Otoczenie public relaions Klubu bks bolesławiec
Public Relations jest teoretyczną i praktyczną dziedziną nauki, której celem jest wypracowywanie i wdrażanie w życie skutecznych sposobów pozwalających na tworzenie pozytywnego wizerunku (imane) organizacji w otoczeniu, nawiązywanie, podtrzymywanie i odbudowywanie korzystnych kontaktów z elementami tego otoczenia, tworzenie przyjaznego klimatu dla funkcjonowania organizacji oraz klarowne przedstawienie celów i zasad działania organizacji. Jak nie trudno zauważyć, korzyści płynące z odpowiedniego wykorzystania takiej wiedzy mogą być wręcz nieocenione. Dlatego ludzie zajmujący się PR oraz taki rodzaj działalności jest pożądany, a czasami wręcz niezbędny w funkcjonowaniu wielu różnego rodzaju organizacji, poczynając od przedsiębiorstw produkcyjnych, poprzez instytucje finansowe, organy administracji publicznej, partie polityczne, na organizacjach niedochodowych (tzw. non profit) kończąc. W materii tej nie stanowią również wyjątku organizacje sportowe ze względu na liczne publiczności, z którymi się komunikują. Wydaje mi się, że patrząc na ogromną popularność piłki nożnej w prawie każdym zakątku kuli ziemskiej, najliczniejszą podgrupę stanowią tu kluby piłkarskie,
Ze względu na taką powszechność futbolu organizacją, którą wybrałem jako przedmiot moich rozważań o Public Relations jest Bolesławiecki Klub Sportowy „BKS Bolesławiec” w moim rodzinnym mieście. Jest to klub piłkarski założony w Bolesławcu w grudniu 1955 roku z inicjatywy działaczy KS „Górnik” Iwiny, jako jedna silna organizacja w miejsce kilku małych, które funkcjonowały w mieście i jego okolicach. Już po kilku pierwszych meczach klub został uznany za rewelację rozgrywek, a to za sprawą doskonałej gry i długiej serii meczów bez porażki. Potwierdzeniem świetnej dyspozycji BKSu były spotkania głównie sparingowe(w większości wygrane), ale i pucharowe z utytułowanymi drużynami I i II ligi, takimi jak: Wisła Kraków, Olimpia Poznań, śląsk Wrocław, Odra Opole, Gwardia Warszawa.
Na przełomie lat 50. i 60. spadło zainteresowanie władz miejskich sportem, więc klub pod swoje skrzydła wzięły Zakłady Górnicze „Konrad”, dzięki czemu został odbudowany (częściowo w ramach czynu społecznego) stadion miejski, na którym rozgrywał swoje mecze BKS. Niestety, mimo, że w zamierzeniu miał to być obiekt klubowy, został przekazany PKKFiT w Bolesławcu.
Okres do 1970 roku BKS spędził w lidze okręgu wrocławskiego, plasując się pod koniec każdego sezonu w pierwszej piątce tabeli. W sezonie 1966/67 miał nawet szanse na III ligę, jednak na skutek niesprawiedliwej i błędnej decyzji sędziów z OZPN Wrocław pozostać musiał w „okręgówce”. Awans przyszedł w 1970 roku i rozpoczął złote lata piłkarstwa w Bolesławcu. Kilka razy pojawiła się na horyzoncie II liga, a wielu zawodników bez problemu znajdowało miejsca w silniejszych drużynach z wyższych lig.
Po podziale administracyjnym w 1975 roku dla klubu zaczęły się „chude” lata, na skutek oddzielenia od mecenasa sportu w mieście, czyli ZG „Konrad”. Drużyna wypadła z III ligi i wegetowała aż do 1997 roku, kiedy to klubem zainteresował się lokalny przedsiębiorca Ryszard Ruliński i przyjął na siebie rolę głównego sponsora. Dzięki jego pieniądzom i kontaktom do Bolesławca znów zawitała II liga. Niestety na skutek trudności w porozumieniu się z władzami miejskimi, po kilku latach Ryszard Ruliński wycofał się z aktywnego wspierania największej organizacji sportowej w mieście. Obecnie drużyna rozgrywa swoje spotkania w ramach ligi okręgowej.
BKS nie posiadał wprawdzie nigdy wyspecjalizowanych służb PR i jak na razie, przynajmniej w perspektywie jakichś kilku lat, nie zanosi się na to, aby miał je posiadać, ale chciałbym zaproponować moją wizję funkcjonowania takiego działu w strukturze klubu.
Za najważniejszy cel, jaki postawiłbym przed specjalistami od PR było by zbudowanie obrazu klubu, jako prężnej, sprawnie działającej i dobrze zarządzanej (mimo kłopotów budżetowych) organizacji sportowej z ambicjami, która odpowiednio wykorzystuje powierzone jej środki. Drugim, choć wcale nie mniej ważnym zadaniem byłoby zintegrowanie pracowników, działaczy, trenerów i zawodników ze sobą, uzmysłowienie i przekonanie ich, że drużyna dzięki oddaniu, poświęceniu i pracy ma szansę wyjść z „dołka” i grać na najwyższym poziomie.
