Materiały ze strony http://poradnik.wfirma.pl/

Jak prowadzić księgę przychodów i rozchodów ( Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, Dz.U. nr 152, poz. 1475, z późn. zm.)

Kto jest zobowiązany do prowadzenia PKPiR

Obowiązek prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (PKPiR) dotyczy osób fizycznych, które prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą, a także spółek cywilnych, jawnych i partnerskich, których właścicielami są osoby fizyczne, jeżeli osiągnięte przez nie przychody netto ze sprzedaży nie przekroczyły równowartości 1.200.000 euro.

Dodatkowo obowiązek prowadzenia KPiR dotyczy:

• armatorów zdefiniowanych na podstawie Ustawy o podatku tonażowym;

• osób wykonujących działalność gospodarczą w formie agencji i umów zlecenia;

• osób duchownych, które same zrezygnowały z prawa do korzystania ze zryczałtowanego podatku dochodowego;

• osób zajmujących się działami produkcji rolnej, jeżeli zgłoszą zamiar prowadzenia tej księgi.

Możliwość powrotu do KPiR istnieje następującego roku podatkowego, jeżeli za mijający rok osiągnięto przychody poniżej granicy limitu (zgłoszenie powrotu do KPiR do 21 stycznia).

Formalności i zawiadomienia - ważne są terminy

Jeżeli podatnik ma obowiązek prowadzenia KPiR powinien ją założyć na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej lub na dzień 1 stycznia danego roku podatkowego. O założeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów informuje się właściwego (ze względu na miejsce zamieszkania podatnika) naczelnika urzędu skarbowego w terminie do 20 dni od daty jej założenia. Zawiadomienie składają nie tylko nowi przedsiębiorcy, ale także ci, którzy korzystali wcześniej ze zryczałtowanych form opodatkowania oraz przedsiębiorcy prowadzący dotychczas pełne księgi rachunkowe.

W przypadku spółek (cywilnej, jawnej, partnerskiej) osób fizycznych zawiadomienie o prowadzeniu PKPiR powinni złożyć wszyscy wspólnicy, każdy do właściwego dla siebie ze względu na miejsce zamieszkania.

Nie trzeba zgłaszać co roku prowadzenia KPiR jeżeli już w poprzednim roku prowadzono księgę.

Na wniosek podatnika Naczelnik urzędu skarbowego może zwolnić podatnika z obowiązku prowadzenia księgi w przypadku wystąpienia szczególnych okoliczności (rodzaj i rozmiar wykonywanej działalności, wiek, stan zdrowia). Termin złożenia takiego wniosku to co najmniej 30 dni przed rozpoczęciem miesiąca, od którego zwolnienie miałoby obowiązywać. W razie rozpoczęcia wykonywania działalności wniosek powinien być złożony 14 dni przed obowiązkiem prowadzenia księgi, czyli przed rozpoczęciem działalności.

Forma prowadzenia PKPiR

Księgę można prowadzić zarówno w postaci tradycyjnej - papierowej, jak i przy pomocy programów elektronicznych.

Prowadzenie KPiR przy pomocy komputera będzie prawidłowe, gdy podatnik spełni podstawowe warunki:

• będzie posiadał instrukcję obsługi programu;

• będzie korzystał z programu, który umożliwia bezzwłoczny wgląd do zapisów w nim dokonywanych oraz pozwoli na drukowanie danych z zachowaniem chronologii i wzoru księgi;

• będzie przechowywał zapisane dane na magnetycznych nośnikach informacji chroniąc je przed zatarciem, do czasu ich wydruku.

Prowadzenie KPiR komputerowo nie zwalnia podatnika z obowiązku posiadania jej w wersji papierowej. W związku z tym nie później niż do 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni należy sporządzić wydruk dokonanych zapisów. Powinien on być zgodny ze wzorem księgi, jaki Minister Finansów zawarł w Załączniku nr 1 do rozporządzenia w sprawie PKPiR. Jeżeli program drukuje zapisy nie odpowiadające tym ze wzoru określonego przepisami, podatnik ma obowiązek na podstawie wydruków uzupełnić dodatkowo sporządzoną KPiR, odpowiadającą wymaganiom Ministra Finansów, co oczywiście oznacza dodatkową pracę.

Cel i zadania Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów

Księga jest ewidencją przychodów i rozchodów. Oznacza to, że podatnik zapisuje w niej dokonaną sprzedaż, a także koszty poniesione w celu uzyskania przychodu, które są związane z prowadzoną działalnością. Ewidencja ta jest podstawą określenia zobowiązań podatkowych z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych. PKPiR służy więc głównie do prawidłowego rozliczania się z Urzędem Skarbowym, zarówno w poszczególnych okresach, jak i na koniec roku. To na podstawie zapisów w niej dokonanych wylicza się wielkość należnego podatku od uzyskanych dochodów.

Konstrukcja PKPiR

Budowa księgi jest ściśle określona i wynika ze wzoru zamieszczonego w załączniku nr 1 do rozporządzenia MF w sprawie prowadzenia PKPiR. Księga powinna być zbudowana z 16 kolumn o określonych zawartościach ułożonych w ściśle określonej kolejności.

Kolumna:

1. Zawiera liczbę porządkową. Dozwolone jest prowadzenie numeracji ciągłej dla całego roku lub z podziałem na miesiące. Ponadto na podstawie tej numeracji opisuje się dowody księgowe stanowiące podstawę danego zapisu. Pod poz. 1 powinien pojawić się spis z natury sporządzany na początek roku podatkowego albo na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej, jeśli miało ono miejsce w trakcie roku podatkowego.

