Podróże służbowe – rozliczanie pracowników i zleceniobiorców

Pracownik odbywający na polecenie pracodawcy podróż służbową ma prawo do określonych należności, które mają mu zrekompensować wyższe wydatki związane z pracą i utrzymaniem na wyjeździe. Niestety, w praktyce zarówno interpretowanie okoliczności, w których te należności przysługują, jak i wyliczanie ich wysokości przysparza zakładom pracy sporo problemów i wywołuje niemało wątpliwości. W dużej mierze wynika to z tego, że regulacje prawne w tym zakresie są niedoskonałe i nie odnoszą się do wielu praktycznych zagadnień, z którymi pracodawcy spotykają się na co dzień w prowadzonej działalności.

Definicja podróży służbowej

Podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika (art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy). Pracodawca określa miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży, czas jej trwania, a także środek transportu, z którego podczas delegacji będzie korzystał pracownik.

Z krajową podróżą mamy do czynienia, gdy pracownik porusza się na terytorium Polski, natomiast przy delegacji zagranicznej pracodawca zleca pracownikowi wykonywanie obowiązków poza granicami Polski i poza miejscem stałego wykonywania pracy w określonym terminie i państwie.

Elementy charakterystyczne dla podróży służbowej to:

● polecenie wyjazdu służbowego,

● wykonywanie zadania służbowego,

● miejsce pracy inne niż wynikające z umowy o pracę.

W orzecznictwie sądowym wielokrotnie prezentowano pogląd, zgodnie z którym przez pojęcie „miejsce wykonywania pracy” rozumie się nie tylko stały punkt w znaczeniu geograficznym, ale także pewien oznaczony obszar, strefę określoną granicami jednostki administracyjnej podziału kraju (np. powiat lub województwo) lub określoną w inny dostatecznie wyraźny sposób, w którym ma nastąpić pełnienie świadczenia pracy (wyrok Sądu Najwyższego z 1 kwietnia 1985 r., I PR 19/85, OSP 1986/3/46).

PRZYKŁAD

W umowie o pracę pracownika zatrudnionego na stanowisku handlowca określono, że miejscem wykonywania pracy jest obszar województwa łódzkiego. W tym przypadku przejazd z jednej miejscowości do drugiej w obrębie wspomnianego regionu (np. z Łodzi do Bełchatowa) nie jest podróżą służbową i nie powoduje obowiązku wypłaty świadczeń z tytułu delegacji.

Wyjazdy służbowe mogą odbywać również osoby świadczące pracę w ramach np. umowy zlecenia, umowy o dzieło, które nie są pracownikami w rozumieniu Kodeksu pracy. W stosunku do tych osób nie mają wprost zastosowania m.in. regulacje dotyczące czasu pracy czy przepisy rozporządzeń w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz odpowiednio poza granicami kraju.

Nie zmienia to jednak faktu, że umowa cywilnoprawna może przewidywać, że w jej ramach będą odbywane podróże, z tytułu których podmiot zatrudniający będzie wypłacać określone należności. Zgodnie z ogólną zasadą prawa cywilnego, strony zawierające umowę mogą dowolnie kształtować swoje prawa i obowiązki, jeśli tylko treść umowy lub jej cel nie sprzeciwiają się właściwości stosunku prawnego, jaki powstanie na podstawie tej umowy, przepisom prawa lub zasadom współżycia społecznego.

WAŻNE!

W przypadku zleceniobiorców uprawnienia do otrzymania diet i zwrotu np. kosztów przejazdów bądź noclegów w podróży powinny być uregulowane w zawartej umowie zlecenia.

Podróżą zleceniobiorcy będzie każdy wyjazd zamiejscowy (poza miejscowość określoną jako miejsce wykonywania umowy, miejsce zamieszkania zleceniobiorcy bądź inną miejscowość określoną zgodnie z wolą stron) uzasadniony koniecznością dokonania czynności będącej przedmiotem zlecenia.

Zwroty kosztów wyjazdów w ramach umów cywilnoprawnych mogą odbywać się na zasadach zbliżonych do tych, które stosuje się do pracowników.

Jeżeli zatem wykonanie zlecenia wiąże się z odbyciem podróży, zleceniobiorca ponoszący wydatki związane z takim wyjazdem może, jeżeli stanowi tak zawarta umowa, otrzymać od zleceniodawcy m.in. zwrot kosztów wyżywienia, kosztów przejazdów, noclegów lub innych udokumentowanych i uzasadnionych wydatków, określonych przez podmiot zatrudniający.

Podróż służbowa kierowców

Od 3 kwietnia 2010 r. obowiązuje nowa definicja podróży służbowej kierowców. Jej wprowadzenie miało na celu zniwelowanie skutków uchwały Sądu Najwyższego z 19 listopada 2008 r. (II PZP 11/08, OSNP 2009/13-14/166), w której stwierdzono, że „kierowca transportu międzynarodowego odbywający podróże w ramach wykonywania umówionej pracy i na obszarze określonym w umowie jako miejsce świadczenia pracy nie jest w podróży służbowej w rozumieniu art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy”. Sąd Najwyższy w uzasadnieniu do tego wyroku orzekł, że podróż służbowa jest związana z incydentalnym, krótkotrwałym, wykonywanym co pewien czas sprawowaniem funkcji poza firmą (rodzaj pracy nie może polegać na odbywaniu stałych podróży), a pracownik wykonujący uzgodnioną między stronami pracę, która polega na stałym przemieszczaniu się na określonym obszarze (np. kierowca lub przedstawiciel handlowy), nie jest w podróży służbowej.

Podróżą służbową kierowcy jest obecnie:

● każde wykonanie służbowego przewozu drogowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub inne miejsce prowadzenia działalności, np. filie, przedstawicielstwa itd.,

● każdy wyjazd służbowy kierowcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub inne miejsce prowadzenia działalności, np. filie, przedstawicielstwa itd. w celu wykonania przewozu drogowego (art. 2 pkt 7 ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców).

Obecnie kierowca rozpoczyna podróż służbową już w momencie opuszczenia granic administracyjnych miejscowości, w której zlokalizowano siedzibę lub oddział firmy. Jego delegacja trwa więc nieprzerwanie do momentu powrotu do miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub jego filia.

Przytoczona definicja oznacza, że niezależnie od tego, jakie miejsce pracy jest zawarte w umowie kierowcy, za podróż służbową należy uznawać każdy wyjazd kierowcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba lub oddział pracodawcy.

Kierowca wykonujący przewozy drogowe na terenie miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy, nie jest w podróży służbowej. Natomiast kierowca realizujący takie przewozy poza granice miejscowości, w której znajduje się siedziba podmiotu go zatrudniającego, jest w podróży służbowej. Przy tym każdy taki przewóz lub wyjazd w celu wykonania przewozu drogowego jest odrębną podróżą służbową. Tak wynika ze stanowiska Ministerstwa Infrastruktury z 2 sierpnia 2010 r., znak: MR-1-jd/1042202/2010).

PRZYKŁAD

Firma mająca siedzibę w Łodzi zatrudnia na podstawie umowy o pracę kierowców realizujących kursy autobusowe oraz okazjonalne przewozy, wiążące się z wyjazdami poza miejscowość, w której znajduje się siedziba zakładu. Jeden z kierowców 3 czerwca br. rozpoczął pracę w Łodzi, a więc w miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy, o godz. 7.30. W godz. od 7.45 do 12.45 w związku z odbywanym kursem przebywał poza Łodzią. Później na krótko wrócił do firmy, a następnie zabrał pasażerów i wyruszył w kolejną trasę, w czasie której przebywał poza Łodzią w godz. od 13.15 do 16.15. Pracę zakończył w Łodzi o godz. 16.30. Zgodnie z przytoczonym wyżej stanowiskiem Ministerstwa Infrastruktury, kierowca w opisanej sytuacji odbył dwie podróże służbowe, przerwane powrotem do Łodzi. Czas żadnej z nich nie wynosił 8 godzin, dlatego kierowca nie nabył prawa do diet.

Szkolenia a podróż służbowa

Z uwagi na brak ustawowego sprecyzowania pojęcia „zadanie służbowe”, którego wykonanie jest celem każdej delegacji, należy przez nie rozumieć różne zadania zlecane przez pracodawcę do wykonania pracownikowi, w tym polecenie odbycia szkolenia.

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy należą się określone świadczenia na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Wyjazd pracownika na szkolenie powinniśmy kwalifikować jako podróż służbową, jeżeli zatrudniony:

● wyjeżdża poza siedzibę zakładu pracy lub stałe miejsce pracy (rozumiane także jako pewien obszar w znaczeniu geograficznym) oraz

● udaje się na szkolenie na wyraźne polecenie pracodawcy.

Za uznaniem wyjazdu szkoleniowego za delegację przemawia również to, że działalność zakładu pracy nie powinna odbywać się na koszt pracownika, który uczestniczy w szkoleniu, z inicjatywy pracodawcy oraz w jego interesie. W związku z tym pracownik powinien mieć zapewniony zwrot określonych wydatków poniesionych z tytułu takiego wyjazdu.

Różnice między podróżą służbową a oddelegowaniem

Wyjazd pracownika powinien być postrzegany jako podróż służbowa po łącznym spełnieniu następujących warunków:

● wyjazd wynika z wykonywania zadań zleconych przez pracodawcę,

● wyjazd odbywa się na podstawie polecenia wyjazdu służbowego, przy czym polecenie nie musi mieć formy pisemnej,

● miejsce docelowe wyjazdu znajduje się poza miejscowością siedziby zakładu pracy lub poza miejscem wskazanym w umowie o pracę jako miejsce wykonywania pracy.

Przy oddelegowaniu konieczna jest zmiana w umowie o pracę miejsca pracy. Zmianę tę można przeprowadzić:

● w drodze wypowiedzenia zmieniającego (w razie odmowy przez pracownika przyjęcia zaproponowanych nowych warunków pracy umowa o pracę rozwiąże się z upływem okresu wypowiedzenia; niezłożenie przed upływem połowy okresu wypowiedzenia przez zatrudnioną osobę oświadczenia o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków będzie uważane za zgodę na przyjęcie nowych warunków) lub

● za porozumieniem stron aneksem do umowy o pracę.

Wraz z oddelegowaniem często dochodzi także do zmiany podległości służbowej pracownika. Ponadto oddelegowanie trwa najczęściej dłużej niż podróż służbowa.

WAŻNE!

Jeśli pracownikowi nie zmieniono w umowie miejsca wykonywania pracy kierując go do pracy poza stałe miejsce jej wykonywania, przyjmuje się, że odbywa on podróż służbową.

Maksymalny czas trwania podróży służbowej

W przepisach brakuje regulacji, które ograniczałyby liczbę odbywanych podróży służbowych albo czas ich trwania. Teoretycznie więc pracownik może być wysyłany w delegacje wiele razy w roku i przebywać w nich nawet kilka miesięcy.

Potwierdził to dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 9 stycznia 2009 r. (nr ITPB2/415-980/08/RS). Zdaniem organu podatkowego, „(...) w myśl cytowanych przepisów, jeżeli w konkretnym stanie faktycznym mamy do czynienia z podróżą służbową pracownika, to pracownikowi przysługiwać będzie dieta i inne należności z tytułu podróży służbowej. Kwoty otrzymane za czas tej podróży, bez względu na czas trwania delegacji służbowej, będą korzystać ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych do wysokości określonej w (...) rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej, regulującego wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju”.

Należy przyjąć, że rozstrzygając kwestie dopuszczalnej długości trwania delegacji nie powinniśmy sugerować się przepisem art. 42 § 4 Kodeksu pracy, który dotyczy skierowania pracownika do innej pracy odpowiadającej jego kwalifikacjom, gdzie określono maksymalny czas takiego oddelegowania na 3 miesiące. Pracownik wysłany w podróż służbową nie jest bowiem kierowany do innej pracy. Nadal wykonuje taką samą pracę, tylko w innym miejscu niż ustalono w umowie o pracę. Czas trwania podróży służbowej nie jest więc ograniczony tylko do 3 miesięcy.

Jednak niektórzy eksperci prawa pracy uważają, że podróże służbowe powyżej 3 miesięcy powinny być już oddelegowaniem.

