PROCEDURA PRZYZNAWANIA I UŻYTKOWANIA SAMOCHODÓW SŁUŻBOWYCH W ...........
Definicja samochodów służbowych
§ 1
Samochodami służbowymi w ........... objętymi niniejszą procedurą są pojazdy stanowiące własność ........... i użytkowane przez pracowników ........... na podstawie umowy dzierżawy nr ........... z dnia ........... r., zawartej pomiędzy ........... a ...........
Cel przyznawania samochodów służbowych
§ 2
Samochody służbowe przyznawane w celu ułatwienia wypełniania obowiązków służbowych pracowników ...........
Podstawowe zasady przydziału
§ 3
Samochód służbowy może być przydzielony pracownikowi z uwagi na:
1. Charakter pracy i częste wyjazdy służbowe,
2. Specyfikę stanowiska pracy oraz ze względu na zajmowanie kluczowych stanowisk w firmie.
Szczegółowe zasady przydziału
§ 4
1. Przydział samochodu służbowego występuje w dwóch formach:
a) stały przydział samochodu służbowego - decyzją Prezesa Zarządu ...........
b) okresowy przydział samochodu służbowego - decyzją Dyrektora Departamentu, w której znajdują się samochody służbowe do realizacji zadań określonych w regulaminie organizacyjnym.
2. Członkowie Zarządu spółki posiadają prawo do użytkowania samochodów służbowych wynikające z zapisów kontraktów menedżerskich. Postanowienia niniejszej procedury nie obejmują samochodów służbowych użytkowanych przez członków Zarządu spółki.
3. Samochody służbowe są przyznawane do użytkowania określonym przez Zarząd spółki menadżerom wyższego szczebla (dyrektorom departamentów) oraz wytypowanym przez dyrektorów departamentów i zatwierdzonym przez Zarząd spółki menedżerom niższego szczebla (kierownikom działów), dla których samochód służbowy jest niezbędnym narzędziem pracy.
4. Pozostałe samochody służbowe są przeznaczone do użytkowania przez poszczególne komórki organizacyjne ..........., które to komórki będą wykorzystywać pojazdy do realizacji zadań określonych w regulaminie organizacyjnym spółki.
5. W komórkach tych samochody okresowo użytkować mogą różni pracownicy – każdorazowo określeni przez dyrektora danej komórki.
6. Dyrektor danej komórki określa zadania pracownika dla których niezbędne jest korzystanie z samochodu służbowego oraz każdorazowo okres jego użytkowania.
7. Dyrektor komórki określa również zbiorczą listę pracowników, którzy mogą użytkować samochody służbowe.
8. Okres użytkowania samochodu służbowego, o którym mowa w ust. 5. może być determinowany zakończeniem zadania (zadań) przez danego pracownika.
9. Do pracowników korzystających okresowo z samochodów służbowych odnoszą się wszystkie postanowienia niniejszej procedury.
10. Określenie rodzaju udostępnianych samochodów leży w gestii Zarządu spółki i może zostać zmienione przez Zarząd bez konieczności wcześniejszego informowania pracowników.
Ogólna odpowiedzialność użytkownika
§ 5
1. Wszyscy użytkownicy samochodów są odpowiedzialni za użytkowany pojazd i są zobowiązani do należytego dbania o pojazd i jego wyposażenie.
2. Użytkownicy pojazdów, w szczególności użytkownicy, o których mowa w § 4 ust. 1. a) oraz w ust. 3, zostaną dodatkowo przeszkoleni przez ........... w zakresie procedur postępowania w trakcie użytkowania samochodu.
3. Wszystkich użytkowników samochodów służbowych obowiązują Zasady Postępowania ..........., które stanowią załącznik Nr ..., do niniejszej procedury.
4. Zasady Postępowania ........... stanowią integralną część niniejszej procedury.
5. Zarząd spółki zachowuje prawo do odebrania samochodu każdemu użytkownikowi, który nie będzie respektował zasad zawartych w niniejszej procedurze.
6. Osobom mającym w ciągu roku dwa wypadki, w których użytkownik został uznany winnym przez policję lub ubezpieczyciela, Zarząd spółki może cofnąć prawo do korzystania z samochodów.
7. Pracownik, któremu zostaje wydany samochód wraz z wyposażeniem jest odpowiedzialny za wydane mienie i odpowiada na zasadach określonych w rozdziale III kodeksu pracy.
Koordynacja polityki samochodowej
§ 6
1. ........... do ogólnej koordynacji spraw związanych z użytkowaniem pojazdów floty samochodowej oraz do koordynacji współpracy z ........... wyznacza pracownika działu ...........
