Procedura użytkowania i rozliczania samochodów służbowych
I. ZASADY OGÓLNE
1. Samochodami służbowymi w spółce ........... są zarówno samochody zakupione na własność przez ..........., jak również leasingowane lub w jakiejkolwiek innej formie wynajmowane przez spółkę.
2. Samochody służbowe są przyznawane menedżerom nadzorującym struktury handlu i sprzedaży, jak również pracownikom Działu Handlu i Sprzedaży bezpośrednio zajmującym się sprzedażą produktów i usług spółki (Przedstawicielom handlowym, Konsultantom sprzedaży, Specjalistom, Kierownikowi ds. Handlu, Kierownikowi ds. Sprzedaży). Nowy pracownik Działu Handlu i Sprzedaży, z którego zakresu obowiązków wynika jednoznacznie konieczność korzystania w pracy z samochodu, otrzymuje najstarszy pojazd użytkowany przez dział.
3. Wszyscy użytkownicy samochodów muszą być świadomi, że są odpowiedzialni za wartościowy środek trwały spółki i mają obowiązek należycie o niego dbać.
a) Zarząd spółki zachowuje prawo do odebrania samochodu każdemu użytkownikowi, który nie będzie respektował zasad zawartych w niniejszej procedurze. W szczególności osobom mającym w ciągu roku dwa wypadki, w których użytkownik został uznany winnym przez policję lub ubezpieczyciela. Zarząd spółki może cofnąć prawo do korzystania z samochodów.
b) Pracownik, któremu zostaje wydany samochód wraz z wyposażeniem, jest odpowiedzialny za wydane mienie i odpowiada na zasadach określonych w Rozdziale III Kodeksu pracy.
4. Określenie rodzaju udostępnianych samochodów leży w gestii Zarządu spółki i może zostać zmienione przez Zarząd bez konieczności wcześniejszego informowania pracowników.
5. Zasadą jest również, że samochody są zamawiane u dostawcy pojazdów , z którym jest podpisana umowa flotowa i spółka ........... korzysta tylko z jednej marki samochodów (...........).
6. Dział Administracji i Obsługi zarządza flotą samochodową i wszelkie sprawy zwiane z użytkowaniem lub zamawianiem samochodów powinny być załatwiane z administratorem floty.
7. Prezes decyduje o standardzie zamawianych samochodów. Zasadą jest, że pracownicy zajmujący podobne stanowiska korzystają z samochodów o takim samym standardzie.
8. Samochody służbowe są przyznawane wyłącznie w celu wykorzystywania ich w celach służbowych.
9. Jedynie pracownicy spółki mogą korzystać z samochodów służbowych. Samochód nie powinien być udostępniany członkom rodziny użytkownika. Jedynie w wyjątkowych przypadkach (np. wypadek losowy) inna osoba (członek rodziny) może prowadzić samochód służbowy, zawsze pod warunkiem uzyskania zgody pracodawcy i pracownika administracji. Zarząd spółki rezerwuje sobie prawo odebrania samochodu służbowego pracownikowi, który nie stosuje się do powyższej zasady.
10. Nie należy zostawiać w samochodzie kluczyków zapasowych i dokumentów pojazdu. Takie działanie może zostać uznane za działanie na niekorzyść pracodawcy, a w przypadku kradzieży pojazdu ubezpieczyciel odmówi wypłacenia odszkodowania. Wówczas kwotą straty środka trwałego może być obciążony użytkownik pojazdu.
11. Zarząd spółki zachowuje prawo zmiany polityki przyznawania i korzystania z samochodów.
II. PROCES ZAMÓWIENIA I WYDANIA SAMOCHODÓW
1. Zamówienie
a) Bezpośredni przełożony składa zamówienie na samochód do Działu Administracji i Obsługi na standardowym druku zamówienia – (Załącznik nr ...) do niniejszej procedury. Druk zamówienia powinien być podpisany przez bezpośredniego przełożonego, jak również przez dyrektora ........... lub Prezesa Zarządu. W zamówieniu określa się wszystkie dodatkowe informacje odnośnie do typu, rodzaju pojazdu oraz standardu wyposażenia samochodu.
b) Dział Administracji i Obsługi sprawdza u dostawcy pojazdów możliwości zamówienia samochodu zgodnie ze złożonym wewnętrznym zamówieniem i określa termin realizacji.
