Samochód w firmie

Szukamy własnej strategii

      Praktycznie każdy, kto prowadzi działalność gospodarczą korzysta z samochodu. Jest więc oczywiste, że związane z nim wydatki stanowią koszt uzyskania przychodu z działalności gospodarczej. To, co oczywiste na gruncie logiki, niekoniecznie jest równie pewne na polu podatkowym, zwłaszcza podatków dochodowych.

t ej dziedzinie ustawodawca miał (i nadal ma) wyjątkową skłonność do dawania upustu fantazji. Zaliczanie wydatków, ponoszonych w związku z korzystaniem z samochodu, w koszty działalności różni się więc nie tylko zróżnicowanymi formami opodatkowania. Na przykład osoby opodatkowane w formie karty oraz ryczałtowcy nie mają żadnych możliwości zaliczenia samochodu w koszty, muszą go ująć w wykazie środków trwałych i amortyzować, choć nie podatkowo. Ważna jest forma własności samochodu, jego ładowność, a nawet cena. Dopiero w zależności od charakteru tych poszczególnych parametrów powstaje prawdziwa siatka różnych możliwości.

Osobowy niekoniecznie dla osób

      Wydawać by się mogło, że po kilku latach funkcjonowania dość restrykcyjnych przepisów podatkowych dotyczących zasad korzystania z samochodu - zwłaszcza osobowego - w firmie, fiskus już nie jest w stanie zaskoczyć podatników niczym nowym. Tym bardziej, że od 1 stycznia ubiegłego roku całkiem niespodziewanie uniemożliwił płatnikom VAT odliczanie podatku naliczonego przy zakupach "paliw benzynowych" do samochodu osobowego, dyskryminując ich w zupełnie nieuzasadniony sposób. Tymczasem od 1 stycznia roku bieżącego w przepisach o podatku dochodowym (i od osób prawnych, i od osób fizycznych) pojawiła się definicja samochodu osobowego. Za taki jest obecnie uznawany bynajmniej nie samochód służący do przewozu osób, jak sama nazwa i zdrowy rozsądek wskazują, ale samochód, który posiada homologację (producenta lub importera) samochodu specjalistycznego.
      Otóż w myśl tego nowego przepisu, ilekroć w ustawie mowa jest o samochodzie osobowym, rozumie się przez to każdy samochód, który nie posiada homologacji producenta lub importera wymaganej dla samochodów innych niż osobowe oraz którego dopuszczalna ładowność nie przekracza 500 kg. Wynika z tego, że samochodem osobowym jest:

• bezwzględnie każdy samochód o ładowności do 500 kg,

• każdy samochód o ładowności powyżej 500 kg, który ma homologację producenta lub importera spełniającą warunki dla samochodu osobowego.

      W praktyce więc, poza nielicznym wyjątkami (a i to tylko na krótką metę, ponieważ Ministerstwo Transportu szykuje przepisy w takim stopniu zaostrzające warunki techniczne przewidziane dla samochodów innych niż osobowe, że nie będą w stanie spełnić ich nawet klasyczne trucki), większość aut obecnie kwalifikowanych jako nieosobowe o ładowności powyżej 500 kg będzie traktowana przez przepisy podatkowe jak auta osobowe.
      O konsekwencjach takiej definicji szczegółowo piszemy dalej. Teraz poprzestańmy na konstatacji, że nic dziwnego, iż dla wielu podatników zasady korzystania z samochodu w firmie stanowią pewną "wiedzę tajemną" i temat nie kończących się pytań do eksperta. Zresztą znajomość przepisów z tego zakresu wyjątkowo popłaca. W rzeczywistości możliwe są bowiem różne skrajne sytuacje. Na przykład jeden przedsiębiorca jeździ samochodem o wartości 60 tys. zł i amortyzuje w koszty 600 zł miesięcznie. Inny zaś jeździ samochodem o zbliżonej wartości i amortyzuje w koszty 1200 zł. A jeszcze inny przedsiębiorca zmienia co dwa lata samochód na nowy i za każdym razem wlicza w koszty pełną jego eksploatację, łącznie z amortyzacją.

