Funkcje zintegrowanego systemu bibliotecznego

Wstęp

Automatyzacja bibliotek polega na zastosowaniu komputerów do realizowania procesów bibliotecznych właściwych i pomocniczych (gromadzenia zbiorów, ich ewidencji i opracowania, budowy katalogów, rejestracji udostępniania oraz wyszukiwania i przekazywania informacji - a ponadto administracji i zarządzania).

Aby zautomatyzować bibliotekę konieczny jest zintegrowany system biblioteczny, który ma budowę modularną, polegającą na współpracy kilku modułów (działów). Daje on możliwość stosowania wprowadzonych do systemu opisów dokumentów na wszystkich etapach pracy bibliotecznej i ułatwia pracę bibliotekarzom.

Celem pracy jest krótkie omówienie każdego z działów oraz wskazanie funkcji systemu zintegrowanego.

Część główna

Automatyzacja ma kilka nadrzędnych celów, które realizowane są poprzez wdrażanie do codziennej pracy systemów zintegrowanych. Tymi celami są:

• tworzenie i użytkowanie programów komputerowych

• współpraca bibliotek poprzez tworzenie katalogów centralnych i udoskonalanie ich poprzez stwarzanie jednolitego systemu danych

• dążenie bibliotek do korzystania z systemów informacyjno- wyszukiwawczych zapewniających dostęp do wielkich baz danych

Automatyzacja (zastosowanie systemu zintegrowanego) daje bibliotekom możliwości, które ułatwiają pracę. Są to:

• budowa kompleksowego zbioru informacji o zasobach biblioteki i szeroko pojętym jej funkcjonowaniu

• ułatwienie użytkownikom dostępu do zbiorów, poprzez katalogi komputerowe i katalogi online. Ważnym elementem jest także bogaty zestaw środków wyszukiwania, umożliwiający odnalezienie danej publikacji pod różnymi kategoriami oraz pomagający użytkownikowi poprzez system „podpowiedzi”. Takie rozwiązania sprawiają, że system prowadzi użytkownika za rękę i wskazuje mu kolejne kroki wyszukiwania

• komputerowa ewidencja czytelników i wypożyczeń ( dodatkowo ułatwiona poprzez system kodów paskowych na książkach)

• możliwość tworzenia statystyk dotyczących ilości zbiorów, ilości przybytków, opracowania i udostępniania w określonym okresie czasu

• zarządzanie administracją placówki, związaną nie tylko z zakupem nowych pozycji ale także dotyczącą remontów, korespondencji czy zakupów sprzętu bibliotecznego

• ułatwienie wypożyczania międzybibliotecznego

Funkcje poszczególnych modułów:

Gromadzenie zbiorów w systemie zautomatyzowanym ma na celu ułatwienie zarządzania zamówieniami, ich kontrolę oraz gospodarkę finansową dotyczącą zakupów (w tym księgowość- prowadzenie rachunków). W ramach tego działu gromadzi się dane o cechach formalnych zamawianych publikacji oraz dostawcach, z którymi biblioteka prowadzi współpracę.

Katalogowanie w systemie zautomatyzowanym powinno być obiektem szczególnej uwagi ze względu na to, że dane w tym obszarze są jedynymi stałymi danymi w systemie. Dane w katalogu komputerowym dzielą się na trzy obszary:

• dane formalne

• charakterystyka rzeczowa

• lokalne dane biblioteczne, czyli np. sygnatura czy sposób, w jaki czytelnik może otrzymać książkę

Ważny element stanowią kartoteki haseł wzorcowych, czyli znormalizowane formy haseł alfabetycznych oraz rzeczowych i związane z nimi odsyłacze.

Gromadzenie danych do katalogu może przebiegać na kilka sposobów:

• manualne wprowadzanie danych przez konkretną bibliotekę, na potrzeby tej biblioteki

• wprowadzanie danych z baz bibliotek narodowych przy pomocy nośników magnetycznych

• połączenie z serwisem bibliograficznym, czyli innymi słowy łączenie się bibliotek w sieci

Gdy dane zostaną już pozyskane to mogą być ewentualnie uzupełnione danymi dotyczącymi konkretnego egzemplarza.

Wypożyczanie zbiorów jest połączeniem danych o dokumentach z danymi o czytelnikach. Istnieje pojęcie „zarządzania wypożyczeniami”, obejmujące wypożyczanie (w tym z wolnego dostępu), rezerwacje, zamówienia z magazynów, kontrolę zwrotów, opóźnienia oraz kary za zwłokę, czy tworzenie danych statystycznych.

