Opracowanie i sprzedaż pakietu franczyzowego

Opracowanie i sprzedaż pakietu franczyzowegoPowodzenie placówki pilotażowej ma zasadnicze znaczenie przy tworzeniu pakietu franczyzowego. Doświadczenie zdobyte w czasie jej zakładania i w toku jej prowadzenia stanowi podstawę dla skonstruowania poszczególnych elementów pakietu. Pakiet powinien zawierać, w postaci możliwej do przekazania innym, ujęte łącznie wszystkie elementy danego biznesu oraz całokształt doświadczenia franczyzodawcy. Oczywiście, poszczególne elementy opisane poniżej nie będą miały zastosowania we wszystkich przypadkach i detale będą się różnić w zależności od rodzaju prowadzonej działalności.

Opracowanie pakietu franczyzowego

Pracę nad pakiet franczyzowym franczyzodawca powinien rozpocząć od określenia kryteriów, na podstawie których wybierane będą lokalizacje dla punktów franczyzowych oraz zakres terytorium, na którym będzie działać franczyzobiorca. Funkcjonowanie niektórych placówek franczyzowych często zależy od specyfiki ich lokalizacji. Z kolei działanie innych placówek franczyzowych może być uzależnione od reklamy i marketingu wspieranych kontaktem telefonicznym. Systemy franczyzowe działające w handlu detalicznym i w gastronomii należą do tej pierwszej kategorii podczas, gdy systemy franczyzowe działające w sprzedaży domokrążnej do tej drugiej.

Poniższe wskazówki powinny być brane pod uwagę przy ocenie poziomu obrotów, jakie może wygenerować dana placówka. Wskazówki te mogą być stosowane przy prowadzeniu każdego rodzaju działalności niezależnie od tego, czy działa ona w systemie franczyzowym, czy nie. Odmienność polega na tym, że franczyzobiorca oczekuje korzyści wynikających z know-how franczyzodawcy oraz z jego doświadczenia, podczas gdy przedsiębiorca nie działający w systemie franczyzowym musi samodzielnie wypracować know-how i samodzielnie zdobywać doświadczenie. Ale we franczyzie, w której oferuje się swoje know-how innym osobom podstawy działalności franczyzodawcy muszą być ugruntowane, tak by zapewnić, że oferowana franczyza oraz późniejsze doradztwo będą skuteczne. Franczyzobiorca nie potrzebuje franczyzodawcy, aby ten podejmował za niego decyzje nie dysponując odpowiednimi informacjami. Sam może to zrobić.

Przy wybieraniu lokalizacji dla punktu franczyzowego należy wziąć pod uwagę następujące czynniki:

- Rodzaj ulicy (np. handlowa) oraz otoczenie;

- Natężenie ruchu ulicznego oraz pieszego;

- Poziom rozpoznawalności lokalu oraz ekspozycji jakie zapewnia lokalizacja;

- Punkty, obiekty i inne udogodnienia, np. atrakcje turystyczne oraz ruch klientów jaki mogą generować.

W przypadku franczyzy w systemie domokrążnym, w którym franczyzobiorca odwiedza klienta należy dokonać uważnej oceny obszaru działania oraz jego potencjału do dostarczania odpowiedniego poziomu przychodów, aby ustalić jaki jest realistyczny zakres obszaru niezbędnego do prowadzenia działalności. Doświadczenie powinno być zdobywane zarówno na obszarach miejskich, jak i pozamiejskich. Należy pamiętać, że mogą występować znaczne różnice w gęstości zaludnienia obszarów miejskich.

Po zadecydowaniu, na podstawie odpowiednich kryteriów, że dana lokalizacja jest akceptowalna należy także ocenić czy pomieszczenia lokalu są odpowiednie do prowadzenia danej działalności. Oczywiście kwestię tę należy brać pod uwagę niezależnie od tego, czy działalność oparta jest na franczyzie. Czynniki mające wpływ na prowadzenie działalności, które należy wziąć pod uwagę to:

a) Rozmiar lokalu oraz możliwość pomieszczenia w nim wszystkich niezbędnych urządzeń, instalacji i sprzętu, przy jednoczesnym zapewnieniu wystarczającej powierzchni sprzedaży lub powierzchni, na której będą świadczone usługi;

b) Możliwość przystosowania placówki do prowadzenia w niej działalności. Należy wziąć pod uwagę potrzebę zapewnienia odpowiedniej wentylacji oraz warunków bezpieczeństwa i higieny pracy stosownych do danego rodzaju działalności, a także konieczność przystosowania placówki do potrzeb pracowników i klientów niepełnosprawnych;

c) dostępność w lokalu niezbędnych usług użyteczności publicznej;

d) wysokość składki ubezpieczeniowej, czynszu najmu oraz innych opłat,

e) warunki na jakich zostanie zawarty najem;

f) oszacowanie kosztów oraz prawdopodobieństwo uzyskania wszystkich niezbędnych pozwoleń i uzgodnień.

