Proces planowania jest pierwszą podstawową funkcją kierowniczą, która musi być wykonywana w organizacjach. Rozumiejąc kontekst otoczenia menedżerowie opracowują szereg różnych typów planów.

Planowanie jest działalnością uniwersalną. Uprawiają ją wszystkie organizacje, nie ma jednak dwóch organizacji, które by to robiły w sposób identyczny. Mimo, że większość firm stosuje ogólne ramy, każda ma swoje niuanse i odmiany. 
     Planowanie odbywa się w kontekście określonego otoczenia. Jeśli menedżerowie tego kontekstu nie rozumieją, nie będą w stanie opracować skutecznych planów. Dlatego też zrozumienie otoczenia ma podstawowe znacznie , jako pierwszy krok w planowaniu. Opierając się na zrozumieniu otoczenia, menedżerowie muszą następnie ustalić, co jest ogólnym posłannictwem (misją) firmy. Powołanie firmy wyznacza cel organizacji, założenia, wartości i kierunki. Z powołania (misji) firmy wypływają równoległe strumienie celów i planów. Z tego powołania bezpośrednio wynikają cele strategiczne. Cele te i misja wspólnie pomagają określić plany strategiczne. Z kolei strategiczne cele i plany są podstawowymi elementami do opracowania planów taktycznych. Plany taktyczne wraz z celami taktycznymi kształtują cele operacyjne. Te cele oraz odpowiednie plany taktyczne określają plany operacyjne. Na koniec - cele i plany każdego szczebla mogą być również wykorzystywane jako podstawa przyszłej działalności na wszystkich szczeblach.
     

Etapy procesu planowania:

1. Ustalenie celów.

Cele mają kluczowe znaczenie dla skuteczności organizacji i spełniają szereg zadań (funkcji). Organizacje mogą mieć również kilka różnych rodzajów celów i trzeba tak zarządzać, aby wszystkie je osiągnąć. Ustalanie celów wymaga zaangażowania różnego rodzaju menedżerów.

Cele w organizacji spełniają cztery ważne funkcje.
Po pierwsze, stanowią wskazówkę i nadają jednolity kierunek działaniom ludzi pracujących w organizacji.
Po drugie, praktyka ustalania celów wpływa na planowanie. Skuteczne wytyczenie celów sprzyja dobremu planowaniu, a ono z kolei ułatwia ustalanie celów w przyszłości.  
Po trzecie, cele mogą być źródłem motywacji dla pracowników organizacji.
Cele dają wreszcie skuteczny mechanizm oceny i kontroli.

Obowiązkowo cele powinny uwzględniać działania z jednej z reguł (ZMORA lub SMART):

Zdefiniowane w sposób zrozumiały dla wykonawców

Mobilizujące

Określone w czasie

Realizowalne

Ambitne

Sformułowane ściśle

Mierzalne

Ambitne

Realne

Terminowe

1. Dokonanie oceny sytuacji organizacji w kontekście szans i zagrożeń oraz słabych i mocnych stron.

• główne bariery w ustalaniu celów i planowaniu

• ograniczenia zasobowe

• bariera metodologiczna np. niewłaściwy system wynagrodzeń, niewłaściwe cele

• informacyjna czyli brak znajomości otoczenia i organizacji

• psychologiczno-społeczna jak na przykład brak pewności siebie

• lęk przed niepowodzeniem

• niechęć do rezygnacji ze starych celów i wiele innych.

Słabe i mocne strony organizacje przedstawiają w analizie SWOT z ang. Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats czyli:

Strengths - Mocne strony

Jakie są mocne strony Twojej firmy, czyli co może robić Twoją przewagę w stosunku do konkurencji. Ale tutaj UWAGA: trzeba spojrzeć na firmę jakby z innej perspektywy, to znaczy odpowiedzieć sobie na pytanie: jakie silne strony widzi w mojej firmie klient, otoczenie zewnętrzne? 
Nasze spojrzenie zawsze będzie subiektywne. A poza tym, to przecież o odbiorcę chodzi, bez niego nasz biznes by nie istniał. Jeżeli będziemy dogadzać sobie, a nie jemu, to szybko znikniemy z horyzontu.

