Praca i Ubezpieczenia Praca i Ubezpieczenia
e-Poradnik
e
ZFÅšS
obowiÄ…zki pracodawcy
i świadczenia dla pracowników
Zasady tworzenia ZFÅšS
Odpisy i zwiększenia na ZFŚS w 2012 r.
Obowiązki w zakresie administrowania środkami ZFŚS
Dokumentacja świadczeń socjalnych
ZFÅšS w szkole
Wydatki na działalność socjalną jako koszt pracodawcy
Dofinansowanie do wypoczynku dzieci
 zakres zwolnienia podatkowego
Przychód pracownika z tytułu otrzymania
biletów ufundowanych z ZFŚS
Porady, wyjaśnienia, przepisy, wskaz
niki, wzory
Adres redakcji: 01-042 Warszawa, ul. Okopowa 58/72
tel. [phone]; www.gazetaprawna.pl
Redakcja merytoryczna: Magdalena Sobczak, Anna Puszkarska
DTP: Joanna Archacka
Biuro Obsługi Klienta: 05-270 Marki, ul. Okólna 40
tel. [phone]; e-mail: [e-mail]
© Copyright by INFOR Biznes Sp. z o.o.
ISBN 978-83-63360-77-1
Wydanie II/2012, kwiecień 2012 r.
Kup książkę Przeczytaj więcej o książce
Spis treści
Rozdział 1. Zasady tworzenia ZFŚS ..................................................................................................... 5
Odpowiedzialność pracodawcy .......................................................................................................... 5
Obowiązek tworzenia ZFŚS a kryteria dla pracodawców ......................................................... 5
Sfera budżetowa ................................................................................................................................ 5
Co najmniej 20 ...................................................................................................................................6
Mniej niż 20 pracowników............................................................................................................ 7
Åšwiadczenie urlopowe .................................................................................................................... 7
Działalność w trakcie roku ............................................................................................................8
Rozdział 2. Odpisy i zwiększenia na ZFŚS w 2012 r. ..................................................................10
Odpis podstawowy.................................................................................................................................10
Dobrowolne zwiększenia ....................................................................................................................10
Pozostałe zwiększenia ...........................................................................................................................11
Rozdział 3. Metody ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych ...................................... 13
Liczba zatrudnionych ........................................................................................................................... 13
Osoby uwzględniane............................................................................................................................. 14
Osoby nieuwzględniane ...................................................................................................................... 15
Planowana liczba ................................................................................................................................... 15
Metoda uproszczona ..................................................................................................................... 17
Åšrednia chronologiczna ............................................................................................................... 17
Åšrednia arytmetyczna...................................................................................................................18
Obliczanie odpisu ...................................................................................................................................18
Weryikacja na koniec roku ................................................................................................................19
Popełniane błędy ....................................................................................................................................19
Terminy przekazania ............................................................................................................................20
Rozdział 4. Obowiązki w zakresie administrowania środkami ZFŚS ............................. 21
Rachunek bankowy ...............................................................................................................................22
Kara grzywny ...........................................................................................................................................22
Rozdział 5. Działalność socjalna pracodawcy ..............................................................................24
Wydatki niepodlegajÄ…ce inansowaniu .........................................................................................26
Uprawnieni do korzystania ze środków ZFŚS .............................................................................26
Zgodnie z sytuacją materialną i życiową ......................................................................................27
Rozdział 6. Dokumentacja świadczeń socjalnych .................................................................... 31
Regulamin trzeba uzgodnić ............................................................................................................... 31
Możliwość udzielania pożyczek ....................................................................................................... 33
Rozdział 7. ZFŚS w szkole ......................................................................................................................34
Nauczyciele ...............................................................................................................................................34
Nauczyciele emeryci .............................................................................................................................35
Likwidacja szkoły ....................................................................................................................................36
Kto ma prawo do korzystania ze świadczeń ZFŚS .....................................................................36
Åšwiadczenia urlopowe nauczycieli .................................................................................................36
Wysokość świadczenia ................................................................................................................. 37
Warunek otrzymania ....................................................................................................................38
Rozdział 8. Wydatki na działalność socjalną jako koszt pracodawcy ..............................39
Pożyczki z ZFŚS ...................................................................................................................................... 40
Umorzenie pożyczki pracownikowi ....................................................................................... 40
Odpisy na ZFÅšS ........................................................................................................................................ 41
Åšwiadczenie urlopowe .........................................................................................................................42
Rozdział 9. Paczki z okazji świąt a zwolnienia od podatku ..................................................44
Åšwiadczenia rzeczowe inansowane spoza ZFÅšS .......................................................................46
