Planowanie w firmie odgrywa kluczową rolę. Plany możemy podzielić
na strategiczne i operacyjne.
Plany strategiczne koncentrują się na generalnych kierunkach rozwoju firmy :
strategia firmy
strategia wyodrębnionej działalności firmy
strategia marketingowa.
Rezultatem planowania strategicznego jest określenie misji firmy. Misję określamy dla całej firmy i każdej wyodrębnionej działalności, stanowiącej centrum zysku. Określenie misji polega na krótkim zdefiniowaniu zasadniczych celów firmy. Misja powinna być wyrażona w formie przystępnej dla pracowników i klientów. Głównym celem misji jest motywacja pracowników do pracy. Istotne jest by wszyscy pracownicy znali misję swojej firmy i ją realizowali na stanowisku pracy. W ten sposób efektywnie uczestniczą w tworzeniu wartości dla klienta.
Plany operacyjne mają za zadanie przewidzieć wszystko co powinno być zrobione żeby wypełnić misję firmy, respektując jednocześnie organizację. Po prostu określają co każdego dnia powinno być wykonane. Trzeba podkreślić, że każdy plan powinien wytyczać cele, określać środki potrzebne do ich realizacji oraz podawać etapy działania.
Proces planowania składa się z kilku etapów. Jednym z nich jest opracowanie biznes planu. Firma osiągnie podstawowy cel, gdy zrealizuje swój biznes plan. Inna jest rola biznes planu w przypadku istniejącego przedsiębiorstwa, a inna
w przypadku, gdy rozpoczynamy nową działalność. Trudno jednoznacznie określić, gdzie ta rola jest większa. W przypadku istniejącej firmy biznes plan jest kolejnym krokiem w rozwoju firmy, natomiast w przypadku nowej firmy jest
on pierwszym krokiem, który może umożliwić nam start.
Tak, jak nie ma dwóch jednakowych przedsiębiorstw, tak i nie ma dwóch jednakowych biznes planów. Jednak niektóre elementy w biznes planie są bardzo podobne w przypadku, gdy dotyczy to podobnych inwestycji.
Biznes plan spełnia między innymi następujące funkcje:
stanowi narzędzie wspomagające przedsiębiorcę w rozwoju jego pomysłów oraz projektów przedstawianych mu do realizacji,
stanowi podstawę do rozmów z wszelkiego rodzaju kontrahentami
i decydentami, takimi jak: wiodący akcjonariusze, banki, potencjalni współinwestorzy, agencje finansowe państwowe i prywatne, fundusze inwestycyjne. Tak więc umożliwia zdobycie dodatkowych środków finansowych z zewnątrz,
stanowi spójną i logiczną strukturę zgodnie z którą biznes powinien się rozwijać w ciągu kilku najbliższych lat,
dostarcza narzędzi do bieżącego monitorowania , dokonywania przeglądów i korekt tak w okresie budowy, jak i w okresie eksploatacji.
Czym jest biznes plan?
Biznes plan jest zestawem dokumentów, w których na podstawie oceny sytuacji strategicznej firmy oraz danych historycznych zawarta jest projekcja celów firmy i sposobów ich osiągania, przy uwzględnieniu wszystkich istniejących uwarunkowań natury finansowej, rynkowej, marketingowej, organizacyjnej, kadrowej i technologicznej. Obejmuje on działalność bieżącą oraz okres od trzech do pięciu następnych lat.
Struktura biznes planu
Każdy biznes plan opiera się na konstrukcji ujmującej w swych ramach zagadnienia wewnętrzne i z otoczenia organizacji. Merytoryczny zakres dokumentu jakim jest biznes plan jest wyznaczany przez 3 grupy tematyczne.