Zacytowana wyżej interpretacja podatkowa dotyczyła konkretnej sprawy i nie daje gwarancji, że w pewnych okolicznościach zbyt długie podróże służbowe oraz wypłacanie z ich tytułu diet i innych należności zwolnionych z opodatkowania (i oskładkowania) nie spotkają się z zarzutem próby obejścia prawa podatkowego, a także przepisów w zakresie ubezpieczeń społecznych.

Wysyłanie pracowników w podróż służbową

Ograniczenie dotyczące niektórych pracowników w wysyłaniu w podróż służbową

Istnieją pewne ograniczenia dotyczące zatrudnionych osób, którym można wydać polecenie wyjazdu w podróż służbową. Pracodawca nie może delegować poza stałe miejsce pracy pracownicy w ciąży bez jej zgody (art. 178 § 1 Kodeksu pracy). Jest to zakaz względny. Oznacza to, że nie obowiązuje, gdy pracownica wyrazi zgodę na odbycie podróży służbowej. Celem zakazu jest ochrona zdrowia kobiety i jej poczętego dziecka.

Prawo pracy zabrania ponadto wysyłania w podróż służbową pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4. roku życia, chyba że pracownik wyrazi zgodę na odbycie delegacji.

Poza ww. przypadkami podwładni mają, co do zasady, obowiązek udania się w podróż służbową, jeżeli pracodawca wyda im takie polecenie. W przypadku odmowy pracodawca może wyciągnąć odpowiednie konsekwencje. W szczególnych sytuacjach taka odmowa może stanowić przyczynę rozwiązania umowy o pracę.

Procedura kierowania pracownika w podróż służbową

Pracodawca polecając pracownikowi wyjazd w podróż służbową musi określić m.in. termin wyjazdu, miejsce delegacji oraz zadania do wykonania w czasie podróży.

W praktyce rozpoczęcie podróży służbowej odbywa się zgodnie z dokumentem zwanym poleceniem wyjazdu służbowego (druk delegacji). Dokument ten powinien zawierać co najmniej:

● imię i nazwisko osoby delegowanej,

● cel podróży, kraj i miejsce docelowe,

● środek transportu do odbycia tej podróży,

● kwotę zaliczki w walucie obcej lub jej równowartość w złotych (dotyczy to podróży zagranicznych),

● daty, godziny wyjazdu i powrotu, liczbę godzin w podróży na terenie kraju i ewentualnie poza jego granicami,

● wysokość i kwotę diet oraz ryczałtów,

● inne wydatki zatwierdzone przez pracodawcę.

Polecenie wyjazdu powinno być wypełnione i zaakceptowane przez upoważnione osoby (np. kierownika lub księgowego) nie później niż w dniu wyjazdu.

Żadne przepisy nie nakładają na pracodawców obowiązku sporządzania omawianego druku, ale może on mieć znaczenie dowodowe, dlatego warto go przygotować przy okazji każdej delegacji.

Wysyłając podwładnego w delegację warto go poinformować o tym, w jakim terminie powinien rozliczyć zakończoną podróż oraz przestrzec przed dokonywaniem wydatków, które nie będą uzasadnione. Aby uchronić się przed nadmiernym kosztem delegacji, zaleca się ponadto wskazanie pracownikowi przykładowych rodzajów wydatków, na poniesienie których powinien uzyskać zgodę przełożonego. Może to dotyczyć np.:

● przejazdów taksówką,

● biletów PKP 1 klasy,

● opłat za korzystanie z Internetu,

● biletów wstępów na targi itp.

Rozliczanie czasu pracy w podróży służbowej

Czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy (art. 128 § 1 Kodeksu pracy).

Podróże służbowe w kontekście czasu pracy i ewentualnych nadgodzin powinny być kwalifikowane w następujący sposób:

● do czasu pracy zalicza się w całości czas delegacji pokrywający się z normalnymi godzinami pracy pracownika (wynikającymi z jego rozkładu czasu pracy),

● poza godzinami pracy pracownika do czasu pracy wlicza się jedynie czas poświęcony na wykonywanie zadania podczas podróży służbowej.

WAŻNE!

Czas dojazdu do miejsca docelowego podróży służbowej, w którym praca ma być wykonywana, i czas powrotu do miejsca stałego wykonywania pracy lub miejsca zamieszkania pracownika nie jest czasem pracy, chyba że okres ten pokrywa się z czasem pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy danego pracownika lub w tym czasie pracownik wykonywał pracę (np. kierowca).

Powyższe potwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 23 czerwca 2005 r. (II PK 265/04, OSNP 2006/5-6/76), w którym stwierdził, że przemieszczanie się do miejsca delegowania i z powrotem poza godzinami rozkładowymi pracownika w zasadzie nie jest świadczeniem pracy ani pozostawaniem w dyspozycji pracodawcy.

Czas pracy i długość trwania podróży służbowej nie są więc pojęciami tożsamymi.

PRZYKŁAD

Pracownik, który zgodnie z rozkładem czasu pracy świadczy pracę w godz. od 8.00 do 16.00, wyjechał w podróż służbową o godz. 9.00. Do celu dotarł o godz. 10.30. Następnie do godz. 15.00 wykonywał pracę. Podróż powrotna trwała do godz. 17.30. Do czasu pracy należy zaliczyć pracownikowi jedynie 8 godzin od godz. 8.00 do godz. 16.00. Czasu dojazdu poza godzinami rozkładowymi nie wliczamy pracownikowi do czasu pracy.

PRZYKŁAD

Pracownik jest zatrudniony w jednej z warszawskich firm w podstawowym systemie czasu pracy na stanowisku kierowcy. Pracuje w godz. od 6.00 do 14.00. 15 czerwca br. został delegowany po odbiór towaru do Łodzi. Wyruszył w podróż o godz. 6.00, a wrócił tego samego dnia o godz. 15.00. W okresie podróży pracownik przez cały czas wykonywał pracę, na którą składało się nie tylko prowadzenie samochodu w obie strony, ale także dopełnianie formalności związanych z odbiorem i załadunkiem towaru. Biorąc to pod uwagę, należy stwierdzić, że cały czas podróży służbowej trwającej 9 godzin podlega zaliczeniu do czasu pracy. Pracownik przepracował zatem 1 godzinę nadliczbową z tytułu przekroczenia normy dobowej, za którą oprócz normalnego wynagrodzenia przysługuje mu dodatek lub czas wolny.

Liczna grupa pracowników, takich jak serwisanci, przedstawiciele handlowi i medyczni, pracuje w ciągłym ruchu, poruszając się nierzadko na dużych obszarach, nawet w obrębie całego kraju. Są to tzw. pracownicy mobilni, którzy wyposażeni w niezbędne środki komunikacji (telefony, laptopy) większość czasu spędzają w podróży, kontaktując się z pracodawcą zdalnie. W przypadku takich pracowników czas pracy powinien być liczony od chwili wyjścia z domu do chwili powrotu do domu, wliczając w to także czas przejazdów samochodem (np. do klienta), a także czas przerwy w podróży przeznaczony np. na posiłek czy odpoczynek w trasie. Tak wynika z wyroku Sądu Najwyższego z 27 stycznia 2009 r. (II PK 140/08).

Takie samo stanowisko zajął Sąd Najwyższy w wyroku z 27 maja 1978 r. (I PR 31/78, OSP 1979/11/191), w którym stwierdził, że „wszelkie przejazdy pracownika, wykonującego pracę w terenie, z miejsca zakwaterowania do miejsca pracy i z powrotem są objęte czasem pracy, pozostaje on bowiem w czasie tych przejazdów w dyspozycji zakładu pracy”.

Podobnie wypowiedział się Sąd Najwyższy w wyroku z 3 grudnia 2008 r. (I PK 107/08) uznając, że „czas pracy w rozumieniu art. 128 Kodeksu pracy rozpoczyna się od wyjazdu z mieszkania pracownika handlowego w sytuacji, gdy pracodawca nie zorganizował dla niego żadnego miejsca, które mogłoby być traktowane jako zamiejscowa siedziba pracodawcy, a praca polegała w całości na wykonywaniu zadań w placówkach handlowych, do których pracownik dojeżdżał samochodem z zajmowanego przez siebie mieszkania; czas ten obejmuje również powrót do mieszkania po wykonaniu zasadniczego zadania pracowniczego”.

PRZYKŁAD

Pracownik zatrudniony na stanowisku mechanika, pracujący w godz. od 9.00 do 17.00, został wysłany w podróż służbową samochodem firmowym. Celem wyjazdu było dokonanie naprawy maszyny wyprodukowanej przez jego pracodawcę. Pracownik przebywał w podróży w godz. od 9.00 do 19.00, przy czym przejazd trwał łącznie 4 godziny (w godz. 9.00–11.00 i 17.00–19.00). Zdaniem większości ekspertów, czasu prowadzenia pojazdu podczas podróży służbowej (niezależnie od tego, czy jest to pojazd firmowy czy prywatny) przez pracownika niebędącego kierowcą lub pracownikiem mobilnym (np. przedstawicielem handlowym codziennie jeżdżącym w trasy do klientów na terenie całej Polski), przypadającego poza rozkładowym czasem pracy tego pracownika, jeżeli nie wykonuje on przy tym zadania polegającego na przewożeniu osób lub rzeczy, nie wlicza się do czasu pracy. Podróżowanie takim środkiem lokomocji ma służyć wyłącznie usprawnieniu, a niekiedy także przyspieszeniu wykonania określonego zadania. Zatem w opisanej sytuacji, do czasu pracy pracownika należy zaliczyć jedynie 8 godzin (godz. od 9.00 do 17.00).

Czas przepracowany w trakcie podróży służbowej pracodawca powinien rozliczać tak, jak czas przepracowany w stałym miejscu pracy. Jeśli podczas delegacji (zarówno krajowej, jak i zagranicznej) pracownik świadczył pracę w godzinach nadliczbowych, należy mu się za nią odpowiednia rekompensata (oprócz normalnego wynagrodzenia także stosowne dodatki lub czas wolny od pracy).

PRZYKŁAD

Pracownik zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy na stanowisku księgowego, pracuje w godz. od 8.00 do 16.00. W czwartek 2 czerwca 2011 r. wyjechał pociągiem w podróż służbową do oddziału swego pracodawcy, gdzie wykonywał zlecone mu zadanie w godz. od 8.00 do 17.00, po czym wyruszył w drogę powrotną. Pracownik wypracował 1 nadgodzinę, za którą oprócz normalnego wynagrodzenia przysługuje mu dodatek w wysokości 50% wynagrodzenia lub czas wolny.

Zapewnianie odpoczynków dobowych i tygodniowych w podróży służbowej

Organizując czas pracy pracownikowi należy pamiętać o zapewnieniu mu odpowiedniego wypoczynku. Pracownikowi, co do zasady, przysługuje prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego. Odpoczynek ten nie musi być zapewniony w takim wymiarze:

● pracownikom zarządzającym w imieniu pracodawcy zakładem pracy,

● w przypadku konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia, środowiska lub usunięcia awarii.

Jednak w takich przypadkach pracownikom należy zapewnić równoważny okres odpoczynku w okresie rozliczeniowym, jeżeli nastąpiło skrócenie odpoczynku dobowego poniżej 11 godzin.

W każdym tygodniu pracownik ma prawo do co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku, obejmującego co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego (art. 133 § 1 Kodeksu pracy). Odpoczynek tygodniowy może zostać skrócony do maksymalnie 24 godzin:

● w przypadku pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy,

● w razie konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia, środowiska lub usunięcia awarii,

● jeżeli następuje przejście pracownika ze zmiany na inną zmianę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

WAŻNE!

Normy związane z odpoczynkiem pracownika powinny być zachowane także w czasie odbywania delegacji.

Prawa pracownika do 11-godzinnego odpoczynku nie powinien naruszać czas przemieszczania się do miejsca docelowego podróży służbowej i z powrotem, mimo że nie zawsze jest on zaliczany do czasu pracy. W sytuacji gdy na skutek podróży służbowej zagwarantowany prawem odpoczynek pracownika został naruszony, pracodawca powinien zrekompensować ten odpoczynek w innym czasie w ten sposób, że w odpowiednim zakresie wydłuży odpoczynek pracownika w innej dobie pracowniczej.

