Sprawdzanie poprawności danych w Excelu

Gdy chcemy być pewni, że użytkownik dokładnie wypełni nasz arkusz powinniśmy uaktywnić sprawdzanie poprawności danych. Excel będzie wówczas sam pilnował, czy do wszystkich rubryk zostały wpisane wartości. Sprawdzanie poprawności danych w Excelu

Załóżmy, że chcemy zabezpieczyć arkusz w taki sposób, aby podczas wprowadzania danych żadna z komórek nie pozostała pusta. Ponadto dane muszą być wpisywane jedne pod drugimi, bez pustych wierszy. Aby taki efekt uzyskać, powinniśmy zastosować sprawdzanie poprawności danych. Niestety nie posiada ono domyślnych opcji, które pozwolą nałożyć na arkusz takie ograniczenie. Przy definiowaniu ustawień sprawdzania poprawności powinniśmy posłużyć się formułą.

Niewypełniony rejestr

W tym celu:

Zaznaczamy zakres komórek, które obejmuje cały rejestr (w przykładzie A2:D14) i z menu Dane wybieramy polecenie Sprawdzanie poprawności (w Excelu 2007/2010: uaktywniamy kartę Dane i wskazujemy Poprawność danych).

W wyświetlonym oknie dialogowym przechodzimy do zakładki Ustawienia.

Z rozwijanej listy Dozwolone wybieramy pozycję Niestandardowe.

W polu Formuła wprowadzamy następującą formułę:
=ILE.NIEPUSTYCH($A$1:$D1)=(ILE.WIERSZY($A$1:$D1)*LICZBA.KOLUMN($A1:$D1))

Ustawienia sprawdzania poprawności

Zatwierdzamy ustawienia, poprzez kliknięcie OK.

Warto, teraz przetestować formułę i sprawdzić, czy rzeczywiście Excel kontroluje kompletność wpisów.

Wypełniamy danymi zakres A2:C2, a komórkę w ostatniej kolumnie pozostawiamy pustą.

Spróbujmy teraz wpisać datę w kolejnym wierszu w komórce A3.

Wpis jest niedozwolony

Jak widać na rysunku 3, Excel nie dopuścił do wprowadzenia danych do nowego wiersza. Nasza formuła wykonała następującą operację: w pierwszej kolejności zliczyła wszystkie wypełnione komórki w zakresie A1:D2 (dzięki zastosowaniu odpowiedniego adresowania sprawdzany zakres się rozszerzył). Wynik lewej strony równana wyniósł 7, gdyż komórka D2 jest pusta. Po prawej stronie równania wynik jest 8, gdyż tyle komórek znajduje się w sprawdzanym zakresie. Liczby po obu stronach nie są równe, a zatem wynikiem działania formuły jest FAŁSZ. Wpis jest niedozwolony.

Sprawdzanie poprawności danych liczbowych

Niekiedy przez pomyłkę wprowadzamy do arkuszy liczby, które zbytnio odbiegają od założeń przyjętych w analizie danych. Narzędzie Excela o nazwie sprawdzanie poprawności danych będzie nas ostrzegać, gdy wprowadzimy do arkusza liczby, które nie mieszczą się w określonym przedziale.

Sprawdzanie poprawności danych liczbowych w excelu

Przyjmijmy, że zbudowaliśmy zestawienie, w którym będą porównywane wyniki kilku zakładów w minionych latach. Dane szczegółowe wprowadzać będzie inna osoba. Liczby powinny należeć do przedziału 1-100. Zdarzało się jednak, że zostały wpisane pełne liczby (np. 99 000 zamiast 99) i musieliśmy sami poprawiać błędy. Aby tego uniknąć, proponujemy nałożenie reguły sprawdzania poprawności danych. Dozwolone będzie wprowadzenie wartości należącej tylko do przedziału liczb 1-100.

Niewypełnione zestawienie

Aby uzyskać taki efekt:

Zaznaczamy komórki, które mają być uzupełnione, i z menu Dane wybieramy polecenie Sprawdzanie poprawności (w Excelu 2007/2010: uaktywniamy kartę Dane i w grupie poleceń Narzędzia danych wskazujemy Poprawność danych).

Przechodzimy do zakładki Ustawienia i rozwijamy listę Dozwolone.

Wybieramy z niej pozycję Pełna liczba.

Z kolejnej rozwijanej listy wybieramy między.

W pole Minimum wpisujemy 1, a w Maksimum: 100.

Kryteria ograniczenia wprowadzania danych

Zatwierdzamy ustawienia, poprzez kliknięcie przycisk OK.

Jeśli nasz współpracownik przez nieuwagę wpisze liczbę, która nie należy do zdefiniowanego przedziału, zobaczy komunikat ostrzegawczy:

Dzięki sprawdzaniu poprawności mamy pewność, że do komórek będą wprowadzane tylko odpowiednie wartości. Wartości przedziału możemy oczywiście dowolnie dostosowywać do swoich potrzeb.