Inwentaryzacja

Inwentaryzacja jest:

• elementem rachunkowości przedsiębiorstwa, który służy do weryfikacji stanu składników aktywów i pasywów przed ich ujęciem w sprawozdaniu finansowym,

• elementem systemu kontroli wewnętrznej jednostki, mającej na celu ochronę posiadanego mienia i racjonalną politykę zarządzania aktywami,

• umożliwia ocenę przydatności i stanu jakościowego składników majątkowych, w szczególności środków trwałych, materiałów, towarów czy wyrobów gotowych

Inwentaryzacja stanowi ogół czynności zmierzających do ustalenia rzeczywistego stanu majątku podmiotu gospodarczego w celu weryfikacji danych wynikających z ewidencji księgowej, a także rozliczenia osób odpowiedzialnych materialnie za powierzone im mienie.

Za przeprowadzenie inwentaryzacji odpowiada kierownik jednostki. Zgodnie z zapisem ustawy o rachunkowości nie może on przenieść na inną osobę odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji drogą spisu z natury.

Do czynności tych składających się na proces inwentaryzacji zalicza się:

• ustalanie stanu faktycznego aktywów i pasywów za pomocą odpowiednich me­tod inwentaryzacji,

• udokumentowanie inwentaryzacji i jej wyników oraz wycenę składników, jeże­li mają wyraz ilościowy,

• ustalenie różnic stwierdzonych między stanem rzeczywistym a stanem księgo­wym,

• wyjaśnienie różnic z podaniem przyczyn,

• dostosowanie danych wynikających z ewidencji księgowej do zgodności z da­nymi rzeczywistymi,

• rozliczenie osób odpowiedzialnych lub współodpowiedzialnych za powierzone im mienie,

• ocenę przydatności inwentaryzowanych składników oraz realności ich stanu księgowego,

• podjęcie decyzji w sprawie stwierdzonych różnic między stanem księgowym a stanem faktycznym i wyeliminowanie przyczyn je powodujących,

• rozliczenie różnic w księgach rachunkowych w celu doprowadzenia do zgodności zapisów księgowych ze stanami rzeczywistymi.

Wiarygodna inwentaryzacja wymaga respektowania trzech podstawowych zasad:

• Kompletności - każdy składnik majątku wymaga ujęcia w dokumentacji inwentaryzacyjnej,

• Porównywalności -stan każdego ze składników majątkowych, ustalony w trakcie inwentaryzacji na określoną datę, powinien być możliwy do porównania ze stanem wynikającym z ewidencji,

• Jednokrotności - fizycznie istniejący składnik majątkowy może być wykazany w dokumentacji inwentaryzacyjnej wyłącznie jeden raz

Rodzaje inwentaryzacji:

1. Z punktu widzenia regularności (systematyczności) jej przeprowadzania, wyodrębnić można inwentaryzację:

   1. systematyczną, czyli powtarzaną w równych okresach lub prowadzoną w systemie ciągłym,

   2. doraźną, przeprowadzaną niezapowiedziane, np. w sytuacjach losowych.

2. Z punktu widzenia szczegółowości jej sporządzania inwentaryzację podzielić można na:

   1. pełną, obejmującą zakresem wszystkie składniki majątkowe jednostki,

   2. częściową, obejmującą zakresem wybrane składniki majątkowe jednostki.

3. Przyjmując jako kryterium klasyfikacyjne częstotliwość przeprowadzania, można wyodrębnić inwentaryzację:

   1. roczną, przeprowadzaną w celu zweryfikowania danych księgowych przed spo­rządzeniem bilansu,

   2. kwartalną, przeprowadzaną na określone cele wewnętrzne jednostki.

4. Przyjmując za kryterium celowość jej sporządzania, można wymienić inwentaryzację:

   1. rozliczeniową, służącą do rozliczania osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone mienie,

   2. szacunkową, służącą do oceny przybliżonego stanu składników majątkowych i mającą na celu zorientowanie się w możliwie krótkim czasie, jaki jest stan majątku

   3. kontrolną, przeprowadzaną doraźnie lub planowo w celach kontrolnych,

   4. przeglądową, mającą na celu weryfikację majątku w określonym celu, np. przeceny.