PRZYKŁAD

Pracownik pracuje w Urzędzie Miasta Łodzi. 6 czerwca 2011 r. został wysłany w podróż służbową, która zakończyła się 8 czerwca o godz. 23.00. Następnego dnia (9 czerwca) pracownik rozpoczął pracę zgodnie z obowiązującym go harmonogramem o godz. 8.00. W tej sytuacji jego odpoczynek dobowy wyniósł tylko 9 godzin, a nie 11 godzin. W związku z tym zatrudniający go podmiot powinien w innej dobie pracowniczej wydłużyć jego odpoczynek o 2 godziny, czyli o tyle, o ile został skrócony odpoczynek wskutek podróży służbowej. Zatem w innej dobie pracowniczej przypadającej najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego, w którym skrócono odpoczynek, pracownik powinien mieć zapewnione co najmniej 13 godzin odpoczynku dobowego. Jeżeli zatem pracuje po 8 godzin dziennie, to w przypadku gdyby pracodawca chciał mu polecić pracę w godzinach nadliczbowych, to nie mogłaby ona trwać dłużej niż 3 godziny (8 godzin pracy + 13 godzin odpoczynku dobowego = 21 godzin, 24 godziny — 21 godzin = 3 godziny). Nie dojdzie tu natomiast do konieczności przesunięcia godzin pracy pracownika, tak aby skorzystał on z 11 godzin wolnych od pracy bezpośrednio po podróży służbowej. Takie działanie nie spowodowałoby, że pracownik miałby zapewniony pełny 11-godzinny odpoczynek dobowy, gdyż jest on zapewniony tylko wtedy, gdy przypada w danej dobie, czyli w okresie 24 godzin od momentu rozpoczęcia doby pracowniczej.

Powrót do pracy po podróży służbowej

Osoba zatrudniona w ramach stosunku pracy, powracająca z podróży służbowej, jest uprawniona do 8-godzinnego odpoczynku, zanim rozpocznie pracę w kolejnym dniu. Taki przywilej wynika z przepisu § 3 pkt 5 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, który stanowi, że pracownik odbywający podróż służbową w godzinach nocnych (w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny), która została zakończona w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin, może stawić się w pracy dopiero po upływie tych 8 godzin.

WAŻNE!

W sytuacji gdy od zakończenia przez pracownika podróży służbowej do harmonogramowego rozpoczęcia pracy w dniu następnym upłynęło mniej niż 8 godzin, podwładny powinien stawić się w tym dniu do pracy, ale odpowiednio później (tak by po podróży odpoczywać 8 godzin).

Za niewłaściwy należy uznać pogląd, w myśl którego (w wyżej opisanej sytuacji) pracownik jest zwolniony z całego dnia pracy następującego po „nocnej” podróży służbowej.

Jeśli jednak zdarzyłoby się, że pracownik otrzyma cały dzień wolny z powodu późnego zakończenia podróży służbowej, należy uznać, że nie przysługuje mu za ten czas wynagrodzenie. W obecnie obowiązującym stanie prawnym nie ma regulacji, które gwarantowałyby pracownikowi wynagrodzenie za niewykonywanie pracy w przedstawionych okolicznościach. Pracodawca może jednak tę kwestię odmiennie uregulować w przepisach wewnątrzzakładowych lub w umowie o pracę.

PRZYKŁAD

Pracownik, który zgodnie z obowiązującym go harmonogramem zaczyna pracę o godz. 9.00, a kończy o godz. 17.00, wrócił z zagranicznej podróży służbowej o godz. 3.00. Jechał pociągiem bez wagonu sypialnego. Jego pracodawca, postępując zgodnie z przepisami, nakazał mu stawienie się do pracy o godz. 11.00, czyli po 8 godzinach od powrotu z delegacji. W tej sytuacji pracownik powinien mieć wydłużony odpoczynek o 3 godziny w innej dobie pracowniczej, ponieważ nie miał zachowanego 11-godzinnego odpoczynku dobowego.

Zasady udzielania zaliczek na poczet kosztów związanych z podróżą służbową krajową i zagraniczną

Świadczenie pracy podczas wyjazdu służbowego, zwłaszcza poza granicami kraju, wiąże się z występowaniem dodatkowych kosztów. Ponieważ nie jest możliwe ustalanie ich wysokości w chwili wyjazdu, przepisy prawa pracy przewidują wypłatę zaliczki na poczet przewidywanych wydatków w podróży służbowej.

Zaliczka na wyjazd służbowy powinna rekompensować pracownikowi koszty podróży oraz uzasadnione wydatki ponoszone w związku z wykonywaniem pracy w delegacji. Dlatego pracodawca powinien zabezpieczyć pracownika w środki pieniężne niezbędne do prawidłowego wykonania powierzonych mu zadań.

Przepisy regulujące zasady przyznawania pracownikom należności z tytułu zagranicznych delegacji wskazują wprost, że pracownik musi otrzymać zaliczkę w celu pokrycia niezbędnych kosztów podróży i pobytu poza granicami kraju. Natomiast regulacje dotyczące krajowych podróży służbowych przewidują wypłatę zaliczki na wniosek pracownika.

Wypłata zaliczki w związku z podróżą służbową powinna nastąpić przed wyjazdem w delegację. Jeżeli w trakcie trwania delegacji okaże się, że faktyczne wydatki okazały się wyższe niż przewidywane przed wyjazdem, nie ma przeszkód, aby wysłać pracownikowi (np. przekazem lub przelewem) kolejną zaliczkę.

Przez pojęcie zaliczki należy rozumieć kwoty pieniężne wypłacone osobie zatrudnionej (np. pracownikowi lub zleceniobiorcy) i pobrane przez nią do rozliczenia, przeznaczone na pokrycie obciążających zatrudniającego wydatków związanych z wykonywaniem pracy. Zaliczka jest mieniem powierzonym do wyliczenia się w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy (wyrok Sądu Najwyższego z 24 lipca 2001 r., I PKN 552/00, OSNP 2003/12/291).

Przy szacowaniu wysokości zaliczki wypłacanej w związku z delegacją można się posiłkować znanymi pracodawcy nakładami finansowymi potrzebnymi do wykonania pracy w podróży służbowej, na które przykładowo mogą się składać koszty przejazdów, wstępów na targi, pokazów, opłat drogowych, udziału w szkoleniach itp.

Żadne przepisy prawa nie wskazują, w jakiej wysokości należy wypłacić zaliczkę osobie udającej się w podróż służbową. Przyjmuje się, że jej kwota musi być wystarczająca na niezbędne koszty podróży i pobytu w delegacji służbowej.

W przypadku wyjazdów poza granice Polski zaliczka powinna być wypłacona w walucie obcej (najczęściej w walucie obowiązującej w kraju docelowym podróży). Za zgodą pracownika (zleceniobiorcy) zaliczka może być jednak wypłacona również w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej mu zaliczki w walucie obcej.

Przy rozliczaniu podróży zagranicznej może powstać problem przeliczenia kosztów wypłaconych w walucie obcej na walutę polską. Ponieważ przepisy prawa pracy nie zawierają w tym zakresie żadnych uregulowań, należy odwołać się do przepisów podatkowych. Zgodnie z ich brzmieniem (art. 15 ust. 1 oraz art. 15 ust. 4e ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych), koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu NBP dla danej waluty z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

Jeśli pracownikowi wypłacono zaliczkę w walucie obcej, to — dla uproszczenia — do rozliczenia kosztów zagranicznej podróży służbowej można też przyjąć kurs, po jakim wyceniono zaliczkę. Taki sposób postępowania nie powinien być kwestionowany przez organy skarbowe, ponieważ koszty odbytej podróży są pokrywane z wypłaconej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, uprzednio przeliczonej według kursu z dnia jej wypłaty. Może to być:

● kurs sprzedaży banku, jeżeli w celu wypłaty zaliczki na poczet kosztów podróży służbowej dokonano zakupu waluty w banku,

● kurs historyczny (tj. kurs, po jakim przeliczono wpływ waluty na rachunek walutowy), jeżeli środki na pokrycie kosztów delegacji zagranicznej pobrano z konta walutowego,

● kurs kantorowy, w razie zakupu waluty w kantorze.

Gdy zaliczka na pokrycie kosztów zagranicznej podróży służbowej zostanie wypłacona w złotych lub jeśli do rozliczenia kosztów takiej delegacji zostanie zastosowany kurs, po którym wyceniono zaliczkę wypłaconą w walucie obcej, wówczas nie powstaną różnice kursowe.

WAŻNE!

Stosowana przez pracodawcę metoda rozliczania kosztów podróży zagranicznej powinna zostać opisana w dokumentacji zawierającej przyjęte w firmie zasady rachunkowości.

Zaliczkę na pokrycie kosztów delegacji pracownik otrzymuje najczęściej w kasie firmy albo przelewem na konto.

Wypłata zaliczki powinna następować na podstawie polecenia wyjazdu służbowego, w którym należy określić jej wysokość i zobowiązanie pracownika do jej terminowego rozliczenia oraz upoważnienie pracodawcy do potrącenia z wynagrodzenia za pracę kwoty nierozliczonej zaliczki.

Zasady przyznawania diet krajowych

Pracownik z tytułu krajowego wyjazdu na polecenie pracodawcy ma prawo do diet, które stanowią ekwiwalent pieniężny przeznaczony na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej. Wysokość diety jest uzależniona od czasu trwania delegacji, który należy liczyć od momentu rozpoczęcia podróży służbowej (wyjazdu) do momentu jej zakończenia (przyjazdu), tj. do powrotu po wykonaniu zadania służbowego.

Wysokość diety za czas podróży służbowej na terenie kraju:

● jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę:

- do 8 godzin — dieta nie przysługuje,

- od 8 do 12 godzin — przysługuje połowa diety, tj. 11,50 zł,

- ponad 12 godzin — przysługuje dieta w pełnej wysokości, tj. 23 zł,

● jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

- do 8 godzin — przysługuje połowa diety, tj. 11,50 zł,

- ponad 8 godzin — przysługuje dieta w pełnej wysokości, tj. 23 zł.

Wysokość diet przysługujących za czas podróży służbowej na terenie kraju została określona w § 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (dalej rpk).

Dieta krajowa nie przysługuje:

● pracownikowi delegowanemu do miejscowości jego stałego lub czasowego pobytu,

● jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi mniej niż 8 godzin,

● jeśli pracownik, który korzysta z uprawnienia do przejazdu na koszt pracodawcy (przy podróży trwającej co najmniej 10 dni) do miejscowości stałego lub czasowego pobytu, będzie przebywał w tej miejscowości w dniu wolnym od pracy,

● gdy pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie (przez całodzienne wyżywienie powinniśmy rozumieć co najmniej 3 posiłki dziennie, czyli śniadanie, obiad i kolację; nie jest to wprost uregulowane przepisami prawa, jednak taki pogląd został utrwalony w literaturze prawa pracy; jeśli pracownikowi nie zapewniono w podróży krajowej nawet jednego z ww. posiłków, wówczas przysługuje mu dieta w pełnej wysokości).

PRZYKŁAD

Pracownik zamieszkały i zatrudniony w Łodzi został wysłany w delegację do Bełchatowa w celu przeprowadzenia audytu w spółce zależnej. W podróż wyjechał 6 czerwca o godz. 7.40., a do Łodzi wrócił tego samego dnia o godz. 14.30. Ponieważ podróż służbowa trwała 6 godzin i 50 minut, dieta nie przysługuje.

Przy założeniu, że wyjazd tego pracownika nastąpiłby z Łodzi 5 czerwca o godz. 8.25., a powrót z Bełchatowa 9 czerwca o godz. 19.45., podróż służbowa trwałaby 4 pełne doby, 11 godz. i 20 minut. W związku z tym pracownikowi przysługiwałaby należność z tytułu 5 diet, tj. 115 zł (23 zł x 5).

Gdyby wyjazd z Łodzi nastąpił 5 czerwca o godz. 8.30., a powrót z Bełchatowa 10 czerwca o godz. 13.30., wtedy podróż zajęłaby 5 pełnych dób i 5 godzin, w związku z czym pracownikowi należałoby się 5 i 1/2 diety, tj. 126,50 zł (23 zł x 5,5).

PRZYKŁAD

Andrzej P. pracuje w urzędzie miasta w Warszawie. Pracownik wyjechał na szkolenie do Poznania 8 czerwca 2011 r. o godz. 23.00. Szkolenie trwało dwa dni, po czym 10 czerwca o godz. 18.00 nastąpił powrót. Czas trwania podróży:

● 8 czerwca 2011 r. — 1 godzina,

● 9 czerwca 2011 r. — 24 godziny,

● 10 czerwca 2011 r. — 18 godzin.

