ORGANIZACJA SZKOLEŃ
Każdy pracodawca chce zatrudniać kompetentne osoby, a każdemu przedsiębiorstwu zależy na poprawnych i pełnych zrozumienia relacjach ze współpracującymi firmami. W tym celu organizowane są szkolenia, które podnoszą poziom wiedzy i rozszerzają umiejętności współpracowników. Dzięki szkoleniom można nie tylko informować np. o nowościach technologicznych, ale również zaprezentować je, zapoznać biorące w szkoleniu osoby z obsługą nowego sprzętu, dać możliwość zadania pytań i samodzielnego działania. Szkolenie jest również okazją do przedstawienia sposobu działania firmy, przekazania wiedzy czy rozwijania nabytych już umiejętności. Szkolenie możemy przeprowadzić samodzielnie lub zlecić to firmie, która zajmuje się organizacją szkoleń z konkretnej dziedziny. Ważne jednak, by była to firma rzetelna i sprawdzona, co zagwarantuje skuteczność szkolenia.
Często jednak szkolenia organizowane są w macierzystej firmie - w zależności od potrzeb są one przeprowadzane dla pracowników albo dla klientów lub danej grupy docelowej.
Szkolenie wewnątrz firmy
Dobrą okazją do przeprowadzenia szkoleń dla pracowników jest etap wdrażania nowych technologii, zmiana w strukturze własnościowej firmy czy uzyskanie ciekawej wiedzy, którą można się podzielić ze współpracownikami. Rodzajem szkoleń są cykliczne spotkania zarządu firmy z kadrą kierowniczą lub głównego menedżera ze swoimi podwładnymi - na takich spotkania przekazywane instrukcje mają właśnie cel dydaktyczny.
Szkolenie dla klientów lub grupy docelowej
Współpracujące firmy można zaprosić na szkolenie, które pozwoli im zapoznać się z metodami działania naszego przedsiębiorstwa lub konkretnymi rozwiązaniami np. technicznymi.
Przygotowanie szkolenia
1. Koncepcja szkolenia - potrzeba, przyczyna, cele
Jeśli zaistniała potrzeba zorganizowania szkolenia dla pracowników bądź dla określonej grupy osób spoza firmy, należy rozpocząć od opracowania koncepcji jego przeprowadzenia. Należy określić cel szkolenia i metody jego realizacji. Pierwszymi ustaleniami powinny być:
- zakres szkolenia
- uczestnicy, ich liczba i kryterium wyboru
- możliwość przeprowadzenia szkolenia
- miejsce, termin
- budżet na szkolenie (przeznaczony np. na wynajęcie sali, opracowanie materiałów dydaktycznych)
2. Organizacja szkolenia
Po podjęciu decyzji o przeprowadzeniu szkolenia, należy kolejno zająć się kwestiami organizacyjnymi:
- wybór miejsca. Szkolenia organizowane są w pomieszczeniach firmowych lub specjalnie wynajętych salach. Niezależnie od lokalizacji, miejsce szkolenia powinno być dostosowane do liczby uczestników. Musimy uwzględnić konieczność nie tylko ustawienia krzeseł, ale i stołów lub blatów do notowania. Jeśli szkolenie ma dotyczyć nowego sprzętu - również i to należy wziąć pod uwagę przy wyborze sali.
- wybór odpowiedniego terminu. Jest to bardzo ważne zwłaszcza w przypadku szkolenia organizowanego dla pracowników firmy - należy wówczas ustalić datę szkolenia tak, aby nie dezorganizowała ona pracy zespołu. Szkolenia mają różną długość - od godzinnych do całodniowych lub kilkudniowych imprez - wszystko w zależności od potrzeb.
- zaproszenie wybranych osób na szkolenie. O doborze uczestników szkolenia zdecyduje jego charakter i cel. Warto pamiętać, że szkolenia przynoszą lepsze efekty, jeśli są przeprowadzane w mniejszych grupach, liczących do ok. 20 osób. Pracowników firmy można zaprosić poprzez firmowe ogłoszenia lub pocztę elektroniczną. Gości spoza firmy najlepiej zapraszać listownie, faxem lub e-mailem. Jeśli goście będą brać udział w dyskusji, a nie znają się - warto przygotować dla nich wizytówki w postaci identyfikatorów, co ułatwi rozmowę i rozwiąże problemy komunikacyjne.
