Konferencja prasowa - planowanie, organizacja, korzyści

Konferencja prasowa, jako jeden z najważniejszych czynników komunikowania się przedsiębiorstwa z mediami stanowi istotny element w funkcjonowaniu firmy. Dobrze zorganizowane spotkanie z udziałem dziennikarzy, podczas którego bezpośrednio przedstawiciel (rzecznik prasowy) jakiejś instytucji, bądź organizacji udziela wywiadu albo składa przygotowane wcześniej oświadczenie dotyczące określonej sprawy, może przyczynić się do stworzenia pozytywnego wizerunku z mediami a przede wszystkim z klientami. Konferencja prasowa jest zatem idealną formą przekazywania opinii publicznej informacji za pomocą środków masowego przekazu. Należy jednak pamiętać, iż nie należy organizować konferencji prasowej, jeżeli nie ma się nic istotnego do powiedzenia.

Ważnym elementem od którego należy zacząć organizowanie konferencji prasowej, jest jej perfekcyjne zaplanowanie. Planowanie dotyczy jednego z najistotniejszych etapów konferencji, mianowicie stworzenia budżetu i określenia kosztów. Dobra konferencja prasowa nie odbędzie się, jeżeli organizator nie zadbał wcześniej o odpowiednią salę konferencyjną, nie przygotował zaproszeń, nie wynajął pomieszczeń konferencyjnych oraz nie określił kosztów logistyki i obsługi.

Żadna konferencja prasowa nie może być zaaranżowana bez ówczesnego uzgodnienia i zorganizowania miejsca, w którym ma się ona odbyć. Należy tu wspomnieć, iż wybór odpowiedniej sali konferencyjnej wiąże się z wieloma trudnościami. Istotne jest, aby uwzględnić takie czynniki jak: łatwy dojazd, odpowiednia infrastruktura, miejsca parkingowe czy choćby dobra akustyka sali. Miejsce to powinno również być rezerwowane z odpowiednim wyprzedzeniem, aby w ostatniej chwili nie okazało się, że wszystkie odpowiadające nam sale są już zajęte. Kolejną, lecz równie istotna kwestią, jest przygotowanie materiałów prasowych oraz zadbanie by osoba prowadząca konferencje była merytorycznie przygotowana do wystąpienia oraz orientowała się w harmonogramie konferencji. Jeżeli pragniemy by nasze przedsiębiorstwo było pozytywnie odebrane przez dziennikarzy należy przygotować wersje elektroniczną materiałów prasowych (najczęściej na płycie CD) oraz zadbać by znalazły się w niej zdjęcia, którymi dziennikarze mogliby zilustrować swój artykuł. Materiały prasowe dzielimy na tak zwane backgrounder, czyli te rozdawane przed konferencją celem zapoznania się z tematyką spotkania oraz te rozdawane po konferencji, które będą podsumowywać, syntetyzować przedstawione podczas spotkania fakty.

Ważne jest również, aby zorganizować dla dziennikarzy poczęstunek i stoliki prasowe, aby podczas kuluarowych spotkań mogli zdobyć wypowiedzi uczestników konferencji. Po przeprowadzonej konferencji istotne jest, aby wysłać materiały prasowe nieobecnym dziennikarzom.

Organizacja konferencji prasowej jest pracochłonna i wymaga przeznaczenia na nią sporo czasu i wysiłku. Jest to jednak niczym w porównaniu z korzyściami, jakie niesie ze sobą perfekcyjnie zorganizowane spotkanie prasowe. Przekazanie istotnych informacji, zbudowanie pozytywnego wizerunku firmy, promocja przedsiębiorstwa w mediach, komunikowanie się z obecnymi jak również z potencjalnymi klientami to tylko nieliczne z korzyści, jakie płyną z zorganizowania konferencji prasowej. Władza mediów jest potężna, więc organizując konferencje prasową należy pamiętać, aby dziennikarze odebrali naszą firmę pozytywnie.

Zaproszenie na konferencję prasową

MINISTERSTWO ZDROWIA RZECZNIK PRASOWY Paweł Trzciński	Warszawa, 25 września 2007 r.

ZAPROSZENIE
Serdecznie zapraszam
na konferencję prasową
podsumowującą 2-letnią działalność resortu zdrowia
z udziałem
ministra zdrowia Zbigniewa Religi
i Kierownictwa Ministerstwa Zdrowia.

Konferencja odbędzie się:
27 września 2007 (czwartek) o godz. 11.00
w Zabrzu ul. Wolności 345A (róg ul. Sienkiewicza), w siedzibie Fundacji Rozwoju Kardiochirurgii, sala Sympozjalna.

Paweł Trzciński
Rzecznik Prasowy
Ministra Zdrowia