System biblioteczny SOWA

System SOWA jest pakietem programów wspomagających działalność biblioteki. System umożliwia zautomatyzowanie wielu procesów bibliotecznych takich jak gromadzenie zbiorów (zwartych i czasopism), katalogowanie (opracowanie) różnorodnych materiałów bibliotecznych (książki, czasopisma, zbiory specjalne i in.), wyszukiwanie i zestawianie informacji o posiadanych zbiorach (poprzez sieć lokalną i Internet), ewidencja posiadanych zbiorów (system kodów kreskowych) oraz udostępnianie zbiorów (wypożyczanie, rezerwowanie i zamawianie).

Informacje ogólne

Opracowanie materiałów bibliotecznych odbywa się zgodnie z jednolitym formatem charakterystycznym dla systemu SOWA. Format SOWA obejmuje dane zgodne z drugim poziomem szczegółowości (PN). Istotnym elementem formatu SOWA są dane inwentarzowe, powiązane z systemem kodów kreskowych. Podstawowym programem katalogowania jest program SOWA-INF. Dane katalogowe SOWA można mechanicznie wymieniać (w obu kierunkach) z systemami pracującymi w formatach USMARC lub MARC-BN (zob. konwertery). Proces katalogowania można znacznie przyspieszyć stosując technikę retrokonwersji. Program SOWA-RTK umożliwia selektywne pobieranie opisów katalogowych z innego (wzorcowego) katalogu SOWA.

Wyszukiwanie pozycji katalogowych przeprowadza się dwoma sposobami. Pierwszy polega na przeglądaniu zawartości katalogu na ekranie komputera wg wybranego indeksu (autorskiego tytułowego, przedmiotowego i in.). W drugiej metodzie użytkownik korzysta ze specjalnego języka zapytań, w którym określa kryteria jakie mają spełnić poszukiwane pozycje. Funkcje wyszukiwania realizuje program SOWA-INF (także drukowanie zestawień), program SOWA-ZAM (wraz z zamawianiem i rezerwowaniem) oraz program SOWA-WWW (dostęp poprzez Internet).

Gromadzenie zbiorów zwartych (program SOWA-AKZ) obejmuje rejestrację zamówień, rejestrację dokumentów zakupu (faktur) oraz przydzielanie egzemplarzy dla poszczególnych jednostek organizacyjnych biblioteki (np. filii). Dla czasopism (program SOWA-AKC) możliwe jest ponadto ewidencjonowanie wpływu poszczególnych zeszytów. Oba programy umożliwiają wykrywanie pozycji nie dostarczonych w terminie oraz wykonywanie wielu zestawień finansowych.

Ewidencja zbiorów to przede wszystkim realizowany przez program SOWA-INW wydruk ksiąg inwentarzowych, obsługa procesu wycofywania zasobów oraz emisja zestawień analizy nabytków i ubytków (także struktura zmian). Specjalny program SOWA-SKO umożliwia przeprowadzanie inwentaryzacji zbiorów (skontrum).

Udostępnianie zbiorów realizuje program SOWA-WYP, automatyzujący całkowicie pracę wypożyczalni. System kodów kreskowych, obejmujący zarówno zbiory biblioteczne jak i legitymacje (karty) biblioteczne sprawia, że obsługa czytelnika jest niezwykle szybka. Program prowadzi kartotekę czytelników, ewidencjonuje wypożyczenia, zwroty i prolongaty, umożliwia rezerwowanie (dostępnych) i zamawianie (chwilowo niedostępnych) pozycji katalogowych, wykrywanie pozycji przetrzymywanych, naliczanie kar i rejestrację innych wpłat i wypłat).

Typowe menu systemu SOWA:

Program SOWA-INF

Program SOWA-INF jest podstawowym programem systemu SOWA. Umożliwia zbudowanie komputerowego katalogu obejmującego książki, czasopisma (z wyszczególnieniem roczników), zbiory specjalne (np. kasety i płyty z zawartością) i inne materiały biblioteczne. Program realizuje trzy podstawowe funkcje: katalogowanie, wyszukiwanie i zestawianie informacji.

