Nazwa ośrodka: PARP

Tytuł pakietu: Dokumentacja operacji gospodarczych

Grupa: Rachunkowość w MSP

Autor: Joanna Bereżnicka

Data aktualizacji: 20.10.03r.

Jasna, kompletna i prawidłowa rachunkowość, oprócz właściwej jej organizacji i prowadzenia zależy w dużym stopniu od rzetelnego udokumentowania operacji i zdarzeń gospodarczych ujmowanych w księgach rachunkowych.

Dowód księgowy jest podstawą ujęcia operacji gospodarczych w księgach rachunkowych, przez co ma pierwszorzędne znaczenie dla prawidłowej rachunkowości; bez dowodów księgowych nie ma bowiem ewidencji i w efekcie rachunkowości. Dokumenty księgowe spełniają ponadto ważną rolę w razie wystąpienia sporu z innymi przedsiębiorstwami, instytucjami, a także stanowią ważne narzędzie w zakresie ochrony majątku (rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych). Odgrywają one również rolę jako podstawa dokonywanej corocznie kontroli sprawozdania finansowego oraz jako źródło analizy. Dlatego aby dokumentacja spełniała przypisane jej zadania powinna opierać się na dowodach prawidłowo sporządzonych, które zgodnie z przepisami prawa powinny zawierać następujące informacje:

• datę dokonania operacji gospodarczej,

• określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji,

• zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów,

• kwotę i datę zapisu,

• oznaczenie kont, których dotyczy.

Problematyka dowodów księgowych: sposób ich sporządzania, kontroli i przechowywania, ustalone zostały w szczególności postanowieniami rozdziałów 2 i 8 ustawy o rachunkowości. Natomiast sposób obiegu i akceptacji dowodów księgowych powinien wynikać z zapotrzebowania praktyki. Podyktowane to jest koniecznością wynikającą z właściwej organizacji i prowadzenia rachunkowości, które są niezbędne, aby rachunkowość osiągnęła swoje podstawowe cele, w tym wiarygodną podstawę ustalania dochodu i podstawy opodatkowania.

Biorąc powyższe pod uwagę każda jednostka prowadząca działalność gospodarczą, oprócz "dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości" jako bezpośredniej podstawy jej prowadzenia, powinna opracować i wprowadzić do stosowania “zakładową instrukcję” sporządzania obiegu i kontroli oraz przechowywania i zabezpieczania dowodów księgowych i ksiąg rachunkowych.

Podstawą zapisów księgowych w księgach rachunkowych są więc dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, określane postanowieniami ustawy jako dowody źródłowe (dokumentujące po raz pierwszy operację gospdoarczą); do dowodów tych zalicza się:

1) dowody zewnętrzne - obce - otrzymane od kontrahentów,

2) dowody zewnętrzne - własne - przekazane w oryginale kontrahentom,

3) dowody wewnętrzne - dotyczące operacji wewnętrznych.

Podstawę zapisów księgowych w księgach rachunkowych mogą stanowić także sporządzone przez jednostkę gospodarczą dowody księgowe:

1) zbiorcze - służące do dokonania łącznych (zbiorczych) zapisów z dowodów źródłowych pojedynczo ujętych w zestawieniu zbiorczym,

2) korygujące - poprzednie zapisy księgowe,

3) zastępcze - wystawiane i wykorzystywane jako podstawa zapisu księgowego do czasu otrzymania zewnętrznego źródłowego dowodu obcego,

4) rozliczeniowe - ujmujące dokonane uprzednio zapisy księgowe wg innych kryteriów klasyfikacyjnych.

Kierownik jednostki gospodarczej może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej przez osoby dokonujące danej operacji - w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych, obcych dowodów źródłowych - dowodami zastępczymi własnymi. Ustawa o rachunkowości zabrania jednak zastosowania tego uprawnienia, jeżeli operacje gospodarcze dotyczą zakupów opodatkowanych podatkiem VAT oraz skupów metali nieżelaznych od ludności.

