OPIS MERYTORYCZNY FAKTURY
Na odwrocie ka偶dej faktury dotycz膮cej zakupu realizowanego przez jednostk臋 UJ musi znale藕膰 si臋 dok艂adny, wyczerpuj膮cy opis okre艣laj膮cy celowo艣膰 dokonanego zakupu towaru lub us艂ugi. Osoba opisuj膮ca faktur臋 merytorycznie powinna poda膰, w jakim celu dokonano zakupu i z jakiej dzia艂alno艣ci zakup b臋dzie finansowany. W przypadku, gdy z wystawc膮 faktury zawarto umow臋, nale偶y poda膰 numer tej umowy i dat臋 zawarcia.
Nieprawid艂owo opisana jest faktura zawieraj膮ca jedynie sformu艂owanie:
potwierdzam odbi贸r towaru/wykonanie us艂ugi zgodnie z faktur膮
potwierdzam zakup ....... (podana nazwa towaru)
potwierdzam wykonanie ......... (podana nazwa us艂ugi)
zakupu dokonano na potrzeby .... (podano nazw臋 jednostki bez informacji w jakim celu zakupiono towar/us艂ug臋)
potwierdzam wykonanie us艂ugi transportowej (bez podania co przewo偶ono i w jakim celu)
PRZYK艁ADOWE PRAWID艁OWE OPISY FAKTUR:
Potwierdzam zakup materia艂贸w biurowych (d艂ugopisy, koperty) dla Zak艂adu Etyki w Instytucie Filozofii. Przeznaczono na cele naukowo-badawcze. P艂atne z DS….
Potwierdzam zakup odczynnik贸w chemicznych niezb臋dnych do realizacji projektu badawczego K/PBW/00002. Zakup zgodny z kosztorysem projektu.
Faktura za udzia艂 Pana Jana Kowalskiego (wykonawcy w projekcie PB 1001) w konferencji „Prawo zam贸wie艅 publicznych”, kt贸ra odby艂a si臋 1 stycznia 2010 roku w Warszawie. P艂atne z projektu K/PBW/00001
W zwi膮zku z powtarzaj膮cymi si臋 przypadkami „dzielenia zam贸wienia” (faktury od tego samego dostawcy wystawiane w kilku kolejnych dniach na kwoty ni偶sze ni偶 1000,00 z艂 netto) przypominamy r贸wnie偶 o bezwzgl臋dnej konieczno艣ci wcze艣niejszego (przed dokonaniem zakupu) sporz膮dzania wniosku o uruchomienie post臋powania o zam贸wienie publiczne w przypadku nabycia towar贸w lub us艂ug powy偶ej kwoty 1000,00 z艂 netto, nawet gdy zakup potwierdzony jest kilkoma fakturami na mniejsze kwoty.
W przypadku zakupu niekt贸rych us艂ug i towar贸w konieczne jest do艂膮czenie do faktury protoko艂u odbioru. Dotyczy to zw艂aszcza rob贸t budowlanych, napraw, konserwacji, zakupu aparatury i zakupu sprz臋tu komputerowego.