Baza danych jest zbiorem informacji i obiektów związanych z pewnym tematem lub zadaniem

obiektach zwanych tabelami. Tabela składa się z wierszy (rekordów) i kolumn (pól). Tabele są podstawą bazy danych MS Access.

Każde pole ma przyporządkowany określony typ, który określa wartości, jakie są w nim przechowywane

Podstawowymi typami wartości są wartości tekstowe i liczbowe. Ponadto, dla pola o ustalonym typie, można dobrać dodatkowe parametry, tzw. właściwości, związane na przykład z maksymalną długością danej przechowywanej w polu, sposobem jej wyświetlania w tabeli itp.

Typ pola	Rodzaj przechowywanych informacji	Rozmiar
Tekst	Teksty (złożone ze znaków alfanumerycznych — głównie liter, cyfr i spacji), np. nazwy firm, imiona, nazwiska; liczby, na których nie będą wykonywane obliczenia (np. PESEL, NIP, kod pocztowy, numer telefonu)	0–255 znaków
Nota	Dodatkowy komentarz	0–65 536 znaków
Liczba	Liczby, na których będą w przyszłości wykonywane obliczenia	1, 2, 4 lub 8 bajtów, 16 bajtów dla identyfikatora replikacji (GUID)
Data/Godzina	Data i czas	8 bajtów
Waluta	Wartości pieniężne, na których także można wykonywać obliczenia	8 bajtów
Autonumerowanie	Automatycznie dobierane przez MS Access liczby całkowite	4 bajty, 16 bajtów dla identyfikatora replikacji (GUID)
Tak/Nie	Wartości logiczne (Tak/Nie, Włączony/Wyłączony lub Prawda/Fałsz)	1 bit (0 lub -1)
Obiekt OLE	Zdjęcia, rysunki, dźwięki, pliki filmowe	Do 1 GB
Hiperłącze	Łącza do plików zewnętrznych (np. dokumentów Worda lub skoroszytów Excela), stron internetowych lub adresów e-mail	0–64 000 znaków
Załącznik	Specjalne pole (wprowadzone w Accessie 2007) umożliwiające dołączanie zewnętrznych plików do bazy danych Accessa	Różny dla różnych załączników
Kreator odnośników	Właściwie nie jest to klasyczny typ, lecz kreator pól kombi (list rozwijanych), umożliwiających wybór pojedynczej informacji z listy dozwolonych wartości (pole kombi może odwoływać się do innej tabeli)	Zazwyczaj 4 bajty

Aby możliwe było łączenie informacji pochodzących z różnych tabel, między tabelami tworzy się związki zwane relacjami. W ten sposób powstaje relacyjna baza danych.

Do prezentacji i zarządzania danymi przechowywanymi w tabelach służą kwerendy (zapytania), formularze i raporty.

Kwerendy (zapytania) pozwalają na wybieranie z tabel rekordów według określonych kryteriów, łączenie pól z różnych powiązanych ze sobą tabel oraz dokonywanie obliczeń na polach liczbowych. Kwerendy służą także do uzupełniania, dołączania i usuwania rekordów. Tworzy się je przede wszystkim na podstawie tabel, ale również na podstawie innych kwerend.

Formularze służą głównie do wprowadzania danych i dają możliwość innej niż tabelaryczna formy ich prezentacji. Użytkownik ma wpływ na szatę graficzną (kolory, linie ramki, różne czcionki) i położenie wyświetlanych informacji, jak również zmianę interpretacji danych (na przykład przedstawienie ich w postaci wkresu).

Raporty są przystosowane przede wszystkim do drukowanie informacji na papierze. Umożliwiają one automatyczne grupowanie i podsumowywanie danych.

Tabele, kwerendy, formularze i raporty określa się mianem obiektów bazy danych.

Aby Access mógł powiązać informacje przechowywane w różnych tabelach, każda tabela w bazie danych musi zawierać pole lub zbiór pól, które jednoznacznie określą pojedynczy rekord. Takie pole lub zbiór pól nazywa się kluczem podstawowym. Klucz podstawowy jest używany w relacji do łączenia odpowiadających sobie rekordów z różnych tabel.

Program Access jest wyposażony w dwa narzędzia, które pomagają udoskonalić projekt bazy danych. Kreator analizatora tabel sprawdza pojedyncze tabele, ewentualnie proponuje nową strukturę tabeli, a jeśli to jest wskazane, zamienia tabelę na kilka odrębnych tabel połączonych relacjami. Z kolei Analizator wydajności przeprowadza analizę całej bazy danych, a następnie formułuje zalecenia i propozycje dotyczące ulepszeń oraz wprowadza ja na życzenie użytkownika.

Kiedy okaże się, że struktura tabel oraz projekt bazy danych spełniają opisane powyżej kryteria, można wprowadzić wszystkie dane do tabel i tworzyć pozostałe obiekty: kwerendy, formularze, raporty, a jeśli zachodzi taka potrzeba — również makra i moduły.

Formularze są obiektami, które służą do innej niż tabelaryczna prezentacji danych oraz do wprowadzania danych.

Etykieta jest to element, który zawiera stałe teksty, na przykład opisujące rodzaj danych wyświetlanych w polach tekstowych. Pole tekstowe jest połączone z odpowiednim polem tabeli (lub kwerendy) źródłowej dla formularza. W polu tekstowym podczas przeglądania formularza pojawiają się dane z określonego pola tabeli (lub kwerendy). Pole kombi to rozwijana lista wartości, które mogą być pobierane np. dzięki istnieniu odnośnika w tabeli związanej z tym formantem

Kwerenda (zapytanie) służy do uzyskiwania różnorodnych zestawów informacji. Za jej pomocą można dokonywać wyboru danych z bazy (zarówno pól, jak i rekordów) według określonych kryteriów, sortować dane, łączyć informacje pochodzące z wielu tabel oraz wykonywać obliczenia na danych numerycznych. Kwerendy obok tabel są podstawą tworzenia formularzy i raportów. Na podstawie jednej kwerendy można także zdefiniować inną kwerendę.