Katalogowanie polega na wypełnianiu specjalnych formularzy obejmujących dane zgodnie z drugim stopniem szczegółowości (PN). Ponadto do systemu komputerowego wprowadzane są informacje o zasobach bibliotecznych obejmujące dane inwentarzowe poszczególnych egzemplarzy. W procesie katalogowania można wykorzystywać kartoteki wzorcowe dla haseł przedmiotowych (m.in. Słownik Haseł Przedmiotowych Biblioteki Narodowej), dla nazw wydawców oraz dla nazw osób (zob. SOWA-TEZ).

Szczególną cechą danych systemu SOWA jest możliwość tworzenia opisów hierarchicznych (wielopoziomowych). Cecha ta znajduje zastosowanie przy opisie dzieł wielotomowych, serii wydawniczych itp.

Wyszukiwanie: podstawowym sposobem wyszukiwania jest przeglądanie katalogu wg jednego z indeksów. Standardowo dostępny jest indeks autorski, tytułowy, rzeczowy (UKD), przedmiotowy (hasła), wg ISBN, sygnatur, numerów inwentarzowych i dat wydarzeń. Druga metoda wyszukiwania polega na zadawaniu pytań w specjalnym języku. Możliwe jest formułowanie zapytań złożonych z wykorzystaniem operatorów logicznych (I, LUB, NIE).

Zestawianie: program realizuje wydruk typowych kart katalogowych i odsyłaczowych (książki i czasopisma), druk naklejek identyfikacyjnych z kodami kreskowymi oraz zestawienia bibliograficzne.

Typowy obraz ekranu:

Program SOWA-TEZ

Program SOWA-TEZ jest przeznaczony do tworzenia tzw. kartotek wzorcowych. Standardowe kartoteki wzorcowe to tabela UKD, kartoteka haseł przedmiotowych, kartoteka nazw wydawców oraz kartoteka nazw osób. Rekordy kartotek można wiązać odsyłaczami (nazywane w programie relacjami), które ułatwiają dotarcie do odpowiedniej pozycji kartoteki.

Typowe kartoteki wzorcowe: z każdą instalacją systemu SOWA dostarczana jest kartoteka wzorcowa odpowiadająca tablicy UKD. Na podstawie umowy z Biblioteką Narodową dostarczamy (na życzenie konkretnej biblioteki) kartotekę odpowiadającą Słownikowi Haseł Przedmiotowych BN.

Kartoteki nietypowe: program umożliwia tworzenie własnych, nietypowych kartotek wzorcowych. Posiada możliwości importowania kartotek z innych systemów bibliotecznych oraz przygotowywania wydruków z kartoteki własnej.

Typowy obraz ekranu:

Konwersja danych

Dane katalogowe systemu SOWA można wymieniać z innymi systemami bibliotecznymi. Oferujemy wiele gotowych programów umożliwiających automatyczne konwertowanie do- lub z- większości znanych formatów

Program SOWA-RTK

Proponowana technika retrokonwersji polega na przenoszeniu gotowych opisów katalogowych z innej bazy formatu SOWA. Wyszukanie opisu odbywa się przez przeglądanie indeksu tytułowego. Podczas przenoszenia dane są uzupełniane o niezbędne informacje inwentarzowe i automatycznie drukowane są naklejki z kodami kreskowymi. Zastosowanie programu SOWA-RTK kilkukrotnie przyspiesza przygotowanie własnego katalogu.

Bazę do retrokonwersji można uzyskać w innej, podobnej bibliotece pracującej w systemie SOWA. Dla bibliotek publicznych wzorcową bazę udostępnia PBP w Sieradzu. Doskonałą bazą do retrokonwersji jest Przewodnik Bibliograficzny, który można zakupić w Bibliotece Narodowej, a następnie przekonwertować do formatu SOWA.

