Istota inwentaryzacji

Formy inwentaryzacji

Metody inwentaryzacji

Niedobory i nadwyżki

Kompensata

Ewidencja

Według ustawy o rachunkowości inwentaryzacja to ogół czynności rachunkowych zmierzających do sporządzenia szczegółowego spisu z natury składników majątkowych danej jednostki (czyli aktywów) oraz źródeł ich pochodzenia (czyli pasywów) na dany moment bilansowy. Inwentaryzacja polega więc na ustaleniu za pomocą spisu faktycznego stanu wszystkich rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych, jak też wyjaśnienie różnic między stanem stwierdzonym podczas inwentaryzacji (rzeczywistej) a stanem wynikającym z ewidencji księgowej. Służy do okresowego sprawdzania stanu aktywów i pasywów wykazywanego w księgach rachunkowych lub jego ustalenia, jeżeli nie prowadzi się bieżącej ewidencji stanów (np. produkty w toku, materiały, towary odpisywane w koszty w momencie ich zakupu) Słowo inwentaryzacja pochodzi od łacińskiego słowa inventarium- czyli służący do odnalezienia, zaś spis od słowa invenire- co oznacza znaleźć, odkryć. Remanent z łacińskiego remanere oznacza pozostawać i odnosi się ilości rzeczy będących w danym miejscu i czasie

Obowiązki kierownika jednostki: Wydawanie przepisów wewnętrznych Zatwierdzenia zaopiniowanego wniosku ,wykorzystanie w przyszłości spostrzeżeń wynikłych podczas inwentaryzacji Powoływanie organów i osób do przeprowadzenia inwentaryzacji Formy inwentaryzacji: inwentaryzacja pełna okresowa inwentaryzacja pełna ciągła inwentaryzacja wyrywkowa okresowa lub ciągła Rodzaje inwentaryzacji: Doraźna Pełna ciągła Polega na dokonywaniu systematycznie w ciągu okresu inwentaryzacyjnego w różnych, planowo określonych terminach, spisów z natury poszczególnych składników środków w taki sposób, aby wszystkie środki w ciągu tego okresu zostały objęte inwentaryzacją z wyznaczoną częstotliwością. Ustala się tutaj roczny plan inwentaryzacji (daty inwentaryzacji poszczególnych składników są poufne) z zachowaniem terminów określonych w Ustawie o rachunkowości. Plan inwentaryzacji zatwierdza kierownik jednostki. Wyrywkowa okresowa lub ciągła Polega na ustaleniu rzeczywistego stanu części (fragmentu) składników aktywów i pasywów na wybrany dzień lub w określonym terminie. Obejmuje ona tylko objęte ewidencją ilościowo-wartościową: materiały, towary, produkty gotowe, półfabrykaty. Cel: kontrola osób materialnie odpowiedzialnych, zmiana osoby materialnie odpowiedzialnej, określenie strat w przypadku zdarzeń losowych. Pełna okresowa Polega na ustaleniu rzeczywistego stanu wszystkich składników aktywów i pasywów na określony dzień. Polega ona na inwentaryzacji poszczególnych składników nie w jednym terminie, lecz sukcesywnie, tak aby określić stan inwentaryzowanych aktywów i pasywów w określonym przedziale czasowym (różne grupy w różnych dniach).

Sposoby inwentaryzacji: Spis z natury składników majątkowych, ich wycena, porównanie z danymi z ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienie i rozliczenie ewentualnych różnic. Stosowany jest do składników dających się policzyć, zmierzyć, zważyć Dotyczy składników będących własnością jednostki jak i obcych powierzonych w celu sprzedaży, przechowywania, przetwarzania lub używania. Potwierdzenie prawidłowości sald księgowych To otrzymywanie od banków i kontrahentów potwierdzenia prawidłowości wykazywanego w księgach jednostki stanu aktywów oraz wyjaśnienie i rozliczenie ewentualnych różnic. Tą metodą inwentaryzuje się: środki pieniężne zgromadzone na rachunkach bankowych, należności, pożyczki, zobowiązania, aktywa własne powierzone kontrahentom. Porównanie danych ewidencyjnych z dokumentami To porównanie danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacja realnej wartości tych składników. Obejmuje ono pozostałe składniki aktywów i pasywów, niezinwentaryzowane na koniec roku obrotowego w inny sposób.

Terminy inwentaryzacji: w okresie ostatnich trzech miesięcy roku obrotowego oraz pierwszych 15 dni następnego roku obrotowego – pozostałych aktywów i pasywów oraz innych składników obejmowanych roczną inwentaryzacją, pod warunkiem, że ustalenia ich stanu dokonuje się przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda - przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym, raz w roku obrotowym w dowolnym terminie – zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki oraz zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną. w ostatnim dniu roku obrotowego – aktywów pieniężnych, produkcji w toku (w tym środków trwałych w budowie), papierów wartościowych, materiałów, towarów i produktów gotowych, raz na cztery lata drogą spisu z natury, zaś w ciągu pozostałych trzech lat drogą porównania ewidencji z dokumentacją oraz analizy i weryfikacji – środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie- znajdujących się na terenie strzeżonym, raz na dwa lata - zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową,

Różnice inwentaryzacyjne: niedobory, szkody, nadwyżki Niedobory i nadwyżki ustala się: ilościowo i wartościowo Ilościowo i wartościowo dotyczy rzeczowych składników majątku (środków trwałych, towarów, materiałów i opakowań), jeżeli ich ewidencja w księgach rachunkowych jest prowadzona wartościowo i w jednostkach naturalnych. wartościowo. Wartościowo dotyczy gotówki, papierów wartościowych, towarów i opakowań w placówkach handlu detalicznego, jeżeli ich ewidencja w księgach rachunkowych prowadzona jest wartościowo.

