14.10.07
Płaszczyzny komunikacji:
- do wewnątrz - z pracownikami, między sobą, z szefami; komunikacja na różnych szczeblach, jak działalności kadry, PR powinien współpracować z kadrami
- na zewnątrz - by wytworzyć tożsamość organizacji - to w jaki sposób organizacja komunikuje się z otoczeniem zewnętrznym wpływa także na otoczenie wewnętrzne, jest pewna informacją. To komunikowanie na zewnątrz służy pozyskaniu pożądanego wizerunku, image'u. Ma służyć pozyskaniu zaufania, budowaniu wiarygodności. Ma służyć popieraniu bytu, czyli celom marketingowym. Dzięki komunikowaniu z otoczeniem zewnętrznym organizacja ma możliwość wygłaszać swoje opinie, stanowiska odnośnie życia społecznego, politycznego szczególnie jeśli firma angażuje się w jakieś akcje. Komunikacja na zewnątrz jest prowadzona przez środki identyfikujące firmę.
Corporate identity:
Czynniki identyfikujące:
1. Czynniki identyfikujące przypisane do firmy.
Środki które powstały w przeszłości, są niezależne na dzień dzisiejszy - np. nazwa, data powstania, lokalizacja, branża w której działamy, znaki firmowe np. logo, czcionki, napisy; marka, misja - określenie kim organizacja chce lub nie chce być, musi być tak sformułowana by było zawarte to co odróżnia ta organizację od innych, podstawowe wartości, kultura organizacyjna firmy, coś czemu podporządkowana jest cała działalność.
2. Czynniki identyfikujące zdobyte dzięki celowo zastosowanym środkom prezentacji wizualnej:
- obraz organizacji, który wynika ze środków informacyjnych - sposób komunikacji z otoczeniem poprzez np. druki, karty, wizytówki, papier firmowy, pieczątki, formularze, opakowanie towaru, prezenty, gadżety, szyldy, napisy na zakładowych środkach transportu - samochody służbowe
- obraz wynikający z ukształtowania środowiska działania - urządzenie pokoi, biur - w jakim stylu, portiernia, forma, styl, kolor, cały budynek, oświetlenie, znaki orientacyjne dla gości, tablice informacyjne, styl zagospodarowania placu i podwórzy przy budynku firmy, architektura zieleni; obraz, który można znaleźć na mieście związany z tą firmą np. reklamy, znaki firmowe w centralnych punktach w mieście, w obiektach użyteczności publicznej - urzędach
- czynniki dotyczące zarządu - zarząd jest też wizerunkiem przedsiębiorstwa - wygląd, ubiór, zachowanie, styl pomieszczeń w których pracują, wyposażenie, marki używanych samochodów - czym jeżdżą - im większa firma tym jest to ważniejsze, dobrze kiedy jest to jedna marka, cechy samochodu mogą przełożyć się na organizacje np. niezawodność, zachowanie kierowców, uczestnictwo zarządu w różnych imprezach, akcjach, piastowanie stanowisk
- czynniki identyfikujące, mieszczące się w cechach własnych mediów
Broszury informacyjne, prospekty, plakaty, gazetki zakładowe, intranet, strona internetowa dla otoczenia zewnętrznego, tablica ogłoszeń, wystawy, wydawnictwa jubileuszowe
3. Czynniki identyfikujące, wynikające z rozmaitych ról w jakich występuje organizacja
- Rola pracodawcy - styl pracy kierownictwa, sposób obchodzenia świąt zakładowych, jubileuszy, materiały informacyjne dla pracowników, nowych pracowników - broszura o organizacji, korespondencja z pracownikami, styl ogłoszeń werbujących do pracy, sposób zwracania się pracowników do siebie, informacja na tablicach ogłoszeń, ubiór pracowników, logo na ubraniu, sposób rozwiązania umowy, pracownik jest zawsze nośnikiem informacji o firmie, autplacement - firma pomaga znaleźć pracę