Typowy obraz ekranu:

Program zamawiania

Moduł zamawiania umożliwia zrealizowanie usług rezerwowania i zamawiania pozycji katalogowych poprzez stanowiska komputerowe czytelników. Informacja o pozycjach zarezerwowanych trafia z tych stanowisk bezpośrednio do magazynu biblioteki, gdzie automatycznie drukowane są rewersy. Na ich podstawie pozycje są w magazynie odszukiwane a następnie przekazywane do stanowisk wypożyczalni. W skład modułu wchodzą programy SOWA-ZAM, SOWA-OPA i SOWA-SVR.

Rezerwowanie rozumiane jest jako "odłożenie" dla konkretnego czytelnika dowolnego, dostępnego w danej chwili egzemplarza wskazanej pozycji katalogowej. Potwierdzeniem rezerwacji jest drukowany rewers identyfikujący czytelnika i egzemplarz. Pracownik biblioteki może kasować rezerwacje nieodebrane przez czytelników w ustalonym terminie.

Zamówienie dotyczy pozycji katalogowej, której wszystkie egzemplarze w danej chwili są wypożyczone. Złożenie zamówienia powoduje wpisanie czytelnika do specjalnej kolejki związanej z wybraną pozycją (może oczekiwać kilku czytelników). Gdy egzemplarz tej pozycji (dowolny) zostaje zwrócony, to automatycznie staje się zarezerwowanym dla pierwszego czytelnika z listy oczekujących.

Programy SOWA-ZAM i SOWA-OPA przeznaczone są dla czytelników. Realizują one funkcje wyszukiwawcze poprzez przeglądanie obrazu katalogu. Programy różnią się jedynie sposobem ochrony dostępu do danych.

Program SOWA-SVR instaluje się w magazynie biblioteki. Program w okresowo (np. co 5 min.) drukuje rewersy oraz udostępnia funkcje modyfikacji kartoteki rezerwacji.

Przykładowy obraz ekranu programu SOWA-ZAM:

Sowa w Internecie

Do prezentacji katalogu SOWA w sieci rozległej (Internet lub Intranet) wykorzystuje się specjalny program SOWA-WWW. Program współpracuje z serwerem WWW obsługującym stronę domową biblioteki. Program dostępny jest dla środowiska Windows NT lub Linux ale na zamówienie może zostać zaadaptowany do innych środowisk.

Użytkownik może wyszukiwać informacje w katalogu korzystając z typowej przeglądarki WWW (np. Explorer lub Netscape). Dla instalacji on-line możliwe jest rezerwowanie i zamawianie wskazanych pozycji katalogowych.

Biblioteki udostępniające swoje katalogi w Internecie:

Instytut Ciężkiej Syntezy Organicznej (Kędzierzyn-Koźle)

Powiatowa Biblioteka Publiczna w Sieradzu

Akademia Rolnicza we Wrocławiu

Biblioteka Główna Wojskowej Akademii Technicznej w Warszawie

Wyższa Szkoła Oficerska w Poznaniu

Biblioteka Publiczna Dzielnicy Warszawa-Wola

Szkoła Główna Służby Pożarniczej

Akademia Wychowania Fizycznego we Wrocławiu

Wyższa Szkoła Morska w Szczecinie *)

Politechnika Szczecińska

Uniwersytet Opolski *)

Uwaga: adresy oznaczone *) mogą być czasowo niedostępne (reorganizacja)

Program SOWA-AKC

Program prowadzi rejestr zamówień prenumeraty czasopism, ewidencję zeszytów wpływających do biblioteki oraz rozlicza wydatki ponoszone na prenumeratę i zakup czasopism. Umożliwia prowadzenie kartoteki dostawców, rejestru prenumerat oraz kartotek odpowiadających typowym kartom akcesji. Automatycznie wyszukuje niezrealizowane pozycje prenumerat oraz drukuje wiele zestawień związanych z ewidencją czasopism. Zestawienia umożliwiają rozliczanie dostawców i odbiorców prenumeraty (np. w sieci bibliotek przy prenumeracie realizowanej przez bibliotekę centralną). Ważną cechą programu jest zautomatyzowanie procesu wpisywania wolumenów do inwentarza. Program współpracuje bezpośrednio z programami katalogowania i obsługi inwentarzy.