2. Data księgowania wydatku wynikająca z dokumentu, który jest podstawą wpisu. Zwykle jest to data poniesienia wydatku, otrzymania towaru lub uzyskania przychodu, zestawienia sprzedaży.

3. W tej kolumnie podatnik wpisuje numer dowodu księgowego, na podstawie którego dokonuje zapisu w księdze, np. numer faktury, numer dowodu wewnętrznego, numer polisy, a w przypadku dokumentów zbiorczych, takich jak dzienne zestawienie sprzedaży - numer tego zestawienia. W przypadku faktur wpisujemy nr zgodny z widniejącym na dokumencie zakupu czy też sprzedaży (czyli przyjęty przez daną jednostkę). Faktury sprzedażowe mogą mieć różny schemat numerowania, np. nr porządkowy/miesiąc/rok lub nr porządkowy/rok. Należy pamiętać, iż przyjęty schemat numerowania powinien obowiązywać przez cały rok podatkowy. Istotne jest również, aby numery na dokumentach sprzedażowych były nadawane kolejno bez przerw. Błędem jest bowiem sytuacja, w której jedna z faktur ma nr 3/2013 a kolejna 5/2013. Nie mogą więc powstawać luki.

4. W tej kolumnie wpisuje się nazwę podmiotu gospodarczego, z którym przeprowadzamy transakcję. W przypadku firmy - nazwę firmy, w przypadku osoby fizycznej - imię i nazwisko. Ta kolumna może pozostać pusta w przypadku sprzedaży bezrachunkowej.

5. Zawiera adresy kontrahentów, z którymi prowadzone są transakcje kupna lub sprzedaży.

6. Uwzględnia rodzaj przychodu lub wydatku. Opis zdarzenia gospodarczego powinien odzwierciedlać istotę dokonanej transakcji, np. zakup przez sklep 50 zgrzewek wody od hurtowni można opisać jako Zakup towarów handlowych a sprzedaż osobie fizycznej (która zażądała faktury) zgrzewki wody jako Sprzedaż towarów.

7. Ujmuje wartość sprzedaży towarów handlowych i usług. Chodzi tutaj o wartość przychodu uzyskanego z wykonania określonego świadczenia, które mieści się w zakresie przedmiotowym prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej. Wszystkie inne zdarzenia, które również prowadzą do powstania przychodu, stanowią inną kategorię przychodów, ujmowanych w kolumnie 8 księgi.

8. Pozostałe przychody. Do najczęściej występujących przychodów tego rodzaju zaliczamy: przychody ze sprzedaży składników majątku trwałego; przychody ze sprzedaży składników wyposażenia; przychody w formie otrzymanych odsetek od środków pieniężnych zgromadzonych na firmowym rachunku bankowym; przychody z tytułu kar umownych, odszkodowań; wynagrodzenie płatnika za terminową wpłatę podatków; dotacje, subwencje, dopłaty; dodatnie różnice kursowe; umorzone lub przedawnione zobowiązania; przychody z wynajmu składników majątku trwałego, odsetki od lokat bankowych, przychody z nieodpłatnych świadczeń, np. z tytułu korzystania z cudzego majątku na podstawie umowy użyczenia (należy jednak pamiętać, że otrzymanie nieodpłatnych świadczeń od osób zaliczonych do I i II grupy podatkowej nie powoduje powstania przychodów podlegających opodatkowaniu).

Kwalifikując przychody w celu dokonania właściwego zapisu w księdze, podatnik musi pamiętać o tym, że uwzględnia się w niej tylko te przychody, które podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Jeżeli więc, co do zasady, dany rodzaj przysporzenia majątkowego (np. otrzymana dotacja) stanowi przychód, to jeszcze należy się upewnić, czy nie został on objęty zwolnieniem od podatku. Najszerszy katalog zwolnień został wymieniony w art. 21 u.p.d.o.f.

Innym problemem, który może się tutaj pojawić, jest właściwa kwalifikacja przychodu do odpowiedniego źródła przychodu. Dla podatników prowadzących działalność gospodarczą często powodem wątpliwości jest to, jak należy potraktować przychód otrzymany z tytułu zasiłku z ubezpieczenia chorobowego. Podatnik otrzymuje bowiem tego rodzaju świadczenie z racji podlegania ubezpieczeniu chorobowemu jako osoba prowadząca działalność gospodarczą. Stąd wynika tendencja, żeby otrzymany zasiłek chorobowy potraktować jako przychód z działalności gospodarczej, tyle że - jako „pozostały przychód” - ujmowany w kolumnie 8 księgi. Nic bardziej mylnego. Zasiłki z ubezpieczenia chorobowego stanowią w świetle przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych przychody z zupełnie innego źródła. Nie jest nim działalność gospodarcza, tylko „przychód z innych źródeł”. Tego rodzaju przychody podlegają opodatkowaniu, ale należy je wykazać w zeznaniu rocznym odrębnie od przychodów z działalności gospodarczej. Może to prowadzić do konieczności złożenia dwóch odrębnych zeznań podatkowych.

Kolejną sprawą związaną z „pozostałymi przychodami” jest kwestia ich dokumentacji. O ile część z nich jest potwierdzana wystawieniem typowych dokumentów księgowych, np. faktury VAT dokumentującej sprzedaż składnika majątku trwałego, o tyle powstaniu innych przychodów nie muszą towarzyszyć typowe dokumenty księgowe. Na przykład fakt otrzymania kary umownej będzie wynikał tylko z dokumentu kasowego albo bankowego, potwierdzającego wpływ środków pieniężnych z tego tytułu.