- Rola kontrahenta - współpracownika, klienta - produkty, opakowania, nazwy (żarówki Osram), prezentowanie towaru w reklamie, na wystawach, targach, podczas negocjacji, wygląd środków transportu przewożących nasze towary, czy są to takie same samochodu,
prezenty, formularze zawierania umów - przejrzystość, kontakty, serwis, gwarancja, praktyczna tego realizacja, styl w jakim przyjmowaniu są klienci,
gazetka informacyjna dla klientów, np. jakie są produkty, imprezy organizowane przez firmę. Możliwość zwiedzenia firmy, otwarte drzwi, wykłady, konferencje, seminaria, tam gdzie klient będzie mógł otrzymać informację, parkingi dla klientów
- Rola podmiotu społecznie odpowiedzialnego
Sposób traktowania gwarancji bezpieczeństwa, dobra instrukcja obsługi, czego nie wolno robić z produktem, co jest zastrzeżone, np. czego nie można robić z danym sprzętem, ulotki leków; jest to zabezpieczenie dla firmy; stosunek do środowiska, ochrona środowiska, trzeba mówić że firma dba o środowisko; udział w rozwiązywaniu problemów społecznych, publicznych np. rozwój fizyczny dzieci - akcje sportowe, akademia pływania - finansowanie; reagowanie na apele społeczne; przede wszystkim społeczność lokalna.
Jest to element wizerunku, który może świadczyć o tym, że firma jest społecznie odpowiedzialna. Ta rola jest bardzo istotna i coraz modniejsza.
Filozofia organizacji, misja, pożądana osobowość:
1. Corporate comunications (sposoby komunikowania)
- wszystkie sposoby komunikowania organizacji z otoczeniem
2. Corporate culture (behavior) kultura, zachowanie
- wartości, normy, którymi organizacja się kieruje
3. Corporate desing (wizerunek wizualny)
- kolor, styl, kształt
4. Produkty i klienci
- oferta produktu, wszystko co związane z produktami, klientem
5. Human Relations
- zarządzanie personelem
Wszystkie powyższe punkty łącza się w Corporate image - wizerunek organizacji
Najważniejsze instrumenty Public Relations:
Otwarte drzwi, otwarte dni.
Ogłoszenia firmowe - ma swoją dynamikę w postaci ścieżki wzrokowej - czytamy z lewej na prawo - układa się to w literę Z - na tej linii musza być wszystkie najważniejsze informacje. O wartości ogłoszenia decyduje design, centralny punkt który przyciąga wzrok. Zdolność do przekazania w jak najkrótszym czasie jak najwięcej informacji.
Sprawozdanie z działalności - sprawozdania dotyczą różnych spraw, wg pewnego schematu, wg formularzy, sprawozdania do urzędów. Musza być czytelne, jasne, nie może być wew. sprzeczności, musza być prawdziwe. W sprawozdaniach wolniejszych od formularzy musimy trzymać się pewnych informacji, pewnych rzeczowych podpunktów, żeby nie było chaosu. Jeśli są to sprawozdania ekonomiczne nie mogą być dłuższe niż 50 stron. Rzeczowość to główny wymóg.
Broszury.
Targi - możemy spotkać grupy z naszego otoczenia, konkurencję, jest to czas i miejsce żeby poznać konkurencję. Jest to czas żeby spotkać się z klientami - pokazujemy ofertę. Przedstawiciele władz które współpracują.
Obchody jubileuszowe (mogą łączyć się z otwartymi dniami).
Listy indywidualne - do pracowników z gratulacjami, życzeniami. Również do innych grup otoczenia - np. gratulacje do nowego prezydenta miasta, nowego prezesa, do naszego partnera kiedy np. osiągnęli jakiś sukces. Kondolencje.
Punkty konsultacyjne, punkty doradztwa.
Punkty informacyjne pierwszego kontaktu. Odpowiedni wygląd punktu. Jest tam osoba kompetentna, przeszkolona.
Konferencje prasowe.
Zasady korzystania z telefonu i zasady przyjmowania gości.
