ZARZĄDZANIE ZAPASAMI
1. PODSTAWOWE POJ?CIA.
1.1. ZAPASY
ZAPASY jest to rzeczowa, niespieniężona część środków obrotowych przedsiębiorstwa zgromadzona z myślą o przyszłości. Bez nich trudno mówić o sprawnie funkcjonującej firmie. Wielkość i struktura zapasów zależy od wielu czynników i okoliczności. Przede wszystkim od stopnia zrównoważenia popytu i podaży na rynku zaopatrzeniowym. Jeżeli rynek jest nasycony, przy tym w miarę zrównoważony, a poszczególne surowce stosunkowo łatwo kupić - wówczas firma może gromadzić nieduże zapasy. Ważną rolę odgrywa tu też sprawność organizacyjna systemu zaopatrzeniowego, cykliczność dostaw, harmonijne współgranie z przedsiębiorstwami transportowymi itd.
W gospodarce zapasami można stosować różne kryteria ich klasyfikacji. Tradycyjnie więc dzieli się zapasy według ich rodzajów. Wyróżnia się zatem zapasy materiałów (surowce, paliwa, przedmioty nietrwałe). Kolejna forma - to zapasy produkcji nieukończonej, do której zalicza się półfabrykaty i tzw. produkcję w toku. Wreszcie - zapasy wyrobów gotowych i towarów.
Istotną zasadą klasyfikacji zapasów jest ich ekonomiczna celowość. Wyróżnia się tu zapasy bieżące, czyli takie, które występują stale w wielkościach niezbędnych dla utrzymania procesu produkcyjnego, a także obrotu. Kolejna grupa to zapasy sezonowe, czyli zapasy występujące okresowo w wyniku sezonowych wahań wielkości produkcji, sprzedaży, organizacji transportu itp. Istnieją także zapasy rezerwowe, gromadzone w wyniku decyzji różnych władz w sprawie utworzenia odpowiednich rezerw.
Zapasy odgrywają istotną rolę w międzynarodowym handlu różnymi towarami, zwłaszcza tymi, których obrót regulowany jest przez tzw. kontyngenty oraz ustalanie minimalnego i maksymalnego poziomu cen. Gdy nastąpi nadmierna podaż określonych produktów, należy tworzyć tzw. zapasy buforowe po to, aby przetrzymać okres spadku cen bez konieczności ograniczania produkcji w biednych zazwyczaj krajach rolniczych. W przypadku wyjątkowo dużego wzrostu cen kierowanie na rynek zgromadzonych zapasów sprzyja zahamowaniu tempa wzrostu cen.
W praktyce ekonomicznej możemy wyróżnić także zapasy nadmierne, czyli takie, które przekraczają wielkość niezbędną do utrzymania ciągłości produkcji i obrotu. Obok zapasów nadmiernych mogą poajwić się zapasy zbędne, nie wykorzystywane przez przedsiębiorstwo, stanowiące istotny hamulec w jego prawidłowym rozwoju.
2. MIEJSCE ZAPASÓW W ZARZĄDZANIU FINANSAMI FIRMY
W prowadzeniu działalności bardzo ważną rzeczą jest utrzymywanie zapasów. Zapewnia to bowiem ciągłość procesów gospodarczych oraz ciągłość produkcji i sprzedaży. Firma może gormadzić różne rodzaje zapasów jak na przykład: materiały, produkcja w toku, wyroby gotowe. W procesie gospodarczym każdy rodzaj zapasów odgrywa zupełnie inną rolę. Firmy produkcyjne gromadzą głównie zapasy materiałów i produktów gotowych. W firmach handlowych dominują zapasy towarów. W firmach usługowych występują zapasy materiałów, które mogą być użyte do realizacji usługi.
Posiadanie dużych zapasów zapewnia ciągłość pracy firmy. Utrzymywanie wysokiego poziomu zapasów wymaga jednak odpowiednio dużych środków finansowych. Środki te można pozyskać z kredytów lub pożyczek. Z tego też względu firmy starają się optymalizować poziom zapasów.
