Spis treści
Wstęp .............................................................................................................................................. 4
I. Informacja w pracy biurowej................................................................................................ 5
1. Wiadomości podstawowe ........................................................................................................... 5
2. Struktura organizacyjna a sprawny przepływ informacji......................................................... 7
3. Instrukcja kancelaryjna............................................................................................................. 11
4. System kancelaryjny dziennikowy i bezdziennikowy ............................................................. 12
5. Wykaz akt, symbol sprawy w systemie bezdziennikowym..................................................... 17
II. Komunikacja interpersonalna ........................................................................................... 24
6. Wiadomości podstawowe ......................................................................................................... 24
7. Prowadzenie rozmów telefonicznych ...................................................................................... 27
III. Środki techniczne w pracy biurowej .................................................................................. 30
8. Urządzenia do przekazywania informacji............................................................................... 30
9. Inne środki techniczne.............................................................................................................. 32
IV. Graficzne rozmieszczanie tekstu........................................................................................ 34
10. Przypomnienie wiadomości o edytorze tekstu ....................................................................... 34
11. Układy rozmieszczania tekstu ................................................................................................. 35
V. Redagowanie pism............................................................................................................... 38
12. Ogólne zasady redagowania pism............................................................................................ 38
13. Redagowanie korespondencji .................................................................................................. 40
14. Rozmieszczanie tekstu korespondencji na blankietach, adresowanie kopert..................... 47
VI. Pisma z tytułem ................................................................................................................... 56
15. Protokoły.................................................................................................................................... 56
16. Sprawozdania, notatki, komunikaty i inne pisma z tytułem ................................................. 62
VII. Pisma w sprawach osobowych ............................................................................................ 68
17. Dokumenty związane z poszukiwaniem pracy ....................................................................... 68
18. Dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy ........................................................... 73
19. Dokumenty związane ze stosunkiem pracy i rozwiązaniem umowy o pracę ...................... 78
VIII. Pisma handlowe................................................................................................................... 81
20. Redagowanie pism handlowych............................................................................................... 81
21. Pisma handlowe......................................................................................................................... 83
IX. Typowe prace biurowe na przykładzie sekretariatu......................................................... 96
22. Charakterystyka sekretarki i jej podstawowe obowiązki....................................................... 96
23. Korespondencja w sekretariacie .............................................................................................. 98
24. Planowanie............................................................................................................................... 100
25. Przygotowywanie zebrań ........................................................................................................ 101
26. Przyjmowanie interesantów.................................................................................................... 104
27. Delegacje służbowe krajowe i zagraniczne........................................................................... 106
Zadania ........................................................................................................................................ 110
Literatura..................................................................................................................................... 116
www.wsip.pl
3
ę
Wstęp
Podręcznik ten jest przeznaczony dla uczniów technikum ekonomicznego i technikum handlo-
wego do nauki techniki pracy biurowej. Polecam go również uczniom liceum o profilu ekonomicz-
no-administracyjnym do wykorzystania w bloku tematycznym praca biurowa, moduły: zasady ko-
respondencji, profesjonalny pracownik w biurze, organizacja pracy w sekretariacie, oraz
uczestnikom kursów dla sekretarek, a także wszystkim tym, którzy chcą poznać zagadnienia tech-
niki i organizacji pracy biurowej.
Pracownik może osiągnąć sukces zawodowy przez systematyczne i profesjonalne wykonywanie
swoich obowiązków, co przekłada się na dobre wyniki firmy. Na wyniki te wpływają również:
" dobra organizacja pracy,
" przestrzeganie przez osoby zarządzające porządku i systematyczności,
" właściwe współdziałanie wszystkich komórek organizacyjnych.
Na początku zajęć z techniki pracy biurowej poznałeś metodę bezwzrokowego pisania na kla-
wiaturze komputera, zasady rozmieszczania tekstu oraz podstawy sporządzania typowych pism biu-
rowych na komputerze.
W tym podręczniku znajdziesz informacje na temat: roli przepływu informacji (a w szczegól-
ności roli instrukcji kancelaryjnej), podstaw komunikacji interpersonalnej oraz wykorzystania środ-
ków technicznych w pracy biurowej. Poznasz także zasady redagowania i sporządzania dokumen-
tów biurowych (korespondencji, pism handlowych, pism w sprawach osobowych). Dowiesz się
również, jakie są najważniejsze prace sekretarki i jak je właściwie wykonywać.
Aby profesjonalnie wykonywać pracę biurową, należy śledzić zmiany zachodzące w tej dziedzi-
nie. Warto czytać literaturę fachową (np. pismo  Sekretariat ), bo tylko stale się doskonaląc, bę-
dziemy dobrymi pracownikami.
Wszystkim, którzy zechcą skorzystać z tego podręcznika, życzę wielu sukcesów.
Powodzenia
Ewa Stefaniak-Piasek
Informacja w pracy biurowej
I
1. Wiadomości podstawowe
jęcie to oznacza te przedsięwzięcia przedsię-
biorstwa, które mają na celu ugruntowanie
Zastanów się, czy to zdanie jest prawdziwe: jego dobrego wizerunku w życiu publicznym).