Program SOWA-AKZ

Program rejestruje zamówienia książek u poszczególnych dostawców oraz ewidencjonuje dokumenty (np. faktury) za zakupione książki. Umożliwia prowadzenie kartoteki dostawców, rejestru zamówień oraz kartotek dostaw (akcesji) odpowiadających typowym księgom akcesji. Umożliwia automatyczne wyszukanie przeterminowanych zamówień, drukowanie księgi akcesji oraz dokonanie rozliczeń pojedynczej dostawy lub wszystkich dostaw w danym okresie. Ważną cechą programu jest zautomatyzowanie procesu wpisywania pozycji do inwentarza. Czynność ta, nazywana rozdysponowaniem dostawy wykonywana jest na podstawie danych przechowywanych w kartotekach akcesji. Program współpracuje bezpośrednio z programami katalogowania i obsługi inwentarzy.

Program SOWA-INW

Program wykorzystuje dane zarejestrowane programem katalogowania, gromadzenia i obsługi wypożyczalni. Umożliwia prowadzenie ksiąg inwentarzowych, łącznie z obsługą procesu ubytkowania (z możliwością określenia przyczyny). Program tworzy wydruki ksiąg inwentarzowych (zgodnie z wzorami obowiązującymi w Polsce) i ksiąg ubytków oraz drukuje protokoły ubytków. Ważną funkcją programu jest drukowanie zestawień o zmianach w inwentarzach (ilościowych i wartościowych) według różnych kryteriów (przedział czasowy, wybrane inwentarze, wybrane źródła wpływu, struktura tematyczna).

Program SOWA-SKO

Program pozwala na szybkie wykonanie inwentaryzacji zasobów (skontrum). Pracownik biblioteki (za pomocą czytnika) rejestruje kody książek znajdujących się w magazynie. Program drukuje tradycyjne załączniki protokołów skontrum, wykazy braków oraz oznacza odpowiednie pozycje jako braki względne. Użycie proponowanej metody skraca dziesięciokrotnie czas realizacji skontrum.

Program SOWA-WYP

Program obsługi wypożyczalni SOWA-WYP automatyzuje całkowicie pracę tego działu biblioteki. Do szybkiej identyfikacji książek i czytelników wykorzystywany jest system kodów kreskowych. Dane o wypożyczeniach i zwrotach gromadzone są narastająco i mogą zostać później wykorzystane w zestawieniach statystycznych.

Kartoteka czytelników zawiera podstawowe dane osobowe każdego z czytelników zarejestrowanych w bibliotece. Czytelnik otrzymuje specjalną legitymację biblioteczną zawierającą kod kreskowy. Legitymacje mogą być drukowane bezpośrednio z programu (karton laminowany) lub wykonywane poza biblioteką (firma SOKRATES-software produkuje karty plastikowe).

Ewidencja wypożyczeń, zwrotów i prolongowanie to podstawowe funkcje programu. Dla zwiększenia bezpieczeństwa operacje te mogą być potwierdzane wydrukiem odpowiednich pokwitowań (rewersów). Możliwe jest przeglądanie kont czytelników i kartotek egzemplarzy (uwzględniających historię wypożyczeń).

Zamawianie i rezerwowanie to usługi oferowane powszechnie jedynie przez skomputeryzowane biblioteki. Funkcje te pozwalają koordynować udostępnianie najbardziej popularnych pozycji. Funkcje te mogą być udostępnione czytelnikom poprzez program SOWA-ZAM (sieć lokalna) lub poprzez Internet.

Pozycje przetrzymywane przez czytelników są wykrywane automatycznie. Po przekroczeniu zaprogramowanego okresu program może drukować upomnienia i naliczać stosowne kary. Przewidziano możliwość automatycznego wydruku pokwitowań wpłat i wypłat oraz zestawianie wpłat.

Przykładowy obraz ekranu:

Program SOWA-STA

Program SOWA-STA wykonuje zestawienia statystyczne związane z pracą wypożyczalni. Użycie tego programu eliminuje konieczność ręcznego prowadzenia dziennika.