2. Wydanie samochodu
a) Osoba z Działu Administracji i Obsługi rejestruje samochód w wydziale komunikacji i ubezpiecza. Następnie pracownik Działu Administracji i Obsługi informuje użytkownika samochodu o dacie odbioru samochodu od dostawcy pojazdów.
b) Użytkownik samochodu odbiera samochód od dostawcy pojazdów na podstawie wystawionego przez Dział Administracji i Obsługi upoważnienia. Użytkownik samochodu przekazuje do Działu Administracji i Obsługi zapasowe kluczyki i polisę ubezpieczeniową samochodu.
W dniu odbioru samochodu od dostawcy pojazdów podpisuje w Dziale Administracji protokół przejęcia samochodu do użytkowania - Załącznik nr ..., jak również umowę o powierzenie mienia - Załącznik nr ... .
c) Protokół zawiera wszystkie informacje o samochodzie, jak również o dodatkowym wyposażeniu samochodu. Z chwilą podpisania protokołu użytkownik samochodu odpowiada za powierzone mu mienie.
d) Pracownik Działu Administracji i Obsługi przygotuje umowę o korzystanie z samochodu służbowego. Umowa zostanie podpisana w chwili wydania samochodu pracownikowi i zostanie podpisana przez pracownika i Prezesa spółki.
III. UŻYTKOWANIE SAMOCHODU
1. Koszty eksploatacji samochodów
Spółka ........... pokrywa koszty związane z eksploatacją samochodu tzn. koszty ubezpieczenia, utrzymania w sprawnym stanie, konieczne naprawy, z wyłączeniem napraw spowodowanych uszkodzeniem samochodu z winy pracownika, koszty paliwa na podróże służbowe na terytorium Polski. Zasady podróży służbowych poza terytorium Polski oraz ich rozliczanie są ustalane w odrębny sposób – indywidualnie w związku z delegacją zagraniczną wymagającą wykorzystania samochodu służbowego.
1.1 Zasady związane z finansowaniem kosztów benzyny – karty flotowe
Stacje benzynowe - koszt benzyny każdy użytkownik będzie pokrywał w formie bezgotówkowej, przy użyciu karty flotowej. ........... W tym zakresie prowadzi współprace z operatorem stacji benzynowych. Operator stacji benzynowych zarządza ........... stacjami benzynowymi wyposażonymi w sprzęt umożliwiający dokonanie płatności bezgotówkowej. Lista stacji benzynowych stanowi - Załącznik nr ... . Lista ta będzie uaktualniana na początku każdego półrocza.
Karty flotowe - Administrator floty wyda kartę flotową każdemu użytkownikowi samochodu. Fakt ten zostanie odnotowany na protokole przekazania, o którym mowa w pkt II 2. Regulamin korzystania z kart flotowych stanowi - Załącznik nr ... i zasady w nim ujęte stanowią integralną część procedury. Każdy użytkownik karty jest zobowiązany do przestrzegania zasad zawartych w regulaminie.
1.2. Dodatkowe koszty związane z użytkowaniem samochodu
Spółka ........... pokryje wszystkie uzasadnione koszty związane z eksploatacją samochodu. Przede wszystkim koszty utrzymania samochodu w należytym stanie technicznym umożliwiającym bezpieczną jazdę. ........... pokryje koszty mycia i czyszczenia samochodu, jak również koszty zakupienia płynów eksploatacyjnych na zasadach określonych w regulaminie kart flotowych.
1.3. Ubezpieczenie samochodu.
a) Spółka ........... pokryje koszty ubezpieczenia samochodu. Ubezpieczenie obejmować będzie OC, AC i NNW. Z chwilą wydania samochodu użytkownikowi samochód już jest objęty ubezpieczeniem. Użytkownik pojazdu otrzyma zaświadczenie o ubezpieczeniu samochodu.
b) Użytkownik samochodu sprawdza czy termin ważności polisy ubezpieczeniowej nie wygasł. Zgłasza ten fakt na 2 tygodnie przed końcem ważności polisy do administratora floty. Przygotowanie nowej polisy ubezpieczeniowej należy do obowiązków administratora floty.
c) Użytkownik samochodu jest jednak zobowiązany do dbania o bezpieczeństwo samochodu i znajdujące się w nim wyposażenie.