Są to :
badanie przedsiębiorstwa (opis i analiza, oszacowanie możliwości wprowadzenia zmian) ogólnie mówiąc opinia o przyszłej działalności
opracowanie zasadniczego planu (obejmujące szczegółową analizę oraz plan przekształceń i rozwoju)
plan wprowadzenia w życie (plan wdrożenia, powołanie zespołów lub osób odpowiedzialnych za realizację oraz wyznaczenie jej nieprzekraczalnych terminów)
Układ wszystkich planów jest podobny lecz może mieć różną objętość i ilość załączników w zależności od rozmiaru firmy i skali zaplanowanych przedsięwzięć. Typowa struktura biznes planu ma postać:
5% - Krótka prezentacja organizacji
15% - Analiza otoczenia
15% - Analiza organizacyjna
30% - Rozwiązania strategiczne
30% - Plan działania
5% - Wnioski
Należy pamiętać, że podstawowym celem biznes planu jest przekonanie potencjalnych inwestorów o sukcesie zamiarów firmy (ewentualnie rozważając wewnętrzne wykorzystanie do pełnienia funkcji efektywnego narzędzia zarządzania ). Warto, uwzględniając ten właśnie cel jak i specyfikę i wielkość przedsiębiorstwa, mieć na uwadze poniższy układ biznes planu. Ze względu
na konkretny przypadek przedsiębiorstwa tylko interesujące nas, z punktu widzenia zarządu, elementy powinny być uwzględnione w jego konstrukcji.
Wzór biznes planu
streszczenie projektu przedsięwzięcia
profil i zakres działania firmy
założenia planu strategicznego przedsięwzięcia
plan techniczny
plan marketingowy
plan organizacyjny
plan finansowy
dane niezbędne do wypełnienia typowego wniosku kredytowego
wnioski i podsumowanie
załączniki
Streszczenie projektu przedsięwzięcia
Aby krótko zapoznać inwestorów z zawartością biznes planu i by ich zachęcić
do dalszej analizy przedstawionych zamierzeń na samym początku umieszcza się streszczenie. Nie powinno ono być zbyt długie (około dwóch stron) a zawarte
w nim informacje powinny obrazować bieżący stan firmy oraz zamierzenia
na przyszłość. Oto kilka składników, których wyróżnienie w biznes planie gwarantuje w miarę kompleksową wizję firmy i jej celów dla potencjalnego inwestora:
cel sporządzenia planu i opis spodziewanych korzyści
wysokość środków finansowych potrzebnych do osiągnięcia celu
krótki opis produktu i rynku
zestawienie najważniejszych elementów planów finansowych
opis kadry menedżerskiej (a szczególnie jej doświadczenia w zarządzaniu) - szczególnie gdy chodzi o przedsiębiorstwa rozpoczynające działalność
lub powołujące nowe kierownictwo
Profil i zakres działania firmy
Rozdział ten jest zamieszczany w biznes planie aby w maksymalnie skrótowej formie zapoznać zainteresowanych z działalnością firmy od jej założenia
aż do chwili obecnej. Dlatego też zaleca się podział rozdziału na dwie części:
Historia firmy:
data i forma założenia firmy
najważniejsze dane finansowe firmy
najbardziej znaczące osiągnięcia firmy ( uwzględniając wyroby, ich rozwój czy sukcesy rynkowe)
dane o poprzednich i aktualnych udziałowcach
obecny stan prawny, finansowy i organizacyjny przedsiębiorstwa.
Do informacji o wyrobie, klientach, rynkach, zasobach i branży, w której firma działa dołącza się wyszczególnienie słabych stron planowanego przedsięwzięcia oraz analizę przeszłych wyników finansowych. Zamieszcza się wcześniejsze straty wraz z ich przyczynami oraz środkami podjętymi w celu usunięcia tychże. Należy pamiętać o podkreśleniu roli kierownictwa, które powinno wskazać kroki do usunięcia podobnych problemów w przyszłości. W tym rozdziale podaje się ogólną charakterystykę branży wraz ze statystyką otoczenia.
