Excel 97 z JAWS 3.3 dla Windows
Ustawienia początkowe
Ustawienia Panelu Kontrolnego
Należy zastosować takie ustawienia Panelu Kontrolnego, jakie zostały przedstawione w poprzednich rozdziałach (na temat Windows i Worda).
Ustawienia JFW
Zalecane jest stosowanie domyślnych ustawień JFW dla Excela. Zalecamy korzystanie ze skryptów, dostarczonych wraz z programem JFW 3.31, gdyż pozwalają one na wykonywanie większej liczby funkcji w Excelu.
Przydatne kombinacje klawiszy
Aby powtórnie odczytać wybraną komórkę, należy wcisnąć Insert+c oraz klawisz Center. (klawisz Center to klawisz cyfry 5 na klawiaturze numerycznej).
Aby przeliterować tekst w wybranej komórce, należy wcisnąć klawisz Insert i przytrzymując go, wcisnąć dwukrotnie w krótkim odstępie czasu klawisz Center.
Można także korzystać z przydatnych kombinacji klawiszy, podanych w poprzednich rozdziałach.
Wyłączenie Asystenta Microsoft Office
Zalecane jest wyłączenie Asystenta pakietu Microsoft Office przed rozpoczęciem pracy z Microsoft Excel 97. Należy to wykonać w sposób opisany w rozdziale o Wordzie 97.
Asystent Microsoft Office to zautomatyzowany znacznik graficzny. Choć został on zaprojektowany, aby dopomagać użytkownikowi (kliknięcie Asystenta wywołuje okno Pomocy), nie jest on przyjazny dla mowy i może przeszkadzać we współpracy z JFW. Jeśli przed rozpoczęciem pracy z Wordem 97 nie zostanie on wyłączony, można go zamknąć kombinacją klawiszy Ctrl+Insert+F4.
Układ i elementy ekranu Excela
Excel 97
Excel 97 to arkusz kalkulacyjny, program, pozwalający użytkownikowi na łatwe edytowanie danych, ustalanie relacji pomiędzy danymi i wykonywanie obliczeń. Można manipulować danymi w celu porównywania rezultatów finansowych czy ustalania projektowanych kosztów przedsięwzięć. Programu Excel często używają firmy w celu stwierdzenia poziomu dochodowości swej działalności czy ponoszonych wydatków, jak też przez osoby prywatne w celu tworzenia domowego budżetu czy projektowania spłat pożyczek.
Otwieranie Excela
Program Excel można otworzyć wybierając właściwą komendę z menu Start bądź z podmenu Programy. Inną możliwością jest otwarcie programu Excel poprzez uaktywnienie ikony programu Excel na pulpicie komputera.
W momencie otwarcia Excela, program zawsze otwiera pusty zeszyt (Arkusz 1), toteż można od razu rozpocząć wprowadzanie danych. Fokus początkowo znajduje się zawsze w komórce A1 w pierwszym arkuszu roboczym w zeszycie.
Po otwarciu programu zalecane jest sprawdzenie czy okno programu i okno dokumentu są zmaksymalizowane (w tym celu korzystamy z menu kontrolnego aplikacji i dokumentu).
Ekran Excela
Jeśli Excel nie jest w danym momencie programem aktywnym, wciskamy klawisz Alt i przytrzymując go, wciskamy Tab, póki JFW nie powie „Microsoft Excel - Arkusz 1”. Wówczas puszczamy klawisz Alt.
Ekran Excela można przejrzeć automatycznie przy pomocy komendy Insert+strzałka w dół. Poszczególne pozycje można oglądać po włączeniu kursora JAWS (minus na klawiaturze numerycznej) i wciskanie klawisza Insert wraz ze strzałką w prawo.
Jeśli kursor JAWS nie chce się przemieszczać, oznacza to, że może być włączone ograniczenie kursora. Aby wyłączyć to ograniczenie, wciskamy Insert+r.
Może też być potrzebne wciskanie kombinacji Insert'Shift+strzałka w dół, aby przemieszczać kursor JAWS o określoną ilość pikseli.
Oglądanie ekranu przy pomocy kursora JAWS jest dość trudne, łatwiej jest zapamiętać kilka kombinacji klawiszowych, które pozwalają na dotarcie do najważniejszych części ekranu:
można wcisnąć Insert+t, aby przeczytać pasek tytułu
wciskając Insert+End można odczytać zawartość pierwszego wiersza okna (ikona Menu Kontrolne, pasek tytułu, ikona Minimalizuj, ikona Maksymalizuj)
pasek Menu włączamy wciskając klawisz Alt, po czym przy pomocy strzałek poruszamy się pomiędzy poszczególnymi pozycjami menu
kiedy pasek Menu jest aktywny, można - wciskając Ctrl+Tab - przełączać się na paski narzędzi. Excel korzysta z kilku rodzajów pasków narzędzi w celu wyświetlania najczęściej używanych komend. Większość komend, wyświetlanych na paskach narzędzi znajduje się także w spisach Menu (są jednak takie komendy, których w menu nie ma).
JFW nie odczytuje wszystkich przycisków na paskach narzędzi. Paski narzędzi można wyświetlać na ekranie lub ukrywać, jednakże paski Standardowy i Formatowanie muszą zawsze być wyświetlone na ekranie, aby można było korzystać z niektórych skrótów klawiszowych przy pomocy programu JFW. Komenda Paski Narzędzi znajduje się w menu Widok. Paski narzędzi, które można wyświetlać lub ukryć, znajdują się w podmenu Paski Narzędzi. Komendy pasków narzędzi, które są pozaznaczane, wyświetlane są na ekranie. JFW nie informuje czy komenda Standardowy jest zaznaczona, czy nie, w momencie otwarcia po raz pierwszy podmenu Paski Narzędzi, jednakże status tej komendy jest wskazywany, jeśli po otwarciu podmenu wciśniemy strzałkę w górę, a następnie w dół.
Menu kontrolne aplikacji można włączyć przy pomocy komendy klawiszowej Alt+spacja, a następnie przy pomocy strzałek można przemieszczać się na poszczególne elementy menu. Można - przy pomocy kombinacji Alt+minus włączyć menu kontrolne okna dokumentu. Aby odczytać pasek stanu, należy wcisnąć Insert+PgDn.
JFW informuje „ready” (gotów), sygnalizując, że można wprowadzać dane czy wykonywać komendy. Jeśli JFW nie powie „ready”, wciskamy Insert+strzałka w górę, aby odczytać zawartość bieżącego wiersza.
Ilustracja 3.1: Okno aplikacji Excela 97 z nowym, pustym zeszytem
Wewnątrz okna znajduje się nowy, pusty zeszyt, zawierający trzy arkusze robocze. Każdy arkusz przypomina tabelę, składającą się z 65536 wierszy i 256 kolumn. Z komórki do komórki można przechodzić przy pomocy strzałek.
Wychodzenie z Excela
Aby wyjść z Excela można wcisnąć Alt+f4. Jeśli od ostatniego zapisu zeszytu dokonaliśmy w nim jakichś zmian, wyświetlone zostanie okno dialogowe programu Microsoft Excel, sygnalizujące, że można zapisać zmiany przed opuszczeniem programu. Aby zapobiec niepożądanym sytuacjom, należy zawsze przed uaktywnieniem komendy Wyjdź, zapisać swoją pracę. Komenda Wyjście znajduje się także w menu Plik.
W momencie, gdy program Excel się zamyka, JFW odczytuje bieżący fokus.
Ćwiczenie 1:
Otwórz program Excel, zapoznaj się z ekranem Excela, a na koniec zamknij okno aplikacji.
Praca z arkuszami roboczymi
Ustawienia JFW do pracy z arkuszami roboczymi
Przy przeglądaniu arkusza roboczego czy wprowadzaniu danych do arkusza roboczego, należy ustawić opcję echa ekranu JFW na ”none” (brak). Jeśli opcja wypowiadania echa ekranu jest ustawiona na którąkolwiek z pozostałych opcji, JFW odczytuje zbędne informacje, co może powodować dezorientację.
Przy korzystaniu z menu czy okien dialogowych, należy przełączać echo ekranu na „highlighted” (podświetlone) lub „all” (wszystko). Zmiany ustawień echa ekranu dokonujemy wciskając Insert+s - JFW informuje, na którą opcję się przełącza - mówienie wszystkiego, mówienie elementów podświetlonych lub nie wypowiadanie echa ekranu.
Poruszanie się po arkuszu roboczym i odczytywanie danych z arkusza
Zasadniczo, dane w arkuszu roboczym ułożone są tak samo, jak dane w tabeli, przy czym każda kolumna i każdy wiersz mają przypisane opisowe etykiety tekstowe. Etykiety pomagają czytelnikowi rozumieć cel określonych danych w arkuszu.
Często autor arkusza wprowadza opisową etykietę tekstową w jednej z czterech pierwszych komórek bieżącej kolumny. I podobnie - autorzy wprowadzają opisową etykietę tekstową w jednej z czterech pierwszych komórek bieżącego wiersza.
JFW wyposażony jest w cztery kombinacje klawiszowe, służące do odczytywania danych w pierwszych czterech komórkach bieżącej kolumny. Program oferuje ponadto cztery kombinacje klawiszowe, pozwalające odczytywać dane w pierwszych czterech komórkach bieżącego wiersza. Przy korzystaniu z tych kombinacji klawiszowych nie następuje przemieszczanie kursora zaznaczenia.
Aby odczytać pierwszą komórkę w bieżącej kolumnie, wciskamy Alt+1
aby odczytać drugą komórkę w bieżącej kolumnie, wciskamy Alt+2
aby odczytać trzecią komórkę w bieżącej kolumnie, wciskamy Alt+3
aby odczytać czwartą komórkę w bieżącej kolumnie, wciskamy Alt+4
aby odczytać pierwszą komórkę w bieżącym wierszu, wciskamy Alt+5
aby odczytać drugą komórkę w bieżącym wierszu, wciskamy Alt+6
aby odczytać trzecią komórkę w bieżącym wierszu, wciskamy Alt+7
aby odczytać czwartą komórkę w bieżącym wierszu, wciskamy Alt+8
Przy pomocy powyższych kombinacji klawiszy można sprawdzić etykiety bieżącego wiersza i bieżącej kolumny. Kombinacje te mogą być przydatne przy sprawdzaniu czy wprowadzamy dane we właściwej komórce.
Komórka, w której znajduje się fokus, określana jest mianem komórki aktywnej. Wokół komórki aktywnej wyświetlany jest kursor zaznaczenia. Wszelkie wprowadzane dane pojawiają się właśnie w komórce aktywnej. Przy pomocy strzałek przenosimy kursor zaznaczenia na sąsiednie komórki.
Kombinacja Ctrl+Home przenosi nas do komórki A1 - pierwszej komórki arkusza roboczego.
Przez wciśnięcie klawisza Home, przenosimy się do pierwszej komórki bieżącego wiersza.
Wciśnięcie kombinacji Ctrl+End przenosi nas do ostatniej komórki arkusza roboczego.
W każdym momencie można wcisnąć kombinację Insert+c, aby odczytać adres komórki i stwierdzić, która komórka jest komórką aktywną.
Aby odczytać zarówno adres aktywnej komórki jak i zawarte w niej dane, wciskamy klawisz Center.
Aby odczytać tylko dane, zawarte w aktywnej komórce, wciskamy klawisze Ctrl+F2.