Samochód w firmie 2001

      Jedna z najbardziej dotkliwych zmian, które wprowadziła ostatnia nowelizacja ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych dotyczy osób wykorzystujących w działalności gospodarczej samochody osobowe, zwłaszcza zaś w wersji zmodyfikowanej. Nowa definicja samochodu osobowego przesunęła bowiem do tej kategorii auta przez ostatnie lata nie uznawane za osobowe. I tak za osobowe od 1 stycznia 2001 r. uznawana jest większość aut typu van, combi czy nawet truck.
      Na szczęście, przepis ten nie działa wstecz. Kluczem do tego jest brzmienie art. 7 ust. 4 ustawy nowelizacyjnej. Przepis ten pozwala podatnikom, którzy przed 1 stycznia 2001 r. przekazali do używania samochody na cele np. działalności gospodarczej, na stosowanie starych reguł. A w ich myśl ograniczenia związane z zaliczaniem w koszty części wydatków na takie samochody dotyczą tylko samochodów osobowych i innych o ładowności do 500 kg. Mówiąc inaczej, nie dotyczą różnych samochodów w rzeczywistości osobowych, które zostały przerobione na te "inne" o ładowności powyżej 500 kg.
      Jeśli więc taki samochód podatnik oddał do użytkowania (a więc wpisał do ewidencji środków trwałych) do 31 grudnia 2000 r., to może nadal stosować stare przepisy.
      Wszyscy inni podatnicy (a więc oddający do użytkowania takie samochody po 31 grudnia 2000 r.) muszą je traktować tak, jak inne samochody osobowe, ze wszelkimi tego konsekwencjami podatkowymi. A mianowicie muszą uwzględniać ograniczenia przewidziane następującymi przepisami:

• art. 23 ust. 1 pkt 4), w myśl którego nie uważa się za koszty uzyskania przychodów odpisów z tytułu zużycia samochodu osobowego, dokonywanych według zasad określonych w odrębnych przepisach, w części ustalonej od wartości samochodu w cenie nabycia lub w koszcie wytworzenia przewyższającej równowartość 10 000 euro, przeliczonej na złote według kursów walut obcych ogłaszanych przez Narodowy Bank Polski z dnia odprawy celnej lub z dnia zakupu w kraju albo z dnia przekazania samochodu do używania i mających zastosowanie przy sprzedaży walut,

• art. 23 ust. 1 pkt 46), w myśl którego nie uważa się za koszty uzyskania przychodów: poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów z tytułu używania nie wprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, obowiązującej w przedsiębiorstwach państwowych. W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, według określonego wzoru,

• art. 23 ust. 1 pkt 47), w myśl którego nie uważa się za koszty uzyskania przychodów: składek na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 10 000 euro, przeliczona na złote według kursu sprzedaży walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia.

Samochód prywatny

By nie drażnić fiskusa

      Często przedsiębiorca, który funkcjonuje jako osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, dysponuje tylko jednym samochodem. Nawet jeśli wykorzystuje go wyłącznie do celów prowadzonej działalności (a w sprawach prywatnych jeździ autobusami), to fiskus i tak będzie próbował dowieść, że taki pojazd jest bardziej pojazdem prywatnym niż służbowym.

i elu przedsiębiorców znajdujących się w takiej sytuacji woli rozliczać w koszty samochód na poniższych zasadach. Przynajmniej do czasu, gdy w rodzinie nie pojawi się drugi pojazd.
      Najogólniej mówiąc, z tej formy można zacząć i przestać korzystać w dowolnym momencie (bez żadnych dodatkowych konsekwencji). Wystarczy założyć ewidencję przebiegu pojazdu i kosztów eksploatacji samochodu oraz prowadzić ją na bieżąco. W żadnym bowiem przypadku nie możemy zaliczyć do kosztów prowadzonej działalności gospodarczej wszystkich wydatków związanych z używaniem takiego samochodu (by tak mogło być, musielibyśmy go wprowadzić do ewidencji środków trwałych).
      Ewidencję przebiegu pojazdu możemy kupić jako gotowy druk akcydensowy. Nie ma jednak obowiązku stosowania takiego formularza. Jeśli ktoś chce postępować oszczędnie, może taką ewidencję założyć w zwykłym zeszycie, tworząc następujące rubryki:

• nazwisko i imię dysponenta pojazdu,

• numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,

• numer kolejny wpisu,

• data wyjazdu,

• opis trasy wyjazdu,

• cel wyjazdu,

• liczba faktycznie przejechanych kilometrów,

• stawka za 1 km przebiegu,

• wartość.

