Przerywanie pracy telefonami i odwiedzinami (zwłaszcza
niespodziewanymi).
Spotkania.
Zadania, które należało powierzyć komuś innemu.
Odwlekanie i brak zdecydowania.
Działanie na podstawie niepełnych informacji.
Praca z członkami zespołu.
Zarządzanie kryzysowe (walka z ogniem).
Niepełna komunikacja.
Niejasne zadania i priorytety.
Brak sprecyzowanych celów, priorytetów i planów działania.
Próby czynienia zbyt wielu rzeczy na raz.
Stres i zmęczenie.
Brak asertywności - nieumiejętność powiedzenia "nie".
Bałagan na biurku i brak samoorganizacji.
Przyczyna:
Chcemy być mili
Obawa przed tym, że będziemy postrzegani jako
osoby nietowarzyskie, nieuprzejme
Środki zaradcze:
Pamiętanie o tym, co jest dla nas najważniejsze
Pamiętanie, że zbyt długa rozmowa spowoduje to, że nie wykonamy postawionych przed sobą zadań albo będziemy musieli przełożyć je na inny termin, co zakłóci nasz plan dnia.
Przyczyna:
Rozpraszają uwagę.
• Odrywają od wykonywanych czynności. Środki zaradcze:
Segregacja - wybrać rzeczy najważniejsze i zająć się nimi w pierwszej kolejności.
• Grupowanie - połączyć w bloki podobne czynności.
Brak celów, priorytetów, planów dnia
Przyczyna:
Brak planowania.
Odnoszenie sukcesów bez planowania.
Przekonanie, że spraw nie przewidzianych nie da się zaplanować.
Środki zaradcze:
Planuj (prowadź kalendarz, stosuj metodę ABC).
Pamiętaj o tym, że czasami bez wysiłku coś się udaje ale nie jest to regułą. Sukces osiąga się najczęściej ciężką pracą
Przyczyna:
Brak planowania lub niewłaściwe planowanie - nieumiejętność rozpoznania rzeczy najważniejszych od mało istotnych.
Koncentracja na sprawach najpilniejszych, ale
niekoniecznie najistotniejszych.
Zbyt szerokie zainteresowania.
Środki zaradcze:
Ustal cele, wyznacz priorytety.
Ogranicz się do zadań najważniejszych, nie skupiaj uwagi na rzeczach pilnych i mało ważnych.
-Wyznaczanie jasnych, sprecyzowanych celów i ich kontrola
-Dzięki celom wiadomo na czym się skoncentrować
-Wyznaczanie celów jest procesem ciągłym
-Specyficzne (Specific - specyficzne, dokładnie określone / zdefiniowane)
-Mierzalne (Measurabie - mierzalne, wymierne)
-Akceptowalne (Achievable - osiągalne, dostępne, możliwe do realizacji)
-Realistyczne (Realistic - realne, powiązane z misją i rolami wyznaczonymi na wstępie)
-Terminowe (Time oriented - zorientowane w czasie z wyznaczonymi deadlinem realizacji)
Ustal każdy cel jako pozytywne zdanie (wyrażaj swoje cele pozytywnie).
Bądź precyzyjny
Ustal priorytety
Zapisz cele
Dziel realizację celu na etapy, na fragmenty, na mniejsze podcele.
Wyznaczaj cele, których wykonanie zależy głownie od Ciebie
Wyznaczaj realistyczne cele
Nie wyznaczaj zbyt łatwych celów
Ustalanie priorytetów
-Najpierw powinno się wykonywać zadania najtrudniejsze i stopniowo przechodzić do coraz łatwiejszych
-Ważna jest efektywna praca
-Postępowanie zgodne z listą priorytetów
Metoda ABC
W myśl tej reguły zaledwie 10-30% czasu poświęcanego na wysiłek intelektualny wystarczy dla osiągnięcia 60-80% całkowitego sukcesu w zarządzaniu.
zadania A, czyli te, których nie wolno mu przekazać zastępcy ani podwładnym, a więc najważniejsze zadania kierownicze, które wymagają decyzji ważnych dla całego przedsięwzięcia (zadania te absorbują około 5% czasu a ich wkład w wyniki stanowi około 75%);
zadania B, czyli zarówno zadania pilne jak i zadania specjalne, które można jednak powierzyć zastępcy (zadania te stanowią około 20% ilości i tworzą około 20% wartości;
zadania C, czyli najczęściej zrutynizowane zadania z dnia poprzedniego z reguły pilne, a nawet bardzo pilne, które można, a nawet należy przekazać zastępcy i podwładnym (zadania te zajmują około 75% czasu i tylko w 5% przyczyniają się do tworzenia dochodów firmy).