Należy zauważyć, że w zakresie dokumentacji tego rodzaju przychodów ustawodawca zajął bardzo liberalne stanowisko. Stwierdził bowiem, że zapisy w księdze dotyczące pozostałych przychodów muszą być dokonywane na podstawie dowodów potwierdzających te przychody. Mogą to więc być jakiekolwiek dokumenty, z których wynika rodzaj, wartość przychodu i data jego uzyskania. Stąd możliwość posłużenia się dowodami kasowymi, bankowymi, umowami.

1. Sumuje kwoty kolumny 7 i 8.

2. Obejmuje wartość zakupionych towarów handlowych i materiałów według ich cen zakupu.. Podatnicy, którzy prowadzą działalność kantorową, wpisują w kolumnie 10 miesięczną kwotę kupionych wartości dewizowych, wynikającą z ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych.

Towarami handlowymi są wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzerobionym. Są nimi również produkty uboczne uzyskiwane przy prowadzeniu działów specjalnych produkcji rolnej (§ 3 pkt 1 lit. a rozporządzenia w sprawie p.k.p.r.). O tym, czy nabyty przedmiot stanowi towar handlowy, decyduje przede wszystkim jego przeznaczenie. Wobec tego w zależności od sytuacji ten sam przedmiot w jednej firmie może stanowić majątek trwały albo wyposażenie, w innej - towar handlowy. Może tak być nawet wtedy, gdy w przedmiocie działalności firmy nie mieści się handel danego rodzaju przedmiotami, ale zostały one nabyte incydentalnie, właśnie w celu dalszej sprzedaży.

Materiałami podstawowymi (surowcami) są materiały, które w procesie produkcji lub przy świadczeniu usług stają się główną substancją gotowego wyrobu. Do materiałów podstawowych zalicza się również materiały stanowiące część składową (montażową) wyrobu lub ściśle z wyrobem złączone (np. opakowania, takie jak puszki, butelki) oraz opakowania wysyłkowe wielokrotnego użytku (np. transportery, palety), jeżeli nie są środkiem trwałym.

Materiały pomocnicze to materiały niebędące materiałami podstawowymi, zużywane w związku z działalnością gospodarczą i bezpośrednio oddające wyrobowi swoje właściwości.

1. Ujmuje koszty uboczne związane z zakupem np. koszty transportu, załadunku czy ubezpieczenia towaru podczas transportu.

2. Zawiera wartość wypłaconych pracownikom wynagrodzeń brutto (w gotówce i w naturze). Dotyczy zarówno pracowników zatrudnionych na umowę o pracę (podstawa dokumentacji - lista płac) oraz wynagrodzeń osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych (rachunek). Nie są tutaj ujmowane części wydatków ponoszone przez pracodawcę na ubezpieczenia społeczne pracowników (stanowią one pozostałe koszty - kolumna nr 13). W kolumnie 12 podatnik uwzględnia wynagrodzenia wypłacone nie tylko osobom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę, ale także osobom zaangażowanym na podstawie umów cywilnoprawnych, takich jak umowa-zlecenie czy umowa o dzieło. Wynagrodzenia należne zarówno pracownikom, jak i osobom wykonującym umowy cywilnoprawne, są zaliczane do kosztów uzyskania przychodów dopiero w momencie ich wypłaty lub postawienia do dyspozycji tych osób. Obowiązuje więc zasada „kasowa”. Dlatego podstawą zapisu wypłaty wynagrodzeń jest nie tylko lista płac, z której wynika wartość brutto wynagrodzeń, ale również dowód wypłaty, np. dowód kasowy, potwierdzenie odbioru (podpis na liście płac), polecenie przelewu.

Nie należy natomiast wpisywać w tej kolumnie innych świadczeń na rzecz pracowników, które nie stanowią wynagrodzenia za pracę. Dotyczy to np. świadczeń z zakresu bhp, wydatków na podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników, zwrotu należności za czas podróży służbowej, kosztów używania samochodu pracownika na potrzeby pracodawcy itd. Wypłata tego rodzaju świadczeń podlega ujęciu w kolumnie 13 księgi.

1. Pozostałe koszty, czyli te nie ujęte w kolumnie 11 i 12. Zaliczą się do nich m.in. wydatki za media, amortyzacja czy wydatki związane z eksploatacją auta używanego dla celów prowadzonej działalności.

Najbardziej typowe zapisy dokonywane w kolumnie 13 jako „pozostałe wydatki” to:

• opłaty eksploatacyjne (czynsz, zużycie energii, gazu, wody, c.o.) związane z utrzymaniem nieruchomości, w której jest wykonywana działalność gospodarcza;

• koszty usług telekomunikacyjnych, dostępu do internetu;

• koszty remontów majątku trwałego, wyposażenia, majątku obcego używanego na potrzeby działalności gospodarczej, np. wynajmowanego lokalu;

• zakup paliwa, części zamiennych, koszty napraw i ubezpieczenia samochodu stanowiącego środek trwały firmy;

• odpisy amortyzacyjne od składników majątku trwałego oraz od wartości niematerialnych i prawnych;

• składki na ubezpieczenie społeczne w części finansowanej przez pracodawcę;

• świadczenia na rzecz pracowników niestanowiące wypłaty wynagrodzenia;

