Cechy dobrego systemu informatycznego:

• Przejrzystość (polegająca na):

  • Wprowadzeniu do systemu pojedynczych zapisów, księgowań

  • Dokonaniu oddzielnej korekty każdego błędnego zapisu

  • Wprowadzeniu wszystkich zapisów księgowych chronologicznie i systematycznie

  • Wyróżnieniu zapisów dokonywanych automatycznie na podstawie programu

  • Dobrej dokumentacji systemu z określeniem tworzonych zbiorów informacji

• Sprawdzalność (polegająca na ):

  • Udowodnieniu każdego zapisu w sposób pozwalający na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych

  • Zachowaniu ciągłości zasad księgowania i wyceny

  • Możliwości sprawdzenia zgodności stosowanych procedur obliczeniowych z kolejnością rozliczeń danych, wynikających z dokumentacji

  • Przechowywania w odpowiednim porządku zbiorów komputerowych

  • Prowadzeniu aktualnego wykazu zbiorów przechowywanych na nośnikach magnetycznych z podaniem ich zawartości, identyfikatorów i terminu aktualizacji

  • Stosowaniu różnorodnych procedur kontrolnych umożliwiających sprawdzenie kompletności, rzetelności i poprawności wprowadzonych danych

  • Zabezpieczeniu programów użytkowych przed nieuprawnioną ich zmianą

  • Ustaleniu osób, które zleciły wykonanie poszczególnych zapisów księgowych

  • Możliwości wydrukowania wszystkich przetworzonych danych w układzie chronologicznym i systematycznym w dowolnym terminie

Kryteria zakupu programu komputerowego:

1. Możliwości finansowe firmy

2. Potrzeby informacyjne zgłaszane przez zarząd (lub ogólnie zgłaszane w jednostce)

3. Umiejętności techniczne pracowników

4. Dotychczasowy stan komputeryzacji firmy

5. Wielkość i specyfika działalności przedsiębiorstwa

6. Liczba i jakość oferowanych wydruków( raportów)

Dobry system FK powinien realizować co najmniej następujące funkcje:

1. Umożliwić tworzenie planu kont z wieloma analitykami

2. Tworzyć dziennik

3. Prowadzić rejestry VAT

4. Ewidencjonować rozrachunki krajowe i dewizowe, z podaniem salda w każdej prowadzonej walucie

5. Posiadać automatyczne dekrety

6. Wprowadzać klucze rozliczeniowe kosztów

7. Automatycznie otwierać i zamykać konta na przełomie lat

8. Zachowywać w pamięci dane liczbowe z lat poprzednich

9. Umożliwiać drukowanie treści operacji z dowolnych kont za dowolnie wybrany okres

10. Drukować wezwania do zapłaty, przelewy bankowe i noty odsetkowe

Dobry system FK powinien cechować się następującymi zaletami:

1. Dużą elastycznością planu kont

2. Bezpośrednie podglądanie planu kont

3. Prowadzenie rozrachunków

4. Automatycznym sporządzaniem sprawozdań finansowych

5. Uzyskaniem przejrzystych zestawień zapisów księgowych, obrotów na kontach, sald w różnych przekrojach

6. W miarę potrzeb dostarczenie użytkownikom programów w wersjach obcojęzycznych

*Nowy Dziennik Ustawy o Rachunkowości, wydany 13.03.2013 r. → Dz.U.2013.330 Tj.

PROWADZENIE RACHUNKOWOŚCI ZA POMOCĄ KOMPUTERA

Wymagania dotyczące prowadzenia rachunkowości za pomocą komputera (art. 13 ust 4 uor) :

• Trwale oznaczone nazwą

• Wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia

• Przechowywaniu starannie w oznaczonej kolejności

Lp.	Rodzaje wymagań	Realizacja danego wymagania
1	Postać ksiąg rachunkowych	Za księgi rachunkowe uważa się zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych, komputerowych zbiorów danych, bez danych lub wyodrębnionych ich części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania
2	Oznaczenia ksiąg rachunkowych	Księgi muszą być trwałe i wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego. Każdy zapis księgowy powinien ponadto posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika. Informacja o zapisie powinna obejmować dane dotyczące osoby zlecającej dokonanie zapisu i programu, który posłużył do jej wykonania.
3	Automatyczna kontrola ksiąg rachunkowych	Wykorzystywane programy FK muszą zapewnić automatyczną kontrolę ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów i sald. Konieczne jest zapewnienie kontroli kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych.
4	Wydruki komputerowe ksiąg rachunkowych	Księgi rachunkowe należy wydrukować najpóźniej na koniec roku obrotowego, względnie przenieść na inny nośnik danych, zapewniając trwałość zapisu informacji przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych.

Dobór systemów komputerowych do prowadzenia ksiąg rachunkowych

Różnice między systemami komputerowymi a rachunkowością prowadzoną tradycyjnie:

• Księgi rachunkowe są prowadzone na maszynowych nośnikach danych

• Raz wprowadzone do nośnika dane mogą być agregowane na podstawie różnych kryteriów

• Istnieje możliwość dokonania zapisów księgowych na podstawie danych przekazanych przez łącze telekomunikacyjne

• Przy wprowadzaniu danych następują czynności sprawdzające np. sumy obrotów Winien i Ma

• Niektóre operacje gospodarcze są dekretowane samoczynnie według wcześniej zaprogramowanych automatycznych dekretów

• Istnieje obowiązek przenoszenia danych z komputera na inny trwały nośnik np. wydruk papierowy

Zgodnie z art. 10 ustawy z dn. 29 września 1994r. wymaga się pisemnego stwierdzenia dopuszczenia do używania w danej jednostce każdego nowego lub modyfikowanego programu komputerowego

Podstawa prawna	Zakres przepisu prawa
Art. 10 ust. 1 pkt. 3 lit. b	W przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowcy przy użyciu komputera należy posiadać wykaz zbiorów tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych w procesach przetwarzania danych.
Art. 10 ust. 1 pkt. 3 lit. c	Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera jednostka powinna posiadać opis systemu informatycznego, zawierającego: Wykaz programów, Omówienie procedur i funkcji Opis algorytmów i parametrów Opis zasad ochrony danych Metody zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania Wersję oprogramowania Datę rozpoczęcia eksploatacji

Systemy informatyczne mogą być:

• Unikalne – opracowane na zamówienie jednostki i uwzględniające jej specyfikę (rozmiar, przyjętą ewidencję)

• Powielarne – nie uwzględniają specyfiki ale jednostka ma wpływ na przetwarzanie danych (sparametryzowane i niesparametryzowane) np. Symfonia

Przetwarzanie danych może być:

• „wsadowe” – pojedyncze transakcje wprowadza się za pomocą terminali a następnie zatwierdza i wprowadza do księgi głównej

• „bieżące” – nie gromadzi się plików, każde zdarzenie od razu ewidencjonuje się w księgach

Błędy występujące przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych za pomocą komputera:

• Brak niektórych obligatoryjnych elementów ksiąg rachunkowych: dziennik, konta

• Brak trwałych oznaczeń ksiąg rachunkowych nazwą jednostki gospodarczej i autora programu

• Podawanie niezrozumiałej nazwy elementów ksiąg rachunkowych

• Niezgodność obrotów liczonych narastająco od początku roku obrotowego z …

• Poprawianie błędów księgowych niezgodnie z ustawą tzn. bez wystawiania polecenia księgowania lub za pomocą storna czarno – czerwonego

• Niekompletność zapisów księgowych np. brak daty dokonania operacji, brak treści operacji

• Brak sum obrotów dziennika i zestawienia obrotów i sald na kolejnych stronach wydruku

• Brak numeracji kolejnych stron wydruku, określenia okresów objętych wydrukiem i daty wydruku

• Niezgodność sald kont księgi głównej z sumami sald kont ksiąg pomocniczych prowadzonych do tych ksiąg (należy dostosowywać syntetykę do analityki)

• Niepodawanie przy zapisie księgowym numeru pozycji pod którym operacja została wprowadzona do dziennika

• Ujmowanie na kontach zespołów 4 i 5 kosztów finansowych, pozostałych kosztów operacyjnych i strat nadzwyczajnych ze względu na brak możliwości księgowania w zespole 7 operacji wcześniej nieujętych na kontach zespołu 4 lub 5

• Wykorzystanie w toku spisów z natury wydruków komputerowych zamiast arkuszy spisów z natury

Rodzaje oprogramowania:

• Kupujący na podstawie własnej wiedzy sam powinien poradzić sobie z instalacją i użytkowaniem

• Firma oferująca organizuje pokazy działania, szkolenia, usługi specjalistyczne

Wymagania dotyczące zakupu oprogramowania

• Zawarcie w umowie zapisów dotyczących serwisu, modyfikacji

Kryteria wyboru systemu komputerowego:

1. Sposób wprowadzania danych do systemu

2. Wprowadzenie i zmiana danych stałych

3. Kontrole programowe przy wprowadzaniu danych

4. Zabezpieczenie programowe na wypadek wystąpienia błędu

5. Kontrola prawidłowości procesu przetwarzania

6. Zabezpieczenie sprawności przetwarzania danych

7. Sposoby korekty błędnych zapisów

8. Zasady prowadzenia dziennika

9. Tworzenie zestawień za dowolny okres dla dowolnej liczby kont

10. Zasady ochrony danych

11. Jakość edycji tekstowych i tabulogramów

12. Możliwość eksportu i importu danych innych systemów

13. Sposoby archiwizowania danych

Każdy system informatyczny rachunkowości powinien być tak prowadzony i zorganizowany, aby dowolny, uprawniony użytkownik mógł w odpowiednim czasie, w łatwy sposób, uzyskać rzetelne informacje o stanie majątkowym i finansowym oraz wynikach działalności jednostki.