2. Wszelkie sprawy związane z użytkowaniem samochodów powinny być załatwiane z koordynatorem floty - pracownikiem działu ...........
3. W poszczególnych komórkach posiadających samochody służbowe do użytku związanego z wykonywaniem zadań określonych w regulaminie organizacyjnym tych jednostek bieżącymi sprawami związanymi z użytkowaniem samochodów służbowych i współpracą z koordynatorem floty ........... zajmuje się osoba wyznaczona przez dyrektora danego departamentu.
Dopuszczalność użytkowania dla celów prywatnych
§ 7
W ramach udostępnienia samochodu służbowego danemu pracownikowi i jednoczesnego przyznania pojazdu do stałego użytku osobistego, o którym mowa w § 4 ust. 1. a) oraz w ust. 3, możliwe jest również dodatkowe korzystanie z pojazdu dla celów prywatnych.
Ograniczenia związane z użytkowaniem samochodów służbowych
§ 8
1. Do korzystania z samochodów służbowych są uprawnieni jedynie pracownicy spółki ...........
2. Samochód nie może być udostępniany członkom rodziny użytkownika.
3. Inna osoba (np. członek rodziny) jedynie w wyjątkowych przypadkach (np. wypadek losowy) może prowadzić samochód służbowy, zawsze pod warunkiem uzyskania zgody przełożonego i pracownika koordynującego sprawy związanych z użytkowaniem pojazdów floty samochodowej.
4. Użytkownik samochodu służbowego jest zobowiązany do natychmiastowego zwrotu powierzonego mu samochodu na okres urlopu macierzyńskiego, wychowawczego, bezpłatnego, niezdolności do pracy trwającej dłużej niż 21 dni lub na każde inne żądanie Pracodawcy.
5. Wszelkie inne obustronne uzgodnienia mają moc tylko w formie pisemnej.
Podstawowe zasady bezpieczeństwa
§ 9
1. Użytkownik samochodu służbowego nie powinien pozostawiać samochodu w miejscach powszechnie uważanych za niebezpieczne.
2. Użytkownik samochodu służbowego zawsze powinien zamykać samochód i włączać alarm.
3. Użytkownik samochodu służbowego nie powinien pozostawiać w samochodzie panelu radia, jak również dokumentów samochodu, a także innych dokumentów, których pozostawienie - z jednej strony mogłyby sprzyjać narażeniu na uszkodzenie samochodu w wyniku włamania lub próby włamania - z drugiej zaś strony - mogłyby narazić spółkę lub klienta/kontrahenta ........... na straty związane np. z utratą istotnych lub poufnych informacji lub danych przechowywanych w samochodzie.
4. Użytkownik samochodu służbowego nie powinien pozostawiać w samochodzie żadnych sprzętów i urządzeń (telefonów komórkowych, komputerów osobistych, aparatów fotograficznych, kamer itp.)
5. Ze względu na zwiększone potencjalne niebezpieczeństwo uszkodzenia samochodu w wyniku włamania lub próby włamania użytkownik nie powinien w samochodzie pozostawiać również pustych teczek, toreb, segregatorów itp.
6. Nie stosowanie się do powyższych zasad powoduje odpowiedzialność o której mowa w § 5 ust. 4.
Koszty eksploatacji samochodów
§ 10
1. Zgodnie z umową dzierżawy, o której mowa w § 1, ........... pokrywa koszty związane z eksploatacją samochodu.
2. Zakupy paliwa samochodów służbowych ........... są realizowane w formie bezgotówkowej, przy użyciu karty flotowej. Spółka w tym zakresie prowadzi współpracę z ...........
3. Zasady korzystania z kart flotowych ........... stanowi załącznik nr ........... i zasady w nim ujęte stanowią integralną część niniejszej procedury. Każdy użytkownik karty jest zobowiązany do przestrzegania zasad.
Przeglądy, naprawy, awarie samochodów, szkody komunikacyjne
§ 11
Postępowanie odnoszące się do przeglądów, napraw, awarii samochodów oraz szkód komunikacyjnych jest uregulowane przez Procedurę Postępowania ........... (zał. Nr ........... do niniejszej procedury).
Postanowienia końcowe
§ 12
1. Zarząd spółki zachowuje prawo zmiany polityki przyznawania i korzystania z samochodów
2. Użytkownicy samochodów służbowych podpisują dokument Umowę Powierzenia Pojazdu, potwierdzając tym samym przyjęcie zawartych tu zasad do wiadomości i wykonania.
3. W sprawach nieuregulowanych niniejszym dokumentem zastosowanie mają odpowiednie przepisy kodeksu cywilnego i kodeksu pracy.