Mimo, że Bolesławiec niestety do największych miast nie należy, to jego drużyna piłkarska funkcjonuje w całkiem sporym otoczeniu społeczno - ekonomiczno - kulturalnym, obejmującym wiele różnorodnych podmiotów gospodarczych, instytucji, organizacji, grup oraz kręgów społecznych. Jednak z punktu widzenia public relations istotne znaczenie będzie miało co najwyżej kilkanaście.
Wydaje mi się, że za najważniejszą z nich uznać można kibiców i sympatyków drużyny. Żaden klub nie byłby w stanie bez nich istnieć. W końcu to oni przychodzą oglądać mecze, dla nich (choć nie tylko) grają piłkarze, dla nich buduje się stadiony, ze względu na nich pojawiają się sponsorzy i wreszcie to oni napędzają cały sportowy biznes. Ponieważ stanowią tak istotny element w życiu klubu, wypadałoby o nic odpowiednio zadbać. Wydaje mi się, że dobrym pomysłem mogłoby być stworzenie pod patronatem zarządu klubu kibica, skupiającego sympatyków, którzy chcieliby aktywnie włączać się w rozwój drużyny. Na jego potrzeby należałoby udostępnić jakieś pomieszczenia i pewien zasób środków finansowych. Jego członkowie zajmowaliby się takimi sprawami jak odpowiedni doping na stadionie, czy organizacja wyjazdów na spotkania odbywające się poza miastem. Do ich kompetencji mogłoby należeć też redagowanie gazetki klubowej traktującej o problemach interesujących kibiców drużyny. Chociaż w epoce Internetu lepsza i bardziej ekonomiczna (bo taką gazetkę trzeba wydrukować i kolportować) byłaby strona WWW, zawierająca forum dyskusyjne. Inną formą kontaktu z fanami mogą być spotkania z zawodnikami, trenerami, działaczami i członkami zarządu, organizowane za pośrednictwem klubu kibica.
Drugą ważną dla istnienia klubu publicznością są sponsorzy. Można ich podzielić na dwie grupy. Pierwsza to ci, którzy już finansują drużynę, a druga to ci, którzy jeszcze nie wiedzą o tym, że chcieliby ją sponsorować, czyli potencjalni sponsorzy. W związku z tym należy im uświadomić, że istnieje coś takiego jak BKS Bolesławiec i że warto wyłożyć jego działalność pieniądze. W tym miejscu znalazłoby zastosowanie słowo pisane pod postacią folderów prezentujących klub, jego historię, osiągnięcia i perspektywy rozwoju lub bardziej modne i „na czasie” prezentacje multimedialne o tej samej tematyce, które według mnie zrobiłyby lepsze wrażenie. Do pogłębienia zainteresowania przyczyniłyby się też z pewnością zaproszenia do odwiedzenia obiektów klubowych i obejrzenie jakiegoś przykładowego meczu.
Co się zaś tyczy pierwszej grupy, czyli aktualnych sponsorów to w celu podtrzymania bądź zintensyfikowania wzajemnych pozytywnych relacji należy systematycznie wysyłać sprawozdania z działalności, żeby pokazać że środki, które przeznaczają na klub nie giną w niewyjaśnionych okolicznościach, ale są dobrze wykorzystywane i przynoszą wymierne korzyści. Bardzo pożądanym działaniem jest też nawiązanie osobistych kontaktów członków zarządu klubu i działaczy z szefami przedsiębiorstw i instytucji sponsorujących.
W kontaktach z obu grupami zasadą winny być kontakty zawsze na najwyższym szczeblu, czyli powinien nimi rozmawiać prezes lub przynajmniej ktoś z zarządu.
Kolejnym ważnym elementem otoczenia Bolesławieckiego Klubu Sportowego są władze miasta i lokalni politycy, a to przynajmniej z trzech powodów. Po pierwsze - są jedną z instytucji współfinansujących istnienie klubu, po drugie - własnością miasta jest stadion, na którym odbywają się spotkania drużyny i po trzecie - ich decyzje i działania mogą ułatwić życie organizacji i wspomagać jej promocję i lobbing na jej rzecz. Aby potrzeby i akcje podejmowane przez klub były dobrze odbierane i uzyskały przychylność miejskich włodaży winno się sukcesywnie rozbudowywać sferę osobistych znajomości i styczności przedstawicieli klubu z lokalnymi urzędnikami politykami. Taki kontakt jest bardziej skuteczny niż raporty, foldery czy materiały audiowizualne, co nie znaczy, że należy z nich rezygnować. Wręcz przeciwnie - wykorzystywanie ich w promocji jest jak najbardziej wskazane, ale trzeba uważać, żeby nie bombardować celu naszego przekazu, bo się znudzi a jego nastawienie może się niekorzystnie zmienić. Pomysłem, który może pomóc zdobyć sympatię jest stworzenie na trybunach stadionu czegoś, co można nazwać loża dla VIP.ów i zapraszanie do niej lokalnych tzw. bardzo ważnych osób. Naturalnie VIP.y należy zapraszać nie tylko na co ważniejsze mecze, ale też na klubowe uroczystości.