- część merytoryczna. Najistotniejsze w szkoleniu jest to, co chcemy zaproszonym gościom przekazać, czyli treści dydaktyczne. Ważne jest, aby szkolenia przeprowadzała osoba, będąca specjalistą w danej kwestii, która świetnie poradzi sobie z wyjaśnieniem problemu i odpowiadaniem na ewentualne pytania. Pomocne są prezentacje wyświetlane przy pomocy rzutnika lub schematy w postaci rysunków na tablicach. Dla każdego z uczestników szkolenia trzeba też przygotować materiały pomocnicze.
- materiały pomocnicze. Każdej z zaproszonych na szkolenie osób będzie dużo łatwiej zapamiętać i zrozumieć przekazywane treści, jeśli będzie miała przed sobą gotowy, choćby schematyczny spis poruszanych zagadnień. Jeśli przygotujemy również zestaw materiałów zawierający większość omawianych kwestii, to goście nie będą musieli rozpraszać swojej uwagi na notowanie, a jedynie będą mogli dodawać własne uwagi do otrzymanych gotowych notatek. Warto dla każdej z osób przygotować również notatnik i długopis.
- harmonogram szkolenia. Jak każde zajęcia dydaktyczne, również szkolenie powinno przebiegać w ustalonych czasowo ramach. Plan szkolenia zwykle uwzględnia:
a)rozpoczęcie z wyjaśnieniem celów i planu szkolenia
b)czas na przedstawienie kolejnych punktów szkolenia
c)czas na zadawanie pytań - czas na samodzielną pracę np. w celu sprawdzenia swoich umiejętności
d)czas na ewentualny test sprawdzający skuteczność szkolenia
e)przerwy (które pozwolą odpocząć pomiędzy kolejnymi porcjami informacji)
Powinno się przestrzegać przyjętego harmonogramu, często jednak zdarzają się niezaplanowane dyskusje czy dygresje, które choć wiążą się z tematem szkolenia, to jednak zmieniają jego plan. Warto więc w harmonogramie uwzględnić dodatkowy czas na niezaplanowane wydarzenia.
- catering i obsługa. Jeśli szkolenie jest dłuższe niż kilka godzin, warto zadbać o niewielki poczęstunek dla osób zaproszonych na szkolenie. Pełną obsługę należy zorganizować wówczas, gdy szkolenie zaplanowano poza firmą, np. na kilka dni.
3. Przebieg szkolenia
Zaproszeni na szkolenie goście powinni być na wstępie zapoznani z przyczynami przeprowadzenia szkolenia i jego celem. Następnie należy opisać przebieg szkolenia, zaprezentować jego główne punkty i harmonogram oraz rozdać gościom materiały pomocnicze. Jeśli uczestnicy spotkania się nie znają, a będą ze sobą współpracować podczas szkolenia lub lektor chce zwracać się do nich z pytaniami - można zachęcić zaproszone osoby do przedstawienia się lub umieszczenia w widocznym miejscu kartki z imieniem bądź przygotowanej wizytówki. Później można już przystępować do przekazywania konkretnych informacji. Na końcu każdego z punktów szkolenia powinien znaleźć się czas na zadawanie pytań lub praktyczną próbę zdobywanych umiejętności. Dobrze jest także zadbać o pomoce w postaci plansz, filmów wideo czy też slajdów. Przerwy w szkoleniu należy wykorzystać jako czas na poczęstunek i ponowną koncentrację. Na zakończenie szkolenia warto podsumować je i przedstawić jeszcze raz jego najważniejsze punkty. Można także przeprowadzić test sprawdzający skuteczność przeprowadzonych zajęć. W zależności od potrzeb, uczestnicy szkolenia mogą także otrzymać zaświadczenia o jego ukończeniu.
4. Po szkoleniu
Tuż po zakończeniu szkolenia lub kilka dni po nim można poprosić uczestniczące w zajęciach osoby o wypełnienie ankiety, która pozwoliłaby na ocenę szkolenia. Uczestnicy mogliby się wypowiedzieć się w niej na temat organizacji szkolenia, atrakcyjności i jakości przekazywanych treści, sposobu prowadzenia zajęć oraz innych elementów. Wyniki tych ankiet często dają cenne wskazówki, pomocne przy organizacji kolejnych szkoleń.