NEGOCJACJE BIZNESOWE
Dr Jarosław Mioduszewski
konsultacje:
śr. 8:30 – 10:00
czw. 8:00 – 9:30WYKŁAD 1 2.10.2014
Pojęcie i istota negocjacji w biznesie
W biznesie coraz trudniej jest osiągać sukces rynkowy.
Są 3 sposoby na podwyższanie zysków:
- zwiększenie sprzedaży – walka na rynku z konkurencją, wprowadzenie nowych towarów itp. (ponosimy dodatkowe koszty i ryzyko)
- redukcja kosztów – redukcja personelu, inwestycje w kosztowe urządzenia zastępujące pracę ludzi itp.
- wynegocjowanie lepszych warunków od swoich dostawców, tj. przejęcie części ich zysków
Negocjacje oceniamy przez pryzmat:
- osiągniętych efektów (rezultaty)
- efektywności osiągniętych rezultatów
- relacji pomiędzy stronami negocjacji
Pojęcie i istota negocjacji.
- Negocjacje jako dwustronny proces komunikowania się, którego celem jest osiągnięcie porozumienia, gdy zaangażowane strony związane są pewnymi interesami, z których jedne są wspólne, a inne konfliktowe. R. Fisher i W. Ury
- Negocjacje to proces, w którym przynajmniej dwie strony, mające różne opinie, potrzeby i motywacje, starają się dojść do porozumienia w ważnej dla nich kwestii. P. Chasse
WYKŁAD 2 16.10.2014
Pojęcie i istota negocjacji biznesowych
Negocjacje prowadzimy cały czas bez względu na to:
- czy prowadzimy własne przedsiębiorstwo
- czy jesteśmy menedżerem w dużej firmie
- bez względu jaki jest nasz zakres obowiązków, nawet jeśli naszym obowiązkiem jest kontaktowanie się z osobami z zewnątrz: klientami, dostawcami, inwestorami, bankami czy organizacji sektora publicznego musimy prowadzić negocjacje wewnętrzne w celu otrzymania wsparcia bądź zasobów z organizacji, w której pracujemy.
Negocjacje w prowadzeniu działalności gospodarczej (biznesowej) najczęściej dotyczyć będą warunków współpracy, np.:
- cen za świadczenie usługi, dostarczane surowce
- kosztów zakupu i sprzedaży różnych towarów
- upusty, zniżek i rabatów
- jakości towarów i usług
- zasad dokonywania ewentualnego zwrotu towarów
- terminów płatności oraz form rozliczeń strat i uzasadnionych roszczeń
- sposobów zabezpieczenia płatności
- zasad ustalania kar umownych
Podejście do negocjacji
Psychologia negocjacji interesuje się podmiotami procesu negocjacji, czyli „czynnikiem ludzkim”, a na szczególną uwagę zasługują:
- błędy percepcyjne poczynione przez człowieka
- emocje
- komunikowanie się
Błędy percepcyjne wg K. Thomas
1) Ślepota poznawcza – strony się nie znają (np. bariery językowe, kulturowe), lecz dostrzegają różnicę pomiędzy sobą, którą wartościują z góry negatywnie; „to co u nas jest uzasadnione, w ich przypadku nie do przyjęcia”.
2) Selektywność percepcji – Własne cechy negatywne przypisuje się drugiej stronie (mechanizm projekcji), „to oni nie chcą zgody”, „to oni są winni”.
3) Upraszczanie poznawcze – Jest to świadome lub nieświadome upraszczanie rzeczywistości, a nawet jej fałszowanie. Strona wyolbrzymia pozytywną rolę, np. przyjmuje na siebie rolę jedynego obrońcy przed złem.
4) Dialog głuchych – Strony nie słuchają siebie nawzajem. Dopuszczają wprawdzie drugich do głosu, lecz koncentrują się wyłącznie na własnej interpretacji.
5) Autystyczna wrogość
- Obserwuje się sukcesywne narastanie wrogich uczuć, całkowity brak kontaktu, bariery porozumienia są bardzo silne.- Pojawiają się przedwczesne oceny przeciwnika (jest on słaby bądź nic nie warty).
- Narastają fantazje wokół celów drugiej strony, tworzą się mity i legendy. Łatwo wtedy o zabójstwa polityczne czy religijne „w obronie świętej wiary”.
6) Substytucja celów- Głównym celem staje się pokonanie przeciwnika za wszelką cenę, danie mu nauczki.
- Nawet jeśli okazuje się, że jest on sympatyczny, otwarty, współczujący, to według naszej percepcji mamy doskonałą okazję, by okazać mu naszą siłę i dać mu nauczkę.
