Wykład 1

1.Wpływ pisma do urzędu.

Przez pojęcie metod i technik należy rozumieć świadome i konsekwentnie stosowany sposób postępowania dla osiągnięcia określonego celu.

W tym przypadku chodzi o relacje zadań nałożonych na administrację przez przepisy prawa. Administracja nie zawsze tego przestrzega!!!

Instrukcja Kancelaryjna określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędzie w celu zapewnienia jednolitego sposobu tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów oraz ochrony przed ich uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą.

W administracji chodzi o to, aby było ustalone czy np.organ administracyjny otrzymał dokument z daną datą.

Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy:

-przyjmowanie oraz rozdział korespondencji oraz przesyłek,

-prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych,

-sporządzanie czystopisów pism oraz ich powielanie,

-wysyłanie korespondencji, przesyłek,

-przyjmowanie i nadawanie telegramów, faksów oraz obsługa poczty elektronicznej,

-udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych wydziałów, stanowisk pracy.

Obecna instrukcja kancelaryjna zakłada papierowy obieg dokumentów.

Nowa papierowy+elektroniczny.

Elektroniczny obieg dokumentów w administracji:

-nie trzeba isć do urzędu, aby obejrzeć akta sprawy,

-urzędnicy mogliby pracować np. u siebie w domu,

-dobre rozwiązanie przed antykorupcją (wiadomo kto co zmieniał, kiedy),

-przejrzystość systemu,

-wyklucza naginanie prawa, pozostawia w systemie ślad,

-łatwiej nadzorować pracę urzędu.

Od obywatela będzie zależało czy wysłać dokument elektronicznie czy papierowej formie.

Organ administracyjny będzie musiał zmienić wersję papierową na elektroniczną-jeżeli będą takie wymogi w nowej IK.

Zarządzenie jest aktem mniejszej wagi niż rozporządzenie.

I instrukcja kancelaryjna powstała w 1570r. w Rzeszy Niemieckiej (dla Maksymiliana I)

Tomasz Serafin pisał o różnych systemach, które cechują ”skomplikowane zapiski”, różnorodne książki pomocnicze, wewnętrzne pokwitowania doprowadzają do sytuacji…

Uchwałą Rady Ministrów z 24.08.1931r., o przepisach w administracji publicznej (Monitor Polski nr 196,poz.273).System został ujednolicony, bardziej nowoczesny.

Zarządzenie nr 40 Prezesa Rady Ministrów z dn.19.07.90r. w sprawie wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędach gmin, związków komunalnych, sejmików samorządowych (niepublikowane).

Forma instrukcji:

-rozporządzenie: gmina, powiat, województwo, administracji rządowej (wojewody);

-zarządzenie: np.Rektora UKSW.

Zakres stosowania instrukcji:

-instrukcja dla gmin, powiatów, województw samorządowych może być stosowana w jednostkach organizacyjnych decyduje o tym wójt, starosta lub marszałek,

-instrukcja ma zastosowanie do informacji nie stanowiących tajemnicy państwowej (stosowanie przepisów odrębnych).

Czy do zakładu MPWiK lub ZTM stosujemy instrukcję?

To zależy czy kierownik danej jednostki wydał takie zarządzenie!!!

Podaj cztery przykładowe czynności kancelaryjne?

Przyjmowanie, wysyłanie, sporządzanie, przechowywanie.

Dwie formy prawne instrukcji kancelaryjnej dla administracji publicznej?

Rozporządzenie i zarządzenie.

Czy instrukcja kancelaryjna określa zasady postępowania z tajemnicą państwową?

NIE? (tego nie jestem pewna)

Czy instrukcja dla gmin ma zastosowanie do przedszkola gminnego?

Zależy od kierownika jednostki.