Rozdział 10. Doinansowanie do wypoczynku dzieci  zakres zwolnienia
podatkowego ...............................................................................................................................................49
Zwolnienie tylko dla dzieci do lat 18 ...............................................................................................49
Zorganizowane formy wypoczynku ...............................................................................................49
Limit zwolnienia ....................................................................................................................................50
Kup książkę Przeczytaj więcej o książce
Rozdział 11. Przychód pracownika z tytułu otrzymania biletów
ufundowanych z ZFÅšS ............................................................................................................................53
Bilet jako przychód pracownika .......................................................................................................53
Opodatkowanie VAT świadczeń socjalnych .................................................................................54
Porady ............................................................................................................................................................58
Czy pracodawca zapłaci odsetki od kwot nieprzekazanych
na fundusz .....................................................................................................................................................58
Czy irmy mogą tworzyć wspólny fundusz świadczeń socjalnych ..........................................59
Czy zwiększenie zatrudnienia do ponad 20 osób w trakcie roku
rodzi obowiÄ…zek tworzenia ZFÅšS ........................................................................................................ 60
Czy po ogłoszeniu upadłości trzeba dokonywać odpisów ..........................................................61
Kiedy można zmniejszyć lub zwiększyć odpisy na ZFŚS .............................................................62
Jak zrezygnować z tworzenia ZFŚS ......................................................................................................63
Czy pracownicy przejętej irmy mogą korzystać z ZFŚS ..............................................................64
Czy z ZFŚS można inansować imprezy integracyjne ..................................................................66
Czy pracownik osiąga przychód z tytułu imprezy integracyjnej .............................................67
Jakich wydatków nie należy inansować z ZFŚS ............................................................................68
Czy zmniejszenie etatu wpływa na wysokość świadczenia urlopowego ..............................69
Jak pracodawca może uwolnić się od wypłaty świadczeń urlopowych .................................70
Kiedy pracodawca może żądać zwrotu wypłaconego świadczenia urlopowego................ 71
Jakie świadczenia przysługują małżonkom z ZFŚS .......................................................................72
Na jakich zasadach działa komisja socjalna .................................................................................... 73
Na jakie cele można przyznać pożyczkę z ZFŚS .............................................................................74
Jak zaewidencjonować pożyczkę z ZFŚS ............................................................................................75
Kto może otrzymać świadczenie urlopowe w jednostce oświatowej .....................................76
Jak przygotować plan wydatków socjalnych ................................................................................... 77
Czy różnicowanie wartości talonów inansowanych z ZFŚS od wymiaru etatu umożliwi
wyłączenie ich z podstawy wymiaru składek .................................................................................. 77
Czy wliczyć do podstawy wymiaru składek wartość talonów
i bonów świątecznych z ZFŚŚ.................................................................................................................78
Jak uwzględnić wartość talonu w podstawie wymiaru składek ...............................................79
Czy opłacać składki od bonów i paczek dla zleceniobiorców .................................................... 80
Wyjaśnienia .................................................................................................................................................82
Odpowiedz
Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej
w sprawie stosowania przepisu art. 5 ust. 5a ustawy o ZFÅšS .....................................................82
Wyjaśnienie Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych dotyczące
żądania PIT-u przez pracodawcę ..........................................................................................................83
Pismo Ministerstwa Edukacji Narodowej i Sportu dotyczÄ…ce pozyskiwania
informacji potrzebnych do wyliczenia odpisu
na ZFŚS dla nauczycieli będących emerytami i rencistami .......................................................84
Sąd Najwyższy orzekł: środki z ZFŚS można wydawać
bez wiedzy zwiÄ…zku zawodowego ........................................................................................................86
Przepisy ........................................................................................................................................................ 88
Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych .................. 88
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie
sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na
zakładowy fundusz świadczeń socjalnych ..................................................................................95
Wskaz
niki .....................................................................................................................................................96
Odpisy na ZFÅšS w 2012 r. .........................................................................................................................96
Odpisy na ZFÅšS dla nauczycieli ............................................................................................................97
Åšwiadczenie urlopowe ..............................................................................................................................98
WZORY........................................................................................................................................................ 100
Wzór Decyzji komisji socjalnej............................................................................................................ 100
Wzór Wniosku o dopłatę do wypoczynku dzieci i młodzieży .................................................. 101
Wzór Umowy dotyczącej pożyczki mieszkaniowej z ZFŚS .......................................................102
Wzór Oświadczenia poręczyciela .......................................................................................................103
Wzór Oświadczenia o dochodach .......................................................................................................104
Wzór Regulaminu tworzenia i gospodarowania ZFŚS ...............................................................105
Wzór Wniosku o przyznanie zapomogi ...........................................................................................108
Kup książkę Przeczytaj więcej o książce
Rozdział 1
Zasady tworzenia ZFÅšS
Pracodawca, stosownie do możliwości i warunków, zaspokaja bytowe, so-
cjalne i kulturalne potrzeby pracowników (art. 16 ustawy z 26 czerwca 1974 r.
