Błędy księgowe muszą być poprawione, tak aby nie została naruszona moc dowodowa rachunkowości. Poprawa błędów księgowych musi nastąpić zgodnie z przepisami prawa bilansowego. Sposób poprawy błędu zależy od:
techniki prowadzenia ewidencji;
momentu dostrzeżenia błędu;
Należy wówczas dokonać poprawy błędu zapisami dodatnimi lub ujemnymi, czyli zapisami stornującymi. Zapis stornujący jest także jedynym dozwolonym sposobem poprawiania błędów, jeśli rachunkowość jest prowadzona przy użyciu komputera. Storno może być dokonywane w 2 postaciach:
storna czarnego (dodatniego), kiedy to dla wyeliminowania błędnej kwoty zapisu dokonuje się zapisu po przeciwnej stronie konta; jeśli błędna kwota występuje po stronie Dt, dla przeciwwagi wpisuje się ją po stronie Ct, a jeśli błędna kwota występuje po stronie Ct, to wpisuje się ją po stronie Dt;
storna czerwonego (ujemnego), kiedy to dla wyeliminowania błędnej kwoty zapisu po danej stronie konta wpisuje się tę kwotę po tej samej stronie konta ze znakiem ujemnym (na czerwono);
Zarówno storno czarne jak i czerwone jest dokonywane zgodnie z zasadą podwójnego księgowania, czyli zgodnie z zasadą księgowania wszystkich operacji gospodarczych.
Ewidencja syntetyczna i analityczna.
Konta bilansowe i procesowe mają za zadanie przedstawienie ogólnego obrazu sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyników działalności gospodarczej. Takie konta noszą nazwę kont syntetycznych. Cechą charakterystyczną kont syntetycznych jest dokonywanie na nich rejestracji operacji gospodarczych wg zasady podwójnego zapisu, tak aby zapewnione było bilansowanie się danych ujętych na wszystkich prowadzonych przez jednostkę kontach syntetycznych.
Stąd na ewidencję syntetyczną składa się zamknięty, logicznie powiązany i bilansujący się zespół kont bilansowych i procesowych oparty na zasadzie podwójnego zapisu księgowania, tworzący system kont.
Dla spełnienia funkcji kontrolnej i informacyjnej niezbędne jest dostarczenie przez rachunkowość szczegółowych danych o składnikach majątkowych i zachodzących procesach. Konta syntetyczne odzwierciedlające ogólne dane nie spełniają tej roli. Szczegółowość informacji w rachunkowości zapewnia ewidencja analityczna, na którą składają się zbiory kont analitycznych prowadzone do określonych kont syntetycznych.
Konta analityczne to pomocnicze urządzenia księgowe służące do szczegółowej ewidencji danych podlegających ewidencji ogólnej na kontach syntetycznych, w taki sposób, by łączna suma ich obrotów i stanów była zgodna z danymi ewidencjonowanymi na określonym koncie syntetycznym.
W jednostkach w zależności od potrzeb, prowadzi się analitykę I i II stopnia.
Klasyfikacja kont:
- konta bilansowe: konta aktywów i pasywów;
- konta procesowe: konta kosztów i przychodów;
- konta syntetyczne i analityczne;
- konta wg kryterium samodzielności:
konta podstawowe - występujące samodzielnie;
konta pomocnicze, w tym korygujące - księguje się na nich określone operacje z kont aktywów lub pasywów i które stanowią korekty sald wykazywanych na kontach bilansowych (w sensie merytorycznym i algebraicznym). Należą do nich konta i umorzenie środków trwałych, konta odchyleń, konta kosztów zakupu w określonych sytuacjach.
Księgi rachunkowe
Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych oraz ustalonych na ich podstawie obrotów i sald, które tworzą:
Dziennik;
Księga główna;
księgi pomocnicze;
zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych;
wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarze);
Dziennik - zawiera chronologiczne ujęcie operacji gospodarczych, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane. Sumy zapisów (obroty) powinny być liczone w sposób ciągły (narastająco) na podstawie sprawdzonych i zatwierdzonych dowodów księgowych.
Księga główna - to zbiór kont syntetycznych, na których zapisywane są zapisy zdarzeń gospodarczych w ujęciu systematycznym. Na kontach księgi głównej zapisywane są operacje gospodarcze ujęte uprzednio w dzienniku lub zapisywane równocześnie w dzienniku i księdze głównej zgodnie z zasadą podwójnego księgowania. Zapisów na każdym koncie księgi głównej dokonuje się w kolejności chronologicznej.
Rachunkowość - wykład 11
3