Doświadczenie zdobyte w czasie prowadzenia placówki pilotażowej umożliwi franczyzodawcy przygotowanie standardowych planów i specyfikacji, a także zestawów sprzętu lub urządzeń sklepowych, które mogą mieć charakter modułowy.

Należy sprecyzować elementy podstawowego wyposażenia konieczne do prawidłowego funkcjonowania placówki. Franczyzodawca powinien także:

- doradzać franczyzobiorcy w zakresie wystroju punktu franczyzowego, który powinien być zgodny z ustalonym wizerunkiem marki;

- udostępnić franczyzobiorcy wzory wniosków i formularzy niezbędnych w celu uzyskania właściwych pozwoleń budowlanych oraz przewidywać problemy, z którymi przyjdzie się zmierzyć obu stronom.

Franczyzodawca może ustalić z dostawcami podstawowych materiałów i towarów, w które zaopatrywana ma być jednostka franczyzowa, preferencyjne warunki dostaw i płatności. Takie ustalenia mogą dotyczyć także toreb, opakowań i innych materiałów, które są używane w handlu. Można również ustalić, że będą one oznaczone znakiem towarowym lub nazwą handlową franczyzodawcy. Ustalenia dotyczące wyposażenia w sprzęt oraz ewentualnych dostaw części zamiennych powinny uwzględniać zapotrzebowanie odbiorców oraz regulować kwestie napraw i serwisu.

Należy w formie pisemnej przygotować szczegółowy opis zakresu obowiązków wszystkich pracowników. Poszczególne opisy stanowisk pracy powinny wpisywać się w całościowy schemat organizacyjny firmy franczyzodawcy.

Musi być opracowana literatura promocyjna, w tym materiały reklamowe, przeznaczone dla punktów sprzedaży, a także standartowe druki firmowe.

Franczyzodawca powinien ustalić plan szkoleń dla franczyzobiorców i ich personelu oraz wszelkie kwestie z tym związane. Należy podkreślić wagę poprawnej struktury programów szkoleniowych. Jest to ważna kwestia i nie można do niej stosować zasady „Zrobię z tym coś, gdy pojawi się pierwszy franczyzobiorca”. Zasady szkoleń muszą być jednoznacznie określone. W szczególności powinien być precyzyjnie ustalony czas trwania kursu szkoleniowego oraz sposób jego przeprowadzenia. Pierwszy kontakt między franczyzodawcą a franczyzobiorcą podczas szkolenia wstępnego ma istotne znaczenie dla jakości ich późniejszej relacji. Szkolenie wstępne musi obejmować wszystkie elementy związane z funkcjonowaniem systemu franczyzowego tak, by franczyzobiorca po odbyciu go był w stanie poprowadzić własną placówkę zgodnie z ustaleniami wynikającymi z umowy. Choć standardy muszą być na wysokim poziomie, szkolenie nie może być zbyt długie, aby franczyzobiorca biorący w nim udział nie poniósł z tego powodu uszczerbku finansowego.

Franczyzodawca powinien przygotować proste procedury księgowe oraz procedury prowadzenia przedsiębiorstwa, z którymi franczyzobiorca będzie miał do czynienia. Szkolenie powinno obejmować praktyczne zastosowanie tych procedur.