W związku z utrzymywaniem zapasów firma może otrzymywać opusty cenowe związane z dokonywaniem zakupów materiałowych w większych partiach dostaw. Poza tym zapobiega się w ten sposób skutkom braku zapasów, co może prowadzić do przerwania ciągłości produkcji i sprzedaży. Wielkość zapasów służących zapewnieniu ciągłości procesu gospodarczego jest uzależniona od poziomu ryzyka utraty dostaw oraz czasu realizacji dostawy z alternatywnego źródła zaopatrzenia. Firma dzięki zgromadzonym zapasom może w sposób ciągły zaspokajać popyt. Dzięki temu ma mocniejszą pozycję na rynku. Firma dysponując większymi zapasami ma możliwość realizacji większej sprzedaży. Gromadzenie zapasów umożliwia ochronę przed niekorzystnymi zmianami cen. W ten sposób jest zmniejszane ryzyko zmiany cen, ryzyko kursowe przy zakupach dokonywanych za waluty obce lub ryzyko stopy procentowej, gdy zakupy są dokonywane na kredyt. Może się także zdarzyć, że firmy dokonują większych zakupów materiałowych, korzystając z pomyślnej koniunktury gospodarczej czy niższych cen. Zakupy materiałów są traktowane jak inwestyce. Wcześniejsze wydatkowanie środków i ich okresowe zamrożenie jest rekompensowane oszczędnościami na późniejszych większych wydatkach, dokonywanych przy wyższym poziomie cen. Zapasy te są gromadzone przy niższym poziomie cen i później mogą być odsprzedane, gdy ceny będą wyższe.
Jak już wspomniałem na wstępie poszczególne grupy zapasów pełnią w firmie różne funkcje.
Zapasy materiałów ułatwiają proces planowania. Umożliwiają w sposób bardziej elastyczny modyfikować założenia planów finansowych. W zależności od wielkości zfromadzonych zapasów podejmowane są przez firmę różne decyzje. Odpowiednio duże zapasy materiałów zabezpieczają przed niekorzystnymi zmianami cen. Jednak może okazać się to niekorzystne szczególnie w razie obniżki cen. Duże zapasy materiałów zabezpieczają także przed niekorzystnymi skutkami ograniczenia dostaw. Ich przerwanie może zakłócić ciągłość procesu produkcji i sprzedaży. Zakup dużych jednorazowych partii ułatwia uzyskanie obniżek cen.
Zapasy wyrobów gotowych mają na celu przede wszystkim zapewnienie ciągłości sprzedaży. Posiadanie odpowiednio dużych zapasów prowadzi do stabilizacji produkcji. Potrzeby odbiorców mogą być zaspokajane zmniejszaniem stanu magazynu. Wówczas zwiększony popyt nie powoduje gwałtownych wzrostów produkcji. Stan magazynów, jeśli zachodzi taka potrzeba, można uzupełniać w następnych spokojniejszych okresach.
Zapasy produkkcji w toku służą do zapewnienia ciągłości produkcji. Niedobór zapasów międzyoperacyjnych w przypadku zakłócenia pracy określonego ogniwa produkcyjnego może doprowadzić do przerwania ciągłości produkcji. Natomiast duże zapasy produkcji w toku mają wpływ na wzrost kosztów ich utrzymania i jednocześnie pozwalają kontynuować proces produkcji w przypadku większej awarii. Odpowiednia wielkość tych zapasów zależy od oceny niezawodności procesu technologicznego.
3. METODY KSZTAŁTOWANIA ZAPASÓW
3.1 METODA ABC
W metodzie tej zapasy są pogrupowane według kolejności od najddroższych do najmniej cennych. Zgodnie z tym Grupa A obejmująca 10% ogółu zapasów ujętych ilościowo, stanowi 50% wartości. Kolejne 30% ilościowych składników zakwalifikowanych do grupy B stanowi w ujęciu wartościowym 35% ogółu zapasów. Jak można zauważyć aż 60% zapasów w ujęciu ilościowym stanowi 15% ogółu zapasów w ujęciu wartościowym.
Metoda ABC pozwala przyporządkować zapasy do różnych grup pod względem ważności. Poza tym umożliwia właściwą koncentrację na działaniach w zakresie oszczędności materiałowych, w których spodziewane efekty będą największe. Może się także przyczyniać do bardziej efektywnego wykorzystania ograniczonych zasobów środków obrotowych firmy.