W wypożyczaniu ważna jest niezawodność, czyli pewność, że w razie awarii systemu dane o wypożyczeniach nie zostaną utracone, dlatego konieczne jest sporządzanie kopii ich rejestracji.

Do zadań katalogu zautomatyzowanego należy także kontrolowanie zakupu wydawnictw ciągłych. Składa się na to kilka czynności:\

• zamówienie wstępne- zaprenumerowanie czasopisma (w księgarni, u wydawcy), często również za pomocą tzw. systemów informatycznych handlu księgarskiego \

• kontrolowanie wpływów i automatyczna ich rejestracja

• automatyczne „wysłanie” rocznika do oprawy, po stwierdzeniu, że rocznik jest kompletny (system też może automatycznie przygotować kartkę z danymi, które będą umieszczone na oprawionym woluminie)

• prowadzenie księgowości związane z wyd. ciągłymi, poprzez informowanie bibliotekarza o zmianie cen prenumeraty itp.

• redagowanie wykazów, według różnych kryteriów np. wg danych bibliograficznych czy statystycznych

• udostępnienie danych w katalogu dla czytelników

• monitorowanie braku wpływu czasopisma, na podstawie przewidywania dat wpływów do biblioteki

Do podstawowych zadań systemu należą także administracja, która zajmuje się:

• bieżącą księgowością

• przewidywaniem wydatków

• analizą wydatków

• przygotowaniem budżetu

• zarządzaniem personelem (urlopy, okres zatrudnienia i in.)

System może także zajmować się statystyką dotyczącą:

• zbiorów

• czytelników\

• działalności (co wypożycza się najczęściej, jakie grupy użytkowników czytają dane typy dokumentów itp.)

Zanim biblioteka przystąpi do automatyzacji należy przygotować jej projekt tego procesu , poprzedzony analizą systemową, czyli zbadaniem, w jaki sposób przebiega praca w poszczególnych działach, jakie są kompetencje pracowników i. in.

Następnie należy wybrać system informatyczny (zakupienie już gotowego lub zlecenie programistom jego stworzenie); przy wyborze uwzględniamy:

• dostępny sprzęt i jego możliwości

• typ biblioteki i jej wielkość

• dostępne środki finansowe

• planowane lub nie połączenie z innymi placówkami w ramach katalogów centralnych

• możliwość korzystania z serwisu i/lub pomocy producentów w razie awarii

• realizowanie przez bibliotekę określonych celów społecznych

Potem ustalamy etapy automatyzacji, gdyż z praktyki wynika, że najpierw należy zautomatyzować jakiś konkretny dział (np. opracowanie), a następnie przystąpić do kolejnych.

Automatyzując bibliotekę konieczne jest podjęcie wyzwań w dziedzinie:

• koordynacji działań

• szkolenia bibliotekarzy w zakresie obsługi sprzętu

• zorganizowania kilku stanowisk komputerowych dla użytkowników

• szkolenia użytkowników w nowym sposobie korzystania ze zbiorów biblioteki i wyznaczenie pracowników do pełnienia funkcji pomocników

• kosztów- ewentualny zakup i konserwacja sprzętu, opłacenie rachunków za energię elektryczną oraz połączenia telekomunikacyjne

• tworzenie duplikatów danych na wypadek awarii

Zakończenie

Automatyzacja bibliotek staje się w dzisiejszych czasach koniecznością i jest nieodzownym elementem postępu technicznego. Systemy zintegrowane niewątpliwie pomagają użytkownikom w dostępie do poszukiwanych publikacji i dają możliwość łatwego zapoznania się z katalogową reprezentacją dokumentów i zdecydowaniem, które publikacje będą dla nich najbardziej przydatne.

Zaletą jest z pewnością również to, że system zintegrowany automatycznie kontroluje wiele obszarów pracy biblioteki, co pozwala zaoszczędzić wysiłek pracowników. Jeśli działania systemu są dobrze zaplanowane to jest to praktycznie niezawodne narzędzie pracy bibliotecznej.

ŻMIGRODZKI Zbigniew (red.), Bibliotekarstwo, s. 282.

ŚLIWIŃSKA Teresa, Przegląd komputerowych systemów bibliotecznych, s. 5.

JACQUESSON Alain, Automatyzacja bibliotek, s. 98.