Procedury księgowe, schematy i systemy prowadzenia działalności mają za zadanie osiągnięcie dwóch celów. Pierwszym jest uzyskanie pewności, że informacje docierające do franczyzobiorcy dadzą mu dokładny obraz stanu finansowego firmy. Bez aktualizowanych informacji dotyczących zarządzania finansami trudno jest podejmować właściwe decyzje związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Drugim celem jest dostarczenie franczyzodawcy informacji, które umożliwią mu udzielanie franczyzobiorcom wsparcia we właściwym zakresie, jak również pozwolą mu na usprawnianie mechanizmów kontrolnych. W ten sposób franczyzodawca zbiera także informacje niezbędne do prowadzenia rozmów z kandydatami na franczyzobiorców. Dopływ informacji od wszystkich franczyzobiorców umożliwi franczyzodawcy zgromadzenie wartościowych danych dotyczących działania systemu, jak również łatwiejsze wykrywanie błędów w funkcjonowaniu franczyzobiorców.

Wszystkie wspomniane wyżej elementy zostają łącznie zebrane w pakiecie franczyzowym. Pakiet jest podstawowym „produktem” oferowanym na sprzedaż przez franczyzodawcę potencjalnym franczyzobiorcom. Po jego stworzeniu franczyzodawca musi zaoferować ów pakiet kandydatom na franczyzobiorców.

Sprzedaż pakietu

Najskuteczniejszą metodą sprzedaży pakietu franczyzowego jest możliwość zademonstrowania przez franczyzodawcę swojego własnego sukcesu. Bez względu na to jak imponująco pakiet wygląda, najważniejsza jest jakość biznesu będącego jego podstawą. Dla nowopowstałych systemów franczyzowych kluczową rolę odgrywa dotychczasowa historia ich działalności. W przypadku tylko jednej placówki pilotażowej wyniki jej działalności muszą być bardzo przekonujące dla potencjalnych franczyzobiorców, którzy mają zainwestować w dany system. W przypadku, gdy franczyzodawca rozwinął więcej placówek pilotażowych, przekonanie potencjalnych franczyzobiorców powinno być łatwiejsze. Jeżeli jednostek pilotażowych jest więcej a ich działalność przynosi dobre i przekonujące rezultaty - sprzedaż franczyzy staje się łatwiejsza.

Wielu franczyzodawców na etapie rekrutacji pierwszych franczyzobiorców znacznie obniża swoje wymagania wobec kandydatów. Jest bardzo kuszące, aby w początkowym okresie istnienia danego systemu odpowiadać na wiele zgłoszeń ze strony potencjalnych franczyzobiorców. Jest to moment, gdy franczyzodawca wydał znaczną sumę pieniędzy na rozwój swojego systemu franczyzowego i bardzo chciałby uzyskać pierwsze wpływy.

Wielu franczyzodawców napotkało duże trudności przy współpracy z pierwszymi franczyzobiorcami, których rekrutację przeprowadzono przedwcześnie i których referencje nie zostały dostatecznie dokładnie zweryfikowane. Stało się tak ponieważ franczyzodawca działał pod presją uzyskania krótkoterminowego finansowania lub też zainteresowany był szybką sprzedażą licencji a nie rozważnym rozwojem sieci.

Skuteczną metodą zachęcania do zakupu licencji franczyzowej mogą być publikacje na temat oferty franczyzowej w lokalnej lub ogólnokrajowej prasie. Aby mogły się one ukazać franczyzodawca, lub ktoś z nim związany powinien przygotować atrakcyjne materiały informacyjne i udostępnić je mediom. Franczyzodawca może zatrudnić konsultantów do spraw public relations choć może się to okazać zbyt dużym wydatkiem, na który nie może sobie pozwolić większość franczyzodawców na tak wczesnym etapie. Jednak, jako że takie rozwiązanie może być efektywne należy, zanim się z niego zrezygnuje, oszacować jego efektywność kosztową.

Poniżej zamieszczono siedem najczęstszych sposobów nawiązania kontaktu pomiędzy franczyzodawcami a franczyzobiorcami:

1. Klient punktu, który nie działa jeszcze jako sieć franczyzowa może poprosić właściciela o sprzedanie mu franczyzy;

2. Klient jednej z placówek pilotażowych może zabiegać o zostanie franczyzobiorcą;

3. Potencjalnego franczyzobiorcę zainteresuje franczyzą przyjaciel, który podjął już działalność jako franczyzobiorca, lub inny działający już franczyzobiorca;

4. Potencjalny franczyzobiorca odpowie na ogłoszenie lub artykuł dotyczący oferty franczyzowej, zamieszczone w gazecie lub czasopiśmie.

