprawczo-modernizacyj-
50000000
nych. Dlatego podjęto próbę opracowania algorytmu postę-
Materiały bieżące
powania podczas zamawiania i wykorzystania materiałów
pełnowartościowe
0
służących do realizacji przyjętych zleceń.
Algorytm postępowania przed procedurą
zamawiania materiałów niezbędnych
do realizacji projektów
Rys. 1a. Stan rezerwy awaryjnej i materiałów bieżących w po-
szczególnych kwartałach 2012 r.
Propozycja algorytmu postępowania podczas zamawiania
i wykorzystania zapasów zawiera możliwe do przewidzenia
sytuacje i jasno określa postępowanie w poszczególnych
2500000
przypadkach. W celu opracowania algorytmu należało okre-
2000000
ślić: centra generowania zapasów oraz w drugim etapie  za-
1500000
projektować odrębnie dla poszczególnych projektów budżet
zapasów, tj.:
1000000
Materiały i części z
" określić zapotrzebowanie na materiały zapewniające wy-
demontażu
500000
konanie zadania zgodnie z obowiązującą technologią,
Materialy zbędne
" przydzielić każdemu projektowi koordynatora nadzorują-
0
cego odpowiedni dobór i ilość materiałów,
" ustalić rząd wartości kwoty potrzebnej na realizację za-
mówienia,
" prowadzić na każdym etapie realizacji zadania monito-
ring wykorzystania zamówionych materiałów (dokony-
wanie porównań z planem przyjętego budżetu),
Rys. 1b. Stan materiałów i części z demontażu oraz materiałów
zbędnych w poszczególnych kwartałach 2012 r. y
ródło: opraco- " podczas tworzenia budżetu zlecenia należy wskazać oso-
wanie własne na podstawie danych z podmiotu badawczego.
by bezpośrednio odpowiedzialne za prawidłowy dobór
i ilość zamawianych materiałów.
Kolejnym etapem postępowania, jeszcze w fazie poprze-
Na podstawie uzyskanych danych o stanie zapasów maga-
dzającej złożenie zmówienia na dane materiały, jest określe-
zynowych można zauważyć pewne tendencje odnośnie po-
nie prawidłowej ilości potrzebnych materiałów przez osobę
ziomu kształtowania się poszczególnych rodzajów zapasów.
za to odpowiedzialną oraz dokonanie przez nią weryfikacji
Wzrost wartości zapasów z kategorii materiały bieżące peł-
czy dany materiał jest dostępny w bazie magazynowej przed-
nowartościowe jest sytuacją niekorzystną i budzi wątpliwo-
siębiorstwa. W przypadku dostępności materiału w bazie
ści, co do racjonalności wielkości zamówień. Pewien wzrost
magazynowej osoba odpowiedzialna za tworzenie zamówie-
tych zapasów może wynikać ze specyfiki przygotowywanych
nia (koordynator) powinna dokonać rezerwacji danych mate-
prac remontowych. Jednak tak wysoki poziom zapasów 
riałów na wskazany projekt. Po upewnieniu się, że potrzebny
213 523 193 PLN na koniec IV kwartału 2012 r.  skłania do
materiał nie widnieje na stanie magazynowym, osoba upo-
przeanalizowania procesu związanego z zamówieniami tych
ważniona do tworzenia zamówienia przystępuje do procedu-
materiałów.
ry zamawiania. Poszczególne pozycje zamówionych materia-
W pozostałych rodzajach zapasów odnotowano malejącą
łów powinny być porównywane z zaplanowanym budżetem.
tendencję w kształtowaniu się ich poziomu. Duży spadek
W przypadku wystąpienia znaczących różnic pomiędzy pla-
wartości zapasów zbędnych w III kwartale 2012 r. w stosun-
nem, a jego wykonaniem, w celu ich wyjaśnienia powinna
ku do kwartału poprzedniego jest zmianą pożądaną i świad-
nastąpić konfrontacja pomiędzy kierownikami jednostek pro-
27
Logistyka 5/2013
Wartość zapasów w PLN
Wartość zapasów w PLN
Logistyka  nauka
dukcyjnych a koordynatorem. Jednocześnie po zakończeniu kontroli stanu zapasów i dokonać porównania z przyjętym
zlecenia powinna być dokonana analiza zakupionych, a wy- stanem bazowym.
korzystanych w budżecie materiałów. Potwierdzeniem słuszności wprowadzenia zmian w proce-
Pożądanym efektem wdrożenia zaproponowanego algo- durach (lub ich doskonalenia) jest spadek wskaz
ników kosz-
rytmu (rys. 2) powinien być spadek zapasów materiałowych tów poszczególnych rodzajów zapasów o określoną wartość,
oraz obniżenie generowania zapasów zbędnych. W celu np. o 20%. Natomiast redukcja kosztów zapasów o wyższą
weryfikacji przydatności nowego rozwiązania przedsiębior- niż zakładano wartość świadczyć będzie o wysokiej skutecz-
stwo powinno jednocześnie przyjąć formę i częstotliwość ności wprowadzanych zmian.