Zestawienia można wykonać za dzień, miesiąc (z podziałem na dni) lub podany zakres miesięcy (z podziałem na poszczególne miesiące). W zestawieniach, poza informacją analityczną zamieszczane są wartości średnie (w danym okresie).

Zestawienia wypożyczeń można wykonać z podziałem na rodzaje literatury (np. dla dorosłych, dla dzieci, popularnonaukowa), na rodzaje zbiorów (inwentarze) oraz na kategorie czytelników (osobno zawodowe i wiekowe).

Specjalną grupę stanowią zestawienia dla szkół, które uwzględniają podział uczniów na poszczególne klasy oraz specyficzną analitykę zestawień.

Program umożliwia analizę częstotliwości wypożyczeń wskazanych materiałów bibliotecznych w dowolnie wybranym okresie.

System SOWA-2

Nasze doświadczenia z zastosowaniem systemu SOWA w katalogach bibliograficznych zaowocowały powstaniem nowego systemu katalogowania. Charakterystyczną cechą systemu SOWA-2 jest możliwość wykorzystywania w nim dowolnych formatów danych. Oferujemy szereg gotowych formatów przeznaczonych dla katalogów bibliograficznych (BZCZ, USMARC, własny) oraz na zamówienie opracowujemy formaty dla potrzeb katalogowania innych mniej typowych materiałów.

W ramach jednego katalogu możliwe jest posługiwanie się rekordami o różnych formatach. Dzięki temu możliwe jest np. przeglądanie indeksu przedmiotowego zawierającego opisy bibliograficzne (format rekordu bibliograficznego) pozycji oraz odsyłacze (format rekordu kartoteki wzorcowej). Kolejne zastosowanie tej możliwości to importowanie do własnego katalogu rekordów z różnych systemów bibliotecznych bez konieczności ich konwertowania (np. z BZCZ do katalogu własnego).

Opis formatu obejmuje pola, podpola, grupy pól, indeksy, opis formularza do wprowadzania i modyfikowania danych oraz formaty prezentacji rekordu (na ekranie i w wydruku) są dostępne w postaci plików tekstowych. Administrator katalogu może samodzielnie dokonywać wszelkich zmian formatu (np. dodawaniu lub usuwaniu pól, dodawaniu formatów wydruku i in.).

Wyszukiwanie: podstawowym sposobem wyszukiwania jest przeglądanie katalogu w/g jednego zaprojektowanych indeksów. Druga metoda wyszukiwania polega na zadawaniu pytań w specjalnym języku. Możliwe jest formułowanie zapytań elementarnych (dotyczących dowolnego pola danych) oraz złożonych z wykorzystaniem operatorów logicznych (I, LUB, NIE).

Zestawienia wykonywane w systemie SOWA-2 przekazywane są bezpośrednio do edytora MS-Word (plik RTF). Dzięki temu możliwe jest wykorzystanie w zestawienia różnych krojów pisma oraz szpaltowanie (jedno- lub dwukolumnowe) charakterystyczne np. dla bibliografii regionalnej.

Przykładowy obraz ekranu programu informacyjno-wyszukiwawczego SOWA-2:

SOWA w bibliotekach

Program SOWA eksploatowany jest w ponad 500 bibliotekach uczelnianych, publicznych, instytutowych, zakładowych, pedagogicznych i szkolnych. Poniżej wymienione są najważniejsze biblioteki, reprezentatywne dla poszczególnych grup. Kilkanaście bibliotek prezentuje swoje katalogi w Internecie.