Uwaga!!! Błędy percepcyjne w negocjacjach
W sytuacjach kiedy strona rozpatruje rzecz jedynie ze swojego punktu widzenia, szanse na porozumienie są nikłe. Jest to podstawowy błąd percepcyjny.
Emocje w negocjacjach
- Emocje towarzyszą nam nieustannie każdego dnia, są nieodzowną częścią naszego życia – w istotny sposób mogą również wpłynąć na przebieg negocjacji i końcowy ich wynik, a także przyszłe relacje między stronami.
Uważa się, że najlepszymi negocjatorami są tzw. „inwalidzi emocjonalni”.
Emocje – kluczowy element
Osoby z pozytywnym nastawieniem emocjonalnym uzyskują w negocjacjach większy poziom ustępstw od swoich przeciwników i potrafią efektywniej zbudować lepsze relacje przy stole negocjacyjnym.
Negocjacje to jednak domena negatywnych emocji.
- Negatywnym emocjom poświęca się największą uwagę, głównie w aspekcie radzenia sobie z dyskomfortem związanym z ich pojawieniem się w rozwiązywaniu sytuacji konfliktowych.
Znaczenie emocji w procesie negocjacji
Wpływają na lepsze wyniki w negocjacjach (emocje pozytywne), ale jednak:
- upośledzają racjonalne myślenie
- wpływają na zniekształcenie procesu pobierania i przetwarzania informacji
- uniemożliwiają nasze działanie i osiąganie założonych celów
- wpływają na nasze decyzje poza naszą świadomością (podświadomie)
Komunikowanie się
- U podwalin braku porozumienia w negocjacjach leżą złe emocje. Ich identyfikacja powinna pozwolić na odpowiednie przygotowanie sposobu komunikowania się z drugą stroną negocjacji.
Zrozumienie mechanizmu powstania własnych złych ……………………….
Dylematy stron w podejściu do negocjacji:
1) Co jest zasadniczym celem negocjacji: porozumienie, kompromis czy zwycięstwo – wykazanie, podkreślenie swojej przewagi?
2) Jak drugą stronę będziemy traktować – jako partnera czy przeciwnika?
3) Jaki przyjąć styl negocjowania – miękki, twardy czy rzeczowy?4) W rozmowie być szczerym i otwartym czy też manipulować drugą stroną ukrywając przed nim jak najwięcej informacji i swoje intencje?
5) Czy drugiej stronie powinniśmy ufać czy nie?
Harwardzki model negocjacji
|
|
|---|---|
|
|
|
|
|
Cztery podstawowe zasady negocjacji w modelu harwardzkim.
- ODDZIEL LUDZI OD PROBLEMU – „Bądź miękki wobec partnerów, twardy wobec problemu”.- KONCENTRUJ SIĘ NA INTERESACH, A NIE NA STANOWISKACH. Sens negocjacji polega na dążeniu do osiągnięcia określonego celu wyznaczającego interesy każdej ze stron – (interesy są niezmiennym elementem negocjacji – ich zmiana oznaczałaby rezygnację lub przewartościowanie celu). Stanowiska natomiast mogą ulegać zmianie – wyjściowe stanowisko możemy zastąpić innym, które lepiej będzie dopasowane do sytuacji.
- STARAJ SIĘ WYPRACOWAĆ ROZWIĄZANIA KORZYSTNE DLA OBU STRON – uwaga postaraj się, aby każda ze stron poczuła się jak „zwycięzca”.
- KORZYSTAJ Z OBIEKTYWNYCH KRYTERIÓW. Propozycje – zarówno swoje jak i drugiej strony – powinniśmy odnosić do kryteriów niezależnych od obu stron i uzasadnionych.
Należy pamiętać, że negocjacje są:
Sztuką wymagającą wiedzy o technikach ich skutecznej realizacji. Bez niej bardzo trudno o profesjonalizm i perfekcję w działaniu.
Nawet taniec wybitnej primabaleriny to w 20% efekt talentu, a w 80% ciężkiej pracy.
Negocjacje odbywa się na różnych poziomach życia społecznego:
a) poziom międzyludzki (negocjacje między przyjaciółmi, znajomymi)
b) poziom organizacyjny: na terenie instytucji, organizacji
c) poziom międzyorganizacyjny: negocjacje handlowe, finansowe, międzynarodowe, między partiami, firmami.
Najbardziej charakterystyczne sprawy dla procesu negocjacji to:
Negocjacje angażują co najmniej dwóch partnerów.