Rys. 2. Algorytm postępowania przed procedurą zamawiania materiałów niezbędnych do realizacji projektów. y
ródło: opracowanie własne.
dotyczących poziomu niezbędnych części zamiennych naj-
bardziej przydatna staje się, połączona z doświadczeniem,
Podsumowanie
wiedza pracowników z zakresu remontów i napraw, a także 
Gospodarowanie zapasami części zamiennych jest niejed- w niektórych przypadkach  skutecznie i szybko działający
outsourcing serwisowy. Należy mieć na uwadze, że wpływ
nokrotnie wielkim wyzwaniem dla przedsiębiorstw. Brak
czynnika ludzkiego na generowanie zapasów jest bardzo
możliwości dokładnego przewidzenia zdarzeń o charakterze
losowym, takich jak usterki czy awarie, powoduje, że przed- istotny. Wielkość i wykorzystanie zapasów zależy od tego
czynnika w niemal 90%. Dlatego tak ważną kwestią staje się
siębiorstwa stoją przed dylematem: utrzymywać większy
ciągłe podnoszenie świadomości o zagrożeniach, jakie wyni-
poziom zapasów części zamiennych, a tym samym narażać
kają z następstw nieodpowiedniego dostosowania zamówień.
się na koszty zamrożenia kapitału, czy też nie utrzymywać
Wobec powyższego istnieje potrzeba ciągłego podnoszenia
tego rodzaju zapasów i jednocześnie podejmować ryzyko, że
kwalifikacji pracowników, a także odpowiedni ich dobór na
w razie nieprzewidzianej sytuacji ruch maszyn zostanie
wstrzymany  co w efekcie spowoduje powstanie gigantycz- tak odpowiedzialnych stanowiskach. Wprowadzenie proce-
dur mających za zadanie usprawnienie procesów zamawiania
nych kosztów przestoju. Dodatkowo, im większa i bardziej
części zamiennych i wyeliminowanie podstawowych błędów
złożona struktura organizacyjna danego podmiotu (wiele
wydziałów i pionów), tym zarządzanie tego rodzaju zapasa- w dokonywaniu zamówień jest ważnym etapem w dokony-
waniu racjonalizacji gospodarowania zapasami części za-
mi staje się trudniejsze. W odpowiednim ustalaniu planów
28
Logistyka 5/2013
Logistyka  nauka
miennych. Oczywistym jest również, że znajomość procedur nych. Ponadto zaproponowano algorytm mający na celu
jest ważnym czynnikiem wpływającym na kształtowanie wyeliminowanie podstawowych błędów powstających już na
poziomu zapasów. Co więcej, dobrze dobrany system infor- etapie planowania i zamawiania zapasów, a jednocześnie
matyczny wraz z odpowiednimi aplikacjami umożliwiający- usprawnienie procesu zamawiania.
mi zarządzanie zapasami, powinien być na tyle elastyczny, Słowa kluczowe: zapasy, zarządzanie zapasami, algorytm,
aby możliwe było dopasowanie go do wszelkich zmian procesy zamawiania.
w procedurach związanych planowaniem i wykorzystaniem
posiadanych zapasów. Przedstawiony w artykule algorytm
postępowania przed procedurą zamawiania materiałów nie-
LITERATURA
zbędnych do realizacji projektów jest jedną z propozycji,
które mogą zostać w tym celu wykorzystane. Pożądanym
1. Górska M., Daroń M., Budzik R., Wykorzystanie metody EV
efektem wdrożenia algorytmu byłby w pierwszej kolejności
w budżetowaniu materiałów, Logistyka 4/2010, pełny tekst na
spadek zapasów materiałowych oraz obniżenie generowania
CD.
zapasów zbędnych.
2. Krawczyk S. (red.), Logistyka. Teoria i praktyka, cz. 1, Difin,
Warszawa 2011.
Streszczenie
3. Krawczyk S., Zarządzanie procesami logistycznymi, PWE,
Warszawa 2001.
W artykule przedstawiono główne problemy dotyczące za-
rządzania zapasami w Zakładzie Remontowym wchodzącym
4. Krzyżaniak S., Cyplik P. Zapasy i magazynowanie. Tom II
w skład przedsiębiorstwa energetycznego. Uwagę skupiono Zapasy, ILiM, Poznań 2007.
na częściach zamiennych i kształtowaniu poziomu ich wiel-
5. Lynson K., Zakupy zaopatrzeniowe, PWE, Warszawa 2004.
kości w badanej jednostce. Dokonano analizy wartości tych
6. Niemczyk A., Zapasy i magazynowanie, Tom II Magazynowa-
zapasów w ostatnich latach oraz zdefiniowano przyczynę
nie, ILiM, Poznań 2007.
powstawania nieuzasadnionych nadwyżek części zamien-
29
Logistyka 5/2013