Praca biurowa to wszystkie czynności związa- " Opracowywanie informacji na potrzeby
ne z przepływem informacji. Tak, bo na pracę przedsiębiorstwa, np. dla szefa firmy. Tego
biurową składają się następujące czynności: typu informacje to głównie sprawozdania,
" Obieg informacji wewnątrz przedsiębior- plany, zestawienia czy raporty; przygotowu-
stwa. Na przykład w firmie kierownictwo ją je najczęściej pracownicy marketingu, se-
przekazuje dyspozycje pracownikom, pra- kretariatów i księgowości.
cownicy informują przełożonych o postępie " Przechowywanie informacji w celu jej dal-
prac; przekazywane są dane personalne; in- szego wykorzystania. Informacje w firmie
formuje się wszystkich pracowników o ak- powinny być odpowiednio gromadzone
tualnej sytuacji przedsiębiorstwa (rys. 1.1). i przechowywane (tradycyjnie w segregato-
Ważne jest, aby dobrze zorganizować obieg rach lub w formie elektronicznej na dyskiet-
informacji wewnątrz przedsiębiorstwa, kach czy płytach CD). Do takich informacji
ograniczając go jednocześnie do niezbęd- należą m.in.: akta spraw, dane personalne,
nego minimum. dane dla urzędu skarbowego i urzędu staty-
" Przyjmowanie informacji wpływającej z ze- stycznego.
wnątrz. Do firmy wpływa korespondencja " Archiwizacja dokumentów. Wybrane akta,
z innych przedsiębiorstw i organizacji; in- które nie są już potrzebne do bieżącej pra-
formacje są również otrzymywane telefo- cy w firmie, powinny być przekazywane 
nicznie, przez Internet, bezpośrednio od zgodnie z odpowiednimi przepisami  do
interesantów. archiwum zakładowego lub archiwum pań-
" Wysyłanie informacji na zewnątrz. Infor- stwowego (DzU 2002 nr 167 poz. 1375).
macje są przekazywane tą samą drogą, co in-
formacje wpływające. Należy pamiętać, że Informacją nazywa się każdą wiadomość
podczas kontaktów z otoczeniem każdy pra- zmierzającą do wywołania lub zaniechania
cownik  czy chce, czy nie chce, i czy o tym działania zarówno ze strony przełożonego, jak
wie, czy też nie  pracuje na wizerunek fir- i podwładnego. Każda informacja charakte-
my, który jest elementem public relations (po- ryzuje się pewną strukturą (tab. 1.1). Aby
www.wsip.pl
5
ę
Redagowanie pism
V
należność ..., to zgodnie z ż ... umowy ... spra-
12.Ogólne zasady
wa zostanie skierowana do sądu. Równocześ-
redagowania pism
nie nie należy używać zwrotów naiwnych
lub przestarzałych, np.: Za pozytywne zała-
twienie mojego pisma z góry dziękuję lub
Równie ważny jak wygląd dokumentu, jest je- Zwracam się z uprzejmą prośbą (lepiej Zwra-
go styl, który powinien być dostosowany do ro- cam się z prośbą  to dobry zwrot  z uprzej-
dzaju pisma, odbiorcy i kreować wizerunek mą prośbą zwracamy się tylko wtedy, gdy za-
firmy. Każde dobrze sformułowane pismo (np. łatwienie sprawy jest prawie niemożliwe).
oferta, reklamacja) powinna cechować: " Kompletność  w piśmie muszą być zawar-
" Zwięzłość  krótkie przedstawienie sprawy, te wszystkie istotne informacje związane
bez używania zbędnych słów i powtórzeń, z jego celem. Brak wymaganych informacji
pewne części pisma można ująć w formie przedłuża załatwienie sprawy, ponieważ pi-
wyliczenia, co ułatwia zrozumienie treści. smo jest odsyłane do uzupełnienia przez
" Jasność i zrozumiałość  używanie zdań nadawcę tych informacji.
pojedynczych podnosi zrozumiałość tekstu. " Sugestywność w stosunku do odbiorcy 
Jeżeli co najmniej pół strony zajmuje jed- oparcie się na faktach, uzasadnienie zajęte-
no zdanie, to czytając koniec zdania, zapo- go stanowiska i właściwa argumentacja po-
minamy, jaki był jego początek. wodują, że załatwienie sprawy jest logicz-
" Konkretne sformułowania  przedmiot spra- nym efektem pisma.
wy powinien być jednoznacznie określony; " Autorskie przekonanie o słuszności prezen-
można posługiwać się typowymi sformułowa- towanego stanowiska i wczucie się w sposób
niami, które występują w pismach handlo- myślenia i reagowania odbiorcy sprawiają, że
wych lub innych (umowach, ofertach). nadawca używa odpowiednich argumentów,
" Uprzejma forma  w granicach uprzejmo- co daje pozytywny efekt u odbiorcy.
ści i życzliwości można utrzymać nawet bar-
dzo stanowcze stanowisko czy negatywną Ponadto:
decyzję. Nie wolno stosować słów obraz
li- " zaleca się, aby pismo dotyczyło tylko jednej
wych lub pogróżek. Dozwolone są jedynie sprawy, co umożliwia szybsze jej załatwie-
formy legalne  prawnie uzasadnione, np.: nie, ponieważ pismo kierowane jest wtedy
Jeżeli do dnia ... nie zostanie uregulowana do jednego działu,
38
ę
" można używać skrótów tylko powszechnie smo... lub W związku z naszą rozmową telefonicz-
znanych, ną, która odbyła się...
" ważne treści pisma należy specjalnie zaak- Przedstawienie zagadnienia (część, bez
centować lub wyróżnić; to co dla nadawcy której pismo jest niezrozumiałe). Jest to
jest istotne, staje się tak samo istotne dla osnowa, część główna i najistotniejsza 
odbiorcy, przedstawienie problemu, który jest przed-
" pismo powinno być przejrzyste (myśli uło- miotem sprawy. W naszym interesie leży, aby
żone czytelnie), ta część pisma była zredagowana zwięz
le, wy-
" trzeba zwrócić uwagę, aby użyta terminolo- czerpująco, precyzyjnie i jednoznacznie. Bez
gia odpowiadała charakterowi pisma  uni- tego elementu nie byłoby wiadomo  co autor
kamy dwuznaczności pisma. miał na myśli , ponieważ w tej części nadaw-
ca przekazuje informację, w jakiej sprawie
Poprawność pod względem stylistycznym, zwraca się z danym pismem i co chciałby, aby
gramatycznym i ortograficznym jest podsta- zostało załatwione, np.: Proszę o przyznanie
wą każdego pisma. Należy zawsze mieć pod odszkodowania.