Strony (lub strona) mają poczucie, że ich interesy, zachowania, wartości czy cele są sprzeczne (kolidują ze sobą) w co najmniej jednym obszarze spraw. Także powinny założyć, że obok sprzeczności istnieją też (choć nie zawsze) jakieś interesy wspólne (lub chociażby jeden).
Strony przysępują do negocjacji względnie dobrowolnie, niezależnie od uprzednich doświadczeń, preferując przekonanie, iż jest to konieczny sposób postępowania.
Strony podejmują działania negocjacyjne dotyczące:
- podziału lub wymiany co najmniej jednego dobra
- rozstrzygnięcia jednego lub więcej problemów
5. Działania negocjacyjne przebiegają sekwencyjnie ( a nie równocześnie) na zasadzie:
akcja – ocena – reakcja – ocena – kontrakcja – ocena itd.
Negocjacje jako proces
- Negocjowanie to proces interakcji – wzajemnego oddziaływania podmiotów (osób, grup, instytucji) na siebie nawzajem. Podmioty mogą się różnić od siebie np. sferą poznawczo emocjonalną, kulturą, etyką, światem wartości itp.
- Negocjowanie to proces komunikacji – strony prowadzą nieustanne komunikowanie się, wymianę informacji, podejmowanie decyzji, wykonywanie decyzji. Przykładowo, jedna ze stron wysuwa propozycję, druga na to kontrpropozycję i znów jest kolej na następny ruch komunikacyjny.
O czym należy pamiętać podejmując negocjacje?
- negocjacje nie są walką. Są sposobem osiągania porozumienia, chodzi bowiem nie tylko o teraźniejszość, ale i o przyszłość wzajemnych relacji między stronami oraz o to, jakie będą późniejsze skutki dziś podjętych decyzji.
- negocjacje to poszukiwanie wspólnych płaszczyzn (celów, interesów, wartości), nie chodzi w nich o to jak uzyskać wszystko od przeciwnika nie dając nic w zamian, ale o ugodzenie się co do wspólnych zysków i strat
- negocjacje muszą zakładać konieczność wzajemnego zaufania – brak zaufania do partnera, podejrzliwość, prowadzą do impasu i złamania rozmów
Negocjacje są więc podstawowym sposobem uzyskiwania od innych tego co chcemy osiągnąć drogą pokojową.
Ocena negocjacji – kryteria
Rozsądek – cechy rozsądnych rozwiązań to:
- obustronna, a nie jednostronna korzyść, tj. uzasadniona korzyść
- uczciwe – zarówno w odniesieniu do przepisów prawa jak obowiązującymi obyczajami (prawa niepisane, przestrzeganie zasad moralnych, uczciwe traktowanie partnera i rzetelne składanie zobowiązań czy oświadczeń)
- trwałość rezultatu – uwzględniające wszystkie możliwe czynniki działające w otoczeniu, przydatność społeczną tj. zapewnić trwałość w ujęciu statycznym jak i dynamicznym
Sprawność – wymaga poczucia rozsądku i prowadzenia ich w ograniczonym czasie tj. znaczenie ich wartości w czasie, koszty prowadzenia negocjacji (tym nie mniej koszty trzeba ponieść, a strona bardziej skłonna do ich ponoszenia zyskuje pewną przewagę moralną).
Kontekst – określa ogólny stan kontaktów między stronami (obecny zysk jest ważny, ale należy mieć na uwadze także przyszłe interesy), które powinny prowadzić do pogłębiania dobrych relacji między pertraktującymi stronami.
WYKŁAD 3 30.10.2014
Aspekty negocjacji:
Aspekt emocjonalny – negocjacje mają prowadzić do osiągnięcia celu – obawa o rezultat może prowadzić do dyskomfortu poprzez napięcie aż do silnego stresu. Zachowanie drugiej strony w trakcie negocjacji może wywołać u nas silne emocje, które mogą utrudnić racjonalne myślenie i obniżyć sprawność negocjatora.
Aspekt racjonalny – obie strony są zadowolone z osiągniętych przez siebie celów lub porozumienia – o ile osiągnięcie porozumienia jest możliwe.
Aspekt proceduralny – w każdej kulturze jest pewien zestaw oczekiwać dotyczących przebiegu negocjacji i zachowań negocjatora.
Aspekt organizacyjny – dotyczy celu organizacji (uwzględni udział innych osób lepiej przygotowanych do negocjacji w określonym zakresie.
Każdy z tych aspektów jest jednocześnie obszarem, który powinien być przez osobę negocjującą sondowany i kontrolowany.