3.2. SYSTEM JUST-IN-TIME
System-Just-in-time jest jedną z najnowszych form kształtowania zapasów. Zgodnie z tym podejściem firma zamawiająca stara się utrzymać zapasy na poziomie bliskim zera. Zapasy są realizowane bardzo skrupulatnie, z dokładnością co do dnia lub nawet godziny. Dlatego też system ten wymaga bardzo zdyscyplinowanych dostawców oraz bardzo zsynchronizowanego procesu technologicznego.
W podejściu tym koszty prowadzenia magazynów materiałowych ponoszą dostawcy. Odbiorcy angażują mniej środków finansowych w zapasach . Przyczynia się to do obniżenia kosztów utrzymywania zapasów, natomiast z reguły rosną koszty realizacji dostaw. Dostawcy chcąc wykonać zamówienia z wymaganą przez odbiorców dokładnością muszą utrzymywać zapasy wytworzonych przez siebie produktów lub posiadać rezerwy zdolności produkcyjnych. W zależności od tego jaki wybierzemy sposób realizacji procesu produkcji musimy rozważyć te dwie grupy kosztów. System just-in-time jest ryzykownym systemem zarządzania zapasami. Można go stosować, jeśli nasi dostawcy są stosunkowo blisko zlokalizowani.
3.3. MODEL EKONOMICZNEJ WIELKOŚCI PARTII DOSTAWY (EOQ)
Model Economic Order Quantity (EOQ) pozwala określić ekonomicznie uzasadnioną wielkośc partii dostawy, która ma zapewnić minimalizację całkowitych kosztów związanych z gospodarką zapasami. Te koszty to: koszty utrzymania zapasów w magazynach, Ku, oraz koszty realizacji zmówień (realizacji dostaw), Kz. Zarządzający firmą musi tak pokierować procesem zaopatrzenia i utrzymania zapasów, aby łącznie koszty były jak najniższe.
Model ten zakłada, że:
§ istnieją dwa rodzaje kosztów: proporcjonalne do ilości zapasów i proporcjonalne do liczby zamówień;
§ jednostkowe koszty utrzymania zapasów są stałe. Całkowite koszty utrzymania zapasów w magazynach (Ku) są proporcjonalne do średniego stanu zapasów, tj. do wielkości partii dostawy;
§ koszty realizacji jednego zamówienia (F) są stałe. Natomiast całkowite koszty realizacji (Kz) dostaw są proporcjonalne do liczby dostaw w okresie;
§ zapotrzebowanie na materiały potrzebne do realizacji procesu gospodarczego jest stałe w rozpatrywanym okresie. Tempo zużywania zapasów jest stałe;
§ ceny zakupowanych materiałów nie zależą od wielkości zamówień i ich liczby;
§ rachunek jest prowadzony w nieograniczonym okresie. W analizach nie jest uwzględniane zakńczenie działalności. Nie przewiduje się działań prowadzących do pozbycia się zapasów;
§ nie ma tu ryzyka niezrealizowania dostawy i dlatego też nie występują koszty braku zapasów;
§ niezależnie od tego jak długo zapasy przebywają w magazynie zachowują przez cały czas swoją przydatność, nie tracą wartości użytkowych;
§ okres wprowadzenia zapasów jest nieskończenie krótki. Moment dostawy jest uznany za moment wprowadzenia materiału do procesu produkcji.
Firma może być zaopatrywana na kilka sposobów. Można realizować niewiele dużych dostaw lub dokonywać częściej zakupów w małych partiach. W ten sposób dostarczana jest taka sama ilość materiałów. Pierwsze podejście pozwala minimalizować koszty realizacji dostaw, zaś drugie minimalizuje koszty utrzymania zapasów. W drugim przypadku średni poziom zapasów jest niższy.
W modelu EOQ zakłada się że dostawy są realizowane regularnie oraz że wielkość dostaw jest stała w analizowanym okresie. Stan zapasów zawiera się w granicach: od stanu maksymalnego równego wielkości dostawy (Q) do stanu minimalnego równego zeru. Dlatego też średni stan zapasów magazynowych jest zależny od wielkości partii dostawy (Q) i wyraża się wzorem:
Iśr=(Q+O)/2=Q/2
gdzie:
Iśr - średni stan zapasów magazynowych
Q- wielkość dostawy.