ręką słownik ortograficzny, ponieważ niewy- Uzasadnienie. Część przekonująca  na-
starczające jest poleganie tylko na sprawdzaniu dawca pisma przekonuje adresata o słuszno-
pisowni z Worda. Należy przypomnieć sobie pi- ści swojego stanowiska. Część ta zawiera więc
sownię skrótów (np., dr, inż., mgr, nr, szt.) motywy i szczegółowe uzasadnienie związane
i skrótowców (np. PCK, WSiP), zasady pisow- z przedmiotem sprawy. W decyzjach admini-
ni jednostek miar (m  metr, kg  kilogram, cm stracyjnych mogą wystąpić uzasadnienia fak-
 centymetr, g  gram), jednostek monetarnych tyczne i prawne. Uzasadnienie faktyczne wska-
(zł, gr). Szczególną uwagę należy zwrócić na to, zuje, które fakty przyjmujemy za udowodnione
by nie stosować pleonazmów, czyli określeń i na podstawie jakich dowodów, np.: Na pod-
zbudowanych z pokrewnych znaczeniowo wy- stawie protokołu ...... sporządzonego przez ......
razów (przykład 12.1). stwierdzam, że straty związane z powodzią zo-
stały usunięte do dnia ............. Uzasadnienie
prawne zawiera podstawę prawną i umotywo-
waną pod względem prawnym ocenę stanu
Pleonazmy faktycznego, np.: Na podstawie ż ...... stwierdza-
my, że postąpiła Pani zgodnie z prawem. Uza-
Typowe i często używane pleonazmy, to:
sadnienie przedstawia, dlaczego i na jakiej
 miasto Kraków  poprawnie: Kraków, sama
podstawie nadawca miał odwagę zwrócić się
nazwa wskazuje, że jest to miasto,
do odbiorcy, np.: Prośbę swą motywuję tym, że
 w dniu dzisiejszym  poprawnie: dziś,
w roku ... nie wykorzystałem 12 dni należnego
 dnia 17 lutego 2003 roku  poprawnie: 17 lu-
urlopu.
tego 2003 roku,
Wnioski. Jest to część końcowa pisma, któ-
 cofając się wstecz  poprawnie: cofając się,
 autentyczny fakt  poprawnie: fakt.
ra może stanowić rzeczowe podsumowanie ca-
łości. W zależności od rodzaju pisma ma ona
na celu:
Przed napisaniem pisma wskazane jest " spowodowanie określonego działania,
przygotowanie jego planu (konspektu); będzie " wywołanie określonego stanowiska lub po-
wtedy logiczne i klarowne. Pismo może zawie- stawy,
rać następujące elementy: " wywarcie na adresacie określonego wra-
Wstęp (wprowadzenie). Zorientowanie adre- żenia,
sata w sprawie, którą w piśmie poruszamy. Po- " sformułowanie wniosków.
dajemy najważniejsze dane w jednym lub kilku Nie każde pismo musi zawierać wszystkie
zdaniach. Jeżeli w danej sprawie była już wymia- wymienione części, np. pismo przekonujące
na pism albo rozmowa telefoniczna, lub odpo- może zawierać dwie części: przedstawienie za-
wiadamy na anons z gazety, to powołujemy się gadnienia i uzasadnienie (bez tych elementów
na zaistniały fakt, np.: Odpowiadając na Pani pi- nie można zredagować pisma).
www.wsip.pl
39
ę
Ćwiczenia sprawdzające
W zależności od sposobu redagowania pi-
1. Wybierz poprawne zwroty grzecznościowe. sma można podzielić na:
Zwracam się z uprzejmą prośbą  Zwracam " Pisma przewodnie  krótkie, często jedno-
się z prośbą. Cudowne sukcesy  Sukcesy. zdaniowe, informujące o przesłanych doku-
Najmocniej przepraszamy  Przepraszamy. mentach. Pismo przewodnie dołącza się do
Najserdeczniej pozdrawiamy  Pozdrawiamy. dokumentów wtedy, gdy mogą one być nie-
2. Wybierz poprawne zwroty, wskaż pleonazmy. zrozumiałe dla odbiorcy lub gdy wymagają
Nowoczesna modernizacja  Moderniza- dodatkowych informacji.
cja. Przychylna aprobata  Aprobata. Aktu- " Listy grzecznościowe  ich forma jest zbli-
alnie obecna sytuacja  Obecna sytuacja. żona do listów prywatnych; są stosowane
Kompromisowe ustępstwa  Ustępstwa. Po- między przedsiębiorstwami a osobami fi-
stęp do przodu  Postęp. Cofnijmy się zycznymi. Mogą to być gratulacje, podzię-
wstecz  Cofnijmy się. kowania, kondolencje itp.
3. Wskaż proste sformułowania. Pamiętaj, aby " Pisma informacyjne  powinny zawierać
nie używać metod opisowych, jeśli cały wy- wyczerpujące informacje, a jednocześnie
wód można zastąpić jednym wyrazem. być zwięzłe i krótkie. Należą do nich np.: li-
Wykonał pisanie listów  Sporządził pisma. sty reklamowe, zawiadomienia, komunika-
Uległy zniszczeniu  Zniszczyły się. Wystą- ty, notatki, sprawozdania, protokoły, poda-
piła z ofertą  Zaoferowała. Prowadził nia, prośby, postanowienia, decyzje.
sprzedaż  Sprzedawał. " Pisma transakcyjne  pociągają za sobą
określone skutki prawne. Takim pismem
jest np. zamówienie  odbiorca jest zobo-
wiązany do odebrania towaru i uiszczenia
należności, a dostawca ma podstawę do re-
alizacji zamówienia, umowy.