Aby przeliterować zawartość zaznaczonej komórki, wciskamy klawisz Insert i przytrzymując go, dwukrotnie w niewielkim odstępie czasu uderzamy klawisz Center.
Aby odczytać wszystkie dane, zawarte w bieżącym arkuszu roboczym, przenosimy kursor wyboru (zaznaczenia) do komórki A1 (wciskając Ctrl+Home), a następnie wciskamy Insert+strzałka w dół.
Ćwiczenie 2:
Otwórz arkusz roboczy Timetable.xls i spróbuj znaleźć następujące dane:
Liczbę kolumn, w których w ogóle są jakieś dane
Liczbę wierszy, w których w ogóle zawarte są jakieś dane.
Dlaczego komórka E7 jest pusta? Jakie znaczenie mają dane w tej komórce?
Co jest napisane w komórce B6 i jakie jest znaczenie tego tekstu?
Kiedy wyjeżdża pociąg z Bratysławy do Warszawy?
|
A |
B |
C |
D |
E |
F |
G |
1 |
|
Rozkład |
Jazdy |
Pociągów |
|
|
|
2 |
|
|
|
|
|
|
|
3 |
|
Bratysława |
Bukareszt |
Budapeszt |
Warszawa |
Praga |
|
4 |
Bratysława |
|
11:00 |
05:00 |
03:20 |
12:15 |
|
5 |
Bukareszt |
07:00 |
|
15:15 |
01:12 |
23:14 |
|
6 |
Budapeszt |
21:00 |
07:09 |
|
00:43 |
18:12 |
|
7 |
Warszawa |
09:00 |
14:00 |
22:20 |
|
06:18 |
|
8 |
Praga |
17:00 |
05:35 |
13:00 |
03:30 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tabela 3.1: Arkusz roboczy Timetable.xls
Wprowadzanie danych
Wprowadzane w komórce dane Excel traktuje albo jako stałą, albo jako formułę.
Wartość stała
Jakiekolwiek dane, wprowadzane w komórce, które nie są formułą, są wartością stałą. Dotyczy to także tekstu i liczb, np., dat, godzin, walut czy wartości procentowych. Dane tego typu nie zmieniają się, chyba, że sami je zaznaczymy i będziemy edytowali.
Formuła
Formuła to wyrażenie matematyczne, składające się z wartości liczbowych, adresów komórek, funkcji i operatorów. Dane, uzyskiwane w rezultacie działania formuły, mogą ulegać zmianie, gdy ulegają zmianie inne wartości w ramach arkusza roboczego. W dalszym ciągu dowiemy się więcej o formułach.
Domyślnie, całość tekstu jest wyrównywana do lewej, zaś wszystkie liczby, daty i godziny wyrównywane są do prawej. Jeśli wprowadzamy kombinację tekstu i liczb, dane wyrównywane są do lewej. Formuły są wyrównywane do prawej.
W komórce można wprowadzić dowolną ilość danych, odpowiednio do potrzeb użytkownika - od pojedynczej cyfry po długą etykietę tekstową. Gdy zamierzamy wprowadzać dane do arkusza roboczego, winniśmy ustawić echo ekranu JFW na „none” (brak). Jeśli echo odczytu ekranu ustawione jest na którąkolwiek z pozostałych opcji, JFW odczytuje dodatkowe informacje, co może powodować dezorientację.
Po zakończeniu wprowadzania danych, należy przywrócić opcję echa ekranu JFW na „highlighted” (czytanie podświetlenia) lub „all” (czytanie wszystkiego).
Aby przejść do nowej komórki, przemieszczamy kursor zaznaczenia przy pomocy klawiszy strzałek. Aby wprowadzać dane, należy wybrać żądaną komórkę, a następnie wpisywać dane. Zanim zaczniemy wpisywać czy edytować dane w komórce, zawsze winniśmy sprawdzić adres tej komórki. Wciśnięcie klawisza Center odczytuje adres oraz zawartość komórki.
Po wpisaniu danych można wcisnąć Tab lub Enter, aby dane w komórce zostały zatwierdzone. Po wciśnięciu klawisza Enter, kursor zaznaczenia przenosi się do komórki, znajdującej się poniżej tej, w której wprowadzaliśmy dane. Jeśli wciśniemy Shift+Enter, kursor zaznaczenia przenosi się do komórki nad tą, w której wprowadzaliśmy dane. Jeśli wciśniemy Tab, kursor zaznaczenia przenosi się do komórki w tym samym wierszu, ale w kolejnej kolumnie, obok komórki, w której wprowadzaliśmy dane. Jeśli wciśniemy Shift+Tab, kursor zaznaczenia przenosi się do komórki w tym samym wierszu, ale w kolumnie poprzedniej - na lewo od komórki, w której wprowadzaliśmy dane.
Gdy wprowadzimy dane do komórki, zostają one wyświetlone w dwóch miejscach - w bieżącej komórce i w polu edycyjnym na pasku formuły. (Można wcisnąć Ctrl+F2, aby odczytać zawartość pola edycyjnego).
W komórce można wprowadzać także dane specjalne. Najczęściej używane to:
łamanie wiersza - Alt+Enter
Bieżąca data - Ctrl+średnik
Aktualny czas - Ctrl+dwukropek
Do sprawdzania danych w komórce korzystamy z tych samych kombinacji klawiszy, z jakich korzystamy przy odczytywaniu danych w innych dokumentach tekstowych (np., w Wordzie). Przy odczytywaniu najlepiej jest przestawić echo ekranu na Wszystko lub Podświetlenie.
Aby zmienić część danych w komórce, należy wcisnąć F2, aby włączyć tryb edycyjny i umieścić kursor wstawiania w komórce. Można wówczas zaznaczyć dane, które chcemy zmienić. Gdy dane są już zaznaczone, wpisujemy nowe dane, a poprzednie zostaną nimi zastąpione. JFW nie informuje, że tekst został zmieniony. Należy tekst ponownie odczytać, korzystając z komendy czytania JFW - np. Insert+strzałka w górę.
Aby szybko zmienić całość danych w komórce, wybieramy żądaną komórkę, a następnie po prostu wpisujemy nowe dane. JFW nie informuje, że dane zostały zmienione na nowe dane. Należy dane odczytać, korzystając z komend czytania JFW, np., Insert+strzałka w górę.
Ćwiczenie 3:
Wprowadź dane do komórek, zgodnie ze wzorem w arkuszu roboczym Expenses.xls:
|
A |
B |
C |
1 |
Budżet |
|
|
2 |
Domowy |
|
|
3 |
|
|
|
4 |
Miesiąc |
Wydatki |
Dochody |
5 |
Styczeń |
1.680,00 |
10.869,00 |
6 |
Luty |
1.474,00 |
10.566,00 |
7 |
Marzec |
1.710,00 |
9.900,00 |
Tabela 3.2: Arkusz roboczy Expenses.xls
Zapamiętywanie zeszytu
Zeszyty należy często zapamiętywać. Przy nadawaniu zeszytowi nazwy, należy postępować zgodnie z zasadami nadawania nazw dokumentom w Windows 95. Należy pozostawić Excelowi możliwość uzupełnienia nazwy jego typowym przedłużeniem .xls. Domyślne przedłużenie nadawane jest przez program, jeśli wpisujemy samą nazwę, bez przedłużenia czy kropki. Skrót klawiaturowy dla komendy Zapisz to Ctrl+s. Przy zapisie zeszytu po raz pierwszy, korzystamy z okna dialogowego Zapisz Jako, podobnie jak w przypadku, gdy chcemy zapisać istniejący już zeszyt pod nową nazwą czy w nowym miejscu. W oknie dialogowym Zapisz Jako upewniamy się czy wybraliśmy właściwy napęd na liście wyboru Zapisz W:, czy wybraliśmy z listy właściwy folder i czy nadaliśmy w polu edycyjnym nazwy pliku, właściwą nazwę. Jeśli wiemy, na jakim dysku i w jakim folderze chcemy zapisać zeszyt, możemy wpisać z klawiatury pełną ścieżkę, wskazującą na którym dysku i w jakim folderze zeszyt ma zostać zapisany.
Ćwiczenie 4:
Zapamiętaj zeszyt, edytowany w ćwiczeniu 1 pod nazwą Expenses.xls, a następnie zapisz go ponownie pod nazwą Expenses2.xls (skorzystaj w tym celu z komendy Zapisz Jako).
Zamykanie zeszytu
Po zakończeniu pracy w zeszycie, należy go zamknąć. Zeszyt można zamknąć bez opuszczania Excela. Jeśli zechcemy zamknąć zeszyt, nie zapisawszy go uprzednio, na ekranie zostanie wyświetlone okno dialogowe z pytaniem czy chcemy go zapisać. Skrót klawiszowy dla zamykania zeszytu to Ctrl+F4.
Ćwiczenie 5:
Zamknij zeszyty Expenses.xls i Expenses2.xls, zapamiętane podczas poprzedniego ćwiczenia.
Tworzenie nowego zeszytu
Po otwarciu Excela, automatycznie otwierany jest nowy zeszyt, zatytułowany Zeszyt 1. Jeśli jednak chcemy stworzyć nowy zeszyt w trakcie pracy z zeszytem, możemy stworzyć nowy zeszyt, co można uczynić w dowolnym momencie pracy z Excelem. Jeśli skorzystamy z komendy Nowy z menu Plik, wyświetlone zostanie okno dialogowe Nowy, proponujące wybór szablonu. Wszystkie zeszyty Excela oparte są na szablonie. Excel korzysta z szablonów do definiowania domyślnych ustawień dla zeszytów. O ile nie wskażemy innych propozycji, wszystkie nowo tworzone zeszyty będą korzystały ze standardowego szablonu arkuszy roboczych.
Nowy zeszyt można stworzyć szybko bez wyświetlania okna dialogowego Nowy, poprzez wciśnięcie Ctrl+n. Gdy otworzymy nowyzeszyt, fokus znajdzie się w komórce A1 pierwszego arkusza roboczego. Excel automatycznie nadaje nowo tworzonym zeszytom nazwy. Nazwa ta zawsze brzmi „Zeszyt” z odpowiednim numerem po nazwie. Gdy tylko otworzymy nowy zeszyt, możemy od razu rozpocząć w nim pracę.
Otwieranie istniejącego zeszytu
Do otwierania istniejących zeszytów w Excelu można użyć kilku różnych metod. Użyta metoda zależna jest od tego czy znana jest nam ścieżka dostępu do pliku, czy znana jest nam nazwa pliku i jak dawno ostatnio pracowaliśmy z danym zeszytem. Skrót klawiaturowy do otwierania okna dialogowego Otwórz to Ctrl+o.
Aby zaznaczyć i otworzyć zeszyt, należy wybrać właściwy napęd z listy wyboru Szukaj W:, otworzyć w oknie listy właściwy folder i wybrać z listy właściwą nazwę zeszytu. Początkowo na liście wyszczególnione są jedynie te zeszyty, które znajdują się w folderze, w którym ostatnio zapisaliśmy zeszyt lub z którego ostatnio zeszyt otworzyliśmy. Ponadto, wyświetlone są jedynie te zeszyty, które mają przedłużenie .xls.