Weaknesses - Słabe strony

Słabych stron może być bardzo dużo. To może być praktycznie każdy aspekt działalności firmy. Jeżeli któryś z aspektów, działów nie jest należycie dopilnowany, wtedy automatycznie staje się bolączką. Tak to można zdefiniować.
Zarówno problemem, jak i zaletą, może być wszystko. Ważne jest jedno: nie bójmy się identyfikować tzw. "wąskich gardeł". Ukrywanie słabości nie spowoduje, że przestaną one istnieć. Wręcz przeciwnie - jeżeli wyjdą później, skutek będzie gorszy dla organizacji.

Opportunities - Szanse

Jak już wiemy, szanse odnoszą się do możliwego rozwoju wypadków. A więc są to niejako prognozy na to, co będzie się działo na rynku w naszej branży w przyszłości.

Threats - Zagrożenia

Istnienie zagrożeń ma destrukcyjny wpływ na rozwój organizacji lub powodzenie inwestycji. Analizując zagrożenia należy zastanowić się na przykład:

Co robi konkurencja, aby odebrać Twojej firmie klientów? Konkurencja przede wszystkim obniża ceny. Może również przebić nas szeroko zakrojoną akcją reklamową. Niewykluczone, że będzie starała się podglądać i naśladować nasze działania, np. zacznie pozycjonować wykonane witryny, tak jak my to robimy.

Opracowując zagrożenia warto czasem założyć gorszy scenariusz. Przeciwstawienie sobie zagrożeń z szansami wcale nie jest powodem do pesymizmu, a raczej pokazaniem, w jaki sposób pokonać przeszkody.

1. Poszukiwanie alternatywnych rozwiązań ocenianie konsekwencji, dokonanie opisu procedury zamiany zasobów w rezultaty.

Na tym etapie pożądane są zarówno możliwości oczywiste jak i twórcze. Ogólnie rzecz biorąc, im ważniejsza decyzja tym więcej wariantów należy podać. Każdy wariant podlega ocenie z punktu widzenia wykonalności, wystarczalności i następstw. Należy ocenić wszystkie elementy sytuacji i wybrać wariant, który najlepiej pasuje.

1. Ustalenie harmonogramu prac wraz z określeniem terminu ich rozpoczęcia i zakończenia.

Następnie należy określić wzajemne powiązania pomiędzy poszczególnymi zadaniami oraz ustalić ich kolejność zgodnie z ustalonym procesem, czas trwania czynności oraz terminy ich rozpoczęcia i zakończenia.

1. Dokonanie wyboru, określenie osób odpowiedzialnych za realizację.

Kolejnym etapem jest powiązanie zadań z zasobami. Każda organizacja dysponuje pewnymi zasobami, które w określony sposób alokowane są na potrzeby projektu. Zasoby dzieli się na pracowników, materiały i sprzęt. Materiały zużywane

są w miarę postępu prac przy realizacji projektu i stąd zachodzi konieczność monitorowania wielkości ich zapasów w stosunku do potrzeb. Pozostałe zasoby służą projektowi przez cały czas trwania (często występują w ograniczonych ilościach,

co sprawia, że konieczny jest ich racjonalny podział między realizowane zadania przy uwzględnieniu priorytetów).

1. Sprawdzenie wykonalności planu, oszacowanie kosztów i wdrażanie planu.

Należy sprawdzić czy organizacja posiada wystarczające zasoby, czy np. rynek pozwala na wdrożenie obranego celu, wyznaczyć prognozy i plany na przyszłość z uwzględnieniem ewentualnych zdarzeń przypadkowych, które zmienić mogą nasz tor do dążenia do celu.