13.Redagowanie
" Pisma manipulacyjne  należą do nich np.
korespondencji pisma z obietnicami wygrania nagrody 
warunkiem jest przesłanie pieniędzy albo
Korespondencja stanowi jedną z form porozu- zakup  często niepotrzebnych, niewiele
miewania się. Składają się na nią wszystkie czyn- wartych produktów.
ności związane ze sporządzaniem pism, a tak-
że same pisma. Celem korespondencji jest: Ze względu na formę można m.in. podzie-
" przekazywanie lub zasięganie informacji lić pisma sporządzane na:
o przedsiębiorstwie (public relations)  za- " blankietach specjalnych (zalicza się do nich
stąpienie bezpośredniej rozmowy między blankiety reprezentacyjne, np. blankiet mi-
stronami, nistra),
" potwierdzenie i uzupełnienie treści umów " blankietach wysyłanych z okazji świąt i rocz-
zawartych ustnie lub telefonicznie (aby za- nic,
pobiec nieporozumieniom), " blankietach korespondencyjnych znorma-
" stworzenie z pisma dokumentu dowodowe- lizowanych.
go (w wypadku sporu),
" udokumentowanie postanowień i decyzji. W korespondencji biurowej do tej pory naj-
częściej korzysta się z blankietów określonych
Korespondencję biurową można podzielić na: Polską Normą (PN-76/P-55315; są to BB  blan-
" wewnętrzną  służy ona do porozumiewa- kiet bezkopertowy, BU  blankiet uproszczo-
nia się wewnątrz przedsiębiorstwa (należy ny, BZ  blankiet zwykły i BR  blankiet rekla-
ją ograniczyć do minimum), mowy). Norma ta obecnie jest tylko zalecana
" zewnętrzną  wpływającą i wychodzącą (sta- (już nie obowiązkowa). Jednak powszechne
nowi ona więz
między przedsiębiorstwem użycie komputerów spowodowało pewne mo-
a światem zewnętrznym i jest zasadniczym dyfikacje w zalecanych układach blankietów.
elementem korespondencji biurowej). Obecnie głównie są używane blankiety BU.
40
ę
a) b)
telefonu, faksu, konta bankowego, NIP i Re-
gon, a także adres strony internetowej firmy.
Tekst wpisany za
wysoko, zajmuje Dane wpisujemy wiersz pod wierszem w ukła-
ok. 30% blankietu
dzie blokowym lub środkujemy tekst. Obecnie
sporadycznie używa się prostokątnej pieczęci
firmowej (uważa się to za nieeleganckie i sto-
suje tylko w dokumentach urzędowych typu:
Tekst wpisany za
protokół, umowa, decyzja); lepiej wygląda, gdy
nisko, zajmuje
dane te wpiszemy za pomocą komputera (edy-
ok. 30% blankietu
tora tekstu) albo gdy występują na papierze fir-
mowym jako nadruk stały.
Miejscowość i datę na blankiecie BU
c) d)
(przykład 13.4) piszemy, równając do prawego
marginesu w tym samym wierszu, w którym roz-
Tekst wpisany
Tekst wpisany tak,
poprawnie
poczynamy pisanie pola nadawcy (nagłówka)
lub (gdy nagłówek jest wyśrodkowany) pod nim.
Numer pisma piszemy na blankiecie BU
elementy pisma
z lewej strony, w odległości 2 3 interlinii od na-
zamieszczone równo-
że jest zbyt dużo
miernie na blankiecie główka. Na blankiecie BZ wpisuje się tzw. zna-
S
wiatła między na-
ki powoławcze: znak adresata  Wasz znak, da-
główkiem a tekstem
ta pisma, na które udzielamy odpowiedzi, oraz
znak naszego pisma  Nasz znak, a także data
naszego pisma  przykład 13.5.
Rys. 13.1. Rozmieszczenie tekstu pisma:
W piśmie (sporządzonym na blankiecie BZ
a), b), c) niepoprawne, d) poprawne
po znakach powoławczych, a na blankiecie BU
po adresie odbiorcy) z lewej strony podaje się
Bardzo dużą wagę przywiązuje się do este- w dużym skrócie, czego dotyczy pismo. Okre-
tyki pisma. Wymagania dotyczą: rodzaju i ga- ślenie to wpisuje się po słowie Sprawa: małą
tunku papieru, formatu, rozmieszczenia tek- literą w mianowniku, na przykład: Sprawa: re-
stu, techniki sporządzania pisma, adresowania klamacja.
koperty. Nazwa i adres odbiorcy pisma. Dane wpi-
Podstawowe elementy pisma to: sujemy, stosując pojedyncze odstępy między
" nagłówek  pole nadawcy, wierszami, w układzie blokowym, po prawej
" nazwa i adres odbiorcy  adresat, stronie arkusza papieru, w odległości 1 cm od
" miejscowość, data, osi symetrii pisma, poniżej adresu nadawcy,
" numer pisma (znaki powoławcze), nie używając interpunkcji. Między nazwą ad-
" zwięzłe określenie treści, tzw. sprawa, resata a jego adresem wstawiamy interlinię
" treść pisma, (przykład 13.6).
" podpisy, Nad polem adresata można wpisać rodzaj
" załączniki, korespondencji pocztowej, np.: Polecony, Lot-
" rozdzielnik. niczy, Priorytet  dotyczy tylko pism służbowych.
Typowy sposób rozmieszczenia elementów Jeżeli piszemy do konkretnej osoby (osób), to
składowych podano w przykładach 13.1 i 13.2. nad imieniem i nazwiskiem wpisujemy: Pani,
Użyty w schemacie znak ś informuje, że w tym Pan, Państwo itp. Nieeleganckie jest stosowa-
miejscu naciśnięto na klawisz Enter i oznacza nie skrótów nazw stanowisk służbowych przy
koniec akapitu. umieszczaniu ich w polu adresata.
Nagłówek (pole nadawcy), zamieszcza- W polu adresata można zamieścić dane,
my w lewym górnym rogu lub pośrodku arku- które dotyczą przedsiębiorstwa, bez wskazania
sza (przykład 13.3). Informacje w tym polu do- konkretnej osoby (chociaż lepiej jest, jeżeli
tyczą nadawcy i zawierają: nazwę i adres wiemy, kto zajmie się sprawą i do niego skie-
nadawcy pisma, mogą jeszcze zawierać numer: rujemy pismo) albo działu.
www.wsip.pl
41
ę
W Przykład 13.1. Rozmieszczenie elementów składowych pisma
W
zewnętrznego, blankiet BU
Data
Data
Firma Wielobranżowa Międzyzdroje, 23 wrzeS
nia 2003 r.