• zakup składników wyposażenia, czyli rzeczowych składników majątku, związanych z wykonywaną działalnością, niezaliczonych do środków trwałych, np. narzędzi pracy, mebli, wyposażenia biura, sklepu, lokalu gastronomicznego itp.;

• koszty podróży służbowych, w tym diet właściciela oraz osób z nim współpracujących. Zapisów dotyczących kosztów podróży służbowej dokonuje się na podstawie rozliczenia tych kosztów sporządzonego na dowodzie wewnętrznym zwanym rozliczeniem podróży służbowej. Do rozliczenia należy dołączyć dowody (faktury, rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki. Jeżeli uzyskanie dowodu (faktury, rachunku) nie było możliwe, pracownik musi złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Nie wymagają udokumentowania fakturami diety oraz wydatki objęte ryczałtem, a także koszty przejazdu własnym samochodem pracownika,

• wydatki z tytułu używania samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych.

• koszty reklamy, np. ogłoszeń prasowych, zaprojektowania i wydruku materiałów reklamowych, wykonania tablic reklamowych, nadruków na opakowaniach;

• zakup literatury fachowej, prenumerata czasopism branżowych, zakup materiałów biurowych;

• koszty wszelkich usług obcych, np. usług podwykonawców (z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych osobom wykonującym umowy cywilnoprawne, które nie wykonują ich w ramach działalności gospodarczej), usług serwisowych, stałej obsługi rachunkowej, prawnej;

• podatek od nieruchomości, opłaty skarbowe, notarialne, sądowe, jeżeli mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów;

• straty w składnikach majątku służącego wykonywaniu działalności gospodarczej, niezamortyzowana wartość środka trwałego w razie jego sprzedaży.

1. Łączne kwoty z kolumny 12 i 13.

2. Występuje jako kolumna wolna, w której podatnik ma możliwość wpisać inne zaszłości gospodarcze nie przyporządkowane do żadnej z pozostałych kolumn. Dobrowolnie może jednak wykorzystać to miejsce do wpisywania zaszłości gospodarczych, których nie można było uwzględnić w innych kolumnach, np. kosztów poprzednich lat podatkowych albo kosztów dotyczących przychodów miesiąca lub roku następującego po roku podatkowym, za który jest prowadzona księga.

3. Zatytułowana Uwagi - pozwala na zamieszenie informacji dodatkowych dotyczących wpisu w danym wierszu. W związku z tym, że wartości wpisywane w kolumnie 16 nie mają wpływu na ustalenie wyniku podatkowego, tj. nie są brane pod uwagę przy podsumowywaniu przychodów i kosztów podatkowych wykazanych w księdze, można to miejsce wykorzystać do wpisów operacji gospodarczych mających wpływ na sytuację finansową podatnika, ale bez konsekwencji podatkowych. Można zatem ujmować tu np. kwoty otrzymanych zaliczek na poczet dostaw towarów lub świadczenia usług, obrót opakowaniami zwrotnymi.

Prowadzący księgę nie powinni zapominać o podsumowaniu każdego miesiąca. Polega ono na podkreśleniu wpisów za dany miesiąc oraz wyliczeniu sum poszczególnych kolumn poprzez dodawanie poszczególnych wartości wpisów (wierszy). Warto jest również pod posumowaniem danego miesiąca ująć sumę wpisów od początku roku do miesiąca poprzedzającego miesiąc rozliczany oraz sumę wpisów za cały rok (czyli z ujęciem miesiąca właśnie zamkniętego). Takie podsumowania będą służyć wyliczaniu zaliczki na podatek dochodowy za dany miesiąc, która wynika z przychodów i kosztów liczonych narastająco od początku roku podatkowego.

Termin dokonywania zapisów

Zapisów w księdze przychodów i rozchodów należy dokonywać co do zasady na bieżąco, raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w następnym dniu.

Podatnik może też dokonywać zapisów w porządku chronologicznym w terminie do 20 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, jeśli:

 w miejscu prowadzenia działalności gospodarczej prowadzi ewidencję sprzedaży bezrachunkowej; obowiązek prowadzenia tego rodzaju ewidencji nie dotyczy podatników dokonujących sprzedaży udokumentowanej wyłącznie fakturami w rozumieniu rozporządzenia w sprawie p.k.p.r., czyli fakturami VAT, rachunkami, fakturami korygującymi;

 księga jest prowadzona przez biuro rachunkowe.

Podatnik może dokonywać zapisów w powyższym terminie (tj. do 20 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni) również wtedy, gdy nie prowadzi ewidencji sprzedaży, ale ewidencjonuje ją za pomocą kasy fiskalnej albo dokonuje sprzedaży udokumentowanej wyłącznie fakturami. Należy zauważyć, że rozporządzenie w sprawie prowadzenia p.k.p.r. przez pojęcie „faktura” rozumie nie tylko fakturę VAT, ale także m.in. rachunek.

Przechowywanie p.k.p.r.

Księga przychodów i rozchodów powinna, co do zasady, znajdować się w miejscu wykonywania działalności lub w miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedziba. Jeżeli działalność wykonywana przez podatnika polega na handlu obnośnym i obwoźnym, księga nie musi znajdować się w miejscu wykonywania handlu, jeśli jest w nim przynajmniej ewidencja sprzedaży.

