TIME BASED MANAGEMENT

Czas jest czynnikiem konkurencyjności firmy i można go wykorzystać poprzez:

- Skrócenie procesów

- Dotrzymywanie umówionych terminów

- Uformowanie na nowo istniejących procesów

- Rozwój nowych produktów i procesów

TBM to koncepcja zarządzania podkreślająca strategiczne znaczenie czasu w tworzeniu i realizacji wartości dodanej. Rozciąga ona zasadę just-in-time na wszystkie procesy realizowane w przedsiębiorstwie, dzięki czemu możliwe jest zaoferowanie właściwej wartości dodanej
w odpowiednim czasie oraz lepszy i szybszy rozwój nowych produktów i wprowadzenie ich na rynek.

Koncepcja TBM została opracowana przez Bostońską Grupę Konsultingową (Boston Consulting Group) w latach 90 bieżącego stulecia. The Boston Consulting Group (BCG) jest międzynarodową firmą doradztwa strategicznego założoną w 1963 roku przez Bruce Hendersona, absolwenta Harvard Business School.

Ogólne założenia TBM:

• Orientacja na czynnik czasu. Czas można zmierzyć.

• Orientacja na skok ilościowy. Sukces można osiągnąć tylko dzięki operacjom na dużą skalę. Marginalne ulepszenia nie są wystarczające.

• Orientacja na proces. Umożliwia to optymalizację procesów i ustalenie miejsc krzyżowania się procesów z funkcjami.

• Orientacja na wartości. Oznacza eliminację lub redukcję konfliktów w miejscach przecinania się procesów z funkcjami. Pozwala na likwidację tych działań, które nie tworzą wartości.

• Orientacja na zespół. Przy pomocy zespołu nastąpi rozwiązanie konfliktów w miejscach krzyżowania się procesów z funkcjami.

Termin Time Based Management określają trzy podstawowe cechy:

1. pojmowanie tej koncepcji jako nowy przykład zarządzania, próbujący rozszerzyć Just-in-Time na wszystkie procesy w przedsiębiorstwie,

2. pomaga ukształtować organizację przedsiębiorstwa, którą można scharakteryzować przy pomocy takich cech jak: swoboda przepływów, zespołowość działania oraz elastyczność,

3. rozwija się poprzez zwiększenie stosowania podstawowych środków pomocniczych i wykorzystanie nowoczesnych technologii informatycznych.

Projektowanie organizacji z uwzględnieniem czasu wymaga przeprowadzenia 5 faz:

Faza 1 - Ustalenia wstępne zawiera:

- powołanie zespołu projektowego (5-8 członków, 1-2 doradców)

- przeprowadzenie porównania – benchmarkingu

- sformułowanie celów

- przedstawienie projektu działania

Faza 2 - Zrozumienie systemu wymaga działań w zakresie:

- zdefiniowanie i analiza procesów gospodarczych

- podział funkcji na główne i pomocnicze

- diagnoza stanu obecnego

- ustalenie potencjału czasu podlegającego redukcji

Faza 3 - Opracowanie rozwiÄ…zania

- powiększenie zespołu projektowego w celu analizy wszystkich założeń i rozpatrzenia
zgłoszonych alternatyw

- utworzenie zespołu przełomowego (uderzeniowego)

- radykalna zmiana dotychczasowych rozwiązań (rozwijanie pakietu działań, planu
działań i systemu pomiaru)

Faza 4 - Zmiana systemu

- wdrożenie nowego systemu i przezwyciężenie dotychczasowych barier w myśleniu

Faza 5 - Wyniki

- pozyskanie informacji od klienta na temat restrukturyzacji

- związanie klientów z firmą

Teza wyjściowa koncepcji TBM brzmi, że konkurencja skierowana na czas koncentruje się na procesach, które są jej podstawowymi czynnikami składowymi. Do pozostałych części składowych TBM należy:

- zasada kształtowania optymalnej struktury

- Zespół

- ustalanie pojęć

- pomiary czasu

- Bariery

- cykl uczenia siÄ™

Zasady i cele TBM:

• eliminacja magazynów - pozbycie się zbędnych zapasów,

• usuwanie błędów - produkcja i usługi powinny być zgodne z założonymi standardami jakościowymi,

• stałe ulepszanie procesów.

Cele te można osiągnąć dzięki:

• ograniczeniu wielkości partii,

• skróceniu pętli sprzężenia zwrotnego,

• przyspieszeniu obiegu informacji,

• zdecentralizowaniu kompetencji decyzyjnych,

• zwiększeniu odpowiedzialności,

• zmianie kolejności czynności,

• eliminacji czynności,

• równoległemu przebiegowi procesów,

• likwidacji "wąskich gardeł".

Według K. Hassiga procesy dzielą się na proste (liniowe) i złożone, a przedsiębiorstwo należy traktować jako system procesów. Procesy funkcjonują niezależnie od istniejącej struktury organizacyjnej. Firma będąca systemem procesów stoi w opozycji do tradycyjnego rozumienia przedsiębiorstwa z wyraźną funkcjonalną przynależnością pracowników.