CERTYFIKAT
Nagłówek
Nagłówek
ul. B. Chrobrego 12,
72-510 Międzyzdroje
tel. [phone];
Numer pisma
Numer pisma
CER/DM/23/2003
Wojewódzkie Centrum
Nazwa odbiorcy
Nazwa odbiorcy
Kształcenia Ustawicznego
ul. Jabłkowa 12
Adres odbiorcy
Adres odbiorcy
81-029 Gdynia
Sprawa
Sprawa
Sprawa: oferta
Szanowni Państwo
T
TreS
ć pisma
reS
ć pisma
W odpowiedzi na Państwa pismo znak: WCKU/DSz/123/2003 z 15 wrzeS
nia br.,
pragnę szczególnie polecić nasze usługi w zakresie organizacji wszelkich
uroczystoS
ci i przyjęć służbowych wraz z całą oprawą public relations.
Polecam Państwu wykwintną kuchnię ze wszystkich stron S
wiata, noclegi
w luksusowych hotelach, wycieczki krajowe i zagraniczne oraz inne atrakcje na
specjalne życzenie. Przesyłam Państwu w załączeniu katalog, który jest aktualny
do 2004 roku.
Z poważaniem
Dyrektor
Podpis
Podpis
Rozdzielnik
Rozdzielnik
mgr Janina Ćwikłowska
42
ę
W Przykład 13.2. Rozmieszczenie elementów składowych pisma
W
zewnętrznego, blankiet BZ
BIT Biuro Imprez Turystycznych
ul. Długosza 13, 30-512 Kraków
Nagłówek
Nagłówek
tel. [phone], www.bit.kret.com.pl.
NIP 789 134 98 23
_________________________________________________________________
Zespół Szkół Elektronicznych
Nazwa odbiorcy
Nazwa odbiorcy
Zespół Szkół Elektronicznych
ul. Bratka 6
Adres odbiorcy
Adres odbiorcy
95-100 Zgierz
Wasze pismo z dnia: Wasz znak: Nasz znak: Data:
Znaki powoławcze
Znaki powoławcze
23.07.2003 ZSE/SG/23/03 BIT/DM/45/03 4.08.03
Sprawa: zielona szkoła
Sprawa
Sprawa
PrzygotowaliS
my Państwu siedem propozycji zorganizowania zajęć dla
T
TreS
ć pisma
reS
ć pisma
młodzieży w ramach zielonej szkoły, w pierwszej połowie wrzeS
nia 2003 roku.
Zgodnie z oczekiwaniami uwzględniliS
my w ofercie pobyt w różnych regionach
Polski.
Przesyłamy w załączeniu katalog i prosimy o odpowiedx
do 25 sierpnia 2003
roku.
Z poważaniem
Załączniki:
Załączniki
Załączniki
Prezes
Propozycja zajęć
Podpis
Podpis
mgr Witold Hrabia
Rozdzielnik
Rozdzielnik
www.wsip.pl
43
ę
W Przykład 13.3. Nagłówek
W
Zakład Pomocy Dydaktycznych ZNAK
ul. Grzeczna 78
82-300 Elbląg
tel. [phone]
faks (0 32) 414-03-12
NIP 727-34-56 897
__________________________________________________________________
Zakład Pomocy Dydaktycznych ZNAK
ul. Grzeczna 78, 82-300 Elbląg
tel. [phone], faks (0 32) 414-03-12, NIP 727-34-56 897
W Przykład 13.4. Data
W
2003 01 02 Gdańsk, 7 02 2003
Warszawa, 17 lutego 2003 r.
Kraków, 2003 02 07
W Przykład 13.5. Znaki powoławcze, blankiet BZ
W
Wasze pismo z dnia Wasz znak Nasz znak Data
23.07.2003 ZSE/SG/23/03 BIT/DM/45/03 04.08.03
W Przykład 13.6. Nazwa i adres odbiorcy
W
Pani Zespół Pieśni i Tańca
Kornelia Przymska MAZOWITA
Dyrektor Administracyjny
Instytutu Budownictwa pl. Dąbrowskiego 105
00-950 Warszawa
ul. Piękna 12 m. 13
99-300 Kutno
___________________________________________________________________
Jego Magnificencja Pani Dyrektor
Profesor Janusz Magnes Policealnej Szkoły Zawodowej
Rektor Wyższej Szkoły Baletowej im. Stanisława Wyspiańskiego
ul. Gryfa Pomorskiego ul. Garnizonowa 4
72-510 Międzyzdroje 60-480 Poznań
44
ę
Niekiedy należy stawić czoła nadzwyczaj- Do Pań, które zajmują stanowiska o charak-
nym zadaniom i napisać list, w którym wypa- terze męskim lub wykonują zwyczajowo mę-
dałoby zastosować formę grzecznościową już skie zawody, zwracamy się, używając form mę-
w polu adresata, z zastosowaniem specjalnego skich i nie odmieniając ich, np.: pani mecenas,
tytułowania, np.: rektor wyższej uczelni  Jej pani prezes, pani inżynier, pani magister, pa-
Magnificencja  Pani Rektor albo Jego Magni- ni dyrektor, pani kierownik (chociaż pani dy-
ficencja  Pan Rektor; biskup, arcybiskup  Je- rektorka i pani kierowniczka są również przy-
go Ekscelencja; ambasador, wyższy urzędnik jętymi formami).
ambasady  Jego Ekscelencja do pana, nato- Przy składaniu życzeń w zaproszeniach lub
miast do pani  Jej Ekscelencja. Można adre- podczas zwracania się do powszechnie zna-
sować pisma, używając tylko nazwy stanowiska nych osób szczególny szacunek można wyrazić
danej osoby, nie używając jej imienia i nazwi- słowami: Wielce Szanowna Pani, Wielce Sza-
ska, jest to jednak forma dość niezręczna. nowny Panie, Wielce Szanowne Panie, Wielce
Gdy trzeba zaadresować pismo do konkret- Szanowni Panowie, Wielce Szanowni Państwo.
nej osoby, z uwzględnieniem jej stanowiska Treść pisma powinna być napisana zgodnie
służbowego, to warto dowiedzieć się o jej da- z podanymi zasadami redagowania pism (roz-
ne personalne. Będzie to świadczyło o profe- dział 13). Zawsze jednak należy pamiętać
sjonalizmie nadawcy. Zdarza się, że piszemy, o podaniu wyczerpującej informacji w sposób
np. do dyrektora, bez podania stanowiska służ- uprzejmy.
bowego. Tak zaadresowane pismo świadczy W treści pisma można stosować wyliczenia,
o jego prywatnym charakterze. wyróżnianie ważniejszych fragmentów tekstu.