5. Wyodrębniając specyficzne zdarzenia, mające miejsce w jednostce, można mówić o inwentaryzacji:

   1. zdawczo-odbiorczej, przeprowadzanej w przypadku zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej za powierzone mienie jednostki,

   2. nadzwyczajnej (specjalnej), przeprowadzanej w sytuacjach nietypowych, np. zdarzenia losowe, kontrola zewnętrzna,

   3. ciągłej, przeprowadzanej na bieżąco, np. inwentaryzacja środków pieniężnych w kasie lub na rachunkach bankowych.

Przedmiot inwentaryzacji

Przedmiotem inwentaryzacji są składniki aktywów i pasywów jednostki, w szczególności:

• rzeczowe składniki aktywów trwałych (środki trwałe i środki trwałe w budowie),

• rzeczowe składniki aktywów obrotowych (materiały, półprodukty i produkty w toku, produkty gotowe, towary),

• aktywa finansowe,

• należności i zobowiązania,

• pozostałe aktywa i pasywa.

Inwentaryzacją obejmuje się również znajdujące się w jednostce składniki aktywów, będące własnością innych jednostek, a powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu.

Termin inwentaryzacji

Zgodnie z ustawą o rachunkowości podmioty gospodarcze przeprowadzają inwentaryzację:

• na ostatni dzień każdego roku obrotowego,

• na dzień zakończenia działalności,

• na dzień poprzedzający postawienie w stan likwidacji lub upadłości.

Niezależnie od obligatoryjnych momentów inwentaryzacji, w praktyce inwentaryzację przepro­wadza się również w przypadku zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej lub na jej żądanie (inwentaryzacja zdawczo-odbiorcza), zdarzeń losowych (kradzież, pożar, powódź), kontroli wewnętrznej, zmiany cen ewidencyjnych lub na żądanie organów (urząd skarbowy, prokuratura, sąd, policja i inne).

Metody inwentaryzacji:

• Spis z natury

• Uzgodnienie sald

• Weryfikacja stanu księgowego

Spis z natury polega na ustaleniu rzeczywistej ilości poszczególnych składników majątku przez ich przeliczenie, na wycenie spisanych ilości, porównaniu wartości z danymi ksiąg rachunkowych, ustaleniu ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych oraz rozliczeniu różnic inwentaryzacyjnych.

Ta metodą inwentaryzuje się:

• aktywa pieniężne (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych),

• papiery wartościowe,

• rzeczowe składniki aktywów obrotowych,

• rzeczowe składniki aktywów trwałych,

• nieruchomości zaliczane do inwestycji,

• maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie.

Metoda uzgadniania sald polega na otrzymaniu od banków i uzyskaniu od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu aktywów oraz na wyjaśnieniu i rozliczeniu ewentualnych różnic. W drodze uzgadniania sald inwentaryzuje się głównie:

• aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych lub przechowywa­ne przez inne jednostki,

• należności od osób prowadzących księgi rachunkowe,

• udzielone pożyczki,

• powierzone kontrahentom własne składniki aktywów.

Weryfikacja stanu księgowego polega na porównaniu danych wynikających z ksiąg rachunkowych z odpowiednią dokumentacją źródłową i weryfikacji wartości tych składników. Tą metodą inwentaryzowane są:

• środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony,

• grunty,

• prawa zakwalifikowane do nieruchomości,

• należności sporne i wątpliwe, a w bankach również należności zagrożone,

• należności i zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych,

• należności i zobowiązania z tytułów publicznoprawnych,

• inne niewymienione aktywa lub wymienione, ale takie, w stosunku do których przeprowadzenie spisu z natury lub uzgodnienie sald z przyczyn uzasadnionych było niemożliwe.

Ustawa o rachunkowości określa ogólną zasadę przeprowadzania inwentaryza­cji na koniec roku obrotowego. Jednak w odniesieniu do określonych składników ustawa uznaje, że tę zasadę spełnia inwentaryzacja:

• rozpoczęta nie wcześniej niż na 3 miesiące przed końcem roku obrotowego i za­kończona nie później niż do 15tego dnia następnego roku,

• przeprowadzona raz w ciągu 2 lat,

• przeprowadzona raz w ciągu 4 lat.