Proces oceniania (elementy, etapy), System okresowych ocen pracowniczych.

Proces oceniania

Elementy:
-Ustalenie standardów, cech, zachowań i wyników pracy
-Dobór odpowiedniej metody oceniania (koszty, trafność)
-Szkolenie oceniających (wyposażenie ich w odpowiednie kompetencje)
-Właściwe ocenianie
-Omówienie wyników oceniania (oceniający z ocenianymi) tzw. rozmowa oceniająca
-podjęcie decyzji personalnych
-Ocena przebiegu procesu oceniania, oraz jego doskonalenia

System okresowych ocen pracowniczych

Składowe tego systemu:
-Cele oceniania
-Kogo oceniamy, oceniani
-Kto ocenia, oceniający
-okres albo częstotliwość oceniania (termin)
-Kryteria oceniania
-Sposoby metody i techniki oceniania
-Wykorzystanie wyników oceniania i doskonalenie systemu

Cele mają być konkretne, trzeba poinformować o konkretnych celach oceniania pracowników. Mogą być bieżące i perspektywiczne.

Oceniani- zasada powszechności. W tym samym czasie powinni podlegać ocenianiu wszyscy pracownicy przedsiębiorstwa. Mogą to być pracownicy wykonawczy, a także kierownicy i specjaliści. Jeśli przedsiębiorstwo nie jest gotowe do powszechnej oceny to trzeba zacząć od kadry kierowniczej.
Wyjątki: pracownicy nowoprzyjęci, będący w trakcie adaptacji społeczno-zawodowej. Pracownicy mający dłuższą przerwę w aktywności zawodowej.

Oceniający- najczęściej oceniającym jest bezpośredni przełożony, ale mogą być powoływane ku temu komisje/zespoły oceniające, oceniającym może być współpracownik, podwładny, klient, sam pracownik. Coraz częściej praktykuje się samoocenę.

Okres, częstotliwość oceniania- powinien wynosić od pół roku do dwóch lat. ZA optymalny uznaje się roczny. Pracowników wykonawczych należy oceniać częściej, a menadżerów, kierowników rzadziej, ponieważ Ci realizują cele strategiczne.

Kryteria oceniania- w praktyce zarządzania zwykle są określane jako obiektywne, subiektywne i mieszane. Obiektywne- ilość jakość pracy, kwalifikacje. Subiektywne- subiektywne sądy uprawnionej osoby. Stosuje się je gdy efekty pracy są trudno mierzalne.
Powinny być zawarte w arkuszu ocen i regulaminie oceniania.

Sposoby, metody i techniki oceniania

pracowników można oceniać na dwa sposoby: absolutny i relatywny.
Sposób absolutny: polega na porównywaniu cech, zachowań i wyników pracy pracownika z ustalonymi wcześniej standardami
Ocenianie relatywne- polega na porównywaniu pracowników między sobą.
Ocena absolutna odpowiada modelowi kapitału ludzkiego, a ocena relatywna modelowi sita. Ocena absolutna lepiej realizuje funkcję rozwojową natomiast ocena relatywna lepiej realizuje funkcję ewaluacyjną.
Ocenianie kompleksowe lub innowacyjne łączy oba sposoby oceny.
Ocenie absolutnej najczęściej służą ilościowe standardy pracy, ocena opisowa zwana inaczej esejem lub zwykłym zapisem, skale ocen, testy wyboru albo listy kontrolne, technika zdarzeń krytycznych i zarządzanie przez cele.

Ilościowe standardy pracy- porównywanie wyników pracy pracownika do ustalonych w tym standardzie norm
Zapis, ocena opisowa- oceniający pisze na temat pracownika esej. Bierze pod uwagę jego cechy, zachowania i efekty pracy pracownika
Skale oceniania- może to być skala przymiotnikowa (opisowa) <np. celujący bdb…> skale punktowe (liczbowe, numeryczne) każdemu z kryteriów oceniania przyznaje się pewną pulę punktów, a z tej puli przyznaje się pracownikowi jakąś ilość punktów. Skale parzyste i nieparzyste dodatnie (w Ameryce są ujemne)
Skale graficzne- prosta na której lokuje się pracowników
Skale behawioralne- skale dot. Zachowań pracowniczych, mogą być zachowaniami obserwowanymi lub zachowaniami porządanymi/oczekiwanymi. Potrzebny specjalista/psycholog.
Skale kombinowane (mieszane)- najczęściej skale przymiotnikowe z punktową albo graficzną z punktową.
Testy wyboru, albo listy kontrolne- gotowe charakterystyki cech zachowań i efektów pracowniczych, lista charakterystyk. Z tej listy wybieramy ten wariant opisu który pasuje do danej osoby.
Technika zdarzeń krytycznych- osoba oceniająca za okres oceny prowadzi dwa odrębne arkusze. Jeden arkusz służy do odnotowywania zdarzeń szczególnie pozytywnych, natomiast drugi arkusz służy do odnotowywania zdarzeń negatywnych. I za okres oceniania osoba oceniająca dokonuje bilansu Plusów i minusów.
Zarządzanie przez cele można wyróżnić kroki czy etapy, ustalanie zadań do wykonania w danym okresie na bieżąco jest to kontrolowane i oceniane przez kierownika. Kończy się to rozmową pracownika i kierownika odnośnie wykonanych celów. Wymaga odpowiedniej postawy etycznej obu stron.