Ważne jest podanie wymagań dotyczących produktu wprowadzanego na rynek:
potrzeby nabywców i wyroby które te potrzeby zaspokajają
opis wszystkich zalet i słabych stron produktów
cechy produktu wraz z udogodnieniami, które stanowią o umocnieniu pozycji na rynku w odniesieniu do sytuacji u konkurencji
możliwość ekspansji w zakresie produkcji i sprzedaży wyrobów
Zamierzenia na przyszłość - podpunkt powinien korzystać z danych odnoszących się do przeszłości firmy tak by na ich podstawie można było ocenić skuteczność przedsięwziętych zamierzeń. Projektowane cele działania powinny wprost wynikać z zaprezentowanej sytuacji firmy. Jeśli natomiast mamy do czynienia
z nowo powstającą działalnością to należy ją uzasadnić.
Omawiany podpunkt to również dobre miejsce do określenia
dewizy firmy
Czyje potrzeby chce spełniać firma?
Jaki produkt je zaspokaja?
Jakie kwalifikacje ma kadra menedżerska?
Jakie możliwości stwarza rynek?
Jakie zagrożenia stwarza konkurencja?
celu działania
określa założenia firmy na 5 lat:
wysoki zysk
zachowanie płynności finansowej
zwiększenie udziału w rynku
zwiększenie wartości firmy
celu konstrukcji planu - zdobycie środków finansowych niezbędnych do realizacji przedsięwzięcia ocena opłacalności przedsięwzięcia
Założenia planu strategicznego przedsięwzięcia
Analiza strategiczna - powinna zawierać opis:
elementów otoczenia
czynniki ekonomiczne
czynniki polityczne
czynniki estetyczne
technologiczne
czynniki społeczne
zasobów firmy
zasoby fizyczne
kadra menedżerska
cechy produktu
celów i oczekiwań właścicieli firmy wraz z komentarzem oceniającym wpływ wymienionych czynników na szanse realizacji przedsięwzięcia.
Wybór strategii - ta część biznes planu powinna zawierać elementy według, których generuje się warianty planu działania oraz zasadę ich oceny wraz z uzasadnieniem wyboru wariantu przeznaczonego do realizacji.
Ocenę przeprowadza się na podstawie oceny wpływu na działanie firmy pięciu czynników:
możliwość pojawienia się konkurenta
siły przetargowej dostawców
siły przetargowej nabywców
możliwości pojawienia się substytucyjnych wyrobów (np. dostęp do Internetu chcemy produkować modemy telefoniczne musimy brać pod uwagę pojawienie się modemów kablowych etc.)
poziomu rywalizacji między dotychczasowymi konkurentami
Wdrożenie strategii - tu opisuje się sposób wdrożenie innowacji tak aby zrealizować wszystkie założenia podjęte w deklaracji.
Plan techniczny
Głównym celem tego elementu biznes planu jest pokazanie, że firma jest w stanie wyprodukować dany wyrób lub dostarczyć usługę na odpowiednio wysokim poziomie. Dlatego też istotne jest umieszczenie w tej części taki bloków jak:
opis wyrobu lub usługi + opis technologii produkcji
zarys strategii produkcji
opis niezbędnego majątku produkcyjnego
sposób zorganizowania dostaw materiałów i surowców
program produkcji
specyfikacja kosztów produkcji
Opis wyrobu lub usługi
Produkt lub usługa musi zostać wszechstronnie opisany w biznes planie. Przedstawia się jego charakterystykę, istotne zalety szczególnie w porównaniu
z wyrobami czy usługami aktualnie dostępnymi na rynku konkurencji, przy szczególnym skupieniu uwagi na wszystkich aspektach konkurencyjności. Wyrób jest jakby wymiernym efektem możliwości przedsiębiorstwa a jednocześnie podstawą wszelkich działań w celu zdobycia prymu na rozważanym rynku.
Jeśli dany wyrób już istnieje to umieszczamy w tej części b.p. projekty dotyczące udoskonalenia, które mają na celu zwiększenie atrakcyjności oraz konkurencyjności. Ważne jest by zwrócić uwagę na jakość, trwałość oraz korzyści nabywców. (cechy wyróżniające produkt, dostępność)
Strategia produkcji
Tu ujmuje się wszystkie problemy związane z opracowywaniem i projektowaniem wyrobu czy usługi, wraz z możliwością zatrudnienia specjalistów z zewnątrz, zamieszczenia terminów wprowadzenia produktów gotowych czy wreszcie poniesionych kosztów ( robocizna, materiały, doświadczenie z prototypami, doradztwo organizacyjne i techniczne).