Formuła grzecznościowa rozpoczynająca. Można również zatytułować pismo (np.: Ofer-
Obecnie często spotyka się pisma, w których ta, Podanie), wtedy nie używa się grzecznościo-
po napisaniu pola adresata wpisujemy z lewej wej formuły rozpoczynającej.
strony (od marginesu) formułę grzecznościo- Formuła grzecznościowa zakończeniowa.
wą, rozpoczynającą się np. od: Szanowna Pa- Po napisaniu treści, w odległości 1 3 interli-
ni, Szanowny Panie, Szanowni Państwo. Po na- nii oraz 1 cm od osi pisma, piszemy formułę
pisaniu tego zwrotu można napisać przecinek grzecznościową pożegnalną, np.: Z poważa-
i wtedy treść rozpoczynamy małą literą. Jeże- niem (elegancka i najczęściej spotykana for-
li po tym zwrocie nie postawimy przecinka, to ma), A
ączę wyrazy szacunku, Z wyrazami sza-
treść zaczynamy wielką literą. Jeżeli znamy cunku, Pozdrawiam (wtedy, gdy znamy
adresata, to możemy się do niego zwrócić na- odbiorcę pisma). W pismach do osób, którym
stępująco: Szanowna Pani Prezes, Szanowna należy się szczególny szacunek, lub w dyplo-
Pani Doktor, Szanowny Panie Dyrektorze, Sza- macji, możemy użyć zwrotów: Z wyrazami naj-
nowny Panie Profesorze. głębszego szacunku. Z wyrazami wdzięczności.
Zwierzchnik może się zwrócić do podwład- W smutnych okolicznościach są stosowane
nego: Szanowny Panie Kwiatkowski, natomiast zwroty: Z wyrazami współczucia. Z wyrazami
pracownik do kierownika  nie. Zwrot ten ma żalu. A
ącząc się w bólu.
charakter oficjalny i oschły, na ogół niczego Podpisy. W odległości 2 do 3 interlinii od
dobrego nie możemy się spodziewać po takim formuły pożegnalnej, na środku prawej części
piśmie. blankietu, podajemy stanowisko oraz imię
Nie łączymy zwrotów rozpoczynających i nazwisko podpisującego (może być wpisany
grzecznościowych z tytułem służbowym i nazwi- również tytuł naukowy). Przyjęło się, że imię
skiem, a także z imieniem i nazwiskiem, np. nie i nazwisko wpisuje się symetrycznie względem
należy pisać: Szanowny Panie Dyrektorze Kruk. wpisanego stanowiska (przykład 13.7). Jeżeli
W żadnym piśmie nie wolno nadużywać na- pod pismem podpisują się dwie osoby, to pod-
zwiska, ponieważ jest ono prawnym sposobem pisy zamiesza się w tym samym wierszu, jeden
identyfikacji człowieka. Nazwisk używamy po lewej, a drugi po prawej stronie pisma.
ostrożnie, tak żeby nie dotknąć adresata. Moż- Z lewej strony zamieszczamy podpis osoby
na jednak  w razie potrzeby  użyć w treści o niższej, a z prawej o wyższej randze w hie-
imienia i nazwiska, np. Pani Rektor Anna Król. rarchii służbowej.
www.wsip.pl
45
ę
W Przykład 13.7. Podpis
W
Dyrektor
mgr Janina Stokowska
___________________________________________________________________
Główny Księgowy Dyrektor Naczelny
Jan Bober Krystyna Grabowska
Jeżeli pisma nie podpisuje właściwy autor spraw w urzędach, ułatwiła kontakty w przedsię-
pisma, lecz osoba do tego upoważniona, to na- biorstwach, ponieważ kontrakty i umowy han-
leży zamieścić odpowiednie oznaczenie: z up. dlowe mogą być zawierane poprzez Internet.
 z upoważnienia, wz.  w zastępstwie, p.o.  Załączniki. Z lewej strony, na tej samej
pełniący obowiązki. wysokości co podpis, piszemy wyraz Załącz-
Można też umieścić podpisy z prawej stro- niki. Jeżeli pismo ma dwa podpisy  z prawej
ny blankietu, jeden pod drugim. Wtedy pod- i lewej strony, to wyraz Załączniki umieszcza-
pis osoby o niższej randze w hierarchii służbo- my pod podpisem z lewej strony. Pod tym wy-
wej zamieszczamy jako pierwszy. razem wymieniamy załączniki, stosując poje-
Podpis elektroniczny (wirtualny) składa się dynczy odstęp przy wpisywaniu. Uważamy,
pod pismem bezpośrednio, pisząc pismo aby z nazwami załączników nie wyjść poza oś
w edytorze tekstu. Podpis ten składa się symetrii pisma. Jeżeli liczba załączników
z dwóch ciągów liczb, tzw. kluczy  prywatne- przekracza 5 sztuk, to piszemy  Załączniki:
go i publicznego. Klucz prywatny jest tajny plik i dołączamy spis tych załączników (przy-
i służy do kodowania wiadomości. Klucz pu- kład 13.8).
bliczny jest przeznaczony do rozkodowania sy- Jeśli dołączamy informatory, katalogi lub
gnatury dołączonej do pliku i sprawdzenia au- ulotki reklamowe, to zapowiadamy to w tekście
tentyczności podpisu autora przekazu. Do pisma, np.: Jako załączniki otrzymają Pań-
2006 roku polskie urzędy musiały dostosować stwo..., Proszę zapoznać się z załączoną ulotką...,
swoje systemy informatyczne do obiegu doku- Dane techniczne znajdą Państwo w załączonym
mentów w postaci elektronicznej. Taka forma informatorze. W takim wypadku nie wpisujemy
obsługi klientów przyspieszyła załatwianie pod treścią pisma informacji o załącznikach.