Jeżeli podatnik prowadzi przedsiębiorstwo wielozakładowe, to księgi powinny znajdować się w każdym zakładzie. Podatnik może w takiej sytuacji prowadzić jedną księgę dla wszystkich zakładów, ale pod warunkiem, że w każdym zakładzie prowadzi ewidencję sprzedaży. Ta jedna, wspólna księga powinna się wówczas znajdować w siedzibie podatnika. Jeżeli podatnik nie ma siedziby - księga powinna znajdować się w jednym z miejsc prowadzenia działalności.

Jeśli podatnik powierzył prowadzenie księgi biuru rachunkowemu, księga może znajdować się w tym biurze albo w siedzibie lub miejscu wykonywania działalności przez podatnika, w zależności od treści umowy łączącej go z biurem. W takim przypadku podatnik ma obowiązek zawiadomić naczelnika właściwego dla niego urzędu skarbowego, w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy z biurem rachunkowym, o tym fakcie, wskazując nazwę i adres biura oraz miejsce, gdzie zgodnie z umową będzie przechowywana księga. W miejscu prowadzenia działalności podatnik powinien prowadzić również ewidencję sprzedaży. Obowiązku tego nie mają podatnicy, którzy ewidencjonują obrót z zastosowaniem kas rejestrujących, oraz podatnicy dokonujący sprzedaży udokumentowanej wyłącznie fakturami w rozumieniu rozporządzenia w sprawie p.k.p.r., czyli fakturami VAT, rachunkami, fakturami korygującymi.

Podstawa dokonywania zapisów w księdze

Podatnik powinien dokonywać zapisów w księdze na podstawie dowodów księgowych. Dzielimy je na dowody obce i dowody własne. Podatnik ma również możliwość dokonywania zapisów na podstawie dokumentów zbiorczych albo danych pochodzących z niektórych ewidencji.

Dowody obce. Dowodami tego rodzaju są:

• faktury VAT,

• rachunki,

• dokumenty celne,

• dowody opłat pocztowych i bankowych,

• noty księgowe.

Dowody własne:

• dowody zewnętrzne (faktury i rachunki).

• dowody wewnętrzne (dzienne zestawienie sprzedaży bezrachunkowej, dowody przesunięć oraz dowody, które służą do udokumentowania niektórych wydatków, takich jak koszty podróży służbowej, opłaty za parkowanie (tzw. dowody wewnętrzne, o których mowa w § 14 rozporządzenia w sprawie p.k.p.r.))

Dowody wewnętrzne (dotyczące kosztów), mogą dotyczyć wyłącznie:

• zakupu bezpośrednio u krajowego producenta lub hodowcy produktów roślinnych i zwierzęcych nieprzerobionych sposobem przemysłowym;

• zakupu od ludności sklasyfikowanych w PKWiU surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów;

• wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika;

• zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych;

• kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników, osób prowadzących działalność gospodarczą oraz osób z nimi współpracujących;

• zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyjątkiem skupu metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;

• wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą (podstawą sporządzenia dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele, np. książeczka opłat czynszowych, faktura za zużycie energii);

• opłat sądowych i notarialnych;

• wydatków związanych z parkowaniem samochodu, gdy nie są one potwierdzone dokumentami, które zawierałyby ww. minimum danych (wtedy podstawą sporządzenia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do dowodu).

W drodze wyjątku dowodem księgowym może być również paragon. Może on dotyczyć jedynie takich kosztów, jak zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości, bhp oraz materiałów biurowych. Paragon powinien być zaopatrzony w datę oraz stempel (oznaczenie) jednostki, która go wydała. Ponadto powinien zawierać następujące dane: ilość, cenę jednostkową oraz wartość kupionych przedmiotów. Na odwrocie paragonu podatnik powinien dodatkowo wpisać swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) kupionego towaru. Paragon lub dowód kasowy może być również podstawą ujęcia w kosztach poniesionych za granicą wydatków na zakup paliwa i olejów.

Do zapisów w księdze można wykorzystać inne dowody, które nie zostały wprost wymienione przez ustawodawcę, ale zawierają pewne minimum danych:

• wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwy i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

• datę wystawienia dowodu, datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy (wystarczające może być jednak wskazanie daty wystawienia dowodu, gdy jest ona taka sama jak data dokonania operacji),

• przedmiot operacji gospodarczej, jej wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

• podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych,

• oznaczenie numerem lub w inny sposób, umożliwiające powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Do tego rodzaju dowodów możemy zaliczyć polisy ubezpieczeniowe, potwierdzenie dokonania operacji bankowej w formie elektronicznej, umowę cywilnoprawną, pokwitowanie, protokół strat towarów. Należy jednak pamiętać o tym, że dowody te nie mogą zastępować faktur i rachunków, jeżeli w danej transakcji takie dokumenty powinny się pojawić.

W celu ułatwienia sobie pracy i zmniejszenia liczby zapisów podatnik może posługiwać się danymi pochodzącymi z innych rejestrów i ewidencji. Wówczas w księdze dokonuje on zapisu sumy danych operacji. Rejestrami tymi i ewidencjami mogą być:

• ewidencja sprzedaży prowadzona na potrzeby VAT na podstawie danych z tej ewidencji można dokonać jednego zapisu dotyczącego wartości sprzedaży za dany miesiąc,

• dobowe raporty z kasy fiskalnej albo miesięczne zestawienie raportów dobowych z kasy fiskalnej,

• dzienne zestawienie sprzedaży, służące do ujmowania w nim wystawionych w danym dniu faktur (rachunków); suma zestawienia może być podstawą zaksięgowania udokumentowanej sprzedaży za dany dzień,

• ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, stanowiąca podstawę do zapisywania kosztów w postaci odpisów amortyzacyjnych,

• ewidencja przebiegu pojazdu oraz zestawienie wydatków, stanowiące podstawę do zapisywania kosztów eksploatacji samochodu osobowego niebędącego środkiem trwałym firmy.