Cechy dobrego systemu informatycznego:

• Przejrzystość (polegająca na):

  • Wprowadzeniu do systemu pojedynczych zapisów, księgowań

  • Dokonaniu oddzielnej korekty każdego błędnego zapisu

  • Wprowadzeniu wszystkich zapisów księgowych chronologicznie i systematycznie

  • Wyróżnieniu zapisów dokonywanych automatycznie na podstawie programu

  • Dobrej dokumentacji systemu z określeniem tworzonych zbiorów informacji

• Sprawdzalność (polegająca na ):

  • Udowodnieniu każdego zapisu w sposób pozwalający na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych

  • Zachowaniu ciągłości zasad księgowania i wyceny

  • Możliwości sprawdzenia zgodności stosowanych procedur obliczeniowych z kolejnością rozliczeń danych, wynikających z dokumentacji

  • Przechowywania w odpowiednim porządku zbiorów komputerowych

  • Prowadzeniu aktualnego wykazu zbiorów przechowywanych na nośnikach magnetycznych z podaniem ich zawartości, identyfikatorów i terminu aktualizacji

  • Stosowaniu różnorodnych procedur kontrolnych umożliwiających sprawdzenie kompletności, rzetelności i poprawności wprowadzonych danych

  • Zabezpieczeniu programów użytkowych przed nieuprawnioną ich zmianą

  • Ustaleniu osób, które zleciły wykonanie poszczególnych zapisów księgowych

  • Możliwości wydrukowania wszystkich przetworzonych danych w układzie chronologicznym i systematycznym w dowolnym terminie

Kryteria zakupu programu komputerowego:

1. Możliwości finansowe firmy

2. Potrzeby informacyjne zgłaszane przez zarząd (lub ogólnie zgłaszane w jednostce)

3. Umiejętności techniczne pracowników

4. Dotychczasowy stan komputeryzacji firmy

5. Wielkość i specyfika działalności przedsiębiorstwa

6. Liczba i jakość oferowanych wydruków( raportów)

Dobry system FK powinien realizować co najmniej następujące funkcje:

1. Umożliwić tworzenie planu kont z wieloma analitykami

2. Tworzyć dziennik

3. Prowadzić rejestry VAT

4. Ewidencjonować rozrachunki krajowe i dewizowe, z podaniem salda w każdej prowadzonej walucie

5. Posiadać automatyczne dekrety

6. Wprowadzać klucze rozliczeniowe kosztów

7. Automatycznie otwierać i zamykać konta na przełomie lat

8. Zachowywać w pamięci dane liczbowe z lat poprzednich

9. Umożliwiać drukowanie treści operacji z dowolnych kont za dowolnie wybrany okres

10. Drukować wezwania do zapłaty, przelewy bankowe i noty odsetkowe

Dobry system FK powinien cechować się następującymi zaletami:

1. Dużą elastycznością planu kont

2. Bezpośrednie podglądanie planu kont

3. Prowadzenie rozrachunków

4. Automatycznym sporządzaniem sprawozdań finansowych

5. Uzyskaniem przejrzystych zestawień zapisów księgowych, obrotów na kontach, sald w różnych przekrojach

6. W miarę potrzeb dostarczenie użytkownikom programów w wersjach obcojęzycznych

PROWADZENIE RACHUNKOWOŚCI ZA POMOCĄ KOMPUTERA

Wymagania dotyczące prowadzenia rachunkowości za pomocą komputera (art. 13 ust 4 uor) :

• Trwale oznaczone nazwą

• Wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia

• Przechowywaniu starannie w oznaczonej kolejności

Lp.	Rodzaje wymagań	Realizacja danego wymagania
1	Postać ksiąg rachunkowych	Za księgi rachunkowe uważa się zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych, komputerowych zbiorów danych, bez danych lub wyodrębnionych ich części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania
2	Oznaczenia ksiąg rachunkowych	Księgi muszą być trwałe i wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego. Każdy zapis księgowy powinien ponadto posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika. Informacja o zapisie powinna obejmować dane dotyczące osoby zlecającej dokonanie zapisu i programu, który posłużył do jej wykonania.
3	Automatyczna kontrola ksiąg rachunkowych	Wykorzystywane programy FK muszą zapewnić automatyczną kontrolę ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów i sald. Konieczne jest zapewnienie kontroli kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych.
4	Wydruki komputerowe ksiąg rachunkowych	Księgi rachunkowe należy wydrukować najpóźniej na koniec roku obrotowego, względnie przenieść na inny nośnik danych, zapewniając trwałość zapisu informacji przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych.
5	Funkcje i zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych	zgodność obrotów i sald kont analitycznych z obrotami i saldami księgi głównej w systemach komputerowych uzyskuje się przez dopuszczenie wprowadzenia zapisów księgowych wyłącznie na niższy poziom konta analitycznego
6	Uzgodnienie obrotów i sald księgi głównej za pomocą komputera	jednostka nie ma obowiązku comiesięcznego wydruku lub przenoszenia na inny trwały nośnik zestawienia obrotów i sald
7	Podstawa zapisów w księgach rachunkowych (elektroniczny dowód księgowy)	za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzenie wg algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach
8	Warunki dotyczące rejestrowania zapisów za pomocą komputera	1. uzyskanie trwale czytelnej postaci zgodnej z treścią odpowiednich dowodów księgowych 2. Możliwość stwierdzenia źródła pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za wprowadzenie zapisów 3. stosowanie procedur zapewniających sprawdzenie poprawności przetwarzania danych oraz kompletności i identyczności zapisów 4. odpowiednia ochrona danych źródłowych w miejscu ich powstania, aby zapewniona była ich niezmienność przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodu
9	Podpisy osób odpowiedzialnych za prawidłowość transakcji na dowodzie księgowym	można zaniechać umieszczania na dowodzie podpisów osób odpowiedzialnych za prawidłowość transakcji i jej właściwe udokumentowanie oraz danych dotyczących wprowadzenia jeżeli wynikają one z techniki dokumentowania zapisów księgowych
10	Ochrona zapisów w księgach rachunkowych prowadzonych przy użyciu komputera	należy stosować właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisów
11	Sprawdzalność ksiąg rachunkowych	zapewniona musi być kontrola kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych zapewniony powinien być dostęp do zbioru danych pozwalających bez względu na stosowaną technikę na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonywanych w księgach rachunkowych
12	Korygowanie błędów rachunkowych	Zapisów korygujących dokonuje się wyłącznie dowodami korygującymi. Zapis stornujący i stornowany, mimo że redukują się wzajemnie, nie mogą zostać ukryte

Ochrona danych

• Zagrożenia w stosunku do systemów informatycznych:

- awaria zasilania

- wirusy komputerowe

- źle nadane uprawnienia do programów i danych

- siły natury

- działania ludzkie

Klasyfikacja:

- zagrożenie przypadkowe – powstało samoczynnie np. awaria sprzętu, w wyniku błędu ludzkiego

- zagrożenie celowe – celowe ingerencje człowieka w sprzęt lub oprogramowanie, które mają na celu zniszczenie, przechwycenie lub modyfikacje systemu informatycznego , np. oszustwa komputerowe

• Zabezpieczenia dotyczące ochrony danych księgowych:

- stosowanie nośników danych odpornych na niebezpieczeństwa

- cykliczne tworzenie rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na nośnikach komputerowych pod warunkiem zagwarantowania trwałości zapisu systemu rachunkowości przez czas nie krótszy od wymagalnego czasu przechowywania ksiąg rachunkowych

- stosowanie środków ochrony danych

- zapewnienie ochrony programów komputerowych i danych systemu przez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych czy organizacyjnych, ochraniających przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem

- umożliwienie odtworzenia w postaci wydruku zbiorów zawartych na komputerowych nośnikach danych

Programy finansowo-księgowe:

Do najczęściej spotykanych modułów programów FK zalicza się:

• Finansowo-Księgowy (F-K)

• Rejestr faktur (RF)

• Kasa (KA)

• Gospodarka materiałów (GM)

• Środki trwałe (ŚT)

• Kadry (KD)

• Płace (PL)

• Rozliczenie kosztów (RK)

PLAN KONT W JEDNOSTCE

• Mając na uwadze spełnienie wymogów prawnych, należy zastanowić się, jakie informacje niezbędne są jednostce do zarządzania.