Niedobory Ujemne różnice ilościowe i wartościowe ujawnione w drodze porównywania stanu rzeczywistego ze stanem księgowym. Stan rzeczywisty < Stan księgowy Powstają podczas transportu, magazynowania, użytkowania, produkcji.

Szkody To utrata pierwotnej wartości użytkowej składnika majątku. Przyczyny powstania: niewłaściwe warunki składowania, warunki atmosferyczne, zaniedbania osób materialnie odpowiedzialnych. Nadwyżki Dodatnie różnice ilościowe i wartościowe ujawnione w wyniku porównania stanu rzeczywistego ze stanem księgowym. Stan rzeczywisty > Stan księgowy Powstają podczas: - transportu, magazynowania, użytkowania, produkcji. Niedobory ubytki naturalne niedobory i szkody niezawinione niedobory i szkody zawinione.

Ubytki naturalne To nie dające się się uniknąć zmniejszenia ilości składnika mieszczące się w granicach norm ubytków naturalnych, powstałe w wyniku takich procesów fizykochemicznych, takich jak wysychanie, ulatnianie, parowanie. Niedobory i szkody niezawinione Powstają z przyczyn niezależnych od osób materialnie odpowiedzialnych: ubytki przekraczające normy niezawinione np. powstałe w wyniku złego pakowania, w wyniku niedokładności urządzeń pomiarowych, zdarzenia losowe (pożar, kradzież). Niedobory i szkody zawinione Powstają z winy osób materialnie odpowiedzialnych lub innych osób, w wyniku: niedbalstwa, nadużyć, naruszenia przepisów. Niedobory bezsporne – osoba winna wyraża zgodę na ich pokrycie. Niedobory sporne – osoba winna nie wyraża zgody na ich pokrycie: a) niedobory dochodzone na drodze postępowania sądowego, b) niedobory niedochodzone.

Niedobory i nadwyżki: W trakcie przemieszczania, magazynowania, przyjmowania oraz wydawania powstają niedobory, szkody, ubytki naturalne czy nadwyżki. Przyczynami tych różnic, są najczęściej: zmiany fizyczne i chemiczne oraz ubytki naturalne, wypadki losowe, w których powstają nieodwracalne szkody w składnikach majątku, spowodowane niezamierzonym działaniem ludzkim, a mianowicie: błędne przyjmowanie i wydawanie towarów przez pracowników (błąd pomiaru w ilości, mierzenia, liczenia), błędne wypełnianie dokumentacji – złe ilość, gatunku, ceny lub rodzaju, błędy w księgach rachunkowych w ewidencji operacji gospodarczych, niedbałym wykonaniem czynności lub celowym działaniem człowieka na przykładzie: fałszowanie dokumentów, kradzież z włamaniem, celowe zniszczenie lub uszkodzenie, pożar spowodowany podpaleniem, brak troski o powierzone mienie.

Nadwyżki Powstają w wyniku: niedokładności urządzeń pomiarowych mieszczące się w granicach dopuszczalnego błędu, błędów w dokumentacji, pomyłkowej zamiany podobnych składników. Kompensata niedoborów z nadwyżkami Przyjmuje się tu za prawdopodobne, że w ruchu magazynowym zaistniały pomyłki przy przyjmowaniu bądź wydawaniu składników, powodujące że zamiast materiału „A” można nieumyślnie wydać podobny do niego materiał „B”. Kompensata jest dokonywana przed obliczeniem ubytków naturalnych. Warunki kompensaty nadwyżek i niedoborów zostały ustalone w ramach tego samego spisu z natury, dotyczą tej samej osoby odpowiedzialnej materialnie lub osób rozliczanych i objętych współodpowiedzialnością majątkową, powstały w pokrewnych asortymentach (dot. kształtu, rozmiaru, koloru ...)

Sposoby kompensaty Globalnie w ramach z góry ustalonych „grup kompensacyjnych”, obejmujących składniki tego samego lub pokrewnego asortymentu, w podobnych opakowaniach, podobnych kolorystycznie; kompensaty wewnątrz grup przebiegają globalnie według zasady „wszystkie niedobory ze wszystkimi nadwyżkami”. Indywidualnie w ramach wytypowanej jednej nadwyżki i jednego niedoboru; stosowany w odniesieniu do składników zaliczonych do różnych grup kompensacyjnych oraz tam gdzie nie ustala się grup kompensacyjnych, gdy spełnione są warunki umożliwiające kompensatę.