Księga jest rzetelna, jeżeli dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty oraz gdy:

1) niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodu nie przekraczają łącznie 0,5% przychodu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy lub przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym urząd skarbowy lub organ kontroli skarbowej stwierdził te błędy, lub

2) brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym, które uniemożliwiło podatnikowi prowadzenie księgi, lub

3) błędy spowodowały podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania, z wyjątkiem błędów polegających na niewykazaniu lub zaniżeniu kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych oraz kosztów robocizny, lub

4) podatnik uzupełnił zapisy lub dokonał korekty błędnych zapisów w księdze przed rozpoczęciem kontroli przez urząd skarbowy lub przez organ kontroli skarbowej, lub

5) błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki, a podatnik posiada dowody księgowe odpowiadające warunkom określonym w szczegółowych przepisach tego rozporządzenia.

Dodatkowe ewidencje

Na podatnikach prowadzących p.k.p.r. ciąży obowiązek prowadzenia dodatkowych ewidencji. Obejmuje on:

• l ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,

• l ewidencję wyposażenia,

• l imienne karty przychodów pracowników,

• l ewidencję sprzedaży (do jej prowadzenia zobowiązani są podatnicy, którzy prowadzą przedsiębiorstwo wielozakładowe, zlecili prowadzenie księgi biuru rachunkowemu, dokonują zapisów w terminie do 20 dnia danego miesiąca),

• l ewidencję kupna i sprzedaży wartości dewizowych - przy działalności kantorowej,

• l ewidencję pożyczek i zastawionych rzeczy - przy działalności lombardowej.

Ponieważ ustawodawca nie określił w aktach wykonawczych wzorów ww. ewidencji, to każdy podatnik musi je stworzyć na własne potrzeby, przy zachowaniu wymaganych prawem elementów.

Ewidencja środków trwałych

Ewidencja majątku trwałego służy do gromadzenia danych o posiadanych i użytkowanych przez podatnika składnikach majątku zaliczanych do środków trwałych albo wartości niematerialnych i prawnych oraz danych potrzebnych do ustalenia odpisów amortyzacyjnych stanowiących koszty uzyskania przychodów.

Ewidencja ta powinna zawierać co najmniej następujące dane:

• l liczbę porządkową,

• l datę nabycia składnika majątku,

• l datę przyjęcia do używania,

• l określenie dokumentu stwierdzającego nabycie,

• l określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej,

• l symbol Klasyfikacji Środków Trwałych,

• l wartość początkową,

• l stawkę amortyzacyjną,

• l kwotę odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy, narastająco za okres dokonywania tych odpisów,

• l zaktualizowaną wartość początkową i zaktualizowaną kwotę odpisów amortyzacyjnych,

• l wartość ulepszenia zwiększającą wartość początkową,

• l datę likwidacji oraz jej przyczynę albo datę zbycia.

Wpisu do ww. ewidencji dokonujemy w dacie nabycia składnika, zaznaczając jednocześnie moment przyjęcia do używania. Ma to znaczenie dla ustalenia momentu rozpoczęcia dokonywania odpisów amortyzacyjnych. Jest nim miesiąc następujący po miesiącu, w którym dany składnik majątku podatnik przyjął do używania. Dopiero wtedy następuje pierwszy wpis w księdze dotyczący tego składnika majątku.

Amortyzacja trwa do momentu likwidacji, zbycia, stwierdzenia niedoboru czy wycofania z działalności i przekazania na potrzeby prywatne środka trwałego. Fakt ten należy zaznaczyć w ewidencji. Służy do tego ostatnia kolumna. Podaje się w niej datę i przyczynę wycofania środka z działalności.

Ewidencja wyposażenia

Ewidencję wyposażenia podatnik prowadzi tylko dla takich składników majątku, które nie są środkami trwałymi i których wartość początkowa przekracza 1500 zł. Powinna ona zawierać co najmniej następujące dane:

• l numer kolejny wpisu,

• l datę nabycia,

• l numer faktury lub rachunku,

• l nazwę wyposażenia,

• l cenę zakupu wyposażenia lub koszt wytworzenia,

• l numer pozycji, pod którą wpisano w księdze koszt związany z nabyciem wyposażenia,

• l datę likwidacji, sprzedaży lub darowizny oraz przyczynę likwidacji wyposażenia.

Imienne karty przychodów pracowników

Imienne karty przychodów pracowników należy prowadzić dla osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Każda karta powinna zawierać następujące dane:

• l imię i nazwisko pracownika,

• l numer PESEL,

• l miesiąc, w którym miała miejsce wypłata wynagrodzenia,

• l sumę przychodów za dany miesiąc brutto (w gotówce i w naturze),

• l koszty uzyskania przychodu,

• l składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez pracownika (składka emerytalna, rentowa, chorobowa),

• l podstawę obliczenia zaliczki w danym miesiącu na podatek,

• l dochód narastająco od początku roku,

• l kwotę należnej zaliczki,

• l składkę na ubezpieczenie zdrowotne,

• l należną zaliczkę na podatek dochodowy,

• l datę przekazania zaliczki na rachunek urzędu skarbowego.