Nie powinien pozostawiać samochodu w miejscach powszechnie uważanych za niebezpieczne. Zawsze powinien zamykać samochód i włączać alarm. Nie powinien pozostawiać w samochodzie dokumentów samochodu oraz innych przedmiotów, a w szczególności wartościowych sprzętów lub urządzeń. Niestosowanie się do powyższych zasad powoduje odpowiedzialność odszkodowawczą użytkownika względem spółki.
2. Naprawy samochodów
Spółka ........... pokrywa koszty napraw samochodów, jeżeli taka konieczność wynika z naturalnego zużycia rzeczy. Użytkownik na własną rękę pokryje koszty naprawy, która jest spowodowana sytuacją za którą całkowitą winę ponosi użytkownik, a uszkodzenie to nie jest objęte polisą ubezpieczeniową.
2.1. Serwis gwarancyjny i przeglądy
a) Nowe samochody marki ........... są objęte ........... gwarancją na samochód, ........... lata na akumulator i ........... lat na preformację karoseryjną.
b) Jeżeli w trakcie trwania gwarancji wystąpią jakiekolwiek problemy ze sprawnym działaniem samochodu użytkownik powinien niezwłocznie zgłosić ten fakt administratorowi floty. Zasadą jest, że wszelkie naprawy są dokonywane w autoryzowanych serwisach samochodowych marki .......... . Użytkownik nie może naprawiać samochodu w innych warsztatach niż autoryzowane serwisy samochodów ........... pod groźbą utraty gwarancji na samochód.
c) Centralnym serwisem marki ........... jest serwis na ul. ........... w .......... . Przegląd okresowy jest przeprowadzany po przejechaniu ........... tys. km jak również po każdych następnych .... tys. km. Zasadą jest, że gwarancyjny przegląd samochodowy jest dokonywany w serwisie w ..........., przy ul. ........... oraz w serwisie przy ul. .......... .
d) Zasady przeprowadzenia przeglądu:
1. każdy użytkownik kontroluje stan licznika tak, aby nie przekraczać limitu km, o których mowa powyżej;
2. użytkownik zgłasza ten fakt administratorowi floty;
3. administrator floty ustala z serwisem termin przeglądu;
4. jeżeli przegląd jest powiązany z naprawą gwarancyjną, trwającą dłużej niż 24 godz., na czas przeglądu użytkownik otrzyma samochód zastępczy;
e) Jeżeli ceny przeglądów w serwisach innych niż w ........... są porównywalne dopuszcza się możliwość przeprowadzenia przeglądów w tychże serwisach. Sprawa ta powinna być wcześniej uzgodniona z administratorem floty.
2.2. Naprawy pogwarancyjne
Spółka ........... podpisze w rejonach działania użytkowników samochodów umowy serwisowe z serwisami samochodów .......... . Konieczność przeprowadzenia naprawy powinna być zgłoszona administratorowi floty. Administrator floty przygotuje zamówienie serwisowe i zaakceptowane pod względem finansowym zamówienie przesyła właściwemu serwisowi samochodowemu. Dopiero wówczas serwis może przystąpić do naprawy.
Wystawiona faktura za wykonaną usługę będzie sprawdzona pod względem zgodności z zamówieniem. Faktura będzie wystawiana na ........... z podaniem dokładnego adresu i numeru NIP. Formę płatności ustala się jako przelew.
3. Zasady rozliczania transakcji przy użyciu karty flotowej
3.1. Rozliczanie transakcji
a) Karta flotowa stanowi narzędzie, dzięki któremu można realizować transakcje w formie bezgotówkowej na wszystkich stacjach zarządzanych przez operatora stacji benzynowych.
b) W momencie przeciągania karty przez terminal, operator wprowadza kwotę transakcji, nr rejestracyjny samochodu, na który jest transakcja realizowana. Transakcje dokonane w formie bezgotówkowej są rozliczane przez operatora stacji benzynowych raz na ........... poprzez wystawienie na ........... faktury VAT. Do faktury jest dołączony szczegółowy wykaz transakcji dokonanych w danym okresie rozliczeniowym.