      Dla udokumentowana wydatków poniesionych w związku z użyciem własnego samochodu do celów służbowych trzeba też robić zestawienie kosztów eksploatacji samochodu. W kupionym gotowym formularzu nazywa się to zestawieniem rachunków za eksploatację pojazdu. W rubryce u góry wpisujemy numer rejestracyjny pojazdu. Wypełniamy też rubryki:

• numer kolejny wpisu,

• data zdarzenia,

• numer rachunku,

• rodzaj wydatku, wartość

      Podatnik ma prawo do wliczania w koszty kwoty stanowiącej efekt przemnożenia liczby przejechanych w celach służbowych kilometrów przez aktualnie obowiązującą stawkę za 1 km. Stawka ta jest waloryzowana co trzy miesiące. Obecnie wynosi:

• 0,4279 zł dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm sześc.,

• 0,6860 zł dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm sześc.

      W sytuacji gdy kwota wynikająca z miesięcznego zestawienia rachunków dotyczących eksploatacji samochodu jest wyższa niż kwota wynikająca z ewidencji przebiegu pojazdu, kosztem uzyskania przychodów jest kwota wynikająca z ewidencji i księgowana w kol. 14 podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Różnica między wielkością wynikającą z miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków (wynikających z rachunków) a wielkością wynikającą z ewidencji przebiegu pojazdu podlega rozliczeniu (czyli jest uwzględniana przy rozrachunku) w kolejnym miesiącu.

Przykład

      Podatnik przejechał w styczniu w celach służbowych (związanych z działalnością gospodarczą) 1000 km samochodem osobowym o pojemności silnika 1600 cm sześc. Ma prawo zaliczyć w koszty 686 zł (1000 razy 0,6860 zł).
      Jeśli wydatki (benzyna, parkowanie, ubezpieczenie, naprawa itd.) wyniosły dokładnie tyle, to właśnie 686 zł wpisze w kol. 14 podatkowej księgi przychodów i rozchodów na koniec stycznia jako koszt korzystania z prywatnego samochodu do celów służbowych.
      Jeśli wydatki były niższe, np. w sumie wyniosły 345,60 zł, to na koniec stycznia w kol. 14 podatkowej księgi przychodów pod tym samym co wyżej tytułem wpisze kwotę 345,60 zł.
      Jeśli wydatki były wyższe, np. 945,70 zł, to na koniec miesiąca podatnik wpisze w kol. 14 podatkowej księgi przychodów i rozchodów tylko 686 zł.
      Ewentualną nadwyżkę kosztów odliczy w następnych miesiącach 2001 r., oczywiście pod warunkiem, iż wówczas wystąpi sytuacja odwrotna; z przemnożenia liczby przejechanych kilometrów przez obowiązującą wówczas stawkę za 1 km wyjdzie więcej niż wyniosły wydatki faktycznie poniesione w danym miesiącu.
      Uwaga! Ale jeśli już do końca roku nie będzie takiej sytuacji, że faktycznie wydana kwota będzie niższa od tej, która wynika z ewidencji przebiegu pojazdu, nie uda się wliczyć w koszty prowadzonej działalności gospodarczej takiej "nadwyżki".
      Koszty te, jak już stwierdziliśmy, wpisujemy do księgi na koniec miesiąca. Możemy to uczynić w dwojaki sposób:

1. bezpośrednio na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu; wówczas w rubryce 3 (nr dowodu księgowego) wpisujemy: ewidencja przebiegu pojazdu,

2. za pośrednictwem dowodu wewnętrznego, sporządzonego na podstawie zapisu z ewidencji przebiegu pojazdu.

W obu przypadkach kwotę wpisujemy w rubryce 14.