Cechy prawidłowego dowodu księgowego

Ustawa określa następujące elementy, które powinien zawierać prawidłowy dowód księgowy:

a) określenie rodzaju dowodu i jego numer identyfikacyjny,

b) określenie stron dokonujących operacji gospodarczej (nazwy i adresy oraz numery identyfikacyjne kontrahenta, np. NIP, PESEL, REGON),

c) opis operacji gospodarczej oraz jej wartość, a jeżeli to możliwe, określenie tej operacji w jednostkach naturalnych,

d) data dokonania operacji gospodarczej (w przypadku gdy dowód księgowy sporządzony został pod inną datą - także data sporządzenia dowodu),

e) podpis wystawcy dowodu księgowego oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

6. stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca księgowania oraz sposobu ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja) wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Ustawa dopuszcza możliwość zaniechania zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w pkt. e) i f), jeżeli wynikają one z techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Wartość operacji umieszczona na dowodzie księgowym może być pominięta, jeżeli w toku przetwarzania danych wyrażonych w jednostkach naturalnych następuje ich wycena potwierdzona odpowiednim wydrukiem.

Dowód księgowy wystawiony w walucie obcej powinien zawierać także przeliczenie na walutę polską według obowiązującego kursu w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej z zamieszczeniem wyniku przeliczenia bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenia, a jego wynik potwierdza odpowiedni wydruk.

Jeżeli dowód nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika aktywów, przeniesienia prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu albo nie jest dowodem zastępczym, podpisy osób wystawiających dowód oraz przyjmującej lub wydającej składniki aktywów, mogą być zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych osób. Podpisy na dokumentach ubezpieczenia i emitowanych papierach wartościowych mogą być odtworzone mechanicznie.

Należy jednak pamiętać również o tym, że na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta należy zapewnić wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów, które zostały sporządzone w języku obcym

Dowody księgowe powinny być:

- rzetelne, czyli zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczych, które dokumentują,

- kompletne, to jest zawierające co najmniej cechy i inne dane ustalone w art. 21 ustawy o rachunkowości,

- wolne od błędów rachunkowych,

- nie zawierające niedopuszczalnych poprawek, np. wymazywań, przeróbek.

Kontrola dowodów księgowych

Dowody księgowe przed ich zaewidencjonowaniem muszą być odpowiednio opracowane. Na opracowanie dowodów składają się czynności:

1. sprawdzenie (kontrola) dokumentów (pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym),

2. dekretowanie dokumentów,

3. segregacja i numeracja dokumentów.

Dowody księgowe podlegają sprawdzeniu i zbadaniu: prawidłowości, legalności, rzetelności operacji i zdarzeń gospodarczych odzwierciedlonych w dokumentach, które w wyniku kontroli stają się dowodami księgowymi.

Kontrola merytoryczna polega w szczególności na zbadaniu, czy dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości, czy wyrażona w dowodzie operacja gospodarcza była celowa z gospodarczego punktu widzenia i zgodna z obowiązującymi przepisami. Kontroli merytorycznej dokonuje kierownik komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za dokonanie operacji gospodarczej.

Kontrola formalno-rachunkowa polega w szczególności na stwierdzeniu, czy dokument zawiera wszystkie wymagane cechy, czyli:

- określenie wystawcy, np. odcisk pieczęci,

- wskazanie podmiotów uczestniczących w operacji gospodarczej,

- datę wystawienia dokumentu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

- właściwe określenie przedmiotu operacji oraz jej wartość i ilość,

- własnoręczne podpisy osób odpowiedzialnych za dokonanie operacji i jej udokumentowanie.

Kontrola formalno-rachunkowa dokonywana jest przez głównego księgowego lub upoważnionego przez niego pracownika księgowości.

Dokonanie kontroli dokumentu powinno być odpowiednio uwidocznione na dokumencie za pomocą daty i podpisu osoby sprawdzającej. Szczegółowe zasady wewnętrznej kontroli dokumentów, w tym także kontroli wstępnej, bieżącej i następnej, mogą być określone w obowiązującym w firmie zakładowym regulaminie kontroli wewnętrznej oraz zakładowej instrukcji sporządzania, obiegu, kontroli i przechowywania oraz zabezpieczania dowodów księgowych i ksiąg rachunkowych.

Korygowanie błędów w dowodach księgowych

Błędy w dowodach księgowych koryguje się w następujący sposób:

- w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem, (chyba że inne przepisy stanowią inaczej),

- w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, ale zachować należy utrzymanie czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, następnie wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Należy pamiętać o tym, że nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr (co może spowodować nieważność dowodu).