Koszty utrzymania jednostki zapasów w ciągu jednego okresu są równe Cp.
Wtedy to całkowite koszty utrzymania zapasów można wyrazić następującą funkcją:
Ku = Cp Iśr
Ku = Cp (Q/2)
gdzie:
Ku - koszty utrzymania zapasów ogółem,
Cp - jednostkowe koszty utrzymania zapasów.
Liczba dostaw (n) jest zależna od wielkości partii dostaw i łącznego zapotrzebowania na materiały w badanym okresie:
n = S/Q
gdzie:
S - zapotrzebowanie okresowe na materiały.
Łączne koszty realizacji zamówień (Kz) są pochodne w stosunku do jednostkowych kosztów realizacji zamówienia (F) i liczby dostaw (n):
Kz = F n,
Kz = F (S/Q),
Łączne koszty zapasów (Ct) stanowią sumą kosztów utrzymania stanu magazynowych (Ku) i kosztów realizacji wszystkich zamówień w okresie (Kz):
Ct = Ku + Kz,
Ct = Cp(Q/2) + F(S/Q).
Chcąc znaleźć minimum tej funkcji, oblicza się jej pochodną ze względu na zmienną Q i przyrównuje wartość pochodnej do zera:
C'p (Q) = Cp / 2 - F (S / Q2),
Cp / 2 - F (S / Q2) = 0
Po przekształceniu otrzymuje się wzór na optymalną wielkość partii dostawy (Q*):
Q* =
Jak wynika z powyższej formuły, ekonomicznie uzasadniona wielkość partii dostawy (Q*) jest funkcją trzech zmiennych:
• okresowego zapotrzebowania na materiały (S),
• jednostkowych kosztów realizacji zamówienia (F),
• jednostkowych kosztów utrzymania zapasów w okresie (Cp).
Zależności między wielkością partii dostawy (Q) a kosztami całkowitymi (Ct), kosztami zamówień (Kz) i kosztami utrzymywania zapasów (Ku) zostały przedstawione graficznie na rysunku nr 2.
Rysunek nr 2
Model ekonomicznej wielkości partii dostawy (EOQ)
Koszty
Q* Q
Wielkość partii dostawy
?ródło: A. Rutkowski "Zarządzanie finansami", Polskie Wydawnictwo Naukowe, Warszawa 2000, s. 381
W procesie zarządzania zapasami istotne jest odpowiednio wczesne zamówienie dostawy materiałów, tak aby nie spowodować przerwania ciągłości procesu gospodarczego. Zamówienie powinno być złożone, w momencie gdy poziom zapasów osiągnie stan sygnalny. Zapas ten powinien być wystarczający do zaspokojenia potrzeb materiałowych w okresie realizacji dostawy. Jednocześnie, licząc się z zakłóceniami w procesie dostaw, poziom zapasów nie powinien być niższy od ustalonego zapasu bezpieczeństwa. Dlatego też poziom zapasów sygnalnych dla złożenia zamówienia można wyznaczyć na podstawie następującej formuły:
Zapas = (Zapas + (Czas realizacji (Dzienne
sygnalny bezpieczeństwa) dostawy) zapotrzebowanie).
Im szybciej zapasy materiałowe są zużywane, tym wcześniej należy złożyć zamówienie na kolejną dostawę. Moment złożenia zamówienia może być funkcją wielkości zapasów. Przy założeniu stałego tempa zużywania zapasów problem ten można uprościć, składając zamówienia w sposób powtarzalny, w regularnych odstępach czasu.