Ważniejsze zagadnienia:
zasady wprowadzania nowych wyrobów
modernizacja dotychczasowych produktów
dywersyfikacja (zróżnicowanie asortymentu)
poziom jakości i nowoczesności wyrobu.
Majątek produkcyjny
W tym podpunkcie, najlepiej w formie tabeli wprowadza się wartość majątku zarówno wnoszonego jak i niezbędnego. Należy uwzględnić przede wszystkim takie środki trwałe jak:
grunty
budynki i budowle
maszyny i urządzenia
środki transportu
inne środki trwałe
Dla zapewnienia całkowitej informacji o majątku firmy należy także podać powierzchnię zakładów produkcyjnych, biur, magazynów, rodzaj zastosowanych urządzeń, wielkość zatrudnienia niezbędnego do prowadzenia zamierzonej działalności, niezależnie od tego czy jest to istniejące przedsiębiorstwo czy dopiero planowana działalność.
Poziom zapasów wyrobów gotowych, materiałów i surowców
Brak terminowości i kompletności dostaw materiałów i surowców oraz ich wielkość są często czynnikami hamującymi realizację zaplanowanych działań. Należy więc określić:
źródła zaopatrzenia
dostawców najważniejszych elementów, komponentów i podzespołów
decyzje o produkcji tych elementów lub ich zakupie
stopień wykorzystania podwykonawców
Powinny się tu znaleźć informacje o możliwości zatrudnienia wykwalifikowanej siły roboczej.
Ogólnie mówiąc w tej części planu powinny znaleźć się następujące informacje:
określenie materiałów i surowców używanych w procesie produkcji
dostępność materiałów
czy istnieją alternatywny źródła dostaw materiałów
czy ceny materiałów mogą być negocjowane
Zdolności produkcyjne i plan produkcji
Obecna i przewidywana zdolność produkcyjna charakteryzujące bazę produkcyjną powinny być głównym elementem tego punktu planu technicznego. Podkreślenie krytycznych momentów oraz elementów decydujących o sukcesie jest istotne w omawianiu tej cechy przedsiębiorstwa.
Ale przede wszystkim powinny się tu znaleźć takie dane jak:
zdolności produkcyjne
stopień wykorzystania tychże zdolności oraz skala produkcji
czynniki, które decydują o możliwości osiągnięcia planowanej produkcji
Zaleca się przedstawienie tych danych w formie tabeli.
Wreszcie dochodzimy do kosztów produkcji, które choć są ważne z punktu widzenia przedsiębiorstwa jak i inwestora to są bardzo trudne do wcześniejszego określenia. A są one nie mniej ważne od aspektów technicznych czy produkcyjnych. Aby jakoś poradzić sobie z trudnością ich określenia zaleca się wprowadzenie rezerwy kosztów (10-20%). Plan kosztów z kolei jest częścią planu finansowego.
Plan marketingowy
Jako osobny, bardzo ważny rozdział biznes planu często wyodrębnia się marketing. Kształtuje on działalność i pozycję firmy na rynku.
Opisując pozycję marketingową przedsiębiorstwa należy mieć na uwadze zrobienie kompleksowego planu marketingowego, który będzie zawierał zagadnienia dotyczące cech produktu czy usługi, charakterystykę rynków zbytu, sposób prowadzenia sprzedaży oraz planowane działania reklamowe.
Wszystko to należy robić mając na względzie pozycję wyrobu na rynku w odniesieniu do wyrobów konkurencji w aspekcie jakości, ceny, obsługi klienta, obsługi serwisowej i gwarancji, etc.