 Kodeks pracy; dalej k.p.). Jest to jedna z podstawowych zasad prawa pracy.
Została ona także wskazana w obowiązkach pracodawcy jako strony stosun-
ku pracy (art. 94 pkt 8 k.p.). Pracodawca ma obowiązek w szczególności zaspo-
kajać w miarę posiadanych środków socjalne potrzeby pracowników.
Odpowiedzialność pracodawcy
Zgodnie z art. 12a ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń
socjalnych (dalej ustawa o ZFŚS) kto, będąc pracodawcą lub będąc odpowiedzial-
nym, w imieniu pracodawcy, za wykonywanie przepisów ustawy, nie wykonuje
przepisów ustawy albo podejmuje działania niezgodne z przepisami ustawy, pod-
lega karze grzywny. W takich sprawach orzeka siÄ™ na podstawie wniosku pocho-
dzącego od właściwego organu Państwowej Inspekcji Pracy w trybie określonym
przepisami kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia.
Jeśli organizacja związkowa uzna, że środki zakładowego funduszu świadczeń
socjalnych (dalej ZFŚS) zostały wydatkowane niezgodnie z przepisami ustawy, or-
ganizacja zwiÄ…zkowa ma prawo wystÄ…pienia do sÄ…du pracy z roszczeniem o zwrot
tych kwot na konto ZFŚS lub o przekazanie należnych środków na fundusz, o ile
pracodawca nie uczynił tego sam w obowiązującym terminie (zob. wyrok SN
z 19 listopada 1997 r., I PKN 373/97, OSNAP 1998/17/507).
Odpowiedzialność pracodawcy nie sprowadza się tylko do naruszeń prze-
pisów ustawy, ale także regulaminu działalności socjalnej, przy czym kry-
teria przyznawania pomocy przewidziane regulaminem muszą być spójne
z treścią ustawy.
Pracodawca nie ma obowiÄ…zku uiszczenia odsetek od kwot nieprze-
kazanych w terminie na rachunek bankowy funduszu (zob. wyrok SN
z 13 kwietnia 1999 r., I PKN 663/98, OSNP 2000/14/534).
Obowiązek tworzenia ZFŚS a kryteria dla pracodawców
Podstawową formą socjalnej aktywności wielu pracodawców jest za-
kładowy fundusz świadczeń socjalnych. Zasady jego tworzenia, katego-
rie świadczeń, deinicję działalności socjalnej oraz obiektów służących tej
działalności określa ustawa o ZFŚS.
Sfera budżetowa
Pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych
i samorządowych zakładów budżetowych tworzą ZFŚS, bez względu na
liczbę zatrudnianych pracowników. Nie mogą zrezygnować z utworzenia
funduszu ani zmieniać wysokości odpisu. Pozostali pracodawcy tworzą
fundusz w zależności od liczby zatrudnionych pracowników.
Kup książkę Przeczytaj więcej o książce
e-Biblioteka Gazety Prawnej
6
Co najmniej 20
Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku
co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty tworzą go obo-
wiązkowo (art. 3 ust. 1 ustawy o ZFŚS). Chodzi tu o pracodawców niepro-
wadzących działalności w formie jednostek budżetowych i samorządowych
zakładów budżetowych.
PRZYKÅ‚AD:
Liczba pracowników a obowiązek tworzenia ZFŚS
W zakładzie pracy jest zatrudnionych 19 osób na pełny etat i 8 półetatowców. Daje to w sumie
23 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. W takiej sytuacji należy utworzyć ZFŚS.