Aby upewnić się czy Excel wskazuje właściwy napęd i folder, należy sprawdzić listę wyboru Szukaj W: oraz listę folderów i plików. Jeśli trzeba powrócić do poprzedniego folderu, wciskamy klawisz Backspace, kiedy jesteśmy na liście plików. Na liście pojawi się zawartość poprzedniego folderu. Jeśli znamy pierwszą literę nazwy zeszytu, możemy ją wciskać do momentu, gdy JFW wypowie nazwę żądanego zeszytu.
Można szybko otworzyć żądany zeszyt wpisując jego pełną ścieżkę dostępu oraz nazwę w polu edycyjnym nazwy pliku, albo poprzez wybranie żądanego zeszytu z menu Plik. Okna dialogowego Otwórz można użyć do wyszukiwania zeszytów, odpowiadających określonym przez użytkownika kryteriom.
W celu uzyskiwania szybkiego dostępu do zeszytów, Excel wyszczególnia kilka ostatnio używanych zeszytów w menu Plik.
Ćwiczenie 6:
Otwórz zeszyty Expenses.xls i Expenses2.xls, sprawdź zawarte w nich dane i pozamykaj je.
Modyfikowanie zeszytu
Zaznaczanie zakresów komórek i danych w komórkach
Aby dokonywać zmian we wcześniej wprowadzonych danych, trzeba je zaznaczyć. Możliwe jest zaznaczenie (wybranie) całej komórki lub jedynie fragmentu danych w komórce. Wszelkie wykonywane na klawiszach operacje oddziałują na zaznaczone dane. Aby zaznaczyć dane w komórce, należy wcisnąć F2 w celu uaktywnienia trybu edycyjnego i umieszczenia kursora wstawiania w komórce.
Kilka komórek można zaznaczyć wciskając i przytrzymując klawisz Shift, i jednocześnie wciskając strzałki. Aby zaznaczyć całą kolumnę komórek, należy wcisnąć Ctrl+spacja. Aby zaznaczyć cały wiersz komórek, należy wcisnąćShift+spacja.
Ctrl+a powoduje zaznaczenie całości tekstu, zawartego w arkuszu. (Nie wciskamy Insert+shift+strzałka w dół w celu sprawdzenia zaznaczenia - może nastąpić zawieszenie komputera).
Aby sprawdzić zaznaczenie, wciskamy Insert+Shift+strzałka w dół - JFW zakomunikuje - np. - „selected range A6 through A12” (zaznaczony zakres A6 do A12), po czym usłyszymy zawartość zaznaczonych komórek. Aby anulować zaznaczenie, wciskamy dowolną strzałkę lub klawisz Home, aby przemieścić kursor wyboru.
Korekta i usuwanie danych
Aby usunąć część danych w komórce, należy wcisnąć F2 w celu uaktywnienia trybu edycji oraz przeniesienia kursora wstawiania do wskazanej komórki. Teraz można skorzystać albo z klawisza Backspace, albo z klawisza Delete do usuwania danych. Klawisz Del usuwa znak na prawo od kursora wstawiania, natomiast klawisz Backspace usuwa znak na lewo od kursora wstawiania. JFW odczytuje jedynie znak, kasowany przy pomocy Backspace. Przy korzystaniu z klawisza Del, JFW odczytuje znak, na którym spocznie kursor wstawiania po usunięciu kasowanego znaku.
Aby szybko usunąć wszystkie zawarte w komórce dane, należy wybrać żądaną komórkę i wcisnąć klawisz Del. JFW nie informuje, że dane zostały usunięte. Należy sprawdzić usunięcie danych komendą czytania JFW, np., przy pomocy klawisza Center.
Aby zastąpić część danych w komórce nowymi danymi, należy wcisnąć F2, aby uaktywnić tryb edycyjny i przenieść kursor wstawiania do komórki. Nie należy w połączeniu ze strzałkami korzystać z klawisza Ctrl, ponieważ kombinacja ta nie działa dobrze w tym trybie (w niektórych wypadkach może nawet doprowadzić do konieczności ponownego uruchomienia JFW). Po uruchomieniu trybu edycyjnego można zaznaczyć dane, które mają zostać wymienione. Po zaznaczeniu danych należy wpisać nowe dane, a wpisywane dane zastąpią dane zaznaczone jako przeznaczone do wymiany. JFW nie informuje, że tekst został zamieniony, toteż należy odczytać finalny tekst przy pomocy komendy czytania JFW, np. Insert+strzałka w górę.
Aby szybko wymienić całość danych w komórce, należy wybrać Daną komórkę, a następnie wpisać nowe dane. JFW nie informuje, że dane zostały wymienione na nowe. Należy dane odczytać przy pomocy komendy czytania JFW, np. Insert+strzałka w górę.
Klawisz Del wykonuje tę samą funkcję, co komenda Czyść z menu Edycja, a nie komenda Usuń z menu Edycja. Komenda czyść usuwa po prostu dane, które aktualnie są wyświetlone w wybranej komórce lub zakresie komórek. Komenda Usuń usuwa zaznaczoną komórkę, wiersz lub kolumnę.
Kopiowanie danych z komórki
Schowek to funkcja windows, pozwalająca na skopiowanie lub przemieszczenie danych z jednego miejsca w inne miejsce. Dane z wybranej komórki można skopiować przy pomocy kombinacji Ctrl+c. Excel kopiuje dane i umieszcza je w schowku. JFW informuje „copied selected range” (zaznaczony zakres skopiowany). W momencie skopiowania komórki, excel umieszcza kropkowany kursor wyboru wokół komórki. Kropkowany kursor zaznaczenia pozostaje tu do momentu wciśnięcia Enter w celu zatwierdzenia informacji w komórce, do której wklejamy dane. Po umieszczeniu kursora wyboru tam, gdzie chcemy, by pojawiły się kopiowane dane, możemy wcisnąć Ctrl+v, aby uaktywnić komendę Wklej. Excel wstawia wówczas kopiowane dane. JFW informuje „pasted selected range” (zaznaczony zakres wklejony). Przy kopiowaniu zakresu komórek, należy wklejać dane w miejscu o tych samych rozmiarach. Jeśli, na przykład, chcemy skopiować zawartość komórek A6, B6 i C6, musimy wkleić ich zawartość do trzech sąsiadujących ze sobą komórek w tym samym wierszu, np., E10, F10 i G10. W przypadku wklejania danych z zakresu komórek nie musimy zaznaczać wszystkich komórek, w których wstawione zostaną dane z kopiowanego zakresu, zanim uaktywnimy komendę Wklej. Jeśli którekolwiek z komórek, do których wstawiamy dane, zawierały już inne dane, dane te zostaną zastąpione nowymi danymi. Aby wstawić nowe dane nie kasując danych już istniejących, winniśmy skorzystać z komendy Wstaw z menu Edycja, a nie z komendy Wklej.
Aby usunąć kropkowany kursor zaznaczenia, wciskamy Esc. Zawsze należy skasować kropkowany kursor zaznaczenia, w przeciwnym razie JFW nie będzie w stanie prawidłowo odczytywać danych.
Przenoszenie danych z komórek
Przy pomocy komend Wytnij i Wklej można przemieszczać dane w komórce, dane z jednej do drugiej komórki lub dane z zakresu komórek do innych komórek. W momencie uaktywnienia komendy Wytnij, Excel umieszcza dane w schowku i zmienia kursor zaznaczenia wokół komórki czy zakresu komórek na kropkowany kursor wyboru. Wycięte dane pozostaną we wskazanych komórkach do chwili uaktywnienia komendy Wklej. Komendę Wytnij uaktywniamy kombinacją Ctrl+x, natomiast komendę Wklej uaktywniamy kombinacją Ctrl+v.
Gdy przenosimy cały zakres komórek, musimy dane wkleić w miejscu tej samej wielkości. Jeśli, na przykład, chcemy skopiować zawartość komórek A6, B6 i C6, musimy zawartą w nich informację wkleić do trzech sąsiadujących ze sobą komórek w tym samym wierszu, na przykład, E10, F10 i G10. Przy przenoszeniu zawartości zakresu komórek nie ma potrzeby zaznaczania wszystkich komórek, do których dane z danego zakresu komórek zostaną przeniesione, zanim uaktywnimy komendę Wklej. Jeśli któreś z komórek, do których wklejamy dane, zawierają już jakąś informację, informacja ta zostanie zastąpiona nowymi danymi. Aby wstawić kopiowane dane bez usuwania już istniejących, winniśmy korzystać z komendy Wstaw z menu Edycja, nie z komendy Wklej.
Korzystanie z komend Cofnij i Przywróć/Powtórz
Komenda Cofnij Excela pozwala na cofnięcie dokonanych zmian edycyjnych lub formatowania. Aby wykonać komendę Cofnij, należy wcisnąć Ctrl+z. Można komendę Cofnij anulować, wciskając kombinację Ctrl+y. Nazwa komendy Cofnij i Przywróć/Powtórz zależy od ostatnio wykonanego działania. Komendy Cofnij oraz Przywróć/Powtórz znajdują się w menu Edycja.
Jeśli chcemy cofnąć lub przywrócić/powtórzyć serię działań, wciskamy Ctrl+z lub Ctrl+y kilkakrotnie.
Korzystanie z komendy Idź DO
Skrót klawiszowy dla komendy Idź Do to Ctrl+g lub klawisz F5. Po wciśnięciu jednej z tych komend, wyświetlane jest okno dialogowe Idź Do. Przy pomocy komendy Idź Do można przejść do określonej komórki w arkuszu. Przy pomocy okna dialogowego Idź Do można wybrać zakres komórek. Nie ma tu ograniczenia do wyboru komórek sąsiadujących ze sobą (np., A6:F12; H13). Będąc na liście Idź Do należy wcisnąć strzałkę w dół, aby zaznaczyć dany element. Jeśli echo ekranu ustawione jest na nie mówienie, po wciśnięciu strzałki w dół trzeba za każdym razem wcisnąć Insert+strzałka w górę, aby odczytać zaznaczoną opcję.
Korzystanie z komend Wyszukaj i Wymień
Komenda Wyszukaj służy do znajdowania komórek, zawierających podane przez użytkownika dane. Skrót klawiszowy dla komendyWyszukaj to Ctrl+f. Po wciśnięciu Ctrl+f, na ekranie wyświetlone zostanie okno dialogowe Wyszukaj. Ponieważ okno dialogowe Wyszukaj pozostaje otwarte, może przykrywać zaznaczoną przez Excel komórkę, toteż wciśnięcie klawisza Center nie pozwala stwierdzić, która komórka jest zaznaczona orazodczytać jej zawartości. Należy zatem korzystać z komendy Insert+c, pozwalającej odczytać adres komórki. Aby odczytać dane, znajdujące się w wybranej komórce, trzeba wcisnąć Ctrl+F2, aby odczytać zawartość pola edycyjnego na pasku formuły. Excel nie informuje, kiedy znajdzie wszystkie komórki, zawierające dane, podane przez użytkownika w oknie dialogowym Wyszukaj. Excel przechodzi do kolejnych komórek, zawierających wskazane dane, a kiedy powróci do pierwszej z komórek, w której znalazł podane przez użytkownika dane, przeszukiwanie jest zakończone. Jeśli chcemy znaleźć wcześniejsze wystąpienie danych, wciskamy Ctrl+Shift+f.
Komenda Zamień pozwala na przeszukiwanie zeszytu pod kątem atrybutów formatowania, znaków specjalnych i innych elementów oraz zamieniać tę informację na informację, podaną przez użytkownika. Skrót klawiaturowy dla komendy Zamień to Ctrl+h.