Korzystne cechy osobowościowe do prowadzenia negocjacji
- empatia – zdolności widzenia sytuacji z perspektywy różnych osób, wczucie się w sytuację innych
- asertywność – stanowczość w egzekwowaniu swoich praw
- wewnątrzsterowność – poczucie wewnętrznej kontroli, jednostka sama daje sobie radę, rzadko korzysta z pomocy; sprawia wrażenie osoby solidnej
- umiejętność oddziaływania na ludzi, a nawet tendencje do sterowania nimi drogą sugestii, perswazji, swoboda w nawiązywaniu kontaktów
- umiejętność wywoływania dobrego wrażenia
Rodzaje negocjacji
- negocjacje pozycyjne – w których strony rywalizują ze sobą o podzia określonej sumy wartości
Kluczowe pytanie: Kto wywalczy dla siebie najwięcej?
- negocjacje problemowe – w których strony współpracują ze sobą, by osiągnąć jak największą korzyść, dochodząc do porozumienia co do wspólnego interesu. Odnoszą się one do kreowania wartości i jej podziału
Filozofie prowadzenia negocjacji
|
|
|---|---|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Typy negocjacji
- wielofazowe – jeśli je prowadzisz wykorzystaj fazy początkowe do zbudowania wzajemnego zaufania i poznania drugiej strony
- wielostronne – mogą się różnić od dwustronnych pod jednym ważnym względem: strony mogą zawiązywać koalicje. Pozwalają one stronom słabszym zebrać wystarczająco duże siły, by wysuwać własne propozycje lub przynajmniej blokować te, które są dla nich niemożliwe do zaakceptowania.
Wyróżniamy koalicje:- naturalne, które mają szeroki zakres wspólnych interesów
- celowe, w których strony mające różne poglądy na wiele spraw jednoczą się, by wspierać lub blokować wspólną sprawę
Formułowanie celów negocjacji
Na etapie planowania powinieneś dokładnie zdefiniować cele jakie chcesz osiągnąć w trakcie negocjacji.
Przygotowanie spotkania negocjacyjnego – formułowanie celów
|
|---|
|
|
|
|
Kiedy nie należy negocjować
- gdy można wszystko stracić
- gdy nie ma się żadnej rezerwy
- gdy żądania są nieetyczne
- gdy nie ma się ku temu ochoty
- gdy nie ma się czasu
- gdy przeciwnik działa w złej wierze
- gdy czas działa na twoją korzyść
- gdy nie jesteś gotów
Realizacja i organizacja czyli jak panować nad przebiegiem pracy i działań
„Nigdy nie ma się aż tak wiele do zrobienia, aby nie mieć czasu na zastanowienie” William M. Jeffers
W każdych negocjacjach, w których bierzesz udział zawsze istotną rolę spełniają trzy główne elementy:
- informacje – wydaje się, że druga strona wie więcej o Tobie i o Twoich potrzebach, niż Ty wiesz o rozmówcy i o sytuacji w jakiej się znajduje
- czas – wydaje się, że druga strona nie pracuje pod taką presją jak Ty, nie jest ograniczona czasowo i nie ma wyznaczonych terminów
- władza – zawsze wydaje Ci się, że druga strona ma więcej władzy i autorytetu niż Ty
Elementy, które dają nam przewagę w negocjacjach
- władza, jaką daje tytuł
- władza nagradzania
- władza karania
- władza wynikająca z autorytetu
- charyzma
- władza eksperta
- władza, jaką daje stanowisko
- władza dzięki posiadanym informacjom
Władza jest zjawiskiem subiektywnym, daje jedna możliwość wywierania wpływu na drugą stronę.
Uwarunkowania negocjacyjne
- kultura
- wybór terytorium negocjacyjnego
- kształtowanie przestrzeni negocjacyjnej
- publiczność
- czas
Warunki organizacyjne
Przy prowadzeniu sesji negocjacyjnych należy uwzględnić szereg czynników organizacyjnych.
Fizyczne oraz psychiczne samopoczucie uczestników negocjacji podczas sesji negocjacyjnych często rzutuje na dynamikę procesu negocjacyjnego oraz może ulegać zmianom pod wpływom warunków organizacyjnych panujących na Sali negocjacyjnej i poza nią.
Uwaga!
Niektórzy negocjatorzy chętnie wykorzystują czynniki organizacyjne jako część swojej taktyki, wierząc, iż taki dyskomfort, zniecierpliwienie i rozdrażnienie skłonią negocjatorów strony przeciwnej do dokonania ustępstw tam, gdzie w innych warunkach zajmowaliby twarde stanowisko. Jednakże nie jest to powszechna praktyka.
