Procedura Zintegrowanego Systemu Zarządzania	P-4.2.4/01
		Nadzorowanie zapisów dotyczących jakości	Wydanie 3 Z dnia 11.04.2008

Opracował: Data: 2008.03.13 Podpis: Ilona Suchoń

Sprawdził: Data: 2008.03.31 Podpis: Dariusz Warzecha

Zatwierdził: Data: 2008.04.11 Podpis: Bogusław Jonkisz

Spis treści :

1. Cel procedury

2. Przedmiot procedury

3. Zakres stosowania

4. Odpowiedzialność

5. Opis postępowania

6. Rozpowszechnianie i zmiany

7. Dokumenty związane i formularze

8. Dokumenty związane i formularze

1. Cel procedury

Celem procedury jest zapewnienie właściwego nadzoru nad zapisami mającymi wpływ na jakość wyrobu oraz skuteczność funkcjonowania Systemu Zarządzania Jakością .

2. Przedmiot procedury

Przedmiotem procedury są zasady sporządzania , analizowania, wykorzystywania i przechowywania zapisów jakości.

3. Zakres stosowania

Procedura jest stosowana we wszystkich działaniach mających wpływ na jakość wyrobu i skuteczność funkcjonowania Systemu. Działania te są określone w poszczególnych procedurach lub instrukcjach Systemu Zarządzania Jakością.

4. Odpowiedzialność

1. Pełnomocnik Zarządu ds. Systemu Jakości jest odpowiedzialny za:

1. sprawowania nadzoru nad zapisami jakości,

2. prowadzenie elektronicznego rejestru formularzy do sporządzania zapisów,

3. analizę zapisów oraz inicjowanie działań korygujących,

4. określenie obszarów w których zapisy powinny być sporządzone.

1. Kierownicy komórek lub zespołów sporządzających zapisy są odpowiedzialni za :

1. systematyczne i rzetelne prowadzenie zapisów określonych w dokumentacji systemowej

2. merytoryczna treść zapisów

3. okresową analizę sporządzanych zapisów.

5. Opis postępowania

1. Określenie działań wymagających dokumentowania

Zapisom podlegają wyniki wszystkich działań mających związek z jakością wyrobu oraz funkcjonowaniem Systemu. Działania wymagające sporządzania zapisów są określone w poszczególnych procedurach, instrukcjach i innych dokumentach systemowych. Pełnomocnik Zarządu ds. Systemu Jakości jest odpowiedzialny za wyszczególnienie w nich działań wymagających sporządzania zapisów.

2. Sporządzanie i gromadzenie zapisów

W zakresie sporządzania zapisów i sprawowania nadzoru obowiązują następujące zasady :

1. Zapisy mogą mieć dowolną formę i mogą być prowadzone na papierze lub w formie elektronicznej,

2. „WYKAZ OBOWIĄZUJĄCYCH FORMULARZY SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ” F-20/ZEG do sporządzania zapisów jest prowadzony przez Pełnomocnika Zarządu ds. Systemu Jakości,

3. Wszystkie zapisy powinny być sporządzane przez osoby do tego upoważnione w wyznaczonym miejscu i czasie, zgodnie z metodyką określoną w procedurze lub instrukcji,

4. Nadzór nad zapisami jakości sprawuje Pełnomocnik Zarządu ds. Systemu Jakości.

1. Analizowanie i wykorzystywanie zapisów jakości

Zapisy są materiałem wyjściowym do sporządzania ocen i analiz funkcjonowania Systemu Zarządzania Jakością, jego poszczególnych elementów, jakości wyrobów, ich zgodności z wymaganiami i oczekiwaniami klienta. Okresowe analizy zapisów są obowiązkiem kierowników komórek organizacyjnych, których one dotyczą, oraz Pełnomocnika Zarządu ds. Systemu Jakości. Zapisy jakości mogą być udostępniane dostawcy i klientowi dla potwierdzenia spełnienia określonych wymagań.

2. Przechowywanie

Zapisy prowadzone w formie elektronicznej gromadzone są w bazie danych systemu, gdzie są chronione przed nieupoważnioną zmianą lub zniszczeniem, a równocześnie są łatwo dostępne w każdej sytuacji, gdy istnieje potrzeba ich wykorzystania. Kopie archiwalne wszystkich dokumentów systemowych, w tym również zapisów, w formie elektronicznej na płytach CD sporządzane i przechowywane są przez Administratora Systemu Komputerowego. Kopie te powinny być przechowywane przez okres, co najmniej pięciu lat.

Zapisy prowadzone w formie papierkowej przechowywane i archiwizowane są w komórkach zobowiązanych do ich prowadzenia przez okres, co najmniej pięciu lat, o ile nie reguluje tego procedura.

6. Rozpowszechnianie i zmiany

W razie konieczności zmiany procedura jest w całości zamieniana przez jej nową wersje. Nowa procedura po zatwierdzeniu oraz zarchiwizowaniu i wycofaniu wersji dotychczasowej jest niezwłocznie udostępniana wszystkim użytkownikom poprzez sieć komputerową w formie elektronicznej. W przypadkach koniecznych dopuszcza się sporządzanie wersji procedury w formie wydruku, przy czym procedura w tej wersji jest aktualna tylko w dniu wydrukowania.

7. Dokumenty związane i formularze

Procedura ma powiązania ze wszystkimi procedurami, z których wynika konieczność sporządzania zapisów jakości.

8. Dokumenty związane i formularze

1. „WYKAZ OBOWIĄZUJĄCYCH FORMULARZY SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ” F-20/ZEG

Strona 2 z 4

---