Ewidencja sprzedaży

Podatnik jest obowiązany zbroszurować ewidencję sprzedaży i kolejno ponumerować jej karty. Ewidencja ta powinna zawierać co najmniej:

• l numer kolejny wpisu,

• l datę uzyskania przychodu nieudokumentowanego fakturami, rachunkami,

• l kwotę tego przychodu.

Ustalanie zaliczki na podatek dochodowy i dochodu rocznego

Dochodem u podatnika prowadzącego działalność gospodarczą jest różnica między przychodem a kosztami uzyskania przychodów, powiększona o różnicę między wartością remanentu końcowego i początkowego, jeżeli wartość remanentu końcowego jest wyższa niż wartość remanentu początkowego, lub pomniejszona o różnicę między wartością remanentu początkowego i końcowego, jeżeli wartość remanentu początkowego jest wyższa.

Ustalenie dochodu rocznego odbywa się w następujący sposób:

Przykład

Dochód = Przychody – ((Inwentura na początek okresu + Wartość zakupionych towarów + Koszty uboczne zakupu – Inwentura na koniec okresu) + Pozostałe wydatki)

Tak obliczony wynik „podatkowy” prowadzonej działalności gospodarczej powinien zostać ujęty w zeznaniu rocznym. Przykład:

Podatnik O po zamknięciu roku, podkreśleniu zapisów i zsumowaniu kolumn, uzyskał następujące wartości:

Przychód	Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu	Koszty uboczne zakupu	Wydatki (koszty)
Wartość sprzedanych towarów i usług	Pozostałe przychody	Razem przychód
150 152,00	606,30	150 758,30	50 543,64

Na podstawie tych danych podatnik dokonał obliczenia dochodu:

1. Przychód (kolumna 9) 150 758,30 zł

2. Koszty uzyskania przychodów:

a) wartość remanentu na dzień 1 stycznia danego roku 10 658,97 zł

b) koszty zakupu towarów handlowych i materiałów produkcyjnych + 50 543,64 zł

(kol. 10)

c) koszty uboczne zakupu (kol. 11) + 1 110,63 zł

d) wartość remanentu na dzień 31 grudnia danego roku - 9 684,78 zł

e) kwota pozostałych wydatków (kol. 14) + 92 986,45 zł

f) wartość wynagrodzeń w naturze ujętych w innych kolumnach - 2 601,50 zł

księgi

Koszty uzyskania przychodów razem: 143 013,41 zł

3. Ustalenie dochodu za dany rok podatkowy:

a) przychód (punkt 1) 150 758,30

b) koszty uzyskania przychodów (punkt 2) - 143 013,41 zł

Dochód (a-b) 7 744,89 zł

W trakcie roku podatkowego nie ma jednak potrzeby ustalania dochodu z uwzględnianiem różnic remanentowych. Ustawodawca nie wymaga, aby sporządzać go za każdy miesiąc, chociaż nic nie stoi na przeszkodzie, aby podatnik tak robił. Jeżeli jednak podatnik chce sporządzać spis z natury na koniec każdego miesiąca, wówczas powinien zawiadomić o tym naczelnika właściwego urzędu skarbowego.

W celu obliczenia należnej zaliczki na podatek dochodowy za dany miesiąc wystarczy ustalić dochód w sposób uproszczony. Jest to różnica między osiągniętymi przychodami a kosztami uzyskania przychodów. W związku z tym, że wartości te ustala się narastająco, dochodem za dany miesiąc jest różnica między dochodem za okres od pierwszego dnia roku (ewentualnie dnia rozpoczęcia działalności gospodarczej, gdy miało ono miejsce w trakcie roku) do ostatniego dnia danego miesiąca a dochodem od pierwszego dnia roku do ostatniego dnia poprzedniego miesiąca. Tak samo jest ustalana należna zaliczka na podatek za dany miesiąc. Stanowi ona różnicę między zaliczką należną za cały rok podatkowy a zaliczką należną za poprzednie miesiące.

Jak sporządzić remanent początkowy i końcowy

Podatnik prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów jest zobowiązany do sporządzenia co najmniej na 1 stycznia oraz na koniec roku podatkowego spisu z natury. Obowiązek ten dotyczy także podatników, którzy przygotowują spis oddzielnie za każdy miesiąc i uwzględniają go przy obliczaniu dochodu/straty za poszczególne miesiące roku podatkowego.

Ponadto spis z natury należy sporządzić: w razie zmiany wspólnika w spółce osobowej; na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej, jeżeli miało ono miejsce w trakcie roku; na dzień zmiany proporcji udziałów wspólników oraz na dzień likwidacji działalności gospodarczej.

Spisem z natury należy objąć takie składniki majątku, jak: towary handlowe, materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze, półwyroby, produkcję w toku, wyroby gotowe, braki i odpady. Ponadto w razie zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego o likwidacji działalności spisem z natury należy objąć również wyposażenie.

Spis z natury podlega wpisaniu do księgi. Wpisu należy dokonać według poszczególnych rodzajów składników objętych spisem lub w jednej pozycji (sumie), jeżeli na podstawie spisu zostało sporządzone odrębne, szczegółowe zestawienie poszczególnych składników spisu. Zestawienie to przechowuje się łącznie z księgą.

