Zestawienie obrotów i sald. Bilans - rola, terminy.
BILANS - to dwustronne zestawienie wartości zasobów majątkowych, czyli aktywów oraz źródeł ich finansowania, czyli pasywów sporządzone na określony dzień i w określonej formie.
Elementy bilansu:
dokładne oznaczenie podmiotu, dla którego bilans jest sporządzony,
oznaczenie momentu bilansowego, czyli daty, na którą jest on sporządzony (momentem tym może być: 31 grudnia, dzień łączenia, dzielenia firmy, likwidacji, ogłoszenia upadłości, zmiana formy własności jednostki itp.). Moment bilansowy jest momentem końcowym (bilans zamknięcia) jednego okresu i równocześnie momentem początkowym (bilans otwarcia), następującego po nim okresu sprawozdawczego,
wyszczególnienie nazw i wartości poszczególnych grup aktywów i pasywów (wyrażone w walucie polskiej). Aktywa zestawia się wg rosnącej płynności, a pasywa wg rosnącej wymagalności spłaty,
wykazane sumy pośrednie grup aktywów i pasywów, sumy ogólne aktywów i pasywów, które muszą być sobie równe, gdyż zgodnie z zasadą równowagi bilansowej suma aktywów równają się sumie pasywów,
podpisy osób odpowiedzialnych za prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz kierownika jednostki,
data sporządzenia bilansu.
Bilans spełnia dwie podstawowe funkcje:
dokumentu księgowego - który podlega wieczystemu przechowaniu w archiwach podmiotu gospodarczego,
sprawozdania finansowego - informującego o stanie majątkowym (stanie i strukturze aktywów, jakimi jednostka dysponuje, efektywności ich wykorzystania) i sytuacji finansowej jednostki gospodarczej (w tym struktury źródeł finansowania, sposobu finansowania poszczególnych grup aktywów, wymagalności spłaty zobowiązań).
Bilans zestawia się na koniec każdego roku obrotowego, który z reguły pokrywa się z rokiem kalendarzowym. W niektórych przypadkach może zajść potrzeba sporządzenia bilansu w momencie nie pokrywającym się z końcem roku, np.: w chwili likwidacji jednostki.
Bilans zawiera informacje istotne nie tylko dla kierownictwa podmiotu, ale również dla urzędów skarbowych, banków, udziałowców, akcjonariuszy i własnych pracowników.
Jednym ze sposobów sprawdzenia poprawności księgowań jest ZESTAWIENIE OBROTÓW I SALD (zwane bilansem próbnym, bilansem brutto); pozwalające na wykrycie tylko tych błędów księgowych i rachunkowych, które naruszają zasadę podwójnego zapisu (zakłócają równowagę bilansową). Jego uproszczona forma wygląda następująco:
Sporządzenie zestawienia obrotów i sald obejmuje następujące czynności:
ustalenie obrotów debetowych i kredytowych na wszystkich kontach
wpisanie nazw kont oraz ich obrotów do odpowiednich kolumn zestawienia,
zsumowanie i uzgodnienie ogólnych sum obrotów debetowych i kredytowych,
obliczenie i wpisanie sald końcowych poszczególnych kont
zsumowanie i uzgodnienie ogólnych sum sald debetowych i kredytowych.
Po sporządzeniu zestawienia obrotów i sald dokonuje się zamknięcia kont księgowych, wpisując salda końcowe poszczególnych kont wykazane w zestawieniu.
Na podstawie zestawienia obrotów i sald sporządza się bilans końcowy. Błędy, które można wykryć za pomocą zestawienia obrotów i sald, to np.:
zaksięgowanie operacji tylko na jednym koncie,
zaksięgowanie operacji na dwóch kontach, ale po tych samych stronach (np.: na obu kontach po str Wn),
zaksięgowanie innej kwoty operacji na jednym koncie i innej na drugim (np.: tzw. czeski błąd),
błędne sumowanie obrotów na kontach itp.
Nie wszystkie jednak błędy mogą być wykryte za pomocą tego zestawienia. Należą do nich przykładowo:
zaksięgowanie operacji na niewłaściwych kontach,
zaksięgowanie operacji po przeciwnych tronach niż należało,
zaksięgowanie operacji w niewłaściwej kwocie, ale równej na obu kontach,
zaksięgowanie operacji dwukrotnie lub jej pominięcia itp.