Proces formalizacji organizacji:

Definicja

Formalizacja to proces polegający na określeniu w formie pisemnej zakresu zadań i odpowiedzialności poszczególnych elementów oraz organizacji jako całości, który prowadzi do wytworzenia wzorców zachowań i zależności oraz procedury działania. Formalizując strukturę tworzymy szereg przepisów, które określają:

• misję i cele systemu

• zadania podstawowych stanowisk, komórek i jednostek organizacyjnych

• podstawowe zależności organizacyjne

• zakresy uprawnień i odpowiedzialności

• wzorce działań (dotyczące istotnych procesów i procedur)

W praktyce formalizacja oznacza opracowanie takich dokumentów jak:

• schemat organizacyjny

• regulamin

• opis stanowiska pracy

• zakres czynności

• instrukcja organizacyjna

• zarządzenia

• polecenia służbowe

• okólnik, itp.

Etapy

Proces formalizacji jak dowodzi praktyka przebiega w trzech etapach:

1. zalegalizowanie przedsiębiorstwa, określenie jego misji, celów, przedmiotu działania oraz zasad funkcjonowania. Efektem pierwszego etapu jest powstanie takich dokumentów jak: statut, schemat i regulamin organizacyjny

2. opracowanie szczegółowej dokumentacji dotyczącej jednostek, komórek i stanowisk organizacyjnych oraz wzorców zachowań w konkretnych sytuacjach organizacyjnych

3. ciągłe doskonalenie dokumentacji organizacyjnej (posiada charakter permanentny), ma na celu dostosowywanie zasad do zmieniających się warunków wewnętrznych i zewnętrznych organizacji (A. Nalepka 2001, s119-120)

Pomiar

Formalizacja dotyczy każdej organizacji, jednak możemy mówić o różnym jej stopniu i zakresie. Częstym problemem dla kierownictwa jest zatem znalezienie tzw. optimum formalizacji, gdy nie zostaje ono osiągnięte mamy do czynienia z:

• przeformalizowaniem - występuje, gdy obowiązuje zbyt szeroki zakres reguł organizacyjnych, co prowadzi do braku elastyczności, czyli podatności na zamiany;

• niedoformalizowaniem - polegającym na istnieniu zbyt malej ilości przepisów lub o małym zakresie, prowadzi to do swobody działań pracowników, co z kolei skutkuje chaosem i spadkiem sprawności organizacji

Stopień formalizacji systemu może być mierzony:

• liczbą przepisów określających funkcjonowanie organizacji (cele, zadania)

• stopniem szczegółowości tych przepisów

• stopniem rygorystyczności (karami za niezastosowanie się do przepisów) (A. K. Koźmiński, W. Piotrowski 2000, s.273)

ZARZĄDZANIE- jest to celowe podejmowanie decyzji i działań prowadzących do osiągania założonych celów w sposób skuteczny i sprawny(dzięki wykorzystaniu posiadanych zasobów) lub celowe dysponowanie zasobami..

TRZY FORMY KIEROWANIA ORGANIZACJAMI:
1. Administrowanie (rządzenie) tytułem do kierowania SA kompetencje formalne.
2. Zarządzanie tytułem do kierowania SA kompetencje materialne
3. Przywództwo tytułem do kierowania SA kompetencje intelektualne( autorytet osobisty) umożliwiający współdziałanie z innymi ludźmi.

ZARZADZA SIĘ ZASOBAMI:
Ludzkimi, rzeczowymi, finansowymi, technologia, informacyjnymi.

SZCZEBLE ZARZADZANIA:
1 poziom (kierownictwo naczelne, dyrektor, prezes, z-ca prezesa)
2 poziom ( kierownik wydziału, zakładu, fili, departamentu)
3 poziom ( kierownik sekcji, zmiany, mistrz)
OBSZAR ZARZADZANIA – określony obszar, za którego odpowiada menedżer Np. szef kadr, marketingu,

FUNKCJE ZARZADZANIA:
Planowanie, organizowania, współdziałanie z ludźmi, kontrolowanie.

SZKOŁY I KIERUNKI ZARZĄDZANIA:
1. Klasyczna szkoła zarządzania człowiek jest traktowany instrumentalnie na podstawie stereotypu człowieka ekonomicznego biernego wykonawcy działań. Traktowany jak maszyna.
a) NAUKOWE ZARZADZANIE zajmuje się poprawa osiąganych wyników dotyczy zarządzania pracownikami poprzez analizę warunków pracy, szkolenia, dobór, wydajność…
b) ADMINISTRACYJNE ZARZADZANIE dotyczy zarządzania cala organizacja poszczególnymi jej działami i czynnościami.
2. Szkoła behawioralna- bierze pod uwagę ludzi ich zachowanie i postawy oraz relacje miedzy nimi i współdziałanie grupy ( człowiek społeczny)


a) Nurt stosunków międzyludzkich: jednostka i grupa w org. Ich zachowanie, przełożony w org. I ich zachowanie, integracja potrzeb pracowników z celami org.
b) Nurt potencjału ludzkiego- rozpatruje zachowania organizacyjne tj. zadowolenie z pracy, stres, motywacje, przywództwo, dynamikę grupowa, politykę org., konflikty.
3. Szkoła ilościowa (matematyczna) koncentruje się na opracowaniu modeli matematycznych będących uproszczeniem org. I zachodzących tam procesów do podejmowania decyzji.
4. Współczesne kierunki zarządzania
a) podejście systemowe traktujące org. jako wyodrębniona z otoczenia całość.
b) podejście sytuacyjne: kierownicy znają organizacje i otoczenie dla określenia zmian wykorzystuje się różne zmienne sytuacyjne.