5. Potencjalny franczyzobiorca spotka franczyzodawcę na targach franczyzowych.

6. Potencjalny franczyzobiorca odwiedzi specjalistyczny portal internetowy poświęcony franczyzie (np. franczyzawpolsce.pl) lub odwiedzi stronę internetową franczyzodawcy.

Nagłośnienie otwarcia jednej lub większej liczby jednostek pilotażowych może stanowić wydarzenie o charakterze publicznym, które przy względnie skromnych kosztach zorganizowania go może spotkać się z dużym zainteresowaniem ze strony mediów, zwłaszcza lokalnych. Należy koniecznie zwracać uwagę na szczegóły, ponieważ źle zorganizowana impreza może przynieść więcej szkody niż pożytku. Czasami udaje się wynegocjować z dostawcami specjalne obniżone ceny na produkty. Podobnie rzecz ma się przy wykupywaniu przestrzeni reklamowej w prasie. Jednak uzyskanie takich preferencyjnych warunków wymaga przekonującej argumentacji ze strony franczyzodawcy.

Kiedy sukces jednostki pilotażowej franczyzodawcy utrwali się w świadomości ogółu, opinia publiczna może zostać poinformowana o zamiarze rozwoju działalności poprzez stworzenie systemu franczyzowego. Jest bardzo ważne, by pierwsi franczyzobiorcy, ich placówki oraz obszar na jakim będą działali, były wybierane z dużą uwagą. Za wszelką cenę należy unikać przedwczesnego rozwijania działalności w oparciu o franczyzę. Sukces odniesiony przez pierwszych franczyzobiorców bardzo dobrze obrazuje to, na co mogą liczyć ich potencjalni następcy. Natomiast trudno będzie franczyzodawcy zachęcać nowych franczyzobiorców, jeżeli pierwsi będą borykać się z kłopotami, niezależnie od tego jakie będą ich przyczyny.

Warunki finansowe (opłata wstępna oraz bieżąca opłata franczyzowa pobierana od uzyskanego obrotu, czy marża na dostawach lub innych źródłach dochodu franczyzodawcy) powinny być ustalone na takim poziomie by gwarantowały franczyzobiorcy uzyskanie atrakcyjnej stopy zwrotu z zainwestowanego kapitału oraz atrakcyjnego wynagrodzenia za jego pracę.

Otwarcie pierwszej placówki franczyzowej może być nagłośnione tak, jak ma to miejsce w przypadku otwarcia placówki pilotażowej. Dobrze jest udostępnić prasie, zwłaszcza lokalnej, opis sylwetki franczyzobiorcy, dzięki czemu będą mogły powstać artykuły opisujące w jaki sposób zainteresował się on pomysłem, historię jego inwestycji, czy zdobywania przez niego kapitału. Ważnym jest, by podać prasie szczegółowe informacje na temat dotychczasowego rozwoju firmy franczyzodawcy i osiąganych przez nią wyników.

Wszystkie fakty i dane podawane do wiadomości publicznej muszą być oczywiście prawdziwe i dokładne. Powinny być podane w sposób bezpośredni i przystępny, umożliwiający ich łatwe przyswojenie. W przypadku dobrze zorganizowanej imprezy na otwarcie placówki franczyzowej istnieje prawdopodobieństwo, że wydarzenie to spotka się z dużym zainteresowaniem. Nie będzie wówczas czasu na objaśnianie szczegółów, co oznacza, że wszelkie materiały drukowane będą odgrywały znaczącą rolę. Będą one zazwyczaj stanowić podstawę dla większości komentarzy, które pojawią się w relacjach prasowych.

Agresywna promocja nie działa na wszystkich i doprawdy nie w każdym przypadku jest konieczna. Niektórzy franczyzodawcy mogą nie życzyć sobie dużej popularności w tak wczesnym etapie rozwoju. Początkowo koncentrują się bowiem na rozbudowie sieci, co jest dla nich ważniejsze, natomiast intensywne działania promocyjne rozpoczynają, gdy system jest już gotowy do rozwoju na większą skalę.

Niewątpliwie jednak ważną kwestią jest, by franczyzodawca wykazał się cierpliwością w tym początkowym etapie. Nie powinien zabiegać o szybszy rozwój systemu niż wynikający z możliwości pozyskiwania dobrze wykwalifikowanych franczyzobiorców i udzielania im właściwego wsparcia.