c) Wobec tego, że dokonane w formie bezgotówkowej transakcje docelowo obciążają ..........., tę formę płatności uważa się za zaliczkę pobieraną od spółki. Zaliczka taka podlega rozliczeniu na zasadach poniżej wskazanych.
d) Zasadą jest, że transakcje bezgotówkowe są rozliczane przez użytkowników kart raz na .......... . Użytkownik karty - pracownicy Działu Handlu i Sprzedaży pod koniec drugiego i ostatniego tygodnia miesiąca składają w Dziale Administracji w celu rozliczania transakcji następujące dokumenty:
1. Wypełniony druk ewidencji przebiegu pojazdu.
2. Druk rozliczania transakcji – Załącznik nr ........... procedury.
3. Dowody dokonania transakcji (wydruki z terminala), podłączone pod druk rozliczania transakcji.
4. Druk delegacji zgodnie, z którymi użytkownik pojazdu używał samochodu służbowego.
e) Dokumenty powinny być podpisane przez bezpośredniego przełożonego, a następnie przekazane do Działu Administracji.
f) Menadżerowie będący użytkownikami samochodów są zwolnieni z obowiązku przedstawiania ewidencji przebiegu pojazdu przy rozliczeniu transakcji.
3.2. Metoda rozliczania transakcji
a) W celu rozliczenia transakcji używa się następującej metody: z analizy ilości przejechanych kilometrów wynika ile benzyny powinno być zużyte. Ilość tę porównuje się z kwotami transakcji, dodatkowo są one sprawdzane z delegacjami wystawianymi dla pracownika.
b) Jeżeli transakcji jest więcej niż to wynika z przedstawionych dokumentów, administrator floty wyjaśnia sytuację z ..........., czy dane podane przez operatora stacji benzynowych są właściwe. Jeżeli z przeprowadzonego wyjaśnienia wynika, że ilość transakcji jest bezsporna, administrator floty wzywa użytkownika samochodu do wyjaśnienia sprawy.
c) Jeżeli z wyjaśnień wynika, że po zliczeniu transakcji występują transakcję za benzynę użytą w celach prywatnych, kwota ta zostanie potrącona pracownikowi z wynagrodzenia. Działanie takie uważa się za działanie na niekorzyść pracodawcy i ........... może wyciągnąć dalsze konsekwencje przewidziane w Kodeksie pracy.
3.3. Rozliczanie transakcji niestandardowych
Przekroczenie limitu na karcie
a) Jeżeli dokonano tankowania, które nie mieści się w ustalonym limicie za dany okres rozliczeniowy, o którym mowa w regulaminie, dopuszcza się taką transakcję jako ostatnią w danym okresie rozliczeniowym i w tym zakresie ........... zostaje obciążona przez operatora stacji benzynowych należnością za dokonany zakup paliwa na zasadach ogólnych wynikających z Umowy podpisanej pomiędzy operatorem stacji benzynowych, a spółką .......... .
b) Jeżeli natomiast użytkownik karty flotowej zatankował paliwo i nie mógł dokonać transakcji bezgotówkowej z powodu wcześniejszego i całkowitego wyczerpania limitu na karcie, jest on zobowiązany samodzielnie pokryć należność za zakupione paliwo. W takiej sytuacji informuje o zaistniałej sprawie dział administracji. Dział Administracji i Obsługi konsultuje się w tej sprawie z bezpośrednim przełożonym i jeżeli przekroczenie limitu jest zasadne zwraca poniesione koszty na zasadach wskazanych poniżej.
c) Jeżeli z planów Działu Handlu i Sprzedaży na dany miesiąc wynika, że limit ustalony na karcie w danym miesiącu może być zbyt niski, wówczas pokrycie kosztów benzyny może nastąpić na dwa sposoby:
1. Gdy przekroczenie limitu jest do kwoty ........... zł, użytkownik pokrywa różnice z własnych środków.
2. Gdy przekroczenie limitu jest powyżej kwoty ........... zł, spółka ........... wypłaci użytkownikowi zaliczkę pieniężną na pokrycie planowanych kosztów.
W przypadku pierwszym, spółka ........... zwróci należną kwotę użytkownikowi w ciągu 3 dni od momentu złożenia rozliczenia do Działu Administracji. Druk rozliczenia stanowi - Załącznik nr ... .