Biblioteki uczelniane: Akademia Rolnicza we Wrocławiu, Politechnika Rzeszowska, Szczecińska, Opolska i Radomska, Akademia Medyczna w Warszawie, Gdańsku i Bydgoszczy, Akademia Wychowania Fizycznego w Warszawie, Wrocławiu i Białej Podlaskiej, Uniwersytet Opolski, Akademia Sztuk Pięknych (W-wa), PWSFTiT w Łodzi, Wyższa Szkoła Morska (Szczecin), Szkoła Główna Służby Pożarniczej (W-wa), Wyższa Szkoła Zawodowa (Gorzów Wlkp., Kalisz), Centralny Ośrodek Szkolenia Straży Granicznej (Koszalin) Niepaństwowe Szkoły Wyższe: WS Bankowa, WS Zarządzania i Bankowości (Poznań), SW Edukacji (Wrocław), WS Kupiecka (Łódź), WS Humanistyczno-Ekonomiczna (Włocławek), WS Handlowa (Kielce), WS Zawodowa (Konin), Bałtycka WS Humanistyczna (Koszalin), WS Ekonomiczno-Humanistyczna Skierniewice), SW Psychologii Społecznej (W-wa), SW Integracji Europejskiej (Szczecin), WS Handlu i Prawa (W-wa)

Biblioteki wojskowe (uczelniane i inne): Wojskowa Akademia Techniczna, Akademia Obrony Narodowej (W-wa), WSO w Poznaniu, Wrocławiu, Toruniu, Dęblinie, Akademia Marynarki Wojennej (Gdynia), Biblioteka Sztabu Generalnego, ONIW w Krakowie i Bydgoszczy Instytuty naukowe: Historii UAM, Chemii Bioorganicznej PAN (Poznań), Centrum Badań Śląskoznawczych i Bohemistycznych (Wrocław), Kardiologii, Psychiatrii i Neurologii, Elektrotechniki, Energetyki, Żywności i Żywienia (W-wa), Śląski (Opole)

Wojewódzkie (obecne i dawne) Biblioteki Publiczne: WBP w Opolu, Rzeszowie, Poznaniu i Gorzowie Wlkp., BP w Sieradzu, Pile, Koninie, Lesznie, Kaliszu, Częstochowie, Piotrkowie Tryb., Skierniewicach, Włocławku, Suwałkach, Elblągu, Krośnie Miejskie, Powiatowe i Gminne: Biblioteki Dzielnicowe w Warszawie (Wola, Mokotów, Ochota, Praga Płdn. i in.), MBP w Olsztynie, Jaśle, Łańcucie, Nowym Tomyślu, Policach, Złoczewie, Śremie, Środzie Wlkp., Wodzisławiu Śl., Chrzanowie

Biblioteki pedagogiczne: Łódź, Koszalin, Toruń, Piła, Kalisz, Bydgoszcz, Sieradz, Jelenia Góra, Krosno, Skierniewice, Opole, Świdnica, Bolesławiec Biblioteki szkolne: SP nr 300 (W-wa),> SP nr 67 (Poznań), III LO (Bydgoszcz)

Biblioteki zakładowe: Wielkopolski Bank Kredytowy (Poznań), Intytut Ciężkiej Syntezy Organicznej (Kędzierzyn-Koźle), Glaxo-Wellcome S.A (Poznań), Jelfa S.A. (Jelenia Góra), TPSA (Poznań, Warszawa, Konin), DOKP (Wrocław, Kraków, Katowice), OBR Przemysłu Rafineryjnego (Płock), Centrum Techniki Morskiej (Gdynia), PSE (W-wa), Inne: Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich, Biblioteka NIK (W-wa), Biblioteka Urzędu Miejskiego (Poznań, Koszalin), Muzeum Narodowe (Poznań, Rzeszów), Izba Skarbowa (Szczecin), Państwowy Ośrodek Kształcenia Bibliotekarzy (Jarocin), CUKB (Warszawa, Poznań, Toruń)

Sokrates-Software

Firma SOKRATES-software powstała w roku 1991. Przedmiotem działalności jest projektowanie, tworzenie i wdrażanie oprogramowania użytkowego. Od roku 1992 firma zajmuje się informatyczną obsługą bibliotek. Głównym produktem firmy jest zintegrowany system biblioteczny SOWA, który jest wdrożony w ponad 500 bibliotekach. SOWA obsługuje typowe procesy biblioteczne takie jak katalogowanie, udostępnianie, inwentaryzowanie, planowanie zakupów, zamawianie itp. Od roku 1998 oferujemy system SOWA-2 przeznaczony przede wszystkim do tworzenia katalogów bibliograficznych i faktograficznych.