Po wciśnięciu kombinacji Ctrl+h, wyświetlane jest okno dialogowe Zamień. Do dyspozycji są dwie opcje wymieniania danych. Można użyć albo przycisku Zamień, albo przycisku Zamień Wszystko. Przy korzystaniu z przycisku Zamień, Excel prosi za każdym razem o potwierdzenie wymiany. Przy korzystaniu z przycisku Zamień Wszystko, Excel automatycznie wymienia wszystkie wystąpienia wskazanych danych bez pytania o weryfikację tej operacji. Przycisku Zamień Wszystko należy używać jedynie wówczas, gdy mamy pewność, że chcemy, by wszystkie bez wyjątku wystąpienia określonych danych zostały wymienione.
W oknach dialogowych Wyszukaj i Zamień, opcja Kierunek Wyszukiwania Kolumnami zwykle daje rezultaty szybciej, aniżeli opcja Wierszami.
W oknach dialogowych Wyszukaji Zamień, przy kolejnym wyszukiwaniu Excel zachowuje kryteria wyszukiwania z poprzedniego wyszukiwania do momentu wyjścia z programu.
Ćwiczenie 7:
Otwórz plik Sales.xls i spróbuj zorientować się w rozkładzie informacji, zawartych w zeszycie. Następnie dokonaj modyfikacji danych zgodnie z poniższymi wskazówkami:
Usuń wyrazy „Pampered Piggies” z komórki A1.
Usuń wszystkie dane z komórki A2.
Zamień słowo „specjalne” w komórce A6 na wyraz „nowe”.
Zamień słowa „Styczeń”, „Luty” i „Marzec” w komórkach B6, C6 i D6, na słowa „Tydzień 1”, „Tydzień 2” i „Tydzień 3”.
Skopiuj komórkę A1 do komórki A14.
Skopiuj słowa „Podsumowania kwartalne” z komórki A4 na koniec tekstu w komórce A14.
Skopiuj dane z komórek A7 do A11 do komórek A16 do A20.
Skopiuj dane z komórek A6 do A12 do nowego zeszytu (utwórz nowy zeszyt, skopiuj dane do komórek A1 do A7, a następnie zamknij nowy zeszyt nie zapamiętując go).
Przenieś dane z komórki A1 na początek tekstu w komórce A12.
Przenieś dane z komórki A4 do komórki A21.
Przenieś dane z komórek E6 do E12 do komórek B15 do B21.
Wyczyść dane w komórce A6 i sprawdź czy komórka jest pusta. Następnie cofnij komendę Czyść i sprawdź czy dane znajdują się z powrotem w komórce A6. Przywróć komendę Czyść i ponownie sprawdź czy komórka jest pusta. Na koniec ponownie cofnij komendę Czyść i sprawdź czy dane z powrotem znajdują się w komórce A6.
Zaznacz komórkę D6, posługując się w tym celu oknem dialogowym Idź Do, a następnie zaznacz komórki C6 do C12, korzystając w tym celu z okna dialogowego Idź Do.
Znajdź komórki, w których znajduje się słowo „środki” w aktywnym zeszycie.
Zamień wszystkie wystąpienia wyrazu „tydzień” w aktywnym zeszycie na wyraz „kwartał”.
Zamknij zeszyt Sales.xls nie zapamiętując go.
|
A |
B |
C |
D |
E |
1 |
Środki do pielęgnacji stóp Pampered Piggies |
|
|
|
|
2 |
Sprzedaż katalogowa za pierwszy kwartał |
|
|
|
|
3 |
|
|
|
|
|
4 |
Podsumowania kwartalne |
|
|
|
|
5 |
|
|
|
|
|
6 |
Środki Specjalne |
Styczeń |
Luty |
Marzec |
Razem |
7 |
Żel do racic Wesołe Kopytka |
592 |
523 |
647 |
1762 |
8 |
Krem do stóp Hepi jak świnia |
692 |
664 |
629 |
1985 |
9 |
Urządzenie do masażu stóp z podgrzewaczem Wałkoń |
685 |
522 |
432 |
1639 |
10 |
Błotko do stóp Woń Klepiska |
521 |
539 |
623 |
1683 |
11 |
Emulsja dla prosiąt |
642 |
691 |
688 |
2021 |
12 |
Razem |
3132 |
2939 |
3019 |
9090 |
Tabela 3: Zeszyt Sales.xls.
Wykonywanie obliczeń
Rozumienie formuł
Obliczeń dokonuje się w Excelu, posługując się formułami. Wszystkie formuły rozpoczynają się znakiem równości (=). Znak równości informuje Excel, że dane w komórce mają być traktowane jak formuła, nie jak stała wartość. Wartości stałych należy używać w formułach jedynie wówczas, jeśli dana wartość nie będzie się często zmieniała.
Funkcja to z góry zdefiniowana formuła. Excel oferuje wiele funkcji, które wspomagają użytkownika w analizowaniu swoich danych.
Operatory to symbole, reprezentujące działania matematyczne (znak plus, minus, giazdka, slash - znak łamane przez, a także nawiasy, to powszechnie używane operatory).
?Operandy to elementy, które są obliczane. ?Operand może być wartością stałą, adresem komórki lub zakresu komórek, etykietą, nazwą komórki lub zakresu komórek lub funkcją.
Wszystkie elementy formuły muszą być zgodne z określoną składnią czyli porządkiem. Składnia formuły w Excelu to znak równości (=), po którym wprowadza się ?operandy (elementy obliczane) oraz operatory. Excel domyślnie oblicza formułę od lewej do prawej, poczynając od znaku równości (=). Ponadto Excel wykonuje mnożenie i dzielenie przed dodawaniem i odejmowaniem. Można kontrolować sposób realizacji obliczenia przez Excel przy pomocy zmian w składni formuły, często przy pomocy nawiasów.
Tworzenie prostych formuł
Formuły mogą być proste, na przykład, podsumowujące szereg komórek. Mogą też być formuły złożone, korzystające z kombinacji wartości stałych, adresów komórek, operatorów i funkcji.
W formułach można korzystać z adresów komórek. W przypadku użycia adresu komórki, Excel wykorzystuje zawarte we wskazanej komórce dane przy obliczeniach.
Excel wyświetla dane aktywnej komórki w dwóch miejscach - w samej komórce oraz w polu edycyjnym na pasku formuły. Podczas wprowadzania formuły, w komórce wyświetlany jest jedynie wynik działania formuły, natomiast w polu edycyjnym na pasku formuły wyświetlana jest wyłącznie formuła.
W momencie wprowadzenia znaku równości, JFW informuje, że należy wprowadzić formułę. JFW generuje komunikat: „equals” (równa się), sygnalizując, że w danej komórce znajduje się formuła. Wciskając Ctrl+F2 można odczytać informację w polu edycyjnym na pasku formuły.
Rozumienie funkcji i korzystanie z nich
Funkcje programu Excel reprezentują najczęściej używane formuły. Przykładami prostych funkcji są Suma i Średnia. Z funkcji Excela można korzystać w celu uniknięcia przygotowywania długich i niejasnych formuł. Na przykład, użycie funkcji Suma jest korzystniejsze, aniżeli wpisywanie wszystkich komórek, które mają być do siebie dodane, szczególnie wówczas, gdy pracujemy z wieloma komórkami i arkuszami. Funkcje upraszczają formuły i mogą nam zaoszczędzić wiele klawiszologii.
Funkcja może być wykorzystywana sama lub jako składnik obszerniejszej formuły. Korzystając z funkcji należy stosować następującą składnię: znak równości, nazwa funkcji i argumenty. Argument to wartość, która ma być użyta w obliczeniu, wykonywanym przez funkcję. Argumenty należy wstawiać w nawiasy i oddzielać je od siebie przecinkami. Oto napisana z użyciem właściwej składni formuła, posługująca się funkcją:
=Suma(A12;B6:B10;E14).
Więcej informacji o funkcjach można znaleźć w części „Opcje zaawansowane” (niżej w dalszym ciągu niniejszego rozdziału).
Korzystanie z opcji Auto-podsumowanie i Auto-obliczanie
Funkcje Auto-podsumowanie i Auto-wyliczenie pozwalają na szybkie znalezienie sumy dla zaznaczonych komórek. Komenda Autopodsumowanie powoduje, że Excel sprawdza komórki ponad komórką bieżącą lub na lewo od niej, poszukując ciągów komórek, zawierających liczby. Jeśli komórki powyżej komórki bieżącej lub na lewo od niej, zawierają szeregi liczb, Excel obwodzi je kropkowanym kursorem zaznaczenia, a następnie automatycznie wprowadza formułę, podsumowującą liczby w tak zaznaczonym zakresie komórek. Komendę Autopodsumowanie uaktywnia się poprzez wciśnięcie kombinacji Alt+równa się. Jeśli użyjemy komendy Autopodsumowanie w komórce, znajdującej się na przecięciu kolumny cyfr i wiersza cyfr, komenda dokona podsumowania liczb w kolumnie. Jeśli w zakresie komórek, które mają zostać zsumowane, znajduje się tekst, komenda Autopodsumowanie podsumuje jedynie liczby do miejsca, gdzie znajduje się tekst.
Zawsze przy zaznaczaniu szeregu komórek, zawierających liczby, funkcja Autopodsumowanie Excela podsumowuje je i wyświetla uzyskaną sumę na pasku stanu. Insert?PgDn pozwala odczytać pasek stanu.
Porównywanie scenariuszy finansowych
Ponieważ dane w arkuszu można szybko i bez trudu zmieniać, możliwe jest porównywanie korzyści z różnych scenariuszy finansowych. Stosując w formułach adresy komórek, a nie konkretne liczby, możemy, zmieniając liczby w komórkach odniesienia - odzwierciedlać skutki różnych scenariuszy. Excel dokonuje w takim wypadku automatycznie przeliczenia wszystkich formuł, odnoszących się do komórek.
Przy porównywaniu danych należy zawsze najpierw przyjrzeć się wszystkim komórkom, w których nastąpią zmiany. Należy zanotować sobie aktualne wartości i dopiero wówczas dokonać zmian. Po zakończeniu wprowadzania zmian, należy ponownie sprawdzić komórki, aby zapoznać się z nowymi sumami.
Absolutne i względne adresy komórek
Excel rozróżnia dwa rodzaje adresów komórek - absolutne i względne. Gdy korzystamy ze względnego adresu komórki w ramach formuły, Excel znajduje dane, do których odnosi się adres, korzystając jako z punktu wyjścia z komórki, zawierającej formułę. Jeśli korzystamy z absolutnego adresu komórki, Excel znajduje odniesienie do tych danych, posługując się wskazanymi współrzędnymi odnośnej komórki, niezależnie od położenia komórki, zawierającej formułę. Excel aktualizuje względne adresy komórek w przypadku skopiowania formuły do innej komórki. Excel nie dokonuje aktualizacji absolutnego adresu komórki, gdy kopiujemy zawierającą takie odniesienie formułę do innej komórki. Absolutnych adresów komórek winniśmy używać jedynie wówczas, gdy mamy absolutną pewność, że adres interesującej nas komórki nie ulegnie zmianie. Oznaczanie absolutnego adresu komórki odbywa się w Excelu poprzez wstawienie znaku dolara. Aby szybko zmienić względny adres komórki na adres absolutny, należy wcisnąć F2 i włączyć tryb edycyjny, umieścić kursor wstawiania tuż za adresem, a następnie wcisnąć F4.