Zespół jest częścią składową koncepcji TBM. Ta formalna grupa robocza charakteryzuje się tym, że:

• ma prawo wspólnego ustalenia celów,

• występują w niej intensywne, wielostronne relacje między członkami,

• dominuje w niej praca zespołowa i duch zespołowy,

• jest spójna.

Kolejnym elementem składowym TBM jest ustalenie pojęć. Przyjmuje się następujące określenia:

- czas cyklu - czas realizacji danego procesu,

- totalny czas cyklu - czas realizacji potrzeb klienta,

- aktualny czas cyklu - rzeczywisty czas cyklu,

- teoretyczny czas cyklu - suma czasów procesów przynoszących wartość dodaną,

- linia bazowa - ogólnie akceptowany poziom wydajności w branży,

- miejsce wśród konkurencji - rzeczywisty poziom wydajności w branży: osiągnięty czas cyklu.

Zarządzanie czasem nie jest możliwe bez istnienia standardów i prowadzenia pomiarów. Pomiary powinny dotyczyć:

- czasu trwania cyklu lub procesu,

- punktualności,

- czasu potrzebnego na dostosowanie się do procesu (procesów),

- czasu potrzebnego na opracowanie nowych produktów lub procesów.

Bariery kulturowe mają fundamentalne znaczenie, gdyż utrudniają wprowadzanie nowych wartości i sposobów myślenia. Bez przezwyciężenia tych barier niemożliwy jest skok ilościowy, a ich niedocenianie może zniweczyć całą koncepcję zarządzania czasem. Opór wobec zmian wynika z wielu przyczyn. W przypadku wprowadzenia TBM przyczynami sprzeciwu mogą być:

- zmiana koncepcji i właściwości produktów (bariera produktowa),

- radykalne zmiany procesów (bariera procesowa),

- zmiana dotychczasowych założeń, sposobów postępowania i myślenia (bariera kulturowa).

Bariery kulturowe są trudne do przezwyciężenia, ale można je osłabić dzięki wprowadzeniu klimatu zaufania, tolerancji, otwartości, akceptacji, szacunku.

Cykl uczenia się jest ostatnim elementem TBM. Ciągłe ulepszanie procesów jest możliwe, jeśli posiada się odpowiednie informacje. W związku z tym w firmie powinny znajdować się punkty pomiaru, dzięki którym będzie można odnosić aktualne informacje do przeszłości. Jeżeli sprzężenia zwrotne są częste, to wzrasta liczba cykli uczenia się. Uczenie się na błędach pozwala na ulepszenie procesów.

Zalety TBM

- pozwala wyjść naprzeciw potrzebom klientów zyskując tym ich zaufanie i jednocześnie zwiększając swoje zyski,

- pozwala na skrócenie czasu pracy, co prowadzić może do zmniejszenia kosztów,

- skrócenie czasu obiegu informacji wewnątrz przedsiębiorstwa,

- dominacja pracy zespołowej, relacje wielostronne między członkami zespołu.

Wady TBM:

- konieczność tworzenia map poszczególnych procesów informujących ile czasu przypada na poszczególne działania w firmie (np.: czas trwania procesu, punktualność, czas potrzebny na opracowanie nowych produktów lub procesów, czas potrzebny na dostosowanie się do nich),

- konieczność wprowadzenia zmian w produktach, w zatrudnieniu, w procesach, w sposobach postępowania i myślenia

Przykłady:

- Koncern farmaceutyczny Merck zwiększył roczne zyski o 500 mln dolarów dzięki drastycznemu skróceniu czasu rozwoju nowych produktów. Merck Sp. z o.o. jest częścią międzynarodowej grupy Merck KGaA z siedzibą w Darmstadt (Niemcy) i dostarcza na rynek polski od roku 1992 wysokiej jakości produkty farmaceutyczne i chemiczne.

- Toyota w 1995 roku wprowadziła program pilotażowy, w myśl którego już po trzech dniach klient powinien dostać samochód zgodnie z indywidualnym zamówieniem

- Domino Pizza pierwsza zagwarantowała dostawę w pół godziny

- City Corp w czasach, gdy ocena wniosków kredytowych dla firm trwała 30 do 60 dni zredukowała ten czas do dwóch tygodni. National City Corporation to regionalna spółka holdingowa założona w 1845 roku w Cleveland, kiedyś była jednym z dziesięciu największych banków w Ameryce pod względem depozytów, kredytów hipotecznych oraz linii domu kapitałowych kredytu. Spółka zależna National City hipoteczny jest uznawany za pierwszy kredyt hipoteczny w Ameryce.

- Atlas Doors – firma produkująca drzwi dla hal fabrycznych zredukowała czas realizacji zamówień o 66% podnosząc istotnie zadowolenie klientów, marże zysku i potrajając tempo wzrostu w stosunku do reszty branży

- system jednej kolejki powszechny w Aptekach, Przychodniach czy sklepach.