PROCEDURA KONTROLI DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH
W PRZEDSZKOLU NR …

Dokumenty księgowe potwierdzające zaciągnięcie zobowiązań ze środków publicznych w Przedszkolu nr ... przed zrealizowaniem wydatku podlegają kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej przez osoby, którym powierzono odpowiedzialność na piśmie za dokonywanie kontroli.

Kontrola merytoryczna dokumentu księgowego polega na zbadaniu, czy:

• zaistniałe zdarzenie gospodarcze zostało poddane wstępnej ocenie zgodnie z procedurą wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych,

• dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości,

• wyrażona w dowodzie operacja była celowa z gospodarczego punktu widzenia,

• wyrażona w dowodzie operacja była zgodna z obowiązującymi przepisami,

• wyrażona w dowodzie operacja spełnia kryterium gospodarności.

W zależności od rodzaju dokonywanych wydatków wyznacza się następujące osoby odpowiedzialne za ocenę merytoryczną dowodów księgowych:

• Kierownik Gospodarczy - faktury i rachunki za zakupione materiały, towary, usługi służące bieżącej działalności Przedszkola i inne dokumenty rachunkowo-księgowe,

• Sekretarka - listy obecności, ewidencje czasu pracy, deklaracje rozliczeniowe i zgłoszeniowe Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, deklaracje i informacje do PFRON, zestawienie godzin ponadwymiarowych, doraźnych zastępstw, wykaz godzin średniej wakacyjnej, zestawienia Świadczenia z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.

Dowodem dokonania kontroli merytorycznej dokumentu księgowego jest data i podpis na dokumencie osoby, której powierzono odpowiedzialność za kontrolę merytoryczną, a także w przypadku wydatków bieżących - pieczęć „Zatwierdzono pod względem prawnym i merytorycznym”.

Kontrola formalno-rachunkowa dowodu księgowego polega na stwierdzeniu, czy dokument zawiera:

• podpisy osób odpowiedzialnych za kontrolę merytoryczną,

• określenie wystawcy dokumentu,

• wskazanie stron uczestniczących w operacji,

• datę wystawienia dokumentu lub okres przeprowadzenia operacji,

• właściwe określenie przedmiotu operacji oraz jej wartość i liczbę.

Dyrektor Przedszkola dokonuje kontroli formalno-rachunkowej dowodów księgowych.

Dowodem dokonania kontroli formalno-rachunkowej jest pieczęć o następującej treści: „Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym, data - podpis”. Złożenie podpisu przez Dyrektora na dowodach księgowych, oznacza:

• prawidłowość merytoryczną tej operacji i jej zgodność z prawem,

• formalno-rachunkową rzetelność i prawidłowość dokumentów dotyczących tej operacji.

Dyrektor Przedszkola może wstrzymać realizację zakwestionowanej operacji albo wydać w formie pisemnej polecenie jej realizacji.

W razie ujawnienia nieprawidłowości w czasie wykonywania kontroli Dyrektor Przedszkola:

• zwraca niezwłocznie nieprawidłowe dokumenty właściwym osobom z wnioskiem o dokonanie zmian lub uzupełnień,

• odmawia podpisu dokumentów nierzetelnych, nieprawidłowych lub dotyczących operacji sprzecznych
  z obowiązującymi przepisami.

W razie kontroli czynu mającego cechy przestępstwa Dyrektor:

• ustala, jakie warunki i okoliczności umożliwiły przestępstwo lub sprzyjały jego popełnieniu,

• bada, czy przestępstwo wiąże się z zaniedbaniem obowiązków przez osoby powołane do wykonywania tych obowiązków,

• wyciąga na podstawie wyników przeprowadzonego badania konsekwencje służbowe,

• przedsiębierze środki organizacyjne zmierzające do zapobieżenia w przyszłości powstawaniu podobnych zaniedbań.

Zaciągnięte zobowiązania finansowe sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym kierowane są do Dyrektora Przedszkola celem zatwierdzenia ich do wypłaty.

Dokument księgowy, na którym widnieje data i podpis Dyrektora na pieczęci „Zatwierdzono do wypłaty”, stanowi dyspozycję do wydania środków pieniężnych poprzez wykonanie polecenia przelewu lub wypłatę gotówkową z kasy przedszkola.

portalPRZEDSZKOLNY.pl 1

portalPRZEDSZKOLNY.pl