Fazy negocjacji – ujęciu klasycznym
I Etap - Etap przednegocjacyjny
- przygotować się merytorycznie
- wytworzenie w sobie odpowiedniego nastawienia
II Etap – Otwarcie rozpoczęcia rozmów
- spotkanie ludzi
- podanie pierwszych ofert, tworzących wyjściowe warunki przyszłego kontraktu
III Etap – Prowadzenie rozmów
- kolejne propozycje
IV Etap – Zakończenie negocjacji
- przyjęcie kontraktu
- zerwanie rozmów
WYKŁAD 4 13.11.2014
Przygotowanie negocjacji
- Etap ten rozpoczyna się powstaniem pomysłu (planu) rozpoczęcia negocjacji i trwa do momentu ich bezpośredniego rozpoczęcia
- Polega na uświadomieniu problemu i uznaniu, że negocjacje są drogą do jego rozwiązania
- Podczas tej fazy może także dojść do nieformalnych negocjacji stron
Fazy w przygotowaniu do negocjacji
Faza I – przygotowane merytoryczne
- próbuje się ustalić zakres przyszłych negocjacji
- ponadto każda ze stron powinna dokonać analizy pozycji negocjacyjnej własnej oraz oponenta
- analizę rozpoczyna się od określenia celu minimalnego (stanowiącego punkt oporu, poniżej którego strona negocjacji nie zejdzie) i celu maksymalnego (uznawanego za wynik idealny, do którego dąży strona) dla każdego z zagadnień negocjacji
- w określeniu celów minimalnych i maksymalnych pomocna jest tzw. batna – czyli najlepsza z alternatyw negocjowanego porozumienia
- na podstawie analizy pozycji negocjacyjnej można wyznaczyć obszar negocjacji poprzez porównanie maksymalnych i minimalnych celów jednej ze stron z aspiracjami drugiej
- na koniec należy wybrać ogólną strategię negocjowania albo kilka wariantów strategii
Faza II – przygotowanie proceduralne
- strony powinny porozumieć się co do procedury prowadzenia negocjacji
- powinny ustalić miejsce, czas, termin spotkania i jego ogólne zasady, kolejność rozpatrywania poszczególnych kwestii negocjacyjnych
- na tym etapie następuje ustalenie reguł postępowania w dalszym procesie
I.1. Myślenie twórcze
W indywidualnej technice myślenia twórczego można zastosować takie zasady jak:
- prowokowanie wątpliwości – sformułować problem na piśmie i podkreślić słowa budzące wątpliwości
- stymulowanie przypadkowych słów – wykorzystanie słownika (przypadkowe) – poszukiwanie związków z danym pojęciem, ideą, słowem (fizyczny, semantyczny, symboliczny, emocjonalny, logiczny itd.)
- metaforyczne rozwijanie cech – wypisać wszystkie możliwe cechy mające związek z naszym problemem, a także nazwy wszystkich rzeczy mających z nim jakiś związek
Przeciwstawny proces do techniki burzy mózgów to proces „syndromu ogłupienia grupowego”; „syndrom myślenia stadnego” co myślicie o – odpowiedź – beeeeeeeee…. Beeeeeeeeeee…
I.2. Dobór reprezentantów
Idealnie jest, by po przeciwnych stronach znalazło się tyle samo przedstawicieli – daje to poczucie równości.
Dobór osób powinien uwzględniać:
- zdolności negocjacyjne i przymioty osobowości
- znajomość specjalistycznych zagadnień związanych z przedmiotem
- zdolność współdziałania z zespołem, ograniczony indywidualizm
- przewidywane role do spełnienia w trakcie negocjowania
Przy doborze do zespołu negocjatorów powinniśmy kierować się następującymi cechami związanymi z umiejętnością współdziałania:
- dopasowanie – wzajemny szacunek, przypisane role i obowiązki oraz odpowiedzialność
- wewnętrzna równowaga – pod względem zdolności i znajomości poszczególnych zagadnień
- zaufanie – ze strony innych członków zespołu (kompetencje, moralność, uczciwość itp.)
- uznanie ze strony przeciwnej – szacunek i aprobata
- role grupowe – dobierając współpracowników trzeba tak działać, by mieć możliwość obsadzenia najczęściej występujących w zespołach negocjacyjnych ról grupowych
Role grupowe
- lider – powinien to być ktoś, kto potrafi sprawnie organizować pracę zespołu i posiada kompetencje do podejmowania decyzji. Cechy lidera – powinien posiadać kompetencje merytoryczne, intelektualne, emocjonalne, specjalistyczne
- protokolant – którego zadaniem jest notowanie wszystkich ustaleń podejmowanych w trakcie dyskusji i podsuwania najważniejszych danych, czuwania nad kolejnością zagadnień i krótkiego podsumowania
- słuchacz – jego rola polega Ne tym, aby pamiętał wszystko, co było mówione (najtrudniejsza funkcja). Musi być również dobrym obserwatorem
- krytyk – prowadzi oceny pod kątem krytycznej oceny postępów w negocjacjach
- kontroler - pełni ją osoba o najwyższej pozycji, autorytet
WYKŁAD 5 3.12.2014
I.3. Przygotowanie miejsca rozmów
- Istnieją koncepcje aby tak organizować samo miejsce negocjacji, by mieć wygodną pozycję, podczas gdy strona przeciwna ma mniej wygodną – nie należy tego jednak rekomendować.