Zasada Parkinsona
Mówi, że praca wypełnia cały czas przeznaczony na jej wykonanie. Jeżeli na wykonanie zadania przeznaczysz trzy godziny, to dokładnie tyle czasu ci to zajmie. Jeżeli jednak zaplanujesz, ze zrobisz to w 1,5 godziny - to także na pewno dążysz.
Im mniej czasu przeznaczymy na kolejne zadania, tym szybciej będziemy musieli je wykonać - zwiększona efektywność murowana!
Pierwsze 90 % zadania zabiera 10 % czasu, a ostatnie 10 % zabiera 90 % czasu.
Reguła polega na tym, aby jeśli to możliwe, uruchomić pewne procesy niewymagające naszej ciągłej uwagi, a w czasie ich trwania wykonywać rzeczy, nad których przebiegiem musimy ciągle czuwać.
Uruchom to, co może toczyć się samo - a później zacznij robić to, co wymaga Twojej uwagi i obecności - nagrodą będzie zaoszczędzony czas, który możemy wypełnić bardziej satysfakcjonującymi zajęciami.
Zasada Parkera
Zasada ta mówi o tym, że dobry plan dzisiaj jest lepszy, niż doskonały plan jutro.
Nikt nie jest prawdopodobnie w stanie odłożyć wszystkiego na bok i przystąpić do realizacji planu swego życia, ale ma świadomość, że krok po kroku codziennie próbował i dołożył do niego choć cegiełkę.
Przez określenie swoich zadań i osiąganie ich krok po kroku, osiąga się jeszcze jeden efekt, z psychologicznego punktu widzenia szalenie ważny i dający poczucie panowania nad rzeczywistością·
Sprawność psychofizyczna każdego człowieka podlega określonym wahaniom zgodnym z jego naturalnym rytmem. Mówi się zazwyczaj o "rannych ptaszkach" / "śpiochach" albo "nocnych markach" / "sowach"
Punkt najwyższej sprawności osiągany jest przed południem, kiedy żołądek, trzustka, śledziona i serce aktywnie pracują. Ten poziom jest już później w ciągu dnia o wiele niższy. Jest to najlepszy czas na zadania typu A (zadania, które muszą być zrobione).
Po obiedzie, kiedy aktywne jest jelito cienkie, występuje znaczne obniżenie sprawności.. Spadek energii po posiłku najlepszy jest na zadania typu C
Szczyt późnym popołudniem to najlepszy czas na zadania typu B (zadania, których robienie sprawia przyjemność)
Unikanie odpowiedzialności i ryzyka za sprawy, które przerażają i wydają się trudne do realizacji;
Przytłoczenie rozmiarami i złożonością zadania;
Zbyt długie analizowanie każdego zadania i wszystkich możliwych rozwiązań;
Brak umiejętności hierarchizowania i klasyfikowania spraw na
ważne i mniej ważne;
Zapominanie o ważnych sprawach, które należy wykonać;
Niepokój przed niepowodzeniem;
Obawy przed błędem, krytyką lub przed negatywną oceną;
Przyzwyczajenia do zaczynania, ale nie kończenia zadań;
Monotonia, nuda oraz niedostrzeganie korzyści i radości wynikających z wykonywanego zadania;
Niesamodzielność i niepewność w pracy oraz ciągłe liczenie na pomoc innych;
Brak środków do realizacji zadania;
Brak odpowiedniej motywacji do wykonywania zadań
Poznać siebie (swoje możliwości i ograniczenia).
Pokonać lęk (co może się stać najgorszego jak to zrobię?).
Wizualizować (wyobraź sobie to zadanie i jego zakończenie).
Wzmocnić poczucie własnej wartości.
Nagradzać siebie.
Analizować przyczyny odwlekania - wskazać powody.