Ocenianie relatywne: Rangowanie(ranking) pracowników, porównywanie parami i technika rozkładu wymuszonego lub normalnego.
Rangowanie- zadaniem oceniającego jest sporządzenie listy rankingowej ocenianych pracowników od najlepszego do najgorszego pod pewnym względem. Dla celów kontrolnych należy to zrobić w odwrotnej kolejności i porównać obie listy.
Porównywanie parami- znowu bierze się konkretne kryterium i porównuje się każdego z każdym. Dobrze jest użyć macierzy krzyżowej. Kto z pary lepszy dostaje punkt. Zobiektywizowany ranking.
Rozkład normalny- stosując rozkład wymuszony czy normalny kierownik ma za zadanie wyłonić spośród ocenianych po 10% najlepszych i najgorszych, po 20% powyżej i poniżej średniej efektywności. 40% przeciętnych. Najłatwiej wyróżnij skrajne kategorie. Prawo wielkich liczb?

Sposoby innowacyjne i kompleksowe
Arkusze ocen- to lista kontrolna skojarzona z innym sposobem absolutnym czyli skalą punktową.
Portfolio personalne, model 360 stopni i ocena zintegrowana
Portfolio personalne- zaadaptowanie macierzy BCG do ocen personalnych. Polega na ocenianiu pracowników w układzie dwuwymiarowym. Jednym kryterium są efekty pracy, a drugim potencjał rozwojowy. (Najlepsi pracownicy „Orły” <planowanie kariery zawodowej, inwestowanie w rozwój, utrzymanie wysokich osiągnięć>, Solidni pracownicy „woły robocze” <pełne wykorzystanie kwalifikacji, szkolenie pod kątem nabycia nowych umiejętności>, Pracownicy problematyczni „?” <programy adaptacji do pracy, ukierunkowanie, intensywne szkolenia>, pracownicy mało przydatni „uschłe drzewa” <przenoszenie na inne stanowiska pracy, zwalnianie>). Jest to metoda kompleksowej oceny. Jednocześnie realizujemy obie funkcje oceniania.
model 360 stopni- chodzi o maksymalne zobiektywizowanie oceny pracownika, dzięki temu że oceniają pracownika wszyscy którzy są z nim powiązani. (krąg osób) Kierownik, podwładny, współpracownik, klient itd. Pojawiają się oceny cząstkowe, mają charakter poufny. Ocena syntetyczna zostaje wypracowana na podstawie ocen cząstkowych i ta jest komunikowana pracownikowi.
Ocena zintegrowana (assessment center)//wykres w notatkach Justyny// - najbardziej kosztowna. Odbywa się w postaci sesji oceniającej. Tutaj się kontroluje efekty podjętych decyzji personalnych. W ten sposób oceniamy kierowników, menadżerów. Jest to zlecane jakiemuś zewnętrznemu wykonawcy- usługa.

Wykorzystanie ocen i doskonalenie systemu
1. Oceny poprzedzające zwolnienia pracowników w tym także zwolnienia grupowe.
2. Oceny dla potrzeb optymalnego doboru ludzi do stanowisk pracy w następstwie profesjonalnie przeprowadzonej rekrutacji i selekcji kandydatów do pracy
3. Oceny poprzedzające poszerzenie bądź zwężenie treści pracy i zakresu kompetencji na danym stanowisku.
4. Oceny poprzedzające zmiany stanowisk pracy (awanse i degradacje)
5. Oceny dla potrzeb prowadzenia szkoleń i rozwoju zawodowego.
6. Oceny dla potrzeb premiowania i nagradzania
7. Oceny dla potrzeb określenia bądź zmiany stawki płacy zasadniczej
8. Oceny w ramach systemu wyróżnień pozamaterialnych i kar.

Doskonalenie

Poprzez rozmowy, albo wywiady z uczestnikami procesu oceniania, zarówno ocenianych jak i oceniających.
Analizowanie najczęściej popełnianych błędów i napotykanych trudności.
Zapożyczenie systemu okresowych ocen z innego przedsiębiorstwa, podpatrzenie u konkurencji. Warto wdrażać sprawdzone rozwiązania, ale z drugiej strony każde przedsiębiorstwo powinno mieć własny system w zależności specyfiki przedsiębiorstwa i oczekiwań pracowników.
Błędy:
błąd nieobiektywności, zbytniej łagodności/surowości, efekt hierarchii, błąd oślepienia błąd nieaktualności, zbytniej świeżości, braku akceptacji, tendencja do uśredniania ocen, istotna trudność z wyprowadzeniem syntetycznej oceny pracownika.
Efekt hierarchii- im wyższe stanowisko tym lepsza ocena
Olśnienie – jedna cecha rzutuje na całą ocenę pracownika.

Poszczególnym kryterium oceniania należy nadać wagi i wtedy średnia ważona by uniknąć uśredniania.

Zasady oceniania

Zasada systematyczności- ocenianie ma mieć stały cykliczny charakter.
Zasada powszechności- ocenie podlegają wszyscy w danym momencie
Zasada elastyczności- dostosowywanie kryteriów i sposobów oceniania do konkretnej sytuacji i celów oceniania
Zasada jawności- oceniani powinni być zaznajamiani z celami, kryteriami i z uzyskaną oceną. Oceny trafiają do teczki personalnej.
Zasada prostoty- stosowany system oceniania ma być zrozumiały dla ocenianych i łatwy w stosowaniu przez oceniających

Zarządzanie procesem oceniania

Składa się z trzech zasadniczych etapów, jest to projektowanie systemu ocen, wdrożenie i stosowanie, monitorowanie systemu ocen na poziomie operacyjnym i strategicznym.
Na poziomie operacyjnym dokonuje tego komórka personalna przedsiębiorstwa i chodzi o ocenę przebiegu konkretnej oceny.
Na poziomie strategicznym dokonywane przez szefa komórki lub doradcę personalnego, a małym przez szefa firmy. Ocena trafności podjętych decyzji personalnych. To robi się dopiero po upływie pewnego czasu.