Samochód służbowy

Prawie wszystko w koszty

      Generalnie przepisy ograniczają możliwość zaliczania w koszty prowadzonej działalności tylko niektóre z nich. Najdotkliwiej ograniczenie to dotyczy amortyzacji samochodu osobowego.

o sztem prowadzonej działalności nie może być więcej niż równowartość 10 000 euro, czyli obecnie ok. 39 tys. zł. Jeśli samochód, którego używamy jest droższy, wówczas możemy amortyzować go tylko częściowo. W przypadku samochodu wprowadzonego do ewidencji środków trwałych za koszty uzyskania przychodu uznajemy zarówno raty amortyzacji, jak i wszystkie koszty eksploatacji (zakup paliwa, naprawy, opłaty za parkowanie itd.). Te drugie wliczamy w pełnej wysokości, nawet gdy dotyczą eksploatacji pojazdu o wartości przekraczającej 10 000 euro. Jedynym wyjątkiem jest składka na ubezpieczenie: w tym przypadku limituje nas także kwota 10 000 euro (oznacza to, że w koszty wliczamy tylko tę część wydatku na polisę, która stanowi odsetek wartości 10 000 euro do faktycznej wartości samochodu).
      W przypadku samochodu osobowego amortyzacja musi trwać przynajmniej pięć lat. Oznacza to, że zakup samochodu rozliczać będziemy w koszty przez 60 miesięcy, a i tak zamortyzujemy go tylko do równowartości 10 000 euro w dniu zakupu.
      By jednak poszerzyć możliwości, warto kupić samochód, który był już używany przez pół roku. Do końca 1999 roku była jeszcze jedna możliwość: kupić samochód nowy, ale podwyższyć jego wartość początkową przed wprowadzeniem do ewidencji środków trwałych. Obecnie jednak, jak już napisaliśmy na wstępie nie jest to możliwe w przypadku samochodów osobowych (ale możliwe w przypadku samochodów posiadających homologację samochodu specjalistycznego).
      Gdy kupimy samochód używany, na mocy przepisów o amortyzacji zyskamy prawo do zastosowania tzw. przyspieszonej amortyzacji.
      W przypadku samochodu osobowego możemy zastosować tzw. współczynnik przyspieszający wynoszący 2. Konkretnie oznacza to, że amortyzacja potrwa wówczas nie 60, ale 30 miesięcy.
      Jeszcze innym sposobem maksymalnego zaliczania w koszty luksusowego samochodu osobowego jest jego leasing.
      Nim jednak podejmiemy konkretną decyzję, w jaki sposób korzystać z samochodu osobowego w firmie, musimy określić, jaką chcemy osiągnąć korzyść.

Przykład

      Podatnik jako osoba fizyczna prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów. W swojej działalności wykorzystuje m.in. samochód osobowy wpisany do ewidencji środków trwałych. Ponieważ odbywa długie podróże, chciałby mieć samochód w miarę komfortowy, niezawodny, no i oczywiście korzystny w eksploatacji (w tym ostatnim mieści się m.in. korzystna amortyzacja).
      Takim samochodem jest np. citroen xantia 1,8. Wraz z klimatyzacją, ABS i poduszką powietrzną taki nowy samochód kosztuje 70 tys. zł. Ponieważ jego wartość zdecydowanie przekracza 10 000 euro, amortyzacja podatkowa może być tylko częściowa. Przyjmując, iż 10 000 euro to 39 000 zł - wyniesie 55,71 proc. wartości auta. Oznacza to, że przyjmując roczną stawkę amortyzacji 20 proc. (maksymalną dla nowego samochodu osobowego), co miesiąc w koszty podatnik będzie mógł zaksięgować z jej tytułu 650 zł. Jak łatwo policzyć, jest to 0,93 proc. wartości auta.
      A teraz inny wariant. Za 37-39 tys. zł można kupić dokładnie takie same auto w doskonałym stanie (bezwypadkowe, od pierwszego właściciela, kupione u polskiego dealera, serwisowane, o stosunkowo niedużym przebiegu). Auto takie, mieszczące się w granicach 10 000 euro będziemy mogli amortyzować w całości. Nadto okres amortyzacji możemy skrócić aż do 30 miesięcy.
      Policzmy teraz. Kupiliśmy auto za 39 tys. zł, czyli dokładnie za równowartość 10 tys. euro. Zastosowaliśmy współczynnik 2 dla skrócenia amortyzacji z tytułu kupna samochodu używanego. W efekcie miesięczna rata amortyzacji w koszty wyniesie 1300 zł. Stanowi to 3,3 proc. wartości samochodu miesięcznie.
      Zawsze kosztem prowadzonej działalności gospodarczej (i to w pełnej wysokości) jest ubezpieczenie samochodu ciężarowego. I to zarówno OC, NW, jak i AC. Natomiast ubezpieczenie samochodu osobowego może być kosztem prowadzonej działalności gospodarczej tylko w pewnych granicach.