Przygotowanie atrakcyjnego zestawu materiałów informacyjnych jest istotne. Powinien on zawierać informacje dotyczące osób zaangażowanych w prowadzenie systemu franczyzowego oraz opisywać ich doświadczenie. Materiały reklamowe powinny też prezentować historię działalności franczyzodawcy oraz świadczone przez niego usługi. Dobrze jest załączyć w ulotkach i broszurach reklamowych zdjęcia przedstawiające placówkę systemu lub środki transportu, a także osoby zaangażowane w zarządzanie systemem.

Wielu franczyzodawców powiela ustalony schemat przy sprzedaży licencji franczyzowej. Należy przyjąć do wiadomości, że na każdych 100 zainteresowanych, 80 prawdopodobnie nigdy nie przekroczy etapu wstępnych rozmów, 10 po przekazaniu swoich danych osobowych okaże się kandydatami nieodpowiednimi, a tylko pozostałych 10 może okazać się wartymi spotkania i omówienia z nimi warunków ewentualnej współpracy. Z tych ostatnich jedynie dwaj lub trzej okażą się odpowiednimi i ostatecznie zakupią licencję franczyzową. Oznacza to, że franczyzodawca może łatwo zmarnować dużo pieniędzy na produkcję drogich materiałów reklamowych. Istnieją dwa sposoby radzenia sobie z tym problemem. Pierwszym jest bardzo rozważne podejmowanie decyzji o wielkości środków przeznaczanych na produkcję materiałów reklamowych. Drugim sposobem jest ostrożność przy rozprowadzaniu tych materiałów.

Do materiałów reklamowych można także dołączyć przykładowe projekcje finansowe. Nigdy nie powinny one być prezentowane franczyzobiorcom jako sugestie tego co mogą oni osiągnąć. Powinny one raczej obrazować możliwe do wypracowania zyski, osiągalne na określonym poziomie rozwoju danej działalności. Dane te powinny być opatrzone odpowiednimi wyjaśnieniami przedstawiającymi wszystkie informacje w sposób przejrzysty i zrozumiały, tak aby franczyzobiorca nie był wprowadzony w błąd a franczyzodawca nie szykował sobie potencjalnych problemów na przyszłość, jeżeli sprawy nie ułożą się pomyślnie. Każda projekcja, która jest przedstawiana franczyzobiorcom musi być oparta na aktualnych konkretnych przykładach czerpanych z działalności franczyzodawcy lub franczyzobiorcy.

Każdy kandydat na franczyzobiorcę powinien wypełnić szczegółowy formularz. W ten sposób dostarczy franczyzodawcy informacji o sobie. Umożliwi to franczyzodawcy stwierdzenie, czy dany kandydat jest odpowiednią osobą, z którą należy prowadzić dalsze rozmowy. Po otrzymaniu i ocenie formularza aplikacyjnego, franczyzodawca będzie musiał zdecydować czy warto zaprosić potencjalnego franczyzobiorcę na rozmowę czy też nie. Franczyzodawca powinien mieć świadomość, że spośród wielu otrzymanych propozycji współpracy tylko nieliczne będą pochodziły od potencjalnych franczyzobiorców chcących poznać szczegóły oferty. Część z nich może pochodzić od innych franczyzodawców lub potencjalnych franczyzodawców, którzy będą chcieli zorientować się w tym co on oferuje.

Przed podjęciem ostatecznej decyzji o podjęciu działań zmierzających do zawarcia umowy powinna mieć miejsce seria spotkań.

Należy podkreślić, że wiele czasu i wysiłku będzie włożone w sfinalizowanie pierwszych kilku umów franczyzowych oraz uruchomienie pierwszych placówek franczyzowych. Proces ten będzie trwał jeszcze dłużej, gdy konieczne będzie nabycie odpowiedniej nieruchomości oraz jej przystosowanie.

Tak więc, franczyzodawca nie powinien na siłę przyspieszać swoich działań lub oczekiwać szybkich rezultatów w początkowym etapie budowy swojego systemu franczyzowego. W szczególności franczyzodawca nigdy nie powinien dopuścić do sytuacji, w której mówiąc „nie” potencjalnemu franczyzobiorcy będzie czuł się niekomfortowo, mimo iż nie wierzy w powodzenie stosunków z takim franczyzobiorcą i to nawet w sytuacji, gdy franczyzodawca będzie się znajdował pod presją finansową.