Nadawanie nazw komórkom i zakresom komórek
Excel pozwala na przydzielanie nazw komórkom i zakresom komórek. Nadawanie komórkom i zakresom komórek nazw ułatwia odczytywanie i zapamiętywanie komórek, zawierających potrzebne nam dane. Po nadaniu komórce nazwy można zamiast adresu komórki użyć jej nazwy w formule czy w oknie dialogowym Idź Do.
Przydzielając komórkom i zakresom komórek nazwy, należy przestrzegać zasad nadawania nazw w Excelu. W celu nadania nazwy zaznaczonej komórce lub zakresowi komórek, należy skorzystać z okna dialogowego Definiuj... Nazwa. Okno dialogowe Definiuj... Nazwa można otworzyć skrótem klawiszowym Ctrl+F3 lub można skorzystać z komendy Nazwa w menu Wstaw i wybrać komendę Definiuj, otwierającą okno dialogowe Definiuj... Nazwa. Skrót klawiszowy Ctrl+Insert+n pozwala odczytać nazwę komórki. Aby móc skorzystać z tej funkcji programu JAWS, konieczne jest skopiowanie pliku konfiguracyjnego JFW, dostarczonego wraz z podręcznikiem (2). Jeśli ten plik konfiguracyjny nie został skopiowany, w celu odczytania nazwy trzeba skorzystać z Kursora JAWS lub zdefiniować ramkę (nazwa wyświetlona jest w okienkunazw na pasku formuły).
Ćwiczenie 8:
Otwórz plik Company.xls i spróbuj zorientować się w układzie informacji, zawartych w zeszycie. Następnie dokonaj modyfikacji danych zgodnie z poniższymi wskazówkami:
Odczytaj Przychody ze sprzedaży i usług. Następnie wprowadź proste formuły, które będą wyliczały roczne przychody ze sprzedaży i usług (wprowadź formułę „B5+C5+D5+E5” w komórce F5 oraz „B6+c5+D6+E6” w komórce F5).
Odczytaj wydatki na płace i zaopatrzenie. Następnie wprowadź proste funkcje, które spowodują podanie rocznych podsumowań wydatków na płace i zaopatrzenie (wprowadź funkcję „=Suma(B10:E10)” w komórce F10 oraz „=Suma(B11:E11)” w komórce F11).
Wylicz przychody kwartalne i roczne razem, korzystając z opcji Auto-podsumowanie i Auto-wyliczenie (wprowadź te funkcje w komórkach B7, (...), E7 oraz B13, (...), E13).
Porównaj rezultaty, uzyskane wskutek zmiany liczby w komórce E6. Najpierw sprawdź aktualne dane w komórkach E6, E7, F6 i F7. Następnie wprowadź nowe dane w komórce E6. Na koniec sprawdź dane ponownie, zwracając uwagę na różnicezaistniałe .
Wpisz formułę „=B7-B12” w komórce B18 i skopiuj komórkę B18 do komórek C18, (...), E18. Sprawdź zawartość tych komórek.
Wpisz formułę „=B18*$B$17” w komórceB19 i skopiuj zawartość komórki B19 do komórek C19, (...), E19. Sprawdź zawartość tych komórek.
Przypisz następujące nazwy następującym komórkom: komórkę E6 nazwij „Usługi_Kwartał 4”, komórkę F7 nazwij „Przychody_Razem”, komórkę F12 nazwij „Wydatki_Razem”, komórkę B14 nazwij „Zysk_Brutto”. W komórce „Zysk-Brutto” wpisz „=Przychody_Brutto-Wydatki_Razem”. Spróbuj użyć nazw komórek w oknie dialogowym Idź Do.
|
A |
B |
C |
D |
E |
F |
1 |
Środki do pielęgnacji stóp firmy Pampered Piggies |
|
|
|
|
|
2 |
Sprawozdanie budżetowe 1997 - Administracja |
|
|
|
|
|
3 |
|
|
|
|
|
|
4 |
Przychody |
Kwartał 1 |
Kwartał 2 |
Kwartał 3 |
Kwartał 4 |
Rok |
5 |
Sprzedaż |
3000 |
5000 |
6000 |
8000 |
|
6 |
Usługi |
5000 |
6000 |
7000 |
8000 |
|
7 |
Razem |
|
|
|
|
|
8 |
|
|
|
|
|
|
9 |
Wydatki |
Kwartał 1 |
Kwartał 2 |
Kwartał 3 |
Kwartał 4 |
Rok |
10 |
Płace |
1000 |
1500 |
1650 |
1800 |
|
11 |
Zaopatrzenie |
200 |
250 |
225 |
275 |
|
12 |
Razem |
|
|
|
|
|
13 |
|
|
|
|
|
|
14 |
Zysk Brutto Razem |
|
|
|
|
|
15 |
|
|
|
|
|
|
16 |
Dochód |
|
|
|
|
|
17 |
Stopa opodatkowania |
17% |
|
|
|
|
18 |
Brutto |
|
|
|
|
0 |
19 |
Podatki należne |
|
|
|
|
0 |
20 |
Netto |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
|
|
|
|
|
|
Tabela 3.4: Zeszyt Company.xls
Formatowanie danych
O formatowaniu
Każda komórka ma związane z nią atrybuty, które zbiorowo noszą nazwę formatu komórki. Aby móc korzystać z niektórych skrótów klawiszowych, dotyczących formatowania, na ekranie musi być wyświetlany pasek narzędzi formatowania.
Format wskazanej komórki czy danych można sprawdzić poprzez otwarcie okna dialogowego Formatuj Komórki i sprawdzenie, jakie opcje są zaznaczone. Okno to otwiera się skrótem klawiszowym Ctrl+1 lub przy pomocy komendy Komórki... z menu Format.
Aby zmienić format całości zawartych w komórce danych, należy wybrać żądaną komórkę i dopiero wówczas skorzystać z komendy formatuj. Można to zrobić zarówno przed wprowadzeniem danych w komórce, jak i po ich wprowadzeniu. Gdy wskazujemy komórkę w celach formatowania, atrybuty formatu kojarzone są z komórką, nie z zawartymi w niej danymi.
Aby zmienić atrybuty formatu części danych w komórce, należy wcisnąć F2, aby wejść do trybu edycji. Należy zaznaczyć tylko te dane, których atrybuty formatu mają zostać zmienione, a następnie skorzystać z odpowiedniej komendy dla żądanego stylu formatowania.
Zmiana formatu czcionki
Atrybuty czcionki dla danych można zmieniać albo przy pomocy okna dialogowego Formatuj Komórki, albo przy pomocy skrótów klawiszowych.
Okno dialogowe Formatuj Komórki pozwala na zmianę kilku atrybutów jednocześnie. Ze skrótów klawiszowych korzystniej jest korzystać wówczas, jeśli chcemy dokonywać jedynie nielicznych zmian atrybutów.
Skrót klawiszowy Ctrl+u to komenda-przełącznik. Powoduje ona włączenie lub wyłączenie podkreślenia, zależnie od aktualnego atrybutu. Excel zawsze używa pojedynczego podkreślenia, gdy korzystamy ze skrótu klawiszowego. Jeśli podkreślenie jest włączone, JFW informuje „Underline button pressed” (przycisk Podkreślenie wciśnięty). Gdy podkreślenie jest wyłączone, JFW informuje „Underline button” (Przycisk Podkreślenie).
Skrót klawiszowy Ctrl+b to komenda-przełącznik. Włącza ona i wyłącza na przemian pogrubienie, zależnie od aktualnego atrybutu formatowania. Jeśli wytłuszczenie jest włączone, JFW informuje „Bold button pressed” (Przycisk Pogrubienie wciśnięty). Jeśli wytłuszczenie jest wyłączone, JFW informuje „Bold button” (Przycisk Pogrubienie).
Skrót klawiszowy Ctrl+i to komenda-przełącznik. Powoduje włączenie lub wyłączenie kursywy, zależnie od aktualnego atrybutu formatowania. Gdy kursywa jest włączona, JFW informuje „Itallics button pressed” (Przycisk Kursywa wciśnięty). Gdy kursywa jest wyłączona, JFW informuje „Itallics button” (Przycisk Kursywa).
Aby sprawdzić atrybuty formatu dla wskazanej komórki czy zaznaczonych danych, należy otworzyć okno dialogowe Formatuj Komórki, a następnie obejrzeć zaznaczone opcje. Można także skorzystać z komendy klawiszowej Ctrl+f, odczytującej informację o atrybutach formatowania, ale podawana informacja nie jest wystarczająco szczegółowa.
Zmiana atrybutów formatu dla liczb
Styl numerowania dla danych liczbowych można zmieniać przy pomocy zakładki Liczby w oknie dialogowym Formatuj Komórki. Podstawowe pole na zakładce Liczby to lista wyboru Kategoria. Lista wyboru Kategoria zawiera wszystkie style dla liczb, jakie są dostępne. Zawsze, gdy wybierzemy nowy styl z okienka listy Kategoria, na zakładce Liczby wyświetlane są odpowiednie dla tego stylu pola. Aby szybko włączyć styl walutowy czy procentowy w zaznaczonej komórce czy zakresie komórek, można skorzystać ze skrótów klawiszowych. Aby szybko wprowadzić styl walutowy, należy skorzystać ze skrótu klawiszowego Ctrl+Shift+4. Aby szybko wprowadzić styl procentowy, należy użyć skrótu klawiszowego Ctrl+Shift+5. Excel zastosuje styl formatowania walutowy lub procentowy w sposób, określony w oknie dialogowym Formatuj Komórki.
Zmiana szerokości kolumn
Domyślnie w komórce mieści się w pełni około ośmiu znaków w całości. Jeśli dane przekraczają aktualny rozmiar komórki, przykrywają treść sąsiedniej komórki lub są przez treść sąsiedniej komórki przykryte. Komenda klawiszowa Insert+n informuje czy dane we wskazanej komórce pokrywają się z danymi w komórkach sąsiednich, czy też nie. Komenda ta nie działa prawidłowo, jeśli czcionka tekstu jest zmieniona.
Szerokość kolumny można ustawiać albo przy pomocy komendy autodopasowanie Obszaru, albo poprzez wpisanie rozmiaru kolumny z klawiatury. Komenda Autodopasowanie Obszaru znajduje się w podmenu Kolumna. Aby otworzyć podmenu Kolumna, należy wybrać komendę Kolumna z menu Format.
Komenda Autodopasowanie Obszaru dostosowuje szerokość kolumny zgodnie z danymi we wskazanej komórce lub do komórki z największą liczbą znaków w zaznaczonym zakresie komórek. Komendy Autodopasowanie Obszaru należy używać w celu dopasowania szerokości kolumny do średniej długości danych w kolumnie, nie koniecznie do tej komórki w kolumnie, w której znaków jest najwięcej. (jeśli dane w jednej komórce są znacznie dłuższe, aniżeli średnia długość we wszystkich pozostałych komórkach danej kolumny, należy w celu właściwego wyświetlania danych skorzystać z opcji Połącz).
Kontrola wyrównania danych
Domyślnie całość tekstu wyrównywana jest do lewej, zaś liczby, daty i czas - wyrównywane są do prawej. Przy pomocy zakładki Wyrównywanie w oknie dialogowym Formatuj Komórki można zmieniać wyrównywanie danych w komórkach. Aby sprawdzić wyrównywanie, trzeba sprawdzić odpowiednie pola na zakładce Wyrównywanie w oknie dialogowym Formatuj Komórki.