Razem: 43 godziny.

Andrzejowi P. z tytułu odbytego wyjazdu należą się 2 diety w łącznej wysokości 46 zł (2 x 23 zł).

Zasady przyznawania diet zagranicznych

Dieta za czas wyjazdu zagranicznego ma na celu nie tylko całkowite pokrycie kosztów wyżywienia, ale także innych drobnych wydatków.

Dieta za czas podróży służbowej zagranicznej przysługuje:

● za każdą dobę podróży w pełnej wysokości;

● za niepełną dobę podróży:

- do 8 godzin podróży — 1/3 diety,

- ponad 8 do 12 godzin podróży — 1/2 diety,

- ponad 12 godzin podróży — pełna dieta.

Pracownikowi, który otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie, przysługuje odpowiednio:

● 15% diety na śniadanie,

● 30% diety na obiad,

● 30% diety na kolację,

● 25% diety na inne wydatki.

Przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (dalej rpz) przewidują nie tylko możliwość zmniejszenia wysokości diet zagranicznych, ale także ich podwyższenia. Dotyczy to pracowników przebywających w delegacji służbowej poza terytorium Polski w charakterze kuriera dyplomatycznego. W takiej sytuacji należności z tytułu diet podwyższa się o 25% (§ 6 rpz).

Pracownik, który otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, nie ma prawa do diety. Jeżeli jednak ekwiwalent jest niższy od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

Jeżeli pracownik przebywający w podróży służbowej otrzymuje za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie lub gdy jego wyżywienie jest w cenie karty okrętowej (promowej), wówczas pracownikowi przysługuje tylko 25% diety. Dietę w takiej samej wysokości pracownik otrzymuje również za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu lub w innym zakładzie leczniczym za granicą (§ 7 rpz).

Diety za podróże zagraniczne są przyznawane według stawek określonych w załączniku do rpz. Wysokość diety jest uzależniona od kraju, do którego podróżuje pracownik. Prywatni pracodawcy mogą ustalić stawki diet zagranicznych na innym poziomie, przy czym tak ustalona dieta nie może być niższa niż 23 zł (dieta z tytułu podróży krajowej).

W związku z tym, że podróż zagraniczna wiąże się z koniecznością przekroczenia granicy, ustawodawca określił, jak dokładnie należy liczyć czas jej trwania, uzależniając to od środka lokomocji, jakim porusza się oddelegowany pracownik.

W przypadku odbywania podróży:

● lądowej — czas podróży rozpoczyna się od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę i trwa do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju,

● lotniczej — czas podróży rozpoczyna się od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju i trwa do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju,

● morskiej — czas podróży rozpoczyna się od momentu wyjścia statku (promu) z portu polskiego i trwa do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego.

WAŻNE!

Diety przysługują za czas faktycznego pobytu w podróży służbowej.

PRZYKŁAD

Zakład pracy z siedzibą w Poznaniu wysłał w podróż służbową do Berlina dwóch pracowników. Miejscem rozpoczęcia podróży była siedziba firmy. Pracownicy wyruszyli w podróż samochodem firmowym 13 czerwca 2011 r. o godz. 8.00, granicę polsko-niemiecką przekroczyli o godz. 11.00. Powrót nastąpił 15 czerwca 2011 r. Przekroczenie granicy w drodze powrotnej miało miejsce o godz. 20.00, zaś powrót do siedziby firmy o godz. 22.30. Czas trwania podróży zagranicznej to okres między godz. 11.00 13 czerwca a godz. 20.00 15 czerwca 2011 r., co oznacza 2 pełne doby i 9 godzin. Pozostały czas należy zakwalifikować jako podróż krajową.

PRZYKŁAD

Pracownik na polecenie pracodawcy udał się w zagraniczną podróż służbową, której przewidywany czas trwania miał wynosić 4 doby. Z powodu wcześniejszego wykonania zadania pracownik wrócił z podróży po upływie 3 dób. W tym przypadku pracodawca ma obowiązek wypłacenia diet za okres faktycznego pobytu w tej podróży, czyli jedynie za 3 doby.

Gdyby doszło do sytuacji odwrotnej, tzn. czas pobytu w podróży służbowej uległby przedłużeniu na skutek decyzji pracodawcy lub okoliczności niezależnych od pracownika, np. delegacja wydłużyłaby się do 5 dób z uwagi na odwołanie lotu, wówczas pracodawca musiałby wypłacić diety za 5 dób.

Moment rozpoczęcia lub zakończenia trwania podróży służbowej może być potwierdzony np. biletami na przejazd środkami komunikacji, z których korzystał pracownik. W tym przypadku wystąpi częsta potrzeba dokonywania przez pracodawcę analizy rozkładów jazdy/lotów/rejsów i planowanych godzin dotarcia danego środka transportu do miejsca docelowego. Pracodawca może również wymagać od pracownika oświadczeń w tym zakresie. Przydatne mogą tu być również potwierdzenia dotarcia do miejsca docelowego podróży (uzyskane przez pracownika np. od kontrahenta, u którego realizował wyznaczone zadania), z określeniem daty przyjazdu i wyjazdu.

Zbieg podróży krajowej z zagraniczną

Przy rozliczaniu zagranicznych wyjazdów służbowych często pojawiają się problemy, jak zgodnie z prawem naliczać diety, gdy część podróży służbowej przypada na terenie kraju, a część za granicą.

Przypomnijmy, że czas pobytu pracownika w delegacji poza granicami kraju liczy się przy podróży odbywanej środkami komunikacji:

● lądowej — od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju,

● lotniczej — od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju,

● morskiej — od chwili wyjścia statku (promu) z portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego.

Taki sposób liczenia czasu podróży zagranicznej pracownika powoduje, że najczęściej część z tych podróży będzie poprzedzana i kończona czasem podróży służbowej na terenie kraju.

PRZYKŁAD

Damian P. pracuje i mieszka w Warszawie. Pracownik udał się w podróż służbową do Frankfurtu. Jako środek transportu pracodawca wskazał samolot, który kursuje bezpośrednio między Warszawą a Frankfurtem. W takim przypadku całość podróży będzie rozliczona jako zagraniczna podróż służbowa, pod warunkiem że samolot z jakichś nieprzewidzianych przyczyn nie będzie miał lądowania w Polsce.

Gdyby pracodawca Damiana P. jako środek transportu wskazał pociąg, wówczas podróż służbowa pracownika składałaby się z 3 części — dwóch krajowych (z Warszawy do granicy polsko-niemieckiej i w drodze powrotnej od granicy do Warszawy) i zagranicznej — po terenie Niemiec.

Fakt, że podwładny w ramach jednego wyjazdu służbowego odbywa zarówno podróż krajową, jak i zagraniczną, komplikuje naliczanie diet. Jest to związane z wątpliwościami, czy w takich przypadkach czas delegacji na odcinkach krajowych sumować czy traktować oddzielnie, uznając, że podwładny odbył dwie krajowe podróże służbowe. Rozstrzygnięcie tej kwestii jest istotne, ponieważ będzie decydować o prawie pracownika do diety oraz o jej wysokości.

Przyjęcie, że pracownik odbywa w trakcie wyjazdu zagranicznego dwie krajowe podróże służbowe zwykle byłoby bardziej korzystne dla pracodawcy, ponieważ niejednokrotnie mógłby uniknąć płacenia diety. Dwie podróże krajowe liczone oddzielnie mogą się okazać zbyt krótkie, aby podwładnemu przysługiwało prawo do diety, która przy delegacji na terenie Polski jest należna tylko wówczas, gdy podróż trwa co najmniej 8 godzin (§ 4 ust. 2 rpk). Z tego względu należy uznać, że w opisanych okolicznościach przy ustalaniu uprawnień do diety i obliczaniu jej wysokości dwa odcinki podróży krajowej należy zsumować.

PRZYKŁAD

Marta K. na stałe zatrudniona w Bydgoszczy wyruszyła służbowym samochodem w delegację do Linköping. Z Bydgoszczy wyjechała 14 czerwca o godz. 9.00. Do Świnoujścia dotarła tego samego dnia o godz. 13.00. O godz. 14.30 odpłynęła ze Świnoujścia promem do Ystad. W drodze powrotnej Marta K. przypłynęła do Świnoujścia 15 czerwca o godz. 17.00, a do Bydgoszczy dojechała w tym samym dniu o godz. 21.00. Po zsumowaniu czasu trwania dwóch odcinków delegacji krajowej okazuje się, że Marta K. przebywała w podróży na terenie Polski łącznie 9 godzin i 30 minut (14 czerwca w godz. od 9.00 do 14.30 oraz 15 czerwca w godz. od 17.00 do 21.00). W związku z tym pracodawca jest zobligowany do wypłacenia jej połowy diety, tj. 11,50 zł.

Przyjęcie, że Marta K. odbyła w tych okolicznościach 2 odrębne krajowe podróże służbowe, prowadziłoby do uznania, że za część podróży odbytej na terytorium kraju dieta jej nie przysługuje, gdyż poszczególne części tej podróży trwają mniej niż 8 godzin (odpowiednio: 5 godzin 30 minut i 4 godziny). Takie postępowanie byłoby zatem niekorzystne dla pracownika.

Wyjazd zagraniczny do kilku różnych krajów

Zagraniczna podróż służbowa może również obejmować kilka państw. Jeżeli pracownik wykonuje wyznaczone zadania służbowe w więcej niż jednym kraju, wtedy przyjmuje się, że jest kilka państw docelowych. W takiej sytuacji pracodawca powinien wypłacić dietę w wysokości skalkulowanej odrębnie dla każdego kraju. W przypadku gdy pracownik odbywa podróż służbową do kilku krajów, czas trwania poszczególnych etapów podróży należy ustalać odpowiednio: od przekroczenia granicy, startu samolotu albo wyjścia statku w drodze do kolejnego kraju.

Powyższej sytuacji nie należy mylić z sytuacjami, w których podwładny jedynie przejeżdża przez poszczególne kraje, aby dotrzeć do miejsca docelowego.

Jeżeli pracownik będzie realizował zadania służbowe tylko w jednym kraju, wówczas mamy do czynienia z jedną podróżą i wysokość diety powinna być ustalona w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży. Zasada ta znajduje zastosowanie także wtedy, gdy w niektórych z państw pracownik zatrzymuje się na dłużej, np. na nocleg.

WAŻNE!

Krajem docelowym zagranicznej podróży służbowej jest państwo, w którym pracownik ma do wykonania zadanie służbowe.

PRZYKŁAD

Wiktor D., pracujący na stanowisku dyrektora finansowego w prywatnej firmie, na przełomie maja i czerwca 2011 r. odbył podróż służbową do Rzymu. Aby tam dotrzeć, musiał przejechać przez Słowację i Austrię. Pracownik rozpoczął podróż 30 maja o godz. 8.00, a zakończył 2 czerwca o godz. 21.00. Dowód wewnętrzny służący do rozliczenia delegacji służbowych powinien zostać sporządzony na podstawie następujących danych:

● podróż krajowa:

wyjazd — 30 maja 2011 r. godz. 8.00, przekroczenie granicy polsko-słowackiej — godz. 15.00,

przyjazd — 2 czerwca 2011 r., przekroczenie granicy słowacko-polskiej — godz. 14.00, zakończenie podróży — godz. 21.00,

łączny czas podróży: 14 godzin,

diety: 1 × 23 zł;

● podróż zagraniczna:

wyjazd — przekroczenie granicy polsko-słowackiej 30 maja 2011 r., godz. 15.00,

przyjazd — przekroczenie granicy słowacko-polskiej 2 czerwca 2011 r., godz. 14.00,

łączny czas podróży: 2 doby i 23 godziny,

diety: 3 × 42 euro = 126 euro.

Zasady obniżania diet

Obniżyć można wyłącznie dietę z tytułu delegacji zagranicznych. Przy podróżach krajowych nie ma podstaw, aby wypłacaną dietę pomniejszać np. procentowo w stosunku do zapewnionych pracownikowi posiłków.

