Dokumentowanie okresów ubezpieczenia

Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych do stażu ubezpieczeniowego uwzględnianego przy staraniach o przyznanie "starej" emerytury lub renty zalicza okresy składkowe, nieskładkowe oraz inne (zwane popularnie uzupełniającymi).

Przebyte okresy składkowe, nieskładkowe oraz uzupełniające możemy potwierdzić za pomocą dokumentów. Osoba wnioskująca o przyznanie emerytury musi jeszcze udowodnić osiągane w przeszłości dochody.

Najczęściej wykorzystywane jest w tym celu zaświadczenie wystawiane przez pracodawców na formularzu ZUS Rp-7.

Środkiem dowodowym może być także legitymacja ubezpieczeniowa zawierająca odpowiednie wpisy o okresach zatrudnienia i osiąganych zarobkach, w tym:

- datę rozpoczęcia i zakończenia pracy,

- rodzaj wykonywanej pracy,

- kwotę wynagrodzenia, a także rok, w którym zostało ono osiągnięte oraz podpis pracodawcy lub upoważnionego pracownika i jego pieczątkę służbową.

Legitymacja ubezpieczeniowa stanowi samoistny środek dowodowy. Pracodawca nie powinien zatem wystawiać zaświadczenia o zarobkach na podstawie dokonanych wcześniej wpisów w legitymacji.

Jak poszukiwać starej dokumentacji?

Bardzo często zdarza się, że osoby poszukujące swoich dokumentów zwracają się do archiwów państwowych. Nie jest to jednak instytucja, która nam pomoże.

Zasób archiwów państwowych stanowią materiały archiwalne jednostek państwowych i samorządowych zakwalifikowane do wieczystego przechowywania, czyli dokumenty zaliczone do kategorii A. Są to z reguły statuty, zarządzenia wewnętrzne, bilanse i tym podobne dokumenty, nie przydatne dla byłych pracowników. Tych interesują przede wszystkim dokumenty płacowe. Tymczasem listy płac zaliczane były do dokumentacji niearchiwalnej niszczonej po określonym czasie, a tej archiwa państwowe nie przechowują.

Na podstawie ustawy z dnia 7 października 1991 r. o rewaloryzacji emerytur i rent, o zasadach ustalania emerytur i rent oraz o zmianie niektórych ustaw ustalono, że dokumentacji płacowej powstałej do 1980 r. nie należy niszczyć. Bardziej szczegółowe regulacje w tej sprawie znalazły się w komunikacje ZUS z 10 listopada 1999 r. w sprawie dokumentowania okresów zatrudnienia i wysokości wynagrodzeń.

Archiwa państwowe przyjęły wówczas, że listy płac powinny zostać zaliczone do kategorii B50, co oznacza, że podmioty dokumentację płacową powinny przechowywać przez 50 lat. Jest to, jak się wydaje, czas w zupełności wystarczający, pod warunkiem iż będzie przestrzegany.

Pamiętać jednak należy, że dokumentacja płacowa powstała do 1980 r. mogła być (lecz nie musiała) niszczona zgodnie z prawem w krótszych terminach. Gdzie więc można jej szukać, gdzie mogą być dokumenty płacowe pracowników zlikwidowanych przedsiębiorstw? Przyjęto wówczas, że dokumentację niearchiwalną (nie stanowiącą narodowego zasobu archiwalnego), w tym dokumentację płacową likwidowanych państwowych jednostek powinny przejmować sukcesorzy tych podmiotów, a gdy ich nie ma, to właściwe rzeczowo organy administracji publicznej (jednostki nadrzędne lub organy założycielskie).

W części województw działają tzw. archiwa rotacyjne, w których przechowuje się dokumentację niearchiwalną zlikwidowanych państwowych jednostek organizacyjnych, których organem nadrzędnym był wojewoda lub urząd wojewódzki. Funkcjonują one przy urzędach wojewody lub ich oddziałach zamiejscowych w ramach tzw. zakładów obsługi lub komórek organizacyjno-prawnych. To w nich można znaleźć dokumentację pracowniczą i płacową części zlikwidowanych zakładów pracy. Pewne wskazówki w sprawie miejsc przechowywania starej dokumentacji otrzymać można w archiwach państwowych.

Ostatnie zmiany w tym zakresie wprowadzono ustawą z dnia 18 grudnia 2002 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Podstawowe z nich polegają na stworzeniu możliwości przechowywania dokumentacji pracowniczej przez podmioty gospodarcze (po uzyskaniu zezwolenia naczelnego dyrektora Archiwów Państwowych) oraz określeniu, że dokumentacja pracownicza z firm upadających lub likwidowanych powinna być przechowywana przez 50 lat.

Z obecnych trudności wypływają pewne wnioski. Otóż wszyscy ubezpieczeni pracownicy powinni dbać o swoją dokumentację zatrudnieniową i płacową. Należało systematycznie gromadzić świadectwa pracy i inne zaświadczenia oraz dbać o dokonywanie przez pracodawców odpowiednich wpisów w legitymacjach ubezpieczeniowych.

Po drugie znaczna część pracodawców, państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych nie zna ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Obowiązuje ona nie tylko pracowników archiwów państwowych, zawiera również regulacje obowiązujące znacznie szerszy krąg podmiotów, w tym również kierowników zakładów pracy. Za naruszenie przepisów ustawy, w tym za uszkodzenie i niszczenie materiałów archiwalnych, brak zabezpieczenia tych materiałów oraz za nie powiadomienie o zmianie miejsca przechowywania materiałów archiwalnych grożą kary grzywny, ograniczenia lub pozbawienia wolności.

Najpewniejszym źródłem informacji o miejscach przechowywania starej dokumentacji zatrudnieniowej i płacowej jest Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Powstał w nim wykaz zlikwidowanych lub przekształconych pracodawców, ułożonych w porządku alfabetycznym. Jest on ciągle aktualizowany.