Środkowanie tekstu w komórkach
Większość zeszytów ma tytuł. Można tak sformatować tytuł, aby był wyśrodkowany u góry arkusza z danymi. Do połączenia komórek i wyśrodkowania danych w komórce można posłużyć się jedną z dwóch metod. Można albo skorzystać z opcji Wyrównaj Zaznaczenie Do Środka, albo z opcji Połącz Komórki i Wyrównywanie Do Środka. Z opcji tych można też skorzystać w celu zapewnienia, że długi ciąg danych zmieści się w komórce, dzięki czemu jest prawidłowo wyświetlany.
Zanim dokonamy wyśrodkowania tytułu ponad danymi, musimy określić, ile kolumn będą zajmowały dane w naszym arkuszu. Teraz musimy zaznaczyć komórki, które mają zostać połączone i wybrać opcję Do Środka w okienku listy wyboru Poziomo, po czym zaznaczyć kratkę Połącz Komórki.
Usuwanie atrybutów formatowania komórek
Atrybuty formatowania związane są z komórką. Jeśli chcemy usunąć atrybuty, wstawione w komórce, musimy skorzystać z komendy Wyczyść Formaty. Przy usuwaniu atrybutów formatowania, Excel wstawia atrybuty ogólne, zdefiniowane przez szablon. Komenda formaty znajduje się w podmenu Wyczyść. Aby otworzyć podmenu Wyczyść, należy wybrać komendę Wyczyść z menu Edycja.
Wstawianie wierszy, kolumn i komórek
Aby wstawić pusty wiersz, kolumnę czy komórkę, korzystamy z komend Komórki, Wiersze lub Kolumny w menu Wstaw. Kiedy wstawimy nową komórkę, wiersz lub kolumnę, Excel przesuwa komórki w arkuszu w taki sposób, żeby nowe komórki miały miejsce. Excel dodatkowo aktualizuje wszystkie formuły w taki sposób, że adresy odniesień komórek są poprawne, w tym absolutne adresy komórek.
Usuwanie wierszy, kolumn i komórek
Aby usunąć wskazaną komórkę, wiersz lub kolumnę, można skorzystać z komendy Usuń w menu Edycja. Excel automatycznie aktualizuje formuły w taki sposób, by odzwierciedlały swoje nowe umiejscowienie. Jednakże formuła, odnosząca się do usuniętej komórki, wyświetla komunikat o błędzie.
Ćwiczenie 9:
Otwórz plik format.xls i spróbuj zorientować się w układzie znajdujących się w zeszycie informacji. Następnie zmodyfikuj dane zgodnie z poniższymi wskazówkami:
Zmień format komórki A1, korzystając w tym celu z zakładki czcionka w oknie dialogowym Komórki, Formatuj w menu Format. Zmień czcionkę na Century Gothic, styl czcionki na Normalny, rozmiar czcionki na 12 i dodaj pojedyncze podkreślenie. Na koniec sprawdź atrybuty formatowania, korzystając w tym celu z okna dialogowego Formatuj.
Zmień atrybuty formatowania komórek A6, (...), A8 na Pogrubienie, zaś format komórek B5, (...), E5 na Podkreślenie. Na koniec sprawdź atrybuty formatowania, korzystając w tym celu z okna dialogowego Formatuj Komórki.
Nadaj wyrazowi „zakładowy” w komórce A3 atrybut Kursywa.
Zastosuj styl walutowy ze znakiem $ i dwoma miejscami po przecinku do zakresu komórek B7 do do F9 oraz B12 do F14.
Zastosuj styl procentowy bez miejsc po przecinku w komórce B16.
Dostosuj szerokość kolumny A zgodnie z szerokością komórki A18.
Ustaw komórki B5 do F5 na wyrównywanie środkowe.
Skorzystaj z funkcji Połącz Komórki w stosunku do komórek A1 do F1, a następnie wyśrodkój tytuł arkusza w komórce A1. Upewnij się czy tytuł znajduje się w położeniu wyśrodkowanym nad komórkami w kolumnach A do F.
Usuń zmiany atrybutów formatowania, których dokonałeś w komórkach D5 do F5.
Wstaw pusty wiersz w wierszu 18 i przenieś komórki w z wiersza 18 do wiersza 19. Wstaw pustą komórkę w A19 i przesuń pozostałe komórki w wierszu 19 w prawo.
Usuń z arkusza wiersz 2.
|
A |
B |
C |
D |
E |
F |
|
1 |
Środki do pielęgnacji stóp firmy Pampered piggies |
|
|
|
|||
2 |
|
|
|
|
|
|
|
3 |
Raport budżetowy 1997 - zakładowy |
|
|
|
|||
4 |
|
|
|
|
|
|
|
5 |
|
Kwartał 1 |
Kwartał 2 |
Kwartał 3 |
Kwartał 4 |
Rok |
|
6 |
Przychód |
|
|
|
|
|
|
7 |
Sprzedaż |
46000 |
49680 |
53654,4 |
57946,752 |
207281,152 |
|
8 |
Usługi |
55000 |
59400 |
64152 |
69284,16 |
247836,16 |
|
9 |
Razem |
101000 |
109080 |
117806,4 |
127230,912 |
455117,312 |
|
10 |
|
|
|
|
|
|
|
11 |
Wydatki |
|
|
|
|
|
|
12 |
Płace |
62000 |
63240 |
64504,8 |
65794,896 |
255539,696 |
|
13 |
Zaopatrzenie |
22500 |
22950 |
23409 |
23877,18 |
92736,18 |
|
14 |
Razem |
84500 |
86190 |
87913,8 |
89672,076 |
348275,876 |
|
15 |
|
|
|
|
|
|
|
16 |
Stopa opodatkowania |
0,17 |
|
|
|
|
|
17 |
Podatek należny |
$2 805,00 |
$3 891,30 |
$5 081,74 |
$6 385,00 |
$18 163,04 |
|
18 |
Data sporządzenia |
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
||
Tabela 3.5: Zeszyt Format.xls
Zarządzanie zeszytami
Przełączanie się pomiędzy kilkoma otwartymi zeszytami
Może być jednocześnie otwartych kilka zeszytów. Pomiędzy otwartymi zeszytami można przełączać się przy pomocy menu Okno lub przy pomocy skrótu klawiszowego Ctrl+F6.
Ćwiczenie 10:
Otwórz zeszyty Budget98.xls, Company.xls i Expenses.xls, i spróbuj przełączać się między nimi, korzystając w tym celu z menu Okno i ze skrótu klawiszowego.
Przełączanie się pomiędzy kilkoma otwartymi arkuszami
Zeszyt może zawierać do 256 arkuszy. Nowy zeszyt zawiera jedynie 3 arkusze.
Pomiędzy poszczególnymi arkuszami można przełączać się przy pomocy komendy Ctrl+PgDn - aby przejść do kolejnego arkusza, lub Ctrl+PgUp - aby powrócić do arkusza poprzedniego. Kiedy przełączamy się do nowego arkusza, JFW odczytuje jego nazwę.
Ćwiczenie 11:
Otwórz zeszyt Year98.xls i przełączaj się pomiędzy zawartymi w nim arkuszami.
Zmiana nazwy arkusza
Aby przydzielić arkuszowi nazwę, można skorzystać z komendy Zmień Nazwę. Komenda Zmień Nazwę, Arkusz znajduje się w podmenu Arkusz. Aby otworzyć podmenu Arkusz, należy wybrać komendę Arkusz z menu Format. Nazwy arkuszy mogą mieć do trzydziestu dwóch znaków, przy czym dopuszczalne jest stosowanie dowolnych znaków z klawiatury alfanumerycznej.
Ćwiczenie 12:
Nadaj nazwy trzem arkuszom w zeszycie Year98.xls: Arkusz 1 - Sprzedaż Przedstawicieli, Arkusz 2 - Sprzedaż Wyrobów, Arkusz 3 - sprzedaż Sklepów.
Wstawianie arkusza
Do zeszytu można wstawić nowy arkusz, korzystając w tym celu z komendy Arkusz w menu Wstaw. Excel wstawia arkusz przed arkuszem aktywnym. Wszystkim nowym arkuszom Excel nadaje nazwę „Arkusz”, po której wstawia numer.
Ćwiczenie 13:
Wstaw nowy arkusz pomiędzy arkuszem drugim a trzecim w zeszycie Year98.xls.
Przemieszczanie arkuszy
Aby zmieniać układ arkuszy można skorzystać z komendy Przenieś Lub Kopiuj Arkusz w menu Edycja. Excel przenosi aktywny arkusz na miejsce wskazane w oknie dialogowym Przenieś Lub Kopiuj Arkusz. Z komendy Przenieś Lub Kopiuj Arkusz można skorzystać także w celu przeniesienia arkusza do innego zeszytu.
Ćwiczenie 14:
Przenieś arkusz sprzedaż Przedstawicieli na koniec zeszytu Year98.xls.
Usuwanie arkusza
Aby usuwać arkusze, które są już zbędne, można użyć komendy Usuń Arkusz w menu Edycja. W momencie uruchomienia komendy Usuń Arkusz, usuwane są także wszystkie znajdujące się w arkuszu dane. Należy upewnić się czy chcemy dane usunąć i czy inne arkusze w danym zeszycie nie korzystają z danych w przeznaczonym do usunięcia arkuszu.
Ćwiczenie 15:
Usuń Arkusz 1 z zeszytu Year98.xls.
Przygotowanie arkusza do druku
Określanie podziału stron
Arkusze, zawierające wiele wierszy i kolumn danych, mogą nie mieścić się na jednej stronie wydruku. Jeśli kolumny z danymi wychodzą poza szerokość papieru, Excel wstawia kolumnowy podział strony. Jeśli wiersze danych wychodzą poza długość papieru, Excel wstawia wierszowy podział strony.
Poza liczbą wierszy i kolumn danych, na umiejscowienie podziału stron ma wpływ kilka innych czynników, takich jak ustawienia marginesów, to czy zostały zaplanowane nagłówki i stopki, rozmiar papieru i inne. Dokonywanie zmian tych ustawień wpływa jedynie na ilość informacji, jaka pojawi się na wydruku strony, ale nie ma wpływu na wygląd arkusza z danymi na ekranie.
Zamin wydrukujemy dane ze swojego arkusza, winniśmy sprawdzić, gdzie znajdują się podziały stron. Excel nie zapewnia bezwzrokowej metody stwierdzenia, gdzie znajdują się podziały stron, można skorzystać z makropolecenia Podział Strony, aby wyszukać podziały. Makro to (pod nazwą „PageBreak”) załączone jest do podręcznika (2), o którym mowa na początku niniejszego rozdziału.
Aby określić liczbę stron wydruku, jaką da drukowanie arkusza, należy wybrać z menu Plik komendę Podgląd Wydruku, a następnie wcisnąć Insert+PgDn, aby odczytać zawartość paska stanu.
Aby wstawić własny znak podziału strony, należy przejść do komórki, znajdującej się na przecięciu wiersza i kolumny, w której ma pojawić się kolumnowy i wierszowy podział strony, a następnie wybrać z menu Wstaw komendę Podział Strony.
