Úvod

MicroSoft (MS) OFFICE je balík kancelárskych programov. Jeho súčasťou je niekoľko aplikácií, ktoré slúžia na prácu s textom, tabuľkami a grafmi, prezentáciami, databázami, grafikou, internetom a www stránkami, e-mailom. Podľa množstva obsahovaných programov rozlišujeme MS OFFICE Standard, Professional a Premium. MS OFFICE vyšiel vo verziách 95, 97, 2000 a Xp. Všetky sú lokalizované aj v slovenskom jazyku.

MS OFFICE

MS Word - textový procesor, program slúžiaci na prácu s textom (napísanie textu, jeho úpravu - formátovanie, doplnenie a tlač),

MS Excel - tabuľkový procesor, program slúžiaci na prácu s tabuľkami (práca s údajmi, ich matematické a štatistické spracovanie, vytváranie grafov, tlač),

MS Outlook - program zabezpečujúci prenos správ a komunikáciu s inými ľuďmi, pomáhajúci organizovať a zdieľať informácie v počítači,

MS PowerPoint - program slúžiaci na prácu s prezentáciami (vytvorenie, úprava a prezeranie prezentácií),

MS Binder - program slúžiaci na spojenie (prepojenie) rôznych súborov programov tohto balíka,

MS PhotoEditor - program na prácu s grafikou (jednoduchá úprava grafiky),

MS Access - program na prácu s databázami,

MS FrontPage - program na prácu s www stránkami (navrhovanie a vytváranie www stránok),

MS Publisher - program na elektronickú sadzbu.

Práca s textom

Text do dokumentu programu Word vkladáme pomocou klávesnice, resp. pomocou pamäťovej schránky (vložením už napísaného textu) (kliknutím na Úpravy - Vložiť, resp. klávesovou kombináciou CTRL+V).

V texte sa pohybujeme pomocou klávesnice (kurzorovými šípkami v štyroch základných smeroch - hore-dole, vľavo-vpravo). V dlhšom texte (napísanom na viacerých stranách) sa možno pohybovať posunom po stranách - klávesmi PgUp (po stránkach hore) a PgDn (po stránkach dole). Na začiatok nasledujúcej stránky sa dostaneme kombináciou klávesov Ctrl+PgUp, resp. Ctrl+PgDn. Na začiatok riadku sa dostaneme klávesom Home, na koniec riadka zase klávesom End. Kombináciou klávesov Ctrl+Home sa dostaneme na začiatok dokumentu, stlačením Ctrl+End na koniec dokumentu.

Pohyb v texte umožňuje aj myš. Kurzor možno v texte umiestniť kliknutím ľavým tlačidlom. V rozsiahlom texte sa možno pohybovať aj spôsobom klasickým pre akékoľvek okno. Kliknutím na dvojšípky vpravo dole sa možno pohybovať na začiatky strán (ekvivalentne ako príkazmi Ctrl+PgUp a Ctrl+PgDn).

Výber textu realizujeme myšou alebo klávesnicou. Alebo klikneme ľavým tlačidlom myši, podržíme a pohybom myši označíme text, alebo tak urobíme klávesnicou - pri stlačenom klávese Shift označíme text kurzorovými šípkami. (Výber textu sa laicky označuje ako dať text do bloku, resp. ho označiť.)

Text, resp. vybratý text (celý riadok, prípadne celý odsek) možno zmazať klávesmi Delete (Del), resp. BackSpace. Platí, že BackSpace maže údaje pred kurzorom, klávesom Delete (Del) mažeme údaje za kurzorom.

Klávesom Enter ukončujeme riadok (odsek) a kurzor sa presúva na ďalší riadok (odsek). Enterom do textu vkladáme prázdny riadok, prázdne riadky, ktoré zase mažeme pomocou klávesov Delete alebo BackSpace.

Zobrazenie dokumentu

V program Word možno zvoliť rôzne zobrazenie dokumentu, a to kliknutím na Zobraziť a voľbou konkrétneho zobrazenia: Normálne, Rozloženie pri WWW (On-Line), Rozloženie pri tlači (Strany) a Prehľad (Osnova). Zobrazenie sa dá zvoliť aj kliknutím na niektoré z tlačidiel zobrazenia vľavo dole v okne programu.

Na zobrazenie dokumentu má vplyv aj nástroj lupa - teda mierka zobrazenia, ktorou sa možno k dokumentu priblížiť, resp. sa od neho vzdialiť. Voľbou z rozbaľovacej ponuky možno zvoliť mierku vyjadrenú v percentách, alebo zobraziť dokument na šírku textu, šírku strany, či zobraziť celú stranu a pod.

