WYKONAŁA:
JOANNA NARLOCH
Zasoby fizyczne i techniczne środki działania:
BUDYNEK
Urząd
URZĄDZENIA
Maszyny do pisania
Telefony
WYPOSAŻENIE
Szafy
Regały
Biurka
Długopisy
Segregatory
Teczki
W Urzędzie Gminy pracują ludzie wykwalifikowani kierunkowo:
- prawnicy
- ekonomiści
- ekolodzy
- urbaniści
Jak i Ci doświadczeni zawodowo ( z kilkuletnim, a nawet z kilkunastoletnim stażem).
Klimat organizacyjny panujący w Urzędzie Gminy jest na dobrym poziomie, ludzie są sobie pomocni kiedy trzeba, a życie towarzyskie wręcz kwitnie i ma się ku sobie. Relacje pomiędzy pracownikami tym samym są pomyślne, a relacje pomiędzy przełożony – pracownik są z jednej strony dobre z drugiej mają złe odzwierciedlenie (przełożeni są mało konsekwentni wobec swoich pracowników).
System motywacyjny opiera się głównie na pochwałach, ponieważ Urzędu nie stać na premie płacowe.
Cele, zasady działania, podziały zadań, uprawnień i odpowiedzialności i poszczególnych komórek i urzędników są szczegółowo określone w regulaminie urzędu.
Kierownicy na różnych szczeblach tu w Urzędzie Gminy są to:
Skarbnik ; Sekretarz ; zastępcy Burmistrza zostali wybrani do kierowania przez radę i przed nią są odpowiedzialni za swoje działania.
OTOCZENIE
„CELEM URZĘDU JEST ORGANIZOWANIE ŻYCIA SPOŁECZNEGO I GOSPODARCZEGO GMINY, DBANIE O JEGO ROZWÓJ I JAKOŚĆ ŻYCIA MIESZKAŃCÓW”
Duża biurokracja – zainwestowanie w komputery i przekazywanie części dokumentów drogą elektroniczną
Opóźnienie w załatwianiu spraw - wyznaczenie konkretnych osób do rozwiązywania spraw ważnych, ważniejszych i najważniejszych.
Brak konsekwentnych kierowników – podczas przyjmowania skargi na pracownika nie ma żadnych szybki reakcji by go o tym powiadomić – by usprawnić to działanie należy:
- obsadzić stanowiska kierowników konsekwentnymi ludźmi w działaniach
- zwolnienie lub zdjęcie ze stanowiska obecnych kierowników
4. 5. Brak motywacji do pracy oraz brak orientacji na petenta – pracownicy szeregowi mają pewną swobodę w pracy, rozwiązaniem była by większa kontrola przez kierowników; robienie raportów tygodniowych/miesięcznych przedstawianych w formie elektronicznej ; organizowanie szkoleń wewnętrznych prowadzonych przez kierowników ; zrozumienie dla wcześniejszego wyjścia z pracy ; zorganizowanie kursów dla pracowników z zakresu zarządzania czasem – pozwoliłoby im to na bycie zrelaksowanym i wypoczętym podczas pracy
6. Brak znajomości celów Urzędu Gminy przez pracowników – przy zatrudnieniu o pracę wprowadzić obowiązkowe szkolenie jednodniowe poświęcone zapoznaniu się ze statutem Urzędu Gminy, kursie BHP i P. Poż. Kończące się popisaniem oświadczenia o odbytym szkoleniu.
7. Bezradność kierowników – skoro kierownicy czuję się bezradni wobec pracowników na niższych szczeblach, powinni wziąć głęboki oddech i zapytać się samego siebie co ja tak naprawdę robię na stanowisku kierowniczym ? przecież mam zarządzać kadrą ale nie jestem w stanie ? Wiec taki kierownik powinien powiedzieć sobie DOŚĆ i postawić jasne warunki swoim pracownikom, by Urząd Gminy działał poprawnie bez zarzutów.
Warunki:
- Przedstawić oczekiwania pracowników wobec pracy – pracownik musi wiedzieć za jaką wykonaną pracę dostają wynagrodzenie
- Pracownicy muszą znać Cel pracy – istotne by pracownicy byli informowani o celach i zadaniach Urzędu, by mogli się z nim poniekąd utożsamić
- Potrzeby i wartości – nie liczy się tylko płaca, ważne by zaspokoić inne potrzeby pracownika i podarować zdobycie nowych istotnych dla niego wartości (np. kursy, szkolenia, wdrażanie w głąb firmy)
- Kary i nagrody – najlepszą formą nagrody jest komfort psychiczny
8. Źle przeprowadzanie awanse – awanse powinny być przeprowadzane w sposób jasny i zrozumiały dla wszystkich:
Osoba ubiegająca się o wyższe stanowisko winna:
- mieć ukończone studia ukierunkowane pod stanowisko
- mieć odpowiednią ilość lat przepracowanych w tym czy innym instytucie (np. 5 lat)
- umiejętność obsługiwania się programami komputerowymi wdrożonymi do Urzędu Gminy
- umiejętność podejmowania samodzielnych decyzji
9. Brak skutecznych reorganizacji – wszystko zależy od działań na wysokim szczeblu – skoro „u góry” robią reorganizacje tylko dlatego, że musi ona się odbyć to taka nie ma sensu – wniosek taki, że dyrektorzy sami muszą „wstrząsnąć” sobą (skupić się na dobru Urzędu).
10. Pracownicy szeregowi rządzą kierownikami – Dlaczego tak jest? Bo Kierownicy boją się o stołki? Bo nie chcą kłopotów? Dlaczego się wstawiają i bronią swoich podwładnych gdy zrobią coś źle? Tak na pewno być nie powinno w tej instytucji, pracownik powinien ponieść jakąś karę za to, że coś źle wykonał/zrobił, a kierownik wobec niego powinien być konsekwentny. W powyższym punkcie reorganizacja powinna przy tym ponieść swoje skutki w działaniach, kierownicy są zbyt pewni siebie bo wiedzą, że `dzisiejsze` reorganizacje w tym Urzędzie są z marnym skutkiem – a przecież powinni się ich bać.