• Ze względu na specyfikę działalności, każda jednostka posiadać będzie w tej materii inne priorytety, co oznacza, iż metodologia rozbudowy poszczególnych kont( poprzez dodatkową analitykę, nawet kilkustopniową) lub wprowadzanie nowych kont syntetycznych będzie subiektywne.

• Inne informacje niezbędne będą dla jednostek handlu, inne dla świadczących usługi, i zupełnie inne dla firm zajmujących się produkcją, przy czym duże znaczenie ma również fakt, czy jednostka prowadzi działalność jako jeden zakład, czy tez posiada kilka punktów, co do których chciałaby posiadać informacje.

• W przypadku jednozakładowego przedsiębiorstwa istotne mogą być dane dotyczące poszczególnych działów- jako ośrodków kosztotwórczych- w tym względzie plan kont może być skutecznym narzędziem rozliczeń faktycznych kosztów z planowanymi – a to z kolei może być podstawą do ustalenia premii za wykonanie budżetu, itp.

• Dodatkowo przyjęte metody wyceny przychodu i rozchodu, np. materiałów czy towarów w magazynie(po cenach zakupu, po cenach ewidencyjnych) będą pociągać za sobą określone konsekwencje w planie kont(dodatkowe konta służące rozliczeniu odchyleń).

• W przypadku przedsiębiorstw, których podstawą działalności jest produkcja – szczególne znaczenie będzie mieć ustalenie prawidłowej metody rozliczania produkcji z wyborem opcji wyceny produkcji w toku, stanów magazynowych wyrobów gotowych itp.

• Po dokonaniu weryfikacji zapotrzebowanie na informacje należy rozpocząć układanie planu kont w sposób umożliwiający grupowanie operacji według nowych zasad, przy czym należy zwrócić uwagę na możliwość dalszego rozbudowywania planu kont- w kolejnych okresach w zależności od potrzeb i pojawienia się nowych warunków.

• Należy pamiętać, że o ile dopuszczalna jest rozbudowa planu kont(wprowadzanie nowych kont zarówno syntetycznych jak i analitycznych) – niedopuszczalna jest zmiana, w ciągu roku, dotychczas stosowanych zasad grupowanych operacji na inne.

• Z tego właśnie względu ustalenie podstawowych założeń planu kont jest niezwykle istotne, ponieważ w przypadku popełnienia błędu w założeniach początkowych może się okazać, że wprowadzony plan kont, nie będzie skutecznym narzędziem decyzyjnym w firmie.

• Najistotniejsze – z punktu widzenia działalności- są informacje dotyczące kosztów i przychodów przedsiębiorstwa, a więc uzyskania danych o osiągniętym i zamierzonym efekcie ekonomicznym( np. zysku, zmniejszeniu strat, zdobyciu nowych rynków)

• Dlatego też ustalenie właściwych kont wynikowych- kosztów i przychodów- będzie mieć największe znaczenie.

PRZYKŁAD PLANU KONT W JEDNOSTCE HANDLOWEJ

• Załóżmy, że jednostka zajmująca się handlem towarów posiada trzy oddziały oraz centralę.

• Oddziały stanowią hurtownie, sprzedające towar w trzech regionach kraju, centrala firmy zajmuje się zarządzaniem, planowaniem, obsługą prawną i księgowo-podatkową itp. Informacjami, które zarząd chce pozyskać są dane dotyczące wartości sprzedaży na poszczególne regiony, koszty każdej z hurtowni oraz centrali ( w podziale na koszty wg rodzaju i poszczególne ośrodki decyzyjne- zarząd, poszczególne działy w centrali, kierownictwo hurtowni, pracownicy hurtowni, koszty ogólne itp.).

• Konta kosztowe

  • Koszty wg rodzaju gromadzone są na kontach zespołu 4 i jednocześnie na kontach zespołu 5

  • Konta zespołu 4 mają charakter bilansowy i podatkowy, a więc zgromadzone tutaj dane są wykorzystywane do ujęcia wartości poszczególnych kosztów w ujęciu globalnym( cała firma- wynik finansowy) oraz w ujęciu podatkowym – do prawidłowego wyliczenia podstawy opodatkowania( dochodu podatkowego), dlatego też wyszczególnione w grupie kont 4 są konta kosztów niestanowiące kosztów uzyskania przychodu.

  • Na kontach zespołu 5 są koszty wcześniej zaewidencjonowane na kontach zespołu 4, jednak mają one charakter pozabilansowy i służą przypisaniu kosztów do poszczególnych ośrodków kosztowych.

• Układ kosztów według rodzaju

  • 401 Zużycie materiałów i energii

  • 401-01 Zużycie energii elektrycznej

  • 401-02 Zużycie gazu i wody

  • 401-03 Zużycie paliw napędowych do samochodów

  • 401-04 Zużycie części zamiennych do samochodów

  • 401-05 Zużycie materiałów biurowych

  • 401-06 Zużycie środków czystości

  • 401-07 Zużycie innych materiałów

  • 401-08 Wyposażenie niskocenne (np. czajnik)

  • 402 Usługi obce

  • 402-01 Usługi telekomunikacyjne

  • 402-02 Usługi transportowe

  • 402-03 Usługi wynajmu powierzchni

  • 402-04 Usługi ochrony i monitoringu

  • 402-05 Usługi wywozu nieczystości

  • 402-06 Pozostałe usługi obce

  • 403 Podatki i opłaty

  • 403-01 Podatek od nieruchomości

  • 403-02 Opłaty bankowe

  • 403-03 Inne opłaty

  • 404 Wynagrodzenia

  • 404-01 Wynagrodzenia osobowe

  • 404-01-1 Wynagrodzenia osobowe wypłacone

  • 404-01-2 Wynagrodzenia osobowe naliczone (niestanowiące kosztów uzyskania przychodu)

  • 404-02 Wynagrodzenia bezosobowe

  • 404-02-1 Wynagrodzenia bezosobowe wypłacone

  • 404-02-2 Wynagrodzenia bezosobowe naliczone (niestanowiące kosztów uzyskania przychodów)

  • 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia

  • 405-01 Składki na ubezpieczenia ZUS

  • 405-01-1 Składki na ubezpieczenia ZUS zapłacone

  • 405-01-2 Składki na ubezpieczenia ZUS naliczone (niestanowiące kosztów uzyskania przychodów)

  • 405-02 Odpisy na ZFŚS

  • 405-03 Inne świadczenia na rzecz pracowników

  • 408 Amortyzacja

  • 408-01 Amortyzacja środków trwałych

  • 408-02 Amortyzacja wartości niematerialnych i prawnych

  • 408-03 Amortyzacja środków trwałych umorzonych jednorazowo

  • 409 Pozostałe koszty

  • 409-01 Ubezpieczenia majątkowe

  • 409-02 Delegacje i podróże służbowe

  • 409-03 Ryczałty za użytkowanie pojazdów prywatnych

  • 409-04 Koszty reklamy i reprezentacji

  • 409-04-1 Reklama i reprezentacja nielimitowana

  • 409-04-2 Reklama i reprezentacja limitowana (0,25% przychodu)

  • 409-05 Inne pozostałe koszty

  • 409-06 Inne pozostałe koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodów

• Koszty według miejsc powstawania

  • 501 Koszty hurtowni nr 1

  • 501-01 Koszty kierownictwa

  • 501-01-1 Zużycie materiałów i energii

  • 501-01-1-1 Zużycie paliw napędowych do samochodowych

  • 501-01-1-2 Zużycie części zamiennych do samochodowych

  • 501-01-1-3 Zużycie materiałów biurowych

  • 501-01-1-4 Zużycie innych materiałów

  • 501-01-4 Wynagrodzenia

  • 501-01-4-1 Wynagrodzenia osobowe

  • 501-01-4-2 Wynagrodzenia bezosobowe

  • 501-02 Koszty działu handlowego

  • 501-02-1 Zużycie materiałów i energii

  • 501-02-1-1 Zużycie paliw napędowych do samochodów

  • 501-02-1-2 Zużycie części zamiennych do samochodów

  • 501-02-1-3 Zużycie materiałów biurowych

  • 501-02-1-4 Zużycie innych materiałów

  • 501-02-4 Wynagrodzenia

  • 501-02-4-1 Wynagrodzenia osobowe

  • 501-02-4-2 Wynagrodzenia bezosobowe

  • 501-03 Koszty magazynu

  • 501-03-1 Zużycie materiałów i energii

  • 501-03-1-1 Zużycie paliw napędowych do samochodów

  • 501-03-1-2 Zużycie części zamiennych do samochodów

  • 501-03-1-3 Zużycie materiałów biurowych

  • 501-03-1-4 Zużycie innych materiałów

  • 501-03-4 Wynagrodzenia

  • 501-03-4-1 Wynagrodzenia osobowe

  • 501-03-4-2 Wynagrodzenia bezosobowe

Przychody i koszt własny sprzedaży

• Konta przychodów ze sprzedaży można podzielić ze względu na miejsce, a więc w analityce można wyszczególnić trzy poziomy- dla każdej hurtowni oddzielnie.

• Uzyskamy wówczas informacje nie tylko o wielkości przychodu ze sprzedaży, dokonanej przez dany punkt, ale również porównując dane z kosztami wygenerowanymi przez dana hurtownię otrzymamy wielkość zysku wypracowanego przez daną hurtowni ę.

• W ogólnym rozrachunku ekonomicznym należałoby jeszcze uwzględnić koszty poniesione przez centralę, przypisując udziałem procentowym wielkość tych kosztów w kosztach ogółem lub do wielkości przychodów uzyskanych przez każdy z punktów.

• Jeżeli jednostka chciałaby posiadać inne informacje dotyczące przychodów ze sprzedaży towarów, np. podział na sprzedaż krajową wg stawek VAT, eksport czy dostawy wewnątrzwspólnotowe do poszczególnych państw – również poprzez dodanie kolejnych poziomów analityki będzie to możliwe, np.

  • 730 Sprzedaż towarów

  • 730-01 Sprzedaż towarów w hurtowni nr 1

  • 730-01-1 Sprzedaż krajowa

  • 730-01-1-7 Sprzedaż krajowa ze stawką 8 % VAT

  • 730-01-1-22 Sprzedaż krajowa ze stawką 23 % VAT

  • 730-01-2 Eksport

  • 730-01-2-1 Eksport do Rosji

  • 730-01-2-2 Eksport do Kanady

  • 730-01-3 Dostawy wewnątrzwspólnotowe

  • 730-01-3-1 Sprzedaż do Niemiec

  • 730-01-3-2 Sprzedaż do Francji

  • 730-01-3-3 Sprzedaż do Anglii

  • 730-02 Sprzedaż towarów w hurtowni nr 2

  • 730-02-1 Sprzedaż krajowa

  • 730-02-1-7 Sprzedaż krajowa ze stawką 8 % VAT

  • 730-02-1-22 Sprzedaż krajowa ze stawką 23 % VAT

  • 730-02-2 Eksport

  • 730-02-2-1 Eksport do Rosji

  • 730-02-2-2 Eksport do Kanady

  • 730-02-3 Dostawy wewnątrzwspólnotowe

  • 730-02-3-1 Sprzedaż do Niemiec

  • 730-02-3-2 Sprzedaż do Francji

  • 730-02-3-3 Sprzedaż do Włoch

  • Itd.

• W czasach powszechnej komputeryzacji zazwyczaj faktury sprzedaży są wystawiane w jednostce przy pomocy oprogramowania komputerowego, współpracującego z gospodarką magazynową.

• Oprogramowania te pozwalają na eksport danych do programu finansowo-księgowego co nie powoduje konieczności „ręcznego” księgowania faktur, a jedynie ich sprawdzenie i zaakceptowanie przez odpowiedzialne za to osoby.

• Aby uzyskać możliwość takiego szczegółowego księgowania dokumentów w sprzedaży należy w odpowiednich parametrach oprogramowania przypisać poszczególne konta( tzw. Sztywny dekret), aby informacja trafiająca drogą elektroniczną była rzetelna i nie stwarzała pomyłki.

• W firmach, których zasięg terytorialny sprzedaży nie wykracza poza granice naszego kraju można wprowadzić analitykę dotyczącą poszczególnych regionów lub nawet miast. Uzyskiwanie informacji o sprzedaży, jej strukturze terytorialnej jest dla jednostek niezwykle istotne, np. ze względu na wnioski o miejscach, gdzie produkt cieszy się największym popytem, co może wpłynąć na decyzję o zwiększeniu wydatków na marketing, reklamę czy promocję w innych rejonach.

• Podobnie można podzielić wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (koszt własny ) wydzielając analitykę dla poszczególnych hurtowni. Można również dodać konta analitycznego układu zespołu 5, przytoczonego powyżej, przypisując poszczególne konta kosztu własnego sprzedanych towarów do kosztów działalności operacyjnej każdego punktu.

PRZYKŁAD PLANU KONT

• Konta pozostałych przychodów i kosztów operacyjnych oraz zysków i strat nadzwyczajnych.

• Zgodnie z art.3 ust.1 pkt. 32 u.o.r. przez pozostałe koszty i przychody operacyjne rozumie się koszty i przychody związane pośrednio z działalnością operacyjną jednostki, a w szczególności koszty i przychody związane

  • z działalnością socjalną

  • ze zbyciem środków trwałych, środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych, a także nieruchomości oraz wartości niematerialnych i prawnych zaliczonych do inwestycji

  • z utrzymaniem nieruchomości oraz wartości niematerialnych i prawnych zaliczonych do inwestycji, w tym także z aktualizacją wartości tych inwestycji jak również z ich przekwalifikowaniem odpowiednio do środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, jeżeli do wyceny inwestycji przyjęto cenę rynkową bądź inaczej określoną wartość godziwą

  • z odpisaniem należności i zobowiązań przedawnionych, umorzonych, nieściągalnych, z wyjątkiem należności i zobowiązań o charakterze publicznoprawnym nieobciążających kosztów

  • z utworzeniem i rozwiązaniem rezerw, z wyjątkiem rezerw związanych z operacjami finansowymi

  • z odpisami aktualizującymi wartość aktywów i ich korektami, z wyjątkiem odpisów obciążających koszty finansowe

  • z odszkodowaniami i karami

  • z przekazaniem lub otrzymaniem nieodpłatnie, w tym w drodze darowizny aktywów, w tym także środków pieniężnych na inne cele niż dopłaty do cen sprzedaży, nabycia lub wytworzenia środków trwałych, środków trwałych w budowie albo wartości niematerialnych i prawnych

Konta bilansowe

• Układ kont bilansowych – poza wymogami narzuconymi przez przepisy o rachunkowości czy podatkowe – powinien być tak skonstruowany, aby pozwalał na uzyskanie informacji dotyczących majątku czy źródeł jego pochodzenia

• Ustawa o rachunkowości nakłada na jednostki obowiązek prowadzenia kont pomocniczych szczególnie dla środków trwałych, środków pieniężnych( zarówno w bankach jak i w kasie), rozrachunków( z kontrahentami, z tytułu podatków i pozostałych), materiałów i towarów handlowych oraz wyrobów gotowych ( jeżeli jednostka przyjęła rozwiązanie ewidencji ilościowo-wartościowej), a także kapitałów własnych i obcych w ujęciu na poszczególne ich rodzaje

• Z tego względu bardziej szczegółowe informacje zazwyczaj nie są jednostce potrzebne, a często ewidencje powyższe odbywają się przy zastosowaniu odpowiedniego oprogramowania współpracującego z ewidencją księgową.

• Przykładowo – jeżeli jednostka posiada ewidencję środków trwałych w oddzielnym module księgowym- nie ma potrzeby powielać tych samych danych w ewidencji księgowej.

• Podobnie wygląda sprawa z ewidencją magazynową – ewidencja ilościowo-wartościowa odbywa się w programie służącym do ewidencji magazynowej, przez co zaksięgowanie wartościowe np. kosztu własnego sprzedanych towarów może odbyć się łącznie jedną kwotą na koniec okresu rozrachunkowego bez konieczności ewidencjonowania każdej Wz oddzielnie.

