Jest to dokument kredytowy umożliwiający realizację świadczeń zamówionych przez biuro u kontrahenta zagranicznego; dokument podróżny, na podstawie którego klient otrzyma zakupione w biurze podróży świadczenia w miejscu pobytu.
Wymienione na voucherze świadczenia są przez klienta zapłacone i winny być wydane w ilości zaznaczonej na voucherze (dowód zapłaty za usługi).
Jest to dokument finansowy, jego kopia zawsze jest dołączona do rozliczenia.
Może być przeznaczony na realizację świadczeń dla grup oraz dla turystów indywidualnych.
Powinien zawierać nazwę i adres wystawcy oraz nazwę i adres odbio
Rozróżnia się vouchery: m.in. na transport, na usługi hotelowe, na wyżywienie, na usługi dodatkowe.
Wystawiany jest w 3-4 egzemplarzach: 1 dla wystawcy, 1 dla klienta, 1 dostarczany jest przez klienta usługodawcy, ostatnia kopia wręczana jest pilotowi
Po zakończeniu imprezy voucher zostaje podpisany przez pilota i jest dowodem wykonania świadczeń wobec klienta przez kontrahenta i na tej podstawie następuje rozliczenie finansowe pomiędzy biurem podróży i kontrahentem.
Ten sam dokument w wydaniu krajowym jest nazywany skierowaniem.
VOUCHER
INDYWIDUALNY GRUPOWY
(imienny)
nazwisko i imię numer grupy
realizatora voucheru i liczba osób
na każde świadczenie wystawiany dla jednego
wystawiany jest kontrahenta na wszystkie
Informacje znajdujące się na każdym voucherze:
Nazwa i adres jednostki wystawiającej
Nr vouchera
Nr imprezy
Nazwa i adres usługodawcy
Wyszczególnienie czasu, miejsca, ilości, jakości świadczonych usług
Pierwsze i ostatnie świadczenie
Podpis pracownika upoważnionego do wystawiania vouchera
Miejsce na potwierdzenie faktycznej liczby uczestników
Miejsce na wypisanie uwag dotyczących świadczonych usług
Miejsce na podpisy pilotów (zagranicznego i polskiego)
Cechy Vouchera:
Umowa kredytowa pomiędzy biurem podróży a kontrahentem świadczącym usługi.
Awizo-zawiadomienie odbiorcy o dokonaniu określonej operacji handlowej.
Zlecenie realizacji usługi
Rachunek potwierdzający wykonanie usługi
Faktura-dowód transakcji kupna-sprzedaży wystawiony przez dostawcę
Weksel-dokument kredytowy wystawiany na specjalnym blankiecie, stanowiący pisemne zobowiązanie do zapłaty pewnej sumy pieniężnej oznaczonej osobie lub okazicielowi przez osobę podpisaną na tym dokumencie.
Charakterystyki umów zawieranych przez biuro podróży z kontrahentami(allotment, czarter).
Zawieranie umowy: umowa to czynność prawna, na którą składa się zgodnie, co do treści i uzupełniające się oświadczenia woli dwóch lub więcej stron. Istnieją dwa tryby zawierania umów: ofertowy i rokowania.
Umowę z dostawcą usług noclegowych i transportowych powinniśmy posiadać szczególnie przy organizacji pobytowych krajowych i zagranicznych. Umowy te mogą mieć charakter umów czarterowych bądź umów dających miejsca do dyspozycji zamawiającego na zasadzie allotmentu.
Czarter – forma zawierania umowy z dostawcą usług. Świadczy ona, że zamawiający zakupił określoną ilość usług w określonym terminie i standardzie za z góry uzgodnioną kwotę. Umowa czarterowa(umowa gwarancyjna) powinna mieć niższe ceny niż inne formy zamówienia, uniemożliwia dokonywanie jakichkolwiek zwrotów zamówionych usług, powinna mieć formę pisemną.
W turystyce największe znaczenie mają 3 rodzaje czarteru:
a) o pełnym zakresie usług turystycznych(inclusive tour czartet),
b) do jednego miejsca pobytu wypoczynkowego(one-stop inclusive czarter),
c) na specjalne imprezy(czarter for special events).
Obowiązki czartującego biura podróży to załatwienie wszelkich formalności związanych z przewozem czarterowym pasażerów i ich bagażu, dostarczenie przewoźnikowi w ustalonym czasie wszystkich dokumentów i informacji niezbędnych do wypełnienia dokumentów przewozowych oraz zapłata ceny czarteru wraz z innymi dodatkowymi kosztami wymienionymi w umowie.
Wielkość założonego ryzyka czarteru jest zależna od osoby zatwierdzającej kalkulacje imprezy od jej rozszerzenia popytu na daną imprezę. Określenie wysokości ryzyka jest cały czas grą między koniecznością zabezpieczenia się przed stratą spowodowaną przez nie sprzedanie wyczarterowanych miejsc a obawą, że wysoka cena będzie barierą w sprzedaży. Dlaczego więc kupujemy usługi w czarterze? Względy zależne od nas: możliwość dysponowania usługą, niższa cena usługi, możliwość prowadzenia polityki cenowej, zależnej od popytu, łatwość tworzenia oferty. Względy zależne od usługodawcy: wymóg stawiany przez usługodawcę, jedyna możliwość zakupu usługi, autokar, który mamy do dyspozycji.
Inne problemy związane z czarterowaniem:
Zagwarantowanie odpowiedniej wielkości popytu na usługi.
Posiadanie skutecznego systemu sprzedaży biletów lotniczych.
Allotment, czyli umowa kontyngentowa – organizator dostaje od producenta do dyspozycji określoną ilość usług w przyjętym w umowie czasie, w którym może swobodnie dysponować przydzielonym potencjałem usługowym. Niewykorzystane zaś miejsca w przyjętym terminie może zwrócić bez narażenia się na konieczność zapłaty za niesprzedane usługi. Touroperatorowi jako hurtowemu odbiorcy udziela się z reguły zniżek do ceny detalicznej. Ryzyko ciąży przede wszystkim na producencie. Na organizatorze również, ponieważ musi on przygotować ofertę, reklamę, katalogi. Od strony prawnej, kontyngent wydaje się być umową komisową.