Etapy organizacji imprezy

1. PRZYGOTOWANIE IMPREZY

   • Zadania przygotowawcze :

     • Określenie celu, terminu, miejsca i treści imprezy

     • Nawiązanie kontaktów z przedstawicielami władz lokalnych

     • Opracowanie regulaminu imprezy

       • Schemat regulaminu zawiera:

POSTANOWIENIA OGÓLNE	POSTANOWIENIA TECHNICZNE
Nazwa i cel imprezy	Przepisy gry
Organizator	Kryteria i wymagania w stosunku do uczestników
Gospodarz imprezy	Szczegółowe przepisy dot. Systemu rozgrywek, zasady punktacji, dogrywki itp.
Termin i miejsce realizacji imprezy	Dokładne terminy rozgrywek
Zasady uczestnictwa (w tym finanse)	Ogłoszenia wyników
Sposób przeprowadzania rozgrywek	Sposób składania protestów
Sposób ogłaszania wyników i przyznania nagród i postanowienia końcowe	Zakończenie imprezy zastrzeżenia organizatora

• Skonstruowanie szczegółowego programu minutowego imprezy

• Przygotowanie scenariusza otwarcia, przebiegu, i zamknięcia imprezy

• Scenariusz to Dokaładny plan następujących po sobie czynności i musi zawierac

  • Przebieg działań organizacyjnych przed i podczas oficjalnego otwarcia

  • Przebieg działań organizacyjnych podczas realizacji treści programowych podczas zamknięcia i zakończenia imprezy

  • Zaprojektowanie preliminarza finansowego

  • Promocja imprezy

  • Przygotowanie dekoracji miejsca imprezy

  • Uzyskanie wsparcia finansowego sponsorów

  • Gromadzenie nagród i upominków dla uczestników

1. REALIZACJA IMPREZY

• Konsekwentna realizacja zadań wynikających z programu minutowego i scenariusza

• Przestrzeganie postanowień regulaminu

• Prowadzenie punktów informacyjnych oraz podawanie bieżących informacji z przebiegu imprezy

• Zabezpieczenie sprzętu i koordynacja stanu technicznego miejsca rozgrywek

• Czuwanie nad porządkiem i bezpieczeństwem imprezy

• Prowadzenie na bieżąco szczegółowej dokumentacji imprezy

• Prowadzenie uroczystości wręczenia nagród

1. ZAKOŃCZENIE IMPREZY I ROZLICZENIE

   • czynności likwidacyjne, kompleksowa analiza i ocena poszczególnych działań oraz skonfrontowanie wyników z celem

   • uporządkowanie miejsca gdzie była impreza

   • dokonanie przeglądu i rozliczenia sprzętu wykorzystanego podczas imprezy

   • skompletowanie bieżącej dokumentacji imprezy prowadzonej przez poszczególne sekcje

   • złożenie oficjalnych podziękowań władzom i sponsorom za udział w imprezie

   • zorganizowanie zebrania organizatorów w celu

     • dokonania analizy i oceny imprezy

     • wyciągnięcia wniosków i wprowadzenie poprawek dot. organizacji na przyszłość

     • dokonanie rozliczenia finansowego

     • sporządzenie komunikatu końcowego

     • przekazanie informacji odnośnie przeprowadzenia imprezy do mediów

2. ZESPÓŁ ORGANIZACYJNY IMPREZY

   • PRZEWODNICZĄCY I ZASTĘPCA PRZEWODNICZĄCEGO:

   • Organizacja szczegółowego planu imprezy

   • Dokonują podziału pracy

   • Nadzorują całość przygotowań

   • Organizują planowe spotkania

   • Reprezentują imprezę wobec współorganizatorów

   • Rozliczają koszty końcowe

   • SEKRETARZ

     • Prowadzi korespondencje i ogólną dokumentację imprezy

     • Sporządza sprawozdanie z imprezy

     • Przyjmuje zgłoszenia

     • PRZEWODNICZĄCY SEKCJI SPECJALISTYCZNYCH

     • Dzieli zadania i koordynuje pracę każdego z członków sekcji,

     • Sprawuje nadzór nad całością realizowanych działań

Sekcja programowo- sportowa	Sekcja techniczno- finansowa	Sekcja organizacyjno- marketingowa
Przygotowanie regulaminu	Zabezpieczenie sprzętu urządzeń i obiektu	Analiza środowiskowa
Powołanie sędziów	Opracowanie preliminarza imprezy	Materiały reklamowe dla ludzi
Opracowanie scenariusza i programu imprezy	Gromadzenie środków finansowych	Promocja imprezy, dekoracja Sali, informacja bieżąca w trakcie imprezy i pomoc medyczna
Obliczenie wyników i punktacji		Dyplomy i nagrody
		Otwarcie i zamknięcie imprezy