Samochód w firmie agenta ubezpieczeniowego

Nie ma chyba agenta ubezpieczeniowego prowadzącego działalność gospodarczą, który nie korzystałby z samochodu. Związane z tym wydatki stanowią koszt uzyskania przychodu z działalności gospodarczej. Nie zawsze jednak i czasem nie w pełni poniesionej wysokości.          Prawdopodobnie po 1 stycznia 2001 roku zmianie ulegną zasady rozliczania auta. Już w tej chwili mamy ustawę nowelizującą podatek dochodowy od osób prawnych, a wiele wskazuje na to, iż podobną nowelizację będzie zawierać ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zmiany w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych sprowadzają się przede wszystkim do zapisania definicji samochodu osobowego (co z kolei umożliwi podatnikom różnorodne zaliczanie związanych z nim wydatków do kosztów uzyskania przychodu), co w zamyśle ustawodawcy ma utrudnić, a nawet wręcz uniemożliwić podatnikom wciąganie w koszty amortyzacji vanów czy podrabianych ciężarówek. Dotychczas posiadanie pojazdów tego typu umożliwiało nie tylko omijanie granicy 10 tys. euro ograniczającej możliwość amortyzowania samochodu osobowego, ale również pozwalało na odliczanie VAT-u przy zakupie samochodu wykorzystywanego do działalności gospodarczej.          Wszystko wskazuje na to, że od 1 stycznia 2001 roku za samochód osobowy zostanie uznany tylko taki samochód, który będzie pozbawiony stosownej homologacji, a więc dokumentu wystawionego przez producenta lub importera, stwierdzającego, iż dany pojazd ma charakter specjalistyczny, a jego ładowność przekracza granicę 500 kg.          Definicja ta ma podstawowe znaczenie – tylko takich aut nie będzie bowiem dotyczyła bariera 10 tys. euro umożliwiająca wliczanie amortyzacji takiego środka trwałego w koszty. W konsekwencji zakupy tylko takich samochodów dadzą podatnikowi prawo odliczania od VAT-u należnego podatku VAT naliczonego przy ich zakupie. UWAGA ! Ograniczenia amortyzacji samochodów firmowych o wartości przekraczającej 10 000 euro nie dotyczą samochodów innych niż osobowe, a więc towarowych lub przynajmniej osobowo-towarowych. Samochodem firmowym może być także pojazd, który uprzednio był wykorzystywany jako prywatny. Do zmiany kwalifikacji wystarczy tu wola podatnika, który uzna, iż od danej chwili, zapisanej w ewidencji środków trwałych, będzie ten samochód wykorzystywał wyłącznie do celów prowadzonej działalności. Prywatny albo firmowy          Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych rozróżnia dwa sposoby korzystania z samochodu przy prowadzeniu działalności gospodarczej: może on stanowić wyłączną własność firmy agenta ubezpieczeniowego; oznacza to, że pojazd będzie wykorzystywany wyłącznie do prowadzenia działalności gospodarczej i stanowi on element majątku firmy (w odróżnieniu od majątku osobistego osoby, która ją prowadzi); dla celów firmowych można wykorzystywać samochód prywatny, a więc taki, który nie został kupiony przez firmę i formalnie nie stanowi jej majątku. Samochód firmowy W wypadku auta stanowiącego własność firmy mamy prawo do: amortyzacji takiego środka trwałego i zaliczania każdej raty w koszty działalności; wliczania w koszty prowadzonej działalności – i to bez żadnych ograniczeń – wszelkich wydatków związanych z eksploatacją i utrzymaniem takiego samochodu.          Oczywiście zasada ta ma pewne ograniczenia. Dotyczą one samochodu osobowego, i to zarówno w zakresie przepisów o amortyzacji podatkowej, jak i wydatków na ubezpieczenie takiego samochodu. Jeśli bowiem wartość początkowa takiego pojazdu jest wyższa od równowartości 10 tys. euro, to do kosztów uzyskania przychodu osoby prowadzącej działalność gospodarczą opodatkowaną na zasadach ogólnych można zaliczyć tylko taką część odpisów amortyzacyjnych, w jakiej kształtuje się proporcja równowartości 10 tys. euro z dnia ustalania wartości początkowej do rzeczywistej wartości samochodu.          Podobną zasadę przyjął ustawodawca, jeśli chodzi o zaliczanie w koszty wydatków na ubezpieczenie samochodu, którego wartość początkowa przekracza 10 tys. euro. Samochód prywatny          W wypadku wykorzystywania samochodu prywatnego do działalności gospodarczej nie ma większego znaczenia fakt, czy jest on samochodem osobowym czy towarowym.          Chociaż trzeba przy tym pamiętać, że gdy mamy do czynienia z samochodem nieosobowym, to tylko od podatnika zależy, które koszty wliczy on w koszt działalności gospodarczej (zazwyczaj będzie to zakup paliwa). Przy wykorzystywaniu samochodu osobowego do działalności gospodarczej niezbędne jest prowadzenie specjalnej ewidencji przebiegu pojazdu i stosowanie się do przepisów podatkowych, które pozwalają co prawda odliczać koszty związane z eksploatacją takiego auta, ale tylko w ograniczonym zakresie, i to przy zastosowaniu ściśle określonych zasad.

