Zasada podwójnego zapisu operacji gospodarczej polega na dwukrotnej rejestracji operacji gospodarczej przy zachowaniu reguły przeciwwagi i reguły równowagi
Reguła przeciwwagi-wyraża się w podwójnej rejestracji operacji gospodarczej po dwóch różnych stronach kont: Dt i Ct.
Reguła równowagi-oznacza, że księgowanie operacji odbywa się zawsze na dwóch kontach po dwóch różnych stronach i w tej samej kwocie.
Otwarcie konta na podstawie bilansu polega na przeniesieniu stanów wykazanych w bilansie na właściwe konto przy założeniu, że stany początkowe aktywów po stronie Dt, a stany początkowe pasywów po stronie Ct.
Zestawienie obrotów i sald (bilans próbny) - jest to zestawienie bilansujących się parami stanów obrotów i sald.
Storno- jest to słowo pochodzenia włoskiego oznaczające zapis korygujący i oparte na zasadzie podwójnego zapisu. Wyróżniamy storno czarne i czerwone.
Storno czarne - jest to zapis korygujący polegający na poprawie błędu w ten sposób, że wpisujemy błędne kwoty na tych kontach, gdzie był błąd, lecz po przeciwnych stronach i przy użyciu liczb dodatnich. Wadą storna czarnego jest sztuczne zawyżanie obrotów, dlatego gdy zależy nam na czytelności obrotów powinniśmy stosować storno czerwone.
Storno czerwone - polega na dokonaniu zapisu korygującego na tych samych kontach co był błąd i na tych samych stronach kont na których dokonano zapisu błędnego, lecz za pomocą liczb ujemnych (kolor czerwony).
Konta możemy podzielić na syntetyczne i analityczne.
Konta analityczne-są kontami szczegółowymi i obowiązuje na nich zapis pojedynczy powtarzany. Zasada prowadzenia kont analitycznych sprowadza się do tego, że jeżeli dokonujemy zapisu na koncie syntetycznym po stronie debetowej w kwocie zbiorczej to powtarzamy ten zapis na kontach analitycznych również po stronie debetowej i we właściwej kwocie.
Okresowo następuje uzgodnienie zapisów kont analitycznych i syntetycznych. Dokonuje się to za pomocą równań analityki:
suma zapisów po stronie Dt wszystkich kont analitycznych musi być równa sumie zapisów po stronie Dt na koncie syntetycznym,
suma zapisów na wszystkich kontach analitycznych po stronie Ct musi być równa sumie obrotów Ct na koncie syntetycznym,]
suma sald wszystkich kont analitycznych musi być równa saldu konta syntetycznego i musi mieć tą samą nazwę.
Konto „Rozliczenie zakupu” może mieć dwa salda. Saldo Dt wyrażające materiały w drodze i występujące w przypadku gdy otrzymamy fakturę, a do końca miesiąca nie ma dostawy. Stan materiałów w drodze wykorzystywany jest w aktywach bilansu, natomiast saldo Ct wyraża stan dostaw nie fakturowanych i oznacza sytuację, że przyjęto materiały a nie ma na nie faktury. Stan taki wprowadza się do pasywów bilansu. Konto „Rozliczenie zakupu” służy do porównywania i rozliczania danych zawartych w fakturze z wartością przyjętych materiałów. Różnice te mogą dotyczyć:
policzonego w fa podatku VAT, który można odliczyć od VAT-u należnego,
policzonych kosztów transportu,
opakowań,
odchyleń od cen w przypadku stosowania stałych cen ewidencyjnych różnych od cen rzeczywistych policzonych w fakturze.
Materiały możemy wyceniać według:
rzeczywistych cen zakupu,
rzeczywistych cen nabycia (cena zakupu powiększona o koszty związane z zakupem np. koszty transportu, ubezpieczenia),
stałych cen ewidencyjnych ustalonych na poziomie cen zakupu lub cen nabycia.
W przypadku ewidencji przychodów według cen rzeczywistych rozchód materiałów z magazynu może być wyceniony metodą:
FIFO (pierwsze przyszło, pierwsze wyszło),
LIFO (ostatnie przyszło, pierwsze wyszło),
cen przeciętnych,
identyfikacji.