• Przykład, gdzie ewidencja księgowa może być przydatna, gdy jednostka nie korzysta z oprogramowania pomocniczego.

• W przypadku środków trwałych ewidencja księgowa odbywa się na kontach zespołu 0.

• Poszczególne grupy środków trwałych są wyszczególnione na poszczególnych kontach syntetycznych, analitycznie można ująć każdy środek oddzielnie.

• Konto syntetyczne 060 Odpisy umorzeniowe środków trwałych powinno analitycznie być identyczne z analityką kont środków trwałych, aby można było uzyskać informacje o wartości netto każdego środka trwałego, np.

  • 010 Środki trwałe

  • 011 Grunty własne

  • 011-01 Działka nr ewid. 1000/2005

  • 011-02 Działka nr ewid. 1001/2005

  • 012 Budynki, lokale oraz obiekty inżynierii lądowej i wodnej

  • 012-01 Budynek biurowy

  • 012-02 Lokal użytkowy

  • 012-03 Magazyn nr 1

  • 012-04 Magazyn nr 2

  • 060 Odpisy umorzeniowe środków trwałych

  • 062 Umorzenie budynków i lokali oraz obiektów inżynierii lądowej i wodnej

  • 062-01 Budynek biurowy

  • 062-02 Lokal użytkowy

  • 062-03 Magazyn nr 1

  • 062-04 Magazyn nr 2

  • 063 Umorzenie urządzeń technicznych i maszyn

  • 063-01 Maszyna produkcyjna

  • 063-02 Maszyna do pakowania

  • 064 Umorzenie środków transportu

  • 064-01 Samochód ciężarowy

  • 064-02 Samochód osobowy

  • 064-03 Wózek widłowy

  • 065 Umorzenie innych środków trwałych

  • 065-01 Zestaw mebli biurowych

• Układ bilansu zakłada podział rozrachunków z kontrahentami ( poza oczywistym wyszczególnieniem należności i zobowiązań) na przypadające z jednostkami powiązanymi oraz pozostałymi.

• Dodatkowo oddzielnie należy ujmować w księgach rozrachunki powstałe w wyniku transakcji walutowych, zarówno kupna jak i sprzedaży – głównie w celu wyliczenia ewentualnych różnic kursowych. Z tego względu układ planu kont syntetycznie wyróżnia następujące grupy kont:

  • Konto 211 Rozrachunki z odbiorcami krajowymi powiązanymi

  • Konto 212 Rozrachunki z dostawcami krajowymi powiązanymi

  • Konto 213 Rozrachunki z odbiorcami zagranicznymi powiązanymi

  • Konto 214 Rozrachunki z dostawcami zagranicznymi powiązanymi

• Oprogramowania komputerowego przypisuje się każdemu z kontrahentów unikalny znak (np. czterocyfrowy) odpowiadający numerowi konta analitycznego

• Odnalezienie konta nie przysparza problemów – większość oprogramowań posiada wbudowane filtry, przy wykorzystaniu których możliwe jest szybkie odnalezienie szukanego konta( np. po numerze NIP, po fragmencie nazwy, adresie itp.)

• W przypadku kontrahentów, którzy są jednocześnie odbiorcami i dostawcami w danej jednostce ważne jest, aby numery konta analitycznego były takie same (np. 211-0001 i 212-0001) co ułatwia operacje kompensaty wzajemnych zobowiązań i należności.

• Pozostałe konta rozrachunkowe takie jak rozrachunki publicznoprawne czy z pracownikami również powinny być tworzone ze szczegółowością pozwalającą na ustalenie stanu należności czy zobowiązań dla każdego z tytułów oddzielnie

• Ten „tytuł” to najmniejsza jednostka rozrachunkowa, co oznacza, że nie można na jednym koncie księgować różnych tytułów.

• Na przykład niedopuszczalne jest ujmowanie na jednym koncie rozrachunków z tytułu podatków VAT, dochodowego od osób fizycznych i prawnych. Rozrachunki z tytułu każdego z tych podatków powinny znajdować się na oddzielnych kontach, co więcej – w przypadku podatku VAT wyszczególnić należy nie tylko konto podatku VAT należnego oraz podatku VAT naliczonego, ale również konta wyrażające stan rozrachunków z urzędem skarbowym z tytułu VAT( wykazujące salda zgodnie z deklaracja na koniec każdego miesiąca jak również konto wykazujące podatek VAT do rozliczenia w następnych okresach.

• Często w praktyce spotyka się także nieprawidłowość polegającą na wykazywaniu na rozrachunkach z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych wszystkich tytułów składek łącznie.

• Prawidłowo jednak jednostka powinna do konta 227 Rozrachunki z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych -prowadzić analitykę.

  • 227-01 Rozrachunki z tytułu ubezpieczeń społecznych

  • 227-02 Rozrachunki z tytułu ubezpieczeń zdrowotnych

  • 227-03 Rozrachunki z tytułu składek na FP i FGŚP

  • –odzwierciedlające saldo zobowiązań z poszczególnych składek

• Ustalenie właściwego planu kont ma znaczenie nie tylko ze względu na prawidłowe rozliczenie podatków czy też sporządzenie sprawozdania finansowego.

• Mimo, iż przepisy dopuszczają stosowanie pewnych uproszczeń, to z punktu widzenia zarządzania jednostką zastosowania takich uproszczeń nie zawsze jest korzystne, o czym warto pamiętać wprowadzając plan kont do stosowania w założeniach polityki rachunkowości.

Organy zatwierdzające sprawozdanie finansowe

• Zgodnie z art. 53. Ust. 1 u.o.r. roczne sprawozdanie finansowe jednostki podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego.

• Organem zatwierdzającym jest organ określony w statucie, umowie spółki, i dla poszczególnych podmiotów jest to:

  • W spółce komandytowo-akcyjnej – walne zgromadzenie akcjonariuszy i komplementariuszy (art. 146 par. 1 ustawy z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych – Dz. U. Nr 94 poz. 1037 z późn. Zm. – dalej k.s.h.

  • W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością – zgromadzenie wspólników (art. 228 k.s.h.)

  • W spółce akcyjnej – walne zgromadzenie akcjonariuszy (art. 293 k.s.h.)

  • W spółdzielni – zgromadzenie członków lub przedstawicieli członków

  • W przedsiębiorstwie państwowym – minister Skarbu Państwa lub inny organ założycielski

  • W spółkach osobowych (jawnej, komandytowej, partnerskiej) oraz spółkach cywilnych – wspólnicy spółki

  • W przedsiębiorstwach prywatnych – właściciel (właściciele)

Forma i terminy zatwierdzania sprawozdania

• W spółkach rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy (a także udzielenie absolutorium członkom organów spółki z wykonania przez nich obowiązków) wymaga uchwały wspólników.

• W spółkach akcyjnych i spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością uchwała taka zapada na zgromadzeniu wspólników.

• Zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno więc odbyć się w terminie nie dłuższym niż w ciągu sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego.

• Regulacja ta wynika z ustawy z dnia 15 września 2000r. – Kodeks spółek handlowych (Dz. U. Nr 94 poz. 1037 z późn. zm.) – dalej k.s.h. – odpowiada ona ustanowionej w art. 53 u. o. r.: zatwierdzenie sprawozdania musi nastąpić nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego.

• W przypadku spółek osobowych uchwała wspólników powinna zawierać takie same elementy jak w spółkach kapitałowych, czyli co najmniej: datę i miejsce podjęcia uchwały, okres, za który sporządzone zostało zatwierdzone sprawozdanie finansowe, decyzję o jego zatwierdzeniu oraz decyzję o sposobie pokrycia straty lub podziale zysku oraz nazwiska podejmujących uchwałę wspólników.

• Decyzja o rozliczeniu wyniku finansowego podejmowana jest więc przez zgromadzenie wspólników. Choć przepisy u. o. r. wymagają, aby już w sprawozdaniu finansowym, w informacji dodatkowej, zawarta została propozycja podziału zysku lub pokrycia straty, jest to tylko propozycja, bowiem ostateczna decyzja wymaga powzięcia stosownej uchwały lub postanowienia.

• Sprawozdanie finansowe jednostek wymienionych w art. 64 u.o.r. może zostać zatwierdzone dopiero po jego zbadaniu przez biegłego rewidenta

• Zatwierdzenie sprawozdania jest nie tylko formalnością, pełni bardzo ważną rolę, bowiem – zgodnie z art. 53 ust. 3 i 4 u.o.r. – podział lub pokrycie wyniku finansowego netto może nastąpić po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego przez organ zatwierdzający.