Artur Borkowski Źródło: "Gazeta Ubezpieczeniowa" 25-31 października 2000 r.

Samochód osobowy w działalności gospodarczej - koszty zużycia paliwa

Osoby prowadzące działalność gospodarczą wykorzystują czasami swoje samochody osobowe. Podstawą zaliczenia w koszty działalności wydatków związanych z eksploatacją samochodu jest ewidencja przebiegu pojazdu. Zapewne w wielu przypadkach najpoważniejszą część tych wydatków stanowią wydatki na zakup paliwa. Nie jest tajemnicą, że niektórzy podatnicy rozliczają za pomocą ewidencji przebiegu pojazdu zakupy paliwa do samochodu własnego ale również do samochodu np. współmałżonka. Czy jest to działanie bezpieczne?

Po pierwsze problemem jest podpis na fakturze vat. Jeżeli zakupu paliwa dokonuje współmałżonek, to zapewne podpisuje on też fakturę vat. Jeśli ta osoba nie jest uprawniona do odbioru faktur vat, to rozliczenie tej faktury w kosztach firmy może budzić wątpliwości.
Drugi problem to ewentualna kontrola skarbowa. W trakcie kontroli podatnik proszony jest oświadczenie, ile samochód podatnika spala paliwa na 100km. Następnie analizie poddawana jest ilość wykazanych w ewidencji przebiegu pojazdu kilometrów i ilość zakupionego paliwa. W wyniku takiej analizy może okazać się, że zużycie paliwa na 100km w naszym pojeździe jest wyższe niż przez nas zadeklarowane.

Oto przykład takiego wyliczenia:
Podatnik zadeklarował zużycie paliwa przez samochód 7-8 litrów. W ewidencji przebiegu pojazdu podatnik wykazał 13.810km. W tym samym czasie podatnik wykazał zakup 1.345,76 litrów za które zapłacił 3.088,74zł. Daje to średnią cenę paliwa 2,30zł.

Kontrola skarbowa na podstawie tych danych kontrola skarbowa może dokonać następujących wyliczeń:
Średnie zużycie paliwa na 100km 7,5 litra razy 138,10 (ilość kilometrów wykazanych przez podatnika/100) daje 1.035,75 litrów. Jak z powyższego wynika kontrola skarbowa mogłaby zakwestionować zaliczenie w koszty zakup 310,01 litrów paliwa. Ta ilość paliwa przeliczona przez średnią cenę 2,30 zł dałaby kwotę 713,02 zł.
Warto tu zauważyć, że na podstawie ilości kilometrów wykazanych w ewidencji przebiegu pojazdu podatnik miałby prawo do zaliczenia w koszty wydatków w kwocie ok. 7.595,55 zł.

Jak z powyższych wyliczeń wynika, jeśli już zaliczamy w koszty zakup paliwa do obcego samochodu, to należy w ewidencji przebiegu pojazdu wykazywać maksymalnie dużą ilość kilometrów.