W drugim przypadku użytkownik jest zobowiązany do rozliczenia kwoty niezwłocznie po zakończeniu okresu rozliczeniowego. Druk rozliczenia stanowi załącznik nr ... .
Powyższe zasady obowiązują również w przypadku czasowego niedziałania karty.
Rozliczanie innych kosztów samochodowych
a) W przypadku wystąpienia konieczności zakupienia dodatkowego wyposażenia samochodu lub jakiejś części, użytkownik samochodu zgłasza tę konieczność do Działu Administracji. Dział Administracji i Obsługi przygotowuje zamówienie wewnętrzne i przekazuje do podpisu bezpośredniemu przełożonemu użytkownika i dyrektorowi .......... .
b) Sposób finansowania i rozliczenia transakcji odpowiada zasadom odnoszącym się do przekroczenia limitu na karcie.
IV. POSTĘPOWANIE W PRZYPADKU WYPADKÓW I KRADZIEŻY
W każdym przypadku należy niezwłocznie zawiadomić administratora floty o zaistniałym zdarzeniu i o podjętych działaniach w tej sprawie.
1. Zasady postępowania przy uszkodzeniu pojazdu
1.1. Użytkownik powinien:
a) zapobiec zwiększeniu się szkody;
b) powstałą szkodę należy zgłosić niezwłocznie w najbliższej placówce ubezpieczyciela;
c) nie dokonywać w uszkodzonym pojeździe żadnych istotnych zmian, jeżeli nie są one uzasadnione koniecznością kontynuowania dalszej bezpiecznej jazdy i nie podejmować naprawy bez uprzedniego przeprowadzenia oględzin przez ubezpieczyciela.
Gdy zachodzi konieczność holowania pojazdu należy:
• zaholować pojazd do serwisu naprawczego lub do miejsca gdzie pojazd zostanie odpowiednio zabezpieczony. Holowanie może być dokonane tylko poprzez jednostkę współpracującą w tym zakresie z ubezpieczycielem, w ramach ubezpieczenia Assistance;
• W ciągu trzech dni rzeczoznawca powinien dokonać oględzin pojazdu oraz sporządzić kosztorys naprawy - u ubezpieczyciela należy podać dokładny adres miejsca postoju pojazdu oraz telefon kontaktowy;
• Kosztorys naprawy powinien zostać dostarczony do serwisu naprawczego. Warsztat może przystąpić do naprawy pojazdu tylko i wyłącznie po akceptacji kosztorysu naprawy otrzymanego z towarzystwa ubezpieczeniowego;
• Warsztat dokonuje naprawy i wystawia fakturę VAT na spółkę .......... . Na fakturze powinny znaleźć się następujące informacje: nazwa spółki, NIP, marka samochodu, nr rejestracyjny, nr szkody.
Gdy skutki kolizji nie przeszkadzają w kontynuacji jazdy należy:
• w celu jak najszybszej likwidacji szkody udać się uszkodzonym pojazdem do najbliższego inspektoratu ubezpieczyciela i dokonać zgłoszenia szkody;
• ocena techniczna wraz kosztorysem powinna zostać sporządzona na miejscu zgłoszenia i przekazana przez pracownika ubezpieczyciela użytkownikowi pojazdu;
• przekazać pojazd do serwisu – warsztat może przystąpić do naprawy tylko i wyłącznie po akceptacji kosztorysu naprawy otrzymanego z towarzystwa ubezpieczeniowego;
• warsztat dokonuje naprawy i wystawia fakturę VAT na spółkę .......... . Na fakturze powinny znaleźć się następujące informacje: nazwa spółki, NIP, marka samochodu, nr rejestracyjny, nr szkody.
• odnotować, w razie kolizji z innym pojazdem, dane dotyczące pojazdu, osoby kierującej tym pojazdem, a także nr polisy, nazwę i adres ubezpieczyciela, z którym została zawarta polisa OC posiadacza lub posiadaczy pojazdów mechanicznych.