• Jeżeli jednostka jest zobowiązana do poddania sprawozdania badaniu, zatwierdzenie będące podstawą podziału zysku lub pokrycia straty musi być poprzedzone wyrażeniem przez biegłego rewidenta opinii o tym sprawozdaniu – bez zastrzeżeń lub z zastrzeżeniami.

• Podział wyniku finansowego netto, dokonany bez spełnienia tego warunku, nie jest ważny z mocy prawa.

• Aby decyzja o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego podjęta była przez walne zgromadzenie w oparciu o wiedzę akcjonariuszy (udziałowców), art. 69 u. o. r. wprowadza następujący obowiązek: spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych, towarzystwa reasekuracji wzajemnej, spółki akcyjne oraz spółdzielnie są obowiązane do udostępnienia wspólnikom, akcjonariuszom lub członkom rocznego sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności jednostki, a jeżeli sprawozdanie finansowe podlega obowiązkowi badania – także opinii wraz z raportem biegłego rewidenta – najpóźniej na 15 dni przed zgromadzeniem wspólników, walnym zgromadzeniem akcjonariuszy lub walnym zgromadzeniem członków albo przedstawicieli członków spółdzielni. Spółka akcyjna udostępnia ponadto akcjonariuszom sprawozdanie rady nadzorczej i komisji rewizyjnej.

• W terminie 10 dni od daty zatwierdzenia sprawozdania finansowego, podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych przekazują je do urzędu skarbowego wraz z opinią i raportem podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych. Spółki przekazują także odpis uchwały zgromadzenia wspólników, zatwierdzającej sprawozdania finansowe. Obowiązek złożenia opinii i raportu nie dotyczy tych podatników, których sprawozdania finansowe, na podstawie u. o. r., są zwolnione z obowiązku badania.

• Prowadzący księgi rachunkowe (handlowe) podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych, sprawozdanie finansowe składają do urzędu skarbowego łącznie z zeznaniem o wysokości osiągniętego dochodu (poniesionej straty) – w terminie do 30 kwietnia następnego roku.

Złożenie sprawozdania w KRS

• W ciągu 15 dni od daty zatwierdzenia sprawozdania finansowego – kierownik jednostki jest zobowiązany złożyć je w Krajowym Rejestrze Sądowym. Odpowiednim sądem rejestrowym jest sąd właściwy ze względu na siedzibę spółki.

• Składane w KRS dokumenty obejmują obowiązkowo

  • Roczne sprawozdania finansowe

  • Opinię biegłego rewidenta (jeżeli jednostka podlega obowiązkowi badania)

  • Odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty

  • Sprawozdanie z działalności jednostki

• Sprawozdanie z działalności jednostki zobowiązane są złożyć jedynie spółki kapitałowe, towarzystwo ubezpieczeń wzajemnych, spółdzielnie i przedsiębiorstwo państwowe.

• W przypadku, gdy sprawozdania finansowe nie zostały zatwierdzone w terminie, należy je pomimo tego złożyć w sądzie w ciągu 15 dni po tym terminie.

• Krajowy Sąd Rejestrowy, przyjmując sprawozdanie finansowe sprawdza:

  • czy złożone zostały wszystkie wymagane dokumenty;

  • Bada je od strony formalnej, sprawdzając na przykład, czy podpisy złożyły wszystkie osoby, na których ciąży ten obowiązek.

• Wszelkie dokumenty do sądu rejestrowego muszą być składane w formie oryginalnej albo w formie odpisów poświadczonych za zgodność z oryginałem przez notariusza lub pracownika sekretariatu sądu.

• Złożenie w KRS rocznego sprawozdania finansowego jest możliwe, jeżeli jednostka złoży równocześnie wniosek o zmianę wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym; służy temu stosowny formularz KRS-Z30.

• Urzędowe formularze wniosków o wpis do Krajowego Rejestru Sądowego zamieszczone zostały w formacie PDF i rtf na stronie internetowej ministerstwa sprawiedliwości www.ms.gov.pl. Format rtf pozwala na wypełnienie formularza bezpośrednio na stronie internetowej, wypełniany formularz wystarczy tylko wydrukować i podpisać. Oczywiście, można także formularze wypełnić ręcznie.

• Dodatkowo należy pamiętać o tym, iż każda zmiana wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym jest ogłoszona w Monitorze Sądowym i Gospodarczym – i ta usługa (obowiązkowa) także jest płatna. Za publikację tej wzmianki sąd pobiera opłatę znacznie wyższą niż za sam wpis do KRS – opłata wynosi bowiem 250zł. Zgodnie z informacją podaną na stronach internetowych Ministerstwa Sprawiedliwości, wpłaty należy dokonać na konto bankowe:

Ministerstwo Sprawiedliwości

Biuro Finansowo – Administracyjne

Al. Ujazdowskie 11

00-950 Warszawa

Kredyt Bank S.A. IV O/Warszawa

77 1010 1010 0400 1922 3100 0000

Odpowiedzialność za niedopełnienie obowiązków

• Zgodnie z art. 79 pkt. 4 i 5 u. o. r., kto wbrew przepisom nie składa sprawozdania finansowego do ogłoszenia, nie składa sprawozdania finansowego lub sprawozdania z działalności we właściwym rejestrze sądowym oraz nie udostępnia udziałowcom (akcjonariuszom) przed walnym zgromadzeniem sprawozdania finansowego i innych dokumentów, podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności.

Zdarzenia po dacie bilansu

• Przykładem zdarzeń występujących po zamknięciu ksiąg rachunkowych jest:

  • Upadłość dłużnika, od którego były wykazywane należności na dzień bilansowy,

  • sprzedaż po dniu bilansowym składnika aktywów za kwotę znacznie niższą od jego wartości wykazywanej w bilansie, co powinno wskazywać na korektę wartości składnika aktywów na dzień bilansowy

• Sposób ujęcia zdarzeń po dacie bilansu, które dotyczą poprzedniego roku obrotowego określa art. 54 u. o. r. zgodnie z którym:

• Jeżeli po sporządzeniu rocznego sprawozdania finansowego, a przed jego zatwierdzeniem, jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach, które mają istotny wpływ na to sprawozdanie lub powodują że założenie kontynuowania działalności przez jednostkę nie jest uzasadnione, to jednostka gospodarcza powinna odpowiednio zmienić (skorygować) sprawozdanie finansowe. W tym celu należy (art. 54 ust. 1 u. o r.):

  • - przeprowadzić odpowiednie zapisy w księgach rachunkowych roku obrotowego, którego sprawozdanie finansowe dotyczy

  • - powiadomić biegłego rewidenta, który sprawozdanie to bada lub badał przy założeniu że jednostka gospodarcza zgodnie z art. 64 u o r. jest zobowiązania do badania i ogłaszania sprawozdań finansowych.

• jeżeli zdarzenia, które wystąpiły po dniu bilansowym, nie powodują zmiany stanu istniejącego na dzień bilansowy, to odpowiednie wyjaśnienia jednostka gospodarcza powinna zamieścić w informacji dodatkowej

• jeżeli jednostka gospodarcza otrzymała informacje o zdarzeniach dotyczące poprzedniego roku obrotowego które mają istotny wpływ na sprawozdanie finansowe, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, to skutki tych zdarzeń ujmuje się w księgach rachunkowych roku obrotowego, w którym informacje te jednostka gospodarcza otrzymała ( art. 54 ust 2 uor)

zdarzenia po dacie bilansu

otrzymane przed zatwierdzeniem otrzymane po zatwierdzeniu

sprawozdania finansowego sprawozdania finansowego

zdarzenia mają istotny wpływ zdarzenia nie powodujące

na sprawozdanie fin. lub powodują zmiany stanu istniejącego

że kontynuacja działalności firmy ujmuje się w księgach

jest zagrożona rach. rok w którym

otrzymano informacje

ujmuje się w księgach rach. i koryguje ujmuje się w informacji

sprawozdania fin. roku którego dotyczą dodatkowej

Przykład 1

Na dzień bilansowy jednostka gospodarcza posiada należności od spółki z o. o., które wycenione są w kwocie wymagającej zapłaty. Jednostka po dniu bilansowym otrzymała informacje o ogłoszeniu upadłości przez spółkę z o.o. Jak ująć wymienione zdarzenie po dniu bilansowym?

Rozwiązanie:

1. Jeżeli jednostka otrzymała informacje o upadłości spółki przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego i wartość należności stanowi istotną (np. 5%) kwotę w sumie bilansowej, to powinna skorygować księgi rachunkowe i sprawozdanie finansowe na dzień bilansowy.