Szczegół, który buduje wizerunek przedsiębiorstwa.
Sponsoring.
(w PR niczego nie robi się za pieniądze; dziennikarze sami muszą chcieć o nas mówić, sami podejmują decyzję czy będą o nas mówić)
Sponsorowanie różnych wydarzeń kulturowych, społecznych, akcje charytatywne - cechy charakterystyczne które łączą się z daną dziedziną przekładają się na wizerunek.
Otwarte dni - kanał przepływu informacji, bezpośrednio, osobiście mamy okazję przekazać informacje,
Dni otwarte wyjazdowe - gdy nie mamy co pokazać wewnątrz firmy.
W trakcie Otwartych Dni urabiamy opinię o naszej organizacji, produktach. Możemy argumentować i pozyskiwać informację zwrotną; łączymy bardzo wiele różnych środków komunikacji. Im więcej środków zastosujemy tym lepiej. Otwarte Dni są tubą organizacji i jednocześnie jej uchem. Mogą być organizowane dla każdej grupy otoczenia, pojedynczo lub razem. Organizujemy je dla:
- pracowników i ich rodzin (można pokazać dziecku gdzie rodzic pracuje - przeradza się to w święto rodzinne),
- klientów
- różnych instytucji - banków, doradców finansowych
- różnych podmiotów rynku pracy - firm konsultingowych, urzędów pracy, potencjalnych pracowników, studentów, nauczycieli
- ośrodków opiniotwórczych - dziennikarzy
- lokalnej społeczności - jakieś festy
- przedstawicieli władz (impreza pod patronatem)
- przedstawicieli stowarzyszeń, organizacji
W jaki sposób zapraszać gości:
- osobiście
- listy indywidualne
- zaproszenia
- informacje w lokalnej prasie
- w różnych wydawnictwach specjalistycznych adresowanych do firm, gazetki zakładowe
- szkołach, urzędach, instytucjach, bibliotekach (gdzie jest nasza grupa docelowa)
Co pokazujemy:
- produkty
- pomieszczenia
- proces technologiczny, technologię produkcji (w formie rzeczywistej, naturalnej lub w formie filmowej) dobrze jest gdy możemy cos dotknąć, sami zrobić
- centra obsługi klientów
- muzea zakładowe
- izby pamięci, ogrody
- centra szkoleniowe, laboratoria
- w jaki sposób zagospodarowujemy odpady produkcyjne
- ludzi w ich otoczeniu
Jak się przygotować (zadania organizacyjne)
- powołać zespół planistyczny - przedstawiciele kierownictwa, przedstawiciele pracowników - wydziału personalnego, kadr, PR, prasowego, produkcji, szkoleniowego, ochrony i bezpieczeństwa, ktoś kto będzie odpowiadał za catering, ktoś ze związków zawodowych - taki zespół będzie się składać z 8-10 osób
Jakie imprezy można zorganizować w trakcie otwartych dni:
Trzeba ustalić jaka to ma być impreza - np. biesiada, impreza muzyczna.
Mogą to być wykłady, dyskusje, seminaria - spotkania naukowe.
W trakcie np. biesiady mogą odbywać się gry, konkursy, wystawy pracowników, którzy cos zbierają lub malują itp.
Wyjazdowe otwarte dni są organizowane dla węższej grupy, np. dla klientów, dla VIPów.
Elementy programu - trzeba mieć wizję imprezy, odpowiednik tego że mamy misję w przedsiębiorstwie, pożądana atmosfera, zapewnienie bezpieczeństwa, zapewnienie poczęstunku.