U tych pracodawców układ zbiorowy pracy może dowolnie kształtować
wysokość odpisu na fundusz (zmniejszać lub zwiększać), może także posta-
nawiać, że nie będzie tworzony (art. 4 ust. 1 ustawy o ZFŚS).
U pracodawców, których pracownicy nie są objęci układem zbiorowym
pracy, postanowienia w tych sprawach może zawierać regulamin wy-
nagradzania. Jeżeli u tego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja
zwiÄ…zkowa, postanowienia regulaminu wynagradzania w sprawie wysoko-
ści odpisu na fundusz lub nietworzenia funduszu wymagają uzgodnienia
z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.
Uregulowania zawarte w art. 4 ustawy o ZFŚS to przepisy szczególne
w stosunku do podstawowej zasady przewidzianej w art. 9 par. 2 i 3 k.p.,
zgodnie z którą postanowienia układów zbiorowych pracy i porozumień
zbiorowych oraz regulaminów i statutów nie mogą być mniej korzystne dla
pracowników niż przepisy kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wyko-
nawczych, a postanowienia regulaminów i statutów nie mogą być mniej
korzystne dla pracowników niż postanowienia układów zbiorowych pracy
i porozumień zbiorowych.
PRZYKÅ‚AD:
Zmiana stanu zatrudnienia w ciÄ…gu roku
Pracodawca utworzył ZFŚS. Od 1 marca 2012 r. stan zatrudnienia uległ zmianie i wyniósł mniej
niż 20 osób w przeliczeniu na pełne etaty. Mimo zaistniałej sytuacji pracodawca nie może
zrezygnować z prowadzenia ZFŚS, ponieważ decydujący jest stan zatrudnienia na 1 stycznia
2012 r., który wynosił conajmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.
Zasada obowiązująca od 1 stycznia 2004 r., zgodnie z którą pracodawcy
mogą zrezygnować z tworzenia ZFŚS bądz
dowolnie ukształtować odpis
przez zamieszczenie odpowiednich uregulowań w układach zbiorowych
Kup książkę Przeczytaj więcej o książce
ZFŚS  obowiązki pracodawcy i świadczenia dla pracowników
7
pracy lub regulaminach wynagradzania, nie dotyczy pracodawców prowa-
dzących działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych za-
kładów budżetowych.
Mniej niż 20 pracowników
Pracodawcy nieprowadzący działalności w formie jednostek budżeto-
wych i samorządowych zakładów budżetowych i zatrudniający według sta-
nu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przelicze-
niu na pełne etaty nie mają obowiązku tworzenia funduszu. Mogą jednak
utworzyć go dobrowolnie do wysokości i na zasadach określonych w usta-
wie o ZFŚS. Jeśli pracodawca tego nie zrobi, może wypłacać świadczenie
urlopowe. Jeśli jednak podejmie decyzję, że nie tworzy w ogóle ZFŚS i re-
zygnuje z wypłaty świadczenia urlopowego, to ma obowiązek powiadomić
o tym pracowników w terminie do końca stycznia danego roku kalendarzo-
wego w sposób przyjęty w zakładzie.
Åšwiadczenie urlopowe
Świadczenie urlopowe nie pochodzi ze środków ZFŚS. Aby je otrzymać,
pracownik nie przedstawia żadnego zaświadczenia o osiąganych docho-
dach. Przysługuje ono pracownikowi raz w roku, jeśli korzysta on w danym
roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej
14 kolejnych dni kalendarzowych. Jego wysokość ustala pracodawca, z tym
że nie może być ono wyższe niż wysokość odpisu podstawowego na ZFŚS
w danym roku, jest też ustalane proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy
pracownika. W tym roku kwota odpisu podstawowego jest taka sama jak
w roku ubiegłym i wynosi 1093,93 zł.
Maksymalne kwoty świadczenia urlopowego w 2012 r.
