Sukces postępowania zakupowego w największym stopniu zależy od dostawcy. Nie tylko cena jaką jest w stanie zaoferować sprzedawca jest ważna. Bywają sytuacje, w których brak profesjonalizmu dostawcy oraz jego taktyki manipulacji sprzedażowej, powodują, że otrzymany produkt różni się od zamówionego. Dostawa jest nieterminowa a jakość towaru pozostawia wiele do życzenia. Takich dostawców, którzy wraz z niską ceną oferują pakiet kłopotów należy unikać. W celu ochrony kupców przed nieuczciwością i barkiem profesjonalizmu sprzedawców każda firma powinna przeprowadzać oceny dostawców. Najlepszym sposobem oceny jest stworzenie tzw. „karty oceny dostawcy”.
Norma ISO 9001:2008 wymaga, byśmy oceniali dostawców i na podstawie tej oceny dokonali wyboru. Mamy obowiązek utrzymywać zapisy z tego typu działań.
Dobrze, ale jak dokonać oceny dostawców?
Zależy to od wielu czynników, np. od branży w jakiej działa organizacja, od tego co dostarcza nasz dostawca (czy są to papierowe ręczniki do łazienki w firmie, czy skomplikowany podzespół w naszym produkcie) i jaki ma to wpływ na jakość.
Uwzględniając wyżej wymienione czynniki, musimy ustalić kryteria oceny dostawców. Dobór tych kryteriów powinien być taki, byśmy na ich podstawie mogli ocenić, czy dostawca jest w stanie dostarczyć nam produkt/usługę spełniającą nasze wymagania. Wybrane wcześniej kryteria pomogą nam stworzyć formularz, który stanie się zapisem z oceny dostawców. W formularzu tym możemy wybrane kryteria umieścić. Dla każdego z kryteriów określić punktację. Oceny dostawców nie wykonuje się jednorazowo. Proces ten należy przeprowadzać cyklicznie, gdyż mogą zmieniać się zarówno nasze kryteria oceny, jak i stopień ich spełnienia przez dostawców.
KARTA OCENY DOSTAWCY NR ..... |
||||
Nazwa dostawcy: |
||||
Adres: |
||||
Rodzaj dostaw (materiały, urządzenia,usługi): |
||||
Osoba do kontaktu: |
Tel.: Fax.: |
|||
|
Elementy oceny (możliwa punktacja) |
Waga |
Liczba przyznanych pkt. |
Ocena |
1. |
System zarządzania (certyfikowany-5, wdrożony-2, brak systemu-0) |
5 |
|
|
2. |
Zgodność dostaw/usługi z zamówieniem (0-5) |
5 |
|
|
3. |
Terminowość dostaw/usług (0-5) |
4 |
|
|
4. |
Rekomendacja klientów (0-5) |
2 |
|
|
5. |
Badania laboratoryjne (0-5) |
5 |
|
|
6. |
Warunki cenowe (0-5) |
2 |
|
|
7. |
Komunikacja, lokalizacja(0-5) |
3 |
|
|
8. |
Możliwa częstotliwość dostaw (0-5) |
3 |
|
|
9. |
Zgodność towaru z przyjętą specyfikacją (0-5) |
5 |
|
|
10. |
Czas realizacji płatności(0-5) |
2 |
|
|
11. |
Możliwość zwrotu towaru (0-5) |
2 |
|
|
12. |
Czas od zamówienia do dostawy (0-5) |
1 |
|
|
13. |
Bezpieczeństwo środowiska (0-5) |
2 |
|
|
14. |
Pozycja finansowa (0-5) |
1 |
|
|
15. |
BHP i przestrzeganie zasad (0-5) |
2 |
|
|
Suma uzyskanych punktów (max. 220) |
|
|
|
|
Zakwalifikowana grupa dostawcy* |
|
|
|
|
Podpis dokonującego oceny |
|
* Grupa dostawcy: A - preferowany - suma punktów 180 - 220
B - rezerwowy - suma punktów 100- 180
C - rezygnacja - suma punktów poniżej 100
UWAGA: Na Listę Zakwalifikowanych Dostawców wpisywani są tylko dostawcy zakwalifikowani do grupy A oraz B