- Najlepsze kontrakty uzyskuje się najczęściej gdy obie strony są ulokowane możliwie wygodnie.
- Zasada ogólna przygotowania miejsca do negocjacji wymaga, by sugerowało ono nastawienie życzliwe i partnerskie.
Techniki kształtowania miejsca negocjacji
Odpowiedni wybór i właściwe przygotowanie miejsca negocjacji jest jednym z ważniejszych czynników sytuacyjnych warunkujących ich przebieg i wynik.
Wyodrębnia się 2 typy uwarunkowań związanych z miejscem negocjacji
- terytorialne, dotyczące wyboru miejsca, tj. czy odbędą się na:
- własnym terenie
- terenie drugiej strony
- neutralnym terenie
- przestrzenne, dotyczące odpowiedniego przygotowania miejsca rozmów (zapewniającego maksymalnie efektywny przebieg)
Fundamentalne ramy umożliwiające osiągnięcie sukcesu w negocjacjach, powinno być oparte na wiedzy:
- jakie są alternatywy dla negocjowanego porozumienia
- jaki jest minimalny próg w negocjowanej transakcji
- jak dalece chcemy być elastyczni i na jakie ustępstwa możemy się zgodzić
Punkty wyjścia w negocjacjach
I. Poznaj swoją najlepszą alternatywę dla negocjowanego porozumienia – BATNA
- Silna słaba BATNA
- Umacnianie pozycji
- popraw swoją BATNA
- poznaj BATNA drugiej strony
- osłab BATNA długiej strony
- Gdy nie masz żadnych alternatyw
- BATNA nie zawsze jest prosta
II. Cena brzegowa – cena, przy której racjonalny negocjator odejdzie od stołu. Nie przystępuj do negocjacji nie mając jasno określonej ceny brzegowej
III. Obszar możliwego porozumienia – ZOPA – obszar, w ramach którego transakcja jest satysfakcjonująca dla obu stron
IV. Budowa wartości w negocjacjach – możliwa jest w sytuacji gdy strona ma coś do zaoferowania, co dla niej jest niewiele warte, a przedstawia dużą wartość dla drugiej strony – i vice versa – korzyść dla obu stron
II. Otwarcie rozmów – zadania negocjatora
Rozgrzewka polega na wyrównaniu nastroju i zbudowaniu zaufania do siebie i swoich ofert. Oferta ma być pewna, ale musi być też uczciwa. Przygotowaniem do jej wprowadzenia powinna być rozmowa wstępna. Jej celem jest:
- wywołanie pozytywnego wrażenia, przyjaznej atmosfery (życzliwej)
- ustalenie sposobu prowadzenia negocjacji, zakresu, czasu trwania i procedury, przedstawić członków zespołu
Eksploracja, czyli przeprowadzenie wywiadu na temat głównych elementów sytuacji:
- Czy przedstawiciele drugiej strony mają wystarczająco dużo władzy, by podejmować decyzje? Jeśli tak, który jest osobą najważniejszą?
- Czy przygotowana została właściwa strategia negocjacyjna? W tej fazie można stosunkowo łatwo przejść od kooperacji do rywalizacji lub do rozmów rzeczowych.
- Czy trafnie zostały przewidziane aspiracje i intencje drugiej strony? Jakich oczekuje ona korzyści? Co chce załatwić, jaką ma listę zakupów?
Jej celem jest:
Ustalenie kompletnego obrazu oczekiwań przeciwnika.
III. Przedstawienie propozycji
- Podstawą jest stwierdzenie, że to właśnie (oferty, propozycje) są motorem negocjacji, a nie argumenty i uzasadnienia. Argumenty stanowią tylko pomoc. Propozycje są także – co warto mieć na uwadze – formą kontrolowania sytuacji, ponieważ kto stawia propozycje, ten ma kontrolę nad przebiegiem.
Uwaga
- Jeżeli odrzucamy propozycję, to należy przedstawić inną, w przeciwnym wypadku jest działanie „KASTRACYJNE”, niszczące.