1.2 W przypadku, gdy użytkownik samochodu był sprawcą wypadku, pokrywa on pierwsze ........... zł. Jeżeli jednak, ubezpieczyciel nie zwrócił pełnej kwoty kosztów naprawy, spółka ........... może wystąpić do użytkownika samochodu o pokrycie tychże kosztów - szczególnie w sytuacji, gdy użytkownik pojazdu nie respektował zasad opisanych powyżej.
2. Zasady postępowania przy kradzieży pojazdu
1. Użytkownik pojazdu musi niezwłocznie po spostrzeżeniu zaszłego zdarzenia zgłosić fakt kradzieży na policję. Należy zwrócić uwagę, aby zaświadczenie wystawione z policji zawierało informacje potwierdzające:
- fakt zamknięcia pojazdu po jego opuszczeniu;
- fakt załączenia alarmu i innych zabezpieczeń wymaganych przez ubezpieczyciela przy zawieraniu umowy ubezpieczeniowej;
2. Zawiadomić najbliższy inspektorat ubezpieczyciela o zaistniałej szkodzie.
3. Zawiadomić administratora floty o wystąpieniu szkody.
4 W inspektoracie należy wypełnić druk zgłoszenia szkody. Do wypełnionego druku należy załączyć zaświadczenie z policji, komplet zapasowych kluczyków i dokumenty pojazdu.
REGULAMIN KORZYSTANIA Z KART FLOTOWYCH
Zasady ogólne
1. Karta flotowa, dalej zwana "KARTĄ" jest własnością spółki, nie powinna być używana niezgodnie z wytycznymi zawartymi w niniejszym regulaminie. KARTA użytkowana przez użytkowników pojazdu jest kartą typu "...........".
2. Zasadą jest, że KARTA jest przypisana do konkretnego samochodu i może być wykorzystywana jedynie na potrzeby konkretnego samochodu.
3. KARTA flotowa może służyć pokryciu kosztów paliwa związanych z wyjazdami służbowymi, jak również z zakupieniem innych akcesoriów samochodowych opisanych w punktach poniższych. KARTA ta nie zmoże być wykorzystywana w jakichkolwiek celach prywatnych. Zużycie paliwa na wyjazdy prywatne pracownik opłaca we własnym zakresie.
4. Osobą uprawnioną do posługiwania się kartą jest kierowca poruszający się pojazdem - dalej zwany ,,Użytkownikiem pojazdu” o numerze rejestracyjnym zgodnym z numerem pojazdu, na który została wystawiona. Karta ta jest identyfikowana poprzez nr rejestracyjny samochodu
5. Użytkownik pojazdu do wydanej karty otrzyma PIN. Numer PIN powinien być wykorzystywany z zachowaniem zasad poufności. Użytkownik jest zobowiązany do nieudostępniania nr PIN osobom postronnym.
6. PIN może być podawany wyłącznie w urządzeniach elektronicznych podczas dokonywania transakcji przy użyciu karty, a wprowadzenie nr PIN winno być dokonywane w sposób uniemożliwiający zapoznanie się z nim przez osoby nieuprawnione. Użytkownik ponosi odpowiedzialność za prawidłowe i zgodne z niniejszym regulaminem posługiwanie się kartą, jak również za udostępnianie karty lub nr PIN osobom postronnym.
7. Użytkownik powinien poinformować operatora stacji benzynowej o intencji dokonania transakcji bezgotówkowej przy użyciu karty, zanim dokona transakcji.
8. Jeżeli po zatankowaniu samochodu, zapłata kartą nie będzie możliwa np. KARTA jest uszkodzona, Operator skontaktuje się z działem obsługi klienta operatora stacji benzynowych i jeżeli uzyska zezwolenie na dokonanie transakcji, zarejestruje transakcję bezgotówkową wystawiając stosowny dowód zakupu dotyczący danej transakcji bezgotówkowej. Użytkownik karty, po złożeniu podpisu akceptującego treść dowodu zakupu otrzyma jeden jego egzemplarz. Może się jednak zdarzyć, że w takiej sytuacji pracownik będzie musiał pokryć koszty w formie gotówkowej a koszty te zostaną rozliczone z pracownikiem na zasadach opisanych w pkt III (3.1) procedury.
9. Każda transakcja zakupu dokonanego przy użyciu KARTY zostanie zarejestrowana przez Operatora z dokładnym podaniem numeru transakcji, daty, miejsca, wartości i ilości zakupionego produktu.