Przechowywanie i zabezpieczanie dowodów księgowych

Dokumentacja finansowo-księgowa powinna być przechowywana w siedzibie jednostki gospodarczej lub przejściowo (w przypadku zlecenia prowadzenia księgowości osobie fizycznej lub prawnej) poza siedzibą tej jednostki; w tym drugim przypadku kierownik jednostki gospodarczej zobowiązany jest zawiadomić o tym właściwy urząd skarbowy.

Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w siedzibie zarządu lub oddziału (zakładu) jednostki w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

Wszystkie dokumenty oprócz tych, które dotyczą przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, list płac, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść dowodów księgowych może być przeniesiona na nośniki danych, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej.

Dowody księgowe powinny być na bieżąco porządkowane i układane w segregatorach w kolejności chronologicznej, wynikającej z prowadzonych ksiąg rachunkowych. Zbiory dokumentów w segregatorach powinno się oznaczyć:

- nazwą jednostki gospodarczej,

- znakiem wskazującym rodzaj dokumentacji, np. dokumentacja finansowo księgowa, płacowa, magazynowa, inwentaryzacyjna itp.,

- symbolem kwalifikującym zbiór do odpowiedniej kategorii w zakresie czasu jego przechowywania.

W ramach stosowania ochrony danych powinno się w należyty sposób przechowywać i chronić przed niedozwolonymi zmianami, rozpowszechnianiem bez upoważnienia, uszkodzeniem lub zniszczeniem:

- dokumentację dotyczącą ustalonych i przyjętych dla firmy zasad prowadzenia rachunkowości, to jest: zakładowego planu kont, wykazu stosowanych ksiąg rachunkowych,

- dokumentację systemu przetwarzania danych przy użyciu komputera, wzoru sprawozdania finansowego,

- księgi rachunkowe,

- dowody księgowe,

- dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe.

Okres przechowywania dokumentów

Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu, natomiast pozostałe zbiory dokumentacji przechowuje się przez okres:

- księgi rachunkowe - 5 lat

- karty wynagrodzeń pracowników albo ich odpowiedniki - przez okres wymaganego do nich dostępu, wynikającego z przepisów emerytalnych, rentowych czy podatkowych, jednak nie krócej jak przez 5 lat,

- dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej do dnia zatwierdzenia sprawozdania na dany rok obrotowy, ale nie krócej jak do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną,

- dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji rozpoczętych, kredytów, pożyczek, umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym albo objętych postępowaniem karnym czy podatkowym - przez 5 lat od początku roku następnego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, rozliczone, spłacone lub przedawnione,

- dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości przez okres nie krótszy niż 5 lata od upływu jej ważności,

- dokumentację dotyczącą rękojmi i reklamacji - 1 rok po upływie terminu rękojmi lub po rozliczeniu reklamacji,

- dokumenty inwentaryzacyjne - 5 lat,

- pozostałe dowody księgowe i dokumenty - 5 lat.

Okres przechowywania liczony jest od początku roku następnego po roku obrotowym, którego zbiory dotyczą.

Udostępnianie dokumentów

Jeżeli odrębne przepisy nie stanowią inaczej, to za zgodą kierownika jednostki gospodarczej może nastąpić udostępnienie zbiorów lub ich części osobie trzeciej do wglądu:

- na terenie jednostki,

- poza siedzibą zarządu (oddziału) za pisemną zgodą kierownika jednostki i potwierdzonym spisem przejętych dokumentów.

Zbiory dokumentacji w przypadku:

- zakończenia przez jednostkę działalności gospodarczej wskutek połączenia się z inną jednostką lub zmiany formy prawnej, przechowuje jednostka kontynuująca działalność,

- likwidacji jednostki gospodarczej, przechowuje wyznaczona osoba lub jednostka; o miejscu przechowywania zbiorów w tym przypadku - kierownik jednostki gospodarczej, likwidator lub syndyk masy upadłościowej informuje właściwy sąd czy inny organ prowadzący rejestr lub ewidencję działalności gospodarczej oraz urząd skarbowy.

Podstawa prawna

Zmiana ustawy o rachunkowości z dnia 9. 11. 2000 r. (Dz.U. Nr 113/2000, poz.1186)