- Propozycję należy przedstawić w formie warunkowej – „Jeżeli wy ……… to my możemy …….”
- Propozycje składane przez drugą stronę powinny zawierać konkretne koncesje np. obniżka ceny o 5%, podczas gdy własne deklaracje przedstawiać niekoniecznie konkretny (zmienimy częstość zamówień).
- W trakcie składania propozycji nie przerywaj drugiej stronie (może wywołać to irytację, podejrzenia, stosowanie siły utrudnia trafną diagnozę sytuacji).
- W okresie stawiania propozycji ofert należy zachowywać maksymalne spojrzenie na sytuację. Przedmiotem rozważań może być termin dostaw, sposób płatności, rodzaje transportu, dystrybucję, sposoby pakowania, cena, kary za opóźnienia itd.
III. Przedstawienie propozycji
Negocjator, który przyjmie jeden wariant kontraktu końcowego, nie może być przykładem twórczego działania i lepiej, żeby w ogóle zasiadał przy stole negocjacyjnym.
Przedstawienie propozycji – ustępstwa i oferty
Zasada „ustępstwo za ustępstwo”
- Zaczynając negocjacje podajemy lepsze oferty niż te, które nas zawodzą, zakładając z góry pewne ustępstwa. Różnicę między pierwszą ofertą, a oczekiwanym kontraktem nazwiemy – marginesem negocjacyjnym.
- Ustępstwa powinny być dokonywane małymi kroczkami – jeżeli udaje się nam wykonywać mniejsze kroki niż stronie przeciwnej, to uzyskamy większe realne korzyści
Zasada „obszaru środkowego”
- Stosowana symetrycznie przez obie strony pozwala określić ofertę
- Oferty bardzo rozbieżne to pułapka dla obu stron
- Złagodzenie różnicy stanowisk wymaga ustępstwa – z reguły pierwsza ustępuje strona słabsza. Żądając ustępstw należy stosować strategię minimalizacji – nie ujawniamy wagi uzyskanych ustępstw, ani nie okazujemy entuzjazmu gdy zostaną przedstawione.
- Lepiej jest obniżać oferty częściej, ale o mniejsze wartości, niż rzadziej o większe.
Reguły w negocjacjach handlowych zmierzające do osiągnięcia sukcesu
- to klient, jako pierwszy, powinien zrobić ustępstwo
- gdy klient jest wyjątkowo trudnym negocjatorem, handlowiec jako pierwszy może zrobić niewielkie ustępstwo (jednak nie więcej niż 6-8% oczekiwań klienta). Duże ustępstwa pokazują klientowi, że pierwsza propozycja była znacznie zawyżona
- nigdy nie należy dawać „okrągłych” upustów, np. 9,80%. To świadczy o tym, że rzucamy nimi „z rękawa”. Jeśli ustąpimy o 2,14% klient będzie miał wrażenie, że opieramy się na konkretnych i dokładnych wyliczeniach
- każde ustępstwo musi być istotnie mniejsze od poprzedniego, co wskazuje drugiej stronie, że zbliża się do tzw. granicy opłacalności transakcji
WYKŁAD 6 11.12.2014
V. KONTRAKT KOŃCOWY
Kontakt końcowy powinien być opracowany na piśmie i zawierać wszystkie ustalenia i warunki ich realizacji. Dokumentacja rezultatów negocjacji jest gwarancją poprawnej realizacji następujących potem działań handlowych czy gospodarczych.
Kontakt końcowy o charakterze handlowym powinien zawierać:
- preambułę (wstęp) – powinna zawierać ogólne informacje o kontakcie, nawiązanie do innych umów, jednoznaczne określenie negocjujących stron, itp.
- określenie zakresu kontaktu – zawiera szczegółowe dane, m.in. czego dotyczy kontrakt oraz obowiązki stron
- sposób dostarczenia towaru – jest to jedna z najważniejszych spraw, dotyczy bowiem czasu, w jakim towar będzie dostarczony
- cenę
- okres płatności
- dokumentację techniczną
- gwarancje
- zasady arbitrażu w wypadkach nieporozumień
- warunki zerwania umowy na skutek nieprzewidzianych okoliczności
Warunki uzupełniające kontakt handlowy:
- klauzula siły wyższej
- klauzula określająca warunki odbioru i akceptacji towaru
- termin, w ciągu którego nabywcy przysługuje prawo zgłoszenia reklamacji
- klauzula kar umownych
- klauzula uzależniająca wiążącą moc kontaktu od uzyskania licencji eksportowej lub importowej
- klauzula niezależności patentowej, znaku towarowego, marki handlowej, zarejestrowanego deseniu itp.