Práca s dokumentom (súborom)

Program Word ukladá informácie v textovom súbore s príponou .doc (dokument).

Nový dokument sa otvára kliknutím na Súbor - Nový - Prázdny dokument - OK. Rýchlejší prístup umožňuje kliknutie na tlačidlo s ikonkou prázdneho bieleho listu. Prázdny dokument možno otvoriť aj klávesovou kombináciou Ctrl+N.

Už existujúci dokument sa otvára kliknutím na Súbor - Otvoriť. Rýchlejší prístup umožňuje kliknutie na tlačidlo s ikonkou žltého otvoreného dokumentu. Existujúci dokument možno otvoriť aj klávesovou skratkou Ctrl+O. V dialógovom okne zvolíme miesto, kde sa dokument nachádza a potvrdíme otvorenie.

Pri otváraní možno zadefinovať kritériá, podľa ktorých sa nájde konkrétny dokument. Parametrami môže byť napr. text, ktorý má hľadaný dokument obsahovať....

Dokument programu Word možno uložiť kliknutím na Súbor - Uložiť. Rýchlejší prístup umožňuje kliknutie na tlačidlo s ikonkou hnedej diskety. Dokument možno uložiť aj klávesovou skratkou Ctrl+S. V dialógovom okne zvolíme miesto, kam dokument uložiť, napíšeme jeho názov a potvrdíme uloženie.

Vyhľadávanie v dokumente

Vyhľadávanie v dokumente slúži na rýchle vyhľadanie textu a presunutie sa k nemu. Je veľmi efektívne najmä v rozsiahlych dokumentoch. Hľadanie sa spúšťa klávesovou kombináciou Ctrl+F, alebo kliknutím na Úpravy a zvolením Hľadať (Najít). Po zadaní textu a kliknutí na Hľadať ďalej program nájdené slovo zobrazí označené (v bloku), ďalšie rovnaké slová možno nájsť opätovným kliknutím na Hľadať ďalej.

Vyhľadaný text možno nahradiť iným textom, na to slúži nástroj Nahradiť..., ktorý aktivujeme klávesovou kombináciou CTRL+H, resp. kliknutím na Úpravy a voľbou Nahradiť... . V dvoch riadkoch určíme text, ktorý sa má nahradiť (ktorý treba nájsť) a text, ktorým sa nahradí. Po nájdení slova klikneme na Nahradiť. Ak chceme nahradiť všetky výskyty hľadaného slova, klikneme na Nahradiť všetko.

Ďalším užitočným nástrojom je Prejsť na..., ktorý sa spúšťa klávesovou skratkou Ctrl+G, alebo kliknutím na Úpravy a zvolením Prejsť na... . Štandardne je nastavený rýchly skok na konkrétnu stranu, ktorej číslo zadáme do okna.

Opísané tri nástroje sa nachádzajú spoločne v jednom okne, ktoré možno vyvolať aj klávesom F5. V tomto okne potom zvolíme konkrétny nástroj (Prejsť na..., Nahradiť..., Hľadať). Každý z nástrojov sa môže zatvoriť aj klávesom Esc.

Kontrola pravopisu

Program Word obsahuje v štandardnej inštalácii automatickú kontrolu pravopisu v slovenskom jazyku. (V text napísanom v českom či anglickom jazyku možno skontrolovať aj gramatiku. Kontrola gramatiky v slovenčine je predmetom doplnkovej inštalácie.)

Kontrola pravopisu spočíva na porovnávaní napísaných slov so slovami, ktoré obsahuje slovník programu Word. V prípade nesúladu, resp. ak sa napísané slovo nenachádza v slovníku, program takéto slovo označí červenou vlnovkou. (Chyby gramatiky sa označujú zelenou vlnovkou.)

Korektná kontrola pravopisu závisí od zvolenia jazyka, v ktorom je text napísaný, a od toho, či pre daný jazyk je nástroj kontroly pravopisu nainštalovaný. Jazyk textu možno zvoliť po kliknutí na Nástroje - Jazyk - Nastaviť jazyk.