Myślę, że zbędne jest wspominanie o tym, jak ważne są dla sportu media i ich relacje z wydarzeń, dlatego BKS.owi, podobnie jak każdej drużynie piłkarskiej zależeć powinno na dobrej współpracy z przedstawicielami lokalnej prasy, radia i telewizji. Aby w działach sportowych o BKS pojawiło się coś więcej niż wynik spotkania, trzeba dziennikarzom pokazać, że się ich lubi i się o nich dba, czyli wysyłać do redakcji zaproszenia na mecze (przynajmniej te najważniejsze) i uroczystości klubowe, stworzyć im wydzielone miejsce na stadionie, z którego mogą obserwować grę, po spotkaniu zorganizować konferencję. Tym którzy nie dotarli można wysłać presspaki. Do doraźnych kontaktów można wyznaczyć któregoś z pracowników, aby był zawsze dla nich dostępny.
Innymi publicznościami, z którymi potrzeba utrzymywać pozytywne stosunki są PZPN, organizacje piłkarskie oraz inne kluby piłkarskie. PZPN jest ważnym elementem otoczenia, ponieważ jest organizacją, pod której jurysdykcją jest cały polski piłkarski światek, organizacje skupiające wiele drużyn dają szansę na lepszą walkę o swoje interesy, a kontakty z innymi klubami pozwalają na pozyskiwanie na specjalnych zasadach zawodników, wspólną organizację obozów treningowych czy sparingów. W kontaktach z w/w organizacjami ważne jest wysyłanie swoich delegatów na każde organizowanie spotkanie, a najlepiej aktywne w nich uczestnictwo, równie częste przyjmowanie u siebie przedstawicieli tych instytucji.
Ostatnią ważniejszą publicznością w zewnętrznej sferze są szkoły podstawowe i średnie. To spośród ich uczniów rekrutują się zawodnicy drużyn juniorskich, stanowiących zaplecze klubu. Aby zachęcić młodzież do wstępowania w szeregi trampkarzy, należy rozpropagować w mieście ideę uprawiania sportu, a szczególnie piłki nożnej. Najłatwiej jest to czynić za pośrednictwem szkół właśnie, a to przez wykłady o dobroczynnym wpływie sportu na zdrowie prowadzone przez klubowych medyków, zajęcia wychowania fizycznego prowadzone przez trenerów klubu w szkołach lub na stadionie, spotkania z zawodnikami czy mecze typu drużyna kontra reprezentacja szkół. Pomóc tu może też udostępnianie obiektów klubu na rozgrywki międzyszkolne i uroczystości. Myślę, że dyrektorzy szkół z chęcią przystaliby na taki pomysł.
Co się tyczy wewnętrznej sfery PR w Bolesławiecki Klubie Sportowym, to zaliczyłbym tu zawodników, trenerów, działaczy oraz pracowników etatowych, takich jak lekarze, masażyści, pracownicy biurowi, techniczni, porządkowi. Wszyscy oni powinni być regularnie i otwarcie informowani o tym, co i dlaczego dzieje się w klubie. Aby lepiej rozumieli celowość swojej pracy powinni otrzymywać od bezpośrednich przełożonych opinię o jej wynikach. Prostym i skutecznym rozwiązaniem byłoby wprowadzenie dyżurów członków zarządu, w czasie, których każdy z pracowników mógłby przyjść i przedstawić swój problem. Dzięki organizacji integracyjnych imprez dla pracowników i zawodników klubu, można stworzyć bardzo zgrany i sprawnie działający zespół. Zarząd musi dbać o dobrą atmosferę w miejscu pracy i przyjąć postawę partnera dla pracowników uważnie słuchającego tego co mają do powiedzenia, bo w takiej sytuacji komunikacja i działanie staje się najbardziej efektywne.
Wydaje mi się, że to, co napisałem powyżej wiernie opisuje najważniejsze z punktu widzenia public relations elementy otoczenia klubu piłkarskiego „BKS Bolesławiec” oraz charakteryzuje jego cele i kanały, jakimi może się on posługiwać w komunikacji. Mam również nadzieję, że gdyby udało się wdrożyć moje pomysły w życie pomogłoby to klubowi wydobyć się z „dołka”.
Praca pochodzi z serwisu www.e-sciagi.pl
1