Następujące informacje dają obraz sytuacji marketingowej firmy sporządzającej biznes plan:
opis strategii marketingowej (ze szczególnym uwzględnieniem sposobu osiągnięcia celu przez firmę ) wraz z założeniami
wyniki analiz i badań rynku
opis polityki kształtowania cen wyrobów i usług
działania w zakresie dystrybucji
działania na rzecz reklamy i promocji sprzedaży
koszty pozostałych działań marketingowych
W założeniach planu marketingowego należy ściśle określić:
branżę, w której firma chce funkcjonować
segment rynku, ewentualnie nisze rynkowe, które firma chce opanować
sposoby organizacji kanałów dystrybucji wyrobu
wielkość udziałów w rynku, które firma chce osiągnąć w ciągu kilku najbliższych lat
sposób neutralizacji konkurencji (dlaczego klienci mogliby wybierać naszą firmę a nie konkurencję)
Aby przekonać inwestorów o właściwości naszych działań na konkretnym rynku musimy podać dokładną jego charakterystykę, zapewniając, że rynek jest wystarczająco duży w porównaniu z planowaną sprzedażą. Należy wskazać trendy panujące na tym rynku. Analiza ta winna być dogłębna gdyż plany marketingowe obejmują okres pięciu lat.
Ważne jest scharakteryzowanie klientów zarówno obecnych jak i przyszłych, ich lokalizacja, liczba i preferencje rynkowe. Charakterystyka klientów sprowadza się do określenia ich potrzeb, zwyczajów, nawyków, rozmiaru i sposobu zakupów oraz na odpowiedzi na pytania:
kim są ostateczni użytkownicy naszego produktu
dlaczego kupują właśnie te a nie inne towary
kiedy i w jakich okolicznościach podejmują decyzję o zakupie
Omawianie tych problemów powinno uwzględniać aspekt sezonowości. W razie negatywnych reakcji nabywców należy omówić środki zaradcze związane z np.: zmianą preferencji.
Ważne jest także by doceniać siłę konkurencji (jej aktywność oraz możliwości). Taka dokładna informacja pozwoli określić w jaki sposób można będzie przejąć segmenty do tej pory zajęte przez konkurencję. Dane dotyczące kilku najważniejszych konkurentów warto zamieścić w biznes planie np.: w formie tabeli.
Reasumując powinno się dostarczyć czytelnikowi charakterystykę rynku zbytu przez określenie:
cech produktu akceptowanego przez konsumentów
charakterystykę klientów (wiek, dochody, płeć, zachowania, zawód, styl życia itp)
szans i zagrożeń związanych z produktami komplementarnymi i substytucyjnymi
prognozy kształtowania się popytu
udział rynku naszej firmy na tle konkurencji
działania na rzecz zwiększenia sprzedaży
Wskazanie na skład cen naszych produktów (koszt produkcji + marża czy koszt produkcji + marża + sytuacja na rynku zbytu), zmienność tych cen w okresie objętym planem oraz konfrontacja z polityką cen głównych konkurentów pozwolą nam na ewentualne manewry cenowe ułatwiające zdobycie odpowiedniej pozycji na rynku oraz zapewnią odpowiednio wysoki poziom zysku.
Dane dotyczące wielkości sprzedaży, kanałów dystrybucji oraz ich geograficznego rozmieszczenia stanowią istotną informację na temat zasad dystrybucji.
Reklama dzwignią handlu. To stwierdzenie winno przyświecać każdemu przedsięwzięciu które oczekuje osiągnięcie założonych zysków ze swej działalności.. Należy tu omówić sposoby reklamy, jej koszty, udział tych kosztów w kosztach ogólnych oraz czas zwrotu nakładów.
Wszystkie te zamierzenia marketingowe powinny dalej zostać oszacowane w formie kosztów działań marketingowych.
Plan organizacyjny
W skład tego punktu wchodzą części dotyczące:
organizacji pracy oraz posiadanych zasobów ludzkich
kalendarza organizacji przedsięwzięcia
kosztów zatrudnienia
Poziom kwalifikacji i doświadczeń kadry kierowniczej ma podstawowe znaczenie dla sukcesu zaplanowanego przedsięwzięcia, dlatego temat ten budzi szczególne zainteresowanie inwestorów. Dlatego jeśli starannie opracuje się problemy związane z zasobami ludzkimi to może to przynieść znaczne korzyści przedsiębiorstwu.
