Protokół i etykieta w BM

Jak już wiecie dzisiejszy temat to Protokół i etykieta w biznesie międzynarodowym. Zaczniemy od krótkiego filmiku hasłowo przedstawiającego problematykę przez nas poruszaną, a następnie przejdziemy do prezentacji głównej...

Nie wiem, czy wszystkim udało się wywnioskować z filmiku wstępnego czym jest protokół, więc tak dla wyjaśnienia krótka definicja: protokół to reguły i normy poprawnego zachowania się w poszczególnych krajach. W wielu krajach są one bardzo podobne, w większości aspektów niemal identyczne, w innych zaś różnią się kolosalnie, a ich nie znajomość może prowadzić do braku porozumienia, wprowadzić obie strony w zakłopotanie lub doprowadzić do tego, że któraś ze stron poczuje się urażona. Dlatego przed spotkaniem biznesowym z ludźmi z zagranicy, ale także kiedy przyjeżdżamy do innego kraju na wakacje, należy zapoznać się ze zwyczajami ludzi, których będziemy spotykać.

Skupiając się na protokole spotkań biznesowych pierwszym aspektem, który będziemy rozpatrywać będzie dress code czyli to jak należy się ubrać. Mimo że czasem chcielibyśmy dać ponieść się fantazji i przekazać innym trochę optymizmu naszym strojem, to jednak ogólnie przyjętą zasadą jest to, że kobiety powinny zakładać dwuczęściowy kostium lub sukienkę i żakiet, a mężczyźni koszulę i marynarkę, raczej w ciemnych kolorach. Od tej reguły odchodzi się często w krajach muzułmańskich bądź w tych gdzie temperatura jest bardzo wysoka w lecie.

Przykładowo w Indiach mimo konserwatywnych zasad co do ubioru, z powodu tropikalnego klimatu, mężczyźni mogą pozwolić sobie na założenie tylko białej koszuli, bez marynarki w upalne dni.

W Arabii Saudyjskiej kobiety noszą abaję i nikab czyli odpowiednio okrycie wierzchnie i chustę zakrywającą włosy a czasem także twarz. Tradycyjny biały męski strój to touba, natomiast biało-czerwoną chustę nazywamy gutrą, możemy ją zobaczyć u mężczyzn w tle zdjęcia. Stroje te potrafią z bliska różnić się znacząco jakością i ceną. Pragnący podkreślić swoją pozycję Saudyjczycy noszą bardzo drogie zegarki i markowe okulary. Kobiety popisują się torebkami i okularami słonecznymi. Należy pamiętać, że Arabia jest bardzo ortodoksyjnym krajem muzułmańskim, gdzie udział kobiet na rynku pracy jest bardzo niski. Według indexmundi w 2011 pracowało nie całe 19% wszystkich kobiet w Arabii Saudyjskiej. Smutną ciekawostką jest to, że nadal nie mogą one posiadać prawa jazdy.

W Japonii natomiast należy pamiętać, żeby na spotkania biznesowe nie wybierać czarnych garniturów, ponieważ w połączeniu z białą koszulą i czarnym krawatem powinny być ubierane tylko na pogrzeby. Z drugiej strony należy unikać jaskrawych kolorów ubrania, bogato strojonych kreacji czy biżuterii, gdyż osoba tak ubrana jest postrzegana przez Japończyków jako niepoważna. Kobiety powinny także unikać butów na wysokim obcasie, które mogłyby sprawić, że będą wyższe niż mężczyźni.

Jak pewnie wiecie tradycyjnym strojem japońskim jest kimono; jeżeli musielibyście je włożyć, pamiętajcie, aby zawijać je od lewej do prawej, ponieważ kimono zawiązane w drugą stronę symbolizuje śmierć.

Chciałabym też dodać, że japońscy pracodawcy nie zezwalają swoim pracownikom na noszenie brody ani kompletnie zgolonej głowy. Nie jest więc mądrym rozwiązaniem iść na spotkanie biznesowe, wyglądając w ten sposób. Kitka, albo kucyk związany z tyłu głowy są dopuszczalne tylko dla mężczyzn, pracujących jako managerowie firm sektora IT. Jak widać informatycy postrzegani są nie tylko w Polsce jako dziwni ludzie, do których podchodzi się z większym dystansem.

Skoro już jesteśmy przy temacie uczesania i zarostu, warto wspomnieć, że w naszej kulturze ta kwestia jest sporna, jedni twierdzą, że kitka, broda czy łysa głowa są nieeleganckie i nie świadczą dobrze o biznesmenie, drudzy zaś, że wystarczy tylko, aby były one odpowiednio zadbane. Włosy u kobiet teoretycznie mogą być rozpuszczone pod warunkiem, że fryzura będzie starannie ułożona.

Kolejną ważną kwestią jest stosunek do czasu. Jak mówi polskie przysłowie czas to pieniądz. Punktualność jest jedną z najważniejszych cech w biznesie. Nie należy się spóźniać na

umówione spotkania biznesowe, ale także nie powinno się przychodzić zbyt wcześnie; przyjmuje się, że można być do kilku minut przed czasem.

Jednak w różnych krajach podejście ludzi do punktualności jest inne, co wynika z kultury oraz położenia geograficznego. Biorąc pod uwagę stosunek do czasu i harmonogramów, kultury można także podzielić na monochroniczne w krajach takich jak: Japonia, Kanada, USA, kraje skandynawskie, Niemcy i polichroniczne w krajach arabskich, latynoamerykańskich, Azji Południowej i Południowo-Wschodniej. W krajach o kulturze monochronicznej dużą uwagę przywiązuje się do punktualności i harmonogramów, a ludzie koncentrują się na jednym zadaniu. W kulturach polichronicznych czas ma mniejsze znaczenie, dobre relacje są bowiem bardziej cenione niż punktualność, a ludzie w jednym czasie zajmują się wieloma zadaniami. Japończycy i Chińczycy pod względem punktualności są bardzo restrykcyjni, w razie spóźnienia, ważne jest, aby wszystkich wyraźnie, zauważalnie przeprosić.

Hindusi natomiast doceniają punktualność, choć często sami jej nie przestrzegają, zdarza się, że zmuszeni jesteśmy poczekać na rozmówcę.

Następną ważną rzeczą jest powitanie. Pierwsze wrażenie jakie robimy na drugiej osobie jest niezwykle ważne. Należy więc pamiętać, że jeżeli w danym kraju standardem jest powitanie przez podanie dłoni, to nie może być ono zbyt bezwładne i delikatne, bo tak zwana „martwa ryba”, świadczy o niepewności i słabym charakterze. Zbyt siny uścisk zaś kojarzony jest z osobami agresywnymi. Kanadyjczycy cenią sobie kontakt wzrokowy podczas podawania ręki, który według nich świadczy o szczerości, Brytyjczycy wolą unikać nadmiernego kontaktu wzrokowego.

W Indiach tradycyjnym powitaniem jest złożenie rąk na wysokości serca i słowa namaste oznaczające „pokłon tobie”, którym często towarzyszy półukłon. W biznesie między mężczyznami rozpowszechniony jest gest podawania dłoni. Jednak dłoni nie podaje się kobietom. Należy też pamiętać, że ręka lewa uznawana jest za nieczystą, bo służy do podmywania tyłka: w Indiach niczego za jej pomocą nie podajemy, nie dotykamy nią jedzenia.

Bardzo podobnym powitaniem zaszczycą nas w Tajlandii: przy wai pochylamy lekko głowę, dotykając palcami złożonych rąk czubka nosa. Jeżeli kogoś bardzo szanujemy wykonujemy głęboki ukłon.

Ukłon w Japonii wygląda jeszcze inaczej. W pozycji klęczącej mężczyźni kłaniają się trzymając ręce na udach, kobiety mając ręce złożone przed sobą. Obcokrajowcy mogą oczywiście po ukłonie zainicjować uścisk dłoni, co z pewnością zostanie przyjęte ze zrozumieniem. Ukłon stanowi formę powitania, pozdrowienia w wielu różnych sytuacjach takich jak podziękowanie za dar, przeprosiny oraz wyrażanie pokory i uniżoności. Głębokość ukłonu i jego czas trwania zależy od rożnych okoliczności. W krajach azjatyckich takich jak Japonia czy Chiny podczas witania się należy zachować dystans – jest to nie mniej niż 1 m. Dla porównania dodam, że w Polsce wynosi on 0,5 m, a w krajach arabskich 0,3 m. Zwykle wykonujemy lekki skłon. Zwyczaj kłaniania się zawiera różne odcienie w zależności od sytuacji oraz więzi między ludźmi. Japończycy w formalnych sytuacjach zwykle kłaniają się zdarza się jednak, że odmiennie używają skinienia głowy. Kiedy spotykamy się z kimś po raz pierwszy w sytuacji formalnej, uścisk dłoni jest stosowny (najlepiej poczekać, aż biznesmen japoński sam wyciągnie rękę lub ukłoni się i uczynić to samo).

Arabowie sprawiają wrażenie, iż witanie się sprawia im dużą przyjemność. Są przy tym dość otwarci. Przy kolejnym spotkaniu mogą wziąć rękę rozmówcy w swoje dłonie, pokazując tym samym, iż cieszą się na nasz widok. Spotykając mieszkańca Arabii Saudyjskiej mówimy "As-Salāmu `Alaykum", co oznacza "pokój z tobą"; odpowiedzią będzie "wa alejkum as-salam" — czyli "z tobą też niech będzie pokój". Znając już naszego rozmówcę, możemy się spodziewać, iż zostaniemy pocałowani w policzki.

Problem całowania na spotkaniach biznesowych w Polsce kojarzymy głównie dzięki Jarosławowi Kaczyńskiemu, który znany jest z całowania w rękę, kiedyś nawet o mało w pośpiechu pocałował dłoń mężczyzny. Mimo że gest ten uznawany jest za wyraz dobrych manier, po pierwsze powinien wyglądać tak, że mężczyzna pochyla się, aby pocałować dłoń, a nie ciągnie przedstawicielkę płci pięknej za rękę i patrzy jej głęboko w oczy, a po drugie w biznesie kobietę i mężczyznę powinniśmy traktować równo. Kiedy podajemy rękę mężczyznom, to to samo robimy w stosunku do kobiet.

Ważniejszym aspektem jest hierarchia. W naszej kulturze to osoba wyższa stanowiskiem pierwsza wyciąga dłoń. W kulturze wschodniej pokłon najpierw oddaje się temu, kto ma wyższe stanowisko.

Po powitaniu warto wymienić się wizytówkami. Nie jest gafą zrobienie tego w trakcie bądź po spotkaniu, aczkolwiek należy pamiętać, że nie wypada wymieniać się wizytówkami przy stole podczas jedzenia. Standardowa wizytówka jest zapisana tylko z jednej strony, biała z czarnymi napisami, firmowa powinna zawierać elementy identyfikujące firmę: kolorowe logo czy hasło. Rozmiarem powinna pasować do wizytownika lub portfela. Aktualnie wizytówki przybierają co raz to ciekawszą formę, stają się też formą reklamy, a nie tylko elementem biznesowego savoire-vivre. Na spotkaniach biznesowych wizytówkę pierwsza wyciąga osoba wyższa rangą. Należy ją podać zapisaną stroną. Po jej otrzymaniu, dziękujemy i oglądamy przez chwilę, w celu okazania szacunku wręczającemu. Nie należy kłaść wizytówki na stół, wręczamy ją bezpośrednio do ręki.

Wyjeżdżając za granicę warto zaopatrzyć się w wizytówki dwustronne polsko- angielskie lub takie, które z jednej strony będą zapisane po angielsku, a z drugiej w języku kraju, do którego jedziemy.

W Japonii wymiana wizytówek to nie tylko formalność, a cały rytuał zwany meishi. Zgodnie z nim wizytówkę wręczamy obiema rękami, trzymając ją między kciukiem a palcem wskazującym, podajemy ją nadrukiem w języku japoński do góry, wizytówkę odbieramy obiema rękami, zatrzymując chwilę na niej nasz wzrok, po czym chowamy ją do etui na wizytówki, najlepiej skórzanego. Do swojego japońskiego współrozmówcy zwracamy się per san, co w języku polskim oznacz po prostu pan, na przykład: Tsukatani – san.

Wizytówkę dwiema rękami podajemy także m.in. w Chinach, Singapurze, Korei Południowej.

Na wizytówce dla koreańskiego biznesmena powinniśmy umieścić zajmowane przez nas stanowisko, ponieważ w krajach azjatyckich ogromną wagę przywiązuje się do hierarchii. Po otrzymaniu wizytówki jej treścią, przeczytać na głos imię i nazwisko oraz stanowisko partnera biznesowego. Nie chowamy jej do wizytownika tylko kładziemy przed sobą na stole. Jeśli otrzymamy więcej wizytówek, kładziemy je w zasięgu wzroku, pamiętając o hierarchii – np. wizytówka prezesa firmy nad wizytówką kierownika działu, ułatwi nam to odpowiednie zwracanie się do kontrahentów.

Biznesmeni często stają też przed pytaniem: jak podziękować swojemu partnerowi biznesowemu za owocną współpracę? Kwestia podarunków różni się w zależności od kultury, często bywa kłopotliwa, ponieważ różne są granice wartości przekazywanych prezentów oraz ich znaczenie w całości interakcji pomiędzy biznesmenami.

W Wielkiej Brytanii wybierając się na spotkanie biznesowe należy unikać Lepszym rozwiązaniem jest zaprosić kontrahenta na kolację. Gdy zostaniemy zaproszeni do czyjegoś domu, powinniśmy przynieść drobny upominek (czekoladki, likier, szampan, kwiaty, ale nie białe lilie lub czerwone róże) dla pani domu. Podobnie ma się sprawa w Kanadzie.

W Danii natomiast wręczanie prezentów partnerom biznesowym jest bardzo negatywnie postrzegane, ponieważ w opinii społeczeństwa kojarzy się z próbą przekupstwa i uważane jest za gest o podłożu korupcyjnym

W Indiach upominki pomniki pełnią ważną rolę w budowaniu relacji biznesowych., które to z kolei mają niebagatelny wpływ na kształt współpracy z Indusami. Wzajemne obdarowywanie się jest sposobem komunikowania i okazywania szacunku, uznania i przyjaźni. Biznesmeni z Indii wierzą, że dawanie podarunków ułatwia przechodzenie do kolejnego życia (łączy się to z karmą) i jest sposobem na poznanie intencji partnera biznesowego. Przy wręczaniu podarunku jest nie tyle ważna jego wartość, co sam gest, pamięć o drugiej osobie i włożenie wysiłku w poznanie preferencji tej osoby, jej oczekiwań oraz gustu. Nie musi on i nie powinien być drogi, inaczej może postawić osobę obdarowaną w sytuacji niemożności odwdzięczenia się podobnym prezentem. Nie powinny też być ekstrawaganckie, mogą nawiązywać do osoby lub firmy od której pochodzą lub też do osoby obdarowanej. Dla mieszkańców półwyspu Indyjskiego ważne znaczenie ma kolor prezentu. Na przykład kolor biały symbolizuje nieszczęście, smutek po stracie bliskiej osoby, wcześniej to był jedyny kolor, który mogła nosić wdowa, czerwony kojarzy się z miłością, szczerością i pięknem, a niebieski z siłą i życiem. Przykłady dobrych prezentów to przede wszystkich słodycze, albumy ze zdjęciami krajobrazów, kosmetyki, bursztyny oraz kryształy. Do ryzykownych prezentów należy alkohol, kwiaty, droga biżuteria i produkty wykonane ze skóry.

W Arabii Saudyjskiej, gdy gościom podoba się jakiś drobiazg Arab może nalegać, aby móc go wręczyć jako podarunek. Należy zatem uważać przy chwaleniu rzeczy kosztownych. W wielu krajach arabskich prezenty wręcza i przyjmuje się oburącz i nie otwiera w obecności ofiarodawcy.

Japończycy nie lubią niespodzianek - gdy chce się im wręczyć prezent należy ich o tym wcześniej powiadomić. Podarunki wręcza się na początku spotkania lub pod koniec, lecz otwiera się je dopiero po zakończeniu. Jednak gdy twój gospodarz nalega, abyś otworzył prezent w jego obecności zrób to z uprzejmością. Dobre pomysły na prezenty to: wyborowa wołowina, wino oraz owoce.

W Chinach mile widzianym podarunkiem jest jedzenie. Zazwyczaj pierwszą reakcją mieszkańca Chin na prezent jest odmowa, ponieważ dla Chińczyka prezent to zobowiązanie. Jednak taka postawa często jest pozą i w rzeczywistości wcale to nie znaczy, że nasz prezent jest odrzucony. Podarunek jest odpakowywany później, co się łączy z dobrym wychowaniem. Osoba obdarowująca może liczyć później na kartkę z podziękowaniem, lub telefon. Należy unikać ofiarowania komuś czterech rzeczy naraz, ponieważ cztery brzmi po chińsku jak śmierć. Z pogrzebem i śmiercią kojarzą się równie podarunki w kolorze czarnym, białym i niebieskim.

W całkiem inny sposób niż na wschodzie, swoich kontrahentów obdarowuje się w Ameryce Południowej. Przykładowo w Argentynie przychodząc na kolację, osobie goszczącej możemy przynieść prezent w formie alkoholu, jednak nie powinniśmy dawać niczego ostrego jak np. zestaw noży, ponieważ taki prezent w tej kulturze oznacza chęć zerwania kontaktu. Prezenty odpakowuje się od razu po otrzynaniu.

Kolejną kwestią wartą poruszenia jest kultura jedzenia. W dobrym guście jest zaprosić swojego kontrahenta na uroczysty obiad bądź kolację do wykwintnej restauracji, jest to jedna z form ugoszczenia swojego partnera biznesowego przed zawarciem współpracy. Musimy pamiętać jednak, że siedząc razem przy jednym stole z osobą, z którą chcemy podjąć działania biznesowe musimy zachowywać się kulturalnie. Nakładanie nadmiernej ilości pokarmu na swój talerz, nabieranie zbyt dużych kęsów na widelec, nieład na talerzu czy nawet poprawianie włosów przy stole nie będzie przyjemnie oddziaływać na zmysł wzroku sąsiada. Niechlujny sposób jedzenia może spowodować, że nasz współtowarzysz straci do nas szacunek. Musimy również pamiętać, że zanim zaczniemy spożywać posiłek należy zabrać ze stołu serwetkę i ułożyć ją sobie na kolanach, nie jest w dobrym tonie usytuowanie jej za kołnierzem. W przypadku kobiet ważne jest również aby przed wzięciem łyka wina z kieliszka przetrzeć usta chusteczką, gdyż ślady szminki na kieliszku nie są schludne. Dodatkowo poczęstunek konferencyjny stanowić może doskonałe dopełnienie dobrze przygotowanego spotkania biznesowego. Jego głównym zadaniem jest wzmocnienie naszego pozytywnego odbioru u naszych partnerów biznesowych również chcemy im przez to pokazać jak bardzo są dla nas ważni. Ważne jest by na stole nie stawiać jedynie rzeczy słodkich i napoi. Lepiej przyjęte zostaną przygotowane wcześniej przekąski w postaci np. sałatek. Ważny jest również czysty obrus na stole i schludne ułożenie dań na talerzach i półmiskach. 

jak i co się je ?

Jadąc w zagraniczną delegacje nie możemy się upierać przy swoich zwyczajach i nawykach na temat spożywania posiłków i twierdzić, że tylko nasze są słuszne i godne naśladowania. Powinniśmy okazywać więcej tolerancji i szacunku dla obyczajów powstałych w innych regionach świata. Ku zaskoczeniu wg badań UNESCO najwięcej ludzi na świecie je palcami. Na drugim miejscu jest grupa posługująca się pałeczkami. Stosunkowo najmniej ludzi posługuje się nożem i widelcem i powinniśmy to uszanować i pamiętać, żeby przed każdym zagranicznym wyjazdem zapoznać się z panującymi w danym kraju obyczajami przy stole. Zabierając się do jedzenia musimy siedzieć prosto a ręce oparte o stół mogą być jedynie środkiem przedramienia. Oparcie się łokciami o stół nie daje nam dobrej opinii o nas samych.
Przykładowe dania , jak powinno się je spożywać:

W ramach podsumowania chciałyśmy jeszcze wyjaśnić czym jest etykieta. Otóż etykieta to zespół zachowań, stosowanych świadomie, aby pokazać się w najwyższym stopniu profesjonalistą, człowiekiem z klasą, wzbudzającym szacunek, zaufanie, przekonania o solidności i uczciwości w działaniu, o szczerości, o szanowaniu swojej i cudzej godności, o konsekwencji i stałości w wyznawaniu podstawowych wartości. Człowiekowi takiemu ufamy i lubimy przebywać w jego towarzystwie. Składa się z siedmiu podstawowych zasad: wzajemności, uszanowania prywatności, starszeństwa, tolerancji, dyskrecji, punktualności i zdrowego rozsądku.


Wyszukiwarka