Restauracja „U KRYSTYNY” ul. Górska 23 34-120 Andrychów	Procedura nadzoru nad dokumentacją i danymi		P.4.3
			Egzemplarz nr 1
			Strona 0 z 7
Data: 04.10.2007	Wydanie 01 / 2007	Podpis	Data
Opracował:	Paweł Nowak
Zatwierdziła:	Jan Nowak

1. Cel i zakres:

Celem procedury jest zapewnienie:

• Nadzoru nad dokumentami (wewnętrznymi i zewnętrznymi) związanymi z wymaganiami systemu HACCP i funkcjonowaniem firmy,

• Nadzoru nad dokonywaniem zmian w dokumentach wewnętrznych i zewnętrznych

• Nadzoru nad danymi w formie elektronicznej,

• Zabezpieczenia dokumentów zewnętrznych i wewnętrznych przed utratą, zmianami lub niepowołanym użyciem,

• Dostępność dokumentów wewnętrznych i zewnętrznych w odpowiednich miejscach firmy,

• Utrzymywanie zapisów w celu udokumentowania działań w systemie HACCP.

Procedura obowiązuje wszystkie osoby pracujące w firmie.

2. Dokumenty związane:

• Załącznik Z.4.3.3. – Wzory znaków do identyfikacji dokumentów,

• Procedura P.4.8.2. – Komunikacja z zespołem HACCP,

• Procedura P.4.8.3. – Weryfikacja systemu HACCP,

• Załącznik Z.4.5.4. – Arkusz kontroli CCP,

• Księga GMP I.4.2.3.,

• Zeszyt kontroli bieżącej,

• Załącznik Z.4.8.3. – Wzór formularza auditu,

• Załącznik Z.4.8.3/1. – Wzór formularza przeglądu,

• Zeszyt zapisów mycia i dezynfekcji (dotyczy chłodni i urządzeń pomocniczych),

• Załącznik Z.4.3 – Rozdzielnik.

3. Definicje:

Definicje zgodne z definicjami zawartymi w Księdze HACCP.

4. Odpowiedzialność:

Przewodniczący zespołu HACCP – odpowiedzialna za utrzymanie dokumentacji, zatwierdzanie księgi HACCP, instrukcji GMP procedur i instrukcji systemowych, prowadzenie zapisów systemowych.

Zastępca przewodniczącej zespołu HACCP – pisemne opracowanie procedur i instrukcji systemowych, dokumentowanie szkoleń.

Wszyscy pracownicy firmy – odpowiedzialni za przestrzeganie niniejszej procedury.

5. Postępowanie:

5.1. Identyfikacja

Nadzorem objęte będą następujące dokumenty:

1. Księga HACCP

2. Instrukcja GMP

3. Procedury

4. Instrukcje

5. Załączniki do Księgi HACCP, procedur i instrukcji

6. Normy zewnętrzne

7. Przepisy prawa związane dotyczące produkcji i działalności firmy

8. Specyfikacja produktu

9. Raporty i oświadczenia firm współpracujących

10. Umowy z klientami, organizacjami oraz inne dokumenty mające związek z systemem HACCP

5.2. Numeracja dokumentacji

5.2.1. Numeracja Księgi HACCP

Każda strona Księgi HACCP zawiera:

• kolejny numer strony,

• wydanie,

• numer egzemplarza.

5.2.2. Procedury

Każda strona procedury zawiera następujące oznaczenia:

• kolejny numer strony

• wydanie

• numer egzemplarza

• oznaczenie: P.X.X.

P – procedura

X.X. – numer powiązania z punktem księgi HACCP

• nazwisko osoby, która dokument sporządziła

• nazwisko osoby zatwierdzającej

• datę zatwierdzenia dokumentu

5.2.3. Instrukcje

Każda strona instrukcji zawiera następujące oznaczenia:

• kolejny numer strony

• wydanie

• numer egzemplarza

• oznaczenie:

I. P.X.X.

I – instrukcja

X.X. – numer powiązania z punktem księgi HACCP

• nazwisko osoby, która dokument sporządziła

• nazwisko osoby zatwierdzającej

• datę zatwierdzenia dokumentu.

Księga GMP (Instrukcja Dobrej Praktyki Produkcyjnej) ma oznaczenie I.GMP. Instrukcje lub procedury odnoszące się do zakładowej księgi GMP mają oznakowanie I.GMP.XX (instrukcje), P.GMP.XX (procedury) gdzie XX – numer powiązania z punktem zakładowej księgi GMP.

5.2.4. Załączniki do księgi HACCP, księgi GMP, procedur i instrukcji

Każda strona załącznika zawiera następujące oznaczenia:

Z.X.X.X./ X

Z - załącznik

X.X.X. – oznaczenie procedury, instrukcji, punktu księgi HACCP którego dotyczy załącznik

/ X – kolejny numer załącznika odnoszącego się do danego punktu normy

Załączniki odnoszące się do księgi GMP oznakowane są Z.GMP.X.X.X/X.

Załączniki (rejestry) w formie zeszytów mają oznakowanie tylko na pierwszej stronie.

5.2.5. Normy

Nie stosuje się określonej numeracji do norm zewnętrznych, jednakże przechowuje się je w zbiorze norm dołączonym do Księgi HACCP.

5.2.6. Przepisy prawa związane dotyczące działalności firmy

Nie stosuje się określonej numeracji do przepisów prawa, jednakże przechowuje się je w zbiorze aktów prawnych dołączonym do Księgi HACCP.

5.2.7. Specyfikacje produktów

Wszystkie produkty opisane są w specyfikacji Z.4.4.2.

5.2.8. Raporty i oświadczenia firm współpracujących, umowy z klientami oraz inne dokumenty mające związek z systemem HACCP

Nie stosuje się oznakowania tych dokumentów. Dokumenty te bezpośrednio nadzorowane są przez przewodniczącą zespołu HACCP.

5.3. Układ dokumentów

Dokumentacja systemu zarządzania HACCP składa się z księgi HACCP, księgi GMP, procedur, instrukcji, załączników.

5.4. Nadzorowanie dokumentacji systemu HACCP

Każdą kopię dokumentu nadzorowanego (za wyjątkiem formularzy), w zależności od jej rodzaju, przewodnicząca zespołu. HACCP oznacza w nagłówku każdej strony w polu „Egzemplarz nr .........” odręcznym wpisem w kolorze czerwonym (nie dotyczy to formularzy):

X, gdzie X jest nr egzemplarza dla pracownika, lub

INF, co oznacza egzemplarz informacyjny, np. dla klienta.

Oznaczenie X lub INF określa status nadzoru danego dokumentu. Egzemplarze robocze są aktualizowane przy każdej zmianie. Kopie informacyjne nie są aktualizowane.

Bezpośredni nadzór nad dokumentacją związaną z systemem HACCP sprawuje przewodniczący zespołu HACCP (właścicielka firmy).

5.5. Oznaczenie zmian w dokumentacji systemu HACCP

Każda zmiana w Księdze HACCP, procedurach, instrukcjach i załącznikach dokonywana jest pogrubioną kursywą.