Samotná kontrola pravopisu sa spúšťa klávesom F7, resp. kliknutím na Nástroj - Pravopis a gramatika. Program určí podľa neho chybné slovo - červenou farbou a ponúkne na výber možný správny ekvivalent. Ak ho akceptujeme, klikneme na Zmeniť (Zameniť), resp. Zmeniť všetky (Zameňovať), ak chybné slovo pokladáme za správne, klikneme na Ignorovať (Preskočiť), resp. Ignorovať všetky (Preskakovať). V prípade, že slovník neponúkne žiadny návrh na zamenenie, môžeme detekované slovo (označené červenou farbou) opraviť manuálne a následným kliknutím na Zmeniť (Zameniť). Nové slová, ktoré program nepozná a my ich pokladáme za správne, možno pridať do slovníka programu Word, a to kliknutím na Pridať.

Hlavička a päta (Záhlaví a Zápatí)

Do dokumentu možno vložiť Hlavičku (Záhlaví) a Pätu (Zápatí), a to kliknutím na Zobraziť - Hlavička a päta (Záhlaví a zapatí). Hlavička sa nachádza v hornej časti okna (v priestore horného okraja) a päta je v dolnej časti okna (v priestore dolného okraja). Medzi hlavičkou a pätou sa prepína kliknutím na tlačidlo na paneli nástrojov, ktorý sa otvorí spolu s hlavičkou a pätou. Hlavička a päta môže obsahovať formátovateľný text i obrázky. Uzatvárajú sa kliknutím na tlačidlo Zavrieť na paneli.

Pri písaní textu do hlavička a päty treba mať na mysli veľkosť horného, resp. dolného okraja, ako aj istý limit pri tlačení (väčšina tlačiarní má najmä v dolnom okraji výrazné minimum od okraja papiera, kam už dokáže vytlačiť požadovanú pätu, napr. mnoho atramentových tlačiarní tlačí dolný okraj od 1,6 cm od okraja papiera).

Číslovanie stránok

V rozsiahlom dokumente (určenom najmä na vytlačenie) je užitočné číslovať jednotlivé strany. Čísla strán vložíme do dokumentu kliknutím na Vložiť - Čísla strán. Určíme umiestnenie čísel (hore, dole) a ich zarovnanie (horizontálne umiestnenie), prípadne niektoré ďalšie nastavenia (kliknutím na Formát), ako napr. spôsob číslovania a bod, od ktorého sa začína číslovanie. Nastaviť sa dá aj to, či bude číslo strany zobrazené aj na prvej strane.

Ukážka pred tlačou

Keď je text v dokumente sformátovaný podľa nášho želania a dokument je pripravený na tlač, je vhodné ešte pred tlačou prezrieť si ho a vizuálne skontrolovať rozloženie textu, umiestnenie objektov, tabuliek a pod. Slúži na to Ukážka pre tlačou (Náhľad dokumentu), ktorú aktivujeme kliknutím na tlačidlo na paneli nástrojov. V ukážke (náhľade) možno zobraziť jednu až šesť strán naraz, samozrejme v istej mierke. Ukážku zavrieme a do dokumentu sa vrátime kliknutím na Zavrieť. (Poznámka: Na rozdiel do nástroja Lupa (pozri pracovný list o zobrazení) z ukážke (náhľade) nemožno dokument formátovať.)

Tlač dokumentu

Tlač dokumentu sa spúšťa kliknutím na Súbor a voľbou Tlač (Tisk), resp. klávesovou kombináciou Ctrl+P. Ak chceme tlačiť na predvolenej tlačiarni podľa predvolených vlastností, teda bez ďalšieho osobitného nastavovania tlače, môžeme vytlačenie aktivovať aj kliknutím na tlačidlo Tlač na paneli nástrojov.

Pred samotnou vytlačením dokumentu treba tlač nastaviť. Nastavenie tlače (vlastnosti tlačiarne) je pre jednotlivé tlačiarne odlišné. V princípe však možno nastaviť kvalitu tlače (kliknutím na tlačidlo Vlastnosti vedľa názvu tlačiarne), ďalej strany, ktoré sa majú vytlačiť (konkrétne, všetky, aktuálna) a počet kópií z každej strany.

Vo vlastnostiach (možnostiach) tlačiarne možno všeobecne nastaviť papier, na ktorý sa bude tlačiť (formát, kvalitu, prípadne jeho orientáciu - na výšku = portrait, na šírku = landscape), ďalej či bude tlač farebná alebo čiernobiela (len v prípade farebných tlačiarní) a kvalita tlače (vyjadrená slovne od najnižšej po najvyššiu napr. koncept/draft, normal/standard, best/foto, alebo vyjadrená v tzv. DPI - čím vyššie číslo, tým vyššia kvalita tlače.)

Po nastavení vlastností tlačiarne a rozsahu strán a kópií sa samotná tlač dokumentu potvrdí OK.

---