W Przykład 13.8. Załączniki
W
Załączniki: plik Dyrektor Handlowy
mgr Małgorzata Kowalczyk
___________________________________________________________________
Główny Księgowy Dyrektor Handlowy
mgr Ewa Bil mgr Małgorzata Kowalczyk
Załączniki:
1. Budżet projektu
2. Terminy realizacji
46
ę
14.Rozmieszczanie tekstu
Rozdzielnik. Jest to informacja o tym, kto
powinien dostać pismo do wiadomości, oprócz korespondencji
adresata. Wpisujemy tę informację z lewej
na blankietach,
strony, pod Załącznikami. Z wpisywanym tek-
adresowanie kopert
stem nie przechodzimy poza oś symetrii blan-
kietu. Instytucje lub osoby wpisujemy według
hierarchii służbowej lub w kolejności alfabe- W korespondencji biurowej używa się na-
tycznej (przykład 13.9). stępujących blankietów:
" BB  blankiety bezkopertowe  są to pisma,
które po złożeniu nie wymagają wkładania
do koperty, ponieważ pole korespondencyj-
W Przykład 13.9. Rozdzielnik
W
ne jest ukryte, a widoczne pozostaje pole
adresata. Na tego rodzaju blankietach są
Załączniki: przysyłane pisma urzędowe, obecnie rzad-
Kopia mapki geodezyjnej ko stosowane.
" BR  blankiety reklamowe z nadrukiem fir-
Do wiadomości: mowym na szerokim górnym marginesie.
Sąd Rejonowy w Zgierzu " BZ  blankiety zwykłe  mają ściśle określo-
Antoni Banan ne pola, w których wpisuje się odpowiednie
elementy pisma. Obecnie rzadko używane.
Załączniki: " BU  blankiety uproszczone dają większą
Kopia mapki geodezyjnej swobodę rozmieszczania tekstu niż blan-
kiety BZ. Obecnie najczęściej stosowane.
Otrzymują:
Sąd Rejonowy w Zgierzu Rozmieszczanie elementów składowych pi-
Antoni Banan sma z użyciem edytora tekstu  blankiet BU. ś
 oznacza użycie klawisza Enter. ś to tzw.
Te informacje, które odnoszą się do wzorco- znak niedrukowalny, na ekranie monitora
wego pisma, będą wykorzystywane w większo- można go zobaczyć, klikając na przycisku ś,
ści pism. Zmieniać się mogą tylko szczegóły, na- który należy wprowadzić na pasek formatowa-
tomiast zasadnicza część układu pozostanie bez nia, wybierając: Widok/Paski narzędzi/Do-
zmian. stosuj/Polecenie/Widok i z okna wybrać
znak ś Pokaż wszystko, następnie przeciąg-
nąć go za pomocą myszki na pasek.
Pytania i zadania kontrolne
1. Otwórz edytor tekstu  Word i zapisz nowy
1. Czym się różni korespondencja wewnętrz- dokument pod określoną nazwą, np. blan-
na od korespondencji zewnętrznej? kiet BU.
2. Scharakteryzuj krótko pisma: przewodnie, 2. Ustaw parametry Worda, marginesy, układ
informacyjne, transakcyjne. strony, wielkość czcionki i jej styl, ponow-
3. Scharakteryzuj pisma manipulacyjne. nie zapisz dokument (marginesy standardo-
4. Z którego blankietu najczęściej się korzy- we, układ strony pionowy, czcionka Times
sta, sporządzając korespondencję? New Roman 12 punktów komputerowych,
5. Jaki wpływ na układ i estetykę sporządza- pojedyncza interlinia).
nych pism ma zastosowanie komputera? 3. Punkt wstawiania jest w lewym górnym ro-
6. Wymień podstawowe elementy składowe pi- gu ekranu. Wpisz tekst podany na następnej
sma. W jakiej kolejności je rozmieszczamy? stronie (przykład 14.1).
7. Podaj podstawowe różnice w rozmieszeniu 4. Po napisaniu tekstu należy go odpowiednio
elementów pisma na blankiecie BU i BZ. rozmieścić na stronie. Ustaw punkt wstawia-
8. Co to jest załącznik i rozdzielnik? W któ- nia w pierwszym wierszu przed słowem A
ódz
.
rym miejscu pisma są zamieszczane te ele- Klikając na ikonę tabulatora, wybierz tabu-
menty? lator wyrównujący do prawego . Następnie
www.wsip.pl
47
ę
W Przykład 14.1. Wpisywanie tekstu w edytorze tekstu
W
Zespół Szkół Wszechstronnych A
ódz
, 22 maja 2002 rokuś 1 wiersz
im. Poli Negriś 2 wiersz
ul. Kazimierza Marudy 32/34ś 3 wiersz
95-315 A
ódz
ś 4 wiersz
tel. [phone]ś 5 wiersz
[e-mail]ś 6 wiersz
ś 7 wiersz
ś 8 wiersz
ś 9 wiersz
Panś 10 wiersz
Dr Jan Kotekś 11 wiersz
ś 12 wiersz
ul. Myszki 2ś 13 wiersz
20-002 Lublinś14 wiersz
ś15 wiersz
ś16 wiersz
Wielce Szanowny Panieś17 wiersz
ś18 wiersz
ś19 wiersz
Pragniemy Pana zaprosić na uroczystości związane z obchodzonym jubileuszem
XX-lecia powstania naszej szkoły.ś 1 akapit, 20 i 21 wiersz
ś22 wiersz
Część oficjalna odbędzie się w Pałacu Poznańskich w sali Rubinsteina, 8 czerwca
2002 roku o godzinie 1500. Na część artystyczną i na bal zapraszamy do sali
lustrzanej w tym samym dniu o godzinie 1900.ś2 akapit, 23, 24 i 25 wiersz
ś26 wiersz
Program uroczystości wraz z zaproszeniem dla dwóch osób przesyłamy Panu
razem z naszym listem.ś 3 akapit, 27 i 28 wiersz
ś29 wiersz
ś30 wiersz
Z wyrazami szacunkuś31 wiersz
ś32 wiersz
Dyrektorś33 wiersz
ś34 wiersz
ś35 wiersz
dr Joanna Gdańska36 wiersz
48
ę
kliknij na linijkę poziomą przy prawym mar- Adresowanie kopert. Większość pism wpły-
ginesie. Wciśnij klawisz Tab. Tekst A
ódz
, 22 wa do firmy w formie przesyłki pocztowej, dla-
maja 2002 roku zostanie wyrównany do pra- tego ważne jest właściwe adresowanie kopert.