Åšwiadczenie urlopowe dla pracownika Kwota
zatrudnionego w normalnych na pełny etat 1093,93 zł
warunkach pracy na 3/4 etatu 820,45 zł
na 1/2 etatu 546,97 zł
na 1/4 etatu 273,48 zł
wykonującego prace w szczególnych na pełny etat 1458,57 zł
warunkach lub prace o szczególnym na 3/4 etatu 1093,93 zł
charakterze  w rozumieniu przepisów na 1/2 etatu 729,29 zł
o emeryturach pomostowych na 1/4 etatu 364,64 zł
młodocianego w pierwszym 145,86 zł
roku nauki
w drugim
175,03 zł
roku nauki
w trzecim
204,20 zł
roku nauki
Kup książkę Przeczytaj więcej o książce
e-Biblioteka Gazety Prawnej
8
Jest to spowodowane wprowadzeniem zmian do ustawy o ZFÅšS. Zgodnie
z nimi podstawa do obliczenia odpisów na ZFŚS jest taka sama jak w roku
2011 i wynosi 2917,14 zł.
Nie należy tego świadczenia mylić ze świadczeniem urlopowym dla na-
uczycieli odmiennie uregulowanym przez KartÄ™ nauczyciela.
Działalność w trakcie roku
Inne zasady dotyczÄ…ce obowiÄ…zku tworzenia funduszu obowiÄ…zujÄ… w sto-
sunku do pracodawców innych niż z jednostka budżetowa i samorządowy
zakład budżetowy, którzy dopiero rozpoczynają swoją działalność w trakcie
roku kalendarzowego.
Pracodawca rozpoczynający działalność w danym roku kalendarzowym,
jeśli jest zobowiązany do utworzenia ZFŚS, dokonuje odpisu na fundusz do-
piero w następnym roku kalendarzowym przypadającym po roku, w któ-
rym tę działalność rozpoczął.
Nie ma w tym przypadku znaczenia rozpoczęcie działalności na począt-
ku czy też pod koniec roku kalendarzowego, gdyż obowiązek ten i tak po-
wstanie zawsze z poczÄ…tkiem nowego roku kalendarzowego (art. 6a ust. 1
ustawy o ZFŚS). Pracodawcy rozpoczynający działalność po raz pierwszy ko-
rzystają z odroczenia obowiązku tworzenia funduszu do następnego roku
kalendarzowego. Zasada ta odnosi się jedynie do pracodawców, którzy roz-
poczęli swoją działalność od początku, tzn. utworzona jednostka organi-
zacyjna nie powstała w drodze przekształceń, komercjalizacji, przejęcia,
podziału lub połączenia zakładu pracy lub jego części z jednoczesnym prze-
jęciem pracowników, a także zmiany formy prawnej prowadzonej działal-
ności. Jeśli natomiast podmiot gospodarczy rozpoczyna działalność, lecz
powstał w wyniku np. przekształcenia lub komercjalizacji, to zastosowanie
znajdą zasady ogólne.
Z ORZECZNICTWA:
Ogłoszenie upadłości przedsiębiorstwa nie powoduje likwidacji działającego w tym przedsię-
biorstwie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Wyrok SN z 2 września 1999 r., sygn.
akt I PKN 242/1999, PPiPS z 2001 r. nr 1, poz. 27; OSNP-wkł. z 2000 r. nr 3, poz. 8; M.Prawn.
z 2000 r. nr 4, poz. 205
Przepis art. 6a ust. 1 nie dotyczy także jednostek budżetowych i samo-
rządowych zakładów budżetowych, ponieważ one, podobnie jak podmioty,
których rozpoczęcie działalności nastąpiło w roku kalendarzowym w wyni-
ku komercjalizacji, przejęcia, podziału lub połączenia zakładu lub jego czę-
ści z równoczesnym przejęciem pracowników, tworzą fundusz.
Zawsze z chwilą rozpoczęcia działalności ZFŚS tworzą pracodawcy:
% będący jednostką budżetową lub samorządowym zakładem budżetowym,
% rozpoczynający swoją działalność w ciągu roku w wyniku komercjalizacji,
przejęcia, podziału lub połączenia zakładu pracy lub jego części z jednocze-
Kup książkę Przeczytaj więcej o książce
ZFŚS  obowiązki pracodawcy i świadczenia dla pracowników
9
snym przejęciem pracowników, jeśli zatrudniają co najmniej 20 pracowni-
ków w przeliczeniu na pełne etaty.
PRZYKÅ‚AD:
Powstanie zakładu budżetowego w trakcie roku
Samorządowy zakład budżetowy powstał w trakcie roku kalendarzowego. Musi on utworzyć
ZFŚS bez względu na liczbę zatrudnionych. Odpisami objęte zostają te miesiące, w których
zakład będzie funkcjonował.
Kup książkę Przeczytaj więcej o książce