Prenumerata czasopism

Prenumerata czasopism to jeden z wydatków ponoszonych przez podatników, co do którego mają oni często wątpliwości, jak go prawidłowo rozliczać. Wątpliwości biorą się z tego, że zapłaty za czasopisma, które otrzymywać będziemy w przyszłym roku, musimy dokonać w roku poprzedzającym. Kosztem zatem którego roku są tego typu wydatki - roku, którego dotyczą czy roku w którym zostały poniesione. Odpowiedź jest tu jednoznaczna - są to koszty roku, w którym zostały poniesione. Taka jest też praktyka organów kontrolnych. Pewien problem może pojawić się w przypadku, gdy zapłaty za prenumeratę dokonaliśmy w m-cu grudniu a odbiorca wpłaty wystawił nam fakturę z datą styczniową roku następnego. Podstawą księgowania w takim przypadku powinien być dowód zapłaty za prenumeratę. Warto w tym miejscu dodać, że w koszty działalności można zaliczyć wydatki na prenumeratę czasopism, których temat ma związek z osiąganymi przychodami.

Przedmioty o cenie zakupu poniżej 3.500zł

Zakupy przedmiotów o wartości jednostkowej poniżej może być przez podatnika potraktowany na dwa sposoby. Po pierwsze zakup taki może zostać potraktowany przez podatnika jako zakup środka trwałego. Zgodnie bowiem z przepisami par. 2 ust. 1 rozporządzenia MF z dnia 17.01.1997r. w sprawie środków trwałych za środki trwałe uznaje się stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania oraz o przewidywanym okresie używania dłuższym niż jeden rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą. Nie ma zatem przeszkód, by tego typu zakupy zaliczyć do środków trwałych. W taki przypadku należy zakup przedmiotu wpisać do ewidencji środków trwałych a jednorazowy odpis amortyzacyjny wpisać do kosztów działalności w miesiącu oddania środka trwałego do użytkowania lub w miesiącu następnym. Czy mogą być jakieś korzyści z ujęcia takiego przedmiotu w ewidencji środków trwałych?. W praktyce takie rozwiązanie przydaję się czasami przy staraniu się o kredyt bankowy. Wartość majątku trwałego będzie wtedy dodatkowym argumentem dla jego otrzymania. Po drugie możemy taki zakup zaliczyć jednorazowo w koszty. Zakupu takiego nie ujmujemy wtedy w ewidencji środków trwałych. pamiętać musimy jednak o wpisaniu zakupionego przedmiotu w ewidencji wyposażenia, jeżeli wartość zakupionego przedmiotu jest wyższa niż 1.500 zł (a jest niższa, niż 3.500 zł).

Kasy fiskalne - konsekwencje wymiany

W konsekwencji wprowadzenia nowych warunków technicznych, jakim muszą odpowiadać kasy fiskalne, niektóre z nich będą musiały być wymienione na nowe. Zdarzyć się może, że stara kasa nie była używana przez okres 3 lat. Jeśli więc podatnik skorzystał z ulgi w podatku z tytułu zakupu tej kasy, to czy powinien tą ulgę zwrócić? Otóż nie. Zwrot ulgi przewidziany jest w określonych przepisami rozporządzenia w sprawie kas fiskalnych przypadkach a w nich nie wymienia się tego typu sytuacji. W związku jednak z tym, że kasa zostanie wycofana z użytkowania, należy pamiętać o zawiadomieniu o tym fakcie urzędu skarbowego. Odczyt zawartości pamięci fiskalnej musi odbyć się w obecności pracownika urzędu skarbowego. Na dowód wykonania tej czynności sporządzany jest protokół, z którego dwa egzemplarze otrzymuje urząd skarbowy a po jednym podatnik i osoba wykonująca serwis.

Diety i ryczałt za nocleg przy umowie zlecenia

Czy można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów z tytułu umowy zlecenia (lub umowy o dzieło) diety, ryczałt za nocleg lub inne wydatki poniesione przez zleceniobiorcę? Takiej możliwości nie ma. Ustawodawca przewidział możliwość zastosowania tylko kosztów ryczałtowych w wysokości 20% lub 50% przy ustalaniu zaliczki na podatek dochodowy. Istnieje jednak możliwość przyjęcia wyższych kosztów niż wynikających z procentowej normy w rozliczeniu rocznym. Muszą to być oczywiście koszty faktycznie poniesione przez zleceniobiorcę (np. hotel, benzyna itp). W przypadku diet i ryczałtów za noclegi obowiązują stawki ryczałtowe, niezależne od wydatków faktycznie poniesionych.

Grzegorz