wego marginesu strony. Zauważ, że przeno- Poprawne wskazanie adresata to podstawowy
sząc punkt wstawiania do drugiego wiersza na warunek, konieczne jest również poprawne
linijce poziomej, nie będzie już znaku tabula- rozmieszczenie danych na kopercie oraz este-
tora, który wstawiłeś w pierwszym wierszu. tyka. Korespondencję należy wkładać do od-
5. Wiersze od 2 do 6 pozostaw bez zmian. powiednich kopert  blankiety koresponden-
6. SPOSÓB I. Zaznacz kursorem myszy tekst cyjne o formacie A4 i A5 wkładamy do kopert
wierszy 10 14. Klikając na ikonę tabulato- formatu C6 (114 x 162 mm).
ra, wybierz tabulator wyrównujący do lewe- Jeżeli na kopercie nie ma wydrukowanych
go . Następnie kliknij na linijkę poziomą danych naszej firmy, to w górnym lewym na-
w odległości 9 cm od lewego marginesu rożniku koperty stawiamy pieczątkę firmową
(1 cm od środka strony: 9 cm, to 1 cm od lub wpisujemy adres nadawcy. W prawym gór-
środka strony, która ma szerokość 16 cm  nym narożniku jest miejsce na przyklejenie
standardowe ustawienie Worda). Ustaw znaczka lub ofrankowanie. Dane adresata wpi-
punkt wstawiania na początku 10. wiersza sujemy w prawej części koperty (przykład
i wciśnij klawisz Tab. Tekst Pan ustawi się 14.7). Dolna część koperty jest zarezerwowa-
dokładnie 9 cm od lewego marginesu. Po- na dla informacji: Polecony, Priorytet, Lotniczy.
stąp tak samo z tekstem wiersza 11., 13., 14. Jeżeli korespondencja jest prywatna, a przeka-
SPOSÓB II. Zaznacz kursorem myszy tekst zuje ją nie urząd pocztowy, lecz osoba znajo-
wierszy 10 14. Przesuń wskaz
nik wcięcia ma, to można w tym miejscu napisać przez
pierwszego wiersza akapitu na 9 cm od le- grzeczność.
wego marginesu. Komputerowe adresowanie kopert. Bardzo
7. Wiersze od 15. do 26. pozostaw bez zmian. łatwo zaadresujemy kopertę za pomocą kom-
8. Ustaw punkt wstawiania na początku 27. putera, wykonując następujące czynności:
wiersza przed zwrotem Z wyrazami szacun- 1. Wybierz z paska menu Narzędzia, następ-
ku. Klikając na ikonię tabulatora, wybierz nie Koperty i etykiety.
tabulator wyrównujący do prawego . Na- 2. W polu zatytułowanym Adres odbiorcy
stępnie kliknij na linijkę poziomą w odle- wpisz dane odbiorcy. W polu zatytułowa-
głości 9 cm od lewego marginesu (1 cm od nym Adres zwrotny wpisz dane nadawcy.
środka strony), wciśnij klawisz Tab. Tekst 3. Kliknij na etykietę Opcje..., otworzy się
ustawi się dokładnie 9 cm od lewego mar- okno Opcje koperty. Wybierz z pola Roz-
ginesu. miar koperty jej rozmiar.
9. Wiersz 28 pozostaw bez zmian. 4. Przejdz
do zakładki Opcje drukowania, wy-
10.Zaznacz kursorem myszy tekst wierszy bierz odpowiednie parametry i kliknij OK.
29 32. Klikając na ikonę tabulatora, wy-
bierz tabulator środkujący . Następnie Możemy również korzystać z kopert
kliknij na liniję poziomą w odległości 12 cm  okienkowych . Adres napisany na blankiecie
od lewego marginesu (środek prawej poło- korespondencyjnym, przy odpowiednim jego
wy blankietu, który ma szerokość 16 cm). złożeniu, jest widoczny przez okienko.
Ustaw punkt wstawiania na początku 29. Należy uważać, aby:
wiersza i wciśnij klawisz Tab. Tekst Dyrek- " adres był czytelny i zawierał kod pocztowy,
tor ustawi się dokładnie pośrodku prawej " nie podkreślać adresu,
części pisma (środek wyrazu Dyrektor bę- " 2 cm od dołu koperty nie umieszczać napi-
dzie 12 cm od lewego marginesu). Postąp sów, rysunków, naklejek,
tak samo z tekstem wiersza 32. " nie używać do adresowania drukarek igło-
11.Zapisz dokument. Patrz przykład 14.2. wych  ich wydruk jest nieczytelny dla ma-
szyn sortujących korespondencję,
Typowe rozmieszczenie tekstów pism poka- " wielkość czcionki nie była mniejsza niż
zano w przykładach 14.3 14.6. 2,5 mm i nie większa niż 4,7 mm.
www.wsip.pl
49
ę