Ćwiczenie 16:
Zorientuj się, ile stron wydruku będzie miał zeszyt Report.xls. Skorzystaj z makro Pagebreak w celu stwierdzenia, gdzie będą się znajdowały podziały stron.
Tworzenie nagłówków i stopek
Nagłówki i stopki pozwalają na umieszczenie tych samych informacji na wszystkich stronach wydruku, np., tytułu zeszytu czy nazwiska osoby przygotowującej dane.
Pola Nagłówek i Stopka znajdują się zakładce Nagłówki i Stopki w oknie dialogowym Ustawienia Strony. Należy z menu Widok wybrać komendę Nagłówki i Stopki, aby wejść na zakładkę Nagłówki i Stopki. Można skorzystać ze z góry zdefiniowanych w Excelu elementów nagłówka i stopki lub podać informacje własne.
Nagłówki i stopki wyświetlane są na ekranie jedynie wówczas, jeśli oglądamy arkusz przy pomocy podglądu wydruku.
Ćwiczenie 17:
Przygotuj treść nagłówka i stopki dla zeszytu Report.xls. w nagłówku użyj sformułowania „Raport budżetowy 1997”. Ma on pojawiać się w prawym górnym rogu strony wydruku. W stopce użyj słowa „Strona”, po którym ma być wstawiany numer strony. Poniżej wyrazu „Strona” i numeru strony, wstaw informację „Sporządzone przez”, po której wpisz własne imię. Informacja stopki ma być wyśrodkowana w dole strony. Sprawdź poprawność wprowadzonej treści nagłówka i stopki. Sprawdź, gdzie po wprowadzeniu nagłówka i stopki, znajdą się podziały stron.
Ustawianie marginesów
Marginesy określają ilość miejsca pomiędzy tekstem a krawędzią papieru. Ustawienie marginesów ma wpływ na ilość danych, jaka znajdzie się na stronie wydruku. (Należy pamiętać, że większość drukarek wymaga pewnego minimalnego ustawienia marginesów).
Marginesy ustawia się przy pomocy okna dialogowego Ustawienia Strony. Pola marginesów wyświetlane są na zakładce Marginesy.
Aby zmieniać marginesy, należy powpisywać żądaną wartość w calach, a następnie uaktywnić przycisk OK. (W polskich wersjach Worda i Excela jednostka miary ustawiona jest domyślnie na centymetry - przyp. Tłum.).
Ćwiczenie 18:
Ustaw marginesy dla arkusza w zeszycie Report.xls. Górny margines ustaw na półtora cala, margines dolny na 1,25 cala, margines lewy na 1 cal i margines prawy na jeden cal. Sprawdź marginesy w dokumencie. Sprawdź, gdzie wypadną podziały strony przy tak ustawionych nowych marginesach.
Określanie rozmiaru i orientacji papieru
Rozmiar papieru dotyczy wymiarów arkuszy papieru, na jakich dany dokument będzie drukowany. Z kolei orientacja papieru wpływa na sposób, w jaki tekst będzie drukowany na papierze. Rozmiar i orientacja papieru wpływają na wygląd oraz ilość danych, jaka zmieści się na pojedynczym arkuszu papieru.
Zmiany ustawień rozmiaru i orientacji papieru dokonujemy w oknie dialogowym Ustawienia
Strony. Odnośne pola znajdują się na zakładce Strona.
Ćwiczenie 19:
Sprawdź rozmiar papieru dla pliku Report.xls i zmień jego orientację na pionową. Sprawdź ile drukowanych stron wyjdzie z tego arkusza oraz gdzie znajdują się podziały strony.
Określanie opcji drukowania arkusza
Aby zdefiniować dodatkowe cechy wydruku arkusza, takie jak to czy ma być drukowana siatka linii dzielących lub czy mają być drukowane tytuły kolumn i wierszy, można skorzystać z zakładki Arkusz okna dialogowego Ustawienia Strony. Można także zdefiniować porządek drukowania, jeśli nasz arkusz ma zostać wydrukowany na więcej niż jednej stronie.
Poprawianie i drukowanie arkuszy
Sprawdzanie ortografii w arkuszu
Przy pomocy komendy Pisownia można sprawdzić poprawność ortograficzną arkusza. Komenda Pisownia znajduje się w menu Narzędzia. Skrót klawiszowy do tej komendy to F7.
Excel pozwala na sprawdzenie ortografii dla pojedynczej komórki, dla zaznaczonego zakresu komórek, dla poszczególnych arkuszy lub dla całego zeszytu.
Jeśli chcemy sprawdzić ortografię dla pojedynczej komórki czy zakresu zaznaczonych komórek, winniśmy przed uruchomieniem komendy Pisownia zaznaczyć żądane komórki. W momencie znalezienia przez Excel ewentualnego błędu ortograficznego czy literowego, możemy skorzystać z podpowiedzi programu i wybrać jedną z nich, wpisać własny poprawny wyraz albo wskazać Excelowi, że ma dane słowo zignorować.
Ćwiczenie 20:
Sprawdź zeszyt Proof.xls pod kątem błędów ortograficznych i popraw wszystkie błędy, korzystając w tym celu z okna dialogowego Pisownia.
Korekta zeszytu
Aby upewnić się, że dane, zawarte w naszym arkuszu i zeszycie wyglądają w sposób, w jaki winny wyglądać, warto posłużyć się następującymi pytaniami pomocniczymi:
czy jakiekolwiek dane przykrywają się wzajemnie?
Czy komórki są prawidłowo sformatowane?
Czy dane są równomiernie rozmieszczone?
Czy chcemy, żeby drukowana była siatka linii dzielących?
Czy dane naszego arkusza zmieszczą się na kartce i zostaną prawidłowo wydrukowane?
Gdzie będą się znajdowały podziały stron?
Jakiego rozmiaru papier oraz jaka orientacja zostanie użyta do wydruku arkusza?
Jeśli dane nie mieszczą się na jednej stronie, jaki winien być porządek drukowania?
Ile zostanie wydrukowanych stron?
Ćwiczenie 21:
Przy pomocy powyższych pytań upewnij się czy dane z Arkusza 1 w pliku Report.xls wyglądają w sposób, w jaki powinny wyglądać?
Drukowanie zeszytu
Zeszyt można wydrukować, posługując się w tym celu oknem dialogowym Drukuj. Komenda Drukuj znajduje się w menu Plik. Skrót klawiszowy do tej komendy to Ctrl+p.
Wydrukować można cały zeszyt, aktywny arkusz, albo jedynie zaznaczony zakres komórek.
Ćwiczenie 22:
Wydrukuj w całości zeszyt Report.xls.
Wydrukuj tylko Arkusz 1 zeszytu Report xls.
Wydrukuj zaznaczony zakres komórek (np., E3 do F10) na arkuszu 1 zeszytu Report.xls.
Funkcje zaawansowane
Korzystanie z funkcji autouzupełniania
Autouzupełnianie pozwala na szybkie wprowadzanie identycznych informacji w kolumnie. Można tę opcję wyłączyć na zakładce Edycja okna dialogowego Opcje, usuwając zaznaczenie opcji Włącz Autouzupełnianie Wartości Komórek. Komenda Opcje... znajduje się w menu Narzędzia.
Jeśli pierwszych kilka znaków, wpisywanych w komórce, odpowiada istniejącemu już wpisowi w danej kolumnie, Excel wpisuje automatycznie pozostałe znaki za nas. Można także przy pomocy kombinacji klawiszy wprowadzić tę samą informację jednocześnie w kilku komórkach. Należy najpierw zaznaczyć komórkę, zawierającą dane, które mają zostać powtórzone, a następnie należy zaznaczyć komórki, do których informacja ta ma zostać wstawiona. Jeśli dany zakres komórek znajduje się poniżej w tej samej kolumnie, należy wcisnąć Ctrl+d. Jeśli wskazany zakres komórek znajduje się na prawo w tym samym wierszu, należy wcisnąć Insert+3, a następnie Ctrl+r. Excel uzupełnia jedynie te pozycje, które zawierają tekst lub kombinację tekstu i liczb; pozycje, zawierające wyłącznie liczby, daty czy godziny, nie są uzupełniane.
Ćwiczenie 23:
Wprowadź tekst Podsumowanie Miesięczne w komórkach z zakresu A1 do A4 oraz A1 do D1.
Korzystanie z opcji Autokorekta
Opcja Autokorekta pozwala na automatyczne poprawianie częstych błędów literowych oraz wstawianie tekstu czy innych informacji, które często umieszczamy w swoich arkuszach. Aby włączyć opcję autokorekty, należy zaznaczyć odpowiednie pola w oknie dialogowym Autokorekta. Komenda Autokorekta znajduje się w menu Narzędzia. Klawiszem gorącym dla tej komendy jest litera „a”. Element do autokorekty nie może być wyrazem rzeczywistym i nie może mieć więcej niż 31 znaków, jednakże tekst, wykorzystywany do zastępowania danego elementu może być dowolnej długości i może zawierać spacje oraz znaki specjalne.
Ćwiczenie 24:
Użyj opcji Autokorekta do poprawienia jakiegoś powszechnie występującego błędu ortograficznego (np., napisz w kolumnie A12 wyraz „ih” zamiast „ich”.
Wprowadź pozycję dla swego imienia do funkcji Autokorekta. Sprawdź czy Excel zastąpi automatycznie twoje inicjały pełnym imieniem, niezależnie od tego, w jakim arkuszu czy zeszycie pracujesz.
Korzystanie z funkcji autouzupełniania
Opcja Autouzupełnianie pozwala na szybkie wprowadzanie szeregu wzrastających danych w zaznaczonych komórkach. Szereg danych może oznaczać liczby, dni miesiąca, miesiące w roku czy liczby porządkowe (pierwszy, drugi, trzeci itd.). Można także stworzyć własny, przez siebie dostosowany szereg.
Przed skorzystaniem z opcji autouzupełnianie, należy wpisać pierwszy element szeregu, a następnie wskazać komórki, które będą używane do dopełnienia szeregu. Zaznaczenie może ciągnąć się przez wiele kolumn czy wierszy w dowolnym kierunku. Komenda Autouzupełnianie znajduje się w menu Edycja.
Aby dostosować do własnych potrzeb listę szeregu danych, należy wybrać komendę Opcje z menu Narzędzia. Przy pomocy pól na zakładce Listy Wpisów, gdzie można zdefiniować własną listę wpisów.
Ćwiczenie 25:
Przy pomocy funkcji Autouzupełnianie wprowadź szereg kolejnych miesięcy w wierszu zaznaczonych komórek.
Przy pomocy opcji Autouzupełnianie wprowadź w wierszu zaznaczonych komórek ciąg liczb, zwiększających się o 10.
Stwórz szereg nazwisk pracowników na zakładce Listy Wpisów okna dialogowego Opcje. Wstaw właśnie stworzony szereg nazwisk pracowników do zaznaczonych komórek.
Korzystanie z palety formuł
Okno dialogowe funkcji Wklej pozwala na wstawianie funkcji do celów złożonych obliczeń. Okno dialogowe nie oczekuje pamiętania złożonej składni, ale zapytuje użytkownika o informacje, niezbędne do zrealizowania obliczeń. Po uzyskaniu żądanych informacji, Excel sam wstawia odpowiednią formułę o właściwej składni i funkcji we wskazanej komórce.