Jego wartość ma wpływ na obliczenie wysokości dochodu lub straty za dany rok podatkowy. W związku z tym, że w trakcie roku podatkowego podatnik ujmuje koszty zakupu towarów i materiałów na bieżąco w kosztach uzyskania przychodów, na koniec roku podatkowego poprzez uwzględnienie (przy obliczeniu dochodu albo straty) wartości spisu z natury dokonuje niejako korekty wartości kupionych towarów o te, które pozostały „na stanie”, tj. nie zostały sprzedane lub zużyte do wykonania usług. W ten sposób w sumie kosztów uzyskania przychodów pozostają tylko te towary lub materiały, które zostały zbyte lub zużyte w prowadzonej działalności. Tym samym spełniona jest przesłanka kosztów „podatkowych” - koszty kupionych wcześniej towarów i materiałów posłużyły faktycznie uzyskaniu przychodów - z tytułu sprzedaży lub świadczenia usług.

Spis z natury powinien być sporządzony w sposób staranny i trwały oraz zakończony i zaopatrzony w podpisy osób uczestniczących w spisie.

Spis z natury powinien zawierać co najmniej następujące dane:

• l imię i nazwisko właściciela zakładu (nazwę firmy),

• l datę sporządzenia spisu,

• l numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury,

• l szczegółowe określenie towaru i innych składników podlegających spisowi,

• l jednostkę miary,

• l ilość stwierdzoną w czasie spisu,

• l cenę w złotych i groszach za jednostkę miary,

• l wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową,

• l łączną wartość spisu z natury,

• l klauzulę „Spis zakończono na pozycji...”,

• l podpisy osób sporządzających spis,

• l podpis właściciela zakładu, a w przypadku prowadzenia działalności w formie spółki - podpisy wspólników.

Wyciąg ze spisu z natury

Spisem z natury obejmuje się także towary, które na dzień sporządzenia spisu znajdują się poza zakładem podatnika.

Co do zasady, spisem z natury obejmuje się towary stanowiące własność podatnika. Wyjątek dotyczy towarów obcych, które w dniu sporządzenia spisu znajdują się w zakładzie podatnika. Mogą to być np. materiały przyjęte do przerobu. Towary obce nie podlegają jednak wycenie. W spisie z natury należy uwzględnić tylko ich ilość oraz wskazać, czyją są własnością.

Poszczególne elementy spisu z natury mogą podlegać innej wycenie. Zależy to od rodzaju towaru i od prowadzonej działalności. I tak, materiały i towary handlowe objęte spisem z natury należy wycenić według cen zakupu lub nabycia. W przypadku gdy ceny rynkowe z dnia sporządzenia spisu są niższe od cen zakupu lub nabycia, składniki objęte spisem należy wycenić według cen rynkowych.

Ustawodawca wskazał sposób wyceny towarów według cen nabycia. W tym celu należy ustalić procentowy wskaźnik kosztów ubocznych zakupu (ujmowanych w kolumnie 11 księgi) w stosunku do ogólnej wartości zakupu towarów handlowych i materiałów (ujętych w kolumnie 10 księgi). Jest nim suma kosztów ubocznych zakupu przemnożona przez 100 i podzielona przez wartość zakupu. O tak ustalony wskaźnik należy podwyższyć jednostkowy koszt zakupu, a następnie ustalić wartość poszczególnych składników spisu z natury.

[koszty uboczne zakupu*100] : koszty zakupu

Kol. 11 kol. 10

Przykład

Podatnik wycenia wartość towarów handlowych według cen nabycia. Koszty zakupu towarów handlowych wynoszą 90 000 zł, koszty uboczne: 10 000 zł. Wskaźnik udziału kosztów ubocznych w kosztach zakupu towarów wynosi: 10 000 x 100/90 000 = 11,11%. Wobec tego jednostkowy koszt zakupu każdego towaru, który zostanie ujęty w spisie z natury, należy podwyższyć o ten wskaźnik. Jeżeli jednostkowa cena zakupu towaru wynosi 40 zł, to cena nabycia tego towaru wynosi 44,44 zł. Taka wartość zostanie ujęta w spisie z natury.

Półwyroby, wyroby gotowe i braki własnej produkcji należy wycenić według kosztów wytworzenia. Odpady użytkowe, które w toku działalności utraciły swoją pierwotną wartość użytkową, należy wycenić według wartości wynikającej z oszacowania uwzględniającego ich przydatność do dalszego użytkowania.

Jak już wcześniej wspomniano, podatnik wyjątkowo może dokonać wyceny składników majątku objętych spisem poniżej ceny zakupu lub nabycia albo kosztów wytworzenia. Dotyczy to sytuacji, gdy cena rynkowa jest niższa niż ww. ceny. Powodem takiego stanu rzeczy może być uszkodzenie towarów lub wyjście z mody. Ustawodawca, wymieniając te przyczyny, używa określenia „w szczególności”, a to oznacza, że są one wskazane tylko przykładowo. Powodem obniżenia ceny może być inna trwała utrata wartości. Na przykład u podatnika prowadzącego sklep spożywczy powodem obniżenia ceny niektórych towarów może być zbliżający się upływ terminu przydatności do spożycia.

Jeżeli podatnik w ten sposób obniża cenę towaru, to jest obowiązany uwidocznić w odrębnej pozycji spisu również jednostkową cenę zakupu (nabycia) lub koszt wytworzenia.

W razie gdy ostatni dzień roku podatkowego, na który dokonuje się spisu z natury, jest jednocześnie dniem likwidacji działalności gospodarczej, spisem z natury należy objąć także składniki wyposażenia. Ten rodzaj majątku należy wycenić według cen zakupu.

Spis z natury powinien zostać wyceniony w terminie 14 dni od dnia jego zakończenia.