Poznać zadania (to, co znamy wydaje się mniej straszne).
Dzielić zadania.
Organizować i planować - ustalać cele.
Ustanawiać priorytety.
Delegować zadania.
Wybierać zadanie główne i szybko przystępować do realizacji.
Podjąć zobowiązanie (powiedzieć komuś, że coś robisz i kiedy skończysz)
Nie zastanawiać się - zacząć działać
Czy twoje spotkania kończą się o czasie, czy wcześniej? ( punkty do omówienia końcu na spotkania powinny być mniej ważne i żeby możne je ewentualnie przedstawić kiedy indziej)
Spytaj uczestników o zaangażowanie w podejmowanie decyzji i o propozycje działania podczas spotkania
Jeśli to właściwe, ustal datę kolejnego spotkania i stwórz zarys przyszłej agendy. Załącz niedokończone problemy tego spotkania
Pilnuj czasu podejmowania decyzji, dokonywania działań i terminów ostatecznych. To motywuje a także minimalizuje nieporozumienia.
Oceń spotkanie, aby mieć pewność że się ulepsza. Spytaj: "Co poszło dobrze?" i "Co powinniśmy zrobić inaczej?"
Podziękuj uczestnikom spotkania za ich wkład.
Posuwanie spotkania na przód.
Trzymaj się uzgodnionej wcześniej agendy, jeśli nie wydarzy się coś nadzwyczajnie znaczącego. Uczestnicy spotkania mogą nie polubić ograniczeń. Jednakże mogą oni być jeszcze bardziej niezadowoleni, jeśli nie podążasz za problemami zaznaczonymi w agendzie.
Zarządzaj procesem spotkania: przedstaw każdy punkt agendy wyjaśniając co chcemy osiągnąć i dlaczego jest to takie ważne. Zachęć do dyskusji, zsumuj i przypomnij podjęte decyzje, ustal daty ukończenia celów.
Jeśli spotkanie schodzi na boczny tor:
nigdy nie próbuj oceniać wybranego uczestnika spotkania spraw, by cię słuchano -użyj podsumowań
przypomnij grupie o celu spotkania i o ramach czasowych
poproś aby po spotkaniu przedyskutowano poszczególne tematy
Przyjrzyj się bliżej każdemu punktowi agendy - jeśli nie można ustalić planu czy podjąć decyzji jak posunąć się z tym punktem na przód? Podsumuj i przedstaw ( wizualnie, jeśli to możliwe) osiągnięte porozumienia. To wprowadzi poczucie zrealizowania u uczestników spotkania. Trzeba dodać, że wiedza o tym, że podąża się za ustalonymi celami, i że osiągnięte zostały rezultaty jest bardzo motywująca dla wszystkich zainteresowanych.
Najbardziej częste narzekania na temat spotkań wiążą się z ich długością:
często przypominaj grupie o celu spotkania i o oczekiwanych rezultatach
poproś o bliższe zapoznanie się z dyskusją i decyzjami
spraw, aby informacje były widoczne ( pisz na plakatach czy białej tablicy)
przypominaj grupie o ramach czasowych spotkania, o ograniczeniach czasu
udoskonalaj przebieg spotkania, tak jak jest to wymagane
utrzymuj równowagę między ścisłą kontrolą a innowacyjną dyskusją
Przybądź wcześniej aby upewnić się że pokój i inne sprawy administracyjne są w porządku.
Zacznij o czasie. Będzie to formą nagrody dla tych, którzy byli na czas.
Szybko nakreśl założenia i cele i zawartość materiałów rozprowadzonych na początku spotkania. Dodaj, wykreśl, połącz lub przemień zagadnienia/ jeśli to konieczne. To pomoże upewnić się, że grupa bierze odpowiedzialność za sukces spotkania.
Podaj wszystko jak na dłoni - upewnij się, że zrozumiano cele, rezultaty, proces realizacji i pewne ograniczenia itp. Nie wymagaj komentarzy dokąd nie skończysz swej mowy początkowej.
Stwórz pozytywne, otwarte, ale i ciężko pracujące środowisko pracy,.