Excel oferuje liczne funkcje, w tym dotyczące arytmetyki, trygonometrii, finansów, baz danych, informacji, statystyki, inżynierii i odniesień. Okno dialogowe funkcji Wklej zawiera zestawienia wszystkich kategorii funkcji i dostępnych funkcji. Aby je przejrzeć, należy otworzyć okno dialogowe funkcji Wklej, wybierając komendę Funkcja w menu Wstaw. Po wskazaniu funkcji, zostaje wyświetlone okno dialogowe, zapytujące o dane czy adresy komórek, które mają zostać wykorzystane w formule. Ab yodczytywać opisy funkcji i opisy poszczególnych pól w oknach dialogowych, trzeba skorzystać z kursora JAWS.
Aby uzyskać więcej informacji na temat korzystania z funkcji, można skorzystać z pomocy On-line Excela. Informacji można poszukiwać w oparciu o kategorię lub nazwę funkcji.
Ćwiczenie 26:
Otwórz plik Payment.xls i zapoznaj się z rozkładem informacji, znajdujących się w zeszycie. Wstaw w komórce B7 formułę, która będzie wyliczała miesięczne spłaty pożyczki. Wysokość miesięcznych spłat pożyczki można z łatwością obliczyć przy pomocy funkcji PMT, użytej w formule. Funkcja PMT wymaga następujących argumentów:
stopy oprocentowania
całkowitej liczby rat oraz
całkowitej wysokości pożyczki.
|
A |
B |
1 |
Obliczanie miesięcznych spłat pożyczki |
|
2 |
|
|
3 |
Stopa oprocentowania |
11% |
4 |
Całkowita liczba rat |
36 |
5 |
Całkowita wysokość pożyczki |
$25 000,00 |
6 |
|
|
7 |
Spłata miesięczna |
|
|
|
|
Tabela 3.6: Zeszyt Payment.xls
Doświadczenia z przeprowadzonych kursów
Podczas przeprowadzanych kursów postępujemy zgodnie ze strukturą, omówioną w powyższych rozdziałach, z wyjątkiem rozdziału ostatniego (Opcje zaawansowane). Wykorzystywaliśmy ćwiczenia od 1 do 22.
Podczas kursów zaobserwowanych zostało kilka problemów. Postaramy się je zreferować wraz z możliwymi rozwiązaniami. Należy zważyć na fakt, że na niektóre spośród naszych uwag może mieć wpływ wersja stosowanego przez nas oprogramowania do sterowania mową syntetyczną, wykorzystywane aplikacje Windows oraz konfiguracja używanych komputerów, toteż mogą one nie odnosić się do sytuacji czytelnika.
Orientacja
W oknach dialogowych Otwórz i Zapisz orientacja jest trudna dla użytkowników niewidomych. W niektórych przypadkach można uniknąć korzystania z tych okien dialogowych, szczególnie jeśli chodzi o otwieranie plików. Możemy wówczas użyć opcji ostatnio używanych dokumentów w menu Plik czy podmenu Dokument menu startowego Windows. Plik można także otworzyć z Eksploratora Windows, jeśli przeniesiemy kursor PC na nazwę pliku i wciśniemy klawisz Enter. Jeśli koniecznie trzeba skorzystać z okna dialogowego Otwórz czy Zapisz, zalecane jest używanie skrótów klawiszowych, przy czym należy robić to w następujący sposób:
Jeśli znamy pełną ścieżkę do pliku, wystarczy wprowadzić nazwę wraz zpełną ścieżką w polu edycyjnym nazwy pliku. Aby przejść do tego pola, należy wcisnąć Alt+n.
Jeśli nie znamy ścieżki, musimy ustawić ją w oknie dialogowym. Musimy najpierw sprawdzić, jaki katalog jest ustawiony na liście wyboru Szukaj W:. Przechodzimy tutaj wciskając Alt+w. Jeśli katalog jest niewłaściwy, musimy go zmienić. Najpierw przy pomocy strzałek przechodzimy na właściwy dysk (możemy przechodzić z miejsca, w którym się pierwotnie znajdowaliśmy lub wcisnąć najpierw klawisz Home, aby przejść na początek listy, a dopiero wówczas użyć strzałki w dół), po czym wciskamy Enter. Następnie przy pomocy klawisza Tab przechodzimy na widok listy katalogu bieżącego i staramy się odnaleźć żądany katalog czy plik. Możemy tu skorzystać ze strzałek lub pierwszych liter nazw plików czy katalogów. Teraz ponownie wciskamy Enter, aby otworzyć wskazany plik czy katalog.
Inne okna dialogowe
JAWS 3.3 nie czyta poprawnie nazw zakładek w oknie dialogowym Format, jeśli korzystamy z kombinacji Ctrl+Tab. Zalecane jest przejście na dowolną zakładkę i przechodzenie z jednej zakładki na drugą przy pomocy klawiszy strzałek. Jest to albo wada Excela 97, albo programu JFW 3.3, która być może zostanie poprawiona przez producentów.
Strategia odczytywania istniejących zeszytów
Trudnojest stwierdzić, jaki jest układ danych w nieznanym istniejącym zeszycie. Ponieważ istnieją kombinacje klawiszowe, umożliwiające odczytywanie pierwszych czterech wierszy i pierwszych czterech kolumn arkusza bez konieczności przemieszczania kursora wyboru, zalecane jest wprowadzanie tytułów w tych właśnie komórkach. Należy unikać pustych komórek pomiędzy komórkami z danymi w ramach tego samego wiersza.
Do odczytywania arkusza można posłużyć się następującymi kombinacjami klawiszy:
Insert+strzałka w dół - aby odczytać zawartość całego arkusza
Wciskając Shift+spacja zaznaczamy cały wiersz komórek, a następnie wciskając Shift+Insert+strzałka w dół możemy odczytać dane w zaznaczonym wierszu
Przy pomocy strzałek odczytujemy komórki od lewej do prawej i wiersze z góry na dół
Jeśli pomiędzy komórkami, zawierającymi dane, znajdują się komórki puste, korzystamy z kombinacji Ctrl+strzałka w celu przemieszczenia się do następnego bloku danych lub do krawędzi bieżącego bloku danych
Odczyt danych w arkuszu
Zdarzały się problemy z korzystaniem z niektórych komend czytania. Zgodnie z podręcznikiem, Ctrl+strzałka winno powodować przejście do krawędzi aktualnego regionu danych, ale w niektórych przypadkach kombinacja ta przełączała kursor PC na kursor JAWS.
Zdarzało się, że JAWS nie odczytywał przecinka dziesiętnego w liczbach, jeśli wykorzystywana była zlokalizowana wersja JAWS bądź Excela.
Niektóre kombinacje klawiszy były trudne do zrealizowania na narodowych klawiaturach (np., Alt+1, Alt+2 itp.). Zalecane jest przełączenie klawiatury na angielską (US), jeśli chcemy wciskać dowolny klawisz funkcyjny wraz z cyframi.
Klawiatura numeryczna jest bardzo wygodna w przypadku wprowadzania liczb, szczególnie dla użytkownika widzącego, jednakże w przypadku użytkownika niewidomego klawiatura ta jest zajęta przez JAWS. Należy zdawać sobie sprawę, że rezultaty wciskania cyfr na klawiaturze numerycznej zależne są od tego czy klawisz Num Lock jest włączony, czy wyłączony.
Bardzo istotną kwestią jest przełączanie echa ekranu zgodnie z zasadami, o których mowa na początku części trzeciej. Krótko mówiąc - echo ekranu należy ustawiać na None (brak), jeśli przeglądamy arkusz lub wprowadzamy do arkusza dane. Jeśli opcja Echo Ekranu ustawiona jest na którekolwiek z pozostałych ustawień, JWF odczytuje dodatkowe informacje, które mogą powodować nieporozumienia. Należy echo ekranu ustawiać na Highlighted (podświetlone) lub All (wszystko), jeśli korzystamy z menu czy okien dialogowych.
Praca z zaznaczonymi zakresami komórek
W momencie skopiowania komórki czy zakresu komórek do schowka, Excel umieszcza wokół takiej komórki czy zakresu, kropkowany kursor zaznaczenia. Ten kropkowany kursor zaznaczenia pozostaje tu do momentu wciśnięcia klawisza Enter, zatwierdzającego informację w komórce, w której dane zostały wstawione lub do momentu wciśnięcia klawisza Escape. JAWS nie potrafi odczytać danych w bloku, wokół którego znajduje się kropkowany kursor zaznaczenia. Nie potrafi nawet powiadomić, że na ekranie wyświetlony jest taki blok. Należy być tego świadomym i anulować zaznaczenie przy pomocy klawisza Esc.
Taki blok może pojawiać się na ekranie również wówczas, gdy przywracamy kilka kroków i dojdziemy do tego etapu. Jeśli nie mamy pewności czy taka sytuacja nie ma miejsca, zalecane jest wciśnięcie Escape na wszelki wypadek.
Okna dialogowe Wyszukaj i Wymień
Zdarzały się problemy podczas korzystania z okien dialogowych Wyszukaj i Wymień. Na niektórych komputerach, JAWS nie odczytywał okienek z zaznaczeniem w oknie dialogowym Wyszukaj. W niektórych przypadkach JAWS nie informuje, że dane zostały znalezione, a także nie odczytuje znalezionych danych po wciśnięciu Insert-c czy Ctrl+F2. Są to albo błędy programu Excel 97, albo JFW 3.3, które muszą zostać poprawione przez producentów.
Wprowadzanie formuł
Jeśli w formule przypadkiem zostanie użyty adres bieżącej komórki, nie należy wciskać przycisku OK. w oknie dialogowym, które wówczas się pojawi, gdyż zostaje wtedy wyświetlony pasek narzędzi Odwołania Cykliczne, który można anulować wyłącznie w menu (Widok / Paski Narzędzi / Odwołanie Cykliczne). Należy zamiast tego wcisnąć przycisk Anuluj lub klawisz Escape, a okno dialogowe zniknie bez wyświetlania paska narzędzi odwołań cyklicznych. Teraz należy przejść do komórki, w której powstało odwołanie cykliczne i poprawić formułę.
Formatowanie danych w komórkach
Można korzystać z kombinacji Insert+f, znanej z Worda. Winna ona poinformować nas o atrybutach formatowania zaznaczonego tekstu wewnątrz komórki. Informacja ta w Excelu jest niekompletna.
Przy pomocy kombinacji klawiszy Insert+n można sprawdzić czy dane w komórce nie przykrywają danych z innych komórek. Kombinacja ta nie działa dobrze, jeśli zmienione zostanie formatowanie czcionki danych. JAWS albo nie mówi nic, albo odczytuje widoczne dane w bieżącej kolumnie, począwszy od komórki na początku bieżącego obszaru danych do komórki bieżącej.
Menu aplikacji
Elementy Usuń... i Czyść w menu Edycja są niejasne. Dobrze jest pamiętać, że:
jeśli chcemy usunąć komórki, wiersze i kolumny, przemieszczając pozostałe komórki, winniśmy korzystać z komendy Usuń...;
jeśli chcemy usunąć zawartość komórek, atrybuty formatowania komórek czy komentarz do komórek, winniśmy korzystać z podmenu Czyść.
Bibliografia
Morley, S.: Windows 95 objaśnione. Podręcznik dla niewidomych i niedowidzących użytkowników, RNIB, Peterborough, W. Brytania, 1997.
Podstawy programu Word 8 z JAWS for Windows- podręcznik na kasetach firmy Henter-Joyce