Opis struktury organizacyjnej łącznie z podaniem obsady personalnej stanowisk kierowniczych oraz skład rady nadzorczej jest główną częścią opisu zasobów ludzkich przedsiębiorstwa. Można powiedzieć, iż chodzi o wykazanie kompetencji i umiejętności kierownictwa w celu udowodnienia ich roli w dążeniu do realizacji planowanego celu.
Metody motywowania, system bodźców wpływający na skuteczność działań kadry kierowniczej są w kręgu szczególnego zainteresowania inwestorów. Często rozważa się także możliwość współpracy z organizacjami świadczącymi fachowe porady prawnicze, marketingowe czy bankowe o czym również należy wspomnieć w planie w aspekcie obniżania kosztów zatrudnienia. Istotna jest siła robocza uwzględniania w planach rozwojowych firmy o czym nie można zapominać.
W tym planie rozważa się także opisanie informatycznych systemów zarządzania, ponieważ brak baz danych oraz sprawnie funkcjonujących systemów uniemożliwia skuteczne zarządzanie przedsiębiorstwem.
A więc elementy takie jak:
struktura organizacyjna firmy
kadra menedżerska
stali doradcy konsultanci
potrzeba uzupełnienia kadry menedżerskiej
charakterystyka pozostałych pracowników
powinny koniecznie znaleźć się w naszym biznes planie. Wszystkie cele biznes planu winny być wykonywane zgodnie z terminarzem, w którym następuje gradacja ważności tzn. terminy w pierwszym roku traktuje się jako nieprzekraczalne w układzie miesięcznym, w roku drugim jako nieprzekraczalne w układzie trzymiesięcznym i tak dalej aż do układu rocznego w ostatnim - piątym roku realizacji założeń biznes planu. Czas trwania zadań musi być dokładnie oznaczony.
W tym miejscu tzn. w planie organizacyjnym można już oszacować koszty wykorzystania zasobów ludzkich, znane jest bowiem zapotrzebowanie na kadrę menedżerską, konsultantów, doradców a także pozostałych pracowników.
Plan finansowy
To dane finansowe firmy dotyczące sprzedaży, zysków i strat, wydatków na badania, rozwój i marketing także płynności finansowej a także zapotrzebowania na gotówkę. Tutaj to właśnie podaje się źródła pochodzenia funduszy oraz sposobów i terminów ich wykorzystania. Plam finansowy pozwala na określenie potencjalnej efektywności oraz potrzeb kapitałowych. Taki plan jest doskonałym sposobem dla inwestorów by zaznajomić się z sytuacją firmy.
Dlatego też w planie finansowym powinny naleźć się:
źródło danych wejściowych
założenia prognoz finansowych
założenia wariantów
rachunek wyników
bilans
zestawienie przepływów środków pieniężnych
analiza wskaźnikowa
ocena efektywności przedsięwzięcia
Dodatkowo w planie finansowym należy podać nazwiska akcjonariuszy i liczbę akcji przez nich posiadanych.
Podsumowanie
Pozwala uściślić problemy związane z wprowadzeniem przedsięwzięcia w życie. W posumowaniu należy skupić się na tych zagrożeniach, których zaistnienie będzie warunkowało powodzenie całego zaplanowanego zamierzenia oraz trzeba wskazać propozycje kierownictwa prowadzące do eliminacji tych problemów, lub przynajmniej ich złagodzenia.
Ukazanie sposobów reagowania w przypadku wystąpienia trudności podnosi rangę kierownictwa w oczach inwestora. Z tej przyczyny nie należy unikać przedstawiania prawdopodobnych zagrożeń jakie mogą wyniknąć podczas realizowania planu. Do najbardziej typowych zagrożeń należą:
niekorzystne trendy w branży
zachowania konkurencji ( obniżenie cen, wprowadzenie atrakcyjniejszych produktów)
niedobór siły roboczej
przekroczenie wielkości kosztów projektowania
złe oszacowanie wielkości produkcji, sprzedaży, wyników finansowych
złe zaplanowanie terminu wdrożenia przedsięwzięcia
trudności w uzyskaniu kredytów.