Ostatnią kwestią dotyczącą zasobów w projekcie są koszty ich użycia. Pozwala to wyznaczyć realny koszt zasobów w zależności od stopnia ich wykorzystania. Koszt użycia zasobu może się zmieniać, jeżeli praca odbywać się będzie w nadgodzinach lub w przypadku zmian cen, rabatów czy okresowych wahań stawek.

Plan jest wdrażany tak, aby ostatecznie otrzymać wyznaczone cele.

1. Kontrola jego realizacji.

Kontrola ma na celu stwierdzenie, czy bieżące działania i wyniki organizacji są zgodne z planami i celami organizacji. W przypadku wykrycia odchyleń kontrola ma doprowadzić do ich skorygowania. Kontrola jest ściśle powiązana z funkcją planowania. Planując ustalamy cele i zadania oraz sposoby ich realizacji. Kontrolując mierzymy postępy w realizacji celów. W przypadku zauważonych

rozbieżności podejmujemy działania, które pozwolą nam bądź wrócić do

zatwierdzonych planów, bądź jeśli jest to uzasadnione, plany te zmodyfikować.

Kontrola stanowi klucz do osiągnięcia efektywności; gdyż bez systemu kontroli

planowanie staje się sztuką dla sztuki. a organizacja pozbawiana jest możliwości uczenia się i rozwoju.

W najprostszej formie planowanie oznacza wytyczanie celów organizacji i określanie sposobu ich najlepszej realizacji. Podejmowanie decyzji, część procesu planowania, obejmuje wybór trybu działania spośród dostępnych możliwości. Planowanie i podejmowanie decyzji pomagają utrzymać sprawność zarządzania, dostarczając wskazówek do przyszłych działań.

Bibliografia:

1. Analiza SWOT- mocne i słabe strony Twojego biznesu [online], [dostęp: 13.01.2013], dostępny w Internecie: http://darmowy-kurs-biznesplanowania.pl/lekcje-biznes-plan/analiza-swot.html

2. Bogusz Wojciech i Pruszyński Kamil, Zarządzanie projektami [online], [dostęp: 14.01.2013], dostępny w Internecie: https://docs.google.com/viewer?a=v&q=cache:pwLW490RsJIJ:www.profuturo.agh.edu.pl/pliki/Pliki_III_KKMU/Zbiory_referatow/395-402_NE_Bogusz.pdf+&hl=pl&gl=pl&pid=bl&srcid=ADGEESgLDVaJ9-_Zrw4stn37NukGH52Iee9g5B1OlKTnlCjCPvdRyC1CJO0uBEHhR4njGGW_gAOwoVVpDEfjcX5T_SphD_kshX4PROXGsCu6rQG8ZSdqrpulwq7s50w_2y8bm0aYIeE3&sig=AHIEtbSh39I4QRGBNKMsbWwdfRP9SylOOA

3. Griffin Ricky, Podstawy zarządzania organizacjami, Warszawa 1998, ISBN 83-01-12019-3

4. Planowanie funkcjonowania organizacji i kontrola realizacji planów. Zarządzanie strategiczne [online], [dostęp: 13.01.2013] dostępne w Internecie: https://docs.google.com/viewer?a=v&q=cache:_vPwO3y5YgYJ:wsiz.rzeszow.pl/kadra/ibilousova/Dokumenty_Local_WSIiZ/Planowanie%2520funkcjonowania%2520organizacji%2520i%2520kontrola%2520realizacji%2520plan%25C3%25B3w%25202.ppt+&hl=pl&gl=pl&pid=bl&srcid=ADGEESi-3IWsrEx8PDUI6xiHtd6w_8DPqIKDkK5-MeJoCNTx1hUpu0CiaIEfUjo9aO4ggKsG6kKNR2uyZb-NySPcs2Txr6SZEt7bCG3KQBE4vpLJWSmKRcONrov0q7SRbceKHHl-eVRy&sig=AHIEtbTYYgIfnyEC812ee2DHgUm95sFyxw