- klauzula określająca stopień bezpieczeństwa towaru
- klauzula arbitrażowa
- klauzula o prawie rządzącym kontraktem
- klauzula rewizji cen
- klauzula zakazując reeksportu
Funkcje zakupów w przedsiębiorstwie
Źródło zysków dla przedsiębiorstwa
Każdy nabywca powinien uczynić ze swego zawodu (zajęcia) źródło zysków dla przedsiębiorstwa.
Do zasad, które precyzują te kwestie zaliczamy:
- w jaki sposób być czujnym na każdy warunek (klauzulę, punkt) negocjowanej umowy – żaden z nich nie może być zaniedbany, ani oczywiście cena, ni terminy dostaw, gwarancje, usługi posprzedażne, konserwacja itd.
- w jaki sposób spośród ogółu zakupów niezbędnych do zrealizowania wybrać te, które zasługują na intensywne negocjacje, ponieważ są źródłami zysków, nie jesteście bowiem w stanie sprostać wszystkiemu jednocześnie
Pojęcie i istota zakupu
ZAKUP to ogół działań, za pomocą których przedsiębiorstwo lub osoba fizyczna NABYWCA – nabywa (kupuje) od innego przedsiębiorstwa lub osoby fizycznej własność dóbr lub korzyści ze świadczenia usług w zamian za wynegocjowane i zaakceptowane warunki (kwotę, terminy, miejsce itd.)
Celem funkcji zakupów w przedsiębiorstwie jest zapewnienie mu określonej ilości i jakości surowców, półfabrykatów, wyrobów gotowych lub usług w terminach odpowiadających jego potrzebom.
W znaczeniu ogólnym do podstawowych działań składających się na tę funkcję należą:
- negocjowanie warunków dostaw z dostawcami (sprzedawcami)
- przygotowanie i składanie zamówień we współpracy z innymi funkcjami (częściami) przedsiębiorstwa
- nadzorowanie realizacji i kontrola dostaw
WYKRESIKI
Dla nabywcy zmienił się również sposób kalkulowania cen produktów:
- w gospodarce wytwarzania cena zbytu produktu jest sumą kosztów przedsiębiorstwa powiększoną o zysk
- w gospodarce rynkowej cena zbytu jest dyktowana przez rynek. Przedsiębiorstwo musi więc wytwarzać produkty po najniższych kosztach własnych lub zlecać niektóre funkcje podwykonawcom
KIEROWANIE ZAKUPAMI
Podstawowe stawki zakupów
Osoba odpowiedzialna za zakupy w przedsiębiorstwie musi brać pod uwagę cztery podstawowe ich rodzaje (wymiary, stawki):
- zysk – jest on najłatwiejszy do oceny. Głównie od umiejętności nabywcy (kupującego) zleży doprowadzenie do rzeczywistej konkurencji między różnymi źródłami zaopatrzenia
- jakość zakupywanego produktu, która jest określana w dokumentacji ofertowej
- usługa (np. określone terminy dostaw, usługi gwarancyjne, konserwacja itp.), jaką może świadczyć dostawca na prośbę nabywcy bądź z własnej inicjatywy
- marka (wizerunek) przedsiębiorstwa, którą dostrzega sprzedający poprzez swoje kontakty zawodowe z nabywcą. Jest to stawka trudna do natychmiastowej oceny, lecz najważniejsza w długim okresie.
Dla każdego z tych elementów nabywca powinien sformułować zbiór zadań prowadzących go do osiągnięcia zamierzonych celów.
Przykład przedsiębiorstwa które chce przeznaczyć dodatkowe środki (materialne i ludzkie) na działania swoich służb zakupów.
Cztery podstawowe stawki zakupów:
1. Zysk:
- ustalenie rodzajów produktów
- rozszerzenie rynku na wiele źródeł zaopatrzenia
- zastosowanie nowych metod negocjacji
2. Jakość:
- ustalenie dostawców, których produkty zawierają wady jakościowe
- ponowne określenie z działem ds. badań spisu wymagań/zobowiązań technicznych
- wprowadzenie programu zapewnienia jakości z niektórymi dostawcami
3. Usługi:
- ustalenie produktów podatnych na usługi dodatkowe lub elastyczność
- poszukiwanie dostawców w zależności od ich zdolności do świadczenia usług
- podpisanie rocznych umów z kilkoma wybranymi dostawcami
4. Marka:
- podniesienie profesjonalizmu nabywców (plan szkolenia)
- uznanie roli nabywcy we wczesnej fazie przedprodukcyjnej jako inspiratora i koordynatora
- określenie etyki zawodowej zbudowanej na zasadzie „wygrywający/wygrywający”