Poproś o aktywny udział w spotkaniu:
nie oceniaj ani nie skreślaj stopnia przynależności uczestnikó
w chwila ciszy jest zawsze w porządku
aktywnie słuchaj co ludzie mówią aby móc podsumować ich wkład
Szybko przypomnij jakieś podstawowe reguły spotkania
Szybko przypomnij właściwe informacje z poprzedniego spotkania
Ustal co jest celem, a ci nie. Następnie wyznacz priorytety w jakim odbywamy to spotkanie?
Ustal namacalne rezultaty dla każdego celu o wysokim priorytecie Co wyniesiemy z tego spotkania?
Wymieszaj kroki, teraz ustaw je w odpowiedniej kolejności i przydziel "przedspotkaniowe" zadania. Jakie kroki powinniśmy powziąć aby osiągnąć zamierzone rezultaty?
Kto musi brać udział w spotkaniu i co dokładnie jest wymagane od każdej osoby?Kto musi być na spotkaniu i jakie podstawowe reguły muszą być użyte aby poprowadzić nas do działania?
Oceń poinformuj innych i trzymaj się podjętych decyzji. Jak ocenić spotkanie i jakie nowe kroki podjąć?
Feedback
(Odpowiedz na pytanie: Jak oceniasz spotkaniu i jakie podjąć czynności po jego zakończeniu"?)
Jak to spotkanie zostanie ocenione?
Kogo poinformować o rezultatach spotkania?
Jak jako grupa pojmujemy uczenie się?
Co zrobimy, aby kontynuować ulepszanie naszych spotkań?
Możliwości
(Odpowiedz na pytanie: "Kto musi być na spotkaniu jakie podstawowe reguły muszą być użyte aby poprowadzić nas do działania?”)
Kto musi wziąć udział w spotkaniu? Kto nie musi być obecny?
Czyja obecność nie jest konieczna?
Jaki rodzaj zachowania i podejścia do sprawy okazać?
Jakie podstawowe reguły są niezbędne aby zapewnić efektywny udział w spotkaniu i wykluczyć niewłaściwe zachowanie, takie jak umniejszanie wartości czyichś pomysłów?
Jakie zasoby są potrzebne aby przygotować się i poprowadzić spotkanie? Kto zorganizuje owe zasoby? Jakie aspekty administracyjne powinny być wzięte pod uwagę?
Kroki
(Odpowiedz na pytanie "Jakie kroki podjąć, aby osiągnąć zamierzone rezultaty?
Określ co ma mieć miejsce przed, co w trakcie a co po spotkaniu - pomoże ci to osiągnąć zamierzone rezultaty. Nie przejmuj się Kolejnością w tym punkcie .
Określ "przedspotkaniowe" zadania bazując na widocznych rezultatach, i wyznacz zakres obowiązków aby upewnić się że praca "przedspotkaniowa" jest ukończona.
Spotkania sprawiają że kiełkuje kultura grupy, a także polepsza się uczenie się
w grupie. Dzielenie się wiedzą i doświadczeniem, tworzenie nawyków pracy, ćwiczenie oddziaływania i mocy, a także rogi zrozumienia i pracy - to wszystko jest ustalane podczas spotkań grup zadaniowych czy zespołów.
Spotkania objaśniają grupowy cel i rezultat. Tym sposobem grupy zadaniowe gromadzą i zarządzają sił~ decydują jak osiągnąć rezultaty. Spotkania także pomagają członkom zrozumieć, jak ich praca jest zbieżna z pracą grupy, i jak może przyczynić się do ogólnego sukcesu.
Spotkania definiują grupy zadaniowe i zespoły. Te obecne należą; te nieobecne nie. W rzeczywistości, spotkania są często jedyną okazją kiedy zespół czy grupa zadaniowa zdaje się istnieć. Czasem może się wydawać, że ludzie skupiają się na swoich indywidualnych rolach i projektach niż na grupowych celach i pracy zespołowej
Spotkania wspierają zaangażowanie w grupowy cel i konkretne decyzje i planowane działania. Członkostwo daje do zrozumienia, że trzeba wspierać decyzje grupy.
Spotkania demonstrują status. Wiemy jaka jest ludzka natura - zawsze przejmujemy Się naszą pozycją w grupie. Czyjeś podejście i stopień oddziaływania często wychodzi podczas interakcji międzyludzkich i procesu podejmowania decyzji - a one mają przecież miejsce na spotkaniach.