Składniki kosztów:
- osobowe - opłata godzin nadliczbowych dla pracowników, którzy będą zatrudnieni przy obsłudze imprezy
- koszty związane z poczęstunkiem - catering
- koszty związane z służbą porządkową
- prezenty i upominki - gadżety, kalendarze, czy prezenty większej wartości - trzeba uważać komu daje jaki prezent, za jaką wartość, w szczególności jeśli chodzi o przedstawicieli władz
- przygotowanie materiałów informacyjnych - broszury, ulotki
- ozdobienie, odświeżenie pomieszczeń - kwiaty, znaki informacyjne, szyldy
Scenariusz otwartych dni:
- kto wista gości
- kto ma wygłosić oficjalne powitanie, wygłosić wykład- zgrabnie i w miarę szybko
- jakie imprezy po kolei będą się odbywały, w którym momencie dnia powinny się one odbyć
- kto będzie odpowiedzialny za poszczególne sprawy (bezpieczeństwo, opieka zdrowotna)
Księga pamiątkowa - opinie
Zasady otwartych dni:
- zwiedzający muszą mieć wrażenia że zobaczyli firmę od kuchni,
- nie dłużej niż 90 minut cyklu zwiedzania
- powitanie powinno być w pobliżu głównego wejścia
- żadne pytanie nie powinno zostać bez odpowiedzi
- jeśli mamy przewodnika - to on musi przedstawić pracownika, który będzie nam pokazywał proces technologiczny z imienia i nazwiska
- trzeba różnicować informacje w zależności od grup zwiedzających
- trzeba umożliwić bezpośredni kontakt - dotyk, uruchomienie czegoś
- trzeba zadbać o wygląd zewnętrzny firmy, uprzątnąć niekorzystne elementy, akcenty, które zwracają uwagę
- trzeba pamiętać że dni otwarte to nie kampania reklamowa
Broszury:
- problemowe - luźno związane z działalnością firmy, służą utrzymaniu stosunków z otoczeniem i przekazywaniu informacji, np. akcja rak piersi - firma Avon; dobry sposób na budowanie wizerunku firmy
- autoportrety firmy - mają stworzyć pożądany wizerunek firmy w świadomości różnych części jej otoczenia, czyli wszystko w broszurze, treść, profil, układ powinien być przesiąknięty ta firmą.
Cele takiej broszury: prezentacja produktów, historii firmy, charakterystyka kompetencji, zaznajomienie z firmą, przeciętny cykl życia broszury - ok. 5 lat.
Broszury powinny być przedstawione zamierzenia na najbliższe lata w tle ogólnych tendencji gospodarczych.
Rozprowadzane są podczas targów, wystaw, gości firmy, instytucji opiniotwórczych, dziennikarzy, lokalnej społeczności, samych pracowników, instytucji oświatowych, klientów - wszędzie tam gdzie możemy dotrzeć a wiemy że są tam grupy naszego otoczenia.
Tytuły powinny jednoznacznie informować o treści, taką funkcję mogę spełnić również podtytuły i pytania.
Broszura powinna świadczyć o gotowości do dialogu, najczęstszy układ - z przodu tytuł, nazwa firmy, z tyłu adres, nr telefonu; konkretne nazwiska - kto jest z jakiego działu.
Broszura powinna sprzyjać wytworzeniu więzi emocjonalnej - służy temu tytuł, zdjęcia.
Osobowe zwracanie się do czytelnika - MY - produkujemy, zamawiamy, organizujemy.
Broszura powinna być oznaczona osobowością nadawcy - firmy. Firma ciepła, rodzinna, firma odpowiedzialna itp.
Słowo pisane powinno być wsparte materiałem informacyjnym - obrazy, ikony, zdjęcia, wykresy, schematy.
Standardowa broszura nie może zawierać więcej niż 60 stron.
Powinny być zachowane proporcje - tekst - grafika - fotografia - 1 - 2 - 4.
Najczęstsze wady broszur:
- niezachowanie proporcji, za dużo tekstu o przeszłości, za mało o tym co planujemy.
- bezosobowe zwracanie się do czytelnika
- za mało pierwotku ludzkiego - zdjęcia pracowników
- za bardzo przesadnie chwili się firmę - podważa wiarygodność
- przeładowanie specjalistycznymi informacjami
- za dużo wyliczanek, podpunktów - jest to męczące
- nie docenia się roli wstępu i spisu treści co będzie w broszurze
- zapomina się o misji firmy, celach - powinna być na początku
5