3.4. MODEL EKONOMICZNEJ WIELKOŚCI PARTII DOSTAWY Z UWZGL?DNIENIEM DYSKONTA
Model ekonomicznej wielkości partii dostawy (EOQ) można również wykorzystać do obliczenia wielkości dostawy w przypadku, gdy firma ma możliwość skorzystania z opustów cenowych, związanych z zakupami powyżej pewnego poziomu. W tym przypadku łączne koszty utrzymania zapasów wzrastają oraz jednocześnie firma korzysta z możliwości zapłaty niższej ceny. Wyższe koszty utrzymania zapasów są rekompensowane dzięki oszczędnościom. Czasami możliwość skorzystania z opustów jest związana z koniecznością przekroczenia ekonomicznie uzasadnionej wielkości partii dostawy. Wówczas podstawowy model EOQ powinno uzupełnić się o wielkość oszczędności na wydatkach materiałowych. Całościowe koszty utrzymania zapasów, realizacji zamówień oraz wielkości wydatków na zakup materiałów przedstawia poniższy wzór:
Ct = Cp (Q / 2) + F (S / Q) + P S,
gdzie: P - cena jednostkowa kupowanego materiału (towaru),
pozostałe oznaczenia jak w podstawowym modelu ekonomicznej wielkości partii dostawy.
Jak łatwo zauważyć do podstawowego modelu EOQ został wprowadzony element (P S),
uwzględniający wielkość wydatków na zakup mateńałów. Wielkość tego wydatku jest zależna od skorzystania lub też niekorzystania z opustu cenowego. Jeżeli uwzględni się bazowy poziom cen (P0) dla optymalnej wielkości partii dostawy (Q*), to łączne koszty utrzymania zapasów wraz z wydatkami na zakup materiałów wyniosą (Ct0):
Ct 0 = Cp (Q* / 2) + F (S / Q*) + P0 S.
Dla nowego poziomu cen, uwzględniającego dyskonto (Pd) i większe dostawy (Qd ), łączne koszty zapasów (Ctd) są równe:
Ctd = Cp (Qd / 2) + F (S / Qd) + Pd S.
Jeżeli łączne koszty zapasów z uwzględnieniem dyskonta (Ctd) są niższe od łącznych kosztów (Ct0) dla ekonomicznie uzasadnionej wielkości partii dostawy (Q*), to akceptuje się propozycje zakupów większej partii dostaw.
3.4. PODEJŚCIE INWESTYCYJNE W ZARZĄDZANIU ZAPASAMI
W zarządzaniu zapasami można również zastosować podejście inwestycyjne. Gromadzenie większych zapasów wymaga wcześniejszego poniesienia wydatków. Zapasy te przyniosą w niedalekiej przyszłości korzyści, wyrażające się w dodatkowej sprzedaży i dodatkowych wpływach. Warunkiem akceptacji decyzji o zmianie stanu zapasów jest spełnienie wymogu, aby wartość bieżąca dodatkowych wpływów uzyskanych w wyniku wzrostu stanu zapasów była większa od wartości bieżącej wydatków poniesionych na wzrost stanu zapasów. Ujemny wynik odejmowania jest sygnałem do odrzucenia decyzji o ukształtowaniu nowego poziomu zapasów. Aby ocenić efektywność decyzji, należy wyznaczyć wszystkie przyrostowe przepływy pieniężne powiązane z daną decyzją. Podejście to jest zaprezenane w przykładzie nr 1.
ZAKO?CZENIE
Zapasy są niezbędnym czynnikiem wykorzystywanym w działalności gospodarczej, produkcyjnej i handlowej. Poza tym zapewniają ciągłość procesów gospodarczych. Jednak zbyt wysoki poziom zapasów prowadzi do wzrostu kosztów. Z tego też względu poziom zapasów powinien być zoptymalizowany z punktu widzenia minimalizacji łącznych kosztów utrzymania zapasów i realizacji dostaw. Służy do tego model ekonomicznej wielkości partii dostawy. Stosowanie modelu EOQ wymaga spełnienia wielu rygorystycznych założeń. Przy tym nie uwzględnia wartości pieniądza w czasie oraz czynników ryzyka. Jest to model krótkoterminowy. Zakłada stałą szybkość zużywania zapasów i stałe ceny.
W przypadku różnicowania cen zależnie od wielkości dostawy, tj. stosowania dyskonta lub uwzględnienia konieczności tworzenia zapasów bezpieczeństwa, podstawowy model EOQ jest poddawany modyfikacji.
Ustalając wielkość zapasów, można również wykorzystać podejście inwestycyjne. Zgodnie z nim gromadzi się większe zapasy, ponosi się wydatek inwestycyjny, licząc na większą sprzedaż i większe wpływy. Do wyceny atrakcyjności określonej polityki tworzenia zapasów służy również wartość bieżąca netto (NPV ).