10. Dokonanie przez użytkownika pojazdu bezgotówkowej transakcji przy użyciu KARTY potwierdzone zostanie dowodem sprzedaży wydrukowanym z terminala. Użytkownik pojazdu, po sprawdzeniu prawidłowości danych na nim zawartych, potwierdzi dokonanie zakupu złożeniem podpisu na dwóch egzemplarzach dowodu sprzedaży i otrzyma jeden egzemplarz.
11. W razie zaistnienia uzasadnionych wątpliwości, operator może dokonać weryfikacji uprawnień użytkownika KARTY do posługiwania się daną kartą. W tym celu sprawdzi czy numer rejestracyjny samochodu zgadza się numerem rejestracyjnym podanym na KARCIE.
Przedmiotowe przeznaczenie KARTY oraz możliwość wykorzystywania limitu
1. KARTA może być używana do finansowania następujących transakcji:
a. zakupienie benzyny,
b. zakupienie płynów do spryskiwacza,
c. opłat za korzystanie z myjni samochodowej,
d. opłata za odkurzanie.
2. Transakcje, o których mowa w pkt 1-4, mogą być zrealizowane do wysokości limitów określonych na KARCIE. Limity w stosunku do benzyny są ustalone w litrach, a w stosunku do pozostałych przedmiotów transakcji w kwocie ........... zł.
Limit na benzynę jest ustalany miesięcznie i określony jest na warunkach poniższych.
a. Dział Handlu i Sprzedaży: ........... litrów benzyny, równowartość ........... zł.
b. Menadżerowie: ........... litrów, równowartość ........... zł.
Koszty korzystania z myjni samochodowych i odkurzania, będą pokrywane do wysokości jednego mycia/miesięcznie. Koszt zakupienia spryskiwaczy i innych płynów eksploatacyjnych będzie ustalony łącznie z limitem na myjnie i wynosi: ........... zł.
3. W celu uniknięcia sytuacji, gdy zakup nie może być dokonany przy użyciu karty z powodu przekroczenia limitu, o którym mowa w ust. 2 niniejszego regulaminu, użytkownik powinien sprawdzić, przed rozpoczęciem tankowania, stan limitu na KARCIE.
4. Wyznaczenie limitu wskazanego powyżej oznacza, że użytkownik pojazdu może realizować transakcje tylko do wysokości limitu. Jeżeli zaistnieje potrzeba przekroczenia limitu przez pracownika wówczas następują zasady określone w pkt III (3.1) procedury.
Zgubienie, zniszczenie lub utracenie KARTY
1. Pracownik jest zobowiązany do zabezpieczenia KARTY przed uszkodzeniem czy utraceniem.
2. W przypadku zgubienia, zniszczenia, utracenia karty (np. kradzieży) użytkownik jest zobowiązany do natychmiastowego powiadomienia telefonicznego działu ........... operatora stacji benzynowych, pod nr telefonu: ........... w celu zastrzeżenia utraconej karty. Przy zgłoszeniu należy podać: nr utraconej karty, typ karty, nazwę floty, nr rejestracyjny pojazdu, jak również należy podać okoliczności utraty karty.
3. Następnie informuje administratora floty o zaistniałej sytuacji. Dział Administracji i Obsługi potwierdza zgłoszenie utraty kary faxem lub mailem wysłanym do działu .......... .
4. Operator stacji benzynowych przyjmuje odpowiedzialność za transakcje dokonane przy użyciu skradzionej karty dopiero po 24 godzinach, dlatego pracownik jest zobowiązany do natychmiastowego zgłoszenia utraty karty. Zaniedbanie tego faktu powoduje odpowiedzialność odszkodowawczą użytkownika kart względem spółki.
Nowa karta zostanie pracownikowi wydana po ........... dniach licząc od dnia zgłoszenia utraty karty. Użytkownik zostaje obciążony kosztem wydania nowej karty w miejsce karty zniszczonej lub utraconej.
5. Jeżeli utracona karta zostanie odzyskana użytkownik karty powinien niezwłocznie zawiadomić administratora floty i przy najbliższej wizycie w spółce przekazać kartę ww. osobie. Administrator floty przekazuje kartę operatorowi stacji benzynowych.