2. Jeżeli jednostka otrzymała informacje o upadłości spółki przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego i wartość należności stanowi nieistotną (np. 0,1%) kwotę w sumie bilansowej, to informacje o upadłości spółki z o.o. można ująć w informacji dodatkowej oraz skorygować księgi rachunkowe roku, w którym jednostka te informacje otrzymała

3. Jeżeli jednostka otrzymała informacje o upadłości spółki po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, to powinna skorygować księgi rachunkowe roku, w którym informacje te otrzymała.

Przykład 2

Jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach mających istotny wpływ na treść jeszcze nie zatwierdzonego sprawozdania finansowego, dłużnicy jednostki zostali postawieni w stan upadłości, a jednostka nie utworzyła odpisów aktualizujących należności.

Dane liczbowe:

Należności z tyt. Dostaw – 144 000 zł

Wynik finansowy (zysk) – 12 000 zł

Jednostka otrzymała informacje o postawieniu dłużnika w stan likwidacji po dniu bilansowym

Wartość z tyt. Dostaw od dłużnika, wykazana w bilansie wynosi 28 000 zł.

Jak skorygować księgi rachunkowe oraz sprawozdanie finansowe jeżeli nie jest zatwierdzone?

Rozwiązanie:

W tej sytuacji należy zmienić sprawozdanie, a także powiadomić biegłego rewidenta, który bada (lub badał) sprawozdanie oraz dokonać jednocześnie odpowiednich zapisów w księgach roku obrotowego, którego to sprawozdanie dotyczy (art. 54 ust. 1 uor)

Wartość należności od dłużnika stanowi istotną kwotę w ogólnej sumie należności. W związku z tym należy zaksięgować odpis aktualizujący należności w kwocie 28 000 zł, który będzie zaksięgowany:

Dt – Pozostałe koszty operacyjne

Ct - odpisy aktualizujące rozrachunki

Pozostałe koszty operacyjne kształtują wynik finansowy, który po zaksięgowaniu odpisu aktualizującego wyniesie 16 000 zł (strata).

Odpisy aktualizujące zmniejszają wartość należności. W związku z tym wartość należności będzie ujęta w bilansie w kwocie 116 000 zł.

Przykład 3

Na dzień 31 grudnia (dzień bilansowy) jednostka wykazała w bilansie należności z tyt dostaw od firmy A w kwocie 100 000 zł. W dniu 12 sierpnia firma A została postawiona w stan likwidacji. Kiedy i w jaki sposób dokonać odpisu aktualizującego należności?

Rozwiązanie:

Jeżeli sprawozdanie finansowe zostało już zatwierdzone, a jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach lat ubiegłych, to ujmuje je w księgach rachunkowych roku obrotowego, w którym te informacje otrzymała.

Odpis aktualizujący w kwocie 100 000 zł należy ująć w dniu 12 sierpnia. Ewidencja odpisu aktualizującego przedstawia się następująco:

Dt – pozostałe koszty operacyjne

Ct – odpisy aktualizujące rozrachunki

Istota i funkcje kontroli wewnętrznej

• Porównania w odniesieniu do założeń najczęściej dotyczą planów.

• Na ich podstawie można ocenić przebieg realizacji zamierzeń oraz stopień osiągnięcia założonego celu.

• Planowanie i kontrola wzajemnie się warunkują i uzupełniają.

• Plany stanowią podstawę wykonywania czynności kontrolnych, natomiast kontrola pozwala ujawniać ewentualne usterki planów oraz ocenić realizację, sprzyjając opracowaniu lepszych planów w przyszłości.

• Porównania w czasie mogą być przeprowadzane w okresie do okresu ubiegłego albo do okresu przyjętego jako bazowy.

• Porównania te pozwalają kontrolować rozwój zjawisk gospodarczych, ich dynamikę w zestawieniu z innymi okresami.

• W porównaniu w przestrzeni za podstawę mogą być przyjęte wielkości z innych jednostek gospodarczych w tej samej branży o podobnych rozmiarach i warunkach prowadzenia działalności gospodarczej.

• Podstawę mogą stanowić średnie wielkości dla danej branży w kraju bądź za granicą.

• Rezultatem porównań dokonanych w czasie kontroli jest ustalenie odchyleń zdarzeń rzeczywistych od danych bazowych.

• Odchylenia mogą być pozytywne, gdy poziom/przebieg kontrolowanych zdarzeń jest korzystniejszy od podstawy porównań.

• Odwrotny charakter mają odchylenia negatywne.

• Odchylenie może być wyrażone w wielkościach bezwzględnych albo względnych (wskaźniki stosunkowe, procentowe)

• W praktyce wartości względne są uważane za bardziej przydatne ponieważ określają stopień odchylenia wielkości rzeczywistych od zakładanych.

• Kontrola nie ogranicza się do stwierdzenia odchylenia i określenia jego charakteru.

• Należy dokonać dokładnego poznania odchyleń, a zwłaszcza ustalenie, czy mają one charakter:

  • Rzeczywisty, czy

  • Pozorny.

• W celu określenia, czy mamy do czynienia z takimi odchyleniami należy ocenić czy:

  • Właściwa i aktualna jest baza porównawcza,

  • Wiarygodne i rzetelne są informacje o badanym zjawisku,

  • Prawidłowo zostały wykonane czynności kontrolne.

• Po wyeliminowaniu odchyleń pozornych należy określić przyczyny o rzeczywistym charakterze (złe zarządzanie, niewłaściwa realizacja).

• Badając przyczyny odchyleń należy wyjaśnić czy są to odchylenia:

  • Wewnętrzne,

  • Zewnętrzne,

  • Zależne od jednostki,

  • Niezależne od jednostki.

• Z badaniem odchyleń powstałych w wyniku działań kontrolnych łączy się:

  • Określenie czynników wpływających na odchylenia,

  • Miejsce powstania,

  • Osoby odpowiedzialne za odchylenia,

  • Możliwość przeciwdziałania.

• Tego typu działania wymagają przeprowadzenia badań przyczynowo-skutkowych, co oznacza łączenie funkcji porównawczej z analityczną.

• Działania kontrolne wymagają sprzężenia kontroli z analizą, pozwalającą zinterpretować rezultaty kontroli.

• Istotą analizy jest wyodrębnienie cech lub części składowych jakiejś całości (zjawiska lub przedmiotu) oraz badanie ich właściwości, a także powiązań i zależności między nimi,

• Analiza zajmująca się badaniem działalności gospodarczej jest określana mianem analizy ekonomicznej.

• W ramach analizy ekonomicznej można wyróżnić analizę:

  • Techniczno-ekonomiczną – zajmującą się określonymi fragmentami działalności jednostki gospodarczej i wykorzystaniem czynników produkcji.

  • Finansową – obejmującą swym zakresem całokształt działalności gospodarczej z wykorzystaniem syntetycznych wielkości odzwierciedlających finansowe aspekty działalności.

• Działy analizy działalności gospodarczej stanowią całość i wzajemnie się uzupełniają.

• Zasadniczym zadaniem analizy sprzężonej z kontrolą jest interpretacja odchyleń ujawnionych podczas kontroli.

• Łączy się to z ustaleniem przyczyn kontroli, dzięki czemu jest możliwe sformułowanie wynikających z kontroli i wykorzystanie jej wyników w procesie zarządzania w celach:

  • Diagnostycznych – ocena sytuacji

  • Optymalizacyjnych – weryfikacja założeń planowanych i podejmowanych działań

  • Korygujących – eliminacja skutków niepożądanych odchyleń.

Przyczyny odchyleń
Kryterium podziału
Miejsce powstania
Źródło powstania

• Badania kontrolno-analityczne spełniają następujące funkcje:

  • Informacyjno-sygnalizacyjne – kontrola jako „system alarmowy” w przedsiębiorstwie,

  • Profilaktyczne – kontrola jako instrument zapobiegania,

  • Instruktażowe – wykorzystanie wniosków z kontroli,

  • Pobudzające – powiązanie z kontrolą systemu motywacyjnego.

• Zakres i charakter wymienionych zadań zależy od momentu i celu przeprowadzania badań kontrolno-analitycznych.

• Badania ze względu na moment ich przeprowadzania mogą mieć charakter:

  • Wstępny (ex ante) – gdy przedmiotem są zamierzenia (plany, decyzje) o różnym horyzoncie czasowym, ze szczególnym uwzględnieniem ich realności, perspektyw rozwoju, ryzyko osiągania celu, ewentualnych zagrożeń.

  • Bieżący (operatywny) – gdy badania dotyczą realizacji operatywnych zadań gospodarczych, badania te powinny stwarzać podstawy reakcji na powstające zagrożenia, pojawiające się zakłócenia itp.

  • Następny (ex post) – gdy badania wiążą się z oceną osiąganych wyników z punktu widzenia zamierzeń efektywności gospodarowania,

  • Incydentalny – gdy badania odnoszą się do wybranych zagadnień czy problemów wynikających z pojawiających się potrzeb.

• Na każdym szczeblu zarządzania kontrola i analiza musza sprzyjać realizacji funkcji zarządzania nastawionego na osiąganie celów gospodarowania

• Badania kontrolno-analityczne powinny charakteryzować się następującymi cechami:

  • Przydatnością

  • Powiązaniem z zakresem odpowiedzialności w jednostce gospodarczej

  • Orientacja na cele,

  • Odpowiednia częstotliwością i szybkością,

  • Zrozumiałością i prostotą,

  • Pożądaną szczegółowością i elastycznością,

  • Obiektywizmem,

  • Rzetelnością i wiarygodnością.

• Wystąpienie przedstawionych cech badań kontrolno-analitycznych zależy od:

  • Zastosowanych metod badawczych

  • Jakości materiałów źródłowych

  • Organizacji i techniki prac kontrolno-analitycznych.

Definicje

• System kontroli wewnętrznej – całościowy system kontroli finansowych i pozafinansowych, ustalony przez kierownictwo jednostki w celu:

  • Prowadzenia działalności gospodarczej jednostki w sposób uporządkowany i efektywny.

  • Zapewnienia przestrzegania zasad ustalanych przez kierownictwo

  • Zabezpieczenia zasobów, zagwarantowanie, na ile to możliwe, kompletności i dokładności zapisów księgowych.

• Kontrola wewnętrzna – okreslona procedura lub zasada stanowiąca pojedynczy element systemu kontroli wewnętrznej, np. kontrola merytoryczna czy formalna określonego typu dokumentów.

Cechy systemu kontroli wewnętrznej

• Być „szczelny”, tzn. uwzględniać wszystkie obszary podlegające kontroli,

• Mieć charakter zorganizowany, a nie przypadkowy,

• Być powiązany z systemem rachunkowości i strukturą organizacją,

• Odpowiadać branży, wielkości i specyfice jednostki,

• Ujmować zagadnienia kompleksowo, a nie fragmentarycznie,

• Być operatywny, tzn. bieżąco sygnalizować sytuacje nieprawidłowe,

• Być elastyczny, tzn. otwarty na zmiany,

• Być skuteczny i efektywny.

Rodzaje kontroli wewnętrznej

• Do wyodrębnienia rodzajów kontroli wewnętrznej mogą być przyjęte różne kryteria

• Do najczęściej stosowanych należą:

  • Moment przeprowadzania kontroli,

  • Podmiot kontrolujący,

  • Podstawa przeprowadzania kontroli,

  • Zakres kontroli,

  • Częstotliwość kontroli,

  • Miejsce wykonywania kontroli.

Rodzaje kontroli ze względu na moment przeprowadzania kontroli

• Kontrola wstępna (uprzednia) – następuje po przystąpieniu do realizacji czynności będących przedmiotem kontroli, kontrolą objęty jest zamiar (plan) podjęcia określonych czynności albo decyzja o przystąpieniu do nich, do przeprowadzenia tej kontroli jako materiał badawczy wykorzystuje się dokumentację planistyczną, projektową, kosztorysową albo dokumenty dyspozycyjne np. zlecenia robocze, polecenia wypłaty gotówki, wydania materiałów itp.

• Kontrola bieżąca (operatywna) – jest przeprowadzana jednocześnie z czynnością będącą przedmiotem kontroli, tj. w czasie trwania kontrolowanej czynności, co umożliwia natychmiastowe ujawnienie odchyleń i bieżącą reakcję na nie, przeprowadzenie tej kontroli wymaga odpowiednio przygotowanych dokumentów umożliwiających bieżące śledzenie stopnia realizacji zamierzeń.

• Kontrola następna (ex post) – jest przeprowadzana po zakończeniu czynności, będącej przedmiotem kontroli, przy czym im krótszy jest odstęp między momentem kontroli a zakończeniem kontrolowanej czynności, tym większa jest skuteczność kontroli i możliwość reakcji na negatywne odchylenia w celu usunięcia albo złagodzenia ich skutków, podstawą tej kontroli może być dokumentacja źródłowa, ewidencja i sprawozdawczość.

• Kontrola powtórna – jest ona powtórzeniem wcześniej przeprowadzonej kontroli, jeżeli istnieją wątpliwości co do wiarygodności jej efektów.

• Kontrola uzupełniająca – celem tej kontroli jest wyjaśnienie dodatkowych okoliczności lub uzupełnienie luk wcześniejszej kontroli.

Rodzaje kontroli ze względu na podmiot kontrolujący

• Kontrola instytucjonalna – przeprowadzana jest przez specjalnie wydzielone w strukturze organizacyjnej komórki (stanowiska) kontrolne, np. komórka inwentaryzacji ciągłej.

• Kontrola funkcjonalna – wchodzi w zakres obowiązków różnych pracowników, oprócz ich podstawowych funkcji, np. kierownika wydziału lub komórki ma za zadanie kontrolować pracę podległego personelu.

• Samokontrola – powinni ją wykonywać wszyscy pracownicy w związku z realizacją przydzielonych im zadań.

Rodzaje kontroli ze względu na podstawę kontroli, czyli sposób ustalania stanu rzeczywistego

• Kontrola dokumentalna – istotą tej kontroli jest ocena badanego zjawiska na podstawie dokumentów typu ex ante (plany, projekty, kosztorysy, zarządzenia, umowy z kontrahentami), jak i ex post (dowody wykonawcze, ewidencja księgowa, sprawozdania finansowe, protokoły z kontroli, zarządzenia pokontrolne). Jakość tej kontroli zależy od wiarygodności dokumentów, dlatego wykorzystanie ich w badaniach powinno być poprzedzone kontrolą wynikającą z ustawy o rachunkowości, w tym celu przeprowadza się kontrolę:

  • Formalną – zgodność dowodów księgowych z obowiązującymi w tym zakresie wymaganiami

  • Rachunkową – bezbłędność operacji pod względem rachunkowym

  • Merytoryczną – zgodność operacji odzwierciedlanych w dokumentach z racjonalnym gospodarowaniem i z obowiązującymi przepisami.

• Kontrola faktyczna – realizowana jest na podstawie rzeczywistych stanów środków pieniężnych, zasobów majątku trwałego, zapasów, należności, zobowiązań albo czynności (zużycie materiałów, operacje pieniężne, działalność inwestycyjna itp.), które są porównywane z zamierzeniami (wyznaczeniami) zawartymi w planach, kosztorysach, innych dokumentach, podstawową formą tej kontroli jest jej ścisły związek z rzeczywistością, natomiast wadą jest jej pracochłonność i utrudnienia, które może powodować w normalnym funkcjonowaniu jednostki gospodarczej.

Rodzaje kontroli ze względu kryterium zakresu

• Kontrola kompletna (całkowita) – obejmuje ona wszystkie składniki (operacje) należące do przedmiotowego zakresu kontroli.

• Kontrola wyrywkowa – odnosi się tylko do wybranych składników (operacji) należących do przedmiotowego zakresu kontroli, wybór składników może być intuicyjny albo dokonywany na podstawie metod badania reprezentacyjnego (metody statystyczne).

Rodzaje kontroli ze względu na przedmiot kontroli

• Kontrola pełna (ogólna, kompleksowa) – obejmująca całą działalność jednostki gospodarczej,

• Kontrola odcinkowa (częściowa, fragmentaryczna) – koncentrująca się na wybranym odcinku (fragmencie) działalności jednostki, np. kontrola gospodarki magazynowej, kontrola kasy.

Rodzaje kontroli ze względu na częstotliwość przeprowadzania kontroli

• Kontrola periodyczna (okresowa) – przeprowadzana jest ona w powtarzających się regularnie terminach, np. raz w roku, raz na 2 lata itd.

• Kontrola ciągła – wykonywana jest stale przez cały okres

• Kontrola doraźna – przeprowadzana jest nieregularnie w razie wystąpienia potrzeby.

Rodzaje kontroli ze względu na miejsce przeprowadzania kontroli

• Kontrola kameralna – dokonywana w siedzibie podmiotu kontrolującego, w takim wypadku najczęściej jest realizowana kontrola dokumentalna

• Kontrola na miejscu – dokonywana jest w jednostce kontrolowanej, w której znajduje się przedmiot kontroli, może to być zarówno kontrola dokumentalna, jak i faktyczna.