PRZYKŁAD

Sebastian P. jest zatrudniony w prywatnej firmie usługowej, w której nie ustalono warunków wypłacania należności za podróże służbowe. W czerwcu przez 8 dni był w delegacji w Wielkiej Brytanii. Przez pierwsze 5 dni sam w całości opłacał wyżywienie, natomiast przez następne 3 dni pracodawca zapewnił mu bezpłatne śniadania i obiady. Wysokość diet za cały okres pobytu za granicą należy wyliczyć następująco:

● 5 x 32 GBP (pełna dieta dla Wielkiej Brytanii według załącznika do rpz) = 160 GBP;

● 3 x 17,6 GBP (32 GBP — 15% za śniadanie, 30% za obiad) = 52,80 GBP;

● 160 GBP + 52,80 GBP = 212,80 GBP.

PRZYKŁAD

Marcin S. w ramach zagranicznej delegacji kilkakrotnie uczestniczył w pokazach, na których prezentowano nowe trendy w branży, w której działa jego pracodawca. Podczas pokazów serwowano kanapki, owoce oraz napoje. Mimo to pracodawca za każdy dzień delegacji ma obowiązek wypłacenia Marcinowi S. diet w pełnej wysokości, ponieważ okazjonalne poczęstunki nie uprawniają do ich pomniejszania.

PRZYKŁAD

Odbywając zagraniczną podróż służbową do Nowego Jorku Aneta J. otrzymała posiłek na pokładzie samolotu. Jej pracodawca ustala warunki wypłacania należności za podróż służbową na podstawie regulacji obowiązujących w sferze budżetowej. W tej sytuacji należy uznać, że fakt wykupienia posiłku w cenie biletu na samolot pozostaje bez wpływu na kształtowanie się wysokości diety należnej pracownikowi za czas zagranicznej podróży służbowej, gdyż zasada wyrażona w § 5 ust. 1 rpz ograniczająca dietę do 25% w razie, gdy wyżywienie zostało opłacone w cenie karty okrętowej (promowej), ma zastosowanie wyłącznie w przypadku podróżowania morskim środkiem transportu. Takiego zmniejszenia diety ustawodawca nie przewidział ani w przypadku wyżywienia będącego w cenie podróży samolotem, ani w cenie podróży środkami komunikacji lądowej.

PRZYKŁAD

Firma zajmująca się organizacją koncertów w kraju i za granicą często wysyła swoich pracowników w delegacje. Podczas zagranicznych wyjazdów służbowych firma zapewnia podwładnym transport i zakwaterowanie. Bardzo często zdarza się, że hotel, w którym pracownicy nocują w czasie podróży służbowej, oferuje śniadanie wliczone w cenę usługi. W przypadku organizowania koncertów rozpoczynających się ok. godz. 16.00–17.00 pracownicy muszą rozpocząć przygotowywanie sceny jeszcze przed porą śniadaniową ustaloną w hotelu. Jeżeli pracownik, ze względów wynikających z charakteru pracy, nie może skorzystać ze śniadania, należy uznać, że diety zagraniczne nie powinny być pomniejszane. W opisanej sytuacji pracownicy nie mieli możliwości spożyć śniadania i w tym przypadku należy się im dieta w pełnej wysokości. Pracownicy na tę okoliczność mogą przedstawić pracodawcy informację ze strony internetowej hotelu o godzinach serwowania śniadań.

Rozliczenie kosztów podróży

Obowiązkiem pracownika jest rozliczenie kosztów podróży (a zatem także pobranej zaliczki) w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia bez względu na to, czy otrzymał zaliczkę w walucie wymienialnej czy w walucie polskiej.

PRZYKŁAD

Dawid F. zatrudniony w Bełchatowie otrzymał od pracodawcy polecenie wyjazdu na 2 dni na targi do Warszawy. Przed wyjazdem złożył wniosek o zaliczkę w wysokości 300 zł, którą pracodawca mu wypłacił. Dawid F. wyjechał w delegację 7 czerwca, a wrócił 9 czerwca. Termin rozliczenia zaliczki i kosztów wyjazdu służbowego upływa 23 czerwca.

WAŻNE!

Nierozliczenie się pracownika z zaliczki otrzymanej od pracodawcy w związku z wyjazdem służbowym stanowi naruszenie obowiązków pracowniczych.

Rozliczenia kosztów podróży należy dokonać w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej bądź w walucie polskiej.

Pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą ustalać własne zasady organizowania delegacji i rozliczania jej kosztów. Jeśli zdecydują się na takie rozwiązanie, warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej powinni uregulować w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania. Jeżeli firma nie jest objęta układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązana do ustalenia regulaminu wynagradzania — odpowiednie regulacje powinna zawierać w umowie o pracę lub w zarządzeniu wewnątrzzakładowym.

Przepisy ograniczają firmy prywatne tylko w kwestii dotyczącej minimalnej wysokości diety. Zakładowe uregulowania nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej (zarówno krajowej, jak i zagranicznej) na niższym poziomie niż dieta z tytułu delegacji na obszarze kraju określona dla pracownika sfery budżetowej, która obecnie wynosi 23 zł.

Należności z tytułu delegacji mogą przysługiwać pracownikom sektora prywatnego także na podstawie rpk lub rpz.

WAŻNE!

Jeżeli pracodawca prywatny nie ustanowił wewnętrznych zasad rozliczania podróży służbowych, wówczas należy stosować zasady obowiązujące pracowników sfery budżetowej.

Na podstawie regulacji rozporządzeń dotyczących pracowników sfery budżetowej pracownikowi wysłanemu w delegację poza stałe miejsce pracy przysługują od podmiotu zatrudniającego:

● diety oraz

● zwrot:

– kosztów przejazdów z miejscowości stałego miejsca pracy bądź z miejscowości zamieszkania pracownika do miejscowości stanowiącej cel podróży służbowej i z powrotem,

– kosztów dojazdów (alternatywnie ryczałt),

– kosztów noclegów bądź ryczałt za nocleg,

– innych udokumentowanych i uzasadnionych wydatków, określonych przez pracodawcę (chodzi tu m.in. o bilety wstępu na targi, wystawy, pokazy, opłaty za przejazdy płatną autostradą, opłaty za korzystanie z parkingu itp.).

Koszty przejazdu

Wysokość kosztów przejazdu do miejscowości stanowiącej cel podróży służbowej i z powrotem zależy od środka transportu, z którego korzysta pracownik. Pracodawca (zleceniodawca) wskazuje środek transportu właściwy do odbycia delegacji, np. pociąg, samolot, autobus, prom, pojazd firmowy lub prywatny itp.

Zlecając pracownikowi wyjazd służbowy środkami komunikacji publicznej pracodawca powinien określić warunki, które wpływają na koszt przejazdu. Chodzi w tym przypadku m.in. o klasę i rodzaj pojazdu, np. przelot w klasie turystycznej, przejazd w I lub II klasie pociągiem pospiesznym, ekspresowym, w wagonie sypialnym itp.

W razie nieuzasadnionej i samowolnej zmiany środka transportu przez pracownika (zleceniodawcę) pracodawca (zleceniodawca) ma prawo odmówić zwrotu wydatków w części przewyższającej koszty przejazdu wskazanym przez niego środkiem transportu.

Zwrot kosztów przejazdu środkami komunikacji publicznej obejmuje cenę biletu dla określonego środka transportu, po uwzględnieniu ewentualnych ulg przysługujących pracownikowi na dany środek (§ 5 ust. 2 rpk oraz § 8 ust. 2 rpz). Nie ma przy tym znaczenia, z jakiego tytułu taka ulga przysługuje. W przypadku wyjazdów zagranicznych pracownik (zleceniobiorca) powinien otrzymać również zwrot opłat dodatkowych związanych z przejazdami, np. za miejscówkę, kuszetkę, miejsce sypialne itd. (§ 8 ust. 2 rpz).

Pracownik wysłany w krajową podróż trwającą co najmniej 10 dni ma prawo do zwrotu kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy (środkiem transportu wyznaczonym przez pracodawcę) do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem.

Jeśli pracownik udał się w delegację służbowym pojazdem (np. samochodem stanowiącym środek trwały firmy lub przedmiot leasingu), to nie otrzyma on z tego tytułu żadnych świadczeń, ponieważ koszty eksploatacji takiego pojazdu obciążają bezpośrednio pracodawcę. W sytuacji gdy w trakcie podróży powstałaby konieczność poniesienia pewnych wydatków związanych z użytkowaniem pojazdu służbowego i pracownik pokryłby je z własnych środków, wówczas będzie mu przysługiwać prawo do ich zwrotu. Może to dotyczyć np. zakupu paliwa, mycia pojazdu czy drobnych napraw, których potrzeba przeprowadzenia zaistniała w czasie trwania delegacji.

PRZYKŁAD

Halina W. udała się w podróż służbową do Warszawy samochodem pracodawcy. W trakcie podróży poniosła z własnych środków następujące wydatki związane z korzystaniem z firmowego samochodu: 200 zł na zakup paliwa, 30 zł za wymianę przepalonej żarówki w reflektorze. Halina W. ma prawo do otrzymania zwrotu poniesionych wydatków po przedstawieniu rozliczenia kosztów podróży i rachunków (faktur) dokumentujących te wydatki.

PRZYKŁAD

Tomasz D. i Filip G. są zatrudnieni w dziale księgowości spółki posiadającej siedzibę w Tomaszowie Mazowieckim. W czerwcu 2011 r. zostali wysłani w delegację na jednodniowe szkolenie z zakresu prawa podatkowego, które odbyło się we Wrocławiu. Pracodawca na okres wyjazdu udostępnił im samochód służbowy, który ma w leasingu. W trakcie podróży zaistniała potrzeba zatankowania paliwa. Koszty benzyny w wysokości 200 zł poniósł Tomasz D. W związku z tym faktem miał on prawo do otrzymania zwrotu tych kosztów. Filip G. nie otrzyma żadnych świadczeń w związku z przejazdem samochodem służbowym.

Pracodawcy prywatni, którzy nie uregulowali zasad naliczania należności przysługujących z tytułu podróży służbowej np. w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeśli pracodawca nie jest objęty układem lub nie musi tworzyć regulaminu, mają możliwość przygotowanie odrębnego regulaminu podróży służbowych precyzującego kwestie rozliczeń delegacji.

Przykładowy wzór regulaminu podróży służbowych

Koszty dojazdu

Niezależnie od zwrotu wydatków na przejazdy pracownik ma prawo do pieniężnej rekompensaty z tytułu poruszania się w czasie delegacji środkami komunikacji miejscowej (np. metrem, tramwajami, autobusami).

Za każdą rozpoczętą dobę delegacji krajowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety, tj. 4,60 zł (20% x 23 zł).

Ryczałtowego sposobu rozliczania się z pracownikiem za dojazdy środkami komunikacji miejscowej w kraju nie należy stosować w przypadku, gdy:

● pracownik nie ponosi kosztów dojazdów,

● pracodawca na wniosek podwładnego zgodzi się na pokrycie udokumentowanych kosztów korzystania z komunikacji miejskiej (§ 6 rpk).

Osoba przebywająca w delegacji otrzyma zwrot rzeczywistych kosztów związanych z korzystaniem ze środków transportu miejskiego, pod warunkiem:

● udokumentowania wydatków poniesionych na dojazdy (np. biletami),

● wyrażenia przez pracodawcę zgody na taki sposób rozliczenia dojazdów.

Należy zwrócić uwagę, że w przepisach zawartych w rpk i rpz ustawodawca nie zdefiniował pojęcia „środki komunikacji miejscowej”. W związku z tym należałoby przyjąć, że pojęcie to obejmuje wszelkie środki komunikacji występujące w danej miejscowości, w tym także taksówkę. Jednak od decyzji pracodawcy zależy, czy sfinansuje pracownikowi wydatek na tego rodzaju środek transportu.

PRZYKŁAD

Radosław T. pracuje jako wykładowca na Uniwersytecie w Łodzi. W maju 2011 r. odbył podróż służbową do Wrocławia. Koszty dojazdów komunikacją miejską za dwa dni pobytu w delegacji wyniosły 14 zł. Radosław T. posiadał skasowane bilety, w związku z czym złożył na uczelni wniosek o zwrot faktycznie poniesionych kosztów, ponieważ przewyższyły one przysługujący mu ryczałt, który w tym przypadku wyniósłby 9,20 zł (2 x 23 x 20%).

PRZYKŁAD

Grażyna J. — pracownica firmy, w której nie ustalono zasad rozliczania delegacji – odbyła jednodniową podróż służbową do Poznania w celu wzięcia udziału w spotkaniu biznesowym z nowym kontrahentem. Ponieważ ze swojej winy spóźniła się na pociąg, do Poznania dojechała na tyle późno, że aby zdążyć na spotkanie, była zmuszona do skorzystania z taksówki, za przejazd którą zapłaciła 30 zł. Jej pracodawca nie zgodził się na zwrot tej kwoty. Grażyna J. ma prawo tylko do ryczałtu w wysokości 4,60 zł (23 zł x 20%).

Warto mieć na uwadze, że fakt odbywania krajowej podróży służbowej pojazdem firmowym lub prywatnym nie pozbawia pracownika prawa do ryczałtu na dojazdy. Jeśli pracownik, który pojechał w delegację krajową własnym lub służbowym samochodem, złoży pracodawcy oświadczenie, że po docelowej miejscowości poruszał się komunikacją miejską, pracodawca musi wypłacić mu ryczałt lub zwrócić faktycznie poniesione wydatki na dojazdy (po ich uprzednim udokumentowaniu). W praktyce niejednokrotnie zdarza się, że korzystanie z autobusów lub tramwajów, szczególnie w większych miastach, jest lepszym rozwiązaniem niż przejazd np. samochodem. Należy jednak pamiętać, że w razie udania się w podróż służbową krajową prywatnym samochodem, fakt korzystania ze środków transportu publicznego musi wynikać także z odpowiednio wykazanej liczby kilometrów przejechanych w delegacji. Jeżeli z ewidencji przebiegu pojazdu będzie wynikać, że podwładny nie wykorzystywał samochodu w miejscu docelowym, a występowała konieczność przejazdów np. z hotelu do miejsca realizowania zadania służbowego, pracodawca nie powinien kwestionować zasadności wypłaty ryczałtu.

PRZYKŁAD

Pracownik państwowej uczelni w Warszawie udał się w dwutygodniową krajową podróż służbową samochodem prywatnym do Krakowa. Odległość między Warszawą a Krakowem wynosi ok. 310 km. Po powrocie pracownik przedstawił ewidencję przebiegu pojazdu, z której wynikało, że łącznie przejechał 680 km. W tej sytuacji należy przyjąć, że kilometry wykraczające poza trasę między wspomnianymi miejscowościami były przejazdami w ramach delegacji w miejscowości docelowej. Liczba kilometrów wskazuje na to, że pracownik poruszał się po Krakowie własnym samochodem. Pracodawca powinien uzyskać w tym przypadku od pracownika informację, czy i w które dni pobytu w Krakowie korzystał on z komunikacji miejskiej. Może się bowiem okazać, że pracodawca nie będzie musiał wypłacać ryczałtu za przejazdy komunikacją lokalną.

W delegacji poza granicami Polski pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu:

● z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego — w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu,

● środkami komunikacji miejscowej — w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej (§ 10 pkt 1 i pkt 2 rpz).

Ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu nie przysługuje, jeżeli:

● pracownik odbywa podróż samochodem (służbowym lub prywatnym),

● strona zagraniczna zapewnia bezpłatne dojazdy,

● pracownik nie ponosi kosztów, na których pokrycie są przeznaczone wymienione ryczałty.

PRZYKŁAD

Krzysztof C. przebywał w podróży służbowej od 1 czerwca od godz. 11.15. do 10 czerwca do godz. 15.40. W podróż udał się autobusem PKS, a w obrębie miejscowości docelowej korzystał z przejazdów tramwajem. Za zgodą pracodawcy 3 czerwca pracownik skorzystał z taksówki i za ten przejazd otrzymał zwrot kosztów. Krzysztofowi C. przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w kwocie 39,10 zł, tj. 0,5 x 4,60 zł (10 czerwca o godz. 11.16. zakończyła się dziewiąta doba podróży, ale ryczałt przysługuje tylko za 8,5 dnia, gdyż jednego dnia pracownik nie korzystał z komunikacji publicznej).

Koszty noclegu

Często zdarza się, że delegacje trwają dłużej niż jeden dzień lub kończą się w późnych godzinach nocnych. W takiej sytuacji konieczne staje się skorzystanie przez pracownika z noclegu.

Zwrotu kosztów noclegu podczas krajowej delegacji pracodawca może dokonać:

● w wysokości faktycznie poniesionej przez podwładnego albo

● w formie ryczałtu, który za każdy nocleg wynosi 150% diety, czyli obecnie 34,50 zł (23 zł x 150%).

Zwrot kwot wydatkowanych na nocleg otrzyma ten pracownik, który przedłoży pracodawcy rachunek (fakturę) z hotelu bądź z innego obiektu świadczącego usługi hotelarskie. Obiektami świadczącymi usługi hotelarskie są (art. 36 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych):

● hotele,

● motele,

● pensjonaty,

● kempingi,

● domy wycieczkowe,

● schroniska, w tym schroniska młodzieżowe,

● pola biwakowe.

W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg podwładny otrzyma jedynie ryczałt, ale pod warunkiem że nocleg trwał co najmniej 6 godzin między godz. 21.00 a 7.00.

Zwrot kosztów noclegu lub ryczałtu za nocleg nie przysługuje:

● gdy pracownikowi zapewniono bezpłatny nocleg,

● jeśli pracodawca uzna, że delegowany miał możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu (to podmiot zatrudniający ocenia, czy zachodzą przesłanki do zwrotu kosztów noclegu),

● za czas przejazdu w delegacji (§ 7 rpk).

PRZYKŁAD

Magdalena P. od 16 do 18 maja 2011 r. była w podróży służbowej w Łodzi w celu przeprowadzenia rozmów handlowych. Na miejsce dotarła 16 maja o godz. 21.00. Obie noce spędziła u rodziny. W tej sytuacji Magdalena P. ma prawo do ryczałtu za 2 noclegi.

PRZYKŁAD

Dwaj pracownicy przedsiębiorstwa usługowo-handlowego udali się w jednodniową delegację samochodem służbowym. Podróż powrotna trwała od godz. 21.00 do godz. 2.00 następnego dnia. Pracownicy kierowali samochodem na zmianę. Gdy jeden pracownik prowadził pojazd, drugi spał. W przedstawionych okolicznościach pracownicy nie mają prawa do ryczałtu za nocleg, ponieważ czas od godz. 21.00 do 2.00 następnego dnia został poświęcony na przejazd.

PRZYKŁAD

Rektor państwowej wyższej uczelni w czerwcu 2011 r. odbył podróż służbową z Poznania do Łodzi prywatnym samochodem. W drodze powrotnej o godz. 23.00 zatrzymał się u znajomych i tam przenocował. O godz. 6.00 ruszył w trasę do Poznania. Rektorowi przysługuje prawo do ryczałtu za nocleg, ponieważ nocleg między godz. 21.00 a 7.00 trwał dłużej niż 6 godzin.

Pracodawca ma obowiązek wypłacać ryczałt za nocleg nawet w sytuacji, gdy samochód, którym pracownik odbywa podróż, jest wyposażony w kabinę do spania. Wydzielone w pojeździe miejsce, w którym podwładny może się przespać, nie jest wystarczające, aby uznać, że istnieje możliwość noclegu w takich warunkach, jakie zapewnia hotel czy podobny obiekt. Z tego względu w piśmiennictwie i orzecznictwie sądowym panuje pogląd, że pracownik (np. kierowca), który nocował w specjalnie przystosowanej do tego kabinie, ma prawo do ryczałtu za nocleg.

Jeżeli pracownik poniósł wydatki na nocleg, ale nie posiada dokumentu potwierdzającego ten fakt (rachunku lub faktury), wówczas nie ma on prawa do pełnego zwrotu kosztów, a jedynie do ryczałtu za nocleg.

PRZYKŁAD

Piotr K. przebywał w delegacji służbowej od 6 do 10 czerwca 2011 r. Po powrocie przedłożył pracodawcy fakturę za 2 noclegi w hotelu 6 i 7 czerwca o łącznej wartości 300 zł. W tej sytuacji z tytułu zwrotu kosztów za noclegi powinien on otrzymać od pracodawcy:

● 300 zł za nocleg w hotelu udokumentowany fakturą oraz

● 69 zł (34,50 zł x 2 noclegi) ryczałtu za nieudokumentowany nocleg.

W przypadku zagranicznej podróży służbowej przepisy przewidują dwie możliwości dokonania zwrotu kosztów noclegów:

● rekompensaty na podstawie przedłożonego rachunku hotelowego w granicach limitu określonego dla danego kraju (limity są podane w załączniku do rpz),

● ryczałtu za nocleg w wysokości 25% limitu określonego na noclegi w hotelu dla danego kraju, jeżeli pracownik nie przedłoży rachunku za hotel.

Zwrot kosztów noclegu nie przysługuje, jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna zapewnia pracownikowi bezpłatny nocleg (§ 9 ust. 3 rpz). W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit ustanowiony na dany kraj.

Przepisy nie wskazują, co należy rozumieć przez „uzasadnione przypadki”. Oznacza to, że wiele w tej kwestii zależy od oceny sytuacji przez pracodawcę. Z uwagi na brak bliższych wskazań określających okoliczności uzasadniające ponoszenie ponadlimitowych wydatków za nocleg, należy przyjąć, że można do nich zaliczyć np. brak wolnych miejsc w tańszych hotelach w miejscowości, w której pracownik przebywał w czasie podróży służbowej.

PRZYKŁAD

Tomasz D. przez 3 dni czerwca był w delegacji w Austrii. Po powrocie przy rozliczeniu kosztów podróży przedstawił w zakładzie pracy rachunek za usługi hotelowe na kwotę 350 euro za 2 noclegi. Wcześniej nie konsultował kwestii noclegowych z pracodawcą. Zgodnie z załącznikiem do rpz, limit na nocleg przewidziany dla Austrii wynosi 200 euro (100 euro x 2 noclegi). Pracodawca nie wyraził zgody na zwrot kosztów ponad limit. Wobec tego Tomasz D. otrzyma zwrot wydatków do wysokości limitu, tj. 200 euro. Nadwyżkę, tj. 150 euro, pracownik pokryje z własnych środków.

Koszty leczenia za granicą

W sytuacji gdy pracownik podczas podróży służbowej zachoruje, pracodawca ma obowiązek pokryć poniesione przez zatrudnionego wydatki związane z leczeniem (§ 12 rpz). W zakres tych wydatków wchodzą nie tylko koszty samego leczenia, np. wizyt u lekarza, specjalistycznych zabiegów, ale również koszty lekarstw, które pracownik musiał zakupić.

Pracodawca ma obowiązek zwrócić pracownikowi koszty leczenia za granicą oraz koszty lekarstw pod warunkiem, że:

● choroba pracownika powstała podczas podróży służbowej,

● pracownik udokumentuje wysokość poniesionych wydatków.

Pracodawca nie musi pokrywać kosztów zagranicznego leczenia, jeżeli:

● choroba pracownika powstała, zanim został on wysłany w delegację służbową,

● zakup leków za granicą nie był konieczny,

● pracownik przeszedł zabiegi chirurgii plastycznej, zabiegi kosmetyczne, nabył protezy ortopedyczne, dentystyczne lub zakupił okulary.

PRZYKŁAD

Dominika S. podczas zagranicznej podróży służbowej poddała się zabiegowi korekcji nosa. Z uwagi na fakt, że jest to zabieg z zakresu chirurgii plastycznej, Dominika S. nie ma prawa domagać się od swojego pracodawcy zwrotu wydatków poniesionych z tego tytułu.

Koszty przewozu samolotem bagażu osobistego

Pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego pracownika o wadze do 30 kg liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu, jeżeli podróż trwa ponad 30 dni lub gdy państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie (§ 11 rpz). Wydatek ten powinien być każdorazowo konsultowany z pracodawcą.

Opłaty za taksówkę, parking i autostradę

W kontekście wystąpienia przysporzenia majątkowego z tytułu otrzymania zwrotu udokumentowanych wydatków dokonanych w delegacji, na szczególną uwagę zasługują opłaty za parkingi i autostrady oraz koszty przejazdów taksówkami.

Koszty opłat za przejazd autostradami czy parking należy potraktować jako inne udokumentowane wydatki i z tego względu ich zwrot jest zwolniony z podatku dochodowego od osób fizycznych oraz składek na ubezpieczenia społeczne. Potwierdza to dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 20 stycznia 2011 r. (sygn. IBPBII/1/415-864/10/BD), w której stwierdził, że „(...) jeżeli w przedstawionym stanie faktycznym będziemy mieli do czynienia z podróżą służbową, to zwrot pracownikom — na warunkach wskazanych w ww. rozporządzeniach — poniesionych kosztów za przejazd płatną autostradą czy poniesionych kosztów w postaci opłat parkingowych nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, gdyż znajdzie zastosowanie zwolnienie przewidziane w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (...)”.

Podobne stanowisko zajął dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 16 września 2010 r. (sygn. ILPB1/415720/10-2/AO): „(...) na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolny od podatku dochodowego od osób fizycznych jest zarówno zwrot kosztów przejazdu prywatnym samochodem w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr, ustaloną zgodnie z powołanymi rozporządzeniami, jak i zwrot innych wydatków (właściwie udokumentowanych) ponoszonych przez pracownika (np. opłaty parkingowe, za przejazdy autostradą) (...)”.

Powyższe interpretacje nie są jednak wiążące dla innych płatników. Tym bardziej że Ministerstwo Finansów w interpretacji indywidualnej z 8 kwietnia 2010 r. (sygn. DD6/033-101-2/MZG/09/PK-579) zajęło stanowisko niekorzystne dla podatników, w myśl którego zwrot pracownikom opłat za parkingi i autostrady w czasie podróży służbowej powinno podlegać rozliczeniu w ramach tzw. kilometrówki jako wydatek związany z używaniem prywatnego samochodu.

Natomiast w zakresie korzystania w delegacji z taksówek, należy stwierdzić, że zwrot kwot wydatkowanych na ten środek transportu:

● w przypadku podróży krajowych podlega zwolnieniu z opodatkowania i oskładkowania w pełnej wysokości, pod warunkiem uzyskania na przejazd zgody pracodawcy i właściwego udokumentowania wydatku, np. rachunkiem bądź fakturą (§ 6 ust. 3 rpk),

● w przypadku podróży zagranicznych podlega zwolnieniu z opodatkowania i oskładkowania tylko do wysokości ryczałtu na dojazdy — potwierdziła to Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 29 stycznia 2009 r. (sygn. IPPB2/415-1508/08-2/MK): „(...) jak wynika z wniosku, pracownik przedstawia paragony bądź inne bezimienne potwierdzenia płatności z przejazdu taxi, które nie spełniają wymogów dokumentów potwierdzających poniesienie przez tego pracownika wydatków, co i tak w przedstawionym stanie faktycznym nie ma wpływu na rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej, ponieważ należy zauważyć, iż stosownie do powołanych wyżej przepisów pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej. Zatem zwracanych pracownikowi wydatków z przejazdu taxi nie można uznać za zwolnione z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (...)”.

Koszty posiłków

Zwracanie pracownikom wydatków na posiłki w delegacji w wysokości przekraczającej kwotę należnej diety wiąże się z koniecznością naliczenia od nadwyżki należności podatkowo-składkowych. Takie stanowisko zajął Pierwszy Mazowiecki Urząd Skarbowy w Warszawie w interpretacji z 4 września 2007 r. (sygn. 1471/PDF/415/48/07/MJ) w której stwierdził, że „(...) należności za czas podróży służbowej wypłacane pracownikom z tytułu wyżywienia w kwotach przekraczających kwotę diety określonej w ww. rozporządzeniu podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych wraz z innymi przychodami ze stosunku pracy”.

Podobne stanowisko zajął naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego w Kielcach, który w postanowieniu w sprawie interpretacji prawa podatkowego z 23 maja 2005 r. (nr OG-005/79/2005/PDII/415-27/05) podkreślił, że dieta nie ma na celu pokrycia w pełni wydatków związanych z wyżywieniem pracownika w trakcie delegacji. Z tych względów przybrała postać ryczałtu, a rozporządzenie dotyczące podróży służbowych nie przewiduje zwrotu wydatków za posiłki zakupione w trakcie podróży na podstawie przedłożonego rachunku (faktury).

Inaczej jest w sytuacji, gdy to pracodawca bezpośrednio opłaca wyżywienie delegowanych osób. Wtedy wartość zapewnionych posiłków stanowi przychód zwolniony z opodatkowania i oskładkowania. Potwierdził to dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z 26 stycznia 2009 r. (sygn. IPPB2/415-1513/08-2/AK): „z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, że pracodawca wysyła swoich pracowników w podróże służbowe. Wysyłając pracownika w podróż Spółka zapewnia mu całodzienne wyżywienie, które jest dokumentowane fakturą wystawianą na Spółkę. Zazwyczaj kwota za całodzienne wyżywienie jest wyższa od diety przysługującej pracownikowi na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. Biorąc powyższe pod uwagę stwierdzić należy, że w sytuacji opisanej we wniosku, a więc w sytuacji, kiedy Spółka sama finansuje bezpośrednio koszty całodziennego wyżywienia pracowników, a pracownikom przebywającym w podróży służbowej nie są wypłacane diety, wartość finansowanych przez pracodawcę kosztów wyżywienia nie stanowi dla pracowników przychodu podlegającego opodatkowaniu”.

Inne wydatki

W trakcie delegacji czasami pojawia się konieczność poniesienia wydatków, które trudno było przewidzieć lub nie były możliwe do przewidzenia przed wyjazdem. Na tę okoliczność w przepisach o podróżach służbowych pracowników sfery budżetowej przewidziano, że delegowanemu należy się także zwrot innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb (§ 3 pkt 4 rpk oraz § 2 pkt 2 lit. c rpz).

Wskazane regulacje nie wymieniają konkretnych wydatków, jak również nie ograniczają ich wysokości, pozostawiając to w gestii pracodawcy. Jednak do najbardziej typowych innych wydatków można zaliczyć m.in.:

● bilety wstępu na targi, wystawy, pokazy,

● opłaty za udział w konferencjach,

● opłaty za korzystanie z łącza internetowego,

● wynajem samochodu,

● zakup materiałów szkoleniowych, map.

Takie wydatki nie są limitowane, dlatego ich zwrot następuje w wysokości faktycznie poniesionej, pod warunkiem że wydatek:

● został zaakceptowany przez pracodawcę,

● został odpowiednio udokumentowany,

● ma związek z odbytą delegacją.

PRZYKŁAD

Piotr C. wyjechał w delegację w celu nawiązania kontaktów handlowych z firmą z branży kosmetycznej. Po drodze wstąpił na wystawę materiałów budowlanych. Z tytułu zakupionego biletu na wystawę nie będzie mu jednak przysługiwał zwrot, ponieważ wystawa materiałów budowlanych nie była w żaden sposób związana z podróżą służbową.

Należności z tytułu podróży służbowej przewidziane w rpk i rpz

Samochód prywatny w podróży służbowej

Na wniosek podwładnego pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie podróży krajowej nienależącymi do zakładu pracy: samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem. W podróży zagranicznej na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie podróży prywatnym samochodem osobowym pracownika. Pracownik występując o zgodę na odbycie podróży służbowej tymi pojazdami (nie jest wymagane, aby był ich właścicielem) musi pamiętać, że zarówno w przypadku delegacji krajowych, jak i zagranicznych należy mu się zwrot kosztów przejazdu w kwocie będącej iloczynem liczby kilometrów przejechanych w celu odbycia podróży służbowej i stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej przez pracodawcę.

W praktyce zakłady pracy najczęściej posługują się stawką właściwą dla danego rodzaju pojazdu, określoną w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Stawka za 1 km przebiegu wynosi:

● 0,5214 zł — dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm³,

● 0,8358 zł — dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³,

● 0,2302 zł — dla motocykla,

● 0,1382 zł — dla motoroweru.

Pracownik, który podróżuje w delegacji samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy, jest zobligowany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Ewidencja ta powinna zawierać:

● dane pracownika używającego dany pojazd (wraz z adresem zamieszkania),

● numer rejestracyjny auta i pojemność silnika,

● numerację wpisów zawierających informacje dotyczące wykonanych jazd w danym okresie,

● datę i cel wyjazdu,

● opis trasy (skąd — dokąd),

● liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,

● stawkę za jeden kilometr przebiegu,

● kwotę wynikającą z przemnożenia liczby pokonanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu,

● podpisy pracownika i pracodawcy.

W przypadku braku ewidencji przebiegu pojazdu „kilometrówka” nie stanowi kosztów uzyskania przychodów zakładu pracy.

Analogiczne zasady zwrotu kosztów przejazdów należy stosować do osób niebędących pracownikami.

PRZYKŁAD

Mariusz D. zamieszkały w Bydgoszczy, a zatrudniony w Toruniu, został wysłany w podróż służbową do Warszawy w celu przeprowadzenia rozmów z kontrahentami podczas targów budowlanych. Wyjazd i powrót nastąpiły 2 czerwca. Pracodawca, na wniosek Mariusza D., wyraził zgodę na odbycie podróży służbowej samochodem o pojemności silnika powyżej 900 cm³ stanowiącym własność pracownika. W poleceniu wyjazdu służbowego pracodawca określił Bydgoszcz jako miejsce rozpoczęcia i zakończenia tej podróży. Z przygotowanej ewidencji przebiegu pojazdu wynikało, że pracownik w ciągu podróży przejechał w sumie 535 km. W związku z pokonaną trasą Mariusz D. otrzymał od zakładu pracy świadczenie w wysokości 447,15 zł (535 km x 0,8358 zł). 2 tygodnie później pracodawca ponownie wysłał Mariusza D. w delegację do stolicy, ale tym razem środkiem transportu był motocykl. Jako miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży pracodawca wskazał Toruń. Pracownik przejechał łącznie 440 km. Pracodawca z tytułu zwrotu kosztów podróży wypłacił 101,29 zł (0,2302 zł x 440 km).

Dokumentowanie wydatków poniesionych w podróży

Podstawowym dokumentem przy rozliczaniu delegacji może być „polecenie wyjazdu służbowego”. Firmy często posługują się również dowodem wewnętrznym, tzw. rozliczeniem delegacji służbowej.

Do formularza służącego rozliczeniu wyjazdu pracownik (zleceniobiorca) powinien załączyć dowody potwierdzające poniesienie kosztów w podróży — paragony fiskalne, rachunki i faktury.

Udokumentowania wymagają świadczenia należne pracownikowi w pełnej, faktycznie poniesionej wysokości. Chodzi tu m.in. o:

● koszty przejazdów,

● koszty noclegów (jeżeli nie są rozliczane ryczałtowo),

● koszty dojazdów (jeżeli nie są rekompensowane ryczałtowo),

● inne uzasadnione wydatki.

Jeśli uzyskanie dokumentu (rachunku) i w konsekwencji przedłożenie go w zakładzie pracy jest niemożliwe, rozliczenie danego kosztu powinno się odbyć na podstawie pisemnego oświadczenia pracownika, zawierającego informacje o dokonanych wydatkach i przyczynach braku ich udokumentowania. Przy czym brak dokumentu potwierdzającego określony wydatek powinien zdarzać się tylko incydentalnie i w wyjątkowych przypadkach.

PRZYKŁAD

Przy rozliczaniu krajowej delegacji służbowej pracownika okazało się, że zgubił on bilety PKP dokumentujące jego koszty przejazdu na łączną kwotę 120 zł. Mimo to podwładny ma prawo otrzymać zwrot wydatków poniesionych na podróż pociągiem. W tym celu musi przedłożyć pracodawcy pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Może ono przyjąć następującą formę:

Udokumentowania nie wymagają należności wypłacane w formie zryczałtowanej, do których zaliczają się:

● diety,

● ryczałty na dojazdy środkami komunikacji miejscowej,

● ryczałty na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego,

● ryczałty za noclegi.

Zwrot wydatków na delegacje a podatek i składki ubezpieczeniowe

Niezależnie od tego, czy pracodawca wypłaca należności na pokrycie kosztów podróży służbowej opierając się na rozporządzeniach obowiązujących w sferze budżetowej czy na podstawie układów zbiorowych, regulaminów, postanowień umów o pracę lub innych aktów wewnątrzzakładowych, w zakresie opodatkowania i oskładkowania tych należności musi kierować się przede wszystkim regulacjami wynikającymi z przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej updof) oraz rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (dalej rozporządzenia składkowego).

Zwolnieniu z opodatkowania podlegają diety i inne należności za czas delegacji pracownika oraz osoby niebędącej pracownikiem (np. zleceniobiorcy) — do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a updof). Analogiczne zwolnienie, dotyczące składek ZUS, zawiera § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia składkowego.

W takim samym zakresie zwolnienie podatkowo-składkowe dotyczy zleceniobiorców odbywających wyjazdy w ramach zawartej umowy cywilnoprawnej, przy czym, jak stanowi art. 21 ust. 13 updof, zwolnienie podatkowe stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:

● w celu osiągnięcia przychodów lub

● w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie odrębnych ustaw, lub

● przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub

● przez osoby wykonujące czynności związane z pełnieniem obowiązków społecznych lub obywatelskich, w związku z wykonywaniem tych funkcji.

Płatnik, aby nie naliczać składek ZUS ani podatku od świadczeń związanych z wyjazdami służbowymi, powinien:

● ustalić, czy w danym przypadku można mówić o podróży służbowej w rozumieniu przepisów prawa pracy,

● mieć na uwadze, że przyznane świadczenia powinny wynikać z rozporządzeń dotyczących delegacji osób zatrudnionych w sferze budżetowej lub z układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania albo z umowy o pracę, w przypadku podmiotów prywatnych,

● przestrzegać reguły mówiącej o tym, że wartość świadczeń należnych delegowanym, aby była w całości zwolniona z podatku i składek, nie może przekraczać limitów określonych w przepisach odnoszących się do pracowników sfery budżetowej.

Należności z tytułu delegacji wypłacone ponad limit

Pracodawcy (zleceniodawcy) nie muszą obliczać i odprowadzać należności publiczno-prawnych od świadczeń wypłacanych z tytułu delegacji, jeśli wysokość tych świadczeń mieści się w wyznaczonych limitach przewidzianych dla sfery budżetowej.

Potwierdził to m.in. Pierwszy Mazowiecki Urząd Skarbowy w Warszawie w postanowieniu z 10 września 2007 r. (sygn. 1471/PDF/415-54/07/TM), w którym stwierdził, że „wydatki przewyższające limity ustalone w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, będą stanowiły przychód pracownika podlegający opodatkowaniu”.

WAŻNE!

Kwoty diet i innych należności za czas delegacji wypłacone pracownikowi ponad limity przewidziane dla pracowników sfery budżetowej podlegają opodatkowaniu i stanowią podstawę wymiaru składek ZUS.

PRZYKŁAD

W czerwcu 2011 r. Robert S. przebywał 3 doby w podróży służbowej do Katowic. Z tego tytułu (zgodnie z regulacjami wewnątrzzakładowymi jego pracodawcy) za jedną dobę przebywania w podróży służbowej przysługiwała mu dieta w wysokości 50 zł i ryczałt za nocleg w wysokości 80 zł (Robert S. w czasie wyjazdu nocował u rodziny, dlatego nie przedstawił rachunków za nocleg). Robert S. uzyskał przychód podlegający opodatkowaniu i oskładkowaniu w wysokości 217,50 zł, co wynika z następujących wyliczeń:

3 doby x (50 zł diety + 80 zł ryczałtu za nocleg) — 3 doby x (23 zł diety należnej w budżetówce + 34,50 zł ryczałtu noclegowego obowiązującego w budżetówce) = 217,50 zł.

PRZYKŁAD

Spółka z o.o. w regulaminie wynagradzania określiła zasady zwrotu kosztów delegacji służbowych odbywanych przez pracowników. W zakresie kosztów dotyczących podróży odbytych prywatnym samochodem pracownika regulamin zawiera następujące zapisy:

● za podróż do miejsca oddalonego od siedziby pracodawcy do 50 km przysługuje kwota w wysokości 200 zł,

● za podróż do miejsca oddalonego od siedziby pracodawcy od 50 do 100 km przysługuje kwota w wysokości 350 zł,

● za podróż do miejsca oddalonego od siedziby pracodawcy powyżej 100 km przysługuje kwota w wysokości 100 zł za każde kolejne 50 km przejechanej trasy.

W czerwcu br. jeden z pracowników spółki udał się w podróż do miasta oddalonego o 75 km prywatnym samochodem o pojemności silnika 1,4. Liczba faktycznie przejechanych kilometrów wyniosła łącznie 170 km. Z tytułu kosztów przejazdu spółka przyznała mu zgodnie z regulaminem wynagradzania kwotę w wysokości 350 zł. W związku z tym pracownik uzyskał przychód podlegający opodatkowaniu i składkom ZUS w wysokości 207,91 zł, co wynika z poniższych obliczeń: 350 zł — [170 km x 0,8358 (stawka za 1 km określona w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r.)] = 207,91 zł.

Jeżeli w uzasadnionych przypadkach pracodawca zwróci osobie wysłanej w delegację koszty noclegu za granicą ponad ustalony limit, ale jednocześnie:

● koszty te zostaną potwierdzone dokumentem (rachunkiem lub fakturą) przedstawionym przez zatrudnionego,

● pracodawca zgodzi się na pokrycie kosztów noclegu w kwocie wyższej niż limit określony w rpz,

zwrot tych kosztów stanowi świadczenie, od którego nie trzeba naliczać podatku i składek ZUS. Opodatkowaniu i oskładkowaniu nie podlega również kwota nadwyżki zwrotu poniesionych przez zatrudnionego kosztów ponad limit ryczałtu noclegowego.

Powyższe potwierdza również interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 4 grudnia 2008 r. (sygn. ITPB2/415-923/08/BK): „w przypadku gdy pracodawca wyrazi zgodę na zwrot kosztów noclegu, stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit określony w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej, uznając taki przypadek jako uzasadniony, zwrócona wówczas kwota stanowiąca różnicę między limitem a faktycznie poniesionymi kosztami, będzie wolna od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych”.

PRZYKŁAD

Dagmara W. odbyła podróż służbową do Neapolu. Po powrocie przedstawiła pracodawcy, należącemu do sfery budżetowej, rachunek za usługi hotelowe za 4 doby pobytu na kwotę 680 euro (1 doba — 170 euro). Wyznaczony w rpz limit zwrotu ryczałtowego za nocleg z tytułu podróży do Włoch wynosi 105 euro. Z uwagi na fakt, że w Neapolu nie było możliwości skorzystania z tańszego noclegu w pobliżu miejsca wykonywania zadania służbowego, Dagmara W. została zmuszona ponieść koszty noclegu wyższe niż limit ustalony w rpz. Pracodawca zgodził się na zwrot faktycznie poniesionych przez Dagmarę W. kosztów, dlatego nadwyżka ponad 105 euro za jeden nocleg nie będzie podlegała ani opodatkowaniu, ani składkom ZUS.

Należności z tytułu delegacji nienależnie wypłacone

Przychodem, od którego trzeba naliczać składki ZUS i podatek, są nienależnie wypłacone diety i ryczałty. Z takimi sytuacjami pracodawca spotyka się m.in wtedy, gdy pracownik otrzyma za delegację zagraniczną dietę w pełnej wysokości za dzień/dni, w których zapewniono mu całodzienne bezpłatne wyżywienie. Przypadki powstawania po stronie delegowanego przysporzenia majątkowego z tytułu niesłusznie otrzymanych świadczeń obrazują poniższe przykłady.

PRZYKŁAD

Siedmiu pracowników polskiej firmy handlowej przebywało przez 5 pełnych dób w Paryżu na szkoleniu zorganizowanym przez francuskiego kontrahenta, który w pełni pokrył koszty wyżywienia i pobytu (w tym noclegi) tych pracowników. Mimo to pracodawca za każdą dobę delegacji wypłacił podwładnym diety w pełnej wysokości (45 euro) oraz ryczałt za noclegi w wysokości 30 euro (25% ze 120 euro stanowiących limit na noclegi we Francji według załącznika do rpz). Wypłacone ryczałty będą stanowiły przychód do opodatkowania i oskładkowania, ponieważ nie było podstaw do wypłacenia diet. Ponadto podstawą wyliczenia zaliczki na podatek i składek ZUS będzie również 75% „francuskiej” diety (75% x 45 euro = 33,75 euro), ponieważ pracownicy mieli zapewnione całodzienne wyżywienie. W związku z tym za każdy dzień delegacji należało im wypłacić jedynie 25% diety na inne wydatki zgodnie z § 5 ust. 2 rpz.

PRZYKŁAD

Trzech pracowników jednej z firm z województwa mazowieckiego udało się samolotem w podróż służbową do Paryża w celu wynegocjowania u kontrahenta niższych cen na towary importowane z Francji. Kontrahent zagraniczny zapewnił pracownikom dojazd z lotniska do siedziby firmy i z powrotem. Pracownicy nie ponieśli także żadnych kosztów dojazdów komunikacją miejską. Z tego względu nie mają prawa ani do ryczałtu w wysokości diety za dojazd z i do portu lotniczego, ani do 10% ryczałtu na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejskiej. Jeżeli pracodawca naliczy i wypłaci tego rodzaju ryczałty, to wypłaty te będą stanowiły przychód, od którego należy naliczyć składki ZUS i zaliczkę na podatek.

Należności z tytułu delegacji a świadczenia urlopowe i chorobowe

W podstawie wymiaru świadczeń chorobowych należy uwzględniać tylko te składniki wynagrodzenia, od których istnieje obowiązek opłacania składek na ubezpieczenie chorobowe. Wyjątek stanowią składniki, które zgodnie z postanowieniami układów zbiorowych pracy lub przepisami o wynagradzaniu są wypłacane za okresy absencji spowodowanej chorobą, oraz składniki, na których wysokość nie ma wpływu okres pobierania świadczeń chorobowych (art. 41 ust. 1 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa). Zatem do składników, które nie wchodzą do podstawy wymiaru świadczeń chorobowych należy zaliczać również należności z tytułu podróży służbowej. Ponadto są to składniki nieperiodyczne, mające związek ze spełnieniem określonego zadania i dlatego również nie należy ich wliczać do podstawy wynagrodzenia urlopowego ani ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

Projekt zmian w rozliczaniu delegacji

Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej opublikowało projekt rozporządzenia z 13 maja 2011 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Celem projektu jest zastąpienie dwóch obecnie obowiązujących rozporządzeń regulujących zagadnienia dotyczące podróży krajowych i zagranicznych jednym rozporządzeniem. Proponuje się w nim m.in.:

● zwiększenie diety krajowej do 30 zł za dobę, przez co wyższe stałyby się także ryczałty za krajowe noclegi i dojazdy,

● zmniejszanie należnej diety krajowej w razie częściowego zapewnienia pracownikowi bezpłatnego wyżywienia (kwotę diety będzie można zmniejszać o koszt otrzymanego bezpłatnego wyżywienia przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio: śniadanie — 25% diety, obiad — 50% diety, kolacja — 25% diety),

● zmianę wysokości diet oraz limitów noclegowych dla przeważającej większości państw oraz zmianę rodzaju waluty (z USD na EUR) w kilkunastu krajach (załącznik do projektu),

● możliwość wyznaczenia w podróży zagranicznej więcej niż jednego kraju docelowego,

● zmianę przepisów odnoszących się do zwrotu przez pracodawcę udokumentowanych kosztów leczenia pracownika za granicą — w razie choroby powstałej podczas delegacji zagranicznej pracownikowi ma przysługiwać zwrot ze środków pracodawcy udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą, z wyjątkiem świadczeń zdrowotnych udzielonych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej.

Powyższy projekt został skierowany do uzgodnień międzyresortowych i konsultacji społecznych. Jego treść znajduje się na stronie http://www.mpips.gov.pl/bip/index.php?idkat=2465.

● rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.),

● rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.),

● § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. Nr 27, poz. 271 ze zm.),

● § 3 pkt 5 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. Nr 60, poz. 281 ze zm.),

● art. 77⁵, art. 133 § 1 Kodeksu pracy,

● art. 41 ust. 1 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2010 r. Nr 77, poz. 512 ze zm.),

● art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a, art. 21 ust. 13 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.),

● § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. Nr 161, poz. 1106 ze zm.),

● art. 2 ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz.U. Nr 92, poz. 879 ze zm.),

● art. 36 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych (Dz.U. z 2004 r. Nr 223, poz. 2268 ze zm.).

Mariusz Pigulski

specjalista w zakresie kadr i płac

Początek formularza

Kategoria:

Nowy katalog

Tytuł dokumentu:

Notatka dotycząca dokumentu:

Dół formularza

Oferta INFOR LEX  |  Wszelkie prawa zastrzeżone. Copyright © 2011 INFOR PL S.A.

• Przewodnik po zmianach 2010/2011 |

• Nasi